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ONBASE
NDICE
PANTALLAINICIAL.....................................................................................................................2
DOCUMENTOS...........................................................................................................................3
RECUPERACINDEDOCUMENTOS...................................................................................3
GRUPODETIPOSDEDOCUMENTOS.................................................................................4
TIPOSDEDOCUMENTOS...................................................................................................4
CAMPOSDEBSQUEDA(PALABRASCLAVES)..................................................................5
RECOMENDACINBSQUEDA.........................................................................................7
CONSULTASPERSONALIZADAS........................................................................................10
NUEVOFORMULARIO......................................................................................................11
FORMULARIOINTERNO...................................................................................................11
RECEPCINMEMO/OFICIO...........................................................................................13
RECEPCINFACTURA......................................................................................................15
FORMULARIODEASIGNACIN.......................................................................................17
WORKFLOW.............................................................................................................................18
DESCRIPCINDELOSBOTONESENELWORKFLOW...........................................................19
BANDEJADEENTRADA....................................................................................................19
BANDEJADESALIDA........................................................................................................19
ORDENAMIENTOBANDEJAS...........................................................................................20
ENLUTARDOCUMENTO..................................................................................................21
SEESCOGELABANDEJAYPRESIONATRANSICIN.....................................................................21
CMOGENERARUNMEMOUOFICIO?....................................................................................22
CMOCONTESTARUNMEMO/OFICIO/ASIGNACINRECIBIDACONUNAASIGNACIN?......34
CMOCONTESTARUNAASIGNACIN?....................................................................................40
CMOCONTESTARUNMEMO/OFICIO/ASIGNACINRECIBIDACONOTRODOCUMENTO?...44
ONBASE
PANTALLA INICIAL(Bsquedadetodotipodedocumento)
CerrarSesin:Sedebeutilizarsiempreeste
botnparasalirdelsistemaOnBase,conelfin
denobloquearunalicencia.
Lasopcionesmsutilizadashastaelmomentoson(DocumentoyWorkflow)
Bsquedadedocumentos
Flujodedocumentos.
Estaopcinpermiteenviaryrecibirmemos,oficiosy
asignaciones.
DOCUMENTOS
Significadodelosbotonesypantallasmsutilizadas.
Lasopcionesmsutilizadashastaelmomentoson(Recuperacindedocumentosyconsultas
personalizadas)
Permitebuscarportipodedocumentos(solomemos,
oficios,anexosyms).Esunabsquedamsespecfica.
Permitebuscarpornmerodetrmite(todolorelacionado
alnmerodetrmite),porasignaciones(todaslas
asignacionesemitidasaunusuario),yms.Esunabsqueda
msgeneral.
Permitecrearunnuevomemouoficio.
Recuperacin de documentos
EnlaPantallainicialdeONBASE,seleccionelaopcinRecuperacindedocumentos
Seutilizaparaconsultarorecuperarcualquiertipodedocumentodeacuerdoalosparmetros
seleccionados.
GrupodeDocumentosaBuscar
TipodeDocumentosaBuscar
Grupodetiposdedocumentos
SepuedeespecificarelGRUPODETIPOSDEDOCUMENTOS,seleccionandoelgrupoquese
requieraporejemploOSIoespecificandoALL,sinosedesearealizaralgnfiltroaqu.
Tiposdedocumentos
De acuerdo a lo seleccionado en Grupo de Tipos de Documentos, aparecern los datos del
siguientefiltroTIPOSDEDOCUMENTOS,deloscualestambinsepuedeescogerlosquese
deseen, para definir los siguientes datos para continuar con la bsqueda. Si se desea
seleccionar ms de un tipo de documento se debe presionar la tecla control mientras se
presionanlostiposdedocumentos.
Camposdebsqueda(PALABRASCLAVES)
Dependiendodeltipodedocumentoseleccionadosepuedenapreciardistintoscamposde
bsqueda(palabrasclaves).
Amedidaqueseingreseinformacinenloscampo(palabrasclaves),serestringelabsqueda,
por lo que se recomienda utilizar mximo tres campos para encontrar el documento con
facilidad.
