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2.- El Enfoque:
PMO es uno de los agentes de cambio ms relevantes para el rediseo de procesos y la implantacin de EPM en grandes
empresas; es necesario definir cules son las necesidades de cambio, generar el mapa rutero y los planes de contingencia
que orientarn a PMO. Algunos puntos para percibir las necesidades requeridas por PMO son:
Fallas en los proyectos.
Costos que estn fuera de control.
Informacin insuficiente.
La falta de un Framework de decisiones.
Cuello de botella en la provisin de recursos.
Un proceso de gestin de proyectos que incorpore un ciclo de vida de proyectos y asociarlo a un WorkFlow
Templates de documentos.
Modelos de costos / beneficio u otro tmplate de anlisis financiero
Un tmplate de anlisis de riesgo
Un tmplate de planificacin de proyectos
Formatos de reportes estandarizados
Programas de auditoras post-proyectos
Seleccionar las capacidades de PMO conceptualmente perfecta, esto incluye anlisis financiero, anlisis de
riesgo, planificacin de proyectos, localizacin de recursos.
Determinar una escala de progresin para cada capacidad, comenzando con el nivel de entrada y progreso de
madurez.
Desarrollar un anlisis de la situacin actual.
Establecer las metas que se deben alcanzar en cada capacidad.
Generar un mapa de ruta para cmo se pasar del estado actual al estado deseado.
Por ejemplo se puede asumir que el modelo de madurez tendr 5 pocas con la siguiente escala de progresin:
Inicial Definido Controlado Gestionado Maestra
Se asume que PMO tendr la capacidad de anlisis financiero (es decir calcular costos y beneficios de proyectos y otras
medidas que determinan la viabilidad financiera de un proyecto).
Inicial: No se identifican mediciones estandarizadas de valor en los proyectos.
Definido: Se identifican las mediciones estandarizadas de valor, pero sin usar medios computacionales.
Controlado: Mediciones estandarizadas de valor va medios computacionales, aplicados en forma bsica.
Gestionado: Mediciones estandarizadas de valor regularmente con medios computarizados, pero no usados en
la toma de decisiones.
Maestra: Mediciones estandarizadas usadas en la toma de decisiones en forma institucionalizada.
Finalmente se debe crear un cronograma con el mapa rutero del camino a seguir para avanzar al nivel siguiente,
especificando la fecha de cuando se alcanzara la maestra
Foco
Gestor Senior
Foco #1:
Transparencia en
Informacin del
Portafolio.
Foco #2:
Excelencia en la
Ejecucin
Foco #3:
Localizacin de
Recursos
Inventario Global de
Proyectos por Categora
(Quin hace qu?)
Segmento y Gestores
Funcionales
Segmento a las relaciones
globales (Cmo los
proyectos de mi rea
encajan en el marco
global?)
Desempeo de los
proyectos sobre costos y
cronogramas (Cmo lo
estoy haciendo?)
Proyeccin de la utilizacin
de recursos (Tenemos el
Staff para Ejecutarlo?)
Gerentes de Proyectos y
Staff
Proyecto a las relaciones
Globales (Cmo mis
Proyectos encajan en el
marco Global?)
Proyectos Individuales,
programa de mtricas y
desempeo (Cmo est
mi Proyecto?)
Localizacin de Recursos
por proyecto (Que
recursos estn disponibles
por mi proyecto?
La verdad es que muchas organizaciones hoy en da se han dado cuenta de la necesidad de implementar una oficina de
gestin de proyectos (PMO) para ejercer una supervisin de esta rea mediante modelos de gestin, control y apoyo
apropiados a los estndares actuales. En pocas palabras, lo que una PMO hace es ayudar a la organizacin a aplicar las
prcticas modernas de gestin de proyectos a su propio quehacer corporativo.
Segn los expertos en la materia el proceso que va desde el punto en que una organizacin implementa una PMO hasta
la posibilidad de transformarse en un centro de excelencia en la gestin y mejora continua de los procesos, comprende
cinco estaciones bien definidas determinadas por los modelos de competencia a desarrollar en cada una de las etapas.
Obviamente el proceso es gradual y refleja el nivel de madurez organizacional alcanzado. De este modo, se entiende que
una PMO de mayor fase ya ha alcanzado las competencias previstas para las etapas inferiores de la escala. Por lo tanto,
si una organizacin quiere establecer un estndar de la Etapa 3 PMO, tendr que asegurarse de haber cumplido primero
con las competencias previstas para la Etapa 1 y la Etapa 2, y as sucesivamente.
Tambin es fundamental discernir el nivel adecuado de la competencia de la PMO necesario para la organizacin. No
todas las organizaciones necesitan disponer de una PMO en la Etapa 5. De hecho, se calcula que para la mayora de las
organizaciones la Fase 3 es ms que suficiente.
La siguiente tabla enumera las 20 funciones clave asociadas a una PMO madura:
Gestin de Infraestructura
5. Gobierno de Proyectos
6. Evaluacin
7. Organizacin y estructura
8. Instalaciones y equipo de apoyo
Integracin de Recursos
9. Gestin de Recursos
10. Formacin y educacin
11. Desarrollo de carrera
12. Desarrollo del equipo
Soporte Tcnico
Conclusin
Los cinco pasos descritos entregan una visin general del proceso continuo de competencias de la PMO. Estas cinco
etapas representan una serie de capacidades progresivas que han de darse en direccin al perfeccionamiento de las
competencias en el manejo de los distintos programas y portafolios de la empresa. La culminacin del proceso se lleva a
cabo en la fase en que la PMO se encuentra plenamente alineada con los objetivos de la organizacin y su misin
corporativa.
Ya hemos dicho que alcanzar una etapa superior de la PMO supone haber cumplido preliminarmente con los competencias
de las etapas previas, de modo de que cuando una organizacin aspira a implementar una Etapa 3 PMO teniendo claro
que la mayora de las organizaciones no necesitan ir ms all habr tenido que cumplir antes secuencialmente con las
competencias de las etapas 1 y 2.
De este modo, si he comprendido que NO PLANIFICAR ES PLANIFICAR EL FRACASO, ya s por dnde comenzar