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GUIDE DE GESTION DES

archives

GUIDE DE GESTION DES

DE MAISONS DDITION

DE MAISONS DDITION

archives

GUIDE DE GESTION DES

archives

DE MAISONS DDITION

Cette publication est produite par la Bibliothque nationale du Qubec


et les Archives nationales du Qubec
Conception graphique : Eykel Design
Rvision et correction des textes : Marie Dufour

Catalogage avant publication de Bibliothque et Archives Canada


Vedette principale au titre :
Guide de gestion des archives de maisons ddition
Comprend un index.
Publ. en collab. avec: Archives nationales du Qubec.
1. Archives - Gestion. 2. diteurs - Archives. 3. Gestion des documents.
I. Bibliothque nationale du Qubec. II. Archives nationales du Qubec.
CD953.G84 2005

Dpt lgal : 3e trimestre 2005


Bibliothque nationale du Qubec
Bibliothque nationale du Canada

ISBN 2-550-44190-7

025.1714

C2005-941540-1

able des matires

PRSENTATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

INTRODUCTION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1000
1100
1200
1300
1400
1500

2000
2100
2200
2300
2400
2500

3000
3100
3200
3300
3400
3500

4000
4100
4200
4300
4400
4500

5000
5100
5200
5300
5400
5500

ADMINISTRATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Constitution et historique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Planification et organisation administrative . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Contrle et valuation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Direction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Gestion des informations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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16
16
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AFFAIRES LGISLATIVES ET JURIDIQUES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20


thique et dontologie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Lgislations gouvernementales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Opinions juridiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Poursuites et rclamations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Contrats, conventions et ententes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

21
21
22
22
23

GESTION DES RESSOURCES HUMAINES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24


Organisation du travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Gestion du personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Gestion des dossiers individuels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Gestion des conditions de travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Sant et scurit au travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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25
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29
31

GESTION DES RESSOURCES FINANCIRES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32


Statut financier de lentreprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Apport des sources de financement externes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Gestion comptable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Gestion des engagements budgtaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Gestion des impts et des taxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

33
33
35
36
39

GESTION DES RESSOURCES MATRIELLES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40


Gestion
Gestion
Gestion
Gestion
Gestion

des ressources mobilires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .


des ressources immobilires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
de linventaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
de la scurit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
des assurances sur les biens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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42
42
43
43

Table des matires

6000
6100
6200
6300
6400

7000
7100
7200
7300
7400
7500
7600
7700

8000
8100
8200
8300
8400

PROMOTION ET COMMUNICATIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Promotion et reprsentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Relations avec les mdias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Relations extrieures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Gestion du site Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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47
48
51

DVELOPPEMENT DITORIAL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
Recherche et dveloppement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Programmation et suivi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Gestion du processus ddition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Planification des ventes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Gestion de la rfrence ditoriale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Relations avec les auteurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Tenue des runions de travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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53
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56
56
57

GESTION DES UVRES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58


Gestion
Gestion
Gestion
Gestion

des
des
des
des

uvres
uvres
uvres
uvres

Livres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Journaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Priodiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Matriel promotionnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

59
61
64
66

9000

COMMERCIALISATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

9100
9200
9300

Promotion auprs des diffuseurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70


Distribution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Gestion des stocks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

10 000

COOPRATION ET PARTENARIAT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

INDEX . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

Table des matires

PRSENTATION
Quil voie, examine, mette en ordre et range dans les armoires les lettres,
chartes et privilges, afin de les conserver le mieux possible pour quils
soient le plus srement et le plus facilement utilisables lorsquil sera
ncessaire. Et quil fasse tout ce quil faut pour les conserver srement
et les retrouver rapidement .
Mandat du premier archiviste en France, Pierre dtampes, commis
ce titre par le roi Philippe le Bel en 1309 1.

n aot 2002, la Bibliothque nationale du Qubec (BNQ) prenait linitiative de former le


comit Mmoires de ldition, prsid par madame Lise Bissonnette et compos de
reprsentants des Archives nationales du Qubec (ANQ), de la Chaire de recherche du
Canada en histoire du livre et de ldition de lUniversit de Sherbrooke, de lAssociation nationale
des diteurs de livres (ANEL) et des directions de la BNQ. Les premires rflexions des membres
du comit ont port sur ltat actuel des archives des maisons ddition, quils ont dcid de
documenter en faisant raliser un inventaire auprs dune trentaine dditeurs qubcois. Les
rsultats de cette enqute ont clairement mis en vidence les problmes qui existaient et existent
encore aujourdhui dans le milieu ditorial quant lorganisation de ses archives.
Le souci de lorganisation, de la conservation et de laccessibilit des documents, exprim plus
haut par un archiviste du XIV e sicle, est aujourdhui reconnu comme une composante essentielle
de tout systme de gestion efficace et comme une assurance pour la prennit de la mmoire
de toute organisation. la lumire de cet enseignement, la production dun guide adapt la ralit
des maisons ddition sest impose demble pour remdier la situation troublante rvle par
linventaire, guide dont la responsabilit a t confie aux ANQ, linstitution toute dsigne pour
le produire.
cette mme priode, le Rseau des archives du Qubec (RAQ), vivement encourag par les
ANQ, prparait de son ct un Guide de gestion des archives dentreprises lintention des
organismes et des administrateurs aux prises avec des difficults touchant la gestion de leurs
archives. Profitant de cette concidence, les ANQ se sont largement inspires de ce modle pour
raliser le guide qui leur tait demand, en ladaptant cependant aux besoins propres au monde
de ldition.
Le prsent Guide de gestion des archives de maisons ddition apporte, selon nous, la rponse
idale aux problmes de classification et de slection des archives du milieu de ldition. Il a t
rdig par Gilles Hon et Caroline Sauvageau, archivistes aux ANQ, qui ont pu profiter de la contribution dun comit consultatif form de Michel Biron, archiviste la BNQ, de Franois David,
archiviste aux ANQ, de Martin Dor, chercheur et professeur lUniversit de Sherbrooke, et de
Michel Gay, gestionnaire aux ditions Fides. Ce guide est en fait le fruit dun partenariat et dune
collaboration troite entre plusieurs intervenants, qui mritent tous nos remerciements.

Jean FAVIER et Danile NEIRINCK (dir.), La pratique archivistique franaise, Paris, Archives nationales, 1993, p. 11.

Prsentation

Nous esprons que les maisons ddition utiliseront dornavant ce prcieux outil pour encadrer
la gestion de tous leurs documents et pour assurer la conservation permanente des plus significatifs pour leur histoire institutionnelle. Par ailleurs, nous osons croire que, moyennant quelques
ajustements terminologiques, ce guide pourrait tre utilis avec profit par des entreprises issues
dautres secteurs culturels, comme ceux de la musique, du thtre et de la danse. Les intervenants
du milieu culturel pourraient ainsi amliorer la gestion de leur entreprise, valoriser leur propre
histoire et contribuer lenrichissement de la mmoire collective du Qubec.

Sylvie Lemieux
Conservatrice et directrice gnrale
Archives nationales du Qubec

Lise Bissonnette
Prsidente-directrice gnrale
Bibliothque nationale du Qubec

Gaston Bellemare
Prsident
Association nationale des diteurs de livres

Prsentation

INTRODUCTION
Quest-ce que les archives ?
Pour bien des personnes, les archives demeurent encore des documents anciens, souvent rares
et prcieux, sans utilit vidente pour la conduite des affaires courantes. Pourtant, depuis ladoption de la Loi sur les archives au Qubec en 1983, ou encore plus rcemment en vertu de la Loi
concernant le cadre juridique des technologies de linformation, les archives rpondent aux
caractristiques suivantes. Elles sont lensemble des documents produits ou reus dans le cadre
des activits dune personne ou dune entreprise, quelle que soit leur forme (manuscrit, photographie, carte, plan, etc.), quel que soit leur support (papier, microfilm, lectronique, etc.), quelle
que soit leur date, et conservs pour leur valeur de preuve, de tmoignage et dinformation en
cas de rfrence future, prochaine ou loigne. Les archives comprennent donc toutes les informations cres par une entreprise dans le cadre de ses activits, la condition que ces informations soient portes sur un support tangible, quelles soient structures de faon intelligible et
quelles soient comprhensibles sous forme de mots, de sons ou dimages.
Les archives ont valeur de preuve pour autant quelles tmoignent des raisons premires pour
lesquelles elles ont t cres. ce titre, elles sont utilises comme sources dinformations
administratives, lgales et financires courantes. Ne dit-on pas que lcrit est la meilleure preuve
qui soit ? Elles ont valeur de tmoignage en ce quelles renseignent, tant leurs crateurs que les
chercheurs, sur les principes fondateurs, les orientations et les activits spcifiques de lentreprise. Finalement, elles ont valeur dinformation parce quelles permettent de connatre le contexte
social, culturel, physique mme, dans lequel a volu lentreprise. Ces valeurs ne se succdent
donc pas lune et lautre dans le temps, elles dmontrent plutt la diversit des angles sous
lesquels les documents peuvent tre exploits.
Ainsi perues, les archives deviennent une source de gestion, ncessaire tant au processus de
prise de dcisions quaux oprations quotidiennes, et ce, tous les niveaux hirarchiques. Si le
directeur gnral les consulte pour orienter ses dcisions dordre stratgique, le commis de
bureau les utilise pour lexercice de ses tches oprationnelles. Les archives constituent aussi un
tmoignage de lexistence et du rle jou par lentreprise dans son milieu professionnel, voire
dans la socit mme. Leur importance est telle qu titre de ressources informationnelles, elles
se situent au mme rang que les ressources humaines, financires et matrielles dans une
organisation et elles devraient tre tout autant considres. Sans information, cest--dire sans
archives, sans personnel, sans financement ou sans local et quipement, une entreprise ne
saurait tout simplement pas exister.

Gestion des archives, un besoin ?


Si la plupart des entreprises ont su se donner un programme de gestion des ressources
humaines, un plan comptable ou un programme dinvestissement en matire despace et dquipement de travail, bien peu se sont dotes dun programme de gestion de leurs archives.
Pourtant, les avantages dun tel programme apparaissent vidents lorsque lon considre les
problmes prouvs pour lentreposage et le reprage des informations, quelles soient sur support
traditionnel ou lectronique, de mme que les lenteurs et les lourdeurs administratives que ces
problmes occasionnent, linsatisfaction du personnel qui sensuit et, finalement, les cots que
tous ces inconvnients entranent pour lentreprise.
Ainsi, pour contrer laugmentation phnomnale des informations constate dans les entreprises, le besoin croissant despace et dquipement de conservation des documents, les difficults
de reprage des informations stratgiques et oprationnelles ainsi que la diversit des pratiques
de gestion documentaire dveloppes par un personnel laiss lui-mme en cette matire,

Introduction

llaboration dun programme de gestion des archives nous apparat incontournable. Au surplus,
ladoption dun tel programme facilitera lapplication et le respect des lois, ententes ou contrats
auxquels lentreprise doit apporter les suites appropries, de mme quelle permettra la ralisation dtudes prospectives des fins de promotion ou de recherches scientifiques. Pour peu
quon sy arrte, la dfinition et limplantation dun tel programme de gestion des archives se
rvleront mme des plus rentables.
Linformation et les documents qui la supportent sont tellement intimement lis au fonctionnement quotidien dun organisme que lon oublie quon peut en tirer un meilleur profit en les
grant selon les normes professionnelles reconnues. Un programme de gestion des archives,
en plus de sappuyer sur une volont institutionnelle explicite, comprendra la fois un plan de
classification et un calendrier de conservation.

Plan de classification
Sommairement dfinie, la classification est lidentification et la mise en ordre des documents
lintrieur dun fonds darchives. Elle permet de sassurer que tous les documents sont rattachs
leur fonds dorigine chaque maison ddition constitue son propre fonds darchives et qu
lintrieur de ce fonds, les documents sont classs dans lordre dcoulant des activits mmes
de lorganisme crateur du fonds darchives.
Le plan de classification devient donc le premier instrument de reprage intellectuel des informations, lequel facilite les dmarches de recherche tant administrative, lgale et financire
quhistorique. Il permet daccder rapidement au document recherch sans sattarder des
ensembles documentaires non requis. De plus, il fournit un cadre de rfrence uniforme utilis
par tout le personnel, ce qui permet de se prmunir contre les multiples initiatives de classification individuelles qui rendent la recherche alatoire en labsence ou encore lors du dpart de
la personne concerne. Un tel plan de classification uniforme rend plus aises lintgration et
la mobilit du personnel lintrieur de lentreprise, de mme quil contribue au maintien des
processus communs, particulirement dans le cas dune entreprise dont les bureaux sont disperss en plusieurs lieux.
Longtemps bas sur les priodes chronologiques, les sujets ou matires, les types de documents
ou les structures administratives, le plan de classification daujourdhui sarrime sur les mandats
et les activits spcifiques mens par lentreprise. Au besoin, ces activits seront dveloppes en
sous-activits et mme parfois en sous-sous-activits, chacune de ces ralits constituant un
niveau diffrent de classification identifi, en partant du gnral au particulier, par les units suivantes: fonds, sries, sous-sries, sous-sous-sries, composs leur tour de dossiers et de
pices.
Fonds (lensemble des documents produits et reus par lentreprise) 2
Srie (niveau de classification reprsentant les activits de lentreprise) 3
Sous-srie (niveau de classification non obligatoire) 4
Sous-sous-srie (niveau de classification non obligatoire) 5
Dossier (dlimitation intellectuelle et non matrielle) 6
Pice (chacun des documents) 7

2
3
4
5
6

Niveau de classification identifi par le nom de l'entreprise (ex : Fonds ditions Fides).
Niveau qui traduit un lment du mandat ou un grand domaine d'activits (ex : Srie Gestion des ressources financires).
Niveau qui traduit une activit spcifique relie au mandat (ex : Sous-srie Gestion comptable).
Niveau qui traduit un lment d'une activit spcifique (ex : Sous-sous-srie Vrification externe).
Niveau exprim selon les cas par types de documents, par ordre alphabtique ou chronologique ou encore par sujets
(ex : Vrification pour l'anne 2002).
Chaque document du dossier Vrification pour l'anne 2002 (ex : tats financiers vrifis).

