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Ministre de lEnseignement Suprieur, de la Recherche Scientifique et de la Technologie

Universit Virtuelle de Tunis

Management de projets
Matrise des cots
Cost Control

Anis JABLOUN

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Management de projets

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Matrise des cots Cost Control

9.1 Introduction
Le contrle budgtaire (pris dans son sens large) des projets consiste estimer limpact
cots des divers vnements et des dcisions potentielles des responsables, et le
prsenter ces derniers suffisamment tt et dans un dtail adquat pour quils puissent agir
en pleine connaissance de cause.
Pour que le contrle budgtaire ait le maximum defficacit, il faut quil sexerce ds le dbut
du projet, cest--dire au moment o toutes les dcisions techniques ne sont pas prises et o
donc il est encore possible de modifier les caractristiques du projet.
Ds que les principales dcisions techniques sont prises, les moyens daction sur les cots
sont limits, et le contrle budgtaire se rduit lenregistrement des variations.
Le contrle des cots est effectu :
soit par le matre douvrage lorsque celui-ci garde la responsabilit de lensemble des
dcisions, en particulier sur les dpenses dquipement ; mais le matre douvrage demande
souvent en pratique au matre duvre den assurer la charge totale ou partielle ;
soit par le matre duvre lorsquil est li par un contrat forfaitaire.

9.2 Processus relatifs aux cots


Ces processus visent prvoir et grer les cots du projet et faire en sorte que le projet
soit ralis dans les limites du budget allou. Il sagit de :

lestimation des cots : procder des prvisions de cots concernant le projet ;

la budgtisation : utiliser les rsultats de lestimation des cots pour laborer le


budget du projet ;

la cotenance : matriser les cots et les carts par rapport au budget.

9.2.1 Estimation des cots


Il convient que tous les cots soient clairement identifis (activits, biens et services), que
lestimation des cots sappuie sur des sources pertinentes dinformation et quelle soit
lie lOrganigramme des Tches. Au moment dutiliser les estimations de cots rsultant
de lexprience passe, il convient de vrifier leur adquation aux conditions actuelles du
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projet. Il est recommand que les lments entrants soient consigns par crit et
traables depuis leur origine.
Il y a lieu que lestimation des cots prenne en compte lenvironnement conomique (par
exemple linflation, la fiscalit et le taux de change).
Lorsque les estimations de cots se rvlent particulirement incertaines, il convient den
valuer les risques et de rduire ceux-ci. Il est recommand dincorporer aux estimations
des marges appropries pour les risques restants.
Les estimations de cots sont gnralement prsentes de manire permettre
llaboration de budgets conformment aux procdures comptables approuves et
acceptes ainsi quaux exigences du management de projet.

9.2.2 Budgtisation
Il convient que le budget soit bas sur des estimations et des calendriers.
Il est recommand que le budget soit cohrent par rapport aux exigences du projet et que
toute hypothse, tolrance ou ala soit identifie et consigne par crit. Gnralement, le
budget comprend tous les cots autoriss et se prsente de manire adapte la
cotenance du projet.

9.2.3 Cotenance
Avant de procder une dpense, il convient dtablir les procdures que le systme de
cotenance doit suivre, de les consigner par crit et de les communiquer aux personnes
responsables autorisant les travaux ou les dpenses.
Il y a lieu de planifier les revues, la frquence de la collecte des donnes et des prvisions
afin de sassurer de la bonne matrise des activits du projet et des informations qui sy
rattachent. Il est recommand de vrifier que le travail restant peut tre ralis dans les
limites du budget encore disponible. Tout cart par rapport au budget est identifi, et
dans le cas o il dpasserait une limite donne, il est analys et signal en vue dune
action corrective.

