UNIVERSIDAD NACIONAL DE CAJAMARCA

INTRODUCCION
Producto de investigaciones realizadas a organizaciones de la regin, de los
sectores econmicos pblico y privado, y dentro del proyecto de investigacin
"La Importancia del Proceso de Compras en las Pymes: propuesta de un
modelo gerencial", se presentan algunos conceptos relativos al control en la
gestin de compras, teniendo en cuenta las conclusiones del proyecto de
investigacin, las experiencias adquiridas y los intercambios acadmicos
realizados con Jefes de Compras.
Hablar del proceso, el control de gestin de compras dara para un artculo
extenso donde se hiciera un anlisis completo, desde la iniciacin del proceso
hasta la culminacin de este, sin embargo hemos considerado que sera mas
interesante plantear algunos aspectos relativos al control, que ayude al lector a
reflexionar sobre los controles internos que se deben aplicar en su actividad y
alrededor de la gestin de compras.
Presentaremos en este artculo la definicin, los objetivos de la funcin de
compras, as como el perfil del cargo por competencias laborales, y sus
responsabilidades del Director del departamento, para concluir con el diseo de
los controles internos respectivos y la automatizacin del manejo informtico
del Departamento de Compras.

GESTION DE COMPRAS

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DEFINICIN
Podemos definir la gestin de compras como la operacin comercial que
incluye un proceso cuya magnitud y alcance depende del tamao de la
empresa, ubicacin o sector de la empresa. El principal objetivo de la funcin
de compras es la reduccin de costos y obtencin de utilidades y eficiencia en
el servicio. En trminos generales es obtener mediante negociaciones los
recursos necesarios que ayuden en el cumplimiento de la misin de la
organizacin.
Para un efectivo cumplimiento de la misin de la organizacin se sealan unos
objetivos especficos al departamento de compras que parten de un principio:
Cuidar los fondos de la Compaa y obtener utilidades.
El objetivo de utilidad esta implcito en el concepto de obtener:
Materiales apropiados al precio adecuado.
La calidad justa, del proveedor conveniente, en el momento preciso.
Facilidad y agilidad en los procesos de solicitud y adquisicin de Materiales y
servicios.
Los autores consideran que el planteamiento presentado permite dar las bases
iniciales para cumplir con el objetivo y el control en la gestin de compras.
1. Objetivos especficos de la funcin de compras:
1. formular un plan de programacin de las posibles compras a realizar en el
perodo teniendo en cuenta las necesidades de cada una de las reas de la
empresa.
2. Crear y actualizar un kardex o requisito de proveedores, estableciendo sus
condiciones precios, servicios, informacin general y dems informaciones
necesarias.

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3. Coordinacin del funcionamiento y proceso de las compras en cuanto a su
operacin y recurso humano necesario.
4. Tramitacin de las requisiciones y solicitudes para adquisicin de artculos y
servicios que se requieren en las diversas reas.
5. Estar muy atentos a que los artculos o mercanca solicitada por las reas o
secciones lleguen oportunamente y sus especificaciones sean las requeridas,
as como su calidad y presentacin.
6. Proponer objetivos, procesos y procedimientos relativos a la compra y recibo
de la mercanca o servicio.
7. Analizar las alternativas, proveedores y posibilidades de la compra.
8. Participacin activa en la negociacin con proveedores para obtener calidad,
mejor precio y agilidad en el despacho del producto.
9. Trabajar coordinadamente con los departamentos de produccin, ventas,
tesorera, bodegas, almacn, etc.
10. Estar atento a los reclamos respecto al producto o servicio que las reas o
secciones de la empresa hacen, as como el proceso de devolucin.
11. Para aquella mercanca especializada hay necesidad del cerciorarse de su
recibo

total

en

almacn,

calidad,

cantidad

servicios

por

parte

del

departamento de control de calidad.

12.

Para efecto de control solicitar tres cotizaciones de Proveedores de los

materiales o servicios pedidos.