Introduction

On comprendra de ce qui prcde quun plan de classification doit tre adapt la ralit de
lentreprise pour laquelle il est cr ou, tout le moins, au secteur dactivits auquel elle appartient. Le plan de classification dune maison ddition, qui ralise des activits qui lui sont propres, ne saurait tre identique celui dun organisme gouvernemental ou municipal, ni celui
dune entreprise manufacturire ou de transformation. De mme, on tiendra compte des besoins
rels de la maison ddition. Une petite entreprise, dont le personnel est restreint, produit sans
doute moins de documents quune grande, de sorte quelle nutilisera que certains des niveaux
de classification du modle propos ci-aprs en laissant inutiliss, sil y a lieu, certains niveaux ;
ces derniers pourront toutefois tre ractivs advenant des modifications significatives ou des
ajouts son mandat. Finalement, un plan de classification exige que toutes les units de classification situes aux niveaux suprieurs du plan portent un titre qui leur soit propre et quelles
soient dfinies avec prcision pour viter toute interprtation divergente pouvant conduire une
mauvaise classification des archives.

Calendrier de conservation
Le calendrier de conservation, deuxime lment constitutif dun programme de gestion des
archives et partie intgrante du prsent Guide de gestion des archives de maisons ddition,
dtermine essentiellement les dures de conservation et la disposition finale des documents pour
chacun des niveaux hirarchiques du plan de classification auquel se rattachent les documents.
Outil indispensable une bonne gestion des archives, le calendrier de conservation augmente
lefficacit et la productivit du personnel en permettant dliminer les documents souvent
conservs en double, voire en de multiples exemplaires, ou encore ceux qui sont conservs
longtemps aprs leur priode dutilit relle.
Le respect du calendrier de conservation entrane des conomies substantielles en matriel et
espace dentreposage de mme quen temps de recherche, puisquil conduit ne conserver que
les documents utiles la gestion administrative, financire et juridique, et ce, par le dtenteur le
plus appropri dans lentreprise. De plus, cet instrument de travail permet dviter la destruction
de documents significatifs et importants lors dpurations sporadiques ou de grands mnages.
Finalement, le calendrier de conservation assure la constitution rflchie de la mmoire de lentreprise au bnfice des utilisateurs gestionnaires, des chercheurs et, travers eux, de la collectivit tout entire.
La rgle de conservation comporte plusieurs termes et codes labors par les archivistes pour en
faciliter la prsentation. Ainsi, titre dexemple :
Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs) (3)

Disposition finale
(documents inactifs)
(4)

Papier
lectronique
Audiovisuel

888* + 6 ans (7)

T** (8)

Papier
lectronique
Audiovisuel

888* (7)

D (8)

Dossier(s) ou
document(s) (1)

Support(s) de
conservation (2)

Exemplaire
principal (5)

Exemplaire
secondaire (6)

Remarque(s) : * Dure du programme.


** Conserver les documents relatifs aux subventions reues.

(1) Dossier(s) ou document(s) : lment(s) concret(s) et tangible(s) class(s) selon le cas sous
le fonds, les sries, sous-sries ou sous-sous-sries (voir notes 5 et 6 ci-dessous).

Introduction

(2) Supports de conservation : les informations sont fixes sur un support papier, lectronique
ou audiovisuel, ou encore sur une combinaison de supports.
(3) Priode dutilisation : dure minimale de conservation ncessaire pour rpondre aux besoins
administratifs, lgaux et financiers habituellement observs. Dans le prsent ouvrage, les dures
actives et semi-actives ont t fusionnes pour faciliter leur application. Les documents actifs
sont couramment utiliss et ncessaires ladministration dune organisation, tandis que les
documents semi-actifs possdent toujours une valeur administrative, lgale ou financire mme
sils ne sont plus requis couramment pour la conduite des oprations habituelles.
(4) Disposition finale : lorsque les informations ont atteint les limites de leur utilit administrative,
lgale et financire, les documents qui les supportent, devenus alors inactifs, peuvent tre soit
dtruits, soit partiellement ou totalement conservs si les informations quils renferment prsentent
un intrt patrimonial dmontr.
(5) Exemplaire principal : dossier ou document qui fait foi de rfrence officielle et qui est le plus
complet sur un sujet donn. Ce dossier ou document est gnralement dtenu par le responsable
ou lunit responsable du traitement de ce sujet. Le calendrier de chaque maison ddition devrait
identifier cette personne ou cette unit responsable de lexemplaire principal du dossier ou du
document vis.
(6) Exemplaire secondaire : dossier ou document utilis des fins de rfrence ou dinformation
par de tierces personnes ou units administratives dans le cadre de la conduite de leurs activits.
Le mode de disposition de cet exemplaire est toujours la destruction.
(7) Dure dutilisation : cette dure est fonde sur lutilit administrative et financire gnralement admise des documents et sur les exigences lgales affrentes. Elle sexprime en nombre
dannes de conservation sur place en sus de lanne courante de cration ou encore par les
codes 888 et 999. Le code 888 signifie que le document conserve son utilit jusquau dnouement du sujet trait par le document et il est toujours accompagn dune note explicative, telle
la dure du contrat ou encore la dure du programme de perfectionnement, etc., place en
remarque(s). Pour sa part, le code 999 implique que le document demeure utile jusqu son
remplacement par une nouvelle version.
(8) Disposition finale : la disposition finale sexprime par les codes D, C, T. Le code D signifie
destruction ; les documents concerns ne renferment pas dinformations utiles la recherche
historique postrieure. Le code C pour conservation , au contraire, entrane la conservation
permanente des documents puisquils ont une valeur historique significative utile en cas de
rfrence future, prochaine ou loigne. Enfin, le code T pour tri ou chantillonnage autorise
une slection des documents dans un dossier donn ; il est toujours accompagn dune note
explicative place en remarque(s).

Volont institutionnelle explicite


En guise de conclusion, il importe ici de rappeler que limplantation et le suivi dun programme
de gestion des archives doivent rsulter dune volont institutionnelle explicite. En effet, les
impacts de la mise en uvre dun plan de classification et dun calendrier de conservation sont
gnralement trs importants sur le personnel et ses faons de faire, de mme que sur lutilisation des ressources financires et matrielles de lentreprise. De plus, cette opration, qui
implique un examen du contenu des dossiers existants pour en assurer une meilleure classification ou une juste disposition, comporte un caractre confidentiel quil faut ncessairement encadrer.
Pour toutes ces raisons, lesquelles, la limite, peuvent bouleverser les cultures organisationnelles,
il importe quune volont institutionnelle soit dfinie et exprime au plus haut niveau de lentreprise. Idalement, cette volont prendra la forme dune politique ou encore dune directive
prcise, comprenant au moins les lments suivants : son objet, son cadre officiel, sa porte, le
partage des responsabilits et son entre en vigueur.

10

Introduction

On peut dfinir lobjet de la politique comme tant la manire concerte et rflchie de mettre
en place les moyens qui permettent dorganiser et de traiter, de faon efficace et rentable,
lensemble des archives que gnre la maison ddition dans le cadre de ses activits 8. Son
cadre officiel prcisera de quelle personne ou de quelle instance mane la nouvelle politique.
Pour sa part, la porte de cette politique permettra de prciser qui et quoi sont touchs. Viset-elle tout le personnel et toutes les units administratives ou seulement une partie de celui-ci ou
de celles-l ? Concerne-t-elle seulement les documents sur support papier ou les documents sur
tous les supports ? Enfin, aprs avoir prcis les ressources humaines, matrielles et financires
qui seront consacres sa ralisation, toute politique doit dfinir les responsabilits de chaque
intervenant et fixer les modalits dentre en vigueur.
Riche dun tel corpus, une maison ddition pourra non seulement assurer la gestion de ses documents de manire efficace et efficiente, mais aussi constituer sa propre mmoire institutionnelle,
participant de la sorte lenrichissement de nos connaissances sur ce secteur culturel, reflet et tmoin
au premier chef de notre identit collective.

Structure suprieure et codification


Un plan de classification est compos de sries regroupant les documents de gestion et dexploitation. Le plan propos en compte dix :

1000

ADMINISTRATION

Cette srie regroupe les documents relatifs la constitution et lhistoire de la maison ddition
de mme que ceux qui rsultent de ses activits de planification et dorganisation, de contrle et
dvaluation de nature administrative. On y trouve aussi les informations relatives aux dcisions
des diffrents niveaux administratifs, aux changes intervenus lors des runions de travail du
personnel et la circulation des informations dans la maison ddition.

2000

AFFAIRES LGISLATIVES ET JURIDIQUES

Cette srie comprend les documents relatifs au comportement professionnel, aux lois, politiques
et rglements des organismes gouvernementaux touchant les activits de la maison ddition, aux
opinions juridiques, poursuites et rclamations en dcoulant. Les versions originales de tous
contrats, conventions et ententes engageant lentreprise sont galement regroupes dans cette
srie.

3000

GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

Cette srie contient les documents relatifs lorganisation du travail, la gestion du personnel,
la carrire des employs, aux conditions de travail de mme qu la sant et la scurit au travail.

4000

GESTION DES RESSOURCES FINANCIRES

Cette srie regroupe les documents relatifs au statut financier, aux sources de financement
externes, la gestion comptable, aux engagements budgtaires de mme qu la gestion des
impts et taxes de la maison ddition.

5000

GESTION DES RESSOURCES MATRIELLES

Cette srie comprend les documents relatifs la gestion des biens mobiliers et immobiliers
appartenant la maison ddition. Elle concerne tant leur acquisition, leur entretien et leur disposition que la tenue de linventaire, la scurit, les assurances et les fournisseurs de ces biens.

Carol COUTURE et collaborateurs, Les fonctions de larchivistique contemporaine, Sainte-Foy, Presses de l'Universit du
Qubec, 1999, p. 10.

Introduction

11

6000

PROMOTION ET COMMUNICATIONS

Cette srie porte sur les documents relatifs aux communications et aux relations de la maison
ddition avec le grand public, avec les mdias de mme quavec les organismes publics et privs.

7000

DVELOPPEMENT DITORIAL

Cette srie comprend les documents gnrs par les activits de direction, de coordination et de
planification du travail ditorial.

8000

GESTION DES UVRES

Cette srie est spcifique chaque uvre reue ou publie par la maison ddition. Elle documente toutes les interventions relatives la gestion des uvres, de la rception du manuscrit
son accueil par le public.

9000

COMMERCIALISATION

Cette srie regroupe les documents dcoulant des activits de diffusion, de distribution et de conservation des ouvrages produits par lentreprise.

10 000

COOPRATION ET PARTENARIAT

Cette srie contient les documents relatifs aux relations de la maison ddition avec divers organismes en vue de la ralisation dun projet ditorial. Il peut sagir de documents relatifs aux accords
de sous-traitance pour fins de gestion, ddition ou de codition, de diffusion, de commercialisation,
voire dentreposage, de publications importes ou exportes par la maison ddition. On tendra
cette notion galement aux productions audiovisuelles tires des publications, comme les
productions cinmatographiques.

12

Introduction

1000

1000

Administration

Cette srie regroupe les documents relatifs la constitution et lhistoire de la maison ddition
de mme que ceux qui rsultent de ses activits de planification et dorganisation, de contrle et
dvaluation de nature administrative. On y trouve aussi les informations relatives aux dcisions
des diffrents niveaux administratifs, aux changes intervenus lors des runions de travail du
personnel et la circulation des informations dans la maison ddition.

1100

Constitution et historique

1110

Gestion des documents constitutifs

1120

Gestion des documents sur lhistoire de la maison ddition

1200

Planification et organisation administrative


Planification administrative

1220

Rglementation administrative

1300

Contrle et valuation

1400

Direction

1410

Assemble gnrale

1420

Conseil dadministration

1430

Comit excutif

1440

Comit de direction

1450

Comits ad hoc

1500

6000

1210

Gestion des informations

1510

Gestion des documents administratifs

1520

Gestion des moyens de communication interne et externe

Administration

13

1100

Constitution et historique

Documents relatifs la cration et lvolution de la maison ddition.

1110

Gestion des documents constitutifs

Documents tmoignant de lexistence lgale, de la mission et des valeurs de la maison ddition


de mme que de son identification officielle.
Lettres patentes, statuts, raisons sociales, permis, licences, sceau, logo.
Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Disposition finale
(documents inactifs)

Papier
lectronique
Audiovisuel

999

Papier
lectronique
Audiovisuel

999

Dossier(s)
ou document(s)

Support(s)
de conservation

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

Remarque(s) :

1120

Gestion des documents sur lhistoire de la maison ddition

Documents relatifs la constitution de la mmoire de la maison ddition.


Documents antrieurs la cration de la maison ddition, phmrides, compilation
de donnes historiques, chronologie, livre dor.
Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Disposition finale
(documents inactifs)

Papier
lectronique
Audiovisuel

5 ans*

Papier
lectronique
Audiovisuel

2 ans

Dossier(s)
ou document(s)

Support(s)
de conservation

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

Remarque(s) : * Le livre dor est vers aux archives seulement lorsquil est complt.

14

Administration

Planification et organisation administrative

1000

1200

Documents relatifs la dfinition, la gestion et au suivi du travail effectu dans la maison


ddition.

1210

Planification administrative

Documents relatifs la dtermination des orientations, des stratgies et des finalits commerciales, sociales et institutionnelles de la maison ddition.
Orientations, priorits, objectifs, plan daffaires, plan de dveloppement, plan daction,
plan de communication, chancier.
Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Disposition finale
(documents inactifs)

Papier
lectronique
Audiovisuel

888* + 5 ans

Papier
lectronique
Audiovisuel

888*

Dossier(s)
ou document(s)

Support(s)
de conservation

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

Remarque(s) : * Priode couverte par le document ou jusqu son remplacement par une
nouvelle version.