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Il y a lieu danalyser les tendances des cots, grce des techniques telles que la valeur
acquise, conjointement avec le travail restant, afin danticiper les problmes et
opportunits qui seraient susceptibles de se prsenter.
Il convient didentifier les raisons relles des carts par rapport au budget, quils soient
favorables ou dfavorables. Il y a lieu de prendre des mesures pour faire en sorte que les
carts dfavorables naffectent pas les objectifs du projet. Il est recommand de tirer
profit la fois des carts favorables et dfavorables dans un souci damlioration
continue.
Il est recommand de ne prendre des dcisions concernant des actions entreprendre
quaprs avoir pris en compte les consquences possibles sur dautres processus et
objectifs du projet. Il y a lieu de demander lavis du client et des parties prenantes
concernes sur les modifications qui affectent les objectifs du projet avant de les mettre
en uvre. li convient que les modifications des cots du projet soient autorises de
manire approprie avant de raliser la dpense. Les revues de la prvision budgtaire
sont gnralement coordonnes avec dautres processus du projet en vue de
llaboration du plan de travail restant.
Il est recommand que le management de projet ralise des revues rgulires des cots
du projet, comme indiqu dans le plan de projet. Les parties prenantes concernes
peuvent exiger des revues financires supplmentaires.

9.3 Procdure de contrle des cots


Aprs la runion de lancement de laffaire, le Directeur de projet et lIngnieur Appel dOffre
tablissent le budget du projet, vrifi par le Direction Commerciale et valid par la Direction
gnrale.
La Direction Contrle Projet se base sur ce budget pour tablir le Plan de Cost Code et suivre
le droulement des cots.
Pour chaque modification des limites de prestations du projet ou pour tout avenant, il y
aurait une mise jour du budget.

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9.3.1 Les tapes du Cost Control

La dcoupe du budget en lments homognes rassembls par codes budgtaires


(Cost Code) dautant plus fin que lon dsire un Cost control plus prcis,

La ventilation des montants des commandes

entre les codes budgtaires

correspondants lobjet de ces commandes,

La planification de la frquence de la collecte des donnes et des prvisions afin de


sassurer de la bonne matrise des activits du projet et des informations qui sy
rattachent,

L'analyse des tendances de cots afin danticiper les problmes et les carts qui
seraient susceptibles de se prsenter,

L'identification des carts par rapport au budget, analyser et signaler ces carts en
vue dune action corrective,

L'estimation pour chaque code budgtaire du montant restant engager pour


permettre la ralisation du projet (compte tenu des modifications techniques et des
carts des prix) dans les limites du budget encore disponible,

L'estimation de la provision pour alas devant tre maintenue,

L'obtention de laccord sur les modifications des cots du projet de manire


approprie avant de raliser la dpense,

L'tablissement du rapport de contrle budgtaire (ou rapport de cost control),

La planification des revues rgulires des cots du projet, dcisions dactions


dcoulant de lanalyse (correctives et prventives).

9.3.2 Codification des dpenses (Code budgtaire ou Cost Code)


La codification des dpenses doit tre ralise de faon :

Reflter la faon dont est excut le projet,

Couvrir un niveau de dtail adquat,

Permettre un enregistrement cibl pour le contrle des cots du projet.

a- Principe de codification
On distingue deux types de dpenses :

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Dpenses imputes directement sur les affaires en ralisation,

Dpenses imputes sur les frais gnraux.

b- Affaire en ralisation
La codification se compose en deux parties :

Le code Affaire, compos de 5 caractres,

Le code sous projet, compos dun caractre,

Le cost code, compos de 10 caractres.

1.1 AR 1.2 N. affaire 2. Sous


projet
1. Code affaire

3.1 Rf.
tape

2. Sous projet

3.2 Rf.
3.3 Type
discipline de dpense

3.4 Rf.
sous contractant

3. Cost Code

Code Affaire
1.1 AR : Affaire en ralisation
1.2 Le N affaire est compos de 3 chiffres qui dsignent le numro
chronologique de laffaire en ralisation de 001 999.
Sous projet
2. Le code sous projet "Lot" est compos d'un caractre numrique de 1 9
spcifique par projet. Ce code prend la valeur 0 si le projet ne comporte quun
seul lot.
Cost code

Rfrence tape de ralisation

Cest le premier niveau de dcomposition du projet.


