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GUIDE

DE GESTION DES ARCHIVES


DES BUREAUX DARCHITECTES

ORDRE DES ARCHITECTES DU QUBEC

GUIDE

DE GESTION DES ARCHIVES


DES BUREAUX DARCHITECTES

Ce document a t produit par


les Archives nationales du Qubec
et
lOrdre des architectes du Qubec
Rdaction I Brigitte Racine I Caroline Sauvageau
Avec la collaboration de I Andr Bourassa I Robert Desaulniers I Robert Pelletier I Lucille Vachon

Dcembre 2005

TABLE

DES MATIRES
PRSENTATION

INTRODUCTION
POURQUOI GARDER ET PROTGER LES DOCUMENTS
QUE SONT LES ARCHIVES?
GESTION DES ARCHIVES, UNE NCESSIT
PLAN DE CLASSIFICATION
CLASSIFICATION ET CLASSEMENT DES ARCHIVES
CALENDRIER DE CONSERVATION
PRSENTATION DES RGLES DE CONSERVATION
APPLICATION DES RGLES DE CONSERVATION
CONSERVATION DES DOSSIERS DE PROJETS
PROTECTION DES DOCUMENTS ESSENTIELS
GESTION DES DOCUMENTS TECHNOLOGIQUES
REPRAGE DE LINFORMATION
VOLONT EXPLICITE DE LENTREPRISE
1 000

DES ARCHITECTES?

5
5
6
6
7
8
9
9
11
11
12
12
13
13
15
15
16
17
18

ADMINISTRATION
1 100 CONSTITUTION ET HISTORIQUE
1 200 ORGANISATION ADMINISTRATIVE
1 300 CONTRLE ET VALUATION
1 400 DIRECTION

2 000 AFFAIRES LGISLATIVES ET JURIDIQUES


2 100 THIQUE ET DONTOLOGIE
2 200 LGISLATIONS GOUVERNEMENTALES
2 300 OPINIONS JURIDIQUES
2 400 POURSUITES ET RCLAMATIONS
2 500 CONTRATS, CONVENTIONS ET ENTENTES

19
19
19
20
20
20

3 000 GESTION DES RESSOURCES HUMAINES


3 100 PLANIFICATION DES BESOINS EN PERSONNEL
3 200 GESTION DU PERSONNEL
3 300 GESTION DES DOSSIERS DES EMPLOYS
3 400 GESTION DES CONDITIONS DE TRAVAIL
3 500 SANT ET SCURIT AU TRAVAIL

21
21
21
23
25
26

4 000 GESTION DES RESSOURCES FINANCIRES


4 100 STATUT FINANCIER DE LENTREPRISE
4 200 GESTION COMPTABLE
4 300 GESTION DES ENGAGEMENTS BUDGTAIRES
4 400 GESTION DES IMPTS ET DES TAXES

27
27
28
29
31

5 000 GESTION DES RESSOURCES MATRIELLES


5 100 GESTION DES RESSOURCES MOBILIRES
5 200 GESTION DES RESSOURCES IMMOBILIRES
5 300 GESTION DE LINVENTAIRE
5 400 GESTION DE LA SCURIT
5 500 GESTION DES ASSURANCES

32
32
33
33
34
34

6 000 GESTION DES RESSOURCES INFORMATIONNELLES ET


6 100 PROMOTION ET REPRSENTATION
6 200 RELATIONS AVEC LES MDIAS
6 300 RELATIONS EXTRIEURES
6 400 GESTION DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS
6 500 GESTION DE LA DOCUMENTATION DE RFRENCE
6 600 GESTION DES SYSTMES INFORMATIQUES
6 700 GESTION DU SITE WEB
6 800 GESTION DES MOYENS DE COMMUNICATION
7 000 GESTION DES DOSSIERS DE PROJETS
7 100 DFINITION DU MANDAT
7 200 PROJET PRLIMINAIRE
7 300 PROJET DFINITIF
7 400 ATTRIBUTION DES CONTRATS
7 500 SERVICES DURANT LEXCUTION DES
7 600 PHASE DE LAPRS CONSTRUCTION
CRITRES
INDEX

TRAVAUX

DE SLECTION DES DOSSIERS DE PROJETS

ALPHABTIQUE

COMMUNICATIONS

35
35
37
38
38
39
39
40
40
41
42
42
45
48
50
53
55
57

LEXIQUE

81

BIBLIOGRAPHIE

83

PRSENTATION
Lintrt historique des archives architecturales nest plus dmontrer. En effet, ces archives
permettent, entre autres, de suivre certains aspects de lvolution de la socit qubcoise
comme les transformations de son habitat, de son tissu urbain et de son environnement.
Les archives architecturales constituent galement une source de donnes essentielles
pour mieux connatre et apprcier lart de larchitecture et pour mieux le pratiquer. Ainsi,
le recours aux archives est incontournable pour les architectes qui doivent travailler la
restauration de btiments anciens ou la rhabilitation ddifices existants, des oprations de
plus en plus frquentes. Aussi importe-t-il de convaincre les architectes dassurer la prennit
de leur production professionnelle qui viendra un jour enrichir le corpus documentaire des
archives architecturales.
Cest dans cet esprit quen octobre 2003, lOrdre des architectes du Qubec a pris linitiative
de demander aux Archives nationales du Qubec de constituer un groupe de travail
ayant pour mandat de raliser un guide de gestion des archives lintention des bureaux
darchitectes.
Le prsent Guide de gestion des archives des bureaux darchitectes a donc comme premier
objectif de sensibiliser les architectes la ncessit de conserver et de mettre en valeur les
documents produits et reus dans lexercice de leurs fonctions et qui prsentent un intrt
indniable pour lhistoire du Qubec. Ce guide se veut un outil pour aider les architectes
dans lidentification, lorganisation et le tri des documents dintrt historique qui formeront
la mmoire de leur propre entreprise et contribueront la constitution et la mise en valeur
du patrimoine architectural du Qubec.
Le guide sert aussi un deuxime objectif plus immdiat, en offrant une mthode de classification et des rgles de conservation qui aideront les architectes mieux grer leurs
documents administratifs lors des oprations quotidiennes et courantes. Ils y trouveront
aussi quelques conseils sur la gestion des documents technologiques et sur la protection
des documents essentiels. Les petits comme les gros bureaux darchitectes y trouveront
leur compte, puisque les avantages dune saine gestion des documents ne sont plus
dmontrer: accs linformation plus facile, plus rapide et plus scuritaire; changes
plus efficaces avec les clientles; uniformisation des pratiques; conomie despace, de
temps et dargent, etc.
Le Guide de gestion des archives des bureaux darchitectes a t ralis par Brigitte Racine
et Caroline Sauvageau des Archives nationales du Qubec, qui ont pu sappuyer sur un groupe
de travail form de messieurs Andr Bourassa, architecte du bureau Bourassa & Gaudreau,
architectes, Robert Desaulniers, conservateur en chef adjoint et archiviste en chef au Centre
Canadien dArchitecture, Robert Pelletier, architecte du bureau Demers Pelletier, architectes
et de madame Lucille Vachon, directrice du centre de Montral des Archives nationales du
Qubec. La qualit de leur travail mrite dtre souligne et nous les en remercions. Nous
tenons galement remercier monsieur Normand Pratte ainsi que messieurs Claude Jean et
Faber Cayouette, respectivement des bureaux Architectes Boutros et Pratte et Cardinal Hardy
et associs pour leur accueil et leur disponibilit lors des visites effectues dans le cadre de
la rdaction du prsent guide.
Nous esprons que cet ouvrage rpondra aux impratifs administratifs de gestion des
dossiers des architectes tout en favorisant la conservation et la diffusion des archives
architecturales.

<<

Sylvie Lemieux
Conservatrice et directrice gnrale
Archives nationales du Qubec

Andr Bourassa
Prsident
Ordre des architectes du Qubec

INTRODUCTION1

POURQUOI

GARDER ET PROTGER LES DOCUMENTS

DES ARCHITECTES?
Les documents des architectes sont des sources inestimables pour ltude de larchitecture,
de lenvironnement bti et de lhistoire des socits. Ils renferment des informations dune
grande valeur pour connatre le dveloppement des quartiers et des villes, les transformations
de lespace public, lamnagement du territoire, ainsi que les rves et les aspirations dindividus
et de collectivits au regard de leur cadre bti. Les archives des bureaux darchitectes forment,
au fil des ans, des ensembles documentaires riches et cohrents qui renseignent sur la
commande architecturale publique et prive, la recherche de solutions architectoniques,
lincidence des nouveaux matriaux et des nouvelles technologies ainsi que leffet des
rglementations sur la conception architecturale. Ces archives documentent galement
lvolution de la profession darchitecte et la place quelle occupe dans la socit. Les
dossiers et les plans des bureaux rendent compte du travail des architectes, des stratgies
et des moyens dploys pour rpondre aux besoins des individus et des communauts en
termes dhabitat, dorganisation spatiale, de mobilit, dchanges et de communication.
Au regard des projets, les archives des bureaux darchitectes montrent les mrites des partis
prsents, les rsistances des clients et les compromis, et permettent de comprendre et
dinterprter les succs et les checs. Plus important encore, les archives rvlent un processus
de design complexe quon ne saisirait pas dans sa totalit par le seul examen des ouvrages
construits. Ainsi, les croquis, les esquisses, les tudes rvlent les aspects plus privs et
mmes intimes de la conception et de lacte de cration, les parcours de limagination et le
cheminement de la pense ; bref, tout lart de larchitecte.
Les archives de larchitecture ne se limitent pas aux archives des architectes; mais celles-ci
sont les seules pouvoir, sans coup frir, documenter les rapports complexes qui stablissent
entre matres duvre et matres douvrage, promoteurs, entrepreneurs, consultants et
intervenants divers.
Parce quelles sont uniques et formes de dossiers gnralement complets, et quen principe
elles contiennent une documentation exacte et conforme, les archives des bureaux darchitectes
sont pour les historiens, les chercheurs et les citoyens concerns des sources de premire
importance. Ltude de larchitecture et de son histoire, de lurbanisme, de lamnagement
du paysage, du patrimoine architectural, nest pas concevable sans la consultation des
sources premires que sont les archives des architectes et des bureaux darchitectes. Quelles
soient conserves dans les agences ou dans le dpt darchives dun centre spcialis, dun
muse ou dune bibliothque, ces archives doivent tre accessibles, reprables et protges.
Limportance des archives doit dabord et avant tout tre reconnue et valorise par les architectes
eux-mmes, qui nhsiteront pas protger et sauvegarder leurs documents caractre
historique. Une fois les structures riges et les priodes de prescription coules, certains
documents conservent des valeurs de tmoignage et de recherche qui justifient quon les
prserve. Les dessins, notamment, sont souvent les seuls tmoins prcis des constructions
disparues et des projets non raliss. Ainsi considres, les archives forment le patrimoine des
bureaux et deviennent, pour les architectes, une source de rfrence utile pour la transmission
du savoir. Elles peuvent galement servir des fins de promotion et contribuer, dans certains
cas, la renomme des bureaux. un autre gard, empruntes pour des expositions ou pour
illustrer des publications, utilises comme matriel didactique et visuel dans des cours de
formation, les archives participent la culture architecturale et sont utiles la socit. Enfin,
les archives dites historiques des bureaux, rassembles, documentes et prserves, peuvent
tre avantageusement transmises aux successeurs ou trouver le chemin dune institution
darchives prive ou publique qui prendra la relve au plan de la conservation et les mettra
la disposition des tudiants, des chercheurs et des citoyens intresss.

<<

1 Une partie de ce texte est inspire de lintroduction du Guide de gestion des archives de maisons ddition,
rdige par monsieur Gilles Hon en aot 2004, archiviste alors lemploi des Archives nationales du Qubec.

QUE

SONT LES ARCHIVES?