1220

Rglementation administrative

Documents de rgie interne relatifs llaboration du cadre normatif et la ralisation ordonne


des activits de la maison ddition.
Politiques, directives, rglements, normes et procdures.
Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Disposition finale
(documents inactifs)

Papier
lectronique
Audiovisuel

999

T*

Papier
lectronique
Audiovisuel

999

Dossier(s)
ou document(s)

Support(s)
de conservation

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

Remarque(s) : * Conserver les documents produits par lorganisme.

Administration

15

1300

Contrle et valuation

Documents relatifs la compilation des diffrentes activits effectues par la maison ddition et
lvaluation des diffrents services de la maison ddition (dition, production, distribution, etc.).
Rapports dactivits mensuels, semestriels ou annuels. Statistiques.
Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Disposition finale
(documents inactifs)

Papier
lectronique
Audiovisuel

999

T*

Papier
lectronique
Audiovisuel

999

Dossier(s)
ou document(s)

Support(s)
de conservation

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

Remarque(s) : * Conserver les statistiques et rapports dactivits, particulirement ceux qui sont
cumulatifs ou annuels.

1400

Direction

Documents produits et reus relatifs aux interventions et dcisions prises dans lentreprise.

1410

Assemble gnrale

Documents relatifs au droulement de lassemble gnrale annuelle et extraordinaire de lentreprise ainsi qu lorganisation des lections ou de toute autre consultation des membres.
Avis de convocation, ordres du jour, procs-verbaux, documents dposs, rsolutions,
procdure dlection, liste des candidats, bulletins de vote, rsultats.

Disposition finale
(documents inactifs)

Papier
lectronique
Audiovisuel

7 ans

T*

Papier
lectronique
Audiovisuel

1 an

Support(s)
de conservation

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

Remarque(s):

16

Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Dossier(s)
ou document(s)

Administration

* Conserver les procs-verbaux, les documents dposs, les rsolutions et les


rsultats des lections.

Conseil dadministration

1000

1420

Documents relatifs aux runions du conseil dadministration de la maison ddition.


Avis de convocation, ordres du jour, procs-verbaux, documents dposs, rsolutions.

Papier
lectronique
Audiovisuel

7 ans

Papier
lectronique
Audiovisuel

1 an

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

3000

Disposition finale
(documents inactifs)

Support(s)
de conservation

2000

Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Dossier(s)
ou document(s)

1430

4000

Remarque(s) :

Comit excutif

5000

Documents relatifs aux runions du comit excutif de la maison ddition.


Avis de convocation, ordres du jour, procs-verbaux, documents dposs, rsolutions.

Papier
lectronique
Audiovisuel

7 ans

Papier
lectronique
Audiovisuel

1 an

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

7000

Disposition finale
(documents inactifs)

Support(s)
de conservation

6000

Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Dossier(s)
ou document(s)

Remarque(s) :

8000
9000 10000
Administration

17

1440

Comit de direction

Documents relatifs aux runions du comit de direction de la maison ddition.


Avis de convocation, ordres du jour, procs-verbaux, documents dposs, rsolutions.
Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Disposition finale
(documents inactifs)

Papier
lectronique
Audiovisuel

7 ans

Papier
lectronique
Audiovisuel

1 an

Dossier(s)
ou document(s)

Support(s)
de conservation

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

Remarque(s) :

1450

Comits ad hoc

Documents relatifs la tenue de runions de travail sur des aspects spcifiquement relis
ladministration gnrale et aux activits autres que celles portant exclusivement sur le processus ditorial.
Avis de convocation, ordres du jour, procs-verbaux, documents dposs.
Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Disposition finale
(documents inactifs)

Papier
lectronique
Audiovisuel

3 ans

T*

Papier
lectronique
Audiovisuel

1 an

Dossier(s)
ou document(s)

Support(s)
de conservation

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

Remarque(s) : * Conserver les procs-verbaux.

18

Administration

Gestion des informations

1000

1500

Documents relatifs la gestion documentaire, incluant la gestion lectronique, de mme qu la


gestion des moyens de communication interne et externe.

Gestion des documents administratifs

2000

1510

Documents relis la gestion documentaire dans lentreprise.

Papier
lectronique
Audiovisuel

888*

T**

Papier
lectronique
Audiovisuel

888*

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

5000

Disposition finale
(documents inactifs)

Support(s)
de conservation

4000

Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Dossier(s)
ou document(s)

3000

Plan de classification, calendrier de conservation et inventaires des documents de


mme que lettres types et autres modles de documents, logiciels, progiciels et
programmes informatiques, documentation et inventaire des systmes, banques
de donnes, copies de scurit.

6000

Remarque(s) : * Le plan de classification, le calendrier de conservation et les inventaires des


documents de mme que les lettres types et autres modles de documents sont
conservs jusqu une nouvelle version. Pour leur part, les logiciels, progiciels et
les programmes informatiques, la documentation et linventaire des systmes,
les banques de donnes et les copies de scurit sont conservs aussi
longtemps que les donnes peuvent tre exploites.
** Conserver le plan de classification et le calendrier de conservation ainsi que la
documentation qui permet dexploiter les banques de donnes conserves.

7000

1520

Gestion des moyens de communication interne et externe

Documents relatifs la gestion du courrier, de la tlphonie, des tlcommunications, de lintranet


et de lInternet.

8000

Livraisons, affranchissements, dclarations de douanes, rquisitions, utilisation de


tlcopieurs, systmes de tlcommunications, documents sur la scurit et les modifications informatiques.

Disposition finale
(documents inactifs)

Papier
lectronique
Audiovisuel

3 ans

Papier
lectronique
Audiovisuel

1 an

Support(s)
de conservation

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

9000 10000

Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Dossier(s)
ou document(s)

Remarque(s) :

Administration

19

2000

Affaires lgislatives et
juridiques

Cette srie comprend les documents relatifs au comportement professionnel, aux lois, politiques
et rglements des organismes gouvernementaux touchant les activits de la maison ddition, aux
opinions juridiques, poursuites et rclamations en dcoulant. Les versions originales de tous contrats,
conventions et ententes engageant lentreprise sont galement regroupes dans cette srie.

20

2100

thique et dontologie

2200

Lgislations gouvernementales

2300

Opinions juridiques

2400

Poursuites et rclamations

2500

Contrats, conventions et ententes

Affaires lgislatives et juridiques

thique et dontologie

1000

2100

Documents relatifs aux mesures prises par la maison ddition en matire de protection des renseignements personnels et daccessibilit aux dossiers de nature confidentielle, quil sagisse de renseignements dordre financier, commercial, scientifique ou syndical.

2000

Code de dontologie.

Papier
lectronique
Audiovisuel

999

Papier
lectronique
Audiovisuel

999

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

4000

Disposition finale
(documents inactifs)

Support(s)
de conservation

3000

Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Dossier(s)
ou document(s)

Remarque(s) :

5000

2200

Lgislations gouvernementales

6000

Documents relatifs aux lois et rglements des diffrentes instances gouvernementales.


Lois, politiques et rglements.

Papier
lectronique
Audiovisuel

999

Papier
lectronique
Audiovisuel

999

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

8000

Disposition finale
(documents inactifs)

Support(s)
de conservation

7000

Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Dossier(s)
ou document(s)

Remarque(s) :

9000 10000
Affaires lgislatives et juridiques

21

2300

Opinions juridiques

Documents relatifs aux opinions des juristes et la jurisprudence.


Avis juridiques, jurisprudence.
Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Disposition finale
(documents inactifs)

Papier
lectronique
Audiovisuel

888*

Papier
lectronique
Audiovisuel

888*

Dossier(s)
ou document(s)

Support(s)
de conservation

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

Remarque(s) : * Tant que lavis rpond ltat du droit.

2400

Poursuites et rclamations

Documents relatifs aux actions judiciaires impliquant la maison ddition.


Correspondance, dclarations, sommations et citations comparatre, mises en
demeure, jugements.
Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Disposition finale
(documents inactifs)

Papier
lectronique
Audiovisuel

888*

Papier
lectronique
Audiovisuel

888*

Dossier(s)
ou document(s)

Support(s)
de conservation

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

Remarque(s) : * Jusqu lexcution du jugement ou du rglement.

22

Affaires lgislatives et juridiques

Contrats, conventions et ententes

1000

2500

Documents relatifs aux diffrents contrats, conventions et ententes contracts par lditeur.

Papier
lectronique
Audiovisuel

888* + 6 ans

Papier
lectronique
Audiovisuel

888*

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

4000

Disposition finale
(documents inactifs)

Support(s)
de conservation

3000

Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Dossier(s)
ou document(s)

2000

Version originale et dment signe des contrats, conventions, ententes, correspondance, addenda.

Remarque(s) : * Priode couverte par les contrats, conventions et ententes.

5000
6000
7000
8000
9000 10000
Affaires lgislatives et juridiques

23

3000

Gestion des ressources


humaines

Cette srie contient les documents relatifs lorganisation du travail, la gestion du personnel,
la carrire des employs, aux conditions de travail de mme qu la sant et la scurit au travail.

3100

Organisation du travail

3200

Gestion du personnel

3210

Recrutement du personnel

3220

valuation et perfectionnement du personnel

3230

Mouvement de personnel

3300
3310

volution professionnelle

3320

Gestion du temps

3330

Rmunration

3340

Dossier mdical

3400

Gestion des conditions de travail

3410

Gestion du temps de travail

3420

Gestion des avantages sociaux

3430

Relations de travail professionnelles

3440

Relations de travail associatives ou syndicales

3450

Qualit de vie et socialisation au travail

3500

24

Gestion des dossiers individuels

Sant et scurit au travail

Gestion des ressources humaines

Organisation du travail

1000

3100

Documents relatifs la planification des besoins en personnel et laffectation des employs


dans lentreprise en fonction des niveaux hirarchiques et des liens fonctionnels entre ceux-ci.

Papier
lectronique
Audiovisuel

999

Papier
lectronique
Audiovisuel

999

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

4000

Disposition finale
(documents inactifs)

Support(s)
de conservation

3000

Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Dossier(s)
ou document(s)

2000

tudes et analyses des besoins en personnel, liste du personnel, liste danciennet.


Planification du travail. Rpartition des tches. Dfinition, classification et rpartition
des postes. Organigramme.

Remarque(s) :

5000

3200

Gestion du personnel

3210

6000

Documents relatifs au recrutement, au mouvement du personnel ainsi qu la formation et au


perfectionnement du personnel de la maison ddition.

Recrutement du personnel

Documents relatifs la prparation, la gestion et au suivi du processus de recrutement par


voies de concours, dappels doffres de service ou dautres modes de slection.

7000

Politiques internes, avis administratifs, rsolutions, chanciers, annonces de postes


vacants, avis de concours de recrutement internes ou externes, slection du jury,
descriptions de fonctions, critres et exigences, processus de slection, guide dentrevues et dvaluation de candidatures, offres de service et documents daccompagnement,
rapports du comit de slection.

Papier
lectronique
Audiovisuel

3 ans

T*

Papier
lectronique
Audiovisuel

1 an

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

9000 10000

Disposition finale
(documents inactifs)

Support(s)
de conservation

8000

Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Dossier(s)
ou document(s)

Remarque(s) : * Conserver les politiques et critres dembauche de mme que les rapports du
comit de slection, sil y a lieu.

Gestion des ressources humaines

25

3220

valuation et perfectionnement du personnel

Documents relatifs au processus et aux critres dvaluation, aux mesures de reconnaissance ou


de correction, le cas chant, de mme quau programme de formation ou de perfectionnement
offert par lentreprise.
Guides dvaluation, rgles de comportement, programme de reconnaissance de rendement exceptionnel, politiques et avis de mesures disciplinaires, programme de perfectionnement, formulaires de demande de formation, publicit de cours, rapports dactivits.
Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Disposition finale
(documents inactifs)

Papier
lectronique
Audiovisuel

888*

T**

Papier
lectronique
Audiovisuel

888*

Dossier(s)
ou document(s)

Support(s)
de conservation

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

Remarque(s) : * Dure du processus dvaluation ou du programme de perfectionnement.


** Conserver les politiques, programmes et rapports touchant lvaluation et le
perfectionnement du personnel.

3230

Mouvement de personnel

Documents relatifs la gestion des mouvements de personnel (rtrogradation, promotion, dpart,


dcs, etc.), lattribution des emplois, la dlgation de pouvoirs, aux modalits daccueil et
dintgration.
Procdures de promotion ou de rtrogradation, avis, listes et demandes dabsence ou
de dpart, relations avec les organismes responsables des rgimes de retraite. Procdures de nomination, conditions de travail, avis divers, modles de contrats, guide
daccueil, normes dintgration, programmes de sensibilisation et de prvention, fiches
dinformation, programmation dactivits.
Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Disposition finale
(documents inactifs)

Papier
lectronique
Audiovisuel

999

T*

Papier
lectronique
Audiovisuel

999

Dossier(s)
ou document(s)

Support(s)
de conservation

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

Remarque(s) : * Conserver les programmes et procdures produits par lorganisme.

26

Gestion des ressources humaines

Gestion des dossiers individuels

1000

3300

Documents relatifs la tenue du dossier nominatif de chaque employ, lequel comprend quatre
volets : volution professionnelle, gestion du temps, rmunration et dossier mdical.

volution professionnelle

2000

3310

Documents relatifs lidentification, aux qualifications de lemploy et au suivi de sa carrire dans


lentreprise jusqu son dpart.

Papier
lectronique
Audiovisuel

888*

T**

Papier
lectronique
Audiovisuel

888*

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

5000

Disposition finale
(documents inactifs)

Support(s)
de conservation

4000

Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Dossier(s)
ou document(s)

3000

Curriculum vit, copie de contrat dengagement, extrait de naissance, attestations


dtudes, description personnalise des tches et des attentes, rapports dvaluation,
promotion dans lentreprise, demandes de perfectionnement, demandes de bourses ou
de congs, diplmes, etc.

Remarque(s) : * Tant qu lemploi de lorganisme.


