LA GESTION DE COMPRAS

MG. TATIANA PEA VIVANCO

06 OCT 2014

Contenido
1.

El Catalogo y su Contexto Logstico

2.

Clasificacin vs Identificacin

3.

Clasificacin UNSPSC

4.

Enterprise Resource Planning ERP

5.

Warehouse Management Systems - WMS

1.- EL CATALOGO Y SU CONTEXTO

LOGSTICO

Catalogo de Materiales - Qu es?

Fuente primaria de informacin
Para planeacin (Demanda)
Para procurar (Oferta)

Base para Anlisis de Abastecimiento

Movimiento de Stock
Anlisis de Control de Inventario

Dinmico, No Esttico

Catalogo de Materiales - Qu hace?

Suministra
Clasificacin de Materiales
Clases, Subclases, etc.

Identificacin de Materiales
Nombre/Modificante/Atributos
Diccionarios y Catlogos Maestros

Codificacin de Materiales
Nmeros inteligentes o secuenciales

Catalogo de Materiales - Qu hace?

Facilita y Apoya

Estandarizacin de materiales
Intercambiabilidad
Consulta fcil para el usuario productivo
Anlisis fcil para el control de inventario lo que
impulsa las Compras

Catalogo de Materiales - Qu hace?

Alcance y Complejidad de Catalogacin/Clasificacin depende
del ndole del negocio
Empresas Distribuidoras: Re-Venden lo que compran
Rango Reducido de Tipos de tems; Consumo Rpido; Catalogacin y Clasificacin
Sencilla

Empresas Operadoras: Consumen lo que compran

Rango Amplio de Tipos de tems; Consumo Lento; Catalogacin y Clasificacin
Compleja

Empresas de Construccin: Compran y consumen para

Terceros
Rango Reducido de Tipos de tems; Consumo de Una Vez; Catalogacin y
Clasificacin Relativamente Sencilla

Catalogo de Materiales - Qu hace?

Alcance y Diversidad de Clientes/ Proveedores de la
empresa impactan en la catalogacin y clasificacin
Mas Grande, Mas Diverso = Estndares Universales
Mas Pequeo, Menos Diversos = Estndares
Propietarios Adecuados

Sistemas Internacionales de Clasificacin

y Catalogacin
FSCS- Federal Supply Classification System

NATO- North Atlantic Treaty Organization Master Catalog

ISIC- International Standard Industrial Classification System

CPC- Central Product Classification System

SITC- Standard International Trade Classification System
HS/HTS- Harmonized Commodity/Tariff System

SIC-NAICS- North American Industrial Classification System

NIGP- National Institute Of Government Purchasing

ISO- International Standards Organization

UCC/EAN- Uniform Code Council/European Article Number
UN/SPSC- UN Standard
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Catalogo de Materiales Quin lo usa?

Principales usuarios internos

Mantenimiento
Ingeniera
Operaciones
Almacn
Control de Inventario
Compras
Finanzas

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Catalogo de Materiales Quin lo usa?

Mantenimiento

Misin: Disponibilidad y Conservacin de Bienes

Capitales.
Actividad: Ejecucin de Trabajo Programado y No
Programado en Bienes Capitales.
Necesidades de Materiales:
Disponibilidad de tems/Repuestos de Consumo nico o Recurrente Segn
Requerimientos del Trabajo.
Tiempo de Entrega - inmediato o programado segn calidad de
planeacin/programacin del trabajo.

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Catalogo de Materiales Quin lo usa?

Mantenimiento
Expectativas:
tem Correcto, disponible Inmediatamente

Costo Mnimo de almacenaje (Holding Cost)

Sincronizacin con cdigo del Catalogo

Existencias fsicas equivalentes a existencias de sistema

Stock Outs

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Catalogo de Materiales Quin lo usa?

Mantenimiento

Desafos:
Traduccin Maquina al Stock
Vinculacin Item/Repuesto al Bien
Sincronizacin criticidad tem con criticidad bien de capital
Referencia al Cdigo Catalogo (SKU)

Nivel de Servicio Bastante Alto (>90%) para mantener confianza

del usuario
Evitar Compra directa

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Catalogo de Materiales Quin lo usa?

