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Procedimientos de
Control Interno
CONTENIDO
Introduccin
Misin Institucional
Visin Institucional
Consideraciones Generales
Normativa
de
Control
Interno
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INTRODUCCION
La _______________________ es una organizacin sin fines de lucro con personalidad jurdica,
constituida conforme escritura pblica No. ___ suscrita el ____ de _____ del ao _____. Con
domicilio en la ciudad de _________. ______________ posee personera jurdica otorgada por
la Asamblea Nacional y publicada en la Gaceta, diario Oficial No. _____, con fecha ______ de
_____ de _____ en la pagina N. ______ y su nmero de registro otorgado por el Ministerio de
Gobernacin es No. ______. Como parte del fortalecimiento institucional y con el objetivo de
proporcionar seguridad razonable sobre la efectividad y eficiencia en las operaciones de la
organizacin, se prepara el presente Manual de Polticas de Control Interno, que contiene la
forma de organizacin y administracin de __________, brinda el marco general y los
instrumentos para evaluar los planes de trabajo, el presupuesto y el desempeo de la
organizacin.
Es responsabilidad del Consejo Directivo de ______________ o su designado, procurar la
correcta y adecuada aplicacin e implementacin de este Manual, lo que garantizar el debido
control de las actividades y actos realizados en las diferentes unidades administrativas y
proporcionar seguridad razonable en relacin a la efectividad y eficiencia en las operaciones
(uso efectivo y eficiente de los recursos de la organizacin), control de riesgos financieros,
operativos y administrativos, confiabilidad de la informacin financiera (relacionada con la
preparacin de informacin confiable objetivos de informacin financiera) y el cumplimiento
con las leyes, normas internas y dems regulaciones aplicables.
El presente Manual de Polticas de Control Interno es el documento principal de control de
______________ y sirve para establecer los mtodos y procedimientos a ser aplicados para
brindar la proteccin adecuada de todos los activos propiedad de la organizacin, el mismo
tiempo es una herramienta fundamental para obtener y brindar la informacin correcta y
confiable. La fundamental funcin del presente manual es dar fiel cumplimiento de las normas
para llevar a cabo, todas y cada una de las operaciones, impidiendo realizar la toma de decisiones
del personal basadas en la improvisacin.
Se ha tomado en consideracin las funciones y la divisin del trabajo de cada uno de los
funcionarios y empleados de la organizacin, con el propsito es reducir los posibles errores e
impedir en lo posible las debilidades en los controles de las operaciones. De igual forma, se hace
especial nfasis en el cumplimiento con todas las normas, polticas y procedimientos
establecidos, y se debe dar seguimiento de manera que permita comprobar con entera
satisfaccin todas las operaciones contables y administrativas. Uno de los principales objetivos
del presente Manual de Control Interno es el resguardo de todos los activos propiedad de la
organizacin. La misin es establecer un adecuado sistema de control interno, que redunde en
beneficio de la organizacin y de su personal.
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I.
MISION INSTITUCIONAL
II.
VISION INSTITUCIONAL
III.
IV.
El Consejo Directivo tiene las siguientes responsabilidades bsicas, las cuales debe asumir con la
profundidad y periodicidad que se requieran de acuerdo a la complejidad de las actividades y las
caractersticas de la organizacin:
a. Aprobar estrategias y polticas generales, y velar por su rigurosa observancia;
b. Comprender los riesgos asumidos por la organizacin, definir los niveles aceptables para
esos riesgos y asegurar que la Direccin Ejecutiva toma acciones necesarias para
identificar, analizar, monitorear y controlar los riesgos;
c. Asegurar que la Direccin Ejecutiva controle la efectividad del sistema de control
interno.
3.
La Direccin Ejecutiva, como ejecutor de las directrices emanadas del Consejo Directivo y de la
Asamblea General de Miembros, tiene las siguientes responsabilidades:
a. Proponer e implementar las estrategias aprobadas por el Consejo Directivo;
b. Definir polticas apropiadas de control interno, en consideracin a las caractersticas y
actividades crticas de la institucin. Dichas polticas debern tener en cuenta la relacin
costo/beneficio de su implantacin;
c. Monitorear permanentemente la efectividad de los controles internos;
d. Promover altos estndares de tica e integridad apoyados en los valores de organizacin,
y de definir una cultura dentro de la organizacin que enfatice y demuestre, en todos los
niveles del personal, la importancia de los controles internos;
e. Asegurar que los factores internos y externos que puedan afectar el logro de los objetivos
estratgicos sean continuamente identificados y evaluados. Esta evaluacin debe cubrir
los diversos riesgos, tales como: i) de liquidez, ii) operacional y iii) legal, entre otros;
f. Establecer una estructura de control apropiada para asegurar la efectividad de los
controles internos, definiendo el control de las actividades en cada nivel de actividad,
desde una visin preventiva y correctiva. Estos deben incluir: i) revisiones de los altos
mandos, ii) actividades de control apropiadas para diferentes reas o divisiones, iii)
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i.