Pour bien des personnes, les archives demeurent encore des documents anciens, rares et
prcieux, sans utilit vidente pour la conduite des affaires courantes. Pourtant, depuis
ladoption de la Loi sur les archives au Qubec en 1983, ou encore plus rcemment en
vertu de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation, les archives
rpondent aux caractristiques suivantes : elles sont lensemble des documents produits ou
reus dans le cadre des activits dune personne ou dune entreprise, quelle que soit leur
forme (manuscrit, photographie, carte, plan, etc.), quel que soit leur support (papier, microfilm, magntique, etc.) et quelle que soit leur date. Elles sont conserves pour leur valeur de
preuve, de tmoignage et dinformation en cas de rfrence future, prochaine ou loigne.
Les archives comprennent donc toutes les informations cres par une entreprise dans le
cadre de ses activits, en autant que ces informations soient portes sur un support tangible,
quelles soient structures de faon intelligible et quelles soient comprhensibles sous
forme de mots, de sons ou dimages.
Les archives ont valeur de preuve en autant quelles tmoignent des raisons premires pour
lesquelles elles ont t cres. ce titre, elles sont utilises comme sources dinformations
administratives, lgales et financires courantes. Elles ont valeur de tmoignage en ce quelles
renseignent, tant leurs crateurs que les chercheurs ventuels, sur les principes fondateurs,
les orientations et les activits spcifiques de lentreprise. Finalement, elles ont valeur
dinformation parce quelles permettent de connatre le contexte social, culturel, voire
physique, dans lequel a volu lentreprise. Ces valeurs dmontrent la diversit des angles
sous lesquels les documents peuvent tre exploits.
Ainsi perus, les documents deviennent une source de gestion, ncessaire tant au processus
de prise de dcision quaux oprations quotidiennes et ce, tous les niveaux hirarchiques. Si
le patron dune entreprise y rfre pour orienter ses dcisions dordre stratgique, le commis
de bureau les utilise pour lexercice de ses tches oprationnelles. Les archives constituent
aussi un tmoignage de lexistence et du rle jou par lentreprise dans son milieu professionnel,
dans la socit mme. Leur importance est telle qu titre de ressources informationnelles, elles
se situent au mme rang dans une organisation que les ressources humaines, financires et
matrielles et elles devraient tre tout autant considres. Sans informations, cest--dire sans
archives, une entreprise ne saurait tout simplement pas exister.

GESTION

DES ARCHIVES, UNE NCESSIT

Bien peu dentreprises accordent la gestion des archives la place qui lui revient. Pourtant,
les avantages apparaissent vidents lorsque lon considre les problmes rencontrs pour
lentreposage et le reprage des informations, quelles soient sur support traditionnel ou
technologique, de mme que les lenteurs et les lourdeurs administratives que ces problmes
occasionnent, linsatisfaction du personnel qui sensuit et, finalement, les cots que tous ces
inconvnients entranent pour lentreprise.
Ainsi, pour contrer laugmentation phnomnale des informations prsentes dans les entreprises,
le besoin croissant despace et dquipement de conservation des documents, les difficults
de reprage des informations stratgiques et oprationnelles ainsi que la diversit des pratiques
de gestion documentaire dveloppes par un personnel laiss lui-mme en cette matire,
llaboration dun programme de gestion des archives nous apparat incontournable. Au
surplus, ladoption dun tel programme facilitera lapplication et le respect des lois, ententes ou
contrats auxquels lentreprise doit apporter les suites appropries, de mme quelle permettra
la ralisation dtudes prospectives des fins de promotion ou de recherches scientifiques.
Pour peu quon sy arrte, limplantation dun programme de gestion des archives se
rvlera mme des plus rentables pour lentreprise.

<<

Linformation et, partant, les documents qui la supportent sont tellement intimement lis au
fonctionnement quotidien dune organisation que lon oublie quon peut en tirer un
meilleur profit en les grant selon les normes professionnelles reconnues. Un programme de
gestion des archives, en outre de sappuyer sur une volont explicite, comprendra la fois
un plan de classification et un calendrier de conservation.

PLAN

DE CLASSIFICATION

Le plan de classification est un schma structur des activits dune entreprise permettant
lorganisation systmatique, par sujet, des documents quelle produit ou quelle reoit, afin
den faciliter la consultation. Il devient donc le premier instrument de reprage intellectuel
des informations, lequel facilite les dmarches de recherche tant administrative, lgale et
financire quhistorique. Il permet daccder rapidement au document recherch sans
sattarder des ensembles documentaires non requis. De plus, il fournit un cadre de
rfrence uniforme utilis par tout le personnel, ce qui permet de se prmunir contre les
multiples initiatives de classification individuelles qui rendent la recherche alatoire en labsence
de la personne responsable de linformation.
Le plan de classification sarrime sur les mandats et les activits spcifiques menes par
lentreprise. Au besoin, ces activits seront dveloppes en sous-activits et mme parfois
en sous-sous-activits, chacune de ces ralits constituant lun des diffrents niveaux de
classification identifis, en partant du gnral au particulier, par les units suivantes : sries,
sous-sries, sous-sous-sries, constitues leur tour de dossiers et de pices.
On comprendra de ce qui prcde quun plan de classification doit tre adapt la ralit
de lentreprise pour laquelle il est cr ou, tout le moins, au secteur dactivits auquel elle
appartient. Le plan de classification dun bureau darchitectes, qui ralise des activits qui
lui sont propres, ne saurait tre identique celui dun organisme gouvernemental ou
municipal, ni celui dune entreprise manufacturire ou de transformation. De mme, afin
de tenir compte de ses besoins rels, une entreprise nutilisera que certains des niveaux de
classification du modle propos, lesquels pourront toutefois tre rcuprs advenant des
modifications importantes ou des additions son mandat.
Le plan de classification prsent ci-aprs est compos de sries regroupant les documents
de gestion et les documents dexploitation. Les documents de gestion concernent les activits
relatives ladministration des ressources du bureau darchitectes, tandis que les documents
dexploitation concernent les activits propres aux fonctions du bureau darchitectes, cest-dire celles qui le distinguent des autres entreprises.
Le plan comprend six sries de gestion et une srie dexploitation :
1
2
3
4
5
6

000
000
000
000
000
000

ADMINISTRATION
AFFAIRES LGISLATIVES ET JURIDIQUES
GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
GESTION DES RESSOURCES FINANCIRES
GESTION DES RESSOURCES MATRIELLES
GESTION DES RESSOURCES INFORMATIONNELLES

7 000 GESTION

ET DES COMMUNICATIONS

DES DOSSIERS DE PROJETS

On classera dans la srie Gestion des dossiers de projets les documents relatifs la
dfinition du mandat, au projet prliminaire, au projet dfinitif, lattribution des
contrats aux entrepreneurs ainsi quaux services livrs par le bureau darchitectes durant et
aprs lexcution des travaux. Elle intgre tous les types de mandats raliss par les bureaux
darchitectes, allant de la participation des concours darchitecture jusqu la ralisation de
divers travaux dexpertise.
Toutes les units de classification comprises lintrieur dun plan de classification sont
identifies par une numrotation structure appele cote , portent un titre qui leur est
propre et sont dfinies avec prcision afin dviter toute interprtation divergente pouvant
conduire une mauvaise classification des archives.

<<

Finalement, le prsent guide, qui fusionne le plan de classification et le calendrier de


conservation, associe chaque unit de classification une rgle de conservation quon
appliquera tous les documents ou dossiers qui y seront classifis.
7

CLASSIFICATION

ET CLASSEMENT DES ARCHIVES

La classification est lactivit qui consiste analyser un document ou un dossier afin den
dterminer le sujet et de lui attribuer une cote permettant de le reprer, conformment au plan
de classification. Le prsent guide comprend un index alphabtique qui, une fois le sujet du
document dtermin, permet un accs facile la structure de classification et, par consquent,
lattribution dune cote. La cote ici propose correspond un numro quatre chiffres.
Plusieurs dossiers peuvent tre classifis la mme cote, mais chacun aura son propre titre.
Le titre dun dossier est lexpression qui identifie le plus exactement possible son sujet.
Exemple :
Cote Titre du dossier
2 300 Avis juridiques Code civil
2 300 Avis juridiques Code du btiment
Afin de favoriser le reprage des informations, chaque dossier est class lintrieur dune
unit de rangement dans lordre numrique des cotes. Lorsque plusieurs dossiers portent la
mme cote, on pourra choisir de les classer par la suite dans lordre alphabtique du titre ou
lordre numrique dun numro squentiel qui leur sera attribu.
On pourra aussi sinspirer du plan de classification pour nommer un document informatique .
En effet, lors de lenregistrement dun tel document, la cote correspondant au dossier
auquel il appartient peut constituer une partie du nom du fichier. Un lien sera ainsi cr
entre les diffrents supports dinformation composant un mme dossier.
Pour les dossiers dexploitation (catgorie 7 000), le numro de projet attribu par le bureau
darchitectes constituera le premier lment dont on tiendra compte pour le classement. Par
la suite, la cote correspondant aux diffrentes tapes de ralisation dun projet dterminera
lordre respecter.
Exemple :
# Projet

Cote

Titre du dossier

03010

7 250

Ville de Montral
Projet prliminaire Dessins conceptuels

03010

7 310

Ville de Montral
Projet dfinitif Relations avec le client

03010

7 450

Ville de Montral
Attribution des contrats Soumissions

04022

7 100

CPE LEnchant
Dfinition du mandat

04022

7 210

CPE LEnchant
Projet prliminaire Relations avec le client

04022

7 330

CPE LEnchant
Projet dfinitif Budgtisation des cots

lintrieur dun dossier, les documents sur support papier sont habituellement classs
en ordre chronologique, le plus rcent document se trouvant sur le dessus. Un dossier
volumineux pourra ncessiter louverture dun second volume.

<<

CALENDRIER

DE CONSERVATION

Le calendrier de conservation, deuxime lment constitutif dun programme de gestion des


archives et partie intgrante du prsent Guide de gestion des archives des bureaux darchitectes,
dtermine essentiellement les dures de conservation et la disposition finale des documents
rpertoris lintrieur du plan de classification, et ce, quel que soit leur support (papier,
microfilm, magntique, etc.). Outil indispensable une bonne gestion des archives, le calendrier
de conservation augmente lefficacit et la productivit du personnel en permettant
dliminer les documents conservs trop longtemps aprs leur priode dutilit relle.
Le respect du calendrier de conservation entrane des conomies substantielles en matriel et
espace dentreposage de mme quen temps de recherche puisquil conduit ne conserver
que les documents utiles la gestion administrative, financire et lgale. De plus, cet
instrument de travail permet dviter la destruction de documents significatifs et importants
lors dpurations sporadiques ou de grands mnages . Finalement, le calendrier de
conservation assure la constitution rflchie de la mmoire de lentreprise au bnfice des
utilisateurs gestionnaires, des chercheurs et, travers eux, de la collectivit tout entire.
Comme le plan de classification, les rgles de conservation prsentes dans ce guide peuvent
tre adaptes par le bureau darchitectes selon ses besoins et son envergure. Les dures
actives et semi-actives proposes ici reprsentent des priodes de conservation minimales.
Pour des raisons qui lui sont propres, le bureau darchitectes peut dterminer des dures plus
longues que celles suggres. De plus, afin de minimiser ses oprations de dclassement, un
bureau darchitectes peut choisir de fusionner en une seule priode de conservation les
dures active et semi-active de chaque rgle de conservation, en sassurant toutefois de
respecter la dure minimale que reprsente le total des deux priodes.
Le bureau darchitectes pourra aussi prciser le support dinformation des documents qui
constituent les exemplaires principaux destins la conservation permanente, le cas
chant. En effet, il nest plus rare aujourdhui de trouver lintrieur dune organisation
plusieurs copies dun mme document sur diffrents supports. Par exemple, on imprimera
volontiers un document sur papier quon aura dabord cr avec un logiciel de traitement
de textes et dont on sauvegardera galement le fichier. De mme, on numrisera une trs
grande quantit de documents sur support papier afin den faciliter la diffusion.
En juin 2001, ladoption de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de
linformation est venue encadrer cette ralit dj trs rpandue. Cette loi nonce que les
supports technologiques ont la mme valeur juridique et peuvent servir aux mmes fins que
les documents sur support papier dont ils sont les quivalents fonctionnels. Elle ajoute que
chacun peut utiliser le support dinformation et les technologies de son choix. Le choix du
support dinformation de lexemplaire principal doit rsulter dune dcision qui tient compte
de plusieurs facteurs, notamment, lespace accord lentreposage des documents destins
la conservation permanente, la volont exprime ainsi que les moyens consentis par
lentreprise pour lvolution des systmes, le transfert et la migration des donnes informatiques, ainsi que la capacit et la ncessit dauthentifier ou non les documents.

