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Groupe ROI / Commission de gestion du portefeuille des projets CGPP

Mthode dvaluation des projets et critres de mise en priorit

Mthode d'valuation des projets et critres de mise en priorit


(Version avec lempreinte cologique)
A. Evaluation des projets
Prambule
La rentabilit des projets informatiques a fait lobjet de 2 mesures du Conseil dEtat :

Mesure 20 (P1) : Chiffrer pralablement les retours sur investissement avant de prsenter des
projets informatiques.

Mesure 40 (P2) : Contrler et garantir le retour sur investissement des projets informatiques.

Objectifs de lvaluation des projets

Lvaluation des projets a pour but de proposer une slection des projets dinvestissement
informatiques conformment larticle 3, al. 4 de rglement sur les investissements.

Mthode

Approche rigoureuse et dtaille du calcul de la rentabilit du projet

Evaluation homogne des bnfices qualitatifs des projets :

Utilit pour les administrs : bnfices pour les particuliers, les entreprises

Apport pour ladministration : bnfices pour le fonctionnement de ladministration

La prise en compte dlments cls pour la comparaison de projets :


o

Matrise du risque

Obligation lgale / priorit politique : caractre obligatoire ou prioritaire du projet

Ncessit sur le plan technologique

Efficience environnementale

Cette mthode doit permettre dallouer les ressources ncessaires au projet et dvaluer la rentabilit ainsi
que les autres valeurs du projet.

Quand valuer la valeur des projets ?


Lanalyse du projet doit intervenir :

Avant la sance de la CGPP (par la matrise douvrage dans un premier temps et aprs lvaluation
des cots par le CTI) pour permettre une prise de dcision par les autorits quant au lancement du
projet et lallocation du budget correspondant

Pendant la vie du projet pour orienter lvolution du projet et dcider dventuelles actions
correctrices

Au terme du projet et aprs une premire phase dexploitation pour tablir un bilan du projet

Mthode valuation et mise en priorit projets informatique 7 axes, 06.01.2010, version 2.1

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Lvaluation des projets seffectue selon 7 axes


complmentaires
Quel est le retour sur
investissement ?
- Cots et gains quantifiables
- Dpenses dinvestissement
vites

Rentabilit

Utilit pour les


administrs
(Citoyens/entreprises)
Quels sont les bnfices pour le
citoyen ou les entreprises ?
- Nouveau service ?
- Nouvelles prestations
offertes ?

Apport pour
ladministration

Quels sont les bnfices du projet


pour loffice ou le service ?
- Comment le projet permet-il
damliorer la manire de dlivrer
les prestations ?
- Comment les activits actuelles
pourraient-elles tre amliores ?

2
1
0

Obligation lgale /
priorit politique

Matrise des risques


Quel est le niveau de risque du
projet ?
- Pour la ralisation ?
- Pour la gestion du projet ?
- Pour la conduite du changement ?

Le projet a-t-il un caractre


obligatoire ? politique ?
- obligation lgale ou
rglementaire
- sinscrit-il dans un des axes
politiques du gouvernement ?

Ncessit technologique
Est-ce que la solution actuelle
prsente une contrainte
technologique ?
- Est-ce que la technologie en place
nest plus supporte ?
- Y a-t-il un problme
dincompatibilit avec les
architectures actuelles ?

Efficience environnementale
De quelle manire le projet
contribue-t-il amliorer
directement lempreinte cologique
du canton ?
- Permet-il de rduire la
consommation nergtique ?
- A-t-il un effet ngatif sur
lempreinte cologique ?

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1. Rentabilit
Lobjectif est de classer les diffrents projets en 4 catgories :
-

les projets qui rapportent beaucoup


les projets qui rapportent un peu
les projets qui cotent un peu
les projets qui cotent beaucoup

Le taux de retour sur investissement (ROI) du projet est le rapport entre la moyenne des flux
dinvestissement et de fonctionnement actualiss (gains charges) et le cot total du projet. En dautres
termes, il sagit du rendement moyen du montant investi. A noter que le cot total est un cot complet y
compris les charges internes, il ne correspond en principe pas la demande de crdit dinvestissement (PL).
Le calcul est le suivant :
n

FTt

1 A

t 1

ROI =

n
I

100 o :

FTt = Flux dinvestissement et de fonctionnement de lanne t

A = taux dactualisation (base 3 %, repris du principe de calcul de la VAN)


n = nombre dannes durant lesquels on prend en compte les flux de trsorerie. Le groupe
saccorde sur la dure de vie de limmobilisation mais avec un maximum de 8 ans aprs la mise en
production de lapplication.
I =Cot total du projet (montant total de limmobilisation)

Les limites suivantes sont retenues pour la rentabilit:


4 = ROI suprieur 5 %
3 = ROI de 0 jusqu 5 %
2 = ROI infrieur 0 jusqu 5%
1 = ROI en dessous de -5 %
Par ailleurs, des scnarios favorables et prudents peuvent galement tre chiffrs.