** Conserver les dossiers des employs qui ont fait carrire dans la profession.

6000

3320

Gestion du temps

Documents relatifs la prestation de travail fournie par lemploy de la maison ddition.

7000

Horaires de travail, feuilles de temps, avis dabsence et de retour au travail.

Papier
lectronique
Audiovisuel

6 ans

Papier
lectronique
Audiovisuel

1 an

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

9000 10000

Disposition finale
(documents inactifs)

Support(s)
de conservation

8000

Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Dossier(s)
ou document(s)

Remarque(s) :

Gestion des ressources humaines

27

3330

Rmunration

Documents relatifs la rmunration, ltablissement et au suivi du dossier des assurances collectives (salaire, accident, maladies, mdicaments, vie) auxquelles a souscrit lemploy ainsi qu la
contribution de lemploy au rgime de retraite.
Adhsions, inscriptions des bnficiaires, primes, rclamations, attestations de salaire,
sommaires de retenues, contributions au rgime de retraite, estimation des rentes, avis
de cessation demploi, indemnits de dpart.
Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Disposition finale
(documents inactifs)

Papier
lectronique
Audiovisuel

888*

Papier
lectronique
Audiovisuel

1 an

Dossier(s)
ou document(s)

Support(s)
de conservation

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

Remarque(s) : * Jusqu 100 ans aprs la date de naissance de lemploy concern. Dans le cas
des employs qui ne participent pas des programmes davantages sociaux,
leur dossier peut tre limin aprs 5 ans.

3340

Dossier mdical

Documents relatifs la sant de lemploy et aux relations avec la Commission de la sant et de


la scurit au travail.

tat de sant, diagnostics, rsultats dexamens, remboursements de frais mdicaux,


rapports mdicaux, certificats daptitude au travail, relations avec la CSST, rclamations, retraits prventifs, affectations temporaires.
Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Disposition finale
(documents inactifs)

Papier
lectronique
Audiovisuel

888*

T**

Papier
lectronique
Audiovisuel

888*

Dossier(s)
ou document(s)

Support(s)
de conservation

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

Remarque(s) : * Dure de lemploi plus 5 ans.


** Conserver les documents qui tmoignent des relations avec la CSST jusqu
100 ans aprs la date de naissance de lemploy concern.

28

Gestion des ressources humaines

Gestion des conditions de travail

1000

3400

Documents relatifs la gestion des relations de travail de mme qu celle de la sant et de la


scurit dans lentreprise.

Gestion du temps de travail

2000

3410

Documents relatifs ltablissement et au contrle des priodes de travail du personnel, quil


sagisse des horaires rguliers et variables, de lassiduit, du temps partiel, des heures supplmentaires de mme que des congs, vacances et autres formes dabsence.

Papier
lectronique
Audiovisuel

999

Papier
lectronique
Audiovisuel

999

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

5000

Disposition finale
(documents inactifs)

Support(s)
de conservation

4000

Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Dossier(s)
ou document(s)

3000

Procdures, horaires, registre des absences, demandes et autorisations de cong.

Remarque(s) :

Gestion des avantages sociaux

6000

3420

Documents relatifs la gestion des programmes dassurances collectives et du rgime de retraite


offerts aux employs.

7000

Comptabilisation des avantages sociaux, programmes dassurances collectives, copies


de contrats, liste des assurs, rapports de paiements.
Note : La version originale des ententes et contrats est classe sous la cote 2500.

Papier
lectronique
Audiovisuel

888* + 10 ans

Papier
lectronique
Audiovisuel

888*

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

9000 10000

Disposition finale
(documents inactifs)

Support(s)
de conservation

8000

Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Dossier(s)
ou document(s)

Remarque(s) : * Priode couverte par les documents.

Gestion des ressources humaines

29

3430

Relations de travail professionnelles

Documents relatifs aux conditions de travail du personnel non syndiqu conformment aux directives de la Commission des normes du travail.
Conditions de travail, modles de contrats.
Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Disposition finale
(documents inactifs)

Papier
lectronique
Audiovisuel

999

T*

Papier
lectronique
Audiovisuel

999

Dossier(s)
ou document(s)

Support(s)
de conservation

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

Remarque(s) : * Conserver les conditions de travail du personnel.

3440

Relations de travail associatives ou syndicales

Documents relatifs ltablissement et au suivi des relations de travail convenues avec les syndicats, associations ou autres regroupements demploys.
Dossiers de ngociation, conventions collectives, procdures de rsolution de griefs,
dclaration de services essentiels, grves, arrts de travail, journes dtudes, protocole de retour au travail.
Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Disposition finale
(documents inactifs)

Papier
lectronique
Audiovisuel

888*

T**

Papier
lectronique
Audiovisuel

999

Dossier(s)
ou document(s)

Support(s)
de conservation

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

Remarque(s) : * Dure de deux conventions collectives.


** Conserver les conventions collectives.

30

Gestion des ressources humaines

Qualit de vie et socialisation au travail

1000

3450

Documents relatifs aux programmes et activits caractre social, festif ou autre organiss par
la maison ddition, en liaison ou non avec les reprsentants du personnel pour entretenir et
promouvoir la qualit de vie au travail.

Papier
lectronique
Audiovisuel

999

Papier
lectronique
Audiovisuel

999

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

4000

Disposition finale
(documents inactifs)

Support(s)
de conservation

3000

Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Dossier(s)
ou document(s)

2000

Programmation dactivits, liste de participants, journal interne, rglements du club


social, marques de considration.

Remarque(s) :

5000

3500

Sant et scurit au travail

6000

Documents relatifs llaboration, la mise jour et au suivi des programmes daide aux
employs, de sant et scurit au travail de mme quaux modalits de gestion des incidents,
accidents et inspections affrentes.
Normes du travail, programme de prvention interne, fiches dergonomie, rapports
dinspection, registres des accidents et incidents, procs-verbaux du comit de sant
et de scurit au travail, statistiques.

Papier
lectronique
Audiovisuel

5 ans

T*

Papier
lectronique
Audiovisuel

1 an

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

8000

Disposition finale
(documents inactifs)

Support(s)
de conservation

7000

Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Dossier(s)
ou document(s)

Gestion des ressources humaines

9000 10000

Remarque(s) : * Conserver le programme, les procs-verbaux et les statistiques annuelles.

31

4000

Gestion des ressources


financires

Cette srie regroupe les documents relatifs au statut financier, aux sources de financement
externes, la gestion comptable, aux engagements budgtaires de mme qu la gestion des
impts et taxes de la maison ddition.

4100

Statut financier de lentreprise

4200

Apport des sources de financement externes

4210

Contrle budgtaire des sources de financement publiques

4220

Contrle budgtaire des sources de financement prives

4230

Contrle budgtaire de fonds spciaux

4300

Gestion comptable

4310

Budgtisation

4320

Gestion des registres comptables et des documents


dinstitutions financires

4330

4400

Gestion des engagements budgtaires

4410

Gestion salariale

4420

Gestion des dpenses courantes

4430

Gestion du service de la dette

4440

Gestion des revenus

4450

Gestion des droits et redevances

4500

32

Activits de vrification

Gestion des impts et des taxes

Gestion des ressources financires

Statut financier de lentreprise

1000

4100

2000

Documents relatifs aux modalits de gestion financire de la maison ddition, conformment aux
instructions des institutions gouvernementales appropries (Inspecteur des institutions financires) et au suivi des relations avec celles-ci. On retrouve galement les informations relatives
linscription de lentreprise en Bourse de mme quau partage des titres des actionnaires.
Documents relatifs aux programmes et la gestion financire des contributions au fonctionnement de lentreprise reues de sources publiques.
Dclaration annuelle de personne morale, inscription, dclarations dintrts, copie de
contrat de socit, dossiers des actionnaires.

7 ans

T*

Papier
lectronique
Audiovisuel

2 ans

Exemplaire
secondaire

5000

Papier
lectronique
Audiovisuel

Exemplaire
principal

4000

Disposition finale
(documents inactifs)

Support(s)
de conservation

3000

Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Dossier(s)
ou document(s)

Remarque(s) : * Conserver les documents relatifs linscription la Bourse et au partage des


titres de proprit.

6000

4200

Apport des sources de financement externes

Documents relatifs des activits de financement de la maison ddition pour assurer son fonctionnement.

Contrle budgtaire des sources de financement publiques

7000

4210

Documents relatifs aux programmes et la gestion financire des contributions au fonctionnement de lentreprise reues de sources publiques.
Programmes de subvention, modalits dacceptation des subventions, rapports dutilisation.

Papier
lectronique
Audiovisuel

888* + 6 ans

T**

Papier
lectronique
Audiovisuel

888*

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

9000 10000

Disposition finale
(documents inactifs)

Support(s)
de conservation

8000

Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Dossier(s)
ou document(s)

Remarque(s) : * Dure du programme.


** Conserver les documents relatifs aux subventions reues.

Gestion des ressources financires

33

4220

Contrle budgtaire des sources de financement prives

Documents relatifs lorganisation et au rsultat de campagnes de financement sous forme de


souscriptions, donations, fondations, etc.
Registre des donateurs, rapports des activits, rapports financiers.
Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Disposition finale
(documents inactifs)

Papier
lectronique
Audiovisuel

888* + 6 ans

T**

Papier
lectronique
Audiovisuel

888*

Dossier(s)
ou document(s)

Support(s)
de conservation

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

Remarque(s) : * Dure de la campagne.


** Conserver les documents relatifs aux souscriptions reues.

4230

Contrle budgtaire de fonds spciaux

Documents relatifs ladministration financire des fonds dinvestissement, des fonds spciaux
et des emprunts.
Certificats, relevs cumulatifs.
Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Disposition finale
(documents inactifs)

Papier
lectronique
Audiovisuel

888* + 6 ans

Papier
lectronique
Audiovisuel

888*

Dossier(s)
ou document(s)

Support(s)
de conservation

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

Remarque(s) : * Dure de linvestissement.

34

Gestion des ressources financires

Gestion comptable

1000

4300

Documents relatifs ltablissement, au suivi et lvaluation du cadre budgtaire.

4310

Budgtisation

2000

Documents relatifs la planification, llaboration, la rpartition et au suivi du cadre budgtaire par postes comptables des revenus et dpenses.
Planification, prparation, adoption et suivi des prvisions budgtaires et des tats
financiers.

Papier
lectronique
Audiovisuel

7 ans

T*

Papier
lectronique
Audiovisuel

2 ans

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

4000

Disposition finale
(documents inactifs)

Support(s)
de conservation

3000

Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Dossier(s)
ou document(s)

5000

Remarque(s) : * Conserver les plans budgtaires et le budget approuv.

4320

6000

Gestion des registres comptables et des documents dinstitutions


financires

Documents relatifs la tenue du grand livre, des registres, des rapports et des autres effets
comptables, tels les bordereaux de dpt, les relevs priodiques, les chquiers ou les chques,
etc.

Papier
lectronique
Audiovisuel

7 ans

T*

Papier
lectronique
Audiovisuel

2 ans

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

9000 10000

Disposition finale
(documents inactifs)

Support(s)
de conservation

8000

Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Dossier(s)
ou document(s)

7000

Registres de comptabilit, carnets de chques, formulaires de dpt, etc.

Remarque(s) : * Conserver le grand livre ou son quivalent de mme que les autres registres
comptables crs dans lentreprise.

Gestion des ressources financires

35

4330

Activits de vrification

Documents relatifs aux oprations de contrle et de vrification budgtaire interne et externe de


lentreprise.
Rapports de vrification, tats financiers approuvs.
Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Disposition finale
(documents inactifs)

Papier
lectronique
Audiovisuel

7 ans

Papier
lectronique
Audiovisuel

2 ans

Dossier(s)
ou document(s)

Support(s)
de conservation

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

Remarque(s) :

4400

Gestion des engagements budgtaires

Documents relatifs la gestion des entres et sorties financires.

4410

Gestion salariale

Documents relatifs ladministration des traitements et des avantages sociaux de lensemble du


personnel de la maison ddition.
chelles et codes des salaires, rapports, statistiques, relevs des traitements rguliers, des
heures supplmentaires, des avances, des primes, des contributions demployeur, etc.
Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Disposition finale
(documents inactifs)

Papier
lectronique
Audiovisuel

7 ans

T*

Papier
lectronique
Audiovisuel

2 ans

Dossier(s)
ou document(s)

Support(s)
de conservation

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

Remarque(s) : * Conserver le journal des salaires.

36

Gestion des ressources financires

Gestion des dpenses courantes

1000

4420

Documents relatifs au paiement des comptes courants dus par lentreprise pour le fonctionnement rgulier et les dpenses relies aux immobilisations de la maison ddition.
Comptes payer.

Papier
lectronique
Audiovisuel

7 ans

Papier
lectronique
Audiovisuel

1 an

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

3000

Disposition finale
(documents inactifs)

Support(s)
de conservation

2000

Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Dossier(s)
ou document(s)

4000

Remarque(s) :

4430

Gestion du service de la dette

5000

Documents relatifs ladministration de la dette de la maison ddition.


Conventions et relevs demprunts, de placements, de crdit, intrts, amortissements,
charges, frais de gestion, etc.

Papier
lectronique
Audiovisuel

888* + 6 ans

Papier
lectronique
Audiovisuel

888*

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

7000

Disposition finale
(documents inactifs)

Support(s)
de conservation

6000

Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Dossier(s)
ou document(s)

8000

Remarque(s) : * Jusquau remboursement final.

9000 10000
Gestion des ressources financires

37

4440

Gestion des revenus

Documents relatifs au processus de perception et au contrle des revenus.