PRSENTATION

DES RGLES DE CONSERVATION

La rgle de conservation comporte plusieurs termes et codes labors par les archivistes
pour en faciliter la prsentation. Ainsi, titre dexemple :
2 500 Contrats, conventions et ententes
2 500 RGLE DE CONSERVATION [ 1 ]
Dossier(s) ou document(s) [ 2 ] Support(s) [ 3 ]
Exemplaire principal [ 7 ]
Exemplaire(s) secondaire(s) [ 8 ]

<<

Remarque(s) [ 9 ]

Actif [ 4 ]

Semi-actif [ 5 ]

Disposition finale [ 6 ]

888

6 ans

T(2)

888(1)

(1)

(1) Priode couverte par les contrats, conventions et ententes.


(2) Conserver les originaux des contrats, conventions et ententes lexception des contrats relatifs aux biens mobiliers.

[ 1 ] Rgle de conservation : Ensemble des informations portant sur la conservation dune srie
documentaire. On y retrouve notamment lidentification des supports dinformation, les dures
minimales de conservation aux tats actif et semi-actif ainsi que le mode de disposition
(destruction, conservation ou tri) ltat inactif pour les exemplaires principal et secondaires.
[ 2 ] Dossier(s) ou document(s) : Un document est constitu dinformation porte par un support.
Linformation y est dlimite et structure, de faon tangible ou logique selon le support qui la
porte, et elle est intelligible sous forme de mots, de sons ou dimages2 . Un dossier est une
dlimitation intellectuelle et non matrielle qui rassemble des documents relatifs un mme sujet
ou une mme activit, quel que soit leur support (papier, microfilm, magntique, etc.).
[ 3 ] Support(s) : Types de matriels qui portent linformation, par exemple, papier, microfilm,
ruban magntique, disque magntique et disquette, cdrom, etc. Lorsque plusieurs
exemplaires dun document se trouvent sur diffrents supports, le bureau darchitectes doit
dterminer celui qui constitue lexemplaire principal.
[ 4 ] Document actif : Document utilis couramment pour sa valeur administrative, financire
ou lgale et ncessaire ladministration dune organisation. La dure active sexprime en
nombre dannes de conservation sur place en sus de lanne courante de cration ou
encore par les codes 888 et 999. Le code 888 signifie que le document conserve son utilit
jusquau dnouement du sujet trait et il est toujours accompagn dune note explicative,
telle la dure du contrat ou encore la dure du programme de perfectionnement, etc.,
place en remarque(s). Pour sa part, le code 999 implique que le document demeure utile
jusqu son remplacement par une nouvelle version. La dure active suggre dans ce guide
est une dure minimale. Le bureau darchitectes pourra dterminer une priode active plus
longue que celle propose.
[ 5 ] Document semi-actif : Document possdant toujours une valeur administrative, lgale ou
financire et requis occasionnellement pour ladministration dune organisation. La dure
semi-active sexprime en nombre dannes de conservation dans un entrept ou dans des
espaces quelque peu loigns du lieu de travail des oprations courantes. La dure semiactive suggre dans ce guide est une dure minimale. Le bureau darchitectes pourra
dterminer une priode semi-active plus longue que celle propose.
[ 6 ] Disposition finale : Action pose lorsque les informations ont atteint les limites de leur utilit
administrative, lgale et financire. Les documents qui les supportent deviennent alors inactifs.
La disposition finale sexprime par les lettres D, C, T. La lettre D signifie destruction et indique
que les documents concerns ne renferment pas dinformations utiles la recherche historique
postrieure. La lettre C conservation , au contraire, entrane la conservation permanente des
documents puisquils ont une valeur historique significative utile en cas de rfrence future,
prochaine ou loigne. Enfin, la lettre T tri ou chantillonnage autorise une slection de
documents destins tre conservs, prcise par une note explicative place en remarque(s).
[ 7 ] Exemplaire principal : Dossier ou document qui fait foi de rfrence officielle, qui est le plus
complet sur un sujet donn et qui est gnralement dtenu par la personne ou lunit
responsable du traitement de ce sujet.
[ 8 ] Exemplaire(s) secondaire(s) : Dossier ou document utilis des fins de rfrence ou
dinformation par de tierces personnes ou units administratives dans le cadre de la
conduite de leurs activits. Le dossier secondaire est souvent incomplet et surtout constitu
de copies des exemplaires principaux. Le mode de disposition de lexemplaire secondaire est
toujours la destruction.
[ 9 ] Remarque(s) : Espace o lon retrouve les notes explicatives qui expriment le dnouement
de la dure active lorsque le code 888 est utilis ou qui indiquent les prcisions sur les
critres de tri ou dchantillonnage appliquer lorsque la lettre T est utilise pour identifier
le mode de disposition. Il peut aussi comprendre quelques indications additionnelles
particulires chaque rgle de conservation.

<<

2 Dfinition issue de larticle 3 de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation,
adopte le 21 juin 2001.

10

APPLICATION

DES RGLES DE CONSERVATION

Les informations prescrites par les rgles de conservation sont appliques lors des oprations
de dclassement des documents qui, pour une utilisation optimale des espaces occups par
ces derniers, devraient avoir lieu une fois par anne dans les bureaux darchitectes.
Pour chaque dossier ou document, on doit dabord dterminer sil sagit dun exemplaire
principal ou secondaire. Puis, le calcul des annes de conservation seffectue partir de la date
de fermeture du dossier. Noter que pour les dossiers de gestion (catgories 1 000 6 000)
qui sont habituellement relatifs des activits rcurrentes, il est suggr douvrir annuellement
un nouveau dossier au dbut de lanne financire de lorganisation, correspondant parfois
lanne civile, la date de fermeture tant alors le 31 dcembre.
Exemple :
Cote Titre du dossier
1 410 Runions de direction 2005
1 410 Runions de direction 2005-2006
On ajoutera cette date le nombre dannes actives afin de dterminer, sil y a lieu, le
moment du transfert du dossier ltat semi-actif, loin des activits courantes du bureau,
ainsi que le nombre dannes actives et semi-actives afin de dterminer le moment de la
disposition finale prescrite par la rgle de conservation (conservation, destruction ou tri).
Pour les dossiers dont la dure active est exprime par les codes 888 ou 999, la date de
fermeture correspond la date de la fin de lactivit pour le 888, prcise dans les remarques,
ou la date du remplacement du document par une nouvelle version pour le 999.
Par ailleurs, il est noter que lutilisateur du calendrier de conservation, tout en respectant
les dures de conservation qui y sont prescrites, peut liminer tout moment dun dossier
les documents dits phmres que sont par exemple les mmos tlphoniques, les
confirmations de convocation des rencontres, les notes manuscrites qui najoutent rien au
contenu du dossier ainsi que les multiples exemplaires dun document. Dans ce dernier cas
et si cest possible, on conservera de prfrence le document original.

CONSERVATION

DES DOSSIERS DE PROJETS

Les dures active et semi-active des dossiers de projets ont t tablies en tenant compte
des besoins administratifs, financiers et lgaux des bureaux darchitectes. Ainsi, la dure
active Jusquau dernier service rendu ou, dans le cas des projets raliss, jusqu la fin des
travaux sest impose aisment. La dure semi-active, quant elle, 8 ans. Sil y a
plainte ou poursuite, le dossier est ractiv jusquau rglement ou lexcution du jugement
, exprime que les 8 annes semi-actives recommenceront aprs le dnouement du dossier,
lorsquil y a plaintes pour vice de construction ou poursuites judiciaires. Cette dure semiactive a t prcise dans le respect des prescriptions du Code civil du Qubec3 et du
Rglement sur la tenue des dossiers, du registre et des bureaux des architectes4.
Aprs la dure semi-active, il appartient larchitecte didentifier les dossiers de projets dont
certaines parties mritent dtre conserves en permanence et qui constitueront le fonds
darchives, la mmoire de son entreprise. Il pourra consulter, la page 70, une liste de
critres qui le guideront dans sa rflexion. titre dexemples, on considrera les projets qui
ont reu un prix ou une distinction, le caractre innovateur ou limpact dun projet pour la

<<

3 Code civil du Qubec, article 2118.


4 Rglement sur la tenue des dossiers, du registre et des bureaux des architectes (L.R.Q., c. A-21, r. 14),
articles 2.03 et 2.04.

11

socit. La disposition finale indique aux rgles de conservation de chaque unit de


classification de la srie 7 000, Gestion des dossiers de projets , sapplique donc
uniquement aux dossiers dsigns par larchitecte pour leur intrt certain. Les dossiers de
projets non retenus lors de cette slection pourront tre dtruits aprs la dure semi-active.
Et lorsque larchitecte fermera dfinitivement les portes de son bureau5, convaincu de la
valeur historique de son fonds darchives, il se tournera vers une institution comme un centre
darchives, un muse ou une universit afin que de nombreux chercheurs puissent tudier
sa contribution lhistoire et dcouvrir toute la richesse de ses uvres.

PROTECTION

DES DOCUMENTS ESSENTIELS

Les documents essentiels comprennent les informations indispensables au fonctionnement


dune organisation et la poursuite de ses activits aprs un sinistre ou un vnement
imprvu. Leur disparition aurait des consquences administratives, financires et lgales
graves pour lorganisation. Cest pourquoi la mise en place de mesures de scurit qui
assurent la protection des documents essentiels doit absolument tre envisage par toute
entreprise consciencieuse et responsable.
Mais dabord, quels sont les documents dits essentiels ? Ils sont videmment lis
aux activits essentielles de lorganisation, ses droits et ses obligations, et peuvent tre
identifis laide dune grille dvaluation permettant den mesurer le degr dimportance,
en ayant pour objectif la continuit des activits aprs un sinistre. On y retrouve notamment
les polices dassurance, les titres de proprit, les contrats avec des clients ou avec des
fournisseurs, les dossiers des employs, les comptes payer et recevoir, les journaux
comptables, les procdures administratives, les procs-verbaux de runions dcisionnelles, etc.
La protection des documents essentiels sera assure par ltablissement de mesures qui
prvoient, entre autres, la production de copies de scurit des documents essentiels ainsi que
lentreposage de ces copies, de prfrence, dans un btiment quelque peu loign des
activits de lentreprise. Llaboration dun plan durgence qui dtermine le rle des diffrents
intervenants, les directives suivre en cas de situations durgence, la liste des documents
essentiels et leur lieu dentreposage est un atout certain. Et finalement, la mise en place
dun systme dalarme, de dtecteurs de fume, dextincteurs, de camras de surveillance
constitue autant dautres moyens damliorer la scurit des documents.

GESTION

DES DOCUMENTS TECHNOLOGIQUES

Les annes soixante-dix, on sen souvient, ont amen avec elles leur lot de solutions
technologiques aux diffrentes situations de gestion des organisations. Les bases de donnes,
les systmes informatiques et les logiciels de traitement de texte ont fait leur apparition. On
a alors cru que ctait la fin des documents sur support papier tant il tait ais de travailler
avec ces systmes. Or, au contraire, cette facilit de crer et de recrer diffrentes versions
corriges, amliores, rvises, en doubles et multiples exemplaires, des mmes documents,
a entran une prolifration incontrle de la masse documentaire des entreprises.

