Organizacin del proyecto

Tema 10.- LA DOCUMENTACION DEL PROYECTO

1.- El concepto de documento
Como en tantas otras ocasiones el Diccionario de la Real Academia
proporciona abundante informacin para poder establecer el concepto de
documento. En l figuran las siguientes acepciones:
1.

Instruccin, que se da a uno en cualquier materia

particularmente aviso y consejo para apartarle de obrar mal.

2.

Diploma, carta, relacin u otro escrito que ilustra acerca de algn

hecho, principalmente de los histricos.

3.

Cualquier otra cosa que sirva para ilustrar o comprobar algo.

4.

Documento privado: El que autoriza por las partes interesadas,

pero no por funcionario competente, prueba contra quien lo
escribe o sus herederos.

5.

Documento pblico: El que autorizado por funcionario para ello

competente, acredita los hechos que refiere y su fecha.

Las palabras subrayadas permiten una mejor identificacin del concepto

"documento", que as resulta ser:
- Una instruccin
- Aviso y consejo
- Sirve para ilustrar
- Sirve para comprobar
- Prueba contra quien lo escribe
- Acredita hechos y su fecha
y en consecuencia pueden deducirse distintos usos y servicios para los
documentos. Pueden servir para:
- ordenar
- informar
- avisar
- aconsejar
- ilustrar
- comprobar
y tambin como prueba y acreditativo.

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En cualquier caso todo documento es un sustitutivo de la expresin oral,

frecuentemente ms fro e impersonal, pero tambin ms eficaz. Habitualmente
al escribir se utiliza un lenguaje mucho ms preciso que al hablar, lenguaje ms
pulido cuya construccin significa tiempo y, en consecuencia, dinero.
Los documentos suelen ser medios y no fines en s mismos; y como a la vez
son costosos y tienen una vida limitada, un periodo de tiempo durante el cual
son eficaces o pueden serlo, puede decirse que los hechos a destiempo son
intiles; es como si no hubiese existido, no sirven para nada.
Un documento debe ser eficaz para el fin preseguido y por lo tanto oportuno, es
decir, hecho a tiempo. Tambin debe ser claro y conciso, siempre de acuerdo
con el fin que se persiga.
Un aspecto importante en la emisin de documentos es el temor al riesgo, el
deseo de cubrirse por parte de sus autores. Documentos largos, confusos, que
nacen muertos porque los riesgos que pretenden cubrir o no existen, o de
existir realmente no pueden eliminarse por muchos y abultados informes que
se emitan.

2.- Los documentos del proyecto

En sentido clsico los documentos de un anteproyecto son:
- Memoria (justificativa de soluciones adoptadas)
- Planos (de conjunto)
- Presupuestos (valoracin aproximada)
Y los del proyecto:
- Memoria |
| descriptivos
- Mediciones y Presupuesto|
- Planos |
|vinculantes, ejecutivos
- Pliego de Condiciones|
Estos documentos se complementan durante la fase de ejecucin con las
instrucciones que se escriban en el "Libro de Ordenes" de la obra que son
firmadas por el Director Facultativo. Tambin se hacen planos y croquis para
mayor comprensin, especialmente de los detalles.
Desde hace bastantes aos, quizs en Espaa desde hace veinte, la
complejidad de los proyectos, su tamao y por tanto el numero de personas
que intervienen en su ejecucin, es ms grande y ha surgido la necesidad de
utilizar otros documentos como complemento o sustitutivo de los clsico y as

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facilitar el trabajo y la colaboracin de todos. Actualmente se usan otras

nomenclaturas que matizan el carcter de cada documento que se va a intentar
enumerar, previa clasificacin.
Esta clasificacin podra hacerse de muy diferentes maneras:
- Por actividades del proyecto
- Por su carcter (de informacin de control, etc.)
- Por su origen
- Por su destinatario
- Por su contenido
e incluso por su tamao, o por el idioma en que estn escritos.
Se ha preferido hacerlo, an a sabiendas que la clasificacin no es perfecta,
por la actividad del proyecto a que se refiere:
1.

