PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

PROCEDIMIENTO

Cdigo:
Revisin: 00
Fecha: 09/08/2012
Pgina: 1 de 8

IMPORTACIN

0.- ndice
1.- Objetivo
2.- Alcance
3.- Responsabilidad
4.- Definiciones
5.- Referencias
6.- Registros
7.- Descripcin de proceso
8.- Indicadores
9.- Anexos

Revisin
00

Fecha
09/08/2012

Modificaciones
- Emisin del documento

Realizado por:
Mnica Daz R.
Director Administracin
Fecha:

Revisado por:

Aprobado por:

Fecha:

Fecha:

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
PROCEDIMIENTO

Cdigo:
Revisin: 00
Fecha: 09/08/2012
Pgina: 2 de 8

IMPORTACIN

1. OBJETIVO.
El objetivo de este procedimiento es definir e implementar una metodologa efectiva y eficiente para
la gestin de las importaciones de los productos adquiridos, con el fin de satisfacer las necesidades
y requisitos de la Empresa y de la posterior realizacin de la venta.
2. ALCANCE.
Este procedimiento se aplica a todas las importaciones de productos de las reas de venta y
operativas de la Empresa.
3. RESPONSABILIDAD.
Subgerente de Logstica y Operaciones: Es el responsable de aprobar cada compra y revisar los
costos asociados a cada una al final del proceso.
Gerente de Administracin y Finanzas: Es el encargado de generar la materializacin del pago de
las compras realizadas por importacin.
Importaciones: Es la persona encargada de realizar el proceso de compra e importacin de todos
los equipos o repuestos que se adquieran fuera del pas. Adicionalmente es la encargada de
mantener informadas a las distintas reas de la empresa del estado de cada compra.
4. DEFINICIONES.
Factura de Compra: Documento tributario que formaliza las transacciones comerciales, que los
proveedores envan a la Empresa, con el detalle de la mercadera comprada, su precio unitario, el
total del valor cancelable de la compra y, si correspondiera, la indicacin del plazo y forma de pago.
Nota de crdito: Documento emitido para anular una factura con posterioridad al plazo de
declaracin y pago, o en el caso de facturas emitidas con errores de forma (domicilio, rut, giro, etc.),
se deber emitir una nota de crdito con los rubros rectificados y con la referencia de la factura que
corrige.
Orden de compra: Documento emitido por la Empresa al proveedor seleccionado, que formaliza la
compra del producto. En este documento se especifica: proveedor, cantidad, detalle, lugar y plazo de
entrega, total de la compra y forma de pago.
Producto: Corresponden a los equipos o repuestos destinados a satisfacer las necesidades del
cliente.
Proveedor: Empresa o persona que provee o abastece de los productos a la Empresa.

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
PROCEDIMIENTO

Cdigo:
Revisin: 00
Fecha: 09/08/2012
Pgina: 3 de 8

IMPORTACIN

Carpeta de compra: Corresponde a una carpeta por cada compra, donde deben estar los siguientes
documentos:
5. REFERENCIAS.
- NCh 9001- Of 2001 Sistemas de Gestin de Calidad- Requisitos.
- Manual de Calidad
- Manual de Procedimientos
6. REGISTROS.
Cdigo

Nombre del
Registro
Orden de
Compra Sistema
Orden de
Compra a
Proveedor
Carpeta de
compra
Informe de
Compras

Almacenamiento
Encargado

Medio de
Soporte

Ubicacin

Periodo de
Retencin

Importaciones

Magntico

Base de datos
SAP

1 ao

Importaciones

Papel

Carpeta de
compra

6 aos

Importaciones

Papel

Importaciones

Magntico

Oficina de
importaciones
Computador de
importaciones

6 aos
1 ao

7. DESCRIPCION DEL PROCESO.

Actividades
Notas
7.1 Recepcin de Orden de Compra Sistema: Esta Orden de Compra, debe
Se recibe la Orden de Compra, enviada por los ser enviada a travs del
asistentes comerciales o tcnico va sistema.
sistema SAP y debe estar
autorizada.
7.2 Confeccin de la orden de Compra a Esta orden de compra se
Proveedor:
confecciona en Word
Con los antecedentes recepcionados, ms los
antecedentes de los proveedores, se
confecciona la Orden de Compra al proveedor
7.3 Envo de la Orden de Compra:
La orden de compra se enva va correo
electrnico al contacto establecido en el
proveedor correspondiente
7.4 Recepcin de Conformidad:
Ante cualquier modificacin,
Se recibe la conformidad del proveedor en lo se debe avisar al Gerente de

Responsable
Importaciones
Importaciones

Importaciones

Importaciones

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
PROCEDIMIENTO

relativo al producto, valor y plazo de despacho

Cdigo:
Revisin: 00
Fecha: 09/08/2012
Pgina: 4 de 8

IMPORTACIN

Ventas o al Gerente del

Servicio Tcnico a fin de
validar el cambio.

7.5 Obtencin de los recursos:

De acuerdo a la forma de pago establecida con
el proveedor, se comunica la necesidad de
recursos al Gerente de Adm. Y Fin.
7.6 Provisin de recursos:
De acuerdo a la forma de pago establecida, se
realizan las gestiones a fin de materializar el
pago al proveedor
7.7 Seguimiento de la compra:
En caso de detectar demoras,
Se realiza un seguimiento de la compra a fin de se debe dar aviso a los
anticipar demoras.
interesados y tomar las
medidas correctivas
7.8 Informe de Compras:
Corresponde a un archivo
En forma semanal, se realiza la actualizacin del realizado en Excel.
estado de todas las compras pendientes y se
enva informe a todos los interesados
7.8 Coordinacin de la recepcin del
producto:
En caso de corresponder, se realizan las
coordinaciones entre agente de aduana,
trasporte, bodega y servicio tcnico a fin realizar
la recepcin del producto
7.9 Recepcin del producto:
El ingreso debe ser realizado
Se recepciona el producto.
en el SAP
7.10 Ingreso de costos de importacin:
El ingreso debe ser realizado
Se deben registrar los costos asociados a la en el SAP
importacin.
7.11 Validacin de Costos:
En el caso de existir
Se revisan los costos asociados a la importacin variaciones
significativas,
a fin de detectar variaciones significativas
estas son analizadas a fin de
tomar acciones correctivas si
existen

Importaciones

Gerente
Adm.
Finanzas
Importaciones

Importaciones

Sub Gerente de
Logstica
y
Operaciones

Bodeguero
Importacin
Sub Gerente de
Logstica
y
Operaciones

8. INDICADORES DE GESTIN.

Tiempo promedio entre la recepcin de la solicitud de compra y la llegada del producto.

9. ANEXOS.

de
Y

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
PROCEDIMIENTO

9.1. - Orden de Compra.

9.2. - Informe de compras
9.3. Flujo grama Procedimiento de Adquisicin

IMPORTACIN

Cdigo:
Revisin: 00
Fecha: 09/08/2012
Pgina: 5 de 8

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
PROCEDIMIENTO

9.1. - Orden de Compra.

IMPORTACIN

Cdigo:
Revisin: 00
Fecha: 09/08/2012
Pgina: 6 de 8

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
PROCEDIMIENTO

9.2. Informe de Compras

IMPORTACIN

Cdigo:
Revisin: 00
Fecha: 09/08/2012
Pgina: 7 de 8

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
PROCEDIMIENTO

9.3. Flujo grama Procedimiento de Importacin

IMPORTACIN

Cdigo:
Revisin: 00
Fecha: 09/08/2012
Pgina: 8 de 8