1.1. Definicin del control interno en las compras
Podemos definir el control interno como el proceso, ejecutado por la junta
directiva, o consejo de administracin de una entidad, por su grupo directivo
(gerencia) y por el resto del personal, diseado especficamente para
proporcionarles seguridad razonable de conseguir en la empresa la efectividad

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y eficiencia en las operaciones, suficiente confiabilidad de la informacin
financiera y por ltimo el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
En el caso del departamento de compras sera la aplicacin del concepto
anterior de control en la gestin y administracin de las compras, ejecutada en
forma efectiva y con responsabilidad profesional.
La palabra Control debemos considerarla como una de las ms importantes
dentro del lxico administrativo del nuevo siglo XXI. Hemos definido en este
artculo la palabra Control as como la evaluacin de este ya que ambas
conforman

de

manera

prioritaria

el

proceso

necesario

para

que

las

organizaciones o departamentos marchen en forma coordinada y dinmica.

El presente Manual esta estructurado considerando algunas de las etapas que
deber desarrollar el Departamento de Compras para Implementar[1]un
sistema de gestin bajo los requisitos normativos ISO y su posterior
certificacin. La estructura del Manual de referencia se muestra a continuacin:
Controles aplicados a la gestin de compras y su departamento
1. Existencia de un organigrama funcional del departamento. Es necesario este
control del organigrama funcional del departamento de compras para saber
con claridad las secciones y jerarqua del personal y orden en el mando.
2. Fijar claramente los objetivos del departamento, sus procedimientos,
funciones polticas, organizacin, ubicacin, recurso humano, documentos,
flujo de documentos y otras.
Con este control se trata de dejar establecido sus objetivos as como los
documentos y manuales de procesos y procedimientos necesarios para un
efectivo funcionamiento del departamento.
3. Aplicar las sugerencias y recomendaciones que el departamento de auditoria
o revisora fiscal ha hecho para el mejoramiento del proceso y gestin de las
compras.

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Para este punto de Control es necesario que se aplique las recomendaciones y
sugerencias como un sistema de seguimiento de sus aplicaciones ordenadas
por estos entes de Control.
4. Elaborar las estadsticas e informacin sobre compras, as como la
comparacin de cifras y precios anteriores con los existentes.
Con estas estadsticas se podr llevar un mejor Control para la toma de
decisiones, la evaluacin y comparacin de los datos producidos en Compras.
5. Mantener actualizado el kardex o registro de proveedores para una oportuna
informacin sobre estos, sus productos y servicios.
Es necesaria la actualizacin del kardex de Proveedores para en esta forma
tener la informacin necesaria para consulta de precios, costos y servicios e
informacin general de proveedores.
6. Comprobar los precios, datos, calidad de la mercanca y servicios.
En este control es importante conocer y hacer seguimiento a los precios, datos
y la calidad de los productos y servicios que nos ofrecen.
7. Existencia de flujos y procedimientos de compras.
Es necesario contar con este manual de flujos y procedimientos para as tener
un mejor cumplimiento a estos procesos.
8. Existencia de manual de funciones del departamento.
Este manual es necesario, cumpliendo el control de conocer las funciones de
cada trabajador en la organizacin.
9. Investigacin sobre rotacin de inventarios.
La rotacin de Inventarios debe controlarse e inventariarse continuamente
para efecto que no se conviertan en Inventarios obsoletos, daados o de poco
movimiento.

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10. Evaluar continuamente los procedimientos, procesos y poltica referente al
rea de compras.
El rea de Compras debe evaluarse continuamente para as implementar los
procesos, procedimientos y gestin corrigiendo los controles que estn
operando mal o no estn operando.
11. Elaboracin del presupuesto anual de compras, analizado por meses y su
verificacin de cumplimiento.
Es importante mantener al da el presupuesto y estar informando a la seccin
su gasto real y variaciones si las hay.
12. Elaboracin de informes mensuales sobre estadsticas en compras.
Es necesario mantener estadsticas actualizadas de compras para tomar
decisiones sobre adquisiciones y aspectos relacionados con las compras.
13. Autoridad y definicin en el proceso de la compra.
Con este control se trata que los Directivos en el proceso de Compras tengan
la suficiente autoridad para solicitar descuentos as como evaluar la calidad del
producto servicio.
14. Conocimiento suficiente de los proveedores por el parte del personal de
compras.
Con este control se trata que el personal de compras conozca suficientemente
los proveedores con los cuales nosotros negociamos, dando mayor garanta en
su responsabilidad y calidad del servicio o negocio.
15. Centralizacin de todas las compras en este departamento, excepto
aquellas

de

menor

valor

que

pueden

realizarse

en

las

secciones

departamentos por medio de un fondo de caja menor.

