SISTEMA DE COBRO ,DESEMBOLSOS Y

GESTIN DEL FLOTANTE

Dr. Fernando Garca Rada.

Administracin de la cobranza
y el desembolso de efectivo

El saldo de efectivo que la empresa reporta en sus

estados financieros (efectivo en libros o mayor de
efectivo) no es lo mismo que el saldo que
muestran en sus cuentas bancarias (efectivo en
bancos o saldo bancario cobrado).

La diferencia entre efectivo en bancos y efectivo

en libros se llama FLOTACIN y representa el
efecto neto de los cheques en proceso de
cobranza.

FLOTACIN POR DESEMBOLSO

Imagine que en este momento la empresa

General Mechanics, Inc. (GMI) tiene depsitos en
su banco por $ 100 000. La empresa compra
algunas materias primas, las cuales paga a su
proveedor con un cheque por $100 000 fechado
el 8 de julio.
Los libros de la compaa (es decir, los saldos de
mayor) se cambian para que reflejen la
disminucin de $100 000 en el saldo en efectivo,
pero el banco de la compaa no tendr noticias
de este cheque sino hasta que se deposite en el
banco del proveedor y ste lo presente ante el
banco de la compaa para su pago, digamos el
15 de julio.

Hasta que el cheque no se presenta, el saldo en

el banco de la compaa es mayor que su
efectivo en libros, y tiene una flotacin positiva o
flotacin por desembolso.

Veamos: Posicin antes del 8 de julio (an la

empresa no ha comprado nada)

Ahora veamos la posicin del 8 de julio al 14 de

julio (la empresa ya compr la materia prima):

Para este ltimo caso, en el periodo en el cual el

cheque se compensa, GMI tiene un saldo en el
banco de $100 000. Por lo tanto, puede obtener
los beneficios de ese efectivo mientras el cheque
se compensa.

Por ejemplo, puede invertir el efectivo en bancos

en instrumentos negociables. Los cheques girados
por la empresa generan una flotacin por
desembolsos,
que
causa
una
reduccin
inmediata del efectivo en libros, pero no cambios
inmediatos en el efectivo en bancos.

FLOTACIN POR COBRANZA

Los cheques recibidos por la empresa representan

una flotacin por cobranza, la cual aumenta el
efectivo en libros de inmediato, mas no cambia
de inmediato el efectivo en bancos.

Veamos el siguiente ejemplo: Imagine que GMI

recibe un cheque de un cliente por $100 000.
Suponga que igual que antes, la compaa tiene
depositados en el banco $100 000 y que tiene una
posicin de flotacin neutra. Es decir, el dinero
que la empresa tiene registrado en sus libros es el
mismo que el que tiene en el banco.

El 8 de noviembre GMI recibe el cheque e

incrementa $100 000 a su efectivo en libros.

No obstante, GMI no puede disponer de ese

efectivo sino hasta que el cheque se presente en
el banco del cliente y reciba los $100 000,
digamos el 15 de noviembre. Mientras tanto, la
posicin del efectivo de GMI reflejar una
flotacin de cobranza de $100 000.

A continuacin veremos
representa lo expuesto

un

esquema

que

Posicin antes del 8 de noviembre (la empresa aun

no recibe cheque alguno)

Posicin del 8 al 14 de noviembre (la empresa posee

el cheque pero an no lo cobra)

Clasificacin de la flotacin
por cobranzas
Puede dividirse en tres tipos:
Flotacin postal: Es la parte del proceso de
cobranza y desembolso, y ocurre cuando los
cheques estn atrapados en el sistema de
correos.
Flotacin por procesamiento interno: Es el tiempo
que le toma al receptor del cheque procesar el
pago y depositarlo en un banco para su cobro.
Flotacin por disponibilidad: Se refiere al tiempo
necesario para cobrar un cheque en el sistema
bancario.

Entonces

De acuerdo con todo lo anteriormente expuesto a

la empresa le beneficia la flotacin por desembolsos
y le perjudica la flotacin por cobranzas.

La suma de la flotacin por desembolsos y la

flotacin por cobranzas es la flotacin neta.

La empresa debe preocuparse ms por la flotacin

neta y el efectivo en bancos que por el efectivo en
libros. Si el administrador financiero sabe que un
cheque no se cobrar durante varios das, podr
mantener en el banco un saldo en efectivo ms
bajo del que sera posible de otra forma.

Una buena administracin de la flotacin puede

generar una buena cantidad de dinero. Por
ejemplo supongamos que el promedio de ventas
diarias de Expn es de $400 millones.

Si Expn acelera el proceso de cobranza de o

hace ms lento el proceso de desembolso en un
da, libera $400 millones, que pueden ser invertidos
en instrumentos negociables. Con una tasa de
inters de 4%, esto representa un inters de un da
para otro de aproximadamente $44 000
($400 millones x (0.04/365))

La administracin de la flotacin entraa el control de

la cobranza y el desembolso de efectivo.

El objetivo de la cobranza del efectivo es reducir el

tiempo que se rezaga el cobro de los cheques del
tiempo en que los clientes pagan sus facturas.

El objetivo del desembolso de efectivo es reducir es

retrasar los pagos de efectivo. Es decir, incrementar el
tiempo que hay entre la emisin de los cheques y la
presentacin de los cheques.

En otras palabras, la administracin de la flotacin

significa: Cobrar pronto y pagar tarde.

Por supuesto, en la medida que la empresa tenga xito

en hacerlo, sus clientes y proveedores perdern dinero,
esto puede ser compensado por el efecto de las
relaciones de la empresa con ellos.