2. Utilit pour les administrs (citoyens, entreprises)


Cet axe est analys selon les critres suivants : la prestation dlivre, la population ou entreprises
concernes :
1. Prestation dlivre :
4 : le projet permet de dlivrer une nouvelle prestation significative
3 : le projet apporte une amlioration sensible une prestation existante
2 : le projet apporte une amlioration modeste une prestation existante
1 : le projet napporte pas d'amlioration ou pas de nouvelle prestation
2. Population, entreprises concernes :
Si le projet apporte une amlioration et permet de dlivrer une nouvelle prestation, la note de cet axe est
la moyenne entre cette apprciation qualitative et le public cible vis :
4 : plus de 5 % de la population (env. 20 000 personnes) ou des entreprises tablies sur le canton
(env. 2000) concernes
3 : entre 1% et 5 % de la population ou des entreprises concernes
2 : moins de 1 % de la population ou des entreprises concernes
1 : aucune personne ou entreprise concerne

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3. Obligation lgale / priorit politique


Les valeurs de cet axe sont les suivants :
4 : projet ncessaire l'application d'une disposition lgale nouvelle avec date d'entre en vigueur
3 : projet dans l'alignement des priorits stratgiques de lEtat, pour un secteur politiquement sensible
2 : projet contribuant un des axes politiques importants de lEtat.
1 : projet n'ayant pas ou peu d'impact politique

4. Apport pour ladministration


Cet axe est valu selon 2 sous-critres :
1. Nombre de collaborateurs utilisant ou amens utiliser rgulirement l'application :
4 : le projet concerne plusieurs dpartements (min. 3) et les utilisateurs rguliers au sein de
ladministration dpassent 100 personnes
ou le projet concerne un grand office et les utilisateurs rguliers dpassent 300 personnes.
3 : le projet concerne deux dpartements et les utilisateurs rguliers au sein de ladministration
dpassent 50 personnes
ou le projet concerne un office ou grand service et les utilisateurs rguliers dpassent 100
personnes.
2 : le projet concerne un service et les utilisateurs rguliers sont compris entre 30 et 100
personnes.
1 : le projet concerne un service et les utilisateurs rguliers sont moins de 30.
2. Efficacit mtier :
4 : Sans ce projet il est trs difficile l'Etat d'exercer ses activits actuelles ou nouvelles et de
dlivrer ses prestations ses bnficiaires.
3 : Le projet permet d'amliorer significativement / transformer la manire d'effectuer les
activits actuelles et de dlivrer les prestations aux bnficiaires.
2 : Le projet permet d'amliorer la manire d'effectuer les activits actuelles ou les prestations
dlivres aux bnficiaires.
1 : Le projet n'amliore ni la manire d'effectuer les activits d'un centre ni les prestations
rendues aux bnficiaires.
La valeur de cet axe est la moyenne des 2 sous-critres.

5. Ncessit sur le plan technologique


Cet axe est valu selon 2 sous-critres :
1. Contraintes de la technologie actuelle :
3 : La technologie actuelle n'est plus dveloppe ni supporte et plus aucune pice/module
nest disponible,
ou la situation actuelle est incompatible avec les architectures requises dans ce cadre.
2 : La technologie n'est plus dveloppe ni supporte.
1 : La technologie est toujours supporte mais plus dveloppe.
0 : Pas applicable.
2. Architecture technique retenue :
1 : Valide par le CAT / aligne avec la stratgie du CTI.
0 : Architecture non valide par le CAT

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La valeur de cet axe est la somme des 2 sous-critres.

6. Matrise des risques


Pour que laxe matrise des risques du projet puisse tre valu, diffrents pr-requis concernant le
primtre, les temps et les cots du projet doivent tre remplis.

Primtre

Temps
Cots

Pr-requis
Exigences utilisateurs dfinies / primtre fonctionnel dfini, formalis et
approuv par les utilisateurs.
Si grand primtre fonctionnel => dfinition de sous-lots.
Estimation des tches majeures effectues et estimation des temps
justifies
Estimation des cots effectue s'appuyant sur l'estimation des temps et
de l'affectation des ressources identifies

CONDUITE CHANGEMENT

GESTION PROJET

REALISATION

Laxe matrise des risques est valu selon plusieurs sous-axes regroups en 3 catgories : ralisation,
gestion de projet et conduite du changement.