<<

Les bureaux darchitectes, comme bien dautres entreprises, se sont laiss sduire par ces
systmes qui ont modernis leurs pratiques. Ils se sont lancs dans la production de documents
technologiques en apprciant les avantages que cela leur procurait dans limmdiat, sans
penser leurs besoins futurs. On sait maintenant que les technologies de linformation
voluent un rythme effarant et quelles ncessitent normment de ressources, tant
humaines, matrielles que financires, pour maintenir un niveau concurrentiel. Plusieurs
entreprises ont mme t prises de vitesse et se sont retrouves avec des documents illisibles,
car la technologie qui les supportait stait teinte. Par consquent, elles ne pouvaient plus
rpondre aux obligations administratives, financires et lgales lies ces documents.
5 Rglement sur la cessation d'exercice d'un membre de l'Ordre des architectes du Qubec (L.R.Q.,c. A-21. r. 2.1).

12

Aujourdhui, il est clair quon ne peut compter sur les supports dits technologiques
(disques rigides et disquettes, CD et DVD) pour garantir la conservation des informations
plus ou moins long terme (plus de cinq ans). Lorsquune entreprise acquiert une nouvelle
technologie, elle devrait ds cette acquisition se proccuper de son volution future et se doter
de ce quon appelle un plan de migration. Cette prcaution est dautant plus importante
pour les entreprises qui auront opt pour les supports technologiques comme support
de conservation permanente des archives. Le plan de migration assure que le transfert de
linformation, dun support vers un autre ou dune technologie vers une autre, soit possible
et ralisable. Il doit aussi prvoir des cdules de vrification priodique des donnes et des
supports de linformation. Ces vrifications doivent tre effectues des intervalles ne
dpassant pas 5 ans. Elles devraient mme tre plus frquentes, pour plus de sret.
De plus, il peut arriver que lentreprise ait prouver que le transfert de linformation, requis
par lvolution des systmes informatiques, a t effectu dans le plus grand respect de
lintgrit des documents dorigine. Lintgrit du document est assure, lorsquil est
possible de vrifier que linformation nen est pas altre et quelle est maintenue dans son
intgralit, et que le support qui porte cette information lui procure la stabilit et la prennit
voulue. Lintgrit du document doit tre maintenue au cours de son cycle de vie, soit
depuis sa cration, en passant par son transfert, sa consultation et sa transmission, jusqu
sa conservation, y compris son archivage ou sa destruction. Dans lapprciation de lintgrit,
il est tenu compte, notamment des mesures de scurit prises pour protger le document
au cours de son cycle de vie6 .
Afin de garantir lintgrit et la valeur lgale des documents technologiques, les oprations
de migration de linformation doivent tre documentes. La documentation comporte
au moins la mention du format dorigine du document dont linformation fait lobjet
du transfert, du procd de transfert utilis ainsi que des garanties quil est cens offrir,
selon les indications fournies avec le produit, quant la prservation de lintgrit, tant du
document devant tre transfr, sil nest pas dtruit, que du document rsultant du transfert.
La documentation, y compris celle relative tout transfert antrieur, est conserve durant
tout le cycle de vie du document rsultant du transfert. La documentation peut tre jointe,
directement ou par rfrence, soit au document rsultant du transfert, soit ses lments
structurants ou son support7 .

REPRAGE

DE LINFORMATION

Une masse documentaire plus ou moins importante exigera du bureau darchitectes quil se
dote dun instrument de reprage de linformation. Il peut sagir simplement dune liste
alphabtique des titres de dossiers, qui rfrera la cote dterminant lordre de rangement
de ces derniers, conue laide dun logiciel de traitement de textes. On aurait avantage
enrichir cette liste de mots cls ou de synonymes afin de disposer de plus dune entre
permettant daccder linformation. Par ailleurs, il existe sur le march des logiciels de
gestion documentaire constituant des moyens plus sophistiqus de reprer et de grer
linformation.

VOLONT

EXPLICITE DE LENTREPRISE

En guise de conclusion, il est important ici de rappeler que limplantation et le suivi dun
programme de gestion des archives doivent rsulter dune volont explicite des architectes
patrons. En effet, les impacts de la mise en uvre dun plan de classification et dun calendrier de conservation sont gnralement trs importants sur le personnel et ses faons de faire,
de mme que sur lutilisation des ressources financires et matrielles de lentreprise. De
plus, cette opration, qui implique un examen du contenu des dossiers existants pour en

<<

6 Rglement sur la cessation d'exercice d'un membre de l'Ordre des architectes du Qubec (L.R.Q.,c. A-21. r. 2.1).
7 Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information, (L.R.Q., chapitre C-1.1), article 17,
3e et 4e alinas.

13

assurer une meilleure classification ou une juste disposition, comporte un caractre


confidentiel quil faut ncessairement encadrer. Pour toutes ces raisons, il importe quune
volont soit dfinie et exprime au plus haut niveau de lentreprise. Idalement, cette
volont prendra la forme dune politique - ou encore dune directive - prcise, comprenant
au moins les lments suivants : son objet, son cadre officiel, sa porte, le partage des
responsabilits et son entre en vigueur.
on peut dfinir la politique de gestion des archives comme tant la faon concerte et
rflchie de mettre en place les moyens qui permettent dorganiser et de traiter, de faon
efficace et rentable, lensemble des archives courantes, intermdiaires et dfinitives que
gnre une organisation dans le cadre de ses activits8 . Son cadre officiel prcisera de
quelle personne ou de quelle instance mane la nouvelle politique. Pour sa part, la porte
de cette politique permettra de dterminer qui et quoi sont touchs. Vise-t-elle tout le
personnel et toutes les units administratives ou seulement une partie de celui-ci ou de
celles-l ? Concerne-t-elle tous les documents ou seulement les dossiers de projets, les
documents sur tous les supports ou seulement ceux sur le support papier? Par exemple,
cette politique pourrait noncer que lexemplaire principal se trouve sur le support papier
pour toutes les sries documentaires de lentreprise, les autres supports constituant sans
exception les exemplaires secondaires. Enfin, aprs avoir dsign les ressources humaines,
matrielles et financires qui seront consacres sa ralisation, toute politique doit dfinir
les responsabilits de chaque intervenant et fixer ses modalits dentre en vigueur.
Riche dun tel corpus, un bureau darchitectes pourra non seulement assurer la gestion de
ses documents de manire efficace et efficiente, mais aussi constituer sa propre mmoire,
participant de la sorte lenrichissement de nos connaissances sur ce secteur.

<<

8 Carol COUTURE et collaborateurs (1999). Les fonctions de larchivistique contemporaine, Sainte-Foy,


Presses de lUniversit du Qubec, p. 10.

14

1 000

ADMINISTRATION
Cette srie regroupe les documents relatifs la constitution et lhistoire du bureau
darchitectes ainsi qu ses activits de planification, dorganisation, de contrle et dvaluation
de nature administrative. On y trouve aussi les documents qui tmoignent des changes
et des dcisions prises lors des runions du personnel.

SOMMAIRE
1 100 CONSTITUTION ET HISTORIQUE
1 110 DOCUMENTS CONSTITUTIFS
1 120 DOCUMENTS HISTORIQUES
1 200 ORGANISATION ADMINISTRATIVE
1 210 PLANIFICATION ADMINISTRATIVE
1 220 CADRE NORMATIF
1 230 STRUCTURE ADMINISTRATIVE
1 300 CONTRLE ET VALUATION
1 310 RAPPORT DACTIVITS
1 320 STATISTIQUES
1 330 REGISTRE DES PROJETS
1 400 DIRECTION
1 410 RUNIONS
1 420 RUNIONS

DE DIRECTION
DE TRAVAIL

1 100 CONSTITUTION

ET HISTORIQUE

Documents relatifs la cration et lvolution du bureau darchitectes.


1 110 Documents constitutifs
Documents tmoignant de lexistence lgale, de la mission et des valeurs du bureau
darchitectes de mme que de son identification officielle.
Lettres patentes, statuts, permis, licence, sceau, logo.
1 110

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)

DE CONSERVATION

Actif

Semi-actif

Disposition finale

Exemplaire principal *

999

Exemplaire(s) secondaire(s) *

999

Remarque(s)

1 120 Documents historiques


Documents relatifs la cration, lvolution ainsi quaux vnements marquant lhistoire
du bureau darchitectes.
Documents antrieurs la cration du bureau darchitectes, phmrides, compilation de
donnes historiques, chronologie, livre dor, documents relatifs des distinctions honorifiques
et la rception de prix.

<<

*
999
888

Supports dinformation des exemplaires principal et secondaires dterminer


Jusquau remplacement par une nouvelle version
Jusquau dnouement prcis par une dure dutilisation

C : Conservation
D : Destruction
T : Tri

15

1 120

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)


Exemplaire principal *
Exemplaire(s) secondaire(s) *
Remarque(s)

DE CONSERVATION

Actif

Semi-actif

Disposition finale

5 ans(1)

2 ans

(1) Le livre dor est vers aux archives seulement lorsquil est complt.

1 200 ORGANISATION

ADMINISTRATIVE

Documents relatifs la planification du travail, au cadre normatif ainsi qu la structure


administrative du bureau darchitectes.
1 210 Planification administrative
Documents relatifs la dtermination des orientations et des activits du bureau darchitectes.
Orientations, priorits, objectifs, plan daffaires, plan de dveloppement, plan daction,
plan de communication, chancier.
1 210

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)


Exemplaire principal *
Exemplaire(s) secondaire(s) *
Remarque(s)

DE CONSERVATION

Actif

Semi-actif

Disposition finale

888(1)

5 ans

888

(1)

(1) Priode couverte par le document ou jusquau remplacement par une nouvelle version.

1 220 Cadre normatif


Documents de rgie interne relatifs lencadrement administratif des activits du bureau
darchitectes.
Politiques, directives, rglements, normes et procdures.
1 220

RGLE

DE CONSERVATION

2 500 RGLE DE CONSERVATION [ 1 ]


Dossier(s) ou document(s) Support(s)

Actif

Semi-actif

Disposition finale

Exemplaire principal *

999

T(1)

Exemplaire(s) secondaire(s) *

999

Remarque(s)

(1) Conserver les documents produits par le bureau darchitectes.

1 230 Structue administrative


Documents relatifs la reprsentation schmatique et la rpartition hirarchique des
fonctions du personnel du bureau darchitectes.
Politiques, directives, rglements, normes et procdures.

<<

*
999
888

Supports dinformation des exemplaires principal et secondaires dterminer


Jusquau remplacement par une nouvelle version
Jusquau dnouement prcis par une dure dutilisation

C : Conservation
D : Destruction
T : Tri

16

1 230

RGLE

DE CONSERVATION

Dossier(s) ou document(s) Support(s)

Actif

Semi-actif

Disposition finale

Exemplaire principal *

999

3 ans

T(1)

Exemplaire(s) secondaire(s) *

999

Remarque(s)

(1) Conserver lorganigramme du bureau darchitectes.

1 300 CONTRLE

ET VALUATION

Documents relatifs la compilation des diffrentes activits effectues par le bureau


darchitectes ainsi quaux rsultats atteints.
1 310 Rapport dactivits
Documents de nature priodique faisant tat des activits du bureau darchitectes.
Rapports dactivits mensuels, semestriels ou annuels.

1 310

RGLE

DE CONSERVATION

Dossier(s) ou document(s) Support(s)


Exemplaire principal *
Exemplaire(s) secondaire(s) *
Remarque(s)

Actif

Semi-actif

Disposition finale

888

3 ans

T(2)

(1)

888(1)

(1) Priode couverte par le document. (2) Conserver les rapports dactivits cumulatifs ou annuels.

1 320 Statistiques
Documents de nature priodique et cumulative relatifs diffrents aspects des activits
du bureau darchitectes.
Statistiques.

1 320

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)


Exemplaire principal *
Exemplaire(s) secondaire(s) *
Remarque(s)

DE CONSERVATION

Actif

Semi-actif

Disposition finale

888

3 ans

T(2)

(1)

888(1)

(1) Priode couverte par le document. (2) Conserver les statistiques cumulatives ou annuelles.