Elcarcter* sirvedecomodndentrodelcampodebsquedacuandonoseescribeeltexto
completo.Ejemplo:
Inicio de Busqueda
DescripcindeCampos:
Rangodefechadeelaboracindelolosdocumentos
No.DeMemouOficioEnviado(Deacuerdoaloescogidoentipodedocumentos)
No.DeMemouOficioRecibido(Deacuerdoaloescogidoentipodedocumentos)
FechaespecficadeelaboracindelDocumento
Remitente:Usuarioquehizoeldocumento.Apareceentodoslostiposde
documentos.
Procedencia:(Todos)
Destinatario:Usuario/osalqueseenvaeldocumento.Apareceentodoslostiposde
documentos.
UnidaddeProcedencia.Apareceentodoslostiposdedocumentos.
UnidadRelacionada.Apareceentodoslostiposdedocumentos.
DocumentoRelacionado:Documentorelacionadoconeltrmite.Apareceentodoslos
tiposdedocumentos.
Asunto:DescripcindelAsuntoalqueserefiereelDocumentooTrmite.(Todos)
UbicacinFsica:Lugarfsicodondesearchivanlosdocumentos.Puedensernombres
decarpetas.(Todos)
NmeroIngreso:Nmeroquesegeneraalhacerelformularioyconelcualseva
identificareltrmite.(Todos)
NmeroIngresoRelacionado:Nmeroqueserelacionaaltrmitepuededebeserel
mismonmerodeIngresogenerado.(Todos)
Lassiguientespalabrasclavesseencuentrandentrode
Hacerclickparaque
sedesplieguelos
camposinformativos.
NombreDestinatarioCo.:Nombredeldestinatarioalquesedeseaenviarunacopia.
Puedesermsdeuno.
ApellidosDestinatarioCo.:Apellidosdeldestinatarioalquesedeseaenviarunacopia.
Puedesermsdeuno.
CargoDestinatarioCopia:Cargodeldestinatarioalquesedeseaenviarunacopia.
Puedesermsdeuno.
RecomendacinBsqueda
Paralabsquedarpidadetodoslosdocumentosdeuntrmiteserecomiendaquesebusque
suformulariointernoenWFLTRAMITEDOCUMENTARIO.
EnTiposdeDocumentosseleccionamos:WFLFORMULARIOINTERNO.
Las palabras claves ms importantes del WFL FORMULARIO INTERNO al momento de
buscaruntrmitesonlassiguientes:
NombredeRemitente
ApellidosdeRemitente
Asunto
CargoRemitente
NmeroIngreso
Luego de ingresar los campos de bsqueda o palabras claves para realizar la bsqueda se
visualizartodoslosdocumentosrelacionadosaloscamposespecificadosenlabsqueda,por
loqueunavezidentificadoeltrmitesedadobleclicksobreelmismo,paraverlo.
UnavezencontradoelFormularioInterno,presionamoselbotnBuscarDocs.Paravertodos
losdocumentosoformulariosrelacionadosconesetrmite
Documentosoformulariosrelacionadosconeltrmitebuscado.
Documentosrelacionadosaltrmite
Consultas personalizadas
EnlaPantallainicialdeONBASE,seleccionelaopcinConsultasPersonalizadas
Estemtododebsquedasirvesiempreycuandosetengaelnmerodetrmite.
Nmerodeingreso
*Significatodo,porlotantoestaramos
buscandotodoalaizquierdaquecontenga
despusel303luegotodoenelcentroquele
sigaOPRyluegotodoaladerecha.
Esdecirel*esuncomodnqueayudaenlasbsquedascuandonoseconocelapalabraofrase
completaypuedeserutilizadoantesy/odespusdeunaovariaspalabras
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Nuevo Formulario
Nos permite generar nuevos trmites, estos pueden ser la recepcin de trmites externos
comolacreacindetrmitesinternos.
FORMULARIOINTERNO
Este formulario nos permite generar un nuevo trmite interno (memorando con sus
respectivosanexos).
Se debe tener en cuenta que cuando es una contestacin a otro trmite, se debe poner la
REFERENCIA(NmerodeTrmiteRecibido),estoayudaarelacionartodoslosdocumentosque
seanpartedelmismoasunto.
