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GUA

PARA LA FORMULACIN DE PROYECTOS


CONSIDERANDO LA METODOLOGA
DEL BANCO DE PROYECTOS DE LA
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA (BPUN)

GUA

PARA LA FORMULACIN DE PROYECTOS


CONSIDERANDO LA METODOLOGA
DEL BANCO DE PROYECTOS DE LA
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA (BPUN)
Equipo de Trabajo Oficina de Planeacin
Universidad Nacional de Colombia
Sede Medelln

Equipo de trabajo de la Oficina de Planeacin


Universidad Nacional de Colombia Sede Medelln
Director Oficina de Planeacin
Jos Vidal Betancur Velsquez
Jefa Planeacin Administrativa y Financiera
Diana Milena Osorno Alzate

Jefa Planeacin Fsica


Mara Ayda Rodrguez Ospina
Jefe Banco de Proyectos
Carlos Alberto Gonzlez Manosalva
Analista Oficina de Planeacin
Daro Alberto Rico Higuita
Dibujante
Gloria Delfina Bez Vsquez
Dibujante
Uberly Adriana Prez Vera
Secretaria Ejecutiva
Mara Eunice Ceballos Aguilar
Noviembre 2007
Diagramacin e Impresin:
Centro de Publicaciones
Universidad Nacional de Colombia, Sede Medelln
Medelln - Colombia 2007

TABLA DE

CONTENIDO
Introduccin

I. Algunos Conceptos de Planeacin
Plan de Desarrollo
Plan de Accin
Programa
Proyecto
Articulacin entre Planes, Programas y Proyectos
Banco de Proyectos

II. Fases de un Proyecto
Diseo o Formulacin
Seleccin
Ejecucin y Seguimiento
Cierre y Evaluacin

III. Gua para realizar la Fase de Diseo o
Formulacin de un Proyecto
1.1 Perfil del Proyecto
1.1.1 Nombre del proyecto
1.1.2 Director
1.1.3 Tipologa
1.1.4 Relacin del Proyecto con el Plan Global

de Desarrollo y el Plan de Desarrollo de
Sede
1.1.5 Dependencia responsable
1.1.6 Otras dependencias participantes
1.1.7 Situacin a transformar
1.1.8 Justificacin
1.1.9 Objetivo General
1.1.10 Objetivos especficos
1.1.11 Resultado General

7

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1.1.12 Duracin (en meses)


1.1.13 Costo total de inversin estimado
1.1.14 Costo de sostenibilidad estimada/ao
1.1.15 Justificacin de sostenibilidad estimada
1.2 Procedimiento posterior a la Formulacin

del Perfil
1.2.1 Cmo se procede una vez se ha elaborado
el Perfil de Proyecto?
1.2.2 Cules son los criterios bsicos para aprobar un perfil de proyecto?
1.3 Formulacin Detallada del Proyecto
1.3.1 Antecedentes
1.3.2 Metas y Actividades
1.3.2.1 Meta
1.3.2.2 Actividad
1.3.3 Presupuesto del Proyecto
1.3.4 Cronograma Detallado
1.3.5 Poblacin beneficiada
1.3.6 Metodologa para abordar la ejecucin

del Proyecto
1.3.7 Marco Legal
1.3.8 Estudios que respaldan el proyecto

Bibliografa

28
28
29
29

29

Anexos

37

Tipologa Proyectos Universidad Nacional de


Colombia
Estudios de preinversin que pueden ser
solicitados para dar aval a un Proyecto
Conceptos Bsicos para la Elaboracin
del Presupuesto del Proyecto

37

41

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Gua para la Formulacin de Proyectos

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Equipo de trabajo de la Oficina de Planeacin


Universidad Nacional de Colombia Sede Medelln
Director Oficina de Planeacin
Jos Vidal Betancur Velsquez
Jefa Planeacin Administrativa y Financiera
Diana Milena Osorno Alzate

Jefa Planeacin Fsica


Mara Ayda Rodrguez Ospina
Jefe Banco de Proyectos
Carlos Alberto Gonzlez Manosalva
Analista Oficina de Planeacin
Daro Alberto Rico Higuita
Dibujante
Gloria Delfina Bez Vsquez
Dibujante
Uberly Adriana Prez Vera
Secretaria Ejecutiva
Mara Eunice Ceballos Aguilar
Noviembre 2007
Diagramacin e Impresin:
Centro de Publicaciones
Universidad Nacional de Colombia, Sede Medelln
Medelln - Colombia 2007

TABLA DE

CONTENIDO
Introduccin

I. Algunos Conceptos de Planeacin
Plan de Desarrollo
Plan de Accin
Programa
Proyecto
Articulacin entre Planes, Programas y Proyectos
Banco de Proyectos

II. Fases de un Proyecto
Diseo o Formulacin
Seleccin
Ejecucin y Seguimiento
Cierre y Evaluacin

III. Gua para realizar la Fase de Diseo o
Formulacin de un Proyecto
1.1 Perfil del Proyecto
1.1.1 Nombre del proyecto
1.1.2 Director
1.1.3 Tipologa
1.1.4 Relacin del Proyecto con el Plan Global

de Desarrollo y el Plan de Desarrollo de
Sede
1.1.5 Dependencia responsable
1.1.6 Otras dependencias participantes
1.1.7 Situacin a transformar
1.1.8 Justificacin
1.1.9 Objetivo General
1.1.10 Objetivos especficos
1.1.11 Resultado General

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1.1.12 Duracin (en meses)