Les rfrences des diffrentes tapes de ralisation dun projet sont :

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Dsignation de l'tape
Prestations Gnrales
tudes
Approvisionnement
Ralisation
Essais
Mise en service
Avenant
Niveaux spcifiques un projet

Code
01
02
03
04
05
06
07
08 XX

Rfrence discipline

Cest le deuxime niveau de dcomposition du projet.


Les disciplines gnralement utilises sont :
Dsignation
Management projet
Facilit chantier
Survey et Implantation
Gnie Civil
Mcanique
Structure & Charpente
Chaudronnerie
Tuyauterie
lectricit
Instrumentation & Telecom
Climatisation
Revtement & Peinture
Scurit & Protection Incendie
Calorifugeage

Code
[ 00 ]
[ 99 ]
[ 01 ]
[ 02 ]
[ 03 ]
[ 04 ]
[ 05 ]
[ 06 ]
[ 07 ]
[ 08 ]
[ 09 ]
[ 10 ]
[ 11 ]
[ 12 ]

Rfrence type de dpenses

Il indique le code de la dpense appartenant une discipline et une tape


donne.
Cette rfrence est compose de deux caractres numriques de 01 99.
Le code 99 est rserv pour les cots de non qualit.

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Les principaux codes utiliss pour les diffrents types de dpenses concernant
les tapes de prestations gnrales, dapprovisionnement et de construction
sont dans le tableau ci-dessous.
Les autres types de dpenses spcifiques aux projets sont numrots de [23]
[98].
Dsignation
Gnral
Salaire
Dplacement
Prestation de Service de Management
Mobilisation Dmobilisation chantier
Moyen de tlcom. (tlphone, fax)
Moyen de transport (location voitures)
Consommables et fournitures de bureau
Matriel et agencement de bureau
Frais de Mission, Billet davion
Frais de restauration & Rceptions
Hbergement Htel & Loyer
Frais gnraux
Assurance
Amortissement Matriel
Frais financier
Transitaire
Frais de douane
Transport
Consommables de construction
Type spcifique par affaire
Cots de non qualit

Code
[ 00 ]
[ 01 ]
[ 02 ]
[ 03 ]
[ 04 ]
[ 05 ]
[ 06 ]
[ 07 ]
[ 08 ]
[ 09 ]
[ 10 ]
[ 11 ]
[ 12 ]
[ 13 ]
[ 14 ]
[ 15 ]
[ 16 ]
[ 17 ]
[ 18 ]
[ 19 ]
[ 20 ] [ 98 ]
[ 99 ]

Rfrence sous contractant

Cette rfrence est compose de quatre caractres numriques :


o Travaux raliss par le Contractant [ 1 ] [ 000],
o Travaux raliss par le Contractant auprs dun sous contractant
[ 1 ] [ 001 ] [ 1 ] [ 999 ]
o Travaux raliss par le sous contractant [ x ] [ 001 ] [ x ] [ 999 ].
o travaux forfaitaire : x = 2
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o travaux en rgie (Moyen Humain) :

x=3

o Location de moyen de manutention :

x = 4.

Pour chaque sous contractant, un code chronologique est affect conformment


la liste inventaire en vigueur.
c- Frais Gnraux
Les frais gnraux sont imputs par famille de dpense.
La codification des frais gnraux se compose en deux parties :
o Le code Frais gnraux, compos de 7 caractres,
o Le cost code, compos de 6 caractres.

1.1 FG

1.2 Lieu

1.3 Anne

2.1 Niv. 1

1. Code FG

2.2 Niv.2

2.3 Niv.3

2. Cost Code

1. Code Frais Gnraux (Lieu/Anne)


1.1
1.2

1.3

FG
: 2 caractres alphabtiques : Frais Gnraux
Lieu : 2 caractres numriques
01
: Sige
02
: Base
Anne : 3 caractres numriques
199 : 1999
2xx
: 2000 2099

2. Cost Code
2.1 Niveau 1 (2 caractres numriques)
2.2 Niveau 2 (2 caractres numriques)
2.3 Niveau 3 (2 caractres numriques)

9.3.3 Dossier Contrle Projet


LIngnieur Contrle Projet prpare le dossier de Contrle Projet afin de suivre et de
contrler laffaire.