Seloutilizasiemprequesevayaagenerar
unnuevomemouoficio.
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CAMPOSDELFORMULARIOINTERNO
readelaGerenciadeOleoducto:Estecamponospermitehacer
unabsquedadeunfuncionariodeacuerdoalreaalque
pertenece.SirveparaelPARAylaCOPIAyestrelacionadocon
elbotndebsqueda .
CampodeldestinatarioPARA
SiserequiereagregarMs
DestinatariosoCopias
CampodeldestinatarioCOPIA
Automticamenteseingresaydependedela
personaqueesthaciendoeltrmite.
Grabaydevuelveunnuevonmero
detrmite.Despusdegrabarel
formulariointernovahaciael
WORKFLOWenlacarpetausuarios.
Estecampoesnecesariollenarcuandohace
referenciaaotrostrmites.Casocontrario
hayquedejarloenblanco,porejemplo,
cuandoseiniciauntrmite.
Debencolocarsenicayexclusivamentelos
nmerosentregadosporelsistemaOnBase.
Eltipodedocumento,esdeacuerdoalrea
queestgenerandoeldocumentopor
ejemploOSIMemosenviadosuOSIOficios
enviados,paraquelafirmapuedaser
insertadaeneldocumento.
Despusdegrabareldocumentoelsistemaentregaunnmerodetrmiteyenvaeltrmitea
laBANDEJADESALIDA
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RECEPCINMEMO/OFICIO
Esteformularionospermiteingresaralsistematodoslosdocumentosexternosrecibidospor
laGerenciadeOleoducto(MesadeEntrada).
Seloutilizasiemprequeserecibeenla
MesadeEntradaunnuevoMemouOficio.
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CAMPOSDELRECEPCINMEMO/OFICIO
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RECEPCINFACTURA
EsteformularionospermiteingresaralsistematodaslasfacturasrecibidasporlaGerenciade
Oleoducto(MesadeEntrada).
Seloutilizasiemprequeserecibeenla
MesadeEntradaunaFactura.
15
CAMPOSDELRECEPCINFACTURA
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FORMULARIODEASIGNACIN
Este formulario reemplaza la anterior sumilla o nota escrita en un memo u oficio, nos
permiteasignarodelegaruntrabajoaunaovariaspersonas.
Porlogeneralsecolocalomismoqueenformulariointernoyes
importantecolocarloparalabsqueda(Noesautomtico)
DescribeeltrabajoGENERALdelaasignacin.
Estecampodeterminaelreaalacualperteneceelreceptor
respectivo.Solopermitebuscaralusuario.
Permitebuscarlapersonaalaqueseleestasignando
eltrabajo.Ellistadodepersonasaparecerdeacuerdo
alAREAescogida.
Fechadeplazoparalafinalizacindeltrabajoespecfico.
Dasdeatraso(Elsistemacolocaautomticamente)
Estadodelaasignacin(Elsistemacolocaautomticamente)
Trabajoespecficoquedebe
realizarelreceptorrespectivo.
Grabayenvalaasignacindirectamenteala
carpetadeusuariosdetodoslosreceptores.
Deexistiralgnerrorenlaasignacinse
puedecorregirygrabardenuevoparaque
acepteloscambiosrealizados.
Sepuedeutilizarcualquieradelosdos
botonessealados
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WORKFLOW
Espaciodonde
sevisualizael
contenidode
cadatrmite.
Espaciodondesealmacenanlostrmites.
Espaciodondesevisualizanlostrmitesy
documentos.
AquSERECIBEtodoslosdocumentostanto
internoscomoexternosyasignacionesdirigidasal
usuarioconelqueseingresalonbase.
AquSETIENEtodoslostrmiteselaboradosporel
usuarioconectadoalOnbaseyqueestnpor
despachar
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AquSERECIBEtodoslosmemorandos,oficiosocualquiertipodedocumentointerno
yexterno,ascomotambinlasasignacionesdirigidasalusuarioqueestconectado
alOnbase.
Estebotnseloocupasiemprequeeltrmiterecibidotengafsicosqueno
sepuedendigitalizar,comoporejemplo,libros,manuales,cds,equipos,etc.Coneste
botnseaceptalarecepcindelfsico.