Documentos de Direccin y Coordinacin

2.

Documentos de Planificacin

3.

Documentos referentes a costes

4.

Documentos de Ingeniera Bsica y/o de Proceso

5.

Documentos de Ingeniera de Detalle

6.

Documentos de Compras

7.

Documentos de Proveedores

8.

Documentos de Construccin

A continuacin se relacionan los principales que se utilizan en cada actividad.

2.1.- Documentos de Direccin y Coordinacin.
Son los que habitualmente generan y utilizan los directores de las empresas, el
director de proyecto y los ingenieros de proyecto.
Los ms importantes son:
- El contrato
- Manual de Coordinacin
- Notas de reunin
- Listas de trabajos

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- Informes peridicos de progreso (generales)

- Correspondencia general
- Hojas de envo
- Procedimientos de facturacin y cobro
- Documentos financieros
2.2.- Documentos de Planificacin.
- Planificacin general
- Planificacin de detalle y revisiones
- Hojas de instrucciones a departamentos
- Clculos
- Programas de proveedores
2.3.- Documentos referentes a costes.
- Presupuesto inicial
- Los que se decidan en cada caso, tales como:
- Contratado a la fecha
- Pendiente de contratar (estimado)
- Pagos a corto, medio y largo plazo
- Desviaciones sobre contratado
- Desviaciones sobre pendiente de contratar
- Desviaciones totales
- Escalaciones previsibles sobre contratado
- Etc.
2.4.- Documentos de Ingeniera Bsica y/o de Proceso.
- Informes tcnicos
- Planos
- Memorias descriptivas de proceso
- Diagrama de bloques (operaciones unitarias)
- Hojas de datos de equipos (tamao, etc.)
- Planos de implantacin tpicos
- Listas de equipos
- Listas de instrumentos
- Especificaciones de materiales
- Diagrama de flujo (industria qumica)
- Balances de masa
- Balances de energa
- Clculos de elementos bsicos
- Resultados de ensayos de plantas piloto
- Recopilacin de datos de la implantacin
- Datos geolgicos
- Topografa

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- Informacin de campo (muy variada)

- Datos de rendimientos y consumos
- Especificaciones materias primas, productos intermedios y
finales
- Recomendaciones basadas en experiencias anteriores a seguir
en la planta
2.5.- Documentos de Ingeniera de Detalle.
- Normas a utilizar (practica o ley)
- Cdigos aplicables (ASME, etc.)
- Listas de equipos y/o requisiciones
- Especificaciones de equipos y materiales, incluso "unidades paquete"
- Clculos
- Planos preliminares para informacin
- Planos definitivos para construccin
- Planos de vendedores de equipos
- Listas de materiales
- Mediciones de obra civil
- Procedimientos de pruebas en taller y campo, y ensayos
- Procedimientos de montaje y/o construccin
- Procedimientos de puesta en marcha
- Procedimientos de operacin
- Catlogo mecnico
2.6.-Documentos de Compras.
- Lista de suministradores
- Requisiciones
- Peticiones de ofertas
- Registro de peticiones de oferta
- Informes activacin de ofertas
- Comparacin de ofertas (tabulaciones)
- Pedidos
- Registro de pedidos, subpedidos
- Estado de documentacin a recibir por los proveedores
documentaciones)
- Estado de fabricacin de equipos (progreso) Activacin
- Informes de inspeccin
- Certificados de pruebas
- Certificados de aceptacin
- Documentos de importacin y/o exportacin
- Facturas
- Comprobantes de pago
2.7.- Documentos de proveedores.
- Programa de fabricacin, montaje y puesta en marcha

(planos y otras

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- Lista de planos
- Planos para aprobacin y/o comentarios
- Planos aprobado final
- Clculos para aprobacin
- Clculos comentados
- Clculos aprobados
- Manuales de Montaje, Operacin y Mantenimiento
- Lista de piezas
- Listas de repuestos
- Subpedidos
- Informes de progreso de fabricacin/montaje
- Dosier de inspeccin
- Avisos de expedicin
- Facturas
- Certificaciones
2.8.- Documentos de Construccin (o de Obra).
- Planos de obra
- Planos "as built"
- Informes de almacn/recepcin
- Subcontratos de obra
- Informes de progreso (civil y montaje)
- Informes de incidencias
- Informes de pruebas de campo

3.- Anlisis de los documentos principales.