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4.
Debe existir una auditora interna eficaz y comprensiva de los controles internos en su
integridad, llevada a cabo por personal competente y entrenado adecuadamente. La funcin de
auditora interna, como parte del monitoreo, debe reportar directamente al Consejo Directivo o al
Comit que se designe para efecto de control interno, y a la Direccin Ejecutiva.
Las oportunidades de mejoramiento del sistema de control interno identificadas por la Auditora
deben ser reportadas a la Direccin Ejecutiva y al Consejo Directivo en forma puntual al nivel y
atendidas en forma inmediata.
5.
Todas y cada una de las personas que forman parte de la organizacin, son responsables, en
determinado grado (que guarda relacin directa con su nivel jerrquico y autoridad delegada) del
efectivo funcionamiento de los controles internos.
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6.
Cdigo de tica
Todos los empleados estn obligados, sin excepcin, y empezando por el Consejo Directivo y la
Direccin Ejecutiva, a cumplir las leyes, los estatutos, las polticas, las instrucciones internas y
dems disposiciones que rijan la actividad de la organizacin, tales como las relacionadas con la
seleccin y contratacin del personal, evitando influir para la contratacin o promocin de
empleados si no se cumplen todos los procedimientos y requisitos establecidos para el efecto, y
dems riesgos relevantes que se identifiquen para la organizacin.
C.
La organizacin debe evitar los conflictos de inters, identificar y tomar acciones preventivas
ante las diferentes situaciones que se puedan considerar como generadoras de conflictos de
inters; por ejemplo, si un miembro del Consejo Directivo tiene un conflicto de inters sobre
algn asunto donde tenga poder de decisin, este miembro debe abstenerse de votar, informando
las razones en la sesin de consejo respectiva.
D.
Las relaciones con los proveedores deben ser manejadas en ambientes estrictamente de negocios,
de manera que ellos no tengan la posibilidad de entender que cualquiera otra relacin le puede
dar ventajas en sus operaciones con la
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Segregacin de funciones
Los empleados de la entidad deben abstenerse de recibir regalos o atenciones por parte de los
socios, clientes o proveedores. Para hacerlo debe contarse con autorizacin expresa de su
superior inmediato, siempre y cuando con ello no se advierta que ellos (los socios, los clientes o
los proveedores) obtendrn ventajas en sus operaciones con la organizacin. No se hacen
negocios con aquellos socios, clientes o proveedores que ofrezcan regalos o ventajas que se
aparten de las normales del comercio, con el fin de obtener negocios de la organizacin.
Los empleados no deben ofrecer regalos o atenciones a los funcionarios encargados de la
vigilancia o supervisin de la organizacin. Para ello los empleados deben contar con
autorizacin expresa, y los mismos no se deben realizar con el fin de motivar conductas a favor
de la organizacin. En lo posible, las reuniones o discusiones de asuntos que afecten a la
organizacin deben darse en las instalaciones de los supervisores o de la organizacin con la
participacin de ms de un empleado.
H.
El Consejo Directivo, para mantener un control adecuado sobre los principales riesgos que
afectan a la organizacin, crear el Comit de Control Interno, como un rgano de apoyo a la
gestin que realiza el Consejo Directivo, dependiente de ste, respecto de la implementacin y
supervisin del sistema control interno de la organizacin, sin que ello sustituya la
responsabilidad del mismo Consejo. El Comit ser creado con el fin de garantizar el
seguimiento a los objetivos estratgicos, al cumplimiento de la misin institucional, a los
principales riesgos, seguimiento a las recomendaciones de auditora, al presupuesto y, en general,
al efectivo funcionamiento de control interno.
a)
El Comit deber integrarse, por lo menos, con tres (3) miembros del Consejo Directivo, uno de
los cuales deber presidirlo, el Director Ejecutivo y al menos un miembro de la administracin
que para este efecto seale el propio Consejo, stos ltimos, participando con voz pero sin voto.
A las reuniones del Comit pueden ser citados, con la frecuencia necesaria y con el fin de
suministrar las explicaciones pertinentes acerca de asuntos de control interno, los empleados de
la ______________ que considere conveniente el Comit, estos asistirn con voz pero sin voto.
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c)
Las observaciones que presente el Comit y los informes que se produzcan debern quedar
consignados en actas debidamente suscritas por todos y cada uno de sus integrantes que sern
presentadas ante el Consejo Directivo.