Buscamos que se aplique este control para que sea solamente el departamento
de compras el responsable en la empresa ya que son los nicos que conocen
los trminos de negociacin con los proveedores.

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16. Existencia de un comit de compras, especialmente para todas aquellas
adquisiciones significativas llevando actas de sus reuniones.
Este control es indispensable para as tener un Comit que defina con criterios
y responsabilidad las compras necesarias en la empresa.
17. Existencia de polticas precisas para la contratacin de transporte de
mercanca, as como de personal y empleados de la empresa.
Con este control se garantiza la contratacin de transportes y los responsables
que otorguen garantas a su cumplimiento.
18. Existencia de un seguimiento contino por parte de directivos, al
cumplimiento

de

las

normas

ticas

del

personal

que

conforman

el

departamento de compras.
As garantizamos que se cumplan las normas ticas existentes en la empresa.
19. Exigencia de por lo menos tres (3) cotizaciones, especialmente en las
compras importantes de la compaa.
Estas tres (3) cotizaciones son necesarias para efecto de escoger la ms
aceptable a nuestros requerimientos.
20. Exigir la autorizacin segn el caso, de asamblea, junta directiva o
gerencia para la compra de propiedad planta o equipo.
Con este control se busca que los activos fijos de gran valor sean autorizados
su compra por los mximos organismos o directivos de la empresa.
21. Exigir la consecucin de plizas de seguros para la proteccin de activos y
cumplimiento de contratistas.
Es necesario este control de plizas, para garantizar as la proteccin de los
activos de la compaa as como el cumplimiento de contratos por proveedores
o contratistas.
22. Programar capacitacin especializada del personal del departamento.

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Para un efectivo control a las compras debe capacitarse suficientemente a los
miembros del departamento en aquellas reas que soliciten artculos o
servicios especializados.
23.

Informacin

oportuna

directivos

interesados,

de

las

diferentes

variaciones entre el presupuesto y el precio real del artculo o servicio

solicitado.
Con esta informacin el control al presupuesto ser ms oportuno y efectivo.
24. Existencia de polticas precisas para la venta de activos fijos o inventarios
obsoletos, malos, o de poco movimiento, que por motivo de sus relaciones con
el medio, le asignan esta funcin al departamento de compras.
Con este control buscamos un seguimiento continuo a los artculos o mercanca
de la compaa.
25. El departamento de auditora debe rutinariamente hacer visitas a
proveedores

para

constatar

precios,

polticas,

descuentos,

procesos,

documentos, etc.
Perfil del Cargo por Competencias Laborales
Funciones y Responsabilidades de un jefe de compras
Se presenta para un mejor conocimiento de la operacin del departamento de
compras las funciones del jefe de este departamento, debidamente analizada
en cada punto del proceso.

Cargo: JEFE DE COMPRAS EMITIDO EN: ______________________________

Personal a cargo: ASISTENTE DE COMPRAS No.DE PAGINAS_______________
SECRETARIA FECHA: _______________
DEPENDENCIA A LA CUAL PERTENECE: GERENCIA ADMINISTRATIVA.

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FUNCIONES O RESPONSABILIDADES
I. REALIZA :
1. La planeacin de las compras locales, nacionales e internacionales.
2. Estudios de precios.
3. Seleccin de proveedores y transportadores.
4. Negociaciones con proveedores dentro de las polticas establecidas por la
empresa, buscando el mejor proveedor y mejor precio.
5. Contacto permanente con proveedores, distribuidores, fabricantes,
transportadores y otros que consideren necesarios.
6. Verificaron del cumplimiento de los pedidos.
II. INVESTIGA:
Fuentes de aprovisionamiento y transporte.
Precios y calidad de los productos ofrecidos por los proveedores.
III. ACTUALIZA:
Los precios de los productos en el mercado.
El registro de proveedores
El registro de cotizaciones
Catalogo de precios y suministros
IV. FIRMA:
1. Ordenes de compra
2. Constancia de cumplimiento de compras
3. Documentos relacionados por personal a su cargo.

