ELABORAN EN UNA OFICINA?

R= Sern manejados ordenadamente, en los archivos con la finalidad de proporcionar la

informacin
6.- QUE FUNCIN TIENE LA DOCUMENTACIN DE LOS ARCHIVOS?
R= Histrica, analtica, previsora y supervisora
7.- QUE SIMILITUD EXISTE ENTRE UN ARCHIVO Y LA MEMORIA?
R= La similitud es que en el caso de las instituciones, el archivo es igual que lo que para
nosotros es la memoria, esta contiene informacin de toda nuestra vida, igual que qu el archivo
la vida de la Institucin.
8.- QUE ELEMENTOS REQUIEREN EL ORDENADO MANEJO DE LOS DOCUMENTOS?
R= Presencia de personal tcnicamente preparado en distintos grados, para resolver
acertadamente los complicados e ignorados problemas
9.- QUE FINALIDAD PERSIGUE LA ENSEANZA DE ARCHIVONOMIA?
R= Adquisicin de los conocimientos sobre ella misma y la uniformizacin de los sistemas y
mtodos que deben introducirse y ejecutarse en los archivos.
10.- DE QUE SE OCUPA LA ARCHIVONOMIA?
R= Se ocupa o refiere a la administracin de los archivos que comprende la Planeacin, la
Organizacin, la Integracin, La Ejecucin y el Control de los mismos.
11.- QUE SIGNIFICA CADA UNO DE LOS SIGUIENTES ASPECTOS QUE COMPRENDE LA
ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS? a) PLANEACIN b) ORGANIZACIN e) INTEGRACIN d) CONTROL
R= Planeacin: Metas o finalidades, las ideas y doctrinas, los planes y normas generales
Organizacin: Representada por los programas de trabajo y los procedimientos de
ejecucin para la conexin y coordinacin sistemtica y metdica de los elementos que
constituyen los archivos para satisfacer sus fines eficientemente.
Integracin: con apoyo en lo anterior pone en armnica cooperacin a aquellos elementos
representados por los factores materiales y humanos para su mejor aprovechamiento
Ejecucin: Aplicacin de los sistemas y de los mtodos de archivos guiados por una serie
de normas generales o particulares que hacen del archivo un todo orgnico con amplia capacidad
para clasificar, catalogar, ordenar, conservar y manejar los documentos
Control: Como instrumento de medicin y correccin de lo planeado, de lo organizado, de
lo dirigido y de las tareas y su ejecucin.

12.- CMO SE HA FORMADO L TERMINO ARCHIVONOMIA?

R= Neologismo formado con la palabra archivo, existente en todas las lenguas y nome que
significa regla
13.- QUE SIGNIFICADO TIENEN LOS SIGUIENTES TRMINOS? a). ARCHIVAR b) ARCHIVISTA e)
ARCHIVERO
R= Archivar: La accin de guardar ordenadamente los documentos , de acuerdo con los
procedimientos que sealan los sistemas y los mtodos.
Archivista: El que tiene a su cargo un archivo o que como tcnico en la materia,
intervienen o trabaja en los archivos
Archivero: Mueble archivador seccional destinado a contener los documentos, facilitando
su manejo y conservacin
14.- QUE ES UN ARCHIVO CENTRAL?
R= Son unidades de servicio que, concentrando toda la documentacin de una institucin,
atienden a los referidos servicios para todas y cada una de las distintas dependencias
15.- CUALES SON LAS CARACTERSTICAS DEL ARCHIVO LOCAL?
R= El servicio se localiza en cada dependencia de la institucin y por consecuencia se
forman tantos expedientes, como intervenciones hagan aquellas en la tramitacin de un asunto o
negocio .
16.- CUL ES EL ARCHIVO QUE CONTIENE TODA CLASE DE DOCUMENTOS?
R= Los archivos generales
17. - CUL ES EL QUE CONTIENE DOCUMENTOS DE UNA MISMA ESPECIE O SIMILARES?
R= Archivos parciales
18. - CUALES SON LAS DIVISIONES DE LOS ARCHIVOS POR SU DESTINO?
R= Archivos pblicos, privados y secretos
19. - QUE ES UN ARCHIVO DIRECTO Y QUE ES UN ARCHIVO INDIRECTO?
R= Archivo directo: Son los que no requieren catlogos en la localizacin y consulta de
expedientes

