Académique Documents
Professionnel Documents
Culture Documents
Todo documento administrativo presenta, en forma total o parcial, las partes que
se estudian en este captulo.
Estas partes, en la mayora de las comunicaciones escritas, tienen ubicacin fija y
el mismo nombre, pero en otras cambian de lugar y de denominacin.
Paro los efectos del presente trabajo, estas partes son clasificadas segn se
localizan en casi todas las comunicaciones como integrantes del encabezamiento,
texto y trmino de un documento
1.4.3. Las dos ltimas cifras del ao en el que se cursa la comunicacin entre
guiones: -98- .
1.4.4 Las siglas de la institucin y la dependencia que formula el documento
Separadas por guion o barras oblicuas.
Uniendo los elementos estudiados, el cdigo quedara estructurado del siguiente
modo:
OFICIO NO 025-98-UNSCH-DALL
Asimismo, el documento plenamente singularizado: se tratara del oficio numero
25; del ao de 1998, elaborado por el Departamento Academico de
Lenguas y Literatura (DALL) de la universidad Nacional san, Cristbal de
Huamanga (UNSCH ).
Observaciones:
a) Todo el cdigo se subraya.
b) La cantidad de las cifras o digitos (dos. tres o cuatro) empleada en la
numeracin de un documento est en relacin directa con la frecuencia de uso
anual de ese documento.
c) Algunos ministerios identifican a sus dependencias mediante "cdigos"o
combinaciones literal-numricas, por ejemplo, el Ministerio de Vivienda lo hace
por, medio de una combinacin similar a sta "VC-1760".
d) Hay entidades que codifican asf : "lNFORME No 016-lNC-FA-98", es decir,con
las cifras del ao al final del cdigo. No estamos de acuerdo con esta codificacin
porque desintegra elementos estrechamente relacionados entre s:
1.5 DESTINATARIO
El destinatario comprende la identificacin de la persona, entidad o dependencia a
quien dirigimos un documento.
Todas las comunicaciones no llevan expresamente destinatario. (por ejemplo, la
resolucin, la directiva, el contrato, el certificado y el acta no tienen esta parte); y
los documentos que s lo llevan no lo poseen estructurado de manera similar,
razn por la que preferimos abordar esta parte al estudiar dichos documentos.
1.6 ASUNTO
El asunto es el resumen o la sntesis del contenido de un documento. Debe
redactarse en forma clara y precisa, con el menor nmero posible de palabras.
El uso del asunto en la vida administrativa juega un papel importante:
- permite conocer de manera rpida el tema o motivo de la comunicacin, sin
prdida de tiempo ni esfuerzo.
- Pero el uso del asunto no slo ofrece la ventaja anotada, sino que tambin
facilita la elaboracin, la clasificacin, el tratamiento y el archivamiento del
documento que lo emplea.
El asunto est compuesto por:
1.6.1. La palabra "asunto" seguida de dos puntos.
1 .6.2. La sntesis del contenido del documento. Por ejemplo
Asunto: concurso de plazas
Todo documento. Debe desarrollar slo un asunto; sin embargo, podr en casos
excepcionales, abordar dos o ms temas estrechamente vinculados entre s.
Como el asunto es una parte de uso reciente, algunos documentos an no lo
emplean como la resolucin (aunque ya se ve en algunas instituciones) la
directiva. El contrato, el acta y el certificado.
Observaciones:
a) La palabra "asunto" se escribe teniendo en cuenta la observacin de la pgina
siguiente.
b) La sntesis del contenido del documento podr escribirse de dos maneras:
1) slo la letra inicial de la primera palabra (y de los nombres propios, si los
hubiese) de la frase con mayscula.
2) todos los nominales (sustantivos y adjetivos) con inicial mayscula, como se ve
en este otro:
Asunto: Concurso de Plazas
1.7 REFERENCIA:
La referencia es la parte que menciona los antecedentes del documento que se
elabora. Es una parte complementaria porque su empleo no es necesario en todas
las comunicaciones pero su uso se torna obligatorio en los documentos que
contestan o reiteran comunicaciones anteriores.
El uso de la referencia evita repetir el asunto del documento que se contesta o
reitera, as como facilita la ubicacin de la copia o del original de dicha
comunicacin en los archivos correspondientes.
Esta parte comprende:
1.7.1 El trmino "referencia', (completo o abreviado) seguido de dos puntos;
1.7.2. El cdigo y la fecha sintetizados del documento que sirve de antecedente
por ejemplo
Ref.
: Of. No 123-98-lNP-OR lII
de 19 de Nov. de 1998
Observaciones:
a) No Debemos confundir asunto con referencia, porque son partes completamente
diferentes.
b) cuando hay necesidad de incluir en la referencia dos o ms antecedentes,
stos se mencionan en orden cronolgico:
Ref. :
Of. Mlt. No 029-98-MA-DRA lV
de 20-06-98; lnf. No 009-98-SDRAAH de 02-07-98 y Memo.
No 235-98-DP de 11-09-83
c) En ciertos documentos, la referencia remplaza al asunto; en este caso,
la referencia ocupa el lugar del asunto:
Seor:
Ref. :
En otros, si el empleo de ambas partes es necesario, la referencia se ubica debajo
del asunto:
Seor
: Director de Personal
Asunto
: Vacaciones
Ref.
: RDR No 346-83.VC-5670
de 26 de Dic. de 1983
2.2.4. BORRADOR
El borrador desarrolla las ideas bosquejadas. Este desarrollo requiere el concurso
de toda nuestra experiencia, habilidad, conocimientos y creatividad.
Las ideas se estructuran preferentemente en base a oraciones cortas formando
prrafos. Se recomienda que cada prrafo contenga slo el desarrollo de una
idea, y tambin que los prrafos no excedan 6 o 8 lneas para facilitar la
comprensin de tos textos.
Si en el proceso de la elaboracin del borrador surgieran ideas que no fueron
esbozadas anteriormente, debemos de anotarlas de inmediato, aun sin
importarnos su ubicacin. Lo que ms interesa en estos casos es captar y anotar
todas las ideas por ms pequeas e insignificantes que sean. En el proceso de la
elaboracin del primer borrador, no debemos esforzarnos por encontrar la palabra
precisa, el signo de puntuacin adecuado o la idea exacta. La exposicin de las
ideas no debe ser interrumpida por ningn motivo. Incluso si alguna de ellas no se
plasma ntegramente.
Luego vendr la etapa de la correccin, del trabajo detenido y razonado. Y
veremos cmo poco a poco nuestro texto ir adquiriendo solidez e integridad.
Pasaremos el borrador a una y otra hoja; haremos dos borradores que sean
necesarios. El borrador considerado como el ultimo, antes de ser pasado en limpio
deber ser revisado y evaluado en su totalidad.
Esta revisin y evaluacin comprender dos momentos:
a) lectura atenta del texto redactado en voz alta; y si no se puede en voz alta,
deber leerse en forma silenciosa, pero tratando de reproducir mentalmente
nuestra entonacin.
b) sometimiento del borrador ya ledo y corregido a un conjunto de preguntas con
la finalidad de comprobar si el texto contiene las caractersticas vitales de claridad,
integridad, brevedad, cortesa y correccin. Dichas preguntas son:
1) el texto es claro?
2) es completo?
3) es breve?
4) el tono del lenguaje es respetuoso?
5) tiene todava algn error de ortografa, rgimen o construccin?
Si las respuestas a estas preguntas son todas satisfactorias, recin estaremos en
condiciones de pasar el trabajo en limpio.