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V. PARTICIPA:
1. En comits administrativos
2. En comits de presupuestos
3. En comits de aprovisionamiento de materiales y compras.
VI. OTRAS FUNCIONES:
Las que le asigne su jefe inmediato.
4.1. RESPONSABILIDADES IMPORTANTES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Planear la negociacin y adquisicin de las materias primas, suministros,
activos fijos y el transporte de stos a un precio justo y benfico para la
compaa.
4.2. PERFIL DEL JEFE DE COMPRAS
1 COMO PERSONA NATURAL:
El jefe de compras es la persona con capacidad tcnica y anlisis suficiente
para planear, organizar, seleccionar y ejecutar la gestin de compras de una
empresa y con conocimientos adecuados que acrediten su idoneidad y
honradez profesional.
El trabajo puede desarrollarlo:
a) Un administrador de empresas.
b) Un economista
c) Un especialista en administracin pblica
d) Un ingeniero industrial
e) Un contador pblico
f) Otros profesionales con conocimientos administrativos y especializacin en
compras y comercio exterior.

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2 REQUISITOS DEL PROFESIONAL EN COMPRAS Y SUS HABILIDADES
La persona que efectu el trabajo de la gestin de compras, debe cumplir por
lo menos con los siguientes requisitos:
a) Tener suficiente conocimientos y experiencia en la carrera administrativa.
b) Tener espritu de investigacin, iniciativa y habilidad analtica.
c) Tener criterio y decisin en las determinaciones tomadas.
d) Poseer integridad de carcter.
e) Ser prudente y claro en sus decisiones y afirmaciones.
f) Poseer habilidad para comunicar.
g) Tener en cuenta las normas de tica como los patrones morales esenciales
de sus actos.
h) Poseer habilidad para unas efectivas relaciones con sus proveedores,
clientes, empleados, y otros.
i) Tener habilidad y criterios en las negociaciones que realice con Proveedores.
j) Adaptacin al cambio.
k) Trabajo en equipo, para conseguir metas comunes.
3 EXPERIENCIA
3 aos en el cargo.
4 aos en cargos similares.
4 FORMACIN
a. Legislacin comercial y jurdica.
b. Administracin.
c. Procesos de gestin de calidad.
d. Programas de ofimtica.

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5 RELACIONES EXTERNAS DEL CARGO
- Con empresas de los sectores comerciales, industriales y de servicios.
- Bancos.
- Agremiaciones especializadas en comercio exterior y compras.
6 RELACIONES INTERNAS DEL CARGO
Revisora fiscal.
Auditoria interna.
Gerencia general
Jefes de departamentos.
Empleados en general.
Todos los cargos de la empresa.
4.3. PROCESO Y FUNCIONAMIENTO DEL CONTROL EN EL DEPARTAMENTO DE
COMPRAS
De la informacin emitida por el departamento de compras
"El intelecto apalancado y su principal facilitador, la tecnologa de servicios,
estn reformando no solo las industrias de servicios sino tambin todo el resto
de la industria, los modelos generales de desarrollo de los pases, las
estructuras laborales, nacionales y regionales". Plantea James Brian Quinn,
profesor de Dartmouth"s Tuck School en su obra Intelligent Entreprise[3]
Segn la investigacin[4]hasta el ao 1999, las empresas exportadoras de
productos tradicionales que colocan su produccin fundamentalmente fuera de
la regin, se vieron perjudicados por el fuerte atraso tecnolgico que
presentaban, lo que las hizo salir del mercado. Por su parte, las empresas que
volcaron su atencin en el mejoramiento tecnolgico registraron una tasa de
crecimiento muy significativa, formando parte de los sectores que lideraron el
crecimiento a lo largo de la ltima dcada.