1.1.13 Costo total de inversin estimado
1.1.14 Costo de sostenibilidad estimada/ao
1.1.15 Justificacin de sostenibilidad estimada
1.2 Procedimiento posterior a la Formulacin

del Perfil
1.2.1 Cmo se procede una vez se ha elaborado
el Perfil de Proyecto?
1.2.2 Cules son los criterios bsicos para aprobar un perfil de proyecto?
1.3 Formulacin Detallada del Proyecto
1.3.1 Antecedentes
1.3.2 Metas y Actividades
1.3.2.1 Meta
1.3.2.2 Actividad
1.3.3 Presupuesto del Proyecto
1.3.4 Cronograma Detallado
1.3.5 Poblacin beneficiada
1.3.6 Metodologa para abordar la ejecucin

del Proyecto
1.3.7 Marco Legal
1.3.8 Estudios que respaldan el proyecto

Bibliografa

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Anexos

37

Tipologa Proyectos Universidad Nacional de


Colombia
Estudios de preinversin que pueden ser
solicitados para dar aval a un Proyecto
Conceptos Bsicos para la Elaboracin
del Presupuesto del Proyecto

37

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Gua para la Formulacin de Proyectos

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Gua para la Formulacin de Proyectos

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1. ALGUNOS CONCEPTOS

DE PLANEACIN

Para abordar el tema de proyectos como unidad mnima


de gestin, es importante considerar previamente algunos conceptos de planeacin, que nos permitan resolver
los siguientes interrogantes:
* Cmo se materializa la Planeacin?
* Por qu el xito de los planes consiste en la adecuada
seleccin de los proyectos?

La Planeacin, es el primer momento de la gestin, en el


cual se identifican, se ordenan y se armonizan de manera participativa y concertada un conjunto de estrategia
para alcanzar los objetivos y las metas deseadas de una
institucin.
En la Universidad, la planeacin se concibe como un proceso permanente y participativo que se orienta al cumplimiento de sus fines sustantivos misionales.
Equipo de Trabajo Oficina de Planeacin

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Es a travs de los planes de desarrollo y los planes de accin que se concreta


documentalmente y se materializa la funcin de Planeacin en una institucin.
Plan de Desarrollo
Es el instrumento de visin de una institucin, que consigna los objetivos, las
polticas y las estrategias de largo plazo para orientar el desarrollo de la misma.
El Plan de Desarrollo, se convierte en el documento rector la carta de navegacin de una organizacin, que permite darle sentido a la gestin de los
actores de la institucin, buscando movilizar todo su talento humano en torno
a propsitos comunes.
La Universidad Nacional de Colombia, cuenta actualmente con el Plan Global
de Desarrollo Por una Universidad moderna, abierta y participativa, documento que le permite guiar sus destinos durante el perodo 2007 2009. Por
su parte, la Sede Medelln, tambin ha construido para la misma vigencia su
propio plan de desarrollo; enmarcado dentro de las polticas y los lineamientos
del Plan Global, buscando fortalecer su desarrollo acadmico y administrativo
y por ende su visibilidad a nivel regional, nacional e internacional
Conviene anotar que para hacer posible la ejecucin del Plan de Desarrollo
de la Universidad, no slo se debe contar con los tradicionales recursos de
inversin del nivel nacional y de Sede, sino tambin, disponer de la manera
ms eficiente posible, de toda nuestra infraestructura fsica y tecnolgica, con
la reorientacin de recursos de funcionamiento y con un aprovechamiento
razonable de nuestro importante capital humano. En ese sentido, la gestin
de recursos se convierte en una labor importante para el logro de los objetivos
del plan.
Plan de Accin
Es el instrumento que hace posible la materializacin del plan de desarrollo de
una organizacin a travs de los diferentes programas y proyectos aprobados
por la misma, para un perodo especfico de tiempo.

Gua para la Formulacin de Proyectos

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En el plan de accin de la Sede Medelln, se relacionan anualmente los programas y proyectos que se ejecutarn en la vigencia y los recursos disponibles
para tal fin.
Este plan, obedece directamente a las metas definidas en el Plan de Desarrollo
de la Sede, pero tambin a las metas establecidas en las distintas dependencias
con miras al fortalecimiento y mejoramiento de nuestra Institucin.
Dentro de los planes, como parmetros tcnico-polticos, se enmarcan los programas y los proyectos
Programa
En un sentido amplio, hace referencia a un conjunto organizado, coherente
e integrado de proyectos relacionados entre s y de similar naturaleza, que se
estructuran con el propsito de materializar el plan de accin de una institucin.
Un programa es un concepto de planificacin ms pequeo que un plan pero
ms amplio que un proyecto, que implica una visin ms global para la solucin de un determinado problema.
Proyecto
Un proyecto, como unidad operativa mnima de un plan, se define como un
conjunto de actividades planificadas, concretas y relacionadas entre s, que
vinculan tiempo y recursos especficos para lograr un objetivo y unas metas
definidas.
Un proyecto se caracteriza por su intencionalidad de cambio fundamental, ya
que se busca pasar de un estado inicial a un estado ideal u objetivo, en el cual
un problema se resuelve total o parcialmente se aprovecha una oportunidad.
Articulacin entre Planes, Programas y Proyectos
Un plan de desarrollo normalmente se articula en programas y stos se descomponen a su vez en proyectos; por ello el programa es un concepto de plaEquipo de Trabajo Oficina de Planeacin

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nificacin ms amplio que un proyecto y un plan es un concepto an ms


general.
Distintos proyectos de un programa deben apuntar a un mismo objetivo y ello
implica una visin ms global para la solucin de problemas. Un proyecto nico puede ser una solucin parcial.
Los proyectos tienen mayor probabilidad de ser aceptados cuando forman parte de un programa que responde a un plan de desarrollo institucional.
Banco de Proyectos
Un Banco de Proyectos es la instancia que liga la planeacin con la programacin, el seguimiento y la evaluacin de los proyectos. Es un instrumento dinmico de ajuste y proyeccin de la gestin de una institucin que contribuye al
cumplimiento de la misin y la visin de la misma.
La Universidad Nacional de Colombia, cuenta con su Banco de Proyectos
BPUN -, que permite el registro, seguimiento, ajuste y evaluacin de sus
distintos proyectos como de la gestin institucional en su conjunto.