Cuando se detecten situaciones que revistan importancia significativa y respecto de las cuales
deban tomarse acciones inmediatas, el Comit deber remitir un informe especial para que sea
considerado en la prxima reunin del Consejo Directivo y, en su defecto, a la Direccin
Ejecutiva.
d)
Operacin
V.
Control de riesgo
Para poner en prctica cualquier manual y que funcione con resultados positivos se deber
normar dicho manual, de tal manera que sirva de reglamento interno con estricto cumplimiento,
con sanciones a los que de manera voluntaria o inadvertida falte a la observacin de las normas.
Los riesgos deben ser identificados y deben mantenerse polticas donde se fijen lmites claros y
precisos bajo criterios de prudencia, establecerse procedimientos para procurar que se lleve a
cabo un control independiente de auditora. A continuacin se exponen las polticas y
procedimientos para controlar y administrar estos riesgos, entre las que se cuentan las actividades
de control necesarias, los criterios de informacin y comunicacin y la supervisin que se debe
dar para velar que se cumplan las polticas.
A. Sobre Registro de Operaciones Contables
Las leyes de Nicaragua por medio del cdigo del comercio exigen que toda entidad debidamente
registrada y en operacin debe llevar los libros contables legales que consisten en un libro Diario
y un libro Mayor, en el caso de las organizaciones no gubernamentales y fundaciones deben ser
registradas ante el Ministerio de Gobernacin. Adems de la obligacin a que est sometida la
organizacin en relacin a los libros legales, y mientras no se logre una autorizacin especial
para que estos libros sean sustituidos por los registros que emite el sistema computarizado que
utilice, ser necesario de otros registros auxiliares que sirven como complementarios, stos
tendrn el manejo y control sobre lo siguiente:
Estos registros, al igual que los libros principales (Diario y Mayor) debern llevarse en idioma
espaol, conservando el orden cronolgico y de operaciones, sin tachaduras, borrones,
enmiendas y sin dejar espacios entre pginas debern adems de ser firmados por las personas
que hayan registrado las operaciones, y por personas asignadas como autorizadas para legalizar
dichos libros.
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Todos y cada uno de los cheques deber decir el nombre del beneficiario y no al
portador.
Todos los Comprobantes de Egresos y/o pago debern contar con el acuse recibo del
beneficiario por medio de su firma e identificacin con Cdula de Identidad.
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Por razones justificadas el beneficiario del cheque no lo retire personalmente, ste deber
extender un documento autorizando a la persona que puede retirarlo en su nombre.
Los cheques emitidos debern ser respaldados con fondos suficientes en el banco, y por
un documento que se denomine Comprobante de Egresos, Pago y/o Cheque, el que ir
adjunto al cheque debidamente codificado, con fecha, cdigo de cuenta, nomenclatura de
la cuenta, firmado por la persona que lo elabor, revis y autoriz.
Las personas autorizadas a firmar cheques, nunca deber firmar cheques en blanco, esto
quiere decir; sin las correspondientes anotaciones en los documentos exigidos para la
emisin de un cheque.
e) Conciliaciones bancarias
Las conciliaciones bancarias debern elaborarse a ms tardar en los primeros diez das de cada
mes. Estas sern elaboradas por personas diferentes a las que tengan firma en la cuenta bancaria.
Las partidas flotantes sern investigadas de inmediato, de acuerdo al orden siguiente:
Todo dbito hecho por el banco que no aparezca en los registros auxiliares de banco
como un crdito.
Todo crdito hecho por el banco a favor de la cuenta y que no se haya registrado en los
auxiliares de la organizacin.
Cheques en circulacin y/o flotante con dos meses de antigedad
El funcionario responsable de realizar la conciliacin bancaria deber realizar las siguientes
operaciones:
h) Manejo de efectivo/Caja
Diariamente, todos los Recibos Oficiales de Caja pre-numerados que por alguna razn se
anularon, deben mutilados y/o sellados ANULADO, y archivados con los dems en el orden
numrico que corresponda, luego deben ser enviados a Contabilidad junto con los arqueos de
Caja que hayan sido practicados.
El Cajero (a) no deber tener ningn acceso a los registros contables. Solamente el Cajero(a)
tendr acceso exclusivo a su espacio debidamente aislado del pblico y dems empleados, como
tambin la custodia del efectivo bajo su responsabilidad, excepto cuando sean practicados los
arqueos. Cuando el cajero (a) est fuera de su espacio de trabajo el efectivo deber quedar
guardado bajo llave en depsitos seguros, para impedir que sea sustrado con facilidad cualquier
cantidad de dinero u otro documento de valor.
i) Supervisin e Informes
La supervisin de los fondos que sean manejados en la oficina como Caja Chica, deber de
verificarse por medio de arqueos de manera rutinaria y sin previa notificacin al responsable del
manejo del efectivo, los fondos deben de recontarse y confrontarlos con los Recibos Oficiales de
Caja, cualquier diferencia detectada deber informarse de inmediato a la Direccin Ejecutiva.