1 330 Registre des projets


Registre o sont inscrits les mandats dun bureau darchitectes, au fur et mesure quil les acquiert
et comprenant, entre autres, une description sommaire ainsi que les coordonnes du client.
Registre.

<<

*
999
888

Supports dinformation des exemplaires principal et secondaires dterminer


Jusquau remplacement par une nouvelle version
Jusquau dnouement prcis par une dure dutilisation

C : Conservation
D : Destruction
T : Tri

17

1 330

RGLE

DE CONSERVATION

2 500 RGLE DE CONSERVATION [ 1 ]


Dossier(s) ou document(s) Support(s)
Exemplaire principal *
Exemplaire(s) secondaire(s) *
Remarque(s)

Actif

Semi-actif

Disposition finale

888(1)

888

(2)

(1) Jusqu la fermeture du bureau darchitectes. (2) Tant quutiles.

1 400 DIRECTION
Documents produits et reus relatifs aux runions dcisionnelles ainsi quaux runions de
travail des employs du bureau darchitectes.
1 410 Runions de direction
Documents relatifs aux runions des employs de niveau suprieur du bureau darchitectes.
Avis de convocation, ordre du jour, procs-verbal, documents dposs, rsolutions.

1 410

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)

DE CONSERVATION

Actif

Semi-actif

Disposition finale

Exemplaire principal *

2 ans

5 ans

Exemplaire(s) secondaire(s) *

2 ans

Remarque(s)

1 420 Runions de travail


Documents relatifs la tenue de runions de travail sur diffrents aspects spcifiquement
relis aux activits du bureau darchitectes.
Avis de convocation, ordre du jour, procs-verbal, documents dposs.
Note : Les documents relatifs aux runions de travail tenues dans le cadre de la gestion
des projets darchitecture sont classs la srie 7 000.

1 420

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)


Exemplaire principal *
Exemplaire(s) secondaire(s) *
Remarque(s)

<<

DE CONSERVATION

Actif

Semi-actif

Disposition finale

3 ans

T(1)

1 an

(1) Conserver les procs-verbaux, sil y a lieu.

*
999
888

Supports dinformation des exemplaires principal et secondaires dterminer


Jusquau remplacement par une nouvelle version
Jusquau dnouement prcis par une dure dutilisation

C : Conservation
D : Destruction
T : Tri

18

2 000

AFFAIRES

LGISLATIVES ET JURIDIQUES

Cette srie comprend les documents relatifs lthique professionnelle, aux lois, politiques et
rglements des organismes gouvernementaux touchant les activits du bureau darchitectes,
aux opinions juridiques ainsi quaux poursuites et aux rclamations. On y trouve aussi les
versions originales de tous les contrats, conventions et ententes engageant lentreprise.

SOMMAIRE
2 100 THIQUE

ET DONTOLOGIE

2 200 LGISLATIONS
2 300 OPINIONS

GOUVERNEMENTALES

JURIDIQUES

2 400 POURSUITES
2 500 CONTRATS,

ET RCLAMATIONS

CONVENTIONS ET ENTENTES

2 100 THIQUE

ET DONTOLOGIE

Documents relatifs aux rgles et devoirs professionnels ainsi quaux valeurs morales
dvelopps par le bureau darchitectes telle la protection des renseignements personnels.
Code de dontologie, mesures de protection des renseignements personnels et des
informations de nature confidentielle.

2 100

RGLE

DE CONSERVATION

Dossier(s) ou document(s) Support(s)

Actif

Semi-actif

Disposition finale

Exemplaire principal *

999

Exemplaire(s) secondaire(s) *

999

Remarque(s)

2 200 LGISLATION

GOUVERNEMENTALES

Documents relatifs aux politiques, lois et rglements des diffrentes instances gouvernementales municipales, rgionales, provinciales et fdrales, utiles la gestion des activits
du bureau darchitectes.
Lois, politiques et rglements.

2 200

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)

DE CONSERVATION

Actif

Semi-actif

Disposition finale

Exemplaire principal *

999

Exemplaire(s) secondaire(s) *

999

Remarque(s)

<<

*
999
888

Supports dinformation des exemplaires principal et secondaires dterminer


Jusquau remplacement par une nouvelle version
Jusquau dnouement prcis par une dure dutilisation

C : Conservation
D : Destruction
T : Tri

19

2 300 OPINIONS

JURIDIQUES

Documents relatifs aux opinions des juristes et la jurisprudence.


Avis juridiques, jurisprudence, correspondance.

2 300

RGLE

DE CONSERVATION

Dossier(s) ou document(s) Support(s)

Actif

Semi-actif

Disposition finale

Exemplaire principal *

888

(1)

Exemplaire(s) secondaire(s) *

888

(1)

Remarque(s)

(1) Tant que lavis rpond ltat actuel du droit ou tant quutile aux activits du bureau darchitectes.

2 400 POURSUITES

ET RCLAMATIONS

Documents relatifs aux actions judiciaires impliquant le bureau darchitectes.


Correspondance, dclarations, sommations et citations comparatre, mises en demeure,
jugements.

2 400

RGLE

DE CONSERVATION

Dossier(s) ou document(s) Support(s)

Actif

Semi-actif

Disposition finale

Exemplaire principal *

888

(1)

Exemplaire(s) secondaire(s) *

888

(1)

Remarque(s)

(1) Jusqu lexcution du jugement ou du rglement.

2 500 CONTRATS,

CONVENTIONS ET ENTENTES

Documents relatifs aux diffrents contrats, conventions et ententes contracts par le bureau
darchitectes.
Version originale dment signe des contrats, conventions et ententes, correspondance, addenda.
Note : Les originaux des contrats signs avec les clients dans le cadre de la gestion des
projets darchitecture sont classs ici.

2 500

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)

Actif

Semi-actif

Disposition finale

Exemplaire principal *

888(1)

6 ans

T(2)

Exemplaire(s) secondaire(s) *

888(1)

Remarque(s)

<<

DE CONSERVATION

(1) Priode couverte par les contrats, conventions et ententes.


(2) Conserver les originaux des contrats, conventions et ententes lexception des contrats relatifs aux biens mobiliers.

*
999
888

Supports dinformation des exemplaires principal et secondaires dterminer


Jusquau remplacement par une nouvelle version
Jusquau dnouement prcis par une dure dutilisation

C : Conservation
D : Destruction
T : Tri

20

3 000

GESTION

DES RESSOURCES HUMAINES

Cette srie contient les documents relatifs la planification des besoins, la gestion du
personnel, aux dossiers individuels des employs, aux conditions de travail de mme
qu la sant et la scurit au travail.

SOMMAIRE
3 100 PLANIFICATION

DES BESOINS EN PERSONNEL

3 200 GESTION DU PERSONNEL


3 210 RECRUTEMENT DU PERSONNEL
3 220 VALUATION DU PERSONNEL
3 230 FORMATION ET PERFECTIONNEMENT
3 240 MOUVEMENT DE PERSONNEL

DU PERSONNEL

3 300 GESTION DES DOSSIERS DES EMPLOYS


3 300-10 VOLET CARRIRE
3 300-20 VOLET ASSIDUIT
3 300-30 VOLET RMUNRATION
3 300-40 VOLET SANT
3 400 GESTION DES CONDITIONS DE TRAVAIL
3 410 GESTION DU TEMPS DE TRAVAIL
3 420 GESTION DES AVANTAGES SOCIAUX
3 430 GESTION DES RELATIONS DE TRAVAIL
3 440 QUALIT DE VIE ET SOCIALISATION AU
3 500 SANT

TRAVAIL

ET SCURIT AU TRAVAIL

3 100 PLANIFICATION

DES BESOINS DU PERSONNEL

Documents relatifs la planification des besoins ainsi qu la rpartition des employs


dans le bureau darchitectes.
tudes et analyses des besoins en personnel, liste du personnel, liste danciennet,
rpartition des tches, dfinition des postes, liste des postes vacants.

3 100

RGLE

DE CONSERVATION

Dossier(s) ou document(s) Support(s)

Actif

Semi-actif

Disposition finale

Exemplaire principal *

999

Exemplaire(s) secondaire(s) *

999

Remarque(s)

3 200 GESTION

DU PERSONNEL

Documents relatifs au recrutement, la nomination, lvaluation, la formation, au perfectionnement et au mouvement du personnel du bureau darchitectes.
Note : Les documents relatifs la carrire dun employ en particulier sont classs au 3 300-10.

<<

*
999
888

Supports dinformation des exemplaires principal et secondaires dterminer


Jusquau remplacement par une nouvelle version
Jusquau dnouement prcis par une dure dutilisation

C : Conservation
D : Destruction
T : Tri

21

3 210 Recrutement du personnel


Documents relatifs la prparation, la gestion et au suivi des activits de recrutement par
voie de concours, dappels doffres de service ou dautres modes de slection.
Avis de concours de recrutement, description des fonctions, critres et exigences requises,
offres de service et documents daccompagnement, slection du jury, processus de slection,
guide dentrevues et dvaluation des candidatures, rapport du comit de slection,
nomination, avis administratif.

3 210

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)


Exemplaire principal *
Exemplaire(s) secondaire(s) *
Remarque(s)

DE CONSERVATION

Actif

Semi-actif

Disposition finale

3 ans

T(1)

1 an

(1) Conserver les critres dembauche, le guide dentrevues et dvaluation et les rapports du comit de
slection, sil y a lieu.

3 220 valuation du personnel


Documents relatifs au processus et aux critres dvaluation du personnel du bureau darchitectes.
Guides dvaluation, rgles de comportement, programme de reconnaissance de rendement
exceptionnel, mesures disciplinaires.

3 220

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)

DE CONSERVATION

Actif

Semi-actif

Disposition finale

Exemplaire principal *

999

Exemplaire(s) secondaire(s) *

999

Remarque(s)

3 230 Formation et perfectionnement du personnel


Documents relatifs la gestion et au suivi des activits de formation ou de perfectionnement offertes par le bureau darchitectes ses employs.
Programme de formation ou de perfectionnement, formulaires de demande de formation,
publicit de cours, valuation des activits de formation.

3 230

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)


Exemplaire principal *
Exemplaire(s) secondaire(s) *
Remarque(s)

<<

DE CONSERVATION

Actif

Semi-actif

Disposition finale

888

3 ans

T(2)

(1)

888(1)

(1) Dure du programme de formation ou de perfectionnement.


(2) Conserver le programme et les rapports touchant la formation et le perfectionnement du personnel.

*
999
888

Supports dinformation des exemplaires principal et secondaires dterminer


Jusquau remplacement par une nouvelle version
Jusquau dnouement prcis par une dure dutilisation

C : Conservation
D : Destruction
T : Tri

22

3 240 Mouvement de personnel


Documents relatifs la gestion des mouvements de personnel dans lentreprise (affectation,
promotion, rtrogradation, dpart, etc.).
Modalits de promotion et daffectation, annonce de poste vacant, description des fonctions,
critres et exigences requises, offres de service et documents daccompagnement, processus
de slection, nomination, avis administratif.

3 240

RGLE

DE CONSERVATION

Dossier(s) ou document(s) Support(s)


Exemplaire principal *
Exemplaire(s) secondaire(s) *
Remarque(s)

Actif

Semi-actif

Disposition finale

3 ans

T(1)

1 an

(1) Conserver les modalits.

3 300 GESTION

DES DOSSIERS DES EMPLOYS

Dossiers nominatifs de chaque employ du bureau darchitectes qui se divisent en quatre


volets : carrire, assiduit, rmunration et sant.
Note : Il est suggr de classer les dossiers par ordre alphabtique des noms demploys.
3 300-10 Volet carrire
Documents relatifs lidentification, aux qualifications, lvaluation et au suivi de la
carrire de lemploy.
Curriculum vitae, certificat de naissance, attestations dtudes et diplmes, contrat
dengagement, description personnalise des tches et des attentes, rapport dvaluation,
promotion dans lentreprise, demande de perfectionnement.