Archivos indirectos: Contrarios a los anteriores, requieren del auxilio y precisin de los
catlogos para la localizacin y consulta de los expedientes.
20. - CUAL ES LA DIVISIN DE LOS ARCHIVOS POR EL MTODO EMPLEADO POR SU MANEJO?
R=Archivos directos y archivos indirectos
21.- COMO SE DENOMINA A UN ARCHIVO CUALITATIVO Y CUANDO CUANTITATIVO?
R= Archivos cuantitativos: Son de gran volumen en su documentacin
Archivos cualitativos: Son de gran calidad es su documentacin y por consecuencia
requieren de la aplicacin mxima de las tcnicas de archivo
22.- COMO SE DIVIDE EL ARCHIVO, ATENDIENDO A LOS SIGNOS EMPLEADOS?
R= Archivos numricos y alfabticos
23.- CUALES SON LOS ELEMENTOS CON QUE SE INTEGRAN LOS ARCHIVOS?
R= Local, mobiliario y equipo, documentacin y personal.
24.- CUAL ES EL MAS IMPORTANTE DE LOS ELEMENTOS QUE INTEGRAN UN ARCHIVO Y POR QUE?
R= La documentacin
25.- CUAL ES EL PRINCIPIO QUE RIGE LA SELECCIN DEL LOCAL PARA UN ARCHIVO?
R= El local debe adaptarse a las necesidades de la oficina, y no la oficina a las necesidades
del local
26.- CUALES SON LAS CARACTERSTICAS QUE DEBE REUNIR EL LOCAL DESTINADO A LOS
ARCHIVOS CON REFERENCIA A LOS SIGUIENTES PUNTOS:
R= AREA: Debe tener un rea ideal de forma rectangular y desechar la de escasa anchura y
mucha longitud o una serie de pequeas superficies de forma irregular
PRINCIPALES ENEMIGOS DE LOS DOCUMENTOS: Incendio, humedad y polvo
ORIENTACIN: Hacia el sur, despus al oriente o al poniente y la mas inconveniente es al
norte
ILUMINACIN: La natural es la mejor y en el caso de emplear la artificial esta debe ser en
cantidad suficiente
TEMPERATURA Y VENTILACIN: Intima relacin con el rendimiento y eficiencia de los
empleados; adems influyen grandemente en la conservacin de los documentos
DECORACIN: Evitar todo aquello que favorezca la acumulacin de polvo