Comptes recevoir, avis de paiement, reus.
Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Disposition finale
(documents inactifs)

Papier
lectronique
Audiovisuel

7 ans

Papier
lectronique
Audiovisuel

1 an

Dossier(s)
ou document(s)

Support(s)
de conservation

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

Remarque(s) :

4450

Gestion des droits et redevances

Documents relatifs au suivi et au prlvement de droits et redevances perus ou dus par la maison
ddition y compris les droits dauteur.
Ententes de paiement, comptes recevoir et comptes payer, registres des paiements
et des perceptions, relevs de vente pour les droits dauteur.
Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Disposition finale
(documents inactifs)

Papier
lectronique
Audiovisuel

888* + 6 ans

Papier
lectronique
Audiovisuel

888*

Dossier(s)
ou document(s)

Support(s)
de conservation

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

Remarque(s) : * Priode couverte par les contrats et ententes.

38

Gestion des ressources financires

Gestion des impts et des taxes

1000

4500

Documents relatifs aux prlvements et aux crdits dimpts et de taxes fdrales, provinciales,
municipales, scolaires et de vente.

Papier
lectronique
Audiovisuel

7 ans

Papier
lectronique
Audiovisuel

2 ans

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

4000

Disposition finale
(documents inactifs)

Support(s)
de conservation

3000

Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Dossier(s)
ou document(s)

2000

valuation, relevs, formulaires, avis de paiement.

5000
6000
7000
8000
9000 10000
Gestion des ressources financires

39

5000

Gestion des ressources


matrielles

Cette srie comprend les documents relatifs la gestion des biens mobiliers et immobiliers
appartenant la maison ddition. Elle concerne tant leur acquisition, leur entretien et leur disposition que la tenue de linventaire, la scurit, les assurances et les fournisseurs de ces biens.

5100

40

Gestion des ressources mobilires

5110

Gestion des biens mobiliers

5120

Gestion des dossiers des fournisseurs

5200

Gestion des ressources immobilires

5300

Gestion de linventaire

5400

Gestion de la scurit

5500

Gestion des assurances sur les biens

Gestion des ressources matrielles

Gestion des ressources mobilires

1000

5100

Documents relatifs la planification des besoins et la gestion des biens mobiliers de la maison
ddition tels que lameublement, les quipements, le parc informatique et bureautique, les fournitures, les vhicules, y compris les espaces et le matriel dentreposage, etc.

2000

5110

Gestion des biens mobiliers

Documents relatifs lachat, la location, au prt, la vente et la disposition ainsi qu la gestion et lentretien des biens mobiliers.

3000

Copie de contrats, garanties, rapports dinspection, modes dutilisation, correspondance.


Note : La version originale des ententes et contrats est classe sous la cote 2500.

Papier
lectronique
Audiovisuel

888* + 6 ans

Papier
lectronique
Audiovisuel

888*

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

5000

Disposition finale
(documents inactifs)

Support(s)
de conservation

4000

Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Dossier(s)
ou document(s)

Remarque(s) : * Tant que la maison ddition est propritaire des biens.

6000

5120

Gestion des dossiers des fournisseurs

Documents relatifs aux fournisseurs de biens mobiliers.

Papier
lectronique
Audiovisuel

3 ans*

Papier
lectronique
Audiovisuel

1 an

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

9000 10000

Disposition finale
(documents inactifs)

Support(s)
de conservation

8000

Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Dossier(s)
ou document(s)

7000

Catalogues, publicit, dpliants, correspondance.

Remarque(s) : * 3 ans ou jusquau remplacement par une nouvelle version.

Gestion des ressources matrielles

41

5200

Gestion des ressources immobilires

Documents relatifs la planification des besoins, lachat, la location, au prt, la construction de biens immobiliers, leur entretien et leur amnagement de mme qu leur disposition.
Copie de contrats, baux, plan de localisation, cahiers des charges, appels doffres,
soumissions retenues et non retenues.
Note : La version originale des ententes et contrats est classe sous la cote 2500.
Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Disposition finale
(documents inactifs)

Papier
lectronique
Audiovisuel

888* + 6 ans

T**

Papier
lectronique
Audiovisuel

888*

Dossier(s)
ou document(s)

Support(s)
de conservation

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

Remarque(s) : * Priode couverte par les documents.


** Conserver les documents qui tmoignent des titres de proprit et de lexcution
de travaux majeurs, soit les transformations significatives des btiments de
mme que les interventions sur des difices dintrt patrimonial.

5300

Gestion de linventaire

Documents relatifs la planification, au relev et au suivi de linventaire des biens mobiliers et


immobiliers possds par la maison ddition.
Formulaires dinventaire, inventaire.
Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Disposition finale
(documents inactifs)

Papier
lectronique
Audiovisuel

999

T*

Papier
lectronique
Audiovisuel

999

Dossier(s)
ou document(s)

Support(s)
de conservation

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

Remarque(s) : * Conserver linventaire des biens mobiliers spcialiss et des biens immobiliers
existant la fin de lanne financire de la maison ddition.

42

Gestion des ressources matrielles

Gestion de la scurit

1000

5400

Documents relatifs la scurit des biens mobiliers et immobiliers de la maison ddition. Il peut
sagir de documents portant sur laccessibilit et la surveillance des locaux, le gardiennage des
immeubles et le plan de mesures durgence.

2000

Rapports dincident, rapports de gardiennage, exercices dvacuation, formation en


secourisme, plan de mesures durgence et mises jour.

Papier
lectronique
Audiovisuel

3 ans*

T**

Papier
lectronique
Audiovisuel

1 an

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

4000

Disposition finale
(documents inactifs)

Support(s)
de conservation

3000

Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Dossier(s)
ou document(s)

5500

5000

Remarque(s) : * 3 ans ou jusqu la fin des procdures de rclamations sil y a lieu.


** Conserver le plan de mesures durgence et les rapports dincidents ou les
dossiers qui en tiennent lieu.

Gestion des assurances sur les biens

6000

Documents relatifs aux assurances de lditeur.


Polices dassurances, avenants dassurances, rclamations.

Papier
lectronique
Audiovisuel

888* + 10 ans

Papier
lectronique
Audiovisuel

888*

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

8000

Disposition finale
(documents inactifs)

Support(s)
de conservation

7000

Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Dossier(s)
ou document(s)

Remarque(s) : * Priode couverte par le contrat.

9000 10000
Gestion des ressources matrielles

43

6000

Promotion et communications

Cette srie porte sur les documents relatifs aux communications et aux relations de la maison
ddition avec le grand public, avec les mdias de mme quavec les organismes publics et privs.

6100
6110

Crmonies officielles et vnements spciaux

6120

Expositions et lancements

6130

Colloques et congrs

6140

Campagnes publicitaires

6200

44

Promotion et reprsentation

Relations avec les mdias

6210

Confrences, entrevues et communiqus de presse

6220

Production des mdias

6300

Relations extrieures

6310

Relations avec le public

6320

Relations avec les organismes publics

6330

Relations avec les organismes internationaux

6340

Relations avec les organismes privs

6350

Relations avec les associations apparentes

6360

Enqutes et sondages

6400

Gestion du site Web

Promotion et communications

Promotion et reprsentation

1000

6100

Documents relatifs aux activits qui permettent la maison ddition de faire connatre ses comptences et ses ralisations.

Crmonies officielles et vnements spciaux

2000

6110

Documents relatifs lorganisation de rceptions formelles par la maison ddition.

3000

Listes dinvits, cartons dinvitation, matriel promotionnel lectronique et autres,


registre des prsences, programmes, rgles protocolaires, discours, allocutions,
comptes rendus, rapports, statistiques, distinctions honorifiques, photographies,
rservation de salles, etc.
Note : Les documents promotionnels portant sur une uvre sont classs au dossier de
cette uvre, sous la cote 8140.

Papier
lectronique
Audiovisuel

2 ans

T*

Papier
lectronique
Audiovisuel

2 ans

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

5000

Disposition finale
(documents inactifs)

Support(s)
de conservation

4000

Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Dossier(s)
ou document(s)

6120

6000

Remarque(s) : * Conserver tous les documents lexception des documents relatifs la


logistique.

Expositions et lancements

7000

Documents relatifs lorganisation ou la participation de la maison ddition des activits


permettant la prsentation de ses produits.
Liste dinvits, cartons dinvitation, matriel promotionnel lectronique et autres,
registre des prsences, catalogues, rgles protocolaires, discours, allocutions, comptes
rendus, rapports, statistiques, photographies, rservation de salles, etc.

8000

Note : Les documents promotionnels portant sur une uvre sont classs au dossier de
cette uvre, sous la cote 8140.

Disposition finale
(documents inactifs)

Papier
lectronique
Audiovisuel

2 ans

T*

Papier
lectronique
Audiovisuel

2 ans

Support(s)
de conservation

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

9000 10000

Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Dossier(s)
ou document(s)

Remarque(s) : * Conserver les documents relatifs aux expositions et aux lancements organiss
par la maison ddition, lexception des documents relatifs la logistique.

Promotion et communications

45

6130

Colloques et congrs

Documents relatifs la tenue de rencontres professionnelles organises par la maison ddition


ou auxquelles elle participe.
Matriel promotionnel lectronique et autres, registre des prsences, programmes,
discours, rgles protocolaires, confrences, comptes rendus, rapports, statistiques,
distinctions honorifiques, rservations, etc.
Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Disposition finale
(documents inactifs)

Papier
lectronique
Audiovisuel

5 ans

T*

Papier
lectronique
Audiovisuel

2 ans

Dossier(s)
ou document(s)

Support(s)
de conservation

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

Remarque(s) : * Conserver les documents relatifs aux colloques et congrs organiss par la
maison ddition de mme que ceux o elle sest illustre, lexception des
documents relatifs la logistique.

6140

Campagnes publicitaires

Documents relatifs aux efforts de promotion et de publicit portant sur un ensemble de produits
de la maison ddition de mme que sur la recherche de commandites.
Liste dinvits, cartons dinvitation, catalogue de publications, matriel promotionnel
lectronique et autres, comptes rendus, rapports, statistiques, etc.
Note : Les documents promotionnels portant sur une uvre sont classs au dossier de
cette uvre, sous la cote 8140.
Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Disposition finale
(documents inactifs)

Papier
lectronique
Audiovisuel

5 ans*

T**

Papier
lectronique
Audiovisuel

1 an

Dossier(s)
ou document(s)

Support(s)
de conservation

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

Remarque(s) : * 5 ans ou jusquau remplacement par une nouvelle version.


** Conserver tous les documents lexception des documents relatifs la
logistique.

46

Promotion et communications

Relations avec les mdias

1000

6200

Documents relatifs aux informations communiques par la maison ddition aux diffrents
mdias de mme qu celles vhicules par la presse auprs du public.

Confrences, entrevues et communiqus de presse

2000

6210

Documents relatifs aux rencontres ou communications de la maison ddition avec le personnel


des mdias.
Invitations, entrevues, dossiers et communiqus de presse, listes de journalistes.

3000

Note : Les documents promotionnels portant sur une uvre sont classs au dossier de
cette uvre, sous la cote 8140.

Papier
lectronique
Audiovisuel

2 ans

Papier
lectronique
Audiovisuel

2 ans

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

5000

Disposition finale
(documents inactifs)

Support(s)
de conservation

4000

Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Dossier(s)
ou document(s)

Remarque(s) :

6000

6220

Production des mdias

Documents produits et diffuss par les mdias.


Coupures de presse, revues de presse, enregistrements audiovisuels.

7000

Note : Les documents de presse portant sur une uvre sont classs au dossier de cette
uvre, sous la cote 8140.

Papier
lectronique
Audiovisuel

2 ans

T*

Papier
lectronique
Audiovisuel

2 ans

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

9000 10000

Disposition finale
(documents inactifs)

Support(s)
de conservation

8000

Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Dossier(s)
ou document(s)

Remarque(s) : * Conserver les revues de presse thmatiques.

Promotion et communications

47

6300

Relations extrieures

Documents relatifs aux relations de la maison ddition avec le public et les organismes publics
et privs.

6310

Relations avec le public

Documents relatifs aux changes entretenus avec une personne ou un groupe de personnes.
Demandes de renseignements, plaintes, civilits, visites organises, portes ouvertes.
Statistiques.
Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Disposition finale
(documents inactifs)

Papier
lectronique
Audiovisuel

1 an

T*

Papier
lectronique
Audiovisuel

1 an

Dossier(s)
ou document(s)

Support(s)
de conservation

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

Remarque(s) : * Conserver les statistiques cumulatives.

6320

Relations avec les organismes publics

Documents relatifs aux changes de renseignements et aux activits de lobbying de la maison


ddition auprs des organismes publics gouvernementaux et autres.
Renseignements, cartes professionnelles, rendez-vous, comptes rendus.
Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Disposition finale
(documents inactifs)

Papier
lectronique
Audiovisuel

5 ans

T*

Papier
lectronique
Audiovisuel

1 an

Dossier(s)
ou document(s)

Support(s)
de conservation

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

Remarque(s) : * Conserver les dossiers qui tmoignent de limplication significative de la maison


ddition.

48

Promotion et communications

Relations avec les organismes internationaux

1000

6330

Documents relatifs aux changes de renseignements et aux propositions dactivits conjointes


avec des organismes internationaux.
Renseignements, adhsions, cartes professionnelles, rendez-vous, comptes rendus.

Papier
lectronique
Audiovisuel

5 ans

T*

Papier
lectronique
Audiovisuel

1 an

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

3000

Disposition finale
(documents inactifs)

Support(s)
de conservation

2000

Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Dossier(s)
ou document(s)

4000

Remarque(s) : * Conserver les dossiers qui tmoignent de limplication significative de la maison


ddition.

Relations avec les organismes privs

5000

6340

Documents relatifs aux changes dinformation gnrale avec des organismes privs ou ladhsion des associations.
Renseignements, cartes professionnelles, rendez-vous, comptes rendus.

Papier
lectronique
Audiovisuel

5 ans

T*

Papier
lectronique
Audiovisuel

1 an

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

7000

Disposition finale
(documents inactifs)

Support(s)
de conservation

6000

Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Dossier(s)
ou document(s)

8000

Remarque(s) : * Conserver les dossiers qui tmoignent de limplication significative de la maison


ddition.