Gua para la Formulacin de Proyectos

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Gua para la Formulacin de Proyectos

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1. ALGUNOS CONCEPTOS

DE PLANEACIN

Para abordar el tema de proyectos como unidad mnima


de gestin, es importante considerar previamente algunos conceptos de planeacin, que nos permitan resolver
los siguientes interrogantes:
* Cmo se materializa la Planeacin?
* Por qu el xito de los planes consiste en la adecuada
seleccin de los proyectos?

La Planeacin, es el primer momento de la gestin, en el


cual se identifican, se ordenan y se armonizan de manera participativa y concertada un conjunto de estrategia
para alcanzar los objetivos y las metas deseadas de una
institucin.
En la Universidad, la planeacin se concibe como un proceso permanente y participativo que se orienta al cumplimiento de sus fines sustantivos misionales.
Equipo de Trabajo Oficina de Planeacin

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2. FASES DE UN

PROYECTO
Todo proyecto tiene un ciclo de vida, que va desde el surgimiento
de una idea hasta la evaluacin de sus logros e impactos, una vez
se ha hecho realidad.
El Banco de Proyectos de la Universidad Nacional Sede Medelln, identifica cuatro fases en el ciclo de vida de los proyectos:
1. Diseo formulacin
Es la fase en la que se consolida de manera organizada y coherente toda la informacin relacionada con el proyecto.
La persona que tiene conocimiento del problema existente de
la situacin a transformar con la ejecucin del proyecto, es la
que debe consolidar la informacin de esta fase, aunque se puede
apoyar en tcnicos expertos del tema para informacin muy
particular como las actividades y los recursos necesarios para el
logro de los objetivos.
Esta fase, entrega los insumos a las fases siguientes y comprende
bsicamente dos etapas:
o Perfil del proyecto.
o Formulacin detallada.
2. Seleccin
Despus de tener los proyectos formulados, se debe realizar una
seleccin de los mismos, para definir cuales se van a ejecutar en
un periodo de tiempo determinado.
Equipo de Trabajo Oficina de Planeacin

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La seleccin de proyectos se hace necesaria, cuando se reconoce que en las


instituciones, las necesidades y oportunidades existentes pueden ser ilimitadas
mientras que los recursos para ejecutar proyectos son generalmente limitados.
Cuando solo se tiene la informacin de los perfiles de proyectos, los jefes de
unidad o el cuerpo colegiado respectivo del nivel institucional sern los responsables de realizar una seleccin preeliminar que facilite la solicitud de formulacin detallada de ciertos proyectos.
El proceso de seleccin evala principalmente tres dimensiones:

Viabilidad: Valora la consistencia y coherencia interna del proyecto en sus
aspectos administrativos, financieros y tcnicos. La viabilidad es competencia nicamente de personas que tengan competencia tcnica para emitir un
concepto.
Elegibilidad: Evala la pertinencia desde el punto de vista institucional y
social.
Prioridad: Se define en funcin de la importancia estratgica y el valor institucional que genere la materializacin del proyecto.
Cuando se selecciona un proyecto, se procede a la asignacin de recursos para
que el mismo pueda ser ejecutado. En este momento la informacin del proyecto se debe registrar en el Banco de Proyectos de la Institucin.
3. Ejecucin y seguimiento
La ejecucin del proyecto se inicia cuando el director comienza su desarrollo
con base en los recursos asignados para tal fin.
Al iniciarse la realizacin de las actividades que hacen parte integral del proyecto, el director debe hacer seguimiento permanente al cumplimiento fsico
- financiero de cada una de ellas.
El seguimiento, es el que facilita que en un momento determinado se pueda
evaluar el avance del proyecto y si es necesario implementar acciones para
terminar agilizar su ejecucin.
Gua para la Formulacin de Proyectos

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4. Cierre y evaluacin
Cierre: Es la formalizacin institucional de la finalizacin del proyecto. El cierre puede darse por varios motivos:
Culminacin del proyecto
Reformulacin del proyecto
Recomendacin de las instancias evaluadoras cuando el resultado de dicha
evaluacin sea negativo.
Evaluacin: Una vez el proyecto ha finalizado, debe ser evaluado con base en
los resultados y objetivos alcanzados en ese momento. Esta evaluacin consolida los informes que se realizan durante el seguimiento del proyecto y que debe
contener el avance fsico financiero de las actividades.
Nota aclaratoria: Esta gua solo se ocupar de detallar todo lo necesario para realizar correctamente la fase de diseo o formulacin.