INSTALACIONES ACCESORIAS: Formados por un taller de encuadernacin y uno de

fotografa, adems, con las de vestuario, tocador y sanitarios indispensable
MOBILIARIO Y EQUIPOS:
ARCHIVERO: Mueble seccional metlico de 1,2,3,4,5,6,gavetas o cajones
GAVETA: tiene en sus paredes laterales exteriores, la parte del mecanismo de
suspensin y deslizamiento correspondiente a la otra parte del propio mecanism
ESTANTE: Mueble de estructura metlica compuesto de una serie de piesderechos y entrepaos destinados a la colocacin de cajas archivadoras
TARJETERO: Para tarjetas de los catlogos es semejante a la gaveta de los
archiveros
OTROS MUEBLES: Secciones de tranferencia, tajeteros horizontales, cajas fuertes,
vitrinas, escaleras, mesas, escritorios, mquinas de escribir, aparatos para costura de
expedientes, relojes marcadores
27.- CUAL ES EL OBJETO PRIMORDIAL DE LOS ARCHIVOS?
R= Conservar en perfecto orden los documentos o historia de la Institucin
28.- CUALES SON LAS GRANDES RAMAS EN QUE SE DIVIDE LA DOCUMENTACIN?
R= Bibliografa, biblioteconoma, enciclopedia, archivstica y museografa
29.- COMO SE GENERAN U ORIGINAN LOS DOCUMENTOS?
R= Por una parte en lo que llamamos correspondencia y por otra en una multiplicidad de
documentos muy diversos que se generan en las propias oficinas.
30.- CUALES SON LOS REQUISITOS QUE DEBE REUNIR UN ARCHIVISTA?
R= Dominio completo de lo referente a la clasificacin, catalogacin, formacin de
expedientes, manejo, conservacin y control de los documentos.
31.- CUALES DEBEN SER LAS PRINCIPALES CUALIDADES DE UN ARCHIVISTA?
R= Cultura general y, especficamente en la aritmtica, la geografa, la historia, su porpio
idioma y una lengua extranjera. Adems de las cualidades de integridad y solvencia moral
reconocida honradez y discrecin absoluta.
32.- CUALES SON LAS REGLAS DE HIGIENE QUE DEBEN OBSERVARSE EN LOS ARCHIVOS?
R= Evitar el polvo, abolir estrictamente la practica de humedecer con saliva o esponja los
documentos

33.- QUE ELEMENTOS SE UTILIZAN COMO AYUDA PARA LA CLASIFICACIN DOCUMENTARIA?

R= Carpetas, guas principales y auxiliares o subguas los marbetes y los jinetes
34.- QUE ENTIENDE USTED POR UNA CARPETA?
R= Esta hecha en cartoncillo o cartulina en tamao oficio o de carta, lleva en su hoja
posterior una pestaa en donde se indica de que trata su contenido
35.- QUE SON LAS GUAS?
R= De material muy resistente cartn en tamaos carta u oficio existen de unod dos tres o
ms cortes y estas pestaas estn destinadas a contener la inscripcin ya alfabtica o numrica o
combinadas que van a servir como gua en la distribucin, colocacin y localizacin de los
expedientes o de las cdulas de los catlogos
36.- CUALES SON LAS GUAS MAS GENERALMENTE USADAS?
R= principales y auxiliares
37.- QUE CARACTERSTICAS TIENE LAS GUAS?
R= son de cartn y son de tamao oficio o carta, tienen un borde superior
38.- QUE TIPO DE ARCHIVO DEBE ADOPTARSE EN LA ORGANIZACIN CENTRALIZADA?
R= Archivo especial
39.- CUL ES LA ORGANIZACIN IDEAL DEL ARCHIVO?
R= Unidad centralizada de servicio
40.- QUE OCURRE EN LA PRACTICA EN CUANTO A LOS TIPOS DE ORGANIZACIN?
R= Suelen combinarse buscando siempre el mejor funcionamiento
41.- CMO SE FORMA CON LOS ELEMENTOS DESCRITOS EL ARCHIVO Y QUE PROCEDIMIENTOS
SE SIGUEN?
R=Procediendo de las partes al todo, de un documento a su conjunto, los expedientes; de
estos a la gaveta; de la gaveta a los archiveros y de los archiveros al archivo
42.- QUE FINALIDAD TIENE LA OFICINA LLAMADA INFORMTICA?
R= En ella se agrupan las informaciones del archivo, computadoras y microfilm
43.- QUE OBJETO TIENE PONER LOS DOCUMENTOS EN CONDICIN DINMICA?