9000 10000
Promotion et communications

49

6350

Relations avec les associations apparentes

Documents relatifs aux changes dinformation gnrale et ladhsion de lentreprise des


associations apparentes.
Renseignements, cartes professionnelles, preuves dadhsion, procs-verbaux de
runions, etc.
Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Disposition finale
(documents inactifs)

Papier
lectronique
Audiovisuel

5 ans

T*

Papier
lectronique
Audiovisuel

1 an

Dossier(s)
ou document(s)

Support(s)
de conservation

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

Remarque(s) : * Conserver les dossiers qui tmoignent de limplication significative de la maison


ddition.

6360

Enqutes et sondages

Documents relatifs la cueillette de donnes sur les ralisations de la maison ddition tant
auprs de la population que de groupes cibles.
Sondages et enqutes : formulaires, questionnaires remplis, compilation et interprtation des rsultats.
Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Disposition finale
(documents inactifs)

Papier
lectronique
Audiovisuel

3 ans

T*

Papier
lectronique
Audiovisuel

3 ans

Dossier(s)
ou document(s)

Support(s)
de conservation

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

Remarque(s) : * Conserver les modles de formulaires, les rsultats des sondages et enqutes de
mme que leurs interprtations.

50

Promotion et communications

Gestion du site Web

1000

6400

Documents relatifs la cration, la gestion et la mise jour des informations communiques


par le site Web de la maison ddition.

Papier
lectronique
Audiovisuel

888*

Papier
lectronique
Audiovisuel

888*

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

4000

Disposition finale
(documents inactifs)

Support(s)
de conservation

3000

Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Dossier(s)
ou document(s)

2000

Page daccueil, menus, renseignements, images, hyperliens.

Remarque(s) : * Conserver jusqu nouvelle version ou modification majeure des donnes


(changements technologiques, modifications des arborescences, contenus).

5000
6000
7000
8000
9000 10000
Promotion et communications

51

7000

Dveloppement ditorial

Cette srie comprend les documents gnrs par les activits de direction, de coordination et de
planification du travail ditorial.

7100

Recherche et dveloppement

7200

Programmation et suivi

7300

Gestion du processus ddition

7310

Dfinition et valuation des objectifs et des attentes

7320

Conception et approbation des procdures, instructions et


instruments de contrle

52

7400

Planification des ventes

7410

Connaissance du march

7420

Information des reprsentants

7500

Gestion de la rfrence ditoriale

7600

Relations avec les auteurs

7700

Tenue des runions de travail

Dveloppement ditorial

Recherche et dveloppement

1000

7100

Documents relatifs aux activits de veille ditoriale en vue de lidentification de nouveaux auteurs,
de nouveaux produits et procds de mme que de nouvelles clientles la fois dans un contexte de concurrence et de march conqurir.

2000

Enqutes, tudes, rapports, correspondance, etc.

Papier
lectronique
Audiovisuel

5 ans

T*

Papier
lectronique
Audiovisuel

1 an

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

4000

Disposition finale
(documents inactifs)

Support(s)
de conservation

3000

Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Dossier(s)
ou document(s)

Remarque(s) : * Conserver les documents qui tmoignent des nouvelles relations daffaires et des
nouveaux produits de la maison ddition.

5000

7200

Programmation et suivi

6000

Documents relatifs llaboration, lapprobation et au suivi du plan de publication, soit llaboration du catalogue, lapprobation des uvres qui y figurent et le suivi de leur ralisation par
lentreprise dans le respect de la stratgie ditoriale dfinie par la haute direction.
Plan de publication, catalogue, comptes rendus des activits ditoriales et de fabrication.

Papier
lectronique
Audiovisuel

2 ans

Papier
lectronique
Audiovisuel

2 ans

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

8000

Disposition finale
(documents inactifs)

Support(s)
de conservation

7000

Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Dossier(s)
ou document(s)

Remarque(s) :

9000 10000
Dveloppement ditorial

53

7300

Gestion du processus ddition

Documents relatifs aux activits de coordination et de contrle du processus ddition et de


production.

7310

Dfinition et valuation des objectifs et des attentes

Documents relatifs ltablissement des objectifs de la maison ddition et des attentes formules
aux divers intervenants dans lentreprise.
Plans, tudes, rapports, attentes exprimes.
Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Disposition finale
(documents inactifs)

Papier
lectronique
Audiovisuel

999 + 1 an

Papier
lectronique
Audiovisuel

999

Dossier(s)
ou document(s)

Support(s)
de conservation

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

Remarque(s) :

7320

Conception et approbation des procdures, instructions


et instruments de contrle

Documents relatifs aux outils de gestion du processus ddition dvelopps dans lentreprise.
Normes ddition, procdures, outils de contrle.

Disposition finale
(documents inactifs)

Papier
lectronique
Audiovisuel

999 + 1 an

Papier
lectronique
Audiovisuel

999

Support(s)
de conservation

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

Remarque(s) :

54

Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Dossier(s)
ou document(s)

Dveloppement ditorial

Planification des ventes

1000

7400

Documents relatifs llaboration et au suivi de la stratgie de commercialisation.

7410

Connaissance du march

2000

Documents relatifs aux analyses de march et aux impratifs de rentabilit attendue.


Formulaires de projet de publication, estimations de rendements, calculs de tirages,
plan daffaires, programmes, chanciers, tudes, rapports.

Papier
lectronique
Audiovisuel

2 ans

Papier
lectronique
Audiovisuel

2 ans

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

4000

Disposition finale
(documents inactifs)

Support(s)
de conservation

3000

Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Dossier(s)
ou document(s)

7420

5000

Remarque(s) :

Information des reprsentants

6000

Documents relatifs la prparation des arguments de vente en liaison avec les reprsentants de
la maison ddition auprs des libraires et autres diffuseurs, notamment par la tenue de confrences
de vente.
Convocations, ordres du jour, actes des dlibrations.

Papier
lectronique
Audiovisuel

2 ans

Papier
lectronique
Audiovisuel

2 ans

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

8000

Disposition finale
(documents inactifs)

Support(s)
de conservation

7000

Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Dossier(s)
ou document(s)

9000 10000

Remarque(s) :

Dveloppement ditorial

55

7500

Gestion de la rfrence ditoriale

Documents relatifs la constitution, la conservation et lutilisation de la banque douvrages et


de documents des fins de reproductions et dillustrations de mme que les documents relatifs
aux fournisseurs de tels produits.
Listes de fournisseurs, copies des ententes, inventaires, illustrations, listes des
ouvrages et des illustrations, etc.
Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Disposition finale
(documents inactifs)

Papier
lectronique
Audiovisuel

888*

Papier
lectronique
Audiovisuel

888*

Dossier(s)
ou document(s)

Support(s)
de conservation

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

Remarque(s) : * Tant que les illustrations et les ouvrages peuvent tre utiliss pour ldition.

7600

Relations avec les auteurs

Dossiers des auteurs retenus par lentreprise.


Correspondance, curriculum vit, notes biographiques, ententes sur les droits et clauses
financires, questionnaires aux auteurs, copies des ententes, etc.
Note : Les documents spcifiques une uvre sont classs au dossier de cette uvre,
sous les cotes 8110, 8120 (pour les livres) ou 8210, 8220 (pour les journaux) ou
8310, 8320 (pour les priodiques).
Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Disposition finale
(documents inactifs)

Papier
lectronique
Audiovisuel

888*

Papier
lectronique
Audiovisuel

888*

Dossier(s)
ou document(s)

Support(s)
de conservation

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

Remarque(s) : *Tant que les uvres de lauteur sont publies par la maison ddition.

56

Dveloppement ditorial

Tenue des runions de travail

1000

7700

Documents relatifs la tenue de runions de travail sur des aspects spcifiquement relis la
gestion ditoriale de la maison ddition.

Papier
lectronique
Audiovisuel

3 ans

T*

Papier
lectronique
Audiovisuel

1 an

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

4000

Disposition finale
(documents inactifs)

Support(s)
de conservation

3000

Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Dossier(s)
ou document(s)

2000

Avis de convocation, ordres du jour, procs-verbaux, documents dposs.

Remarque(s) : * Conserver les procs-verbaux.

5000
6000
7000
8000
9000 10000
Dveloppement ditorial

57

8000

Gestion des uvres

Cette srie est spcifique chaque uvre reue ou publie par la maison ddition. Elle documente toutes les interventions relatives la gestion des uvres, de la rception des manuscrits
leur accueil par le public.

8100
8110

valuation du manuscrit

8120

dition de luvre

8130

Production de luvre

8140

Promotion de luvre

8150

Accueil de luvre

8200

Gestion des uvres Journaux

8210

valuation du manuscrit

8220

dition de luvre

8230

Production de luvre

8240

Promotion de luvre

8250

Accueil de luvre

8300

Gestion des uvres Priodiques

8310

valuation du manuscrit

8320

dition de luvre

8330

Production de luvre

8340

Promotion de luvre

8350

Accueil de luvre

8400

58

Gestion des uvres Livres

Gestion des uvres Matriel promotionnel

8410

valuation du manuscrit

8420

dition de luvre

8430

Production de luvre

8440

Promotion de luvre

8450

Accueil de luvre

Gestion des uvres

Gestion des uvres Livres

1000

8100

Cette sous-srie, rserve aux livres, renferme les documents relatifs lensemble des interventions portant sur une uvre.

valuation du manuscrit

2000

8110

Documents relatifs la commande, la rception et la lecture du manuscrit de mme qu la


dcision de le publier.

Papier
lectronique
Audiovisuel

888*

T**

Papier
lectronique
Audiovisuel

888*

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

5000

Disposition finale
(documents inactifs)

Support(s)
de conservation

4000

Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Dossier(s)
ou document(s)

3000

Accuss de rception, enregistrements, reus, fiches de lecture, fiches dvaluation,


rapports de lecture, comptes rendus du comit de lecture interne ou externe, lettres
aux auteurs, projets de contrats, etc.

Remarque(s) : * Jusqu la signature du contrat ou lenvoi de la lettre de refus.


** Conserver les manuscrits des uvres publies par la maison ddition.

6000

8120

dition de luvre

7000

Documents tmoignant de la collaboration dveloppe entre lauteur et lditeur dans le cadre


des oprations de vrification et de correction de luvre au regard de son intgralit, son
intgrit, sa prsentation, sa traduction, son style et ses qualits linguistiques et esthtiques.
Manuscrits, correspondance.

Papier
lectronique
Audiovisuel

1 an*

T**

Papier
lectronique
Audiovisuel

1 an

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

9000 10000

Disposition finale
(documents inactifs)

Support(s)
de conservation

8000

Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Dossier(s)
ou document(s)

Remarque(s) : * Aprs la parution de luvre.


** Conserver les manuscrits annots.

Gestion des uvres

59

8130

Production de luvre

Documents accompagnant tout le processus de conception graphique et de ralisation matrielle


de la publication, du matriel promotionnel et des produits drivs, sil y a lieu, y compris les
relations avec les autres corps professionnels concerns (traducteurs, illustrateurs, graphistes,
infographistes, photographes, etc.) de mme que les documents relatifs au dpt lgal la
Bibliothque nationale du Qubec.
Manuscrit propos par ldition, esquisses, films, preuves, correspondance, factures,
copies des ententes, copies des contrats, formulaires de dclaration de dpt lgal.
Note : La version originale des ententes et contrats est classe sous la cote 2500.
Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Disposition finale
(documents inactifs)

Papier
lectronique
Audiovisuel

1 an*

T**

Papier
lectronique
Audiovisuel

1 an

Dossier(s)
ou document(s)

Support(s)
de conservation

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

Remarque(s) : * Aprs la parution de luvre.


** Conserver la dernire version ayant servi la parution de luvre et les
documents relatifs au dpt lgal.

8140

Promotion de luvre

Documents relatifs la mise en march de luvre auprs du public.


Affiches, communiqus de presse, dpliants, etc.

Disposition finale
(documents inactifs)

Papier
lectronique
Audiovisuel

2 ans

Papier
lectronique
Audiovisuel

2 ans

Support(s)
de conservation

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

Remarque(s) :

60

Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Dossier(s)
ou document(s)

Gestion des uvres

Accueil de luvre

1000

8150

Documents relatifs la rception de luvre par le public et la critique.


Correspondance de lecteurs, coupures de presse, justificatifs.

Papier
lectronique
Audiovisuel

2 ans

Papier
lectronique
Audiovisuel

2 ans

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

3000

Disposition finale
(documents inactifs)

Support(s)
de conservation

2000

Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Dossier(s)
ou document(s)

8200

4000

Remarque(s) :

Gestion des uvres Journaux

5000

Cette sous-srie, rserve aux journaux, renferme les documents relatifs lensemble des interventions portant sur une uvre.

8210

valuation du manuscrit

6000

Documents relatifs la commande, la rception et la lecture du manuscrit de mme qu la


dcision de le publier.
Accuss de rception, enregistrements, reus, fiches de lecture, fiches dvaluation,
rapports de lecture, comptes rendus du comit de lecture interne ou externe, lettres
aux auteurs, projets de contrats, etc.

Papier
lectronique
Audiovisuel

888*

T**

Papier
lectronique
Audiovisuel

888*

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

8000

Disposition finale
(documents inactifs)

Support(s)
de conservation

7000

Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Dossier(s)
ou document(s)

9000 10000

Remarque(s) : * Jusqu la signature du contrat ou lenvoi de la lettre de refus.


** Conserver les manuscrits des uvres publies par la maison ddition.

Gestion des uvres

61

8220

dition de luvre

Documents tmoignant de la collaboration dveloppe entre lauteur et lditeur dans le cadre


des oprations de vrification et de correction de luvre au regard de son intgralit, son
intgrit, sa prsentation, sa traduction, son style et ses qualits linguistiques et esthtiques.
Manuscrits, correspondance.
Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Disposition finale
(documents inactifs)

Papier
lectronique
Audiovisuel

1 an*

T**

Papier
lectronique
Audiovisuel

1 an

Dossier(s)
ou document(s)

Support(s)
de conservation

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

Remarque(s) : * Aprs la parution de luvre.


