The PROJECT PERFECT White Paper Collection

GESTIN DE PROYECTOS & METODOLOGA DE DESARROLLO DE

SOFTWARE
Neville Turbit
Panorama General
Adems de las metodologas comercialmente disponibles como Prince 2 y Rational Unified
Process (RUP), existen muchas metodologas desarrolladas a la medida para organizaciones
individuales. Este artculo trata de proveer un mejor entendimiento de las metodologas y cmo
stas se pueden desarrollar e implementar.

Metodologa de Gestin de Proyectos & Metodologa de Desarrollo de Aplicaciones

Es importante diferenciar entre una metodologa de gestin de proyectos y una metodologa de
desarrollo de aplicaciones o metodologa de desarrollo de software. Una metodologa de
gestin de proyectos cubre todas las cosas que un gerente de proyectos necesita hacer
independientemente de si se trata de un desarrollo de software, una seleccin de paquetes, o
una mudanza de su departamento de proyectos.

La Gua del PMBOK (Project Management Body of Knowledge Biblia del PMI) cubre nueve
reas de la gestin de proyectos, siendo stas las siguientes:

Gestin del Costo

Gestin del Riesgo
Gestin del Alcance
Gestin de los Recursos
Gestin de las Comunicaciones
Gestin de la Calidad
Gestin del Tiempo
Gestin de las Adquisiciones
Gestin de la Integracin

Como se podr ver, no se menciona nada acerca de requerimientos, pruebas, o seleccin de

vendedores. Eso es parte de una metodologa de desarrollo de aplicaciones o metodologa de
desarrollo de software.

Diferencias entre Metodologas

Una metodologa de gestin de proyectos dice que los proyectos deben

descomponerse en fases y debe existir un plan definido para cada fase antes de que
empiecen. Una metodologa de desarrollo de aplicaciones define que fases sern y que
actividades deben de ejecutarse en cada una.

Una metodologa de gestin de proyectos dice que hay que definir roles y
responsabilidades. Una metodologa de desarrollo de aplicaciones define que roles y
responsabilidades habrn en la fase de desarrollo.

PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

Una metodologa de gestin de proyectos dice que se debe establecer un presupuesto

y que debe ser gestionado adecuadamente. Una metodologa de desarrollo de
aplicaciones define cuales deberan ser los cdigos de cuenta para un desarrollo en su
organizacin.

La metodologa de gestin de proyectos es la estructura de trabajo. Una metodologa de

desarrollo de aplicaciones es la carne que colocamos sobre los huesos.
La prueba autntica para diferenciar una metodologa de gestin de proyectos es hacer la
pregunta:
Podra colocar otra carne sobre los mismos huesos?
Por ejemplo, podra tener una metodologa de seleccin de paquetes que podra encajar a
la perfeccin en una metodologa de gestin de proyectos. La diferencia est en que
contiene un conjunto diferentes de actividades, roles, responsabilidades, riesgos, etc.

Metodologa de Gestin de Proyectos

Metodologa de Desarrollo de Aplicaciones

Metodologa de la Seleccin de Paquetes

Metodologa de Despliegue de Infraestructura

Por qu es importante conocer la distincin?

Es importante porque cualquier organizacin debe tener una metodologa de gestin de
proyectos consistente, la cual sea de uso comn para cualquier tipo de proyecto. De esta
manera, el personal puede moverse confortablemente de desarrollo de aplicaciones, a
despliegue de infraestructura, a seleccin de software, o incluso mudanzas a nuevos edificios,
usando la misma metodologa.
Entrenar al personal en gestin de proyectos tiene prioridad antes de que aprendan a
desarrollar, seleccionar software, o incluso antes de hacer algn proyecto que no tenga una
metodologa definida. Las personas necesitan saber que deben administrar el alcance, y deben
saber como hacerlo. Deben saber como elaborar un presupuesto y como gestionarlo. Deben
saber como hacer una evaluacin de riesgos y como gestionar los riesgos.

Una Metodologa no es una Plantilla

Otra rea de confusin es que las personas entreveran plantillas y metodologas. Cuando se
pregunta a la gente si poseen una metodologa, responden Si, tenemos algunas plantillas.
Una evolucin tpica para una organizacin que no tiene un modo definido de hacer las cosas
es empezar desarrollando plantillas para ganar algo de consistencia en la manera en que se
presentan las cosas. En esta fase lo que en realidad se est expresando es: Aqu tienes una
lista de cosas que necesitas considerar. La siguiente fase es adicionar algunas instrucciones
en la plantilla que expliquen que significa cada seccin. Alternativamente se puede crear una
gua de usuario de la plantilla. Finalmente se podra desarrollar un proceso o metodologa que
indique a las personas como obtener la informacin que termina en la plantilla.