Equipo de Trabajo Oficina de Planeacin

3. GUIA PARA REALIZAR



LA FASE DE DISEO O FORMULACIN

DE UN PROYECTO

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Gua para la Formulacin de Proyectos

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Gua para la Formulacin de Proyectos

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2. FASES DE UN

PROYECTO
Todo proyecto tiene un ciclo de vida, que va desde el surgimiento
de una idea hasta la evaluacin de sus logros e impactos, una vez
se ha hecho realidad.
El Banco de Proyectos de la Universidad Nacional Sede Medelln, identifica cuatro fases en el ciclo de vida de los proyectos:
1. Diseo formulacin
Es la fase en la que se consolida de manera organizada y coherente toda la informacin relacionada con el proyecto.
La persona que tiene conocimiento del problema existente de
la situacin a transformar con la ejecucin del proyecto, es la
que debe consolidar la informacin de esta fase, aunque se puede
apoyar en tcnicos expertos del tema para informacin muy
particular como las actividades y los recursos necesarios para el
logro de los objetivos.
Esta fase, entrega los insumos a las fases siguientes y comprende
bsicamente dos etapas:
o Perfil del proyecto.
o Formulacin detallada.
2. Seleccin
Despus de tener los proyectos formulados, se debe realizar una
seleccin de los mismos, para definir cuales se van a ejecutar en
un periodo de tiempo determinado.
Equipo de Trabajo Oficina de Planeacin

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La seleccin de proyectos se hace necesaria, cuando se reconoce que en las


instituciones, las necesidades y oportunidades existentes pueden ser ilimitadas
mientras que los recursos para ejecutar proyectos son generalmente limitados.
Cuando solo se tiene la informacin de los perfiles de proyectos, los jefes de
unidad o el cuerpo colegiado respectivo del nivel institucional sern los responsables de realizar una seleccin preeliminar que facilite la solicitud de formulacin detallada de ciertos proyectos.
El proceso de seleccin evala principalmente tres dimensiones:

Viabilidad: Valora la consistencia y coherencia interna del proyecto en sus
aspectos administrativos, financieros y tcnicos. La viabilidad es competencia nicamente de personas que tengan competencia tcnica para emitir un
concepto.
Elegibilidad: Evala la pertinencia desde el punto de vista institucional y
social.
Prioridad: Se define en funcin de la importancia estratgica y el valor institucional que genere la materializacin del proyecto.
Cuando se selecciona un proyecto, se procede a la asignacin de recursos para
que el mismo pueda ser ejecutado. En este momento la informacin del proyecto se debe registrar en el Banco de Proyectos de la Institucin.
3. Ejecucin y seguimiento
La ejecucin del proyecto se inicia cuando el director comienza su desarrollo
con base en los recursos asignados para tal fin.
Al iniciarse la realizacin de las actividades que hacen parte integral del proyecto, el director debe hacer seguimiento permanente al cumplimiento fsico
- financiero de cada una de ellas.
El seguimiento, es el que facilita que en un momento determinado se pueda
evaluar el avance del proyecto y si es necesario implementar acciones para
terminar agilizar su ejecucin.
Gua para la Formulacin de Proyectos

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4. Cierre y evaluacin
Cierre: Es la formalizacin institucional de la finalizacin del proyecto. El cierre puede darse por varios motivos:
Culminacin del proyecto
Reformulacin del proyecto
Recomendacin de las instancias evaluadoras cuando el resultado de dicha
evaluacin sea negativo.
Evaluacin: Una vez el proyecto ha finalizado, debe ser evaluado con base en
los resultados y objetivos alcanzados en ese momento. Esta evaluacin consolida los informes que se realizan durante el seguimiento del proyecto y que debe
contener el avance fsico financiero de las actividades.
Nota aclaratoria: Esta gua solo se ocupar de detallar todo lo necesario para realizar correctamente la fase de diseo o formulacin.

Equipo de Trabajo Oficina de Planeacin

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1.1.7 Situacin a transformar


Se debe especificar de manera detallada, cul es la situacin actual que se
quiere transformar, que evidencia el problema existente la oportunidad a
optimizar.
Si el proyecto hace referencia a la solucin de un problema, la descripcin de
la situacin a transformar, debe relacionar el problema existente de manera
precisa y las causas que lo originan.
Cuando se busca aprovechar una oportunidad se debe relacionar el objeto de
intervencin para lograr una transformacin significativa.
1.1.8 Justificacin
Son las razones por las cuales se piensa realizar el proyecto. Pueden ser razones
de orden institucional, econmico, social, cientfico, tcnico cultural.
La justificacin es fundamental en la formulacin del proyecto. En este componente un formulador puede ser tan especfico como lo desee.
1.1.9 Objetivo General
El objetivo general, describe en forma precisa el propsito del proyecto, lo que
se persigue o se quiere lograr con el mismo. Se debe formular haciendo referencia al cambio que se quiere inducir.
Debe ser un nico objetivo y ha de expresar claramente una idea.
Se recomienda el uso de verbos fuertes en infinitivo que motiven a la accin,
como por ejemplo: implantar, aumentar, ordenar, reducir, erradicar, establecer,
entre otros.
No se recomienda utilizar verbos como, propiciar, propender, apoyar, integrar,
fomentar, ya que son verbos que denotan intencionalidades y no acciones concretas que lleven a logros resultados.

Equipo de Trabajo Oficina de Planeacin

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1.1.10 Objetivos especficos:


Los objetivos especficos precisan los aspectos ms importantes del objetivo
general.
Cuando se formula el proyecto con la intencin de mitigar un problema, los
objetivos especficos reflejan las soluciones concretas a las causas descritas en
la situacin a transformar y como tal establecen aspectos determinados del
objetivo general que constituyen la forma de llevarlo a cabo
1.1.11 Resultado General:
Es el efecto concreto que se alcanza mediante la realizacin de un proyecto.
Los resultados deben ser verificables y medibles.
Los resultados pueden ser de dos niveles: efecto e impacto. Los resultados de
efecto hacen referencia a la utilizacin de los productos del proyecto (prestacin de servicios, satisfaccin de necesidades, resolucin de problemas), mientras que los resultados de impacto se refieren a los cambios producidos en una
situacin como resultado de los efectos del proyecto.
1.1.12 Duracin:
Es importante determinar el tiempo requerido para la ejecucin del proyecto.
En la formulacin del perfil, se puede abordar la duracin del proyecto en
trminos globales sin necesidad de especificar la duracin por cada una de las
actividades que integran el proyecto.
1.1.13 Costo total estimado de inversin:
La ejecucin de un proyecto requiere de recursos financieros para su feliz trmino. Es importante realizar una cuantificacin preliminar del costo total de
las inversiones a realizar en el proyecto. Al igual que en la duracin, es importante resaltar, que en este componente se puede abordar el valor de la inversin en trminos globales.