** Conserver les manuscrits annots.

8230

Production de luvre

Documents accompagnant tout le processus de conception graphique et de ralisation matrielle


de la publication, du matriel promotionnel et des produits drivs, sil y a lieu, y compris les
relations avec les autres corps professionnels concerns (traducteurs, illustrateurs, graphistes,
infographistes, photographes, etc.) de mme que les documents relatifs au dpt lgal la
Bibliothque nationale du Qubec.
Manuscrit propos par ldition, esquisses, films, preuves, correspondance, factures,
copies des ententes, copies des contrats, formulaires de dclaration de dpt lgal.
Note : La version originale des ententes et contrats est classe sous la cote 2500.

Disposition finale
(documents inactifs)

Papier
lectronique
Audiovisuel

1 an*

T**

Papier
lectronique
Audiovisuel

1 an

Support(s)
de conservation

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

Remarque(s) :

62

Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Dossier(s)
ou document(s)

Gestion des uvres

* Aprs la parution de luvre.


** Conserver la dernire version ayant servi la parution de luvre et
les documents relatifs au dpt lgal.

Promotion de luvre

1000

8240

Documents relatifs la mise en march de luvre auprs du public.


Affiches, communiqus de presse, dpliants, etc.

Papier
lectronique
Audiovisuel

2 ans

Papier
lectronique
Audiovisuel

2 ans

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

3000

Disposition finale
(documents inactifs)

Support(s)
de conservation

2000

Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Dossier(s)
ou document(s)

8250

4000

Remarque(s) :

Accueil de luvre

5000

Documents relatifs la rception de luvre par le public et la critique.


Correspondance de lecteurs, coupures de presse, justificatifs.

Papier
lectronique
Audiovisuel

2 ans

Papier
lectronique
Audiovisuel

2 ans

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

7000

Disposition finale
(documents inactifs)

Support(s)
de conservation

6000

Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Dossier(s)
ou document(s)

Remarque(s) :

8000
9000 10000
Gestion des uvres

63

8300

Gestion des uvres Priodiques

Cette sous-srie, rserve aux priodiques, renferme les documents relatifs lensemble des
interventions portant sur une uvre.

8310

valuation du manuscrit

Documents relatifs la commande, la rception et la lecture du manuscrit de mme qu la


dcision de le publier.
Accuss de rception, enregistrements, reus, fiches de lecture, fiches dvaluation,
rapports de lecture, comptes rendus du comit de lecture interne ou externe, lettres
aux auteurs, projets de contrats, etc.
Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Disposition finale
(documents inactifs)

Papier
lectronique
Audiovisuel

888*

T**

Papier
lectronique
Audiovisuel

888*

Dossier(s)
ou document(s)

Support(s)
de conservation

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

Remarque(s) : * Jusqu la signature du contrat ou lenvoi de la lettre de refus.


** Conserver les manuscrits des uvres publies par la maison ddition.

8320

dition de luvre

Documents tmoignant de la collaboration dveloppe entre lauteur et lditeur dans le cadre


des oprations de vrification et de correction de luvre au regard de son intgralit, son
intgrit, sa prsentation, sa traduction, son style et ses qualits linguistiques et esthtiques.
Manuscrits, correspondance.
Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Disposition finale
(documents inactifs)

Papier
lectronique
Audiovisuel

1 an*

T**

Papier
lectronique
Audiovisuel

1 an

Dossier(s)
ou document(s)

Support(s)
de conservation

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

Remarque(s) : * Aprs la parution de luvre.


** Conserver les manuscrits annots.

64

Gestion des uvres

Production de luvre

1000

8330

2000

Documents accompagnant tout le processus de conception graphique et de ralisation matrielle


de la publication, du matriel promotionnel et des produits drivs, sil y a lieu, y compris les
relations avec les autres corps professionnels concerns (traducteurs, illustrateurs, graphistes,
infographistes, photographes, etc.) de mme que les documents relatifs au dpt lgal la
Bibliothque nationale du Qubec.
Manuscrit propos par ldition, esquisses, films, preuves, correspondance, factures,
copies des ententes, copies des contrats, formulaires de dclaration de dpt lgal.
Note : La version originale des ententes et contrats est classe sous la cote 2500.

Papier
lectronique
Audiovisuel

1 an*

T**

Papier
lectronique
Audiovisuel

1 an

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

4000

Disposition finale
(documents inactifs)

Support(s)
de conservation

3000

Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Dossier(s)
ou document(s)

5000

Remarque(s) : * Aprs la parution de luvre.


** Conserver la dernire version ayant servi la parution de luvre et les
documents relatifs au dpt lgal.

Promotion de luvre

6000

8340

Documents relatifs la mise en march de luvre auprs du public.


Affiches, communiqus de presse, dpliants, etc.

Papier
lectronique
Audiovisuel

2 ans

Papier
lectronique
Audiovisuel

2 ans

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

8000

Disposition finale
(documents inactifs)

Support(s)
de conservation

7000

Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Dossier(s)
ou document(s)

9000 10000

Remarque(s) :

Gestion des uvres

65

8350 Accueil de luvre


Documents relatifs la rception de luvre par le public et la critique.
Correspondance de lecteurs, coupures de presse, justificatifs.
Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Disposition finale
(documents inactifs)

Papier
lectronique
Audiovisuel

2 ans

Papier
lectronique
Audiovisuel

2 ans

Dossier(s)
ou document(s)

Support(s)
de conservation

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

Remarque(s) :

8400

Gestion des uvres Matriel promotionnel

Cette sous-srie renferme les documents relatifs lensemble des interventions portant sur des
uvres autres que les livres, les journaux et les priodiques. Ces uvres peuvent notamment se
prsenter sous la forme de jeux de socit, cdroms, etc.

8410

valuation du manuscrit

Documents relatifs la commande, la rception et la lecture du manuscrit de mme qu la


dcision de le publier.
Accuss de rception, enregistrements, reus, fiches de lecture, fiches dvaluation,
rapports de lecture, comptes rendus du comit de lecture interne ou externe, lettres
aux auteurs, projets de contrats, etc.
Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Disposition finale
(documents inactifs)

Papier
lectronique
Audiovisuel

888*

T**

Papier
lectronique
Audiovisuel

888*

Dossier(s)
ou document(s)

Support(s)
de conservation

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

Remarque(s) : * Jusqu la signature du contrat ou lenvoi de la lettre de refus.


** Conserver les manuscrits des uvres publies par la maison ddition.

66

Gestion des uvres

dition de luvre

1000

8420

Documents tmoignant de la collaboration dveloppe entre lauteur et lditeur dans le cadre


des oprations de vrification et de correction de luvre au regard de son intgralit, son
intgrit, sa prsentation, sa traduction, son style et ses qualits linguistiques et esthtiques.

Papier
lectronique
Audiovisuel

1 an*

T**

Papier
lectronique
Audiovisuel

1 an

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

4000

Disposition finale
(documents inactifs)

Support(s)
de conservation

3000

Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Dossier(s)
ou document(s)

2000

Manuscrits, correspondance.

Remarque(s) : * Aprs la parution de luvre.


** Conserver les manuscrits annots.

5000

8430

Production de luvre

6000

Documents accompagnant tout le processus de conception graphique et de ralisation matrielle


de la publication, du matriel promotionnel et des produits drivs, sil y a lieu, y compris les
relations avec les autres corps professionnels concerns (traducteurs, illustrateurs, graphistes,
infographistes, photographes, etc.) de mme que les documents relatifs au dpt lgal la
Bibliothque nationale du Qubec.
Manuscrit propos par ldition, esquisses, films, preuves, correspondance, factures,
copies des ententes, copies des contrats, formulaires de dclaration de dpt lgal.
Note : La version originale des ententes et contrats est classe sous la cote 2500.

1 an*

T**

Papier
lectronique
Audiovisuel

1 an

Exemplaire
secondaire

9000 10000

Papier
lectronique
Audiovisuel

Exemplaire
principal

8000

Disposition finale
(documents inactifs)

Support(s)
de conservation

7000

Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Dossier(s)
ou document(s)

Remarque(s) : * Aprs la parution de luvre.


** Conserver la dernire version ayant servi la parution de luvre et les
documents relatifs au dpt lgal.

Gestion des uvres

67

8440

Promotion de luvre

Documents relatifs la mise en march de luvre auprs du public.


Affiches, communiqus de presse, dpliants, etc.
Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Disposition finale
(documents inactifs)

Papier
lectronique
Audiovisuel

2 ans

Papier
lectronique
Audiovisuel

2 ans

Dossier(s)
ou document(s)

Support(s)
de conservation

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

Remarque(s) :

8450

Accueil de luvre

Documents relatifs la rception de luvre par le public et la critique.


Correspondance de lecteurs, coupures de presse, justificatifs.

Disposition finale
(documents inactifs)

Papier
lectronique
Audiovisuel

2 ans

Papier
lectronique
Audiovisuel

2 ans

Support(s)
de conservation

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

Remarque(s) :

68

Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Dossier(s)
ou document(s)

Gestion des uvres

1000

9000

Commercialisation

2000

Cette srie recouvre les documents dcoulant des activits de diffusion, de distribution et de conservation des ouvrages produits par lentreprise.

9200

Distribution

9300

Gestion des stocks

4000

Promotion auprs des diffuseurs

3000

9100

5000
6000
7000
8000
9000 10000
Commercialisation

69

9100

Promotion auprs des diffuseurs

Documents relatifs aux envois doffice et aux efforts de marketing consacrs par lentreprise
auprs des intermdiaires que sont les libraires, les points de vente de grande diffusion et les
mdias pour rejoindre les lecteurs potentiels.
Plan de diffusion, documents promotionnels, rapports, copies des ententes, correspondance.
Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Disposition finale
(documents inactifs)

Papier
lectronique
Audiovisuel

5 ans

T*

Papier
lectronique
Audiovisuel

1 an

Dossier(s)
ou document(s)

Support(s)
de conservation

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

Remarque(s) : * Conserver le plan de diffusion et les rapports dactivits.

9200

Distribution

Documents relatifs aux oprations de rception, dexpdition et de retour des ouvrages vers les
libraires, les points de vente de grande diffusion et les mdias.
Enregistrements de la rception et de lexpdition des uvres, facturation, bordereaux.

Disposition finale
(documents inactifs)

Papier
lectronique
Audiovisuel

7 ans

Papier
lectronique
Audiovisuel

2 ans

Support(s)
de conservation

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

Remarque(s) :

70

Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Dossier(s)
ou document(s)

Commercialisation

Gestion des stocks

1000

9300

Documents relatifs au contrle des ouvrages entreposs linterne ou lexterne, la suite des
oprations dentre, de sortie ou de retour des ouvrages de mme qu leur pilonnage, le cas
chant, en vue de connatre en tout temps ltat des ventes.

2000

Inventaire, plan de localisation, tableau des tirages, registre des sorties et retours,
rapports, statistiques, etc.

Papier
lectronique
Audiovisuel

7 ans

T*

Papier
lectronique
Audiovisuel

2 ans

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

4000

Disposition finale
(documents inactifs)

Support(s)
de conservation

3000

Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Dossier(s)
ou document(s)

Remarque(s) : * Conserver les rapports rcapitulatifs et les statistiques.

5000
6000
7000
8000
9000 10000
Commercialisation

71

10000

Coopration et
partenariat

Cette srie contient les documents relatifs aux relations de la maison ddition avec divers organismes en vue de la ralisation dun projet ditorial.

72

Coopration et partenariat

Coopration et partenariat

1000

10 000

2000

Documents relatifs aux accords de sous-traitance des fins de gestion, ddition ou de codition,
de diffusion, de commercialisation, voire dentreposage, de publications importes ou exportes
par la maison ddition. Documents relatifs aussi aux productions audiovisuelles tires des publications, comme les productions cinmatographiques.
Copies des ententes, copies des contrats, correspondance, etc.
Note : La version originale des ententes et contrats est classe sous la cote 2500.

Papier
lectronique
Audiovisuel

5 ans

T*

Papier
lectronique
Audiovisuel

1 an

Exemplaire
principal

Exemplaire
secondaire

4000

Disposition finale
(documents inactifs)

Support(s)
de conservation

3000

Priode dutilisation
des informations
(documents actifs
et semi-actifs)

Dossier(s)
ou document(s)

5000

Remarque(s) : * Conserver les dossiers qui tmoignent du projet commun et de limplication


significative de la maison ddition.