3 300-10

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)


Exemplaire principal *
Exemplaire(s) secondaire(s) *
Remarque(s)

DE CONSERVATION

Actif

Semi-actif

Disposition finale

888

(1)

888(1)

(1) Jusquau dpart de lemploy.

3 300-20 Volet assiduit


Documents relatifs au contrle des prsences et des absences de lemploy.
Horaires de travail, feuilles de temps, avis dabsence et de retour au travail.
Note : Les avis dabsence ayant un impact sur le salaire sont classs au 3 300-30.

<<

*
999
888

Supports dinformation des exemplaires principal et secondaires dterminer


Jusquau remplacement par une nouvelle version
Jusquau dnouement prcis par une dure dutilisation

C : Conservation
D : Destruction
T : Tri

23

3 300-20

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)


Exemplaire principal *
Exemplaire(s) secondaire(s) *

DE CONSERVATION

Actif

Semi-actif

Disposition finale

3 ans

D)

1 an

Remarque(s)

3 300-30 Volet rmunration


Documents relatifs la rmunration ainsi quaux transactions ayant un impact sur le salaire
telles que les dductions lies aux assurances collectives, la contribution de lemploy un
rgime de retraite et le paiement dheures supplmentaires.
Adhsions, inscription des bnficiaires, primes, rclamations, attestations de salaires,
sommaires de retenues, contributions au rgime de retraite, estimation des rentes, avis de
cessation demploi, indemnits de dpart, avis dabsence sans solde, relevs pour impts.

3 300-30

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)


Exemplaire principal *
Exemplaire(s) secondaire(s) *
Remarque(s)

DE CONSERVATION

Actif

Semi-actif

Disposition finale

888(1)

888(2)

1 an

(1) Jusquau dpart de lemploy.


(2) Jusqu 100 ans aprs la date de naissance de lemploy. Dans le cas des employs qui ne participent
pas des programmes davantages sociaux, le dossier peut tre limin aprs 6 ans.

3 300-40 Volet sant


Documents relatifs la sant de lemploy, aux accidents de travail ainsi quaux relations
avec la Commission de la sant et de la scurit au travail.
tat de sant, diagnostics, rsultats dexamens, remboursements de frais mdicaux, rapports
mdicaux, certificats daptitude au travail, relations avec la CSST, rclamations, retraits
prventifs, affectations temporaires.

3 300-40

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)

Actif

Semi-actif

Disposition finale

Exemplaire principal *

888

(1)

888

Exemplaire(s) secondaire(s) *

888

(1)

Remarque(s)

<<

DE CONSERVATION

(2)

(1) Jusquau dpart de lemploy. (2) Jusqu 100 ans aprs la date de naissance de lemploy.

*
999
888

Supports dinformation des exemplaires principal et secondaires dterminer


Jusquau remplacement par une nouvelle version
Jusquau dnouement prcis par une dure dutilisation

C : Conservation
D : Destruction
T : Tri

24

3 400 GESTION

DES CONDITIONS DE TRAVAIL

Documents relatifs la gestion et au contrle des horaires de travail, aux avantages sociaux, aux
relations de travail ainsi qu la qualit de vie au travail du personnel du bureau darchitectes.
3 410 Gestion du temps de travail
Documents relatifs lorganisation et au contrle des priodes de travail du personnel,
quil sagisse des horaires rguliers et variables, de lassiduit, du temps partiel, du temps
supplmentaire de mme que des congs, vacances et autres formes dabsence.
Horaires de travail, registre des prsences, calendrier de vacances.
Note : Les documents relatifs la gestion du temps dun employ en particulier sont
classs au 3 300-20.

3 410

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)

DE CONSERVATION

Actif

Semi-actif

Disposition finale

Exemplaire principal *

999

Exemplaire(s) secondaire(s) *

999

Remarque(s)

3 420 Gestion des avantages sociaux


Documents relatifs la gestion des programmes dassurances collectives et du rgime de
retraite offerts aux employs.
Comptabilisation des avantages sociaux, programmes dassurances collectives, contrats,
liste des assurs, rapports de paiement.

3 420

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)

DE CONSERVATION

Actif

Semi-actif

Disposition finale

Exemplaire principal *

888(1)

10 ans

T(2)

Exemplaire(s) secondaire(s) *

888(1)

Remarque(s)

(1) Priode couverte par les documents. (2) Conserver les contrats et les avenants.

3 430 Gestion des relations de travail


Documents relatifs ltablissement et la rvision des conditions de travail des employs du
bureau darchitectes, que ces derniers soient syndiqus ou non, ainsi quau suivi des relations
convenues entre la direction et les employs ou les syndicats et associations qui les reprsentent.
Conventions de travail ou conventions collectives, dossiers de ngociation, griefs, dclaration
de services essentiels, arrts de travail, journes dtude, protocole de retour au travail.

<<

*
999
888

Supports dinformation des exemplaires principal et secondaires dterminer


Jusquau remplacement par une nouvelle version
Jusquau dnouement prcis par une dure dutilisation

C : Conservation
D : Destruction
T : Tri

25

3 430

RGLE

DE CONSERVATION

Dossier(s) ou document(s) Support(s)

Actif

Semi-actif

Disposition finale

Exemplaire principal *

888(1)

Exemplaire(s) secondaire(s) *

888(1)

Remarque(s)

(1) Dure de deux conventions de travail ou conventions collectives.

3 440 Qualit de vie et socialisation au travail


Documents relatifs aux programmes et activits caractre social, festif ou autre organiss
par le bureau darchitectes, en liaison ou non avec les reprsentants du personnel pour
entretenir et promouvoir la qualit de vie au travail.
Programmation dactivits, liste de participants, journal interne, rglements de club social,
marques de considration, photographies.

3 440

RGLE

DE CONSERVATION

Dossier(s) ou document(s) Support(s)

Actif

Semi-actif

Disposition finale

Exemplaire principal *

888(1)

Exemplaire(s) secondaire(s) *

888(1)

Remarque(s)

(1) Jusquau dnouement de lactivit.

3 500 SANT

ET SCURIT AU TRAVAIL

Documents relatifs llaboration, la mise jour et au suivi du programme de sant et


scurit au travail, aux modalits de gestion des incidents, accidents et inspections
affrentes de mme quau programme daide aux employs.
Programme de prvention interne, fiches dergonomie, rapports dinspection, registres des
accidents et incidents, procs-verbaux du comit de sant et de scurit au travail, statistiques.

3 500

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)


Exemplaire principal *
Exemplaire(s) secondaire(s) *
Remarque(s)

<<

DE CONSERVATION

Actif

Semi-actif

Disposition finale

2 ans

3 ans

T(1)

1 an

(1) Conserver les programmes, les procs-verbaux et les statistiques annuelles.

*
999
888

Supports dinformation des exemplaires principal et secondaires dterminer


Jusquau remplacement par une nouvelle version
Jusquau dnouement prcis par une dure dutilisation

C : Conservation
D : Destruction
T : Tri

26

4 000

GESTION

DES RESSOURCES FINANCIRES

Cette srie regroupe les documents relatifs au statut financier, la gestion comptable,
aux engagements budgtaires de mme quaux impts et taxes du bureau darchitectes.

SOMMAIRE
4 100 STATUT

FINANCIER DE LENTREPRISE

4 200 GESTION COMPTABLE


4 210 BUDGTISATION
4 220 GESTION DES PICES COMPTABLES
4 230 VRIFICATION
4 231 VRIFICATION INTERNE
4 232 VRIFICATION EXTERNE
4 300 GESTION DES ENGAGEMENTS BUDGTAIRES
4 310 GESTION SALARIALE
4 320 GESTION DES DPENSES COURANTES
4 330 GESTION DU SERVICE DE LA DETTE
4 340 GESTION DES REVENUS
4 350 GESTION DES DROITS ET REDEVANCES
4 351 DROITS ET REDEVANCES PERUS
4 352 DROITS ET REDEVANCES DUS
4 400 GESTION DES IMPTS ET DES
4 410 IMPT FDRAL
4 420 IMPT PROVINCIAL
4 430 TAXES MUNICIPALES
4 440 TAXES SCOLAIRES

4 100 STATUT

TAXES

FINANCIER DE LENTREPRISE

Documents relatifs la gestion et lidentification du statut financier de lentreprise,


conformment aux instructions des institutions gouvernementales appropries, ainsi
quau partage des titres des actionnaires du bureau darchitectes.
Dclaration annuelle de personne morale, correspondance, contrat de socit, dossiers
des actionnaires.

4 100

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)

Actif

Semi-actif

Disposition finale

Exemplaire principal *

888

(1)

Exemplaire(s) secondaire(s) *

888

(1)

Remarque(s)

<<

DE CONSERVATION

(1) Tant quen vigueur ou jusqu remplacement par une nouvelle version.

*
999
888

Supports dinformation des exemplaires principal et secondaires dterminer


Jusquau remplacement par une nouvelle version
Jusquau dnouement prcis par une dure dutilisation

C : Conservation
D : Destruction
T : Tri

27

4 200 GESTION

COMPTABLE

Documents relatifs ltablissement, au suivi et lvaluation du cadre budgtaire du


bureau darchitectes.
Note : Les documents relatifs la gestion comptable et la budgtisation dans le cadre
de la gestion des projets darchitecture sont classs la srie 7 000.
4 210 Budgtisation
Documents relatifs la planification, llaboration, la rpartition et au suivi du cadre
budgtaire par postes comptables des revenus et dpenses.
Plan budgtaire, estimations, budget rvis, budget adopt, suivi des prvisions
budgtaires, tats financiers.

4 210

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)

DE CONSERVATION

Actif

Semi-actif

Disposition finale

Exemplaire principal *

2 ans

5 ans

T(1)

Exemplaire(s) secondaire(s) *

2 ans

Remarque(s)

(1) Conserver le budget adopt et les tats financiers.

4 220 Gestion des pices comptables


Documents relatifs la tenue du grand livre, des registres, des rapports et des autres effets
comptables ainsi qu la conciliation des oprations avec les institutions bancaires.
Grand livre, registres de comptabilit et journaux, carnets de chques, bordereaux de
dpt, relevs priodiques des institutions bancaires.

4 220

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)

DE CONSERVATION

Actif

Semi-actif

Disposition finale

Exemplaire principal *

2 ans

5 ans

T(1)

Exemplaire(s) secondaire(s) *

2 ans

Remarque(s)

(1) Conserver le grand livre ou son quivalent.

4 230 Vrification
Documents relatifs aux oprations de contrle et de vrification budgtaire interne et
externe de lentreprise.
4 231 Vrification interne
4 232 Vrification externe
Rapport de vrification, recommandations, correspondance.

<<

*
999
888

Supports dinformation des exemplaires principal et secondaires dterminer


Jusquau remplacement par une nouvelle version
Jusquau dnouement prcis par une dure dutilisation

C : Conservation
D : Destruction
T : Tri

28

4 230

RGLE

DE CONSERVATION

Dossier(s) ou document(s) Support(s)

Actif

Semi-actif

Disposition finale

Exemplaire principal *

2 ans

5 ans

Exemplaire(s) secondaire(s) *

2 ans

Remarque(s)

4 300 GESTION

DES ENGAGEMENTS BUDGTAIRES

Documents relatifs la gestion et au suivi des revenus et des dpenses du bureau darchitectes.
4 310 Gestion salariale
Documents relatifs ladministration des traitements et des avantages sociaux du personnel
du bureau darchitectes.
Journal des salaires, chelles et codes des salaires, rapports, statistiques, relevs des traitements
rguliers, du temps supplmentaire, des avances, des primes, des contributions demployeur.
Note : Les documents relatifs la rmunration dun employ en particulier sont classs
au 3 300-30.

4 310

RGLE

DE CONSERVATION

Dossier(s) ou document(s) Support(s)

Actif

Semi-actif

Disposition finale

Exemplaire principal *

2 ans

5 ans

T(1)

Exemplaire(s) secondaire(s) *

2 ans

Remarque(s)

(1) Conserver le journal des salaires.