Estebotnpermiteasignaruntrabajoaunusuario.Muchasvecespara
contestarunmemouoficiorecibidoseasignaeltrabajoaotrapersona,anteriormente
selohacamedianteunnotainserta(sumilla).
EstebotnseloocupaparadevolveruntrmitealusuarioRemitente,en
elcasodehaberlorecibidoporequivocacin.
BandejadeSalida
AquSETIENEtodoslostrmiteselaboradosporelusuarioconectadoalOnbaseyque
estnpordespachar
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Estebotnnospermiteanexardocumentosquepuedenserdedistintos
tiposdearchivos,porejemploylosmsutilizados,.jpg,.bmp,.tif,.pdf,.xls,.doc,etc,
auntrmitedocumentario.WFLAnexos/Sustentos
Estebotnanulaeltrmitedocumentarioquitndolodelflujo,sinborrarlo
porcompleto.
OrdenamientoBandejas
TantolaBANDEJADESALIDAcomolaBANDEJADEENTRADApermitenordenarlos
trmitesporlasdiferentescolumnashaciendoclickenlarespectivacabecera.
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EnlutarDocumento
Siserequierequeuntrmitepasedeunabandejaaotra,enelmismousuario:
seleccioneeltrmite,clickderechoydelmencontextualseleccionarEnrutar
Documento
SeescogelabandejaypresionaTransicin.
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Empezamos a llenar los campos, recuerde que todos los campos deben ser escritos en
maysculasycontildes.
Estebotnpermitebuscaralfuncionariodependiendodel
reaescogida.
22
Damosclickenaceptar.
SideseamosseguirgenerandomstramitesdamosclickenSI,casocontrarioenNO.
Luego,nosdirigimosalWORKFLOW,alaBANDEJADESALIDAyallseobservaelformulario
quesegener.
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Enlaparteinferiordelformulariointerno,escogemosGENERARMEMO/OFICIOENWORD,
es muy importante hacerlo de esta manera porque el botn mencionado presenta una
plantillaconlacualinternamenteelsistemacolocalafirmadigitalyposteriormentegenerala
imagen
Escogemoselformatoa
utilizar(MEMO/OFICIO)
Esperamosunmomentodebidoaqueseabre
WordconlosdatosingresadosenelFormulario
Interno.
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Guardamoselarchivolocalmente,
enunlugardondepodamos
encontrarloconfacilidad,al
momentodecargarlo.
Borramosestoyempezamosaescribirel
textoSOLOENELAREAINDICADA.
Terminadoeltexto,guardamoseneldisco
durolocal,EscritoriooMis
documentospuedeser,paraluego
cargarloalsistema.
Esteejemploesguardadoenel
escritorioparalocalizarloconfacilidad.
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DespusdeguardareldocumentocerramosWordyregresamosalWORKFLOWBANDEJADE
SALIDA.EndondeescogemoselbotnCargarMemo/Oficio.
Damosclickparaadjuntarel
memoguardadoendiscolocal.
Buscamoselarchivo.
26
Examinadoeldocumento,escogemoseltipodedocumento,ELCUALDEBESERELMISMOQUE
SEESCOGIENELFORMULARIO
Tiposdedocumentos,DEBESER
EXACTAMENTEIGUALALQUESE
ESCOGIENELFORMULARIO
DeacuerdoalejemplosedebeescogerOSIMEMOSENVIADOS,quefueelmismotipoque
seutilizalhacerelformulario.
Estogeneraenelladoderechounlistadodecamposypalabrasclavesquedebenserllenadas
conmaysculasycontilde,delamismaformaqueselohacealingresarelformulario.
Nota:HayquetenerencuentaqueelTipodearchivoseaelindicado,paranuestrocasopor
serundocumentoenWordelqueanexamosesMSWordDocument(.doc).
Ademssepuedeobservarquealladoderechoaparecelalistadecamposopalabrasclaves,
algunasdelascualessellenanautomticamente.
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UbicacinFsicadondesearchivael
documentoporejemplo:OSIMEMOS
ENVIADOS2008
Segeneraautomticamente,tiene
relacinconelnmerodetrmitealque
estaadjuntado.