Gua para la Formulacin de Proyectos

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1.1.14 Costo de sostenibilidad estimada/ao:


Los proyectos no solo demandan recursos en su ejecucin, pues es necesario
sostener la inversin realizada en ellos a travs del tiempo; eso significa que se
debe estimar el costo de las actividades que anualmente son necesarias para
su sostenimiento.
1.1.15 Justificacin de sostenibilidad estimada:
Se debe describir de manera clara porqu es necesario invertir en la sostenibilidad del proyecto. A efectos de mantener los beneficios generados por el mismo
lograr un impacto mayor al obtenido en la ejecucin.
1.2 PROCEDIMIENTO POSTERIOR A LA FORMULACIN DEL PERFIL
1.2.1 Cmo se procede una vez se ha elaborado el Perfil de Proyecto?
Una vez se ha diligenciado el perfil de proyecto, ste se presentar ante el jefe
de la unidad o cuerpo colegiado del nivel institucional respectivo, para que se
realice una consulta de carcter institucional. Si el perfil es aceptado, se procede a elaborar la formulacin detallada del proyecto.
1.2.2 Cules son los criterios bsicos para aprobar un perfil de proyecto?
El perfil del proyecto, se debe formular completamente y la informacin debe
ser coherente y precisa. No obstante, lo ms relevante del perfil, es que el proyecto cumpla con los lineamientos institucionales que hacen que sea posible
considerar la inversin.
Las personas que evalan el perfil, deben apoyarse en una descripcin clara y
precisa del problema u oportunidad que se desea aprovechar. Una muy buena
justificacin debe ser coherente con la magnitud del proyecto, con las acciones
que se piensan mitigar y con los objetivos que se desean alcanzar.
Es importante que la unidad o cuerpo colegiado que aprueba el perfil del proyecto, dependiendo de la tipologa, complejidad y el monto del mismo, solicite,
Equipo de Trabajo Oficina de Planeacin

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si se requiere, algunos estudios de preinversin que le ayudarn a proceder con


la formulacin detallada y la aprobacin de la propuesta.
Para proyectos que requieren obras de infraestructura fsica o dotaciones de
equipos, los estudios facilitarn la toma de decisiones frente a los costos que
implica la ejecucin y puesta en operacin del proyecto. (Ver Anexo 2)
1.3 FORMULACIN DETALLADA DEL PROYECTO
Esta etapa implica una definicin con mayor detalle de cada uno de los componentes del proyecto.
En la formulacin detallada, se complementa la informacin que refleja la necesidad del proyecto y se relacionan las metas y las actividades especficas del
mismo, considerando sus costos. Adems, se realiza el cronograma y el presupuesto detallado por las actividades que se contemplan para el proyecto.
Es muy importante resaltar que la informacin del perfil es muy til en esta
etapa, ya que se retoman todos sus elementos. Se recomienda, que si posterior
a la formulacin del perfil, se conoce informacin adicional de cada uno de los
siguientes componentes, se d mayor detalle de cada uno de ellos:
Nombre del proyecto, director, tipologa, relacin con el Plan Global de Desarrollo y el Plan de Desarrollo de Sede, dependencia responsable, otras dependencias participantes, situacin a transformar, objetivos general y especficos,
justificacin, resultado general, duracin (en meses), costo total de inversin
estimado, costo sostenibilidad estimada/ao, justificacin sostenibilidad estimada.
La informacin adicional, que requiere la etapa de formulacin, se relaciona y
se explica a continuacin:
1.3.1 Antecedentes:
Se debe presentar la informacin que evidencia el problema la situacin a
transformar en los escenarios futuros deseables, en el marco de las directrices

Gua para la Formulacin de Proyectos

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Gua para la Formulacin de Proyectos

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3. GUIA PARA REALIZAR


LA FASE DE DISEO O FORMULACIN

DE UN PROYECTO

En esta fase se concibe el perfil y la formulacin detallada


del proyecto
1.1 PERFIL DEL PROYECTO
Es la etapa que recoge los trminos de referencia mnimos
del proyecto y cumple la funcin de consulta o presolicitud desde el punto de vista administrativo y financiero.
Como concrecin de una idea y una primera aproximacin a un proyecto, introduce racionalidad en el uso del
tiempo y dems recursos, en cuanto evita el desgaste
asociado a la formulacin detallada de propuestas que
posteriormente pueden no resultar aceptables institucionalmente.
El perfil de un proyecto que se presente al Banco de
Proyectos de la Universidad Nacional, debe integrar 15
componentes requeridos por el software del mismo, los
cuales se relacionan y se describen a continuacin:
1.1.1 Nombre del proyecto:
Es la primera caracterizacin del proyecto. Debe ser breve y apuntar a la esencia de la accin.
El nombre del proyecto debe responder a los siguientes
interrogantes: qu se va a hacer?, sobre qu se va a
hacer? y dnde se va a hacer?