6000
7000
8000
9000 10000
Coopration et partenariat

73

Index

A
Absences (3230, 3320, 3410)
Accidents de travail (3500)
Achat de biens mobiliers (5110)
Actionnaires Dossiers (4100)
Activits sociales du personnel (3450)
Affiches (8140, 8240, 8340, 8440)
Agences de distribution Relations (9200)

Biens immobiliers Gestion (5200)


Biens immobiliers Soumissions (5200)
Biens mobiliers Gestion (5110)
Biens mobiliers Inventaire (5300)
Bordereaux de dpt (4320)
Bourses Demande (3310)
Budget (4200, 4310)
Bulletins de vote (1410)
Bureautique Parc (5100)

Allocutions (6100)
Anciennet Liste (3100)
Appels doffres Biens immobiliers (5200)
Appels doffres Recrutement du personnel
(3210)
Arrts de travail (3440)

C
Cahiers des charges Biens immobiliers (5200)

Assemble gnrale (1410)

Calendrier de conservation des documents


(1510)

Assiduit (3410)

Campagnes de financement (4220)

Associations apparentes Relations (6350)

Campagnes publicitaires (6140, 8140, 8240,


8340, 8440)

Assurance Incendie (5500)


Assurance Maladie (3330)
Assurance Mdicaments (3330)
Assurance Protection des biens (5500)
Assurance Rclamations (5500)
Assurance Salaire (3330)
Assurance Vie (3330)
Assurances collectives (3330, 3420)
Auteurs Dossiers (7600, 8120)
Avantages sociaux (3420, 4410)
Avis de convocation (1400, 7420, 7700)
Avis juridiques (2300)

Catalogue (7200)
Crmonies officielles (6110)
Cessation demploi (3330)
Chques (4320)
Chronologie (1120)
Citations comparatre (2400)
Civilits (6310)
Classification des documents (1510)
Classification et rpartition des postes (3100)
Club social (3450)
Code de dontologie (2100)
Colloques (6130)
Comit ad hoc (1450)

74

Comit de direction (1440)

Banques de donnes
Gestion de linformation (1510)

Comit excutif (1430)

Banques douvrages (7500)

Commercialisation (7400, 9000)

Baux (5200)

Communication Plan (1210)

Biens Assurance (5500)

Communication externe Gestion (1520)

Index

Comit de sant et de scurit au travail


(3340, 3400, 3500)
Commanditaires (6140)

Diffusion Libraires (9100)

Communiqus de presse (6210, 8140, 8240,


8340, 8440)

Diffusion Mdias (9100)

Comptabilit (4320)

Direction (1400)

Comptes payer (4420, 4450)

Directives (1220)

Comptes recevoir (4440, 4450)

Discours (6100)

Conditions de travail (3230, 3430)

Disposition des biens mobiliers (5110)

Confrences (6210)

Distribution (9200)

Congs (3310, 3410)

Documents administratifs Gestion (1510)

Congrs (6130)

Documents constitutifs Gestion (1110)

Conseil dadministration (1420)

Documents historiques Gestion (1120)

Constitution de lentreprise (1110, 1120)

Donations (4220)

Contrats (2500, 5200)

Dossiers Employs (3300)

Contrats de travail (3430)

Dossiers mdicaux Employs (3340)

Contrle des absences (3230)

Douanes (1520)

Contrle des activits (1300)

Droits Gestion (4450)

Conventions (2500)

Droits dauteur Gestion (4450)

1000

Communication interne Gestion (1520)

Diffusion Points de vente (9100)

2000
3000
4000

Conventions collectives (3440)


Coopration Partenariat (10 000)
Copies de scurit
Gestion de linformation (1510)

E
chanciers Planification administrative
(1210)

Courrier (1520, 9210)

chelle de salaire (4410)

Crdit (4430)

dition Recherche et dveloppement, Gestion


du processus, Planification des ventes, Gestion
de la rfrence ditoriale, Relations avec les
auteurs, Tenue des runions de travail (7000)

Curriculum vit (3310, 7600)

6000

Coupures de presse (6220, 8150, 8250,


8350, 8450)

CSST (3340, 3400, 3500)

5000

Convocations (1400, 7420, 7700)

7000

dition de luvre (8120, 8220, 8320, 8420)


Employs Anciennet (3100)

Employs Avantages sociaux (4410)

Dclaration annuelle de personnes


morales (4100)

Employs Dpart (3230)

Dlgations de pouvoir (3230)

Employs Dossiers mdicaux (3340)

Demandes de renseignements (6310)

Employs Embauche (3210)

Dontologie Code (2100)

Employs tude et analyse des besoins (3100)

Dpart Personnel (3230)

Employs valuation (3220)

Dpenses (4310)

Employs Gestion du temps (3320)

Dpenses courantes Gestion (4420)

Employs Horaires de travail (3410)

Dpliants (8140)

Employs Listes (3100)

Dpt Bordereau (4320)

Employs Mouvement (3230)

Dpt lgal (8130, 8230, 8330, 8430)

Employs Organigramme (3100)

Dette (4430)

Employs Perfectionnement (3220, 3310)

Dveloppement Plan (1210)

Employs Planification (3100)

Employs Besoins (3100)

8000

Employs Dossiers (3300)

9000 10000

Index

75

Employs Recrutement (3210)

Gestion Droits dauteur (4450)

Employs Rmunration (3330)

Gestion Droits et redevances (4450)

Employs Rpartition des tches (3100)

Gestion uvres (8000)

Employs non syndiqus (3430)

Gestion Personnel (3200)

Emprunts (4230, 4430)

Gestion Processus ddition (7300)

Engagement budgtaire Gestion (4400)

Gestion Redevances et droits (4450)

Enqutes (6360)

Gestion Rfrence ditoriale (7500, 7700)

Ententes (2500)

Gestion Registres comptables (4320)

Entretien Biens mobiliers (5110)

Gestion Revenus (4440)

Entrevues Mdias (6210)

Gestion Salaire (4410)

phmrides (1120)

Gestion Service de la dette (4430)

Ergonomie (3500)

Gestion Stocks (9300)

tats financiers (4310)

Gestion Temps de lemploy (3320)

tats financiers approuvs (4330)

Gestion Temps de travail (3410)

thique (2100)

Grand livre (4320)

tudes de marchs (7410)

Grves (3440)

valuation (1300)

Griefs (3440)

valuation du manuscrit (8110, 8210,


8310, 8410)
valuation du personnel (3220)
vnements spciaux (6110)

volution professionnelle (3310)


Expositions (6120)

Historique de lentreprise (1110, 1120)


Horaires de travail de lemploy (3320)
Horaires de travail rguliers et variables (3410)

F
Factures (4420)
Feuilles de temps (3320)

Financement externe (4200)

Impt fdral (4500)

Fonds dinvestissement (4230)

Impt provincial (4500)

Formation du personnel (3220, 3310)

Incendie Assurance (5500)

Fournisseurs (5120)

Incorporation (4100)
Informatique Parc (5100)

G
Gestion Biens immobiliers (5200)
Gestion Biens mobiliers (5110)
Gestion Communication externe (1520)
Gestion Communication interne (1520)
Gestion Dpenses courantes (4420)
Gestion Documents administratifs (1510)
Gestion Documents constitutifs (1110)
Gestion Documents historiques (1120)

76

Index

Informatique Scurit et modifications


des systmes (1520)
Inspection Biens mobiliers (5110)
Internet (1520)
Intranet (1520)
Inventaire Biens immobiliers (5300)
Inventaire Biens mobiliers (5300)
Inventaire des documents (1510)

Journal interne (3450)

Mdias Production (6220)

Journalistes Mdias (6210, 8140,


8150, 8240, 8250, 8340, 8350, 8440,
8450, 9130)

Mdias Relations (6210, 8140,


8150, 8240, 8250, 8340, 8350, 8440,
8450, 9100)

Journaux valuation, dition, production,


promotion, accueil de luvre (8200)

Mdicaments Assurance (3330)

Journes dtudes (3440)

Mesures durgence (5400)

Jugements (2400)

Mises en demeure (2400)

Jurisprudence (2300)

Modles de documents (1510)

2000

Matriel promotionnel valuation, dition,


production, promotion, accueil de
luvre (8400)

1000

Messagerie (1520, 9200)

3000

Mouvement du personnel (3230)

Lancements (6120)

Lgislations gouvernementales Lois (2200)

Ngociations (3440)

Lgislations gouvernementales
Politiques et rglements (2200)

Nomination Personnel (3230)

Lettres types (1510)


Libraires Diffusion (9100)

Normes administratives (1220)

5000

Lettres patentes (1110)

4000

Normes ddition (7320)


Normes du travail (3500)

Licences (1110)
Liste du personnel (3100)
Livraison Gestion des moyens de
communication (1520)
Livre dor (1120)

O
Objectifs de lentreprise (1210, 7310)
uvres littraires valuation, dition, production, promotion, accueil de luvre (8100)

7000

Livres valuation, dition, production,


promotion, accueil de luvre (8100)

6000

Liste danciennet (3100)

Offres de service (3210)


Opinions juridiques (2300)

Location de biens mobiliers (5110)

Ordres du jour (1400, 7420, 7700)

Logiciels Gestion de linformation (1510)

Organigramme Organisation du travail (3100)

Logo de lentreprise (1110)

Organisation administrative (1210)

Lois Lgislations gouvernementales (2200)

Organisation du travail (3100)

8000

Lobbying (6320)

Organismes internationaux Relations (6330)


Organismes privs Relations (6340)

9000 10000

Organismes publics Relations (6320)


Orientations (1210)

Maladie Assurance (3330)


Manuscrit valuation, dition, production,
promotion, accueil de luvre (8100)
March tudes (7410)

Marketing (9100)

Paie (3330, 4410)


Paiements Registres (4450)

Index

77

Parc informatique et bureautique (5100)


Partenariat Coopration (10 000)

Poste Courrier, messagerie, transport


(1520, 9200)

Perceptions Registres (4450)

Postes Classification et rpartition (3100)

Perfectionnement du personnel (3220, 3310)

Postes Dfinitions (3100)

Priodiques valuation, dition, production,


promotion, accueil de luvre (8300)

Postes vacants (3210)

Permis (1110)

Prvention Scurit au travail (3230, 3500)

Personnel Anciennet (3100)

Prvisions budgtaires (4310)

Personnel Avantages sociaux (4410)

Priorits de lentreprise (1210)

Personnel Besoins (3100)

Procdures (1220, 1410, 7320)

Personnel Dpart (3230)

Procs-verbaux (1400, 3500, 6350, 7700)

Personnel Dossiers (3300)

Processus ddition Gestion (7300)

Personnel Dossiers mdicaux (3340)

Production de luvre (8130, 8230, 8330,


8430)

Personnel Embauche (3210)

Poursuites (2400)

Personnel tude et analyse des besoins


(3100)

Production des mdias (6220)

Personnel valuation (3220)

Programmation et suivi (7200)

Personnel Gestion du temps (3320)


Personnel Horaires de travail (3410)

Programmes dassurances collectives


(3330, 3420)

Personnel Listes (3100)

Programmes informatiques (1510)

Personnel Mouvement (3230)

Projet de publication (7410)

Personnel Organigramme (3100)

Projet ditorial (10 000)

Personnel Perfectionnement (3220, 3310)

Promotion (6100)

Personnel Planification (3100)

Promotion Diffuseur (9100)

Personnel Recrutement (3210)

Promotion du personnel (3230, 3310)

Personnel Rmunration (3330)

Promotion dune uvre (8140, 8240, 8340,


8440)

Personnel Rpartition des tches (3100)


Personnel non syndiqu (3430)
Photographies (6100)
Plaintes (6310)
Plan daction (1210)

Progiciels Gestion des informations (1510)

Protection des biens Assurance (5500)


Protocole de retour au travail (3440)
Public Relations (6310)
Publicit (6100, 8400, 9100)

Plan daffaires corporatif (1210, 7410)


Plan de classification des documents (1510)
Plan de communication (1210)
Plan de dveloppement (1210)
Plan de publication (7200)

Q
Qualit de vie au travail (3450)

Planification administrative (1210)


Planification des ventes (7400)
Points de vente Diffusion (9100, 9200)

Polices dassurances (5500)

Raisons sociales (1110)

Politiques Lgislations gouvernementales


(2200)

Rapports dactivits (1300)

Politiques administratives (1220)

Rapports de vrification (4330)

Portes ouvertes (6310)

Rapports dincidents Scurit (5400)

Planification du travail (3100)

78

Index

Rapports dvaluation du personnel (3310)

Recherche et dveloppement Clientles


(7100)

Revues de presse (6220, 8140, 8150, 8240,


8250, 8340, 8350, 8440, 8450)

1000

Recherche et dveloppement Auteurs (7100)

Rclamations (2400, 5500)

Redevances Gestion (4450)

Salaires (3330, 4410)

Rfrence ditoriale Gestion (7500)

Salaire Assurance (3330)

Rgime de retraite (3330, 3420)

Sant au travail (3500)

Registres comptables Gestion (4320)

Sceau (1110)

Rglementation administrative (1220)

Secourisme (5400)

Rglements Lgislations
gouvernementales (2200)

Scurit (5400)

Relations Agences de distribution (9200)


Relations Grand public (6310)
Relations Grande diffusion (grandes surfaces)
(9100)

Scurit au travail (3500)


Service de la dette (4430)

4000

Relations Associations apparentes (6350)

3000

2000

Reus (4440)

Recrutement du personnel (3210)

Services essentiels (3440)


Site Web Gestion (1520, 6400)
Sommations comparatre (2400)
Sondages (6360)

Relations Mdias (6210, 8140, 8150, 8240,


8250, 8340, 8350, 8440, 8450, 9100)

Soumissions Biens immobiliers (5200)

5000

Relations Libraires (9100)

Statuts (1110)

Relations Organismes publics (6320)

Stocks Gestion (9300)

Relations de travail (3430, 3440)

Subventions Budgets (4210)

Relations internationales (6330)

Syndicats (3440)

Rmunration du personnel (3330)

Systme de classification des documents (1510)

Rendement du personnel (3220)

Systme de scurit (5400)

Renseignements personnels (2100)

Systmes informatiques Gestion de


linformation (1510)

Rpartition des tches (3100)

7000

Relations Organismes privs (6340)

6000

Relations Organismes internationaux (6330)

Statistiques (1300, 3500, 4410, 6110,


6120, 6130, 6140, 6310, 9300)

Reprsentants Confrences de vente (7420)

Reproductions Fournisseurs (7500)

Tches Description (3310)

Rsolutions (1400)

Tches Rpartition (3100)

Responsabilit civile Assurance (5500)

Taxes de vente (4500)

Ressources humaines Gestion (3000)

Taxes municipales (4500)

Ressources matrielles Gestion (5000)

Taxes scolaires (4500)

Retour au travail Protocole (3440)

Tlcommunications (1520)

Rtrogradation du personnel (3230)

Tlcopieurs (1520)

Runions de travail (7700)

Tlphonie (1520)

Revenus Comptes recevoir (4440)

Tirages Tableau (9300)

9000 10000

8000

Reprsentation Crmonies officielles,


Expositions et lancements, Colloques et
congrs, Campagnes publicitaires (6100)

Transport (9200)

Index

79

V
Vacances (3410)
Vhicules Gestion (5100)
Ventes Biens mobiliers (5110)
Ventes Planification (7400)
Ventes Relevs (4450)
Ventes Reprsentation (7420)
Vrification externe (4330)
Vrification interne (4330)
Vie Assurance (3330)
Visites organises (6310)

W
Web Gestion du site (1520, 6400)

80

Index

Achev dimprimer au Qubec


en septembre 2005.

GUIDE DE GESTION DES

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