UsuarioyUnidaddelapersonaque
realizaelmemouoficio,
respectivamente.Segenera
automticamente
Personaalaquevadirigidoelmemou
oficio.Segeneraautomticamente
Unidadrelacionadaalaqueperteneceel
destinatario,porejemplo,OPR
SUPERINTENDENCIADEOPERACIONES
Segeneraautomticamente,eslafecha
queesanexadoeldocumento.
Asuntodeldocumento.Generacin
automtica
Generacinautomtica,sinotiene
ningndocumentorelacionadoselodeja
enblanco
Nmerodeldocumentoquesegener
conelformulario.Generacin
automtica
Aclaracionesyrecomendacionesalllenarloscampos:
Tengaencuentaqueeltecladoseencuentreenmaysculas.
En cada uno de los campos es preferible utilizar los valores ya ingresados al sistema, por
ejemplo, es muy distinto poner: VSALVADOR, V_SALVADOR, V SALVADOR. De no existir lo
ingresadoenelcampoelsistemacreaunoadicionaldificultandolabsquedadeldocumento
posteriormente.Acontinuacinseindicacomoescogerlosvaloresyaingresados.
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EnelcampodeUbicacinFsicavallenosiempreycuandoselleveaneldocumentofsicoy
sedebeponerexactamenteelnombredelacarpetadondeestnalmacenandofsicamenteel
documento
Llenadotodosloscamposdeindexacin,procedemosacargareldocumento.
Estebotnnospermite
anexareldocumentoal
trmite.
Estebotnnospermiteregresara
lavisualizacindetodoslos
trmitessinanexareldocumento.
Despusdecargareldocumento,fjesebienqueeldocumentoseencuentrecargado.
Escoja el memo adjunto y verifique que el documento adjunto sea el indicado antes de
firmarlo.
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Si se requiere adjuntar documentos a este trmite, seleccione primero el trmite y luego de
clickenelbotnAdjuntarSustentos.
Estebotnpermite
adjuntaranexos.
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Archivoadjuntotipo
TIF
Archivoadjuntotipo
PDF
Laspalabrasclavesseaadenautomticamente.
Recuerdeeltipodearchivo:
.tifImageFileFormat(.???)
.pdfPDF(.pdf)
Cargamoseldocumentoaltrmiteconelbotncargar
Luegoverificamosquelosdocumentoshayansidoanexadosaltrmite.
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Anexo2
Anexo1
Memorando
FormularioInterno(BasedelTrmite)
BotnFirmar
Verificadoquetodoslosdocumentoshayansidoanexados,procedemosafirmareltrmite.
Damosclickenelbotndefirmar.
Ingreselacontraseaconlaque
abre lasesinenelcomputador.
Apareceestaformadeautentificarqueelusuariovaafirmareldocumento.
DespusdedarclickenACEPTAR,tenemosqueescogerquetipodefirmaqueremosincluir.
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Paraestecasoescogemoslasdosfirmas.
ObservemosqueenelformularioydocumentoapareceunaimagenconlapalabraFIRMADO
conjuntamenteconelCdigodeBarrasquecontieneelNombredela personaquefirm,el
nmerodedocumentoylafechayhoradelaltimamodificacin.
FirmaanexadaenelFormularioInternoyeneldocumento
Verificado que los documentos estn firmados, procedemos a enviarlos con el botn
FINALIZAR
33
EscogemoslaBandejadeEntrada
34
Memorecibido
DamosclickenelbotnAsignarAtencin
DeestarsegurosdamosclickenYES
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Segeneraunnuevoformulariodeasignacin
Llenamoslaasignacindependiendodeltrabajoylosreceptores.
Porlogeneralsecolocalomismoqueen
formulario interno (No es automtico)
DescribeeltrabajoGENERALdela
asignacin.
Estecampodeterminaelreaalacualperteneceelreceptor
respectivo.Solopermitebuscaralusuario.
Seleccionamoselreadeunusuariocadavezquesenecesiteescogerunreceptor.
Seleccionadoelreaalaqueperteneceelusuario,damosunclick
receptordeltrabajo.
parabuscarelusuario
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ParaesteejemploaparecelalistadefuncionariosquepertenecenalreaSuperintendenciade
Operaciones.