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Por

tal motivo,

las

organizaciones

en su

interior

han

tenido

fuertes

transformaciones que han debido enfrentar en forma vertiginosa, en funcin de

sus ventajas competitivas, escala, diferenciacin o calidad. Aquellas empresas
que estaban preparadas para anticiparse a los cimbronazos de la crisis,
tuvieron la oportunidad de diversificar a tiempo sus mercados de destino y
reorientar su produccin hacia procesos de mayor especializacin y con mayor
valor agregado.
En razn de lo anterior, el departamento de compras de las organizaciones
como hemos visto, en pocas actuales debe caracterizarse por el avance
tecnolgico que posea y que le permita emitir datos sobre sus procesos con los
cuales se realizar el anlisis e interpretaciones respectivas. Estos datos y su
anlisis una vez confrontado, deben enviarse a los diferentes departamentos
de la organizacin para que estn plenamente enterados y tomen las
decisiones sobre compras, materiales, descuentos, calidad y dems aspectos
que se consideren necesarios para los procesos de cada departamento o
seccin. Los departamentos que utilizan la informacin de Compras son entre
otros los de contabilidad, sistemas, produccin, presupuestos y aquellas que
consideren necesarios estos datos e informaciones.
5. Sistemas informticos en la Gestin de Compras
Las

sociedades

avanzadas

de

fines

del

siglo

XX

son

denominadas

frecuentemente sociedades de la informacin, pues el volumen de datos que es

procesado, almacenado y transmitido es inmensamente mayor que en
cualquier poca anterior. Actualmente en el siglo XXI la informacin es
sinnima de poder, por ello las organizaciones la valoran mucho. Adems, no
slo el volumen, sino la importancia de esta informacin para el desarrollo
econmico y social, no tienen ningn antecedente con la que tuvo en el
pasado. De hecho, en la actualidad, las organizaciones consideran que la
informacin es un bien ms de sus activos y en muchos casos, prioritario sobre
los restantes de la organizacin.

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Pero gran parte de esos datos que nosotros, o las entidades de nuestra
sociedad,

manejamos,

han

sido

tratados,

sea

durante

su

proceso,

almacenamiento, o transmisin, mediante las llamadas tecnologas de la

informacin, entre las que ocupa un lugar focal la informtica.
Por lo tanto, la seguridad de las tecnologas de informacin, y por ende las de
informtica, se convierte en un tema de crucial importancia para el continuo y
espectacular progreso de las organizaciones, e incluso para su propia
supervivencia. Por otro lado, la evolucin en los ltimos aos de las redes
informticas y especialmente de Internet, ha sido el factor fundamental que ha
hecho que la Seguridad Informtica y sus estndares adquieran una
importancia vital en el uso de sistemas informticos en red.
Existe un acuerdo y conciencia general sobre la importancia de la Seguridad de
los Sistemas de Informacin (denominado SSI). La SSI est relacionada con la
disponibilidad, confidencialidad e integridad de la informacin tratada por las
computadoras y las redes de comunicacin.Se usan comnmente otros
trminos que en esencia tienen el mismo significado, tales como seguridad de
la informacin, seguridad de las computadoras, seguridad de datos o
proteccin de la informacin, pero en aras de la consistencia, usaremos el
trmino Seguridad de los Sistemas de Informacin en el presente articulo.
En los ltimos aos el departamento de compras de las organizaciones ha
tenido una serie de avances en las diferentes tecnologas de la informacin,
esto ha permitido manejar sistemas de informacin ms sofisticados y por
supuesto ms integrados. Los ERPs son uno de estos sistemas, integrando las
grandes reas de informacin de una empresa en un solo sistema. Sin
embargo se han establecido varios modelos de sistemas ERPs, cada uno con
sus respectivas particularidades.
Esto ha permitido tener una gran variedad de sistemas ERPs, para que las
diferentes empresas tengan varias opciones a seleccionar. A continuacin en el
diagrama N1 mostraremos el esquema tpico de un ERP.
5.1. El Componente de la Informacin

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Su propsito es garantizar la base de la transparencia de la actuacin del jefe
del departamento recompras, la rendicin de cuentas y el cumplimiento de
obligaciones de informacin.
Toda informacin generada en forma endgena o exgena debe contar con las
siguientes caractersticas:
Confidencialidad
Disponibilidad
Cumplimiento
Confiabilidad
Efectividad
Integridad
Eficiencia
La seguridad desde el punto de vista de la tecnologa de informacin se
concentra en la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad.
El componente informacin cuenta con tres (3) elementos que son:
Informacin primaria. Su fin es acopiar datos de fuentes externas que
afectan el desempeo.
Informacin secundaria. Su fin es acopiar datos que se origina y/o procesan
en el ejercicio de su funcin.
Sistema de Informacin. Su fin es generar informacin orientada a soportar
de manera ms eficiente la gestin.
5.2. Qu son los ERP?