Clculo de la magnitud de la
Flotacin

Veremos esto a travs de un ejemplo: El lunes 1ero

de septiembre un cliente enva por correo un
cheque por $1000. Debido a los retrasos del
correo, el procesamiento y la cobranza, el
cheque no se acredita como efectivo disponible
en el banco de la empresa sino hasta el siguiente
lunes, siete das despus.

La flotacin para este cheque es:

Flotacin= $1000 x 7das= $7000

Veamos otro ejemplo: Un cheque por $7000,

tambin enviado por el correo el 1ero de
septiembre, est disponible al siguiente da. La
flotacin para este cheque es:
Flotacin= $7000 x 1da= $7000

Entonces nos damos cuenta que la medida de la

flotacin depende de la duracin del retraso y el
monto particular de que se trata.

El costo de la flotacin por

cobranza

El costo de la flotacin por cobranza es un costo

de oportunidad, porque no se puede disponer del
efectivo durante el tiempo que se encuentra
sujeto al proceso de cobranza.

El costo de flotacin por cobranza puede

determinarse al: 1er. Estimar las recepciones
diarias promedio, 2do. Calcular el retraso
promedio en obtener las recepciones y 3ero.
Descontar las recepciones diarias promedio al
costo del capital ajustado al retraso.

Soluciones: Tcnicas acelerar

la cobranza
Alguna

de las tcnicas empleadas para

acelerar la cobranza y reducir el tiempo
que se invierte en ella son:
1. Las cajas de seguridad.
2. La banca de concentracin.
3. Las transferencias telegrficas.

Las cajas de seguridad:

Consiste en un apartado postal especialmente

establecido para interceptar los pagos de las
cuentas por cobrar.

El proceso de cobranza inicia cuando los clientes

envan sus cheques por correo a la caja de
seguridad en el apartado postal, en lugar de a la
empresa. Un banco local que por lo regular se
localiza dentro de un radio no mayor a varios
cientos de kilmetros- se hace cargo de
mantener la caja de seguridad.

Las corporaciones grandes pueden llegar a

mantener ms de 20 cajas de seguridad
distribuidas en el pas. En el sistema tpico de cajas
de seguridad, el banco local recoge varias veces
al da los cheques del apartado postal, despus
los deposita directamente en la cuenta de la
empresa y, por ltimo, registra los detalles de la
operacin (en algn formato de computadora) y
los enva a la empresa.

Un sistema de cajas de seguridad reduce el

tiempo de envo por correo, porque los cheques
llegan a una oficina de correos cercana, en lugar
de las oficinas centrales de la empresa.

Tambin reduce el tiempo de procesamiento,

porque disminuye el tiempo que le tomara a la
corporacin el manejo fsico de los pagos de las
cuentas por cobrar y el depsito de los cheques
para su cobro.

Una caja de seguridad de banco debera hacer

posible que la empresa tenga sus recepciones
procesadas, depositadas y autorizadas ms
rpido que si recibiera los cheques en sus oficinas
centrales y los envira al banco para su depsito y
liquidacin.

Banca de concentracin

El uso de las cajas de seguridad es una de las formas

usadas por las empresas para reunir y depositar los
cheques de sus clientes en los bancos de depsito.
Otra forma de acelerar la cobranza es que el
efectivo pase ms rpido de los bancos de depsito
al banco principal de la empresa. Esto se logra a
travs
del
mtodo
llamado
banca
de
concentracin.

En un sistema de banca de concentracin, por lo

regular las oficinas de ventas de la empresa son
responsables de cobrar y procesar los cheques de
los clientes. La oficina de ventas deposita los
cheques en una cuenta de depsito en el banco
local.

Los fondos excedentes se transfieren del banco

de depsito a la banca de concentracin. El
propsito de la banca de concentracin es
concentrar los cheques de los clientes de los sitios
cercanos de recepcin.

La banca de concentracin reduce el tiempo de

envo por correo, porque generalmente las
oficinas de ventas de la empresa estn ms cerca
del cliente que las oficinas centrales de la
corporacin. Es ms, se reducir el tiempo de
autorizacin y liquidacin del banco, porque los
cheques de los clientes usualmente son de un
banco local.

El administrador del efectivo de la corporacin

usa las recaudaciones de efectivo de la banca
de concentracin para realizar inversiones a corto
plazo o algn otro propsito. La banca de
concentracin casi siempre sirve como fuente de
fondos para las inversiones a corto plazo. Tambin
funcionan como el punto focal para transferir
fondos a los bancos de desembolso.

Transferencia telegrfica

Una vez que los cheques de los clientes entran a la

red bancaria local, el objetivo es transferir los fondos
excedentes (fondos por encima del saldo
compensador requerido) del banco local de
depsito a la banca de concentracin.

La forma ms rpida, pero la ms cara, es la

transferencia telegrfica. La cual tarda unos cuantos
minutos y la empresa puede disponer del efectivo
contra el recibo de la notificacin telegrfica
correspondiente en la banca de concentracin. Las
transferencias telegrficas son electrnicas, de una
computadora a otra, y elimina los tiempos de correo
y liquidacin de cheques, asociados con otros
mtodos de transferencia de efectivo.

RETRASO DE DESEMBOLSOS

En las diapositivas anteriores vimos que la

aceleracin de la cobranza es un mtodo de
administracin del efectivo; pagar ms despacio
es otro.

Las tcnicas para hacer ms lentos los

desembolsos procurarn aumentar el tiempo del
envo por correo y el tiempo de la autorizacin y
liquidacin de cheques.