Compras
Misin: Comprar y entregar material y servicios requeridos
eficientemente.
Actividad: Selecciona Proveedores y Comprar Bienes, Materiales y
Servicios segn requerimientos de Planeacin
Necesidades Materiales:
Descripcin completa y correcta del tem junto con la fecha y la cantidad
necesitada.
Sistema de clasificacin que facilita agrupamiento de tems parecidos para
agregar demanda y lograr contratos mejores con proveedores.
Tiempo adecuado de reposicin para requisicionar, contratar, transportar y
entregar materiales solicitados.
Tiempo de respuesta- prefiere demanda de largo plazo, planeado; demanda de
corto plazo, faltando planeacin tiene costo muy alto.

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Catalogo de Materiales Quin lo usa?

Compras
Expectativas:
Identificacin y Cantidad Correcta.
Tiempo de Reposicin Adecuada.

Desafos:
Sincronizacin de identificacin de tems de la empresa con identificacin de
tems de proveedores.
Clculos correctos de tiempo de reposicin.
Sistema de clasificacin que facilite la agrupacin de tems.
Reduccin/Consolidacin del numero de rdenes de compra.
Monitoreo y control del desempeo de proveedores.

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2.- CLASIFICACIN VS IDENTIFICACIN

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Clasificacin vs Identificacin
Clasificacin

Identificacin

Indica relacin de un tem

con otros tems, similares
o no.

Identifica de forma nica a un

tem.

Jerrquico

nico

Estructura de dgitos
significativa. Muestra clases y
sub clases del cual el tem
forma parte.

Estructura de dgitos no
significativa. Crea una
correspondencia uno a uno
entre los smbolos e tems

Bsqueda y ubicacin de
bienes y servicios. Anlisis de
actividades, estadsticas.

Marketing, distribucin, punto

de venta. Tracking y registro/
mantenimiento de datos.

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CATALOGAR es:

CLASIFICAR es:

1. Clasificar - ordenamiento y/o

agrupacin lgica de entidades en
categoras segn caractersticas
compartidas, siendo normalmente
jerrquicas (clases, subclases, etc.). Se
recomienda uso de sistemas de
clasificacin estndar como el UNSPSC
(United Nations Standard Products and
Services Code),

Una parte del proceso

de CATALOGAR.

2. Identificar Diccionario de Datos,

descripcin o nombramiento de los
materiales, abreviaturas, datos
modificantes y atributos. Se recomienda
uso de plantillas o diccionarios
estndares desarrollados a nivel global.

3. Identificar - Codificar, uso de nmeros

secuenciales o inteligentes. Se
recomienda el uso de estndares como
es el caso de EAN/UCC soportado por
GS1 Global.
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Catalogacin vs Clasificacin
C

IDENTIFICAR/
IDENTIFICAR /
DICCIONARIODE DATOS
DEFINIR DICCIONARIO

CLASIFICAR

Y ATRIBUTOS DE LOS
MATERIALES

Cojinetes, casquillos,
ruedas y engranajes
Familia

IDENTIFICAR/
CODIFICAR /
IDENTIFICAR
ASIGNAR VALORES A LOS
ATRIBUTOS DE LOS
MATERIALES

Cojinetes
Clase

Cojinete, Bola
Articulo

Cojinete

Cojinete
Sustantivo

Sustantivo

Bola

Bola
Modificante

Modificante
Atributo 1

Tipo

Atributo 2

Diametro/Externa

Atributo 3

Diametro/Alesaje

Atributo 4

Filas/Cantidad

Atributo 5

Norma/IBI

Atributo 6

Serie

Atributo 7

Fabricante

Atributo 8

Num Parte Fabricante

Valor 1

Radial

Valor 2

4 mm

Valor3

1.5 mm

Valor 4

2/6

Valor 5

AFBMA/ANSI Std. 20

Valor 6

Cdigo
EAN

Valor 7

7751234123456

Valor 8

F456-0598

Identificacin Estndar Global

Unidades de Consumo

EAN/UCC-13

Unidades de Despacho

EAN/UCC-8

UCC-12

Unidades Logsticas

17751234123453

(02)17751234123453(37)1000

EAN/UCC-14

EAN-128
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3.- CLASIFICACIN
UNSPSC

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Clasificacin UNSPSC
Cdigo de Naciones Unidas para Productos y Servicios United Nations
Standard Products and Services Code.
Un estndar abierto.

Define la taxonoma de los productos, es decir un ordenamiento

jerrquico y sistemtico para clasificar productos y servicios.
Una prctica y sencilla herramienta para los negocios.
Un lenguaje comn entre empresas.