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Fuente: Diseo propio. Esquema bsico de un ERP.

El ERP (Enterprise Resource Planning) es una aplicacin de Gestin Empresarial
diseada para cubrir todas las reas funcionales de la empresa.
Los ERP son una forma de utilizar la informacin a travs de la organizacin de
forma ms proactiva en todas las unidades de negocio que conforman una
empresa

como

suministros,

lo

son:

produccin,

abastecimiento,

compras,

finanzas,

inventario

recursos

humanos,

cadena
logstica

de
y

distribucin, ventas, servicio al cliente y relacin con proveedores. Nos

encontramos en una poca de intercambio con otros pases, llamado
globalizacin; en donde las compaas tienen interaccin con clientes y
proveedores de todas partes del mundo. Este tipo de soluciones ERP les
permitir mantenerse a la vanguardia e innovacin para tener xito en los
mercados en los que se desarrollan. Y poder estar al nivel de las empresas de

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cualquier parte del mundo. Los ERP, han llevado a las empresas a ser agentes
de cambio, para obtener el liderazgo en sus mercados. Sin embargo, no es tan
fcil que las pymes de nuestro pas implementen estas soluciones en sus
unidades de negocio y algunas de las razones son:
Estn acostumbradas a trabajar en un sistema tradicional en el que la mayora
de las tareas se lleva a cabo aun de manera manual; y piensan que tecnologa
es simplemente tener una computadora.
Las compaas piensan que la tecnologa le elevar sus costos, cuando la
relacin es al revs, la implementacin de la tecnolgica traer consigo la
reduccin de los costos, el aumento en la calidad, y la eficiencia y eficacia en
sus productos o servicios.
Las soluciones ERP tienen precios altos, mas, las soluciones que proporcionan
harn que la pyme reduzca costos y aumente la calidad y el servicio al cliente.
Se trata de un conjunto de paquetes o aplicaciones, cada uno diseado para
cubrir las exigencias de cada rea funcional de la empresa, de tal manera que
crea un flujo de trabajo entre los distintos usuarios.
Este flujo permite agilizar considerablemente el trabajo cotidiano, permitiendo
evitar esas tareas cotidianas tan repetitivas, y permitir el aumento de
comunicacin entre todas las reas que integran la empresa. Adems y muy
importante a considerar, la informacin que el usuario puede disponer es en
tiempo real. Su propia concepcin organiza todo por ciclos. Si alguien no
cumple su paso se detiene el proceso. Adems, fuerza la colaboracin entre las
reas, lo que permite compartir la informacin y generarla de forma oportuna
para la toma de decisiones.
5.3 Historia
Debido a la necesidad de automatizar las funciones del departamento de
compras, comenzaron a nacer sistemas como: Definicin de materiales,
productos

materias

primas

BOM;