R= Que el archivo preste el servicio de informacin que tiene asignado dentro de las
oficinas
44.- QUE INFORMACIN REVELA EL ANLISIS DE UN DOCUMENTO?
R= La existencia de una serie de datos como una numeracin, un lugar, una fecha, da mes
y ao, un nombre o nombres de personas fsicas o morales y sobre todo, un asunto como parte
esencial o dato principalsimo
45.- QUE ES LO QUE DETERMINA EL SISTEMA DE ARCHIVO ADECUADO?
R=De ser adaptable a la documentacin y responder a las tareas de la institucin
46.- CMO SE DIVIDEN LOS SISTEMAS DE ARCHIVO ATENDIENDO A LA NECESIDAD O NO
NECESIDAD DE REGISTROS PARA LA LOCALIZACIN DE LOS DOCUMENTOS?
R= Archivos directos e indirectos
47.- CUALES SON LOS SISTEMAS QUE CORRESPONDEN A UNO OTRO GRUPO?
R= Archivos directos: Alfabtico, geogrfico y por asuntos
Archivos indirectos: Los numricos
48.- CUL ES EXPRESADA EN SU MAYOR SIMPLEZA, LA REGLA GENERAL DE ALFABETIZACIN?
R= Estricto orden alfabtico de acuerdo al nombre de las personas que es el elemento
preponderante
49.- CMO SE LLAMA LA PRIMERA GUA Y COMO LAS SUBSECUENTES, CUANDO SE EMPLEAN
CON ANOTACIONES DE A AR AZ?
R= Gua principal y guas auxiliares
51.- QUE SE ENTIENDE PARA NUESTRAS FINALIDADES DE ARCHIVO COMO SISTEMA Y QUE COMO
MTODO?
R=Los archivos requieren del empleo o aplicacin de sistemas y de mtodos, clasificar es
formacin en agrupamiento de semejantes, teniendo en cuenta las relaciones de diferencia y de
semejanza en la formacin de los grupos o clases y subdivisiones.
52.- QUIN IDEO EL SISTEMA DE CLASIFICACIN DECIMAL?
R= Melvin Dewey Bibliotecario norteamricano
53.- CUL ES LA TEORA DE LA CLASIFICACIN DECIMAL?

R= El inmenso caudal de conocimientos humanos se consider como la UNIDAD, y como

tal, tratada decimalmente es susceptible de dividirse y subdividirse de diez en diez, tantas veces
como lo requieran las necesidades de la tabla de Clasificacin
54.- QUE ES LA CLASE, LA DIVISIN Y SUBDIVISIN?
R= Clases: Los diez grandes grupos resultantes de la primera divisin de la Unidad que
corresponden a los dcimos
Divisin: Subdivisin en otras diez que corresponden a los centsimos, entre los que se
han repartido las ciencias o materias que componen cada una de las clases
Subdivisiones: Otras diez partes de las divisiones que corresponden a los milsimos
55.- CMO SE REPRESENTAN LOS ASUNTOS EN LA CLASIFICACIN DECIMAL, Y QUE SON ESTOS
CLASIFICADORES?
R= Por la unidad de lo general a lo particular, del todo a las partes
Los clasificadores que siempre son decimales son los nmeros con los que se representa
cada parte de nuestro archivo
Incluir preguntas de la pgina 71
56.- CMO SE LLAMA A LA DESCRIPCIN Y ESTUDIO DE LOS CATLOGOS?
R= Catalografa
57.- CMO SE DENOMINA AL REGISTRO O LISTA ORDENADA CONFORME A UN SISTEMA, Y QUE
CONTIENE LOS PRINCIPALES DATOS DOCUMENTARIOS QUE SIRVEN PARA RPIDA CONSULTA Y
LOCALIZACIN DE LOS ASUNTOS DE UN ARCHIVO?
R= Catlogo
58.- QUE SIGNIFICA LA PALABRA CATALOGACIN?
R= Es enumerar y describir sistemtica y metdicamente los documentos que forman los
archivos
59.- QU OBJETO E IMPORTACIN TIENE LOS CATLOGOS?
R= Es el de proporcionar los medios para hacer las investigaciones en los archivos.
60.- QUE ASIENTOS DEBEN HACERSE EN LOS CATLOGOS?

R=Cdulas de catalogacin , representan los asuntos en s, se redactan en tarjetas de

cartulina de forma rectangular blancas o de colores .