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CNRS - DSI - Conduite de projet - Planification et suivi de projet

Phase de dfinition - Gestion de projet


Charte de projet
Planification et suivi de projet
Revue de projet

Planification et suivi de projet


1. Objet et domaine
dapplication
2. Documents de
rfrence
3. Abrviations et
terminologie
4. Principes d'laboration
5. Contenu type des
documents

1 - Objet et domaine dapplication

Ce document pour but d'apporter une aide mthodologique sur la faon de concevoir et
de raliser un planning de projet. De plus, il explique l'activit de "suivi de projet" au sein
d'un projet concernant les systmes d'information.
La planification d'un projet est un outil incontournable pour le management de projet. Elle
permet de :

dfinir les travaux raliser,


fixer des objectifs,
coordonner les actions,
matriser les moyens,
diminuer les risques,
suivre les actions en cours,
rendre compte de l'tat d'avancement du projet.

La planification est un outil de prise de dcisions pour le chef de projet mais aussi de
communication entre les diffrents acteurs d'un projet. Elle permet alors de matriser les
interfaces du projet.
Planifier optimise ainsi les chances de russite d'un projet en amliorant la productivit
grce une meilleure matrise de la qualit.
Le suivi de projet doit permettre d'effectuer un comparatif entre le prvu et le rel. La
russite d'un bon suivi de projet tient en la disponibilit d'informations fiables, au niveau du
chef de projet, sur :
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les charges consommes, les reports d'chance et les cots ;


l'estimation du reste faire en charge et les travaux complmentaires prvoir ;
les difficults rencontres.

Par ailleurs, ce guide dcrit le contenu de plusieurs documents supports intituls : "suivi
d'avancement", "journal de bord" et renvoie vers le guide mthodologique " Utilisation de
MS Project pour la planification et le suivi d'un projet".

2 - Documents de rfrence

Guide mthodologique : Utilisation de MS Project pour la planification et le suivi d'un


projet
(ou format PDF)
Plans types : plan-type-planning-suivi-d'avancement
plan-type-journal-bord

3 - Abrviations et terminologie
cf Glossaire " Conduite de projet Systmes dinformation "

4 - Principes dlaboration
L'activit de management de projet peut-tre rsume par le schma ci-dessous :

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Ce paragraphe dtaille les activits de management de projet que l'on peut regrouper en
deux grandes phases : la planification de projet et le suivi de projet.
Chacune de ces phases se traduit par l'laboration de plusieurs documents intituls :
"Planning(s)", "Journal de bord" et "Suivi d'avancement".
Il dcrit galement des outils de planification et de suivi de projet destins aider les chefs
de projet dans leur activit de gestion de projet.

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4.1 - Planification du projet


La planification du projet est initialise au dbut d'un projet et mise jour pendant toute sa
dure de vie. Un mme projet peut faire l'objet de plusieurs plannings : un
planning global
et un ou des
planning(s) dtaill(s)
.
L'ensemble de ces plannings permet de grer les principales tches et jalons du projet.
Un projet comporte toujours un nombre de tches plus ou moins grand raliser dans des
dlais impartis et selon un agencement bien dtermin. Le diagramme de GANTT est un
outil permettant de planifier le projet et de rendre plus simple le suivi de son avancement.
Ce diagramme doit servir atteindre les objectifs initialement fixs. Il est conseill que les
plannings raliss dans le cadre de projets de la DSI prennent la forme d'un diagramme de
GANTT.
Le diagramme de GANTT est un planning prsentant une liste de tches en colonne et en
abscisse l'chelle de temps retenue. Il permet de visualiser facilement le droulement du
projet, ainsi que de prvoir suffisamment l'avance les actions penser. On pourra aussi
grer plus facilement les conflits de ressources et les ventuels retards en visualisant
l'impact de ceux-ci sur le droulement du projet. En outre, le diagramme de GANTT est un
bon outil de communication avec les diffrents acteurs du projet.
La ralisation d'un tel planning ncessite la mise en uvre de technique de planification :

les tches doivent tre identifies,


les tches doivent tre quantifies en terme de dlais, de charges ou de ressources,
la logique de l'ensemble des tches doit tre analyse.