Total

SOUS-AXE
Type de solution
retenue

EXPLICATION
Dveloppement sur mesure (0) ou
reprise de progiciel/application
existante dans d'autres cantons (1)

Externalisation

Degr d'externalisation de l'quipe


projet et plan de transfert de
comptences
Exprience CTI concernant la mme
technologie dans le cadre d'un projet
de taille non ngligeable

Matrise
technologique

Rles et acteurs cls Dfinition des rles majeurs de


l'quipe projet et affectation de ces
rles notamment du sponsor
Pilotage

Comits, objectifs et responsables


clairement dfinis

Plan de revue qualit Plan de revue qualit dfini (avec


types de revues/ positionnement
dans le planning/ responsables des
revues)
Impact processus, nombre de
Degr de
dpartements concerns, etc.
changement
Prise en compte des
lments relatifs la
conduite du
changement

Formation

La conduite du changement a t
prise en compte dans l'organisation
et les divers documents relatifs au
projet.
Le niveau de disponibilit MOA a
priori consquente par rapport au
degr de changement prvu.
L'aspect formation a t pris en
considration de manire
consquente.

CONTRLES se
basant notamment
sur
Solutions retenues
(CAT, autres
documents tels que
contrats ventuels,
etc.)
Conclusions CSG +
Planning

Sousvaleur
0 ou 1

0 ou 1

Historique

0 ou 1

Conclusions CSG +
Fiche Projet

0 ou 1

Documents

0 ou 1

Documents

0 ou 1

Primtre projet

0 ou 1

Planning - tches et
ressources

0 ou 1

Planning - tches et
ressources

0 ou 1

Matrise du risque

Valeur
0, 1, 2 ou 3

0, 1, 2 ou 3

0, 1, 2 ou 3

Valeur minimum
dun des sous-axes

La valorisation retenue pour cet axe est le minimum de la valeur des trois sous-axes (ralisation, gestion
de projet et conduite du changement) + 1. Lapprciation se situera entre 1 (risques levs) et 4 (risques
modrs). Ceci permet de relever le niveau de risque le plus lev de ces trois sous-axes.

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7. Efficience environnementale
L'empreinte cologique est une mesure de la superficie ncessaire notre consommation globale (de
l'alimentation aux vtements en passant par l'nergie, etc.) et l'absorption de nos rejets (dchets
notamment). La superficie est exprime en hectares de surface productive. A cet effet, la surface productive
de notre plante tant limite, l'empreinte cologique permet d'valuer le caractre durable ou non de nos
modes de consommation en fonction du rapport entre les hectares ncessaires et les hectares disponibles.
Pourquoi l'empreinte cologique
Le dveloppement durable vise rpondre aux besoins du prsent sans compromettre la capacit des
gnrations futures rpondre aux leurs. Aux Etats-Unis, en Europe et Genve en particulier, le
dveloppement conomique et social, en se basant sur l'indicateur de dveloppement humain (IHD) est dj
nettement suprieur au minimum admis pour un dveloppement durable, Par contre, l'empreinte cologique
est "dficitaire". En d'autres termes, si l'intgralit de l'humanit se mettait consommer sur ce modle, il
faudrait de quatre cinq plantes comme la Terre pour soutenir un tel rythme de prdation de manire
prenne.
En consquence, les valeurs de cet axe sont les suivants :
4:
3:
2:
1:

Le projet contribue directement amliorer l'empreinte cologique du canton


Le projet amliore l'empreinte cologique du canton
Le projet n'a pas d'effet
Le projet a un effet ngatif

Explication sur l'attribution des notes


Un projet d'infrastructure qui implique le dploiement de serveurs ou de nombreux postes de travail
supplmentaires reoit la note 1. En effet, ce projet entrane une augmentation de la consommation
lectrique.
Un projet d'infrastructure qui prvoit le remplacement d'quipement existant par des quipements
consommant moins d'nergie recevrait la note 3.
La note 4 serait attribue un projet qui contribue directement la rduction de l'empreinte cologique

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B. Critres de mise en priorit


La mise en priorit des projets informatiques se base sur les diffrents axes dvaluation, pondrs comme
suit :

Rentabilit :

20 %

Citoyen :

20 %

Politique / ncessit :

20 %

Matrise du risque :

10 %

Interne / mtier :

10 %

Ncessit technologique :

10 %

Efficience environnementale

10 %

Deux axes font lobjet dune apprciation particulire :


La maitrise des risques : la valeur 0 est liminatoire, si la note est gale 1 (risques levs), le projet
ncessite des informations complmentaires et fait l'objet d'une dcision spcifique d'entre en matire.
Ncessit technologique : si lvaluation est 4, le projet fait galement lobjet dune dcision spcifique.

Le total des points, calculs avec la pondration susmentionne, permet dtablir le classement des projets
pour le portefeuille des projets qui sera soumis au Conseil dEtat.

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