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Estndar Abierto
Pblicamente disponible a nivel global.
No es un sistema propietario:
Disponible para lectura e implementacin

No son necesarios pagos ni licencias de uso

No existen restricciones para compartir los cdigos con los socios de
negocios
No est bloqueado para ninguna solucin comercial

No discrimina productos o servicios.

La participacin en su desarrollo es abierta y transparente.

Las decisiones son basadas en consenso.

No debe confundirse con software libre
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Estructura
Es un sistema de clasificacin, para aquellos productos o servicios
que se compran o venden.
Posee una estructura de rbol jerrquica, permite realizar anlisis
drill down y roll up.
Usado en los ERP (Sistemas internos de Gestin), Comercio
Electrnico e Inteligencia de Negocios.

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Clasificacin estndar global - Drill Down

Clase

Categora/Sub-Clase

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Clasificacin estndar global - Roll up

Clase

Categora/Sub-Clase

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Ventajas de la UNSPSC
Disponible en 10 idiomas:
Chino, Alemn, Ingls, Francs, Holands, Italiano, Japons, Coreano,
Portugus y Espaol.

Cdigos estndares eliminan la ambigedad.

Segmentos para categorizar:
Materias primas
Equipo industrial
Componentes y suministros
Productos de usuario final
Servicios

Comprende ms de 20,000 categoras

Responde a las necesidades del mercado
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Diseo de la UNSPSC
Estructura jerrquica de 4 niveles:
Segmento
Familia
Clase

Sub-Clase (Categora)

El producto est definido como unidad comercial, incluyendo

servicios.
Los productos aparecen en una nica categora, un solo padre.
Los productos son agrupados de acuerdo a reglas globales del
mercado.

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Clasificacin estndar global

Clasificacin de Servicios de Almacenamiento de Documentos

Clasificacin de Productos de Escritura

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Diseo de la UNSPSC
Cdigo utilizado en la clasificacin: 8 dgitos
Segmento: 2 dgitos
Familia: 2 dgitos
Clase : 2 dgitos
Categora: 2 dgitos

30

Principales razones para implementar UNSPSC

Reaprovisionamiento estratgico.
Compras por volumen controladas.

Seguimiento del desempeo de nuestros proveedores.

Tareas de presupuesto y planificacin.
Gestin de inventarios.
Reaprovisionamiento electrnico.

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Valor para los Proveedores

Facilita la funcin de venta, principalmente la realizada por
Internet.
Asegura la calidad dentro del e-procurement.
Agiliza la introduccin de nuevos productos .
Facilita la globalizacin de los negocios.
Facilita la recoleccin de los datos de venta.

Herramienta colaborativa con los clientes, incrementa la

confianza, niveles de servicio (Gana-Gana)

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Beneficios UNSPSC
Consolidacin de la Demanda.

Construccin de Catlogos Nacionales.

Armonizacin de Catlogos y Practicas Nacionales.

Fomento de nuevas formas de colaboracin.

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Beneficios UNSPSC
Consolidacin de Demanda
Recogimiento y Reconciliacin de Catlogos de Producto y Servicios y
Practicas Particulares por Asociacin [Cross-Mapping] con UNSPSC
Primer paso hacia la Normalizacin.
Uso simultaneo de catlogos particulares y de gestin consolidada
por clasificacin estndar.

Proyecto sistemtico por nivel y funcin.

Grupos
Municipios
Departamentos
Ministerios
Regiones Internacionales
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Beneficios UNSPSC
Construccin de Catlogos Nacionales
Vinculacin de diccionarios de la industria normalizados al Nivel
Commodity para revisin, incorporacin y utilizacin para construir el
Catalogo Nacional.
Actualizacin Automtica por acuerdos entre equipos
Catlogo Nacional y Equipos Diccionario Industria
Normalizados.
Beneficio Adicional - Vinculacin a Normas Tcnicas (ISO,
MSDS, ASME, etc.) de Nivel Producto/Servicio Beneficiando a
no solamente los compradores nacionales sino la
competitividad de los proveedores nacionales especialmente
PyMEs.
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Beneficios UNSPSC
Armonizacin de Catlogos y Practicas Nacionales a Nivel
Regional/Internacional

Mejoramiento y desarrollo acelerado de catlogos nacionales

mediante colaboracin entre equipos catlogo nacional por Regin
mundial vinculado por categoras UNSPSC y sus diccionarios
asociados.
Priorizacin de desarrollo segn criticidad de Segmento, Familia,
Clase, Commodity.
Desarrollo asignado a grupos diferentes por categora UNSPSC.
Involucramiento en el desarrollo del UNSPSC mismo.