Entre todos los documentos anteriores hay algunos de ellos que por su
importancia y transcendencia en la vida del proyecto merecen ser analizados
con cierto detenimiento.
As, de los de Direccin y Coordinacin cabe destacar los "Informes peridicos
de progreso" sobre la marcha del proyecto que se hacen llegar al cliente.
Entre los restantes y dentro de los de Ingeniera de Detalla, hay que sealar:
- Planos
- Especificaciones
- Requisiciones
- Catlogo Mecnico
3.1.- Informes peridicos de progreso.
Es un documento, emitido peridicamente, que antes de hacerlo hay que tener
las ideas muy claras sobre quien va a leerlo y, sobre todo, que uso har de l;

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o en circunstancias extremas quien podr leerlo y que se le ocurrir hacer con

l en funcin de su nivel de colesterol en la sangre en ese momento.
Debe ser lo ms objetivo posible, estar basado en realidades medibles y
tambin que sea fcilmente demostrables. Las afirmaciones y negaciones
deben ser cuantificables para hacerlas menos discutibles. Se discute menos un
nmero que una opinin, por muy docto que sea el que la emite. Este
documento debe ayudar a centrarse en la realidad, a ser ms objetivos. Que no
sirva para discutir. No se intente comprometer a nadie: se defender.
Cauntifquese, aunque sea utilizando modelos que no sean demasiado reales a
veces (p.e.: curva de la S).
Un ndice del contenido de un informe peridico sera, por ejemplo, el siguiente:
- Resultado de decisiones tomadas
- Progreso de ingeniera bsica % (curva "S")
- Progreso de ingeniera de detalle % (curva "S")
- Progreso de compras %
- Progreso acopios en campo (ponderacin) %
- Progreso de construccin y montajes (ponderacin) %
- Desviaciones sobre planificacin. Recomendaciones
- Desviaciones sobre costes. Recomendaciones
- Propuesta de decisiones a tomar (listado ABC. ya que nunca da
tomar todas)

tiempo a

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3.2.- Planos.
- Tamaos normales UNE (DIN) y variantes
- Ms usados UNE A-1, A-3 y A-4
- Posibilidad de reducir a tamaos menores
- Material empleado
- Cebolla (croquis)- dibujo a lpiz
- Vegetal- dibujo a tinta/lpiz
- Poliester- dibujo a lpiz
- Reproducibles- dibujo a tinta
- Rotulacin
- A mano
- A mquina
- Identificacin de un plano
Hay muchas formas de hacerlo; una de ellas, aconsejable, es la siguiente:
- Letra de dimensin
- Nmero de proyecto
- Cdigo de rea
- Smbolo del departamento de ingeniera
- Nmero especifico dentro del rea y del departamento
- Nmero de revisin
As por ejemplo:
d-1214-05-S-07,Rev.2
indica:
Letras de dimensin:B = tamao A-3
C = tamao A-1
D = tamao A-0
X = tamao A-1 de mayor longitud
Smbolo del departamento de ingeniera correspondiente:
C = Civil
A = Arquitectura
S = Estructuras
M = Mecnica
T = Tuberas
E = Electricidad
I = Instrumentacin
P = Planificacin
A veces los planos de despiece correspondientes a un plano determinado se
identifican de la misma manera que ste aadiendo las letras A, B, C, etc.
- Utilizacin: Un plano puede tener diversos usos:
- Para orientacin/informacin