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Ce dossier contient les documents qui ont une relation ou un impact sur le dlai et le
cot du projet :
o Note interne de lancement de laffaire,
o PV de runion de lancement de laffaire,
o Budget,
o Dossier destimation (chiffrage de laffaire),
o Contrat principal et Avenants,
o Planning Contractuel,
o PV de runions et correspondances ayant un impact sur le dlai et le cot de laffaire,
o Contrats et conventions avec les partenaires et les sous-contractants,
o Cots raliss / Ecarts estims,
o Actions / Reporting.

9.3.4 Suivi du Cost Control


a- Responsabilit
 LIngnieur Contrle Projet doit assurer un systme dinformation lui permettant de :
o

Recueillir linformation,

Trier cette information,

Lorienter vers une structure daccueil : imputations des engagements selon le


plan de cost code,

La comparer, dans cette structure, une rfrence (budget),

Faire une analyse des carts.

 LIngnieur Contrle Projet :


o

Suit lvolution des cots tout au long du droulement du projet,

Mesure les carts par rapport aux lments budgts,

Informe, par le biais du rapport cost control, des carts ventuels afin de prendre
les actions correctives.

b- Documents traiter
 Documents de relevs de ralisation :
o Les fiches de suivi du personnel sur les AP et les AR,
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o Les commandes aux sous contractants,


o Les factures des sous contractants,
o Les comptes rendus des runions ayant un impact sur le cot ou le dlai.

9.3.5 Rapports Cost Control


Le rapport de cost control a pour but de contrler lvolution des prvisions de dpenses
relles par rapport au budget initial.
a- Rapport Cost Control (par affaire en ralisation)
Chaque affaire en ralisation fait l'objet d'un rapport (la frquence d'mission est fixe
par la Direction Gnrale et varie d'un projet un autre).
Le tableau de Bord de Cost control par affaire en ralisation, arrt une date t, tabli
par lIngnieur Contrle Projet, vrifi par le Directeur Contrle Projet et approuv par la
Direction Gnrale.
Ce tableau comprend pour chaque rubrique les informations suivantes :
o

Prix de vente contractuel et le prix des travaux supplmentaires sil y a lieu,

Budget destimation de rfrence, ventuellement rvis en fonction des


modifications acceptes par le client,

Engagement du mois (information en provenance des rapports dtaills) et


engagements cumuls depuis le dbut du projet,

Reste engager (estim selon lavancement du projet),

Dpenses du mois et dpenses cumules depuis le dbut du projet selon les prises
en charge (date dacceptation des factures),

cart du total engagement par rapport au budget,

Bilan : cart du total engagement par rapport au prix de vente.

A la fin du projet, un rapport de clture est tabli par lIngnieur Contrle Projet.
b- Rapport Cost Control pour la Direction Gnrale
LIngnieur Contrle Projet tabli un rapport rcapitulatif qui regroupe les affaires :

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En ralisation,

En prparation,

Les Frais Gnraux.

Ce rapport permet danalyser la situation gnrale de lentreprise pendant la priode en


question par llaboration dun tableau de bord comprenant les informations suivantes :
o

Code Affaire,

Nom du client,

Libell du projet,

Type du contrat,

Date de dbut et de fin contractuelles,

Date de dbut effective du projet,

Date de fin prvisionnelle,

Avancement prvu,

Avancement Rel,

Ecart,

Prix de vente contractuel,

Travaux supplmentaires,

Budget,

Total Engagement au jour j,

Reste engager,

Total factur au jour j,

Ecart (Budget-Engagement),

Bilan (PV-Engagement),

Observations.

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