Equipo de Trabajo Oficina de Planeacin

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1.1.2 Director:
Contiene informacin personal e institucional del director del proyecto.
Si el proyecto se presenta en la Universidad Nacional de Colombia, el director
del mismo, debe ser un funcionario de planta.
Este componente requiere informacin particular del director del proyecto,
como tipo de documento de identificacin, nmero del documento, nombres
y apellidos completos, sede en la cual labora, cargo que ocupa, unidad a la que
pertenece, correo electrnico y nmero telefnico.
1.1.3 Tipologa:
Es una clasificacin del proyecto hasta su nivel ms especfico, considerando
una clasificacin segn sus objetivos.
El Banco de proyectos de la Universidad Nacional de Colombia, tiene cuatro
niveles de tipologas que van de lo general a lo particular. Al final del documento, en el anexo 1, se relacionan el listado y los niveles de tipologas de
proyectos.
Dentro de la tipologa, se distinguen dos tipos:
* Proyectos acadmicos o misionales: Son los proyectos cuyos objetivos,
metas y actividades se relacionen de manera directa con la actividad
acadmica, es decir, aquellos a travs de los cuales la universidad concreta, implementa, desarrolla su quehacer acadmico en el proceso de
construccin del conocimiento.
* Proyectos de soporte institucional: Son los proyectos cuyos objetivos, metas y actividades estn orientados a generar condiciones propicias para
el desarrollo de la actividad acadmica.
En este componente, se distinguen cuatro niveles, de los cuales los niveles 2, 3
y 4 tienen caractersticas similares:
Gua para la Formulacin de Proyectos

25

Nivel 1: Clasifica el proyecto de acuerdo con la funcin misional o de soporte (Docencia, Investigacin, Extensin y Soporte Institucional). La
eleccin es excluyente, es decir, tan solo se puede elegir una de las cuatro
opciones anteriores.
Niveles 2, 3 y 4: Corresponde a las categoras y subcategoras que se deben
elegir despus de clasificar el nivel 1 del proyecto. Su eleccin se realiza por
asociacin con la finalidad del proyecto.
Ejemplo de seleccin de Tipologa:
El proyecto Servicios Acadmicos Virtuales en la Universidad Nacional de
Colombia Sede Medelln, tiene la siguiente tipologa:
Nivel 1: Proyectos de Docencia.
Nivel 2: Desarrollo Acadmico
Nivel 3: Procesos y programas de autoaprendizaje apoyados en estrategias

virtuales
Nivel 4: No aplica.
Como en el ejemplo anterior, puede suceder, que un proyecto no tenga una relacin muy especifica con uno de los niveles de la tipologa; en ese caso cuando
se relacione la informacin del nivel, se coloca No aplica.
1.1.4 Relacin del Proyecto con el Plan Global de Desarrollo y el Plan de
Desarrollo de Sede:
Todo proyecto debe estar articulado con los planes institucionales. Un proyecto generado en la Sede, debe estar en lnea directa con el Plan Global de Desarrollo de la Universidad y con el Plan de Desarrollo de Sede, convirtindose
esto en el marco institucional que le da soporte.
En este item, se debe relacionar cada uno de los elementos de los Planes que le
permita a un evaluador identificar claramente que el proyecto si est integrado
con la poltica de dichos Planes.
Siguiendo con el ejemplo del proyecto Servicios Acadmicos Virtuales en la
Universidad Nacional de Colombia Sede Medelln, ste se articula con los
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planes institucionales, de la siguiente manera:


Plan Global de Desarrollo 2007-2009
Poltica: Educacin de Calidad: Modernizacin, Excelencia e Internacionali-

zacin Acadmica.
Elemento Estratgico:
Modernizacin de Programas.
Lnea:
Fortalecimiento de la Actividad Docente.
Programa:
Sistema de Apoyo Acadmico para la

formacin Virtual.
Plan de Desarrollo de la Sede Medelln 2007-2009
Lnea de Accin:
Programa:
Intervencin:

Formacin
Fortalecimiento a los Programas Acadmicos
Generacin y oferta de servicios y apoyos
acadmicos virtuales

1.1.5 Dependencia responsable:


Cada proyecto, debe tener una dependencia responsable de su ejecucin y
seguimiento. En esta parte de la formulacin del perfil, se relaciona la unidad
responsable del mismo.
En algunos casos, la dependencia que formula el proyecto es la responsable de
su ejecucin y seguimiento, pero se puede presentar que quien formule solo se
encargue de la formulacin y que la ejecucin est a cargo de otra dependencia
(aplica especialmente para proyectos de infraestructura).
1.1.6 Otras dependencias participantes:
Se relacionan otras instancias que participarn en el proyecto y el soporte que
le darn al mismo. Se deben sealar las funciones que desarrollarn en las diferentes etapas de ejecucin del proyecto.

Gua para la Formulacin de Proyectos

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1.1.7 Situacin a transformar


Se debe especificar de manera detallada, cul es la situacin actual que se
quiere transformar, que evidencia el problema existente la oportunidad a
optimizar.
Si el proyecto hace referencia a la solucin de un problema, la descripcin de
la situacin a transformar, debe relacionar el problema existente de manera
precisa y las causas que lo originan.
Cuando se busca aprovechar una oportunidad se debe relacionar el objeto de
intervencin para lograr una transformacin significativa.
1.1.8 Justificacin
Son las razones por las cuales se piensa realizar el proyecto. Pueden ser razones
de orden institucional, econmico, social, cientfico, tcnico cultural.
La justificacin es fundamental en la formulacin del proyecto. En este componente un formulador puede ser tan especfico como lo desee.
1.1.9 Objetivo General
El objetivo general, describe en forma precisa el propsito del proyecto, lo que
se persigue o se quiere lograr con el mismo. Se debe formular haciendo referencia al cambio que se quiere inducir.
Debe ser un nico objetivo y ha de expresar claramente una idea.
Se recomienda el uso de verbos fuertes en infinitivo que motiven a la accin,
como por ejemplo: implantar, aumentar, ordenar, reducir, erradicar, establecer,
entre otros.
No se recomienda utilizar verbos como, propiciar, propender, apoyar, integrar,
fomentar, ya que son verbos que denotan intencionalidades y no acciones concretas que lleven a logros resultados.