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- Para coordinacin/comentarios
- Para construccin
- Para usos oficiales
- Firma:
Por responsable: delineante / ing. especialista / jefe dpto. / ingeniero de
proyecto / Director de proyecto
- El plano es como un ente vivo:
Hay revisiones de los planos a lo largo del proyecto. Los planos " as built" son
imprescindibles al terminar el proyecto.
- El sello de un plano
- Su importancia
- Modelos
- Presentacin en colegios
- La firma
- La referencia a otros planos
- El nivel de informacin contenido
- Segn su destinatario
- Vicio frecuente de que diga cosas que no le interesan a quien lo recibe.
Confusin. Coste
- Los reproducibles
3.3.- Especificaciones.
En general se refiere a:
- Equipos
- Montaje
- "Unidades paquete" incluso con montaje
- Objetivo: definicin ms precisa del equipo, la profundidad depende del tipo
de equipo y no son lo mismo:
- equipos de serie (bombas centrfugas)
- equipos normales (recipientes a presin, tanque de almacenamiento)
- equipos especiales (compresores)
- equipos muy especiales (mq. herramienta)
- Contenido: En general tambin depende del equipo a que se refiere. Una
especificacin de equipo debe contener, si se toma como ejemplo el caso de
una bomba centrfuga, lo siguiente:

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- Generalidades
- Alcance
- Modificaciones/Alternativas
- Planos y datos necesarios
- Diseo
- Elementos motrices
- Equilibrado esttico y dinmico
- Tubuladuras y conexiones
- Rodetes
- Cojinetes
- Cajas de empaquetaduras
- Cierres
- Acoplamientos
- Bancada
- Camisas de enfriamiento
- Materiales a emplear
- Pruebas e inspeccin
- Bombas hidrostticas
- Pruebas de funcionamiento
- Pruebas del NPSH
- Tuberas auxiliares
- Marcado y expedicin
- Placas de caractersticas
- Expedicin
Una especificacin de montaje de esta misma bomba centrfuga tendr el
siguiente contenido:
- Generalidades
- Fundaciones
- Montaje
- Alineamiento
- Cimentacin
- Conexiones
- Operacin
- Cebado
- Alimentacin
- Puesta en marcha

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Fcilmente se comprende que en el caso de otro equipo, aunque el esquema

sera parecido, el contenido tcnico tendra que ser diferente.
3.4.- Requisiciones.
Otro documento importante es la requisicin de compra o peticin de oferta
que, adems de la propia especificacin, contemplara los siguientes aspectos:
- Alcance exacto del suministro
- Repuesto
- Garantas requeridas
- Plazos de ejecucin de:
- Equipos
- Documentacin ( planos y otros)
El pedido u orden de compra aadira a la especificacin y a la requisicin el
precio, las penalidades y la forma de pago.
Quizs parezca que todos estos documentos repiten las cosas. A veces esto es
cierto, pero cada documento tiene valor en su momento y hay que medir la
rentabilidad precisamente en ese momento. El grado de conocimiento que se
tenga y el desarrollo y circunstancias del proyecto, en la mayor parte de los
casos, imponen la necesidad de usar documentos distintos aunque con
parecida informacin.
Es importante el aspecto de la identificacin de cada uno de estos documentos.
Una forma normal de identificar una requisicin es la utilizacin correlativa de
los siguientes conceptos:
- Smbolo de la requisicin
- N de proyecto
- Cdigo de rea
- Smbolo del departamento que la emite
- Nmero especifico dentro del departamento y del rea
- Nmero de revisin

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As pues tendremos:
R-1724-03-M-22-Rev. 3
3.5.- Catlogo Mecnico.
Constituye otro de los documentos importantes del proyecto.
En su sentido ms amplio y para cada pedido, el catlogo mecnico debe
contener lo siguiente:
- Pedido y sus cambios
- Listas de planos
- Planos aprobados finales
- Clculos aprobados
- Documentacin completa de inspeccin
- Protocolos de ensayos de recepcin
- Manual de montaje, operacin y mantenimiento
- Lista de piezas
- Lista de repuestos recomendados por el fabricante