Ces lments sont issus de l'analyse du projet, qui se situe en amont de la planification.
Afin de mener bien la ralisation de cet outil, il faut donc procder comme suit :

1 ) Dterminer et
structurer la liste
des tches raliser
pour mener bien le
projet
Cette identification peut se faire par des techniques comme le Brainstorming ou les groupes
de travail. La liste obtenue doit tre ensuite structure : on tente de regrouper les tches,
de les hirarchiser par lots de travail.
2 ) Estimer les dures
et les ressources
Il faut ensuite remplir un tableau prsentant, pour chaque tche, la dure de celle-ci et les
ressources affectes.
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L'unit de temps pour exprimer la dure est fonction du type de projet ralis. Le tout est
d'utiliser la mme unit de temps pour toutes les tches dans un souci d'harmonisation du
diagramme de GANTT. La dure choisie doit tre raliste et raisonnable.
Quant aux ressources, elles peuvent tre humaines ou matrielles.
Il est important d'avoir l'esprit que la planification d'un projet s'effectue partir de la date
connue ou estime de dbut du projet. L'estimation de la dure des tches permet ensuite
de calculer la dure totale du projet et de parvenir une date de fin de projet parfois bien
diffrente de celle voulue. Dans ce cas, le responsable de la planification doit estimer
nouveau les donnes concernant le projet de faon fixer une date de fin de projet la plus
conforme aux impratifs.

3 ) Raliser le rseau
logique
Le rseau doit reprendre les hypothses de priorits des tches. Il se prsente souvent sous
la forme de tches relies entre elles par des liens logiques. Pour chaque tche, il est
primordial de trouver les relations d'antcdence et de succession. Une fois le rseau trac,
on retrouvera la chronologie du projet.
4 ) Tracer le
diagramme de GANTT
Avec en abscisse l'chelle de temps et en ordonne la liste des tches, il faut tracer un
rectangle d'une longueur proportionnelle sa dure, le tout suivant la logique d'ordre
d'excution du rseau. Il peut apparatre des tches se ralisant pendant la mme priode.
En effet, c'est un peu le but recherch car plus les tches pourront se faire simultanment
plus la dure du projet sera courte et plus le cot du projet risque de baisser. Il faut
toutefois vrifier la disponibilit des ressources en regardant dans le tableau d'affectation,
les ressources utilises plusieurs fois.
4.2 - Suivi du projet

Suivi interne la DSI

Des runions rgulires de l'quipe sont organises entre le chef de projet et les membres
de l'quipe. Les points que l'quipe souhaite inscrire l'ordre du jour sont communiqus au
chef de projet au plus tard la veille de la runion.
Un "journal de bord"
est tenu jour et
permet de garder une trace des informations communiques, des problmes rencontrs,
des dcisions prises, des responsables dsigns pour mener bien les actions et la date de
ralisation de l'action.
L'ordre du jour de la runion est le suivant :

passage en revue des points non encore clos du journal de bord,

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informations diverses du chef de projet,


prsentation de l'avancement des activits de l'quipe par le responsable de l'quipe
(transmission d'un exemplaire du planning jour sous forme MS Project ou Excel),
examen des diffrents problmes et reports dans le journal de bord.

Le journal de bord est mis jour et transmis l'quipe projet dans les 24 heures qui
suivent la runion. Si aucune remarque ou correction n'a t formule dans les deux jours
qui suivent, le journal de bord est considr comme valid.

Suivi avec l'quipe


du titulaire du march
Le suivi du projet avec le titulaire du march s'appuie sur deux comits :

Le comit contractuel est prsid par la personne responsable du march


au CNRS. Sa frquence est trimestrielle, son objectif est de rechercher une
visibilit contractuelle, d'arbitrer sur le respect des obligations contractuelles
par les deux parties et de contrler la matrise des cots.
Le comit oprationnel est prsid par le chef de projet DSI. Sa frquence
est gnralement bi-mensuelle ou peut tre ajuste en fonction des priodes
du march, son objectif est de suivre l'avancement du projet et d'arbitrer les
points faire remonter au comit contractuel.

4.3 - Outils d'aides la planification et au suivi de projet


Les deux principaux outils utiliss la DSI pour la ralisation de plannings et le suivi de
projet sont MS Project 98 et Excel.