Presionandolasteclascontrol+f,podemosobtenerunaventanaquenospermitebuscara
lapersonaconmayorfacilidad.
Luegoescribimosenelcampobuscaralapersonaquedeseamosencontrar.
YpresionamoselbotnBuscarsiguiente
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Automticamentesevaescogiendoalaspersonasquetenganesapalabraclave.
Presionamos en la tecla cancelar de la ventana Buscar y sobre el nombre del usuario
receptordamosunclickparaqueseaseleccionado.
EnelReceptor1podemosnotarquelapersonaseleccionadahasidoingresada.
Luegoescogemosunafechacomoterminacindeltrabajo.Damosunclickksobreelbotn
paraquesedespliegueelcalendario.
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Escogemoslafechaapropiada,anotamosenelcampodetrabajoespecficoloquetieneque
hacerelreceptorrespectivo.
Esto permite que todas las personas asignadas (receptoras) se enteren del trabajo que les
corresponde.
Seleccionado el MEMO/OFICIO/ASIGNACIN recibida; si no se requiere responder de otra
formaeltrmiteysiyanosedeseadarseguimientoalaasignacinrealizadaprocedemosa
darclickenelbotnConocimientoyArchivo
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AsignacinRecibida
Damosunclicksobreelformulariodeasignacinyrevisamoseltrabajoespecficoasignado.
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Trabajoespecficoasignado
Revisadoeltrabajoysinecesitamosvertodaladocumentacinrelacionadaaestetrabajo,nos
dirigimosalaparteencolormoradoyescogemosReferenciaCruzada
Aparecentodoslosdocumentos,formulariosylasecuenciatotaldeltrmite.
Tenga en cuenta que la organizacin por fechas de la documentacin est en sentido
Ascendente(Deabajohaciaarriba).
41
Porlotantoobservamosdeunoenunotodoslosdocumentosparatenerconocimientoydar
seguimientoaltrmite.
Por ejemplo, deseamos ver el memo con el que se origin este trmite, damos doble click
sobre
Yseabreeldocumento.
Una vez revisado toda la documentacin y realizado el trabajo que le fue asignado,
insertamosunanotaelformulariodeasignacinparadejarconstanciadeltrabajorealizadoy
luego escogemos la asignacin y damos click en el botn conocimiento y archivo
.
42
Darclickenestebotn
siempreycuandoeltrabajo
hayasidoconcluido,debido
aquedesaparecedela
BandejadeEntrada
AlmomentoquesedaclicksobreelbotndeConocimientoyArchivo,seenvauncorreoal
asignante,emitindolequeeltrabajoyafuerealizado.
43
EscogemoslaBandejadeEntrada
MemoRecibido
44
DamosclickenelbotnGenerarunformularioderespuesta
DamosunclickenYESysegeneraautomticamenteunnuevoformulariointernoquedebe
serGUARDADOparaqueelsistemanosentregueunnuevonmerodetrmite.
45
Luego nos dirigimos a la Bandeja de Salida para ingresar todos los datos del destinatario,
recuerdequeenelcampodereferenciatieneelnmerodeltrmitequeestrespondiendo,
estopermiteenlazarlosdocumentosydarleuncompletoseguimiento.
Campodereferencia
Llenamosloscamposrespectivos
Seleccionamoseltipodedocumentoconelqueseva
aresponder.
46
Cada vez que se haga un cambio en el formulario interno es necesario grabar para que los
cambiostenganefecto.
Nmerodetrmite
Darclick
DamosclicksobreelbotnGenerarMemo/OficioenWord.
Existendostiposdeformatos
MEMORANDOSyOFICIOS
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Segeneraautomticamente
dependiendodeloscampos
llenadosenelformulario
interno.
Esnecesariollenareltextoenesta
reaporquecuandosecreala
imagen(.TIF)sepuedeperderel
texto.
Llenamoselcontenidodelmemorandoyledamosformaaldocumento.
Guardamosestedocumentoeneldiscodurolocal,puedealmacenarloenunarchivopersonal
(duplicareldocumento),comopuedeguardarloenunlugardondelopodamosencontrarcon
facilidad y posteriormente borrarlo ya que este documento despus de cargarlo al sistema
OnBasequedaalmacenadoenunabasededatos.