4 320 Gestion des dpenses courantes


Documents relatifs au paiement des factures et des comptes courants auprs de diffrents
fournisseurs pour les fins de fonctionnement du bureau darchitectes.
Comptes payer.
Note : Il est suggr de classer les dossiers par ordre alphabtique des noms de fournisseurs.

4 320

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)

DE CONSERVATION

Actif

Semi-actif

Disposition finale

Exemplaire principal *

2 ans

5 ans

Exemplaire(s) secondaire(s) *

2 ans

Remarque(s)

<<

*
999
888

Supports dinformation des exemplaires principal et secondaires dterminer


Jusquau remplacement par une nouvelle version
Jusquau dnouement prcis par une dure dutilisation

C : Conservation
D : Destruction
T : Tri

29

4 330 Gestion du service de la dette


Documents relatifs ladministration de la dette du bureau darchitectes.
Conventions et relevs demprunts, de placements, de crdit, intrts, amortissements,
charge, frais de gestion.

4 330

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)

DE CONSERVATION

Actif

Semi-actif

Disposition finale

Exemplaire principal *

888(1)

6 ans

Exemplaire(s) secondaire(s) *

888(1)

Remarque(s)

(1) Jusquau remboursement final.

4 340 Gestion des revenus


Documents relatifs au processus de perception et au contrle des revenus.
Comptes recevoir, avis de paiement, reus.

4 340

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)

DE CONSERVATION

Actif

Semi-actif

Disposition finale

Exemplaire principal *

2 ans

5 ans

Exemplaire(s) secondaire(s) *

2 ans

Remarque(s)

4 350 Gestion des droits et redevances


Documents relatifs la gestion et au prlvement de droits et redevances perus ou dus
par le bureau darchitectes.
4 351 Droits et redevances perus
4 352 Droits et redevances dus
Ententes de paiement, comptes recevoir et comptes payer, registres des paiements
et des perceptions.

4 350

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)


Exemplaire principal *
Exemplaire(s) secondaire(s) *
Remarque(s)

<<

DE CONSERVATION

Actif

Semi-actif

Disposition finale

888(1)

6 ans

888

(1)

(1) Priode couverte par les ententes.

*
999
888

Supports dinformation des exemplaires principal et secondaires dterminer


Jusquau remplacement par une nouvelle version
Jusquau dnouement prcis par une dure dutilisation

C : Conservation
D : Destruction
T : Tri

30

4 400 GESTION

DES IMPTS ET DES TAXES

Documents relatifs aux prlvements et aux crdits dimpt et de taxes fdrales,


provinciales, municipales et scolaires.
4 410
4 420
4 430
4 440

Impt fdral
Impt provincial
Taxes municipales
Taxes scolaires

valuation, relevs, formulaires, avis de paiement.

4 400

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)

DE CONSERVATION

Actif

Semi-actif

Disposition finale

Exemplaire principal *

2 ans

5 ans

Exemplaire(s) secondaire(s) *

2 ans

Remarque(s)

<<

*
999
888

Supports dinformation des exemplaires principal et secondaires dterminer


Jusquau remplacement par une nouvelle version
Jusquau dnouement prcis par une dure dutilisation

C : Conservation
D : Destruction
T : Tri

31

5 000

GESTION

DES RESSOURCES MATRIELLES

Cette srie comprend les documents relatifs la gestion des biens mobiliers et immobiliers
appartenant au bureau darchitectes. Elle concerne tant leur acquisition, leur entretien et
leur disposition que la tenue de linventaire, la scurit, les assurances et les fournisseurs
de ces biens.

SOMMAIRE
5 100 GESTION

DES RESSOURCES MOBILIRES

5 200 GESTION DES RESSOURCES IMMOBILIRES


5 110 GESTION DES BIENS MOBILIERS
5 120 GESTION DES DOSSIERS DES FOURNISSEURS
5 300 GESTION

DE LINVENTAIRE

5 400 GESTION

DE LA SCURIT

5 500 GESTION

DES ASSURANCES

5 100 GESTION

DES RESSOURCES MOBILIRES

Documents relatifs la planification des besoins et la gestion des biens mobiliers du bureau
darchitectes tels que lameublement, les quipements, les fournitures et les vhicules.
5 110 Gestion des biens mobiliers
Documents relatifs la planification des besoins, lachat, la location, la vente et la disposition
ainsi que la gestion et lentretien des biens mobiliers.
Copies de contrats, garanties, rapports dinspection, modes dutilisation, correspondance.
Note : Les originaux des contrats dachat, de location, de vente ou autres sont classs au 2 500.

5 110

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)

DE CONSERVATION

Actif

Semi-actif

Disposition finale

Exemplaire principal *

888

(1)

6 ans

Exemplaire(s) secondaire(s) *

888

(1)

Remarque(s)

(1) Tant que propritaire des biens.

5 120 Gestion des dossiers des fournisseurs


Documents relatifs aux fournisseurs de biens mobiliers.
Catalogues, publicits, dpliants, correspondance.

<<

*
999
888

Supports dinformation des exemplaires principal et secondaires dterminer


Jusquau remplacement par une nouvelle version
Jusquau dnouement prcis par une dure dutilisation

C : Conservation
D : Destruction
T : Tri

32

5 120

RGLE

DE CONSERVATION

Dossier(s) ou document(s) Support(s)


Exemplaire principal *
Exemplaire(s) secondaire(s) *
Remarque(s)

Actif

Semi-actif

Disposition finale

2 ans(1)

1 an

(1) 2 ans si non remplacs par une nouvelle version.

5 200 GESTION

DES RESSOURCES IMMOBILIRES

Documents relatifs la planification des besoins, lachat, la location, la construction des


biens immobiliers, leur entretien et leur amnagement de mme qu leur disposition.
Copies de contrats, baux, plans de localisation, cahiers de charges, appels doffres, soumissions retenues et non retenues.
Note : Les originaux des contrats dachat, de location, de vente, de construction, dentretien
ou autres sont classs au 2 500.

5 200

RGLE

DE CONSERVATION

Dossier(s) ou document(s) Support(s)

Actif

Semi-actif

Disposition finale

Exemplaire principal *

888(1)

6 ans

T(2)

Exemplaire(s) secondaire(s) *

888(1)

Remarque(s)

(1) Tant que propritaire.


(2) Conserver les documents qui tmoignent des titres de proprit et de lexcution de travaux majeurs, soit les
transformations significatives des btiments de mme que les interventions sur des difices dintrt patrimonial.

5 300 GESTION

DE LINVENTAIRE

Documents relatifs la planification et au suivi de linventaire des biens mobiliers et


immobiliers possds par le bureau darchitectes.
Formulaires dinventaire, inventaire.
5 300

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)

DE CONSERVATION

Actif

Semi-actif

Disposition finale

Exemplaire principal *

999

Exemplaire(s) secondaire(s) *

999

Remarque(s)

<<

*
999
888

Supports dinformation des exemplaires principal et secondaires dterminer


Jusquau remplacement par une nouvelle version
Jusquau dnouement prcis par une dure dutilisation

C : Conservation
D : Destruction
T : Tri

33

5 400 GESTION

DE LA SCURIT

Documents relatifs la scurit des biens mobiliers et immobiliers du bureau darchitectes.


Il peut sagir de documents portant sur laccessibilit et la surveillance des locaux, le gardiennage des immeubles et le plan des mesures durgence.
Rapports dincidents, rapports de gardiennage, exercices dvacuation, formation en
secourisme, plan des mesures durgence et mise jour.

5 400

RGLE

DE CONSERVATION

Dossier(s) ou document(s) Support(s)

Actif

Exemplaire principal *

3 ans

Exemplaire(s) secondaire(s) *
Remarque(s)

(1)

1 an

Semi-actif

Disposition finale

T(2)

(1) 3 ans ou jusqu la fin des procdures de rclamations sil y a lieu.


(2) Conserver le plan des mesures durgence et les rapports dincidents.

5 400 GESTION

DES ASSURANCES

Documents relatifs aux assurances couvrant les biens mobiliers et immobiliers de mme
que celles couvrant les responsabilits civiles du bureau darchitectes.
Polices dassurance, avenants dassurances, rclamations.

5 500

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)

Actif

Semi-actif

Disposition finale

Exemplaire principal *

888

(1)

10 ans

Exemplaire(s) secondaire(s) *

888

(1)

Remarque(s)

<<

DE CONSERVATION

(1) Priode couverte par le contrat.

*
999
888

Supports dinformation des exemplaires principal et secondaires dterminer


Jusquau remplacement par une nouvelle version
Jusquau dnouement prcis par une dure dutilisation

C : Conservation
D : Destruction
T : Tri

34

6 000

GESTION

DES RESSOURCES INFORMATIONNELLES


ET COMMUNICATIONS
Cette srie porte sur les documents relatifs aux communications et aux relations extrieures
ainsi qu la gestion des documents administratifs, de la documentation de rfrence, des
systmes informatiques, du site Web et des moyens de communication internes et externes
du bureau darchitectes.

SOMMAIRE
6 100 PROMOTION ET REPRSENTATION
6 110 COLLOQUES, CONGRS, EXPOSITIONS
6 120 CAMPAGNES PUBLICITAIRES
6 130 PRODUCTION DES PUBLICATIONS
6 140 OFFRES DE SERVICES
6 200 RELATIONS AVEC LES MDIAS
6 210 CONFRENCES, ENTREVUES
6 220 PRODUCTION DES MDIAS
6 300 RELATIONS EXTRIEURES
6 310 RELATIONS AVEC LES
6 320 RELATIONS AVEC LES

ET AUTRES VNEMENTS SPCIAUX

ET COMMUNIQUS DE PRESSE

CITOYENS
ORGANISMES

6 400 GESTION

DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

6 500 GESTION

DE LA DOCUMENTATION DE RFRENCE

6 600 GESTION

DES SYSTMES INFORMATIQUES

6 700 GESTION

DU SITE

6 800 GESTION

DES MOYENS DE COMMUNICATION

WEB

6 100 PROMOTION

ET REPRSENTATION

Documents relatifs aux activits qui permettent au bureau darchitectes de faire connatre
ses comptences et ses ralisations.
6 110 Colloques, congrs, expositions et autres vnements spciaux
Documents relatifs lorganisation ou la participation des employs du bureau darchitectes
des colloques, congrs, crmonies officielles, rceptions formelles, expositions et
lancements ou autres vnements spciaux.
Listes des invits, cartons dinvitation, matriels promotionnels lectroniques et autres,
registres des prsences, programmes, rgles protocolaires, discours, allocutions, comptes
rendus, rapports, statistiques, catalogues, photographies.

<<

*
999
888

Supports dinformation des exemplaires principal et secondaires dterminer


Jusquau remplacement par une nouvelle version
Jusquau dnouement prcis par une dure dutilisation

C : Conservation
D : Destruction
T : Tri

35

6 110

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)

DE CONSERVATION

Actif

Semi-actif

Disposition finale

Exemplaire principal *

888(1)

2 ans

T(2)

Exemplaire(s) secondaire(s) *

888(1)

Remarque(s)

(1) Jusquau dnouement de lvnement.


(2) Conserver tous les documents relatifs aux vnements organiss par le bureau darchitectes de mme
que ceux o il sest illustr.

6 120 Campagnes publicitaires


Documents relatifs la promotion et la publicit du bureau darchitectes de mme qu
la recherche de commandites.
Listes des invits, cartons dinvitation, matriels promotionnels lectroniques et autres,
comptes rendus, rapports.

6 120

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)


Exemplaire principal *

Actif
5 ans

Exemplaire(s) secondaire(s) *
Remarque(s)

DE CONSERVATION

(1)

1 an

Semi-actif

Disposition finale

(1) 5 ans si non remplacs par une nouvelle version.

6 130 Production des publications


Documents relatifs la conception, la rdaction, la rvision, la traduction, ldition
et la diffusion des publications et documents audiovisuels destins faire connatre le
bureau darchitectes et ses activits.
Affiches, brochures, dpliants, pochettes promotionnelles, films, photos, etc.