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1.1.10 Objetivos especficos:


Los objetivos especficos precisan los aspectos ms importantes del objetivo
general.
Cuando se formula el proyecto con la intencin de mitigar un problema, los
objetivos especficos reflejan las soluciones concretas a las causas descritas en
la situacin a transformar y como tal establecen aspectos determinados del
objetivo general que constituyen la forma de llevarlo a cabo
1.1.11 Resultado General:
Es el efecto concreto que se alcanza mediante la realizacin de un proyecto.
Los resultados deben ser verificables y medibles.
Los resultados pueden ser de dos niveles: efecto e impacto. Los resultados de
efecto hacen referencia a la utilizacin de los productos del proyecto (prestacin de servicios, satisfaccin de necesidades, resolucin de problemas), mientras que los resultados de impacto se refieren a los cambios producidos en una
situacin como resultado de los efectos del proyecto.
1.1.12 Duracin:
Es importante determinar el tiempo requerido para la ejecucin del proyecto.
En la formulacin del perfil, se puede abordar la duracin del proyecto en
trminos globales sin necesidad de especificar la duracin por cada una de las
actividades que integran el proyecto.
1.1.13 Costo total estimado de inversin:
La ejecucin de un proyecto requiere de recursos financieros para su feliz trmino. Es importante realizar una cuantificacin preliminar del costo total de
las inversiones a realizar en el proyecto. Al igual que en la duracin, es importante resaltar, que en este componente se puede abordar el valor de la inversin en trminos globales.

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1.1.14 Costo de sostenibilidad estimada/ao:


Los proyectos no solo demandan recursos en su ejecucin, pues es necesario
sostener la inversin realizada en ellos a travs del tiempo; eso significa que se
debe estimar el costo de las actividades que anualmente son necesarias para
su sostenimiento.
1.1.15 Justificacin de sostenibilidad estimada:
Se debe describir de manera clara porqu es necesario invertir en la sostenibilidad del proyecto. A efectos de mantener los beneficios generados por el mismo
lograr un impacto mayor al obtenido en la ejecucin.
1.2 PROCEDIMIENTO POSTERIOR A LA FORMULACIN DEL PERFIL
1.2.1 Cmo se procede una vez se ha elaborado el Perfil de Proyecto?
Una vez se ha diligenciado el perfil de proyecto, ste se presentar ante el jefe
de la unidad o cuerpo colegiado del nivel institucional respectivo, para que se
realice una consulta de carcter institucional. Si el perfil es aceptado, se procede a elaborar la formulacin detallada del proyecto.
1.2.2 Cules son los criterios bsicos para aprobar un perfil de proyecto?
El perfil del proyecto, se debe formular completamente y la informacin debe
ser coherente y precisa. No obstante, lo ms relevante del perfil, es que el proyecto cumpla con los lineamientos institucionales que hacen que sea posible
considerar la inversin.
Las personas que evalan el perfil, deben apoyarse en una descripcin clara y
precisa del problema u oportunidad que se desea aprovechar. Una muy buena
justificacin debe ser coherente con la magnitud del proyecto, con las acciones
que se piensan mitigar y con los objetivos que se desean alcanzar.
Es importante que la unidad o cuerpo colegiado que aprueba el perfil del proyecto, dependiendo de la tipologa, complejidad y el monto del mismo, solicite,
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si se requiere, algunos estudios de preinversin que le ayudarn a proceder con


la formulacin detallada y la aprobacin de la propuesta.
Para proyectos que requieren obras de infraestructura fsica o dotaciones de
equipos, los estudios facilitarn la toma de decisiones frente a los costos que
implica la ejecucin y puesta en operacin del proyecto. (Ver Anexo 2)
1.3 FORMULACIN DETALLADA DEL PROYECTO
Esta etapa implica una definicin con mayor detalle de cada uno de los componentes del proyecto.
En la formulacin detallada, se complementa la informacin que refleja la necesidad del proyecto y se relacionan las metas y las actividades especficas del
mismo, considerando sus costos. Adems, se realiza el cronograma y el presupuesto detallado por las actividades que se contemplan para el proyecto.
Es muy importante resaltar que la informacin del perfil es muy til en esta
etapa, ya que se retoman todos sus elementos. Se recomienda, que si posterior
a la formulacin del perfil, se conoce informacin adicional de cada uno de los
siguientes componentes, se d mayor detalle de cada uno de ellos:
Nombre del proyecto, director, tipologa, relacin con el Plan Global de Desarrollo y el Plan de Desarrollo de Sede, dependencia responsable, otras dependencias participantes, situacin a transformar, objetivos general y especficos,
justificacin, resultado general, duracin (en meses), costo total de inversin
estimado, costo sostenibilidad estimada/ao, justificacin sostenibilidad estimada.
La informacin adicional, que requiere la etapa de formulacin, se relaciona y
se explica a continuacin:
1.3.1 Antecedentes:
Se debe presentar la informacin que evidencia el problema la situacin a
transformar en los escenarios futuros deseables, en el marco de las directrices