MS Project 98 est un outil complet de gestion de projet qui permet de btir un


planning trs rapidement et de piloter les gros projets comme les petits. Il offre en
outre la possibilit de faire des prsentations graphiques personnalises avec les
affichages GANTT / PERT / CALENDRIER. La version 98 de MS Project utilise les
technologies d'Internet pour amliorer la communication des informations relatives
un projet et permet d'informer les intervenants et de leur faire saisir le ralis.
Un guide sur l'utilisation de MS Project 98 est disponible : Utilisation de MS Project
pour la planification et le suivi d'un projet
( ou
format
PDF)
.
Si l'outil MS Project n'est pas utilis pour la planification et le suivi de projet, le
planning peut tre ralis l'aide d'un tableau Excel par exemple. Dans ce cas, le
document "planification et suivi de l'avancement" pourra tre utilis. Son
contenu est dtaill dans le paragraphe suivant.

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5 - Contenu type
5.1 - Planification et suivi de l'avancement
Le document "planification et suivi de l'avancement" se prsente sous la forme d'un fichier
Excel, compos de 11 colonnes.

Colonne 1 : Tches
Cette colonne contient la description textuelle de la tche.
Colonne 2 : Ressources
Une personne doit tre affecte pour chaque tche. Inscrire dans cette colonne le
nom de la ou des personnes charges de la tche.
Colonnes 3-4-5 : Prvu

Dbut
Inscrire la date de dbut prvue pour la tche sous la forme jj/mm/aa.
Fin
Inscrire la date de fin prvue pour la tche sous la forme jj/mm/aa.
Travail
Inscrire dans cette colonne la charge de travail prvue pour la tche.

Colonnes 6-7-8 : Ralis

Dbut
Inscrire la date de dbut relle de la tche sous la forme jj/mm/aa.
Fin
Inscrire la date de fin relle de la tche sous la forme jj/mm/aa.
Travail
Inscrire dans cette colonne la charge de travail relle dj consomme pour la
tche.

Colonne 9 : Achev (%)


Inscrire dans cette colonne le pourcentage rel d'avancement de la tche. Les
colonnes 6 9 sont renseignes grce aux informations fournies par la personne
responsable de la tche. Avec la colonne 10, cette colonne permet d'ajuster au mieux
la charge de travail sur une tche.
Colonne 10 : Actualis Travail
Ne rien inscrire manuellement dans cette colonne. Celle-ci calcule automatiquement,

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en fonction du pourcentage d'avancement rel indique dans la colonne prcdente,


la nouvelle charge estime pour la ralisation de la tche. Elle effectue l'opration
suivante : travail rel /
pourcentage achev
. En effet,
puisque : % d'avancement = (travail rel consomm ce jour / travail total estim)
on a bien : nouveau travail total estim = (travail rel consomm / % d'avancement)
ce jour.
Colonne 11 : Variation travail
Ne rien inscrire manuellement dans cette colonne. Celle-ci est automatise et
effectue l'opration suivante : Actualis
travail - travail
prvu
.
Elle indique l'cart entre la nouvelle charge estime et la
charge initialement prvue (= erreur d'estimation dans les prvisions).

5.2 - Journal de bord


Le document "journal de bord" se prsente sous la forme d'un document Word, compos de
8 colonnes. Il est bon d'purer intervalles rguliers le journal de bord du projet (actions
termines/annules) car il se peut qu'il devienne trs rapidement norme. Cependant, il est
conseill d'archiver ces actions pures afin d'en garder une trace.

Colonne 1 : Rf
Cette colonne contient un numro chronologique servant rfrencer rapidement
une ligne du tableau. Le numro ne change pas pendant toute la dure de vie du
document.
Colonne 2 : Date
Cette colonne contient la date laquelle un problme ou une information a t
identifi. La date ne change pas pendant toute la dure de vie du document.
Colonne 3 : Problme / Information
Cette colonne contient la description textuelle du problme ou de l'information.
Colonne 4 : Action / Dcision
Il s'agit de lister ici les actions ou les dcisions engages ou engager dans le but de
traiter le problme ou l'information correspondant. Les actions engages doivent tre
ralistes, rvisables (il peut tre ncessaire de les remettre en cause) et mesurables
en termes d'estimation de cots et de rsultats.
Colonne 5 : Responsable
Un responsable doit tre nomm pour chaque action. Inscrire dans cette colonne le
nom ou les initiales de la personne charge de l'action.
Colonnes 6-7 : Dates de ralisation

Date prvue
Inscrire la date de ralisation prvue pour l'action considre.

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Date relle
Inscrire la date relle de ralisation de l'action considre.
- Colonne 8 : Etat
Cette colonne permet d'indiquer dans quel "tat" se trouve une action
considre. Inscrire dans cette colonne : en cours, en attente, reporte,
annule ou termine en fonction de l'tat de l'action.

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