Guardar
Luegoregresamosalworkflow(Tramitedocumentario).
48
Procedemosacargarelmemo.
DamosclickenelbotnCargarMemo/Oficio
Nosaparecelasiguienteseccin:
DamosclickenExaminarparabuscareldocumento(memo)quegrabamos.
49
Para este caso el documento que vamos a anexar es MEMO.doc que fue guardado en el
escritorioparaluegoborrarlo.
LuegoescogemoselTipodeDocumento,porejemploseescogeOPRMemosEnviados
50
Enlapartederechaaparecenlaspalabrasclavesqueayudanaindexarelmemorandoquese
estadjuntado.
Tenga muy en cuenta que su teclado est el maysculas, ya que todos los campos de
indexacin deben ser ingresados con maysculas como una forma de estandarizacin, esto
ayudamuchoenunabsquedafutura.
SellenaelcampoUbicacinFisica,siempreycuandoseestellevandoanelfsico.Elvalor
quesetienequeponereseldelacarpetadondesealmacenanfsicamentelosdocumentos.
AdemsesimportantellenarelcampoUnidadRelacionada,endondeseescribelaUnidadala
cualvadirigidoeldocumento.
Tenga en cuenta que ya existe un listado de personas, por lo que, recomiendo se escriba
primerolasprimerasinicialesyluegosedunclicken paraescogeralapersona.Deno
existirlapersonaenellistadoprocedaaingresarallistado
51
Llenadosloscamposprocedemosacargareldocumentoconelbotn
Cargadoeldocumentoverificamosqueesteingresado.
Desernecesario,sideseacargaranexosaltrmite,seguimoslossiguientespasos
Damosclickenelbotn
ysepresentalasiguientepantalla.
52
DamosclickenExaminarparabuscarelsustentodeltrmite.
EscogemoselarchivoquesevaadjuntarydamosclickenAbrir
53
Examinadoeldocumento,cogemoseltipodedocumento,paralocualsiempretienequeser
elegidoWFLAnexos/Sustentos
LuegodehaberescogidoelTipodeDocumento,enlapartederechaaparecenlaspalabras
clavesqueayudanaindexarelmemorandoqueseestadjuntado.
Enlapartederechaaparecenlaspalabrasclavesqueayudanaindexarelmemorandoquese
estadjuntado.
54
Tenga muy en cuenta que su teclado est el maysculas, ya que todos los campos de
indexacin deben ser ingresados con maysculas como una forma de estandarizacin, esto
ayudamuchoenunabsquedafutura.
SellenaelcampoUbicacinFisica,siempreycuandoseestellevandoanelfsico.Elvalor
quesetienequeponereseldelacarpetadondesealmacenanfsicamentelosdocumentos.
AdemsesimportantellenarelcampoUnidadRelacionada,endondeseescribelaUnidadala
cualvadirigidoeldocumento.
Tenga en cuenta que ya existe un listado de personas, por lo que, recomiendo se escriba
primerolasprimerasinicialesyluegosedunclicken paraescogeralapersona.Deno
existirlapersonaenellistadoprocedaaingresarallistado
Llenadosloscamposprocedemosacargareldocumentoconelbotn
.
55
Cargadoeldocumentoverificamoseldocumentoadjuntosehayaingresado
Una vez cargado todos los documentos procedemos a firmar el trmite dando un click en el
botn
Luegoaparecelasiguienteventanaendondeprocedemosacolocarelpasswordconelquese
ingresaalcomputador.
56
Contraseaconlaseingresaal
computador
Luego escogemos el tipo de firma que queremos que se anexe al trmite, puede ser ambos
tipocomosolounodelosdos.
DamosclickenAceptar
VerificamosquelasfirmassehayananexadotantoenelFormulariocomoeneldocumento.
RecuerdequeparaquelafirmasehayaanexadoenelmemorandoelTipodeDocumento
(OPR Memos Enviados) tiene que coincidir con el Tipo de Documento del formulario
interno.
FirmaAnexada
Despus de haber verificado que todas las firmas estn correctas, procedemos a enviar al
documentoconelbotnFinalizar
57