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institucionales trazadas en el Plan Global de Desarrollo o en el Plan de Desarrollo de Sede y en algunos casos, en el marco de las demandas, requerimientos
u oportunidades que le plantea el medio a la Universidad, a travs de polticas
sectoriales u organizaciones pblicas o privadas que demandan su participacin en reas de accin especficas.
1.3.2 Metas y Actividades
De manera coherente con los objetivos especficos descritos, se deben relacionar de manera precisa las metas y las actividades que se pueden lograr con la
ejecucin del proyecto y las actividades para alcanzar stas.
1.3.2.1 Meta: Es la concrecin de los resultados a travs de su cuantificacin
en tiempo y unidades.
1.3.2.2 Actividad: Es el conjunto de acciones requeridas para cumplir las metas para lograr transformar los insumos en resultados.
Con el objetivo de poder conocer el nivel de avance de las metas, en proyectos
registrados a travs del BPUN, se requiere que cada una de las actividades
tenga una valoracin porcentual o un peso frente al total de la meta, siendo el
porcentaje total de la meta igual al 100%.
Ejemplo:
Metas: Tres cursos actualizados para el segundo trimestre de 2007, con el mdulo de evaluacin implementado.
Actividades:
Evaluacin de contenidos, cursos, recursos existentes y logstica (20%)
Invitacin a cotizar la construccin del mdulo evaluativo (10%)
Seleccin y contratacin de la construccin del mdulo evaluativo.
(10%)
Construccin del mdulo evaluativo. (60%)

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1.2.3 Presupuesto del Proyecto


Un presupuesto detallado del proyecto, permite conocer los recursos requeridos por actividad para la ejecucin del mismo.
Si la informacin lo permite, es importante discriminar los valores por costos
de personal y costos generales. Los costos de personal incluyen personal calificado y no calificado requerido para el proyecto y los costos generales, estn
compuestos por los costos de los bienes y los servicios requeridos.
La precisin del presupuesto depende en gran medida de la adecuada seleccin
de actividades y metas del proyecto, las cuales a su vez son las que realmente
permiten transformar una situacin mitigar un problema.
Cuando se identifican las actividades que requieren recursos del proyecto, lo
primero que se debe realizar es la relacin de las cantidades requeridas; seguidamente, se debe describir su unidad de medida y por ltimo el costo unitario.
Conocidas las cantidades y los costos por unidad, se puede calcular el costo
total por tems y el valor total del proyecto.
Los formatos que se requieren en el Banco de Proyectos de la Universidad Nacional, para la formulacin detallada del proyecto, se encuentran en el anexo 3.
1.3.4 Cronograma detallado
La formulacin detallada de un proyecto demanda conocer el tiempo estimado
de ejecucin de manera general, pero tambin el tiempo de ejecucin de cada
una de las actividades.
En el cronograma, se relacionan todas actividades que se requieren para la
ejecucin del proyecto y se muestra grficamente el tiempo estimado de la ejecucin de cada una de ellas. Adicionalmente, se tiene un espacio que permite
ubicar el valor en miles de pesos por cada actividad.

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Ejemplo

1.3.5 Poblacin beneficiada


Se debe especificar y cuantificar la poblacin beneficiada directamente con la
ejecucin del proyecto y los beneficios que les traer la ejecucin del mismo.
1.3.6 Metodologa para abordar la ejecucin del Proyecto
Se describe precisa y sintticamente los procedimientos, tcnicas e instrumentos que utilizar para alcanzar los objetivos especficos establecidos en el proyecto. Es importante que el formulador se apoye en un tcnico experto para
considerar este componente.
1.3.7 Marco Legal
Sin lugar a dudas, las instituciones tienen que considerar los aspectos legales
como un apoyo fundamental para la formulacin de un proyecto.
El marco legal es el conjunto de disposiciones que regulan las acciones del
proyecto. Se debe relacionar la normatividad interna y/o externa de carcter
tcnico, jurdico o reglamentario, que debe ser cumplida especficamente por
el proyecto.

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1.3.8 Estudios que respaldan el proyecto


Si existen estudios previos relacionados con la temtica del proyecto, se deben
mencionar describiendo el nombre del estudio, la fecha de elaboracin y la
entidad o dependencia que lo realiz; estos estudios generalmente se adjuntan
al proyecto.

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4. BIBLIOGRAFA
BIBLIOGRAFA
Universidad Nacional de Colombia. Sistema Banco de
proyectos. Contexto institucional y bases para su operacin. Oficina Nacional de Planeacin, Documento ocasional No.6, 2002. Se puede descargar de www.unal.edu.co
siguiendo la ruta: Portal - La Universidad Informacin
Administrativa Planeacin Publicaciones.
Manual Metodolgica para la Identificacin, Preparacin
y Evaluacin de Estudios de Preinversin; Departamento
Nacional de Planeacin- DNP- Organizacin de Estados
Americanos-OEA-; Bogot; Diciembre de 1994.
Quintero Uribe Vctor M; Evaluacin de Proyectos Sociales Construccin de Indicadores; Editorial Ingeniera Grfica; Agosto de 1998.
Ayala Ramrez Jaime, Jaramillo S. Lus Javier; Gua de Gestin de Proyectos de Investigacin & Desarrollo; Editorial
Guadalupe Ltda.; Bogot 1998.
Ideas Bsicas sobre Proyectos de Inversin y Gestin; Red
de Bancos de Programas y Proyectos; Departamento Nacional de Planeacin DNP- Marzo de 1998.
Plan Global de Desarrollo 1999-2003 UN Compromiso
acadmico y social con la Nacin Colombiana, Universidad Nacional de Colombia; Santa Fe de Bogot 1999.
Plan Global de Desarrollo 2004-2006, Universidad Nacional de Colombia, Santa Fe de Bogot, Julio 16 de 2004.
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