Materiales

en

piso

(Part

Status),

pronsticos para proveedores (Vendedor Releases), presupuestos o pronsticos

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de ventas (Sales Forecast); etc. Pero el control en si del departamento de
compras comenz a aparecer cuando se defini lo que se le llam MRP, que
significa en espaol Planeacin a partir de la capacidad de materiales, que no
era otra cosa mas que la definicin de los productos en forma de recetas un
tanto especializadas y, poder a partir de estas recetas determinar cuanta
materia prima se requera para producir lo que se demandaba en un pronstico
de ventas dado y tambin cunto costara esa produccin.
La automatizacin de las funciones del departamento de compras fue
evolucionando a algo que se le llam MRPII, o sea otra vez MRP, pero ahora
considerando tambin las capacidades de las lneas de produccin; a partir de
las necesidades de reducir costos de inventarios apareci el concepto JIT, que
significa justo a tiempo (Just In Time), que agregaba a los MRPII la variante de
planear la produccin en demandas directas de los clientes, en vez de (o
adems de) en pronsticos, a fin de reducir los niveles de almacn y los costos
involucrados en tales inventarios, adems de brindar un mejor servicio a los
clientes.
En todo este proceso los fabricantes de software aprendieron mucho, sobre
todo aquellos que estaban integrados con empresas progresistas, las cuales
adoptaron todas las tecnologas que fueron apareciendo, hasta que de ah
salieron los primeros proveedores de software empresarial, que inclua todas
las funciones de una empresa de manufactura, tanto las administrativas, como
las propias de manufactura. Fueron estas empresas las que inventaron al poco
tiempo el trmino de ERP, Enterprise Resource Planning, lo que significa:
Planeacin de la empresa a partir de sus recursos.
Los grandes proveedores de ERP desarrollan actualmente para empresas que
no tienen nada que ver con manufactura, como bancos, casas de bolsa,
aseguradoras, empresas de servicios.
5.4 Qu permite el Sistema ERP?
Este Sistema (paquete de Software para negocios) permite a las compaas:

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Control y seguridad en la gestin de compras.

Automatizar e integrar la mayora de los procesos de la empresa.

Tener datos y prcticas comunes a lo largo de toda la empresa.

Acceso a la informacin en tiempo real.

5.5 Objetivo fundamental de los Sistemas ERP

El objetivo de los ERP es coordinar los negocios de la empresa, de la
evaluacin de proveedores hasta la facturacin de los clientes. Adems se
utiliza para centralizar la base de datos ayudando a que el flujo de informacin
circule por las diferentes reas de la empresa como lo son gestin de compras,
produccin, mercadeo, finanzas, y recursos humanos.
5.6. Cmo funcionan los Sistemas ERP
El funcionamiento de un sistema ERP se compone de un servidor el cual
"alimenta" a los nodos de los diferentes departamentos de la empresa que
cuenten con este programa, el encargado del servidor puede ver todas las
ventanas de todos los departamentos y los directivos tambin tienen una
computadora en la cual pueden ingresar a todas las ventanas, cada
departamento que cuente con este sistema solo puede ingresar a su ventana
de trabajo y solo pueden ver lo que las otras estaciones estn realizando.
5.7 Por qu es importante el Mejoramiento Continuo para los Sistemas ERP
Hay muchas pymes que creen que para poder trabajar con los Sistemas ERP
se limita nicamente a la implementacin de ste. Para que un Sistema ERP
sea

exitoso

dentro

de

una

pyme

se

debe

tener

retroalimentacin, ya que la tecnologa y el mundo

una

constante

de los

negocios

permanecen en continuo cambio, por lo cual se debe de estar preparado para

afrontar diferentes situaciones
5.8 Ventajas Sistemas ERP
Las principales ventajas de este tipo de sistema son las siguientes:

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Integracin de la cadena de suministro, Compras, produccin y proceso
administrativo.
Creacin de una base de datos comn.
Se pueden incorporar mejoras, rediseando mejor los procesos.
Reduccin de costos.
Agilizacin en las operaciones del Negocio.
Mejor administracin de la informacin.
Incrementa la comunicacin y la colaboracin mundial.
Ayuda a integrar mltiples sitios y unidades de negocio.
Puede proveer una ventaja estratgica sobre los competidores.
Seguridad y control en los elementos del almacn.
El mayor beneficio que un sistema ERP puede brindar a una empresa, por
supuesto tomando en cuenta que se ha implementado efectivamente es que un
sistema ERP en la principal FUENTE de informacin para otros sistemas crticos
del negocio. En otras palabras un ERP sirve como base o plataforma para
implementar otros sistemas que se alimentarn de la adecuada informacin
que un ERP administre.
Adems sirve de plataforma o base para la implementacin de otros sistemas
que permitan que la empresa evolucione a un negocio electrnico. Entre los
sistemas que estn sobre un ERP podemos mencionar:
Sistemas de Soporte a las Decisiones
CRM
SCM
E-Procurement
Sistemas Expertos
Sistemas de Informacin Ejecutivos
Otros
Otra ventaja que hay que tener muy en cuenta es que los directivos de las
empresas pueden conocer la situacin del departamento de compras, en el