Responsabilidad del Cajero (a) ser mantener al da los saldos de las distintas cuentas bancarias
por medio de informes de POSICIN DIARIA DE CAJA, dicho informe consiste en utilizar una
forma (formato) que indique los saldos del da anterior en Caja Chica y los movimientos o
transacciones del da.
E. Sobre anticipos para compras y gastos
Cuando sea necesario entregar dinero para compras y/o gastos futuros, estos se harn siguiendo
el procedimiento de manejo de fondo fijo de Caja Chica. Con ciertas diferencias que a
continuacin de describe:
El instrumento contable para el control de los prstamos entre fondos ser por medio de
Notas de Dbito y Crdito o minutas de depsitos. De tal manera que cuando fondos
propios sean utilizados se deber debitar la cuenta al fondo donante y este a la vez
acreditar la cuenta del fondo propio el dinero.
Cuando el fondo receptor pague parcial o total el monto objeto del prstamo,
corresponder un dbito a la cuenta de fondos propios y ste ltimo acreditar la cuenta
del fondo que est realizando el pago quedando registrado y soportado en la Contabilidad
dicha operacin.
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Las funciones de la Administracin de los Recursos Humanos deben estar centralizadas bajo un
funcionario responsable, segn lo estipula el Manual de Polticas, Normas y Procedimientos para
la Administracin de Recursos Humanos; para el control interno se deben observar lo siguiente:
a) En el proceso de seleccin y calificacin de servicios solo intervendrn los funcionarios
responsables denominados para tal fin.
b) Se debe efectuar revisin selectiva al proceso de seleccin, nomina y tramite de las
diferentes prestaciones sociales, esta podr efectuarse durante cualquier paso del
procedimiento o en forma posterior a los mismos entendindose esta labor como una
prueba de cumplimiento que no involucra responsabilidad ni autoridad administrativa. La
responsabilidad la asume cada funcionario participe de acuerdo con las funciones
sealadas en el presente manual de control interno.
c) Ningn funcionario de la organizacin podr efectuar gestiones personales tendientes a
acelerar ninguno de los trmites establecidos para la Administracin de Recursos
Humanos.
d) Los funcionarios participes en el procedimiento de seleccin, contratacin, liquidacin de
nomina debern mantener documentos concernientes a estos procesos bajo llave.
e) Los funcionarios participes en el procedimiento de seleccin, contratacin, liquidacin
de nomina debern ejecutar sus funciones conforme a el orden y oportunidad descritos,
no se podr bajo ninguna circunstancia obviar pasos o realizarlos en secuencia distinta
f) El funcionario responsable de evaluar a cada empleado es el supervisor inmediato, el
empleado debe solicitar su evaluacin cuando corresponda.
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Ambiente de Control
Se refiere a la actitud y a las acciones del Consejo Directivo y de la Direccin Ejecutiva respecto
a la importancia del control dentro de la organizacin. El entorno de control proporciona
disciplina y estructura para la consecucin de los objetivos. El entorno de control consta de los
siguientes elementos:
Estructura de la organizacin.
b)
Conflicto de Intereses
Se refiere a cualquier relacin que vaya o parezca ir en contra del mejor inters de la
organizacin. Un conflicto de intereses puede menoscabar la capacidad de una persona para
desempear sus obligaciones y responsabilidad de manera objetiva.
c)
Control Adecuado
Est presente si la direccin planea y organiza (disea) las operaciones de manera tal que
proporcionen un aseguramiento razonable de que los objetivos y metas de la organizacin sern
alcanzados de forma eficiente y econmica.
d)
Cumplimiento
Monitoreo o Supervisin
Poltica
Mandato de la administracin respecto a lo que debe hacerse para efectuar el control. Una
poltica sirve como base para proceder a su implementacin.
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Procedimiento
Seguridad Razonable
Significa que la probabilidad de conseguir los objetivos est limitada por los juicios humanos en
la toma de decisiones, la relacin costo-beneficio de implantacin de controles, fallas humanas,
tales como errores simples o equivocaciones, o por la colusin de dos o ms personas, o porque
la alta direccin puede desbordar el sistema de control interno.
i)
j)
Ambiente de Control,
Valoracin de Riesgos,
Actividades de Control,
Informacin y Comunicacin y
Monitoreo o Supervisin.
Valores ticos
Son los valores morales que le permiten a quienes les corresponde la toma de decisiones en la
organizacin determinar un comportamiento que se considere adecuado para el funcionamiento
institucional. Esos valores se basan en lo que se considere que es correcto para la organizacin,
los cuales pueden ir ms all (lo que es recomendable) de lo puramente legal.
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