4.- El coste de los documentos

Es importante, antes de hacer muchos comentarios, reflexionar acerca del
binomio utilidad coste, entendido en este caso la utilidad en dos vertientes,
imprescindibilidad y rentabilidad. Si es imprescindible hay que hacerlo. Si se
tienen dudas hay que ponerse a pensar si ser rentable o incluso qu pasara
si no se hiciese.
A continuacin se incluye una lista orientativa de cuanto tiempo se emplea en
hacer algunos documentos, en el supuesto de que los que los van a hacer
tengan una experiencia normal:
- Manual de Coordinacin : 40/200 horas
- Notas de reuniones
: 3/10"
- Informe de progreso : 10/20"
- Una carta (promedio) : 0,5/2"
- Una hoja de envo : 0,1/0,25"
- Un documento que trate sobre
desviaciones previstas sobre
lo que falte de contratar : no se sabe
- Un documento sobre la escalacin de
precios a futuro : no se sabe
- Un plano de implantacin (variante): no se sabe
- Otra variante : no se sabe
- Un plano (en general) : 100/140 horas
- Un plano que se cambie : no se sabe

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- Los planos que se modifican como

consecuencia del cambio en
un plano anterior : muchas horas
- Un catlogo mecnico : por lo menos un
hombre durante todo el proyecto
( si se hace al final, lo ms que se
conseguir es que este bien encuadernado)
- Una peticin de oferta a los
proveedores precalificados (partiendo
de la especificacin/requisicin): 2/5 horas
- La misma peticin de oferta a
un nuevo suministrador que
alguien impuso : 2
"
- Una comparacin de oferta (normal): 5/100 "
- La misma con el suministrador de
ltima hora que alguien impuso: 10/100 "
- Un informe de activacin : 1/2 "
- Un plano "as built" : indefinido
- Etc.
Si los tiempos anteriores se transforman en pesetas, de acuerdo con los costos
horarios del personal que los realiza, las cifras obtenidas seran sorprendentes.

5.- La organizacin de la documentacin

Para que la documentacin del proyecto sea de utilidad, no basta con que
todos los documentos, en s, lo sean. Es necesario que cada documento tenga
su distribucin ms apropiada, llegue a sus destinatarios en tiempo til y sea
correctamente archivado.
La distribucin de documentos suele seguir dos circuitos, uno interno, en el
seno de cada una de las empresas que intervienen en el proyecto, y
especialmente en las Empresas de Ingeniera, y otro externo, comn a todas
las empresas involucradas.
En la distribucin es importante estudiar la necesidad real de cada documento,
evitando copias intiles que solo sirven para llenar el cesto de los papeles de
muchos destinatarios, que ni los leen, ni si lo hiciesen sacaran el ms mnimo
provecho para su actuacin en el proyecto.
En cualquier caso, las copias intiles ocupan archivos y espacio y, sobre todo,
cuestan dinero.
Los documentos que realmente son de inters estn en muchos casos
vinculados al tiempo. Si las actas de una reunin no se distribuyen antes de la
siguiente, de poco van a servir. Es mejor hacer actas cortas y concretas, con

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una distribucin rpida, que no actas minuciosas que nadie lea por su longitud
y retraso en su recibo.
Tambin es necesario destacar la necesidad de un buen sistema para el
archivo de documentacin. De poco vale una documentacin clara, concisa y
adecuada si a la hora de buscar un determinado documento ste es imposible
de encontrar.
En proyectos grandes y complejos es frecuente que en el Manual de
Coordinacin se incluya tanto normas de distribucin de documentos como las
bsicas para su archivo.
En todo caso hay que recalcar que los documentos NO son el proyecto, sino un
medio ms para su ejecucin.
En cualquier organizacin cuanto menos se conocen las personas o cuanto
peor se llevan, hace falta ms papeles. Eliminemos papeles y relacionemos a
las personas. Por lo menos servir para el siguiente proyecto.