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Existen frecuentes confusiones entre plantillas y procesos:

Un proceso es un modo de hacer las cosas, ejecutando algunas actividades en una

cierta secuencia.
Las plantillas se usan para recolectar las salidas de los procesos.

Actividad 1

Actividad 2

Actividad 3

Actividad 4

Plantilla del
documento

Solo porque se tenga plantillas, no significa que la gente conozca como recolectar la
informacin que va en ellas. Por ejemplo una plantilla podra tener una seccin con un
encabezado llamado Seguridad. El proceso correspondiente podra ser algo como esto:

Discutir el proyecto con el gerente de seguridad de aplicaciones e identificar que

acciones se requerirn para satisfacer los estndares corporativos.
Revisar cmo el proyecto ser afectado por los nuevos estndares de seguridad a ser
introducidos por la arquitectura. Esto se debe hacer en un taller con las siguientes
personas
Conversar con la administracin de redes e identificar cualquier implicacin de
seguridad de la red.
Reunirse con Microsoft y discutir cualquier parche de seguridad que pueda necesitar
ser distribuido con el software.
Etc.

Si slo tenemos disponible una plantilla y no un proceso, la persona que llenar la plantilla
quizs no sepa nada de las actividades mencionadas arriba, y al final la seccin Seguridad
podra llevar slo la anotacin No aplicable a este proyecto. Esta es la diferencia entre una
plantilla y un proceso o metodologa.

Qu debe de cubrir una metodologa?

Cualquier metodologa debera cubrir los siguientes tpicos:
Descomposicin
Panorama
Actividades
Entradas y Salidas

Instrucciones
Participantes
Materiales de Soporte

Cmo se descompondr el proyecto total en pequeos

componentes llamados fases.
Cul es el propsito, objetivos, entregables, y periodos
tpicos de tiempo para cada componente.
Cules son las principales actividades.
Cules son las entradas o pre-requisitos para cada
actividad? Cules son las salidas o entregables de cada
actividad?
Como se lleva a cabo cada actividad.
Quienes deben estar involucrados en cada actividad.
Herramientas, listas, plantillas y otros materiales que
pueden apoyar la actividad.

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Aseguramiento de Calidad

Cmo se gestiona la calidad a nivel de fase o actividad.

Tiempos
Gobernabilidad

Cmo se estima el tiempo para cada actividad.

Qu autoridad es aplicable? Esto puede incluir
aprobaciones, puntos de control, actividades obligatorias, y
firmas.

Usando una Metodologa

Una metodologa no podr ser usada por todos los proyectos que se llevarn a cabo. Habr
que hacer ajustes por muy buenas razones. Esto no significa que la metodologa variar segn
el antojo de cada equipo. Se necesitar tener guas especficas sobre un enfoque pragmtico y
razonable para cada proyecto.
Una investigacin de Gartner Group encontr que una metodologa aplicada con holgura podra
mejorar la productividad en un 30%. Aplicarla rgidamente mejorara el producto en solamente
10%. La metodologa debe ser una ayuda para el proyecto, no un obstculo. Si se desea que
nuestra organizacin use una metodologa, se necesitar tener algunos expertos a quienes
puedan recurrir las personas por ayuda.

Objeciones para Usar una Metodologa

A continuacin hay algunas objeciones comunes y la forma en que pueden ser manejadas:
Reprime mi creatividad?
La creatividad no significa Lo har conforme avanzo. Debe significar Poseo un
mecanismo de reconocimiento de problemas y uso mi creatividad para resolverlos. En
un proyecto la creatividad necesita realizarse dentro un ambiente controlado. A menos
que exista una estructura establecida, los cientos de detalles y problemas no podrn
ser controlados.
Poseo mi propia metodologa
Cualquiera de nosotros, que haya trabajado en organizaciones, posee usualmente una
metodologa. La razn para usar la metodologa de la compaa es que alguien ms
esta operando dentro de esa metodologa. Por lo tanto causar confusin a todos si
cada uno usa sus propios procesos.
Mi metodologa es mejor
Una compaa debe tener un rea responsable para revisar y mejorar metodologas.
Ese es el lugar donde se debe promover una nueva metodologa.
La metodologa no es aplicable a mi proyecto
Si no es as Porqu no? Qu componentes son aplicables, y cmo se pueden incluir
otros procesos para unirse a stos. Revise la metodologa de gestin de proyectos,
Qu nuevas actividades, roles, etc. necesitan ser desarrollados?
La metodologa (o plantilla) tiene mucha informacin
Trtela como un checklist. Si algo no es aplicable, justifique porqu y haga un
comentario. Podra ser una situacin como el tema de seguridad mencionado
anteriormente, donde la persona no entiende el proceso en forma apropiada.
Existe mucho papeleo
Un par de puntos: Primero, pregunt qu informacin est. A veces un pequeo rearreglo de informacin puede resultar en una solucin tipo refirase al documento X, o
a un cortar y pegar prrafos.