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almacn de productos y de materias primas, por mencionar algunos, con lo
cual pueden tomar decisiones ms acertadas y en menos tiempo.
Los ERP otorgan a la empresa la posibilidad de reducir sus costos y de ser ms
competitivas adems de tomar ventaja con respecto a su competencia si sta
no cuenta con un sistema como este.
El resultado final de tener un sistema ERP dentro de la empresa es el que
incrementa las utilidades de la compaa por medio de la reduccin de
inventarios, ms rpida recoleccin de efectivo y entrega de pedidos en el
tiempo establecido.
Ventajas de los Sistemas ERP para cada rea de la Empresa
Las ventajas que ofrece un sistema ERP a compras y otros departamentos son:
Compras: Actividad de la empresa altamente relacionada con el plan de
produccin, un programa ERP ayuda a que los encargados de compras puedan
comprar los materiales correctos a los proveedores correctos en el tiempo
correcto y al precio correcto.
Contabilidad y Finanzas: Permite a los encargados de este departamento
tener un mejor control de costos y de horas trabajadas, administrar mejor el
efectivo y las cuentas bancarias, generar cheques electrnicos, aceptar pagos
y pagar cuentas en diferentes monedas, manejar los estados de cuenta,
analizar los flujos de efectivo, producir reportes y cerrar los periodos contables
de manera ms rpido.
Control de inventarios: Optimiza la inversin en inventarios ayudando a
reducir los niveles de inventarios y ordenar los productos por nmero de serie
y lote.
Manufactura: En lo que respecta a las operaciones administra la produccin
en cualquier ambiente estandarizando la produccin de altos volmenes con
gran control de la planta de produccin, el sistema tambin ayuda a crear
pronsticos de produccin y una mejor programacin para la produccin.

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Decisiones Ejecutivas: Un sistema ERP provee una visin ms clara de los
instrumentos de medicin ms importantes para una empresa como son el
flujo de efectivo, produccin y reportes, ayuda a corregir errores que se
presenten

de

manera

inmediata.

Herramientas

adicionales

permiten

monitorear el funcionamiento interno como: ventas por regin o periodo.

Embarque: Administra el almacn y herramientas de embarque lo cual
permite controlar todos los embarques de productos terminados ayudando a
entregar los pedidos en el tiempo establecido a los clientes por lo tanto
reducen las fallas en las entregas y adems incrementa la satisfaccin del
cliente.
Desventajas Sistemas ERP
Una desventaja por la que muchas pymes se detienen para obtener un sistema
como este, es el alto costo de estos programas ya que por ser tan complejos
se necesita de capacitacin para los empleados, adems de que este tipo de
programas deben ser especficos para cada empresa y deben tener personal
capacitado y que solo se dedique a manejar el programa del servidor.

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Conclusin

Toda empresa que desee competir en el actual mundo de los negocios debe
considerar la "informacin" como un activo muy importante. Es por ello que es
necesario que las pymes de la regin tengan los sistemas de informacin
adecuados para administrar rpidamente y eficientemente dicha informacin.
La nueva empresa es una empresa en tiempo real, la cual continua e
inmediatamente se ajusta a las cambiantes condiciones de los negocios a
travs de la inmediatez en la informacin. Los bienes se reciben de los
proveedores y los productos se despachan just in time, reduciendo o
eliminando de esta manera la funcin de bodegaje.

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Un ERP puede brindarle a una empresa varios beneficios, algunos tangibles
como reduccin de costos y otros intangibles como satisfaccin de los clientes
siempre y cuando el ERP se implemente de la forma adecuada. La mala
implementacin de un ERP puede traer consecuencias no agradables a una
empresa.
Un sistema de informacin es un conjunto de personas, recursos, mtodos de
trabajo, procesos de informacin que interactan entre s para ayudar a la
toma de decisiones en funcin de los objetivos institucionales.

Bibliografa
CAMACHO, Salvador. (1997). Planeacin de Recursos Empresariales.
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WEBGRAFIA
www.Taringa.com/trabajos72/control-interno-gestion-compras/control-internogestion-compras2.shtml

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