6 130

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)


Exemplaire principal *
Exemplaire(s) secondaire(s) *
Remarque(s)

DE CONSERVATION

Actif

Semi-actif

Disposition finale

888

(1)

T(2)

888(1)

(1) Tant quutiles aux activits du bureau darchitectes.


(2) Conserver un exemplaire de la publication.

6 140 Offres de services


Documents relatifs aux offres de services ralises par le bureau darchitectes en rponse
aux appels publics ou privs reus, afin dacqurir de nouveaux mandats.
Appels doffres, offres de services, correspondance.

<<

*
999
888

Supports dinformation des exemplaires principal et secondaires dterminer


Jusquau remplacement par une nouvelle version
Jusquau dnouement prcis par une dure dutilisation

C : Conservation
D : Destruction
T : Tri

36

6 140

RGLE

DE CONSERVATION

Dossier(s) ou document(s) Support(s)


Exemplaire principal *
Exemplaire(s) secondaire(s) *
Remarque(s)

Actif

Semi-actif

Disposition finale

3 ans(1)

1 an

(1) 3 ans si le mandat nest pas obtenu. Dans le cas contraire, classer les documents au 7 100 Dfinition
du mandat louverture du dossier de projet.

6 200 RELATIONS

AVEC LES MDIAS

Documents relatifs aux informations communiques par le bureau darchitectes aux mdias crits
et lectroniques de mme qu celles vhicules par la presse auprs du public le concernant.
6 210 Confrences, entrevues et communiqus de presse
Documents relatifs aux rencontres ou communications du bureau darchitectes avec le
personnel des mdias.
Invitations, entrevues, textes des confrences de presse, dossiers et communiqus de presse.

6 210

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)


Exemplaire principal *
Exemplaire(s) secondaire(s) *

DE CONSERVATION

Actif

Semi-actif

Disposition finale

2 ans

1 an

Remarque(s)

6 220 Production des mdias


Documents produits et diffuss par les mdias relatifs au bureau darchitectes ou des
activits le concernant.
Coupures de presse, revue de presse, enregistrements audiovisuels.

6 220

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)


Exemplaire principal *
Exemplaire(s) secondaire(s) *
Remarque(s)

<<

DE CONSERVATION

Actif

Semi-actif

Disposition finale

888(1)

888

(1)

(1) Tant quutiles aux activits du bureau darchitectes.

*
999
888

Supports dinformation des exemplaires principal et secondaires dterminer


Jusquau remplacement par une nouvelle version
Jusquau dnouement prcis par une dure dutilisation

C : Conservation
D : Destruction
T : Tri

37

6 300 RELATIONS

EXTRIEURES

Documents relatifs aux relations du bureau darchitectes avec les citoyens et les organismes
publics et privs.
6 310 Relations avec les citoyens
Documents relatifs aux changes entre une personne ou un groupe de personnes et le
bureau darchitectes.
Demandes de renseignements, plaintes, civilits.
Note : Les documents relatifs aux diffrentes relations dans le cadre de la gestion des
projets darchitecture sont classs la srie 7 000.

6 310

RGLE

DE CONSERVATION

Dossier(s) ou document(s) Support(s)


Exemplaire principal *
Exemplaire(s) secondaire(s) *

Actif

Semi-actif

Disposition finale

2 ans

1 an

Remarque(s)

6 320 Relations avec les organismes


Documents relatifs aux changes de renseignements et aux activits de lobbying du bureau
darchitectes auprs des organismes publics, privs et internationaux.
Renseignements, cartes daffaire, comptes rendus de rencontres, adhsions.
Note : Les documents relatifs aux diffrentes relations dans le cadre de la gestion des
projets darchitecture sont classs la srie 7 000.

6 320

RGLE

DE CONSERVATION

Dossier(s) ou document(s) Support(s)


Exemplaire principal *
Exemplaire(s) secondaire(s) *
Remarque(s)

Actif

Semi-actif

Disposition finale

5 ans

T(1)

1 an

(1) Conserver les dossiers qui tmoignent de limplication significative du bureau darchitectes.

6 400 GESTION

DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

Documents relatifs la cration, lorganisation ainsi qu la conservation des documents


administratifs du bureau darchitectes et ce, quel que soit leur support.
Plan de classification, calendrier de conservation, inventaires des documents, listes de
dossiers, lettres types et autres modles de documents.

<<

*
999
888

Supports dinformation des exemplaires principal et secondaires dterminer


Jusquau remplacement par une nouvelle version
Jusquau dnouement prcis par une dure dutilisation

C : Conservation
D : Destruction
T : Tri

38

6 400

RGLE

DE CONSERVATION

Dossier(s) ou document(s) Support(s)

Actif

Semi-actif

Disposition finale

Exemplaire principal *

999

2 ans

T(1)

Exemplaire(s) secondaire(s) *

999

Remarque(s)

(1) Conserver le plan de classification et le calendrier de conservation.

6 500 GESTION

DE LA DOCUMENTATION DE RFRENCE

Documents relatifs la gestion, lorganisation et la circulation des documents de


rfrence, des priodiques, de la documentation technique et des autres publications
appartenant au bureau darchitectes.
Listes dabonnement, inventaires, rgles de circulation, listes de la documentation.

6 500

RGLE

DE CONSERVATION

Dossier(s) ou document(s) Support(s)

Actif

Semi-actif

Disposition finale

Exemplaire principal *

999

2 ans

Exemplaire(s) secondaire(s) *

999

Remarque(s)

6 600 GESTION

DES SYSTMES INFORMATIQUES

Documents relatifs la gestion, au dveloppement, lentretien ainsi qu lutilisation des


systmes informatiques et bureautiques du bureau darchitectes.
Documentation des systmes, mesures de scurit des donnes, listes des usagers, copies
de scurit, inventaire des systmes.

6 600

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)


Exemplaire principal *
Exemplaire(s) secondaire(s) *
Remarque(s)

<<

DE CONSERVATION

Actif

Semi-actif

Disposition finale

888

2 ans

(1)

888(1)

(1) Jusqu remplacement par une nouvelle version ou aussi longtemps que les donnes peuvent tre exploites.

*
999
888

Supports dinformation des exemplaires principal et secondaires dterminer


Jusquau remplacement par une nouvelle version
Jusquau dnouement prcis par une dure dutilisation

C : Conservation
D : Destruction
T : Tri

39

6 700 GESTION

DU SITE

WEB

Documents relatifs la cration, au dveloppement et la modification du site Web du


bureau darchitectes ainsi qu la mise jour des informations qui y sont disponibles.
Page daccueil, menus, renseignements, images, hyperliens, plan du site.
Note : Les documents hbergs sur le site Web sont considrs comme des exemplaires
secondaires dont lexemplaire principal est class la cote de classification du sujet concern.
6 700

RGLE

DE CONSERVATION

Dossier(s) ou document(s) Support(s)


Exemplaire principal *
Exemplaire(s) secondaire(s) *
Remarque(s)

Actif

Semi-actif

Disposition finale

888

3 ans

T(2)

(1)

888(1)

(1) Jusqu la refonte complte ou la modification majeure du site.


(2) Conserver une image du site sur cdrom une fois par anne ou lors dune modification majeure du site.

6 800 GESTION

DES MOYENS DE COMMUNICATION

Documents relatifs la gestion du courrier, de la tlphonie et des tlcommunications.


Livraisons, affranchissements, dclarations de douanes, rquisitions, tarification, utilisation
de tlcopieurs, systmes de tlcommunications.
6 800

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)


Exemplaire principal *
Exemplaire(s) secondaire(s) *

DE CONSERVATION

Actif

Semi-actif

Disposition finale

3 ans

1 an

Remarque(s)

<<

*
999
888

Supports dinformation des exemplaires principal et secondaires dterminer


Jusquau remplacement par une nouvelle version
Jusquau dnouement prcis par une dure dutilisation

C : Conservation
D : Destruction
T : Tri

40

7 000

GESTION

DES DOSSIERS DE PROJETS

Cette srie porte sur les documents relatifs aux dossiers de projets du bureau darchitectes.
Elle concerne la dfinition du mandat, le projet prliminaire, le projet dfinitif, lattribution
des contrats aux entrepreneurs ainsi que les services livrs par le bureau darchitectes durant
et aprs lexcution des travaux.

SOMMAIRE

7 100 DFINITION

DU MANDAT

7 200 PROJET PRLIMINAIRE


7 210 RELATIONS AVEC LE CLIENT
7 220 RELATIONS AVEC LES CONSULTANTS
7 230 BUDGTISATION DES COTS
7 240 RGLEMENTATION
7 250 DESSINS CONCEPTUELS
7 260 DESSINS PRLIMINAIRES
7 270 CHANCIER PRLIMINAIRE
7 280 TUDE DU SITE ET DE LTAT DES LIEUX
7 300 PROJET DFINITIF
7 310 RELATIONS AVEC LE CLIENT
7 320 RELATIONS AVEC LES CONSULTANTS
7 330 BUDGTISATION DES COTS
7 340 DESSINS DEXCUTION
7 350 CHANCIER RVIS
7 360 DOCUMENTATION TECHNIQUE
7 370 DEVIS
7 400 ATTRIBUTION DES CONTRATS
7 410 RELATIONS AVEC LE CLIENT
7 420 RELATIONS AVEC LES CONSULTANTS
7 430 BUDGTISATION DES COTS
7 440 APPELS DOFFRES ET ADDENDAS
7 450 SOUMISSIONS
7 460 CONTRATS AVEC LES ENTREPRENEURS
7 500 SERVICES DURANT LEXCUTION DES TRAVAUX
7 510 RELATIONS AVEC LE CLIENT
7 520 RELATIONS AVEC LES CONSULTANTS
7 530 RELATIONS AVEC LES AUTORITS COMPTENTES
7 540 INSTRUCTIONS SUPPLMENTAIRES ET AVENANTS DE
7 550 DESSINS DATELIER ET CHANTILLONS
7 560 SURVEILLANCE DE CHANTIER
7 570 ADMINISTRATION DU CHANTIER

MODIFICATION

7 600 PHASE DE LAPRS-CONSTRUCTION


7 610 RELATIONS AVEC LE CLIENT
7 620 RELATIONS AVEC LES CONSULTANTS
7 630 RELATIONS AVEC LES ENTREPRENEURS

Notes : Les dossiers de projets sont gnralement classs par ordre numrique du
numro attribu par le bureau darchitectes, la suite duquel lordre est dtermin par le
code de classification.

<<
41

7 100 DFINITION

DU MANDAT

Documents relatifs lidentification et la description du projet ainsi qu la prparation


et la signature du contrat entre le client et le bureau darchitectes.
Correspondance, coupures de presse, procs-verbaux des rencontres avec le client pour
la prparation du mandat, copie du contrat, rpertoire de lquipe de projet.
Note : Les originaux des contrats signs avec le client dans le cadre de la gestion des
projets darchitecture sont classs au 2 500.

7 100

RGLE

DE CONSERVATION

Dossier(s) ou document(s) Support(s)

Actif

Semi-actif

Disposition finale

Exemplaire principal *

888(1)

8 ans(2)

Exemplaire(s) secondaire(s) *

888(3)

Remarque(s)

(1) Jusquau dernier service rendu ou, dans le cas des projets raliss, jusqu la fin des travaux.
(2) 8 ans. Sil y a plainte ou poursuite, le dossier est ractiv jusquau rglement ou lexcution du jugement.
(3) Tant quutiles.

7 200 PROJET

PRLIMINAIRE

Documents relatifs aux activits de conception prliminaire dun projet. On y retrouve les
relations avec le client et les consultants, la budgtisation des cots, la rglementation
associe au projet, les dessins conceptuels et prliminaires, lchancier prvu ainsi que
ltude du site de construction.
7 210 Relations avec le client
Documents relatifs aux relations entre le client ou son reprsentant et le bureau darchitectes,
dans la conception