Enlaces con otros sistemas de clasificacin Aduanas.

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Beneficios UNSPSC
Nuevas Formas de Colaboracin en la Cadena de Abastecimiento

Apalancamiento en Compras y Contratacin

Mejoramiento de Procesos y Practicas

Desarrollo de Clusters Regionales

Fomento de Alianzas con PyMEs y aclaracin de su oferta
Clasificacin de Servicios
Clasificacin de Materiales

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4.- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING ERP

38

Evolucin de la Gestin de Procesos

39

Qu es el ERP?
Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) en un sistema de

arquitectura interempresarial utilizado para administrar los procesos

de una empresa.
Es el sistema operativo de los negocios.

40

Evaluacin de un ERP
Evaluacin de un sistema ERP

En base a...
Grado de integracin entre distintos componentes del sistema
Tecnologa utilizada: compatibilidad con otros sistemas.
Flexibilidad y posibilidades de ampliacin o
actualizacin: cobertura por parte de la empresa
implantadora.

Nivel de complejidad de la solucin

Tiempo de implementacin
Costo total del proyecto

E
R
P

ntreprise
esources
lanning
41

Cundo usar ERP?

Tomar en cuenta los siguientes factores:
La necesidad de crecimiento es un factor fundamental; saber
que la empresa crece, que los pedidos aumentan, que existen
nuevos proveedores, etc.
La necesidad de informacin actualizada.

La urgencia de mantener un nivel competitivo respecto a otro

tipo de empresas.

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Empresas que utilizan ERP

En el ao 1997 ms de 20,000
empresas
alrededor
del
mundo pagaron US$ 10,000
millones a proveedores de
sistemas ERP.
En el 2002, 36,000 empresas
invirtieron
US$
22,000
millones en sistemas ERP.

Microsoft

ERP

Las
empresas
pequeas
tambin estn demandando
proveedores de ERP a la
medida.
HP/Compaq

43

Ventajas de utilizar ERP

Reduccin de inventarios

Acortar tiempos
Disminucin de costos
Mejora en las operaciones

44

Aplicaciones de un ERP

Ventas, distribucin
Planeacin de la produccin
Logstica
Manufactura
Recursos humanos
Contabilidad y finanzas

45

 46

En resumen el ERP es

47

Implantacin de un ERP

48

5.- WAREHOUSE MANAGEMENT SYSTEMS

- WMS

49

WMS: no es solo otro Software

WMS debe emular el ambiente de trabajo fsico.
WMS dirige el trabajo de gente muy diversa.
Se exige desempeo en tiempo real y gran disponibilidad.
No hay GAWP (Generally Accepted Warehousing Practices)

Hay un universo de interfaces con accesorios de tiempo real.

Se requiere inteligencia de tiempo real para el loteo y slotting de
productos.

50

Administracin de Recursos
Planeacin y Cronograma de las Ordenes.

Localizacin del Inventario.

Seguimiento de Lotes & Nmero de Series.

Monitoreo de la Vida til de la Estantera.

Conversin de las Unidades de Medida.
Monitoreo & Asignacin de Tareas.

Gerenciamiento de la Ubicacin.
Contabilizacin del Ciclo.
Reposicin & Consolidacin.

Reportes & Actualizaciones en Tiempo Real.

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Proceso de Desarrollo de Requerimientos de un WMS

Requerimientos
para un WMS

Orientacion

Rediseo de
Flujo de Materiales

Rediseo de
Flujo de Informacion

Administracion
del Proyecto

Diagramacion
Contextual

Sistemas de
Almacenaje/Extraccin

Definicin & Relaciones

Objetos del Almacn

Implementacin &
Aceptacin

Benchmarking

Principios Operativos

Estrategia de No-Papel

Evolucin

Perfiles de
Actividad

Configuracin
Fsica

Integracin

Implicancias
Organizacionales

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Ejemplos de Mejores Prcticas en WMS

Recepcin Inteligente
Seguimiento de Cajas-Lotes
Picking en Tiempo Real
Picking Visual
Versatilidad en Estaciones de Empaque

Ruteo de Montacargas
Reposicionamiento Flexible

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Opciones de WMS
EXE Technologies

i2

Logility

JDEdwards

Catalyst

BAAN

McHugh-Freeman

Proveedores Locales

Manhattan Associates

Tecsys
Optum
Irista

WMS Computadores

Infoware

www.logilink.com
Accenture Logistics Software
Guide

ASPs
54

 55