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Segundo, es ms barato y fcil desechar papel que cdigo. Los programadores adoran
tener sus manos en el teclado, pero es ms eficiente construir algo en papel antes de
hacerlo en cdigo.
Tercero, examine cada documento y vea si es realmente necesario. Hice este ejercicio con
un CFO (Chief Financial Officer) quien hizo un comentario acerca de la cantidad de papel
que estbamos generando. Despus de revisar cerca de diez documentos que tena sobre
su escritorio, encontr al menos una razn para recibir cada uno de ellos. Todo se deba
simplemente a que no estaba acostumbrado a ver agendas, actas o reportes semanales.
Implementando una Metodologa
Una metodologa no es una serie de plantillas. Es un proceso que necesita ser adaptado a la
medida de cada situacin. Para esto se necesita de alguien con quien el equipo se pueda
comunicar, el cual ser el mentor de los equipos en el uso de la metodologa.
Una de las implantaciones ms exitosas de una metodologa en la cual he participado, fue la de
un departamento de gobierno. Ellos tienen un coordinador de la metodologa a tiempo
completo, quien entrena, trabajaba con los equipos, e integra la retroalimentacin dentro de la
metodologa.
La retroalimentacin es muy importante. La metodologa no permanecer inmvil. Evolucionar
volvindose ms aplicable en la organizacin. En este sentido se necesitar un mecanismo
establecido que se ocupe del aprendizaje a partir de la experiencia
Proceda de manera gradual. Un cambio radical en el modo en que la gente trabaja no tendr
probablemente tanto xito como un cambio progresivo. Si la meta es tener personas
elaborando un plan para cada fase, lo mejor ser que empiecen por un solo plan estndar para
todo el proyecto. Si decide introducir tres puntos de control para la aprobacin de recursos,
introdzcalos uno a la vez. Probablemente encontrar, despus de haber establecido el primer
punto de control, que tendr que cambiar tan slo ligeramente su proceso para establecer los
otros dos puntos de control.
La disponibilidad es otro asunto a tratar. Pedir a las personas que lean 400 hojas de un
manual, no funciona. Proporcionarles un entrenamiento de alto nivel, y presentndoles la
informacin en un formato donde puedan encontrar fcilmente la parte que es relevante para
la labor que estn realizando, tiene muchas ms probabilidades de xito.
Una bien estructurada presentacin va Web, es una condicin indispensable. Las personas
necesitan ser capaces de profundizar rpidamente a travs de unos cuantos clicks, para
encontrar lo que es relevante para ellos en ese momento. Entrenarlos en el layout del website
de la metodologa probablemente tendr mayor impacto que entrenarlos en el detalle de la
metodologa.
Resumen
Colocar algunas plantillas es un buen primer paso, pero no es una metodologa. Asegrese de
entender la diferencia entre las plantillas y los procesos. Tambin entienda la diferencia entre
una metodologa de gestin de proyectos y otras metodologas.
Para muchas personas la metodologa es una palabra sucia. Significa burocracia, papeleo, y
restricciones. Se necesita superar esto proveyendo soporte y flexibilidad en la manera de
aplicar la metodologa. Todava no he visto una metodologa que tenga xito con tan solo
presentar a las personas una serie de libros y plantillas.
Finalmente, aprenda a caminar antes de correr. Primero implante pasos simples en la
metodologa, dejando lo ms complicado para el final. Comprenda que est tratando de
cambiar el modo de pensar y trabajar de las personas. Hay una resistencia al cambio. Aborde
el asunto lentamente o se encontrar obteniendo pocos resultados o ninguno.

PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

Neville Turbit tiene ms de 15 aos de experiencia como Consultor TI y casi el mismo tiempo
en Negocios. Es el director principal de Project Perfect. Project Perfect es una organizacin de
consultora y entrenamiento localizada en Sydney, Australia. Su foco es proveer soluciones
creativas aunque pragmticas para los problemas de la Gestin de Proyectos.
Project Perfect vende el software Project Administrator, el cual es una herramienta que ayuda
a las organizaciones a gestionar mejor los riesgos del proyecto, problemas, presupuestos,
alcance, documentacin del planeamiento, y programacin de actividades. Tambin ha creado
una tcnica para levantar informacin llamada Method H, y vende software para soportar
dicha tcnica. Para mayor informacin sobre Herramientas para Proyectos o Gestin de
Proyectos visite www.projectperfect.com.au

CRDITOS
Autor:

Neville Turbit
E-mail:

project@projectperfect.com.au
Fuente:
Project Perfect
Enlace artculo original:
http://www.projectperfect.com.au/downloads/Info/info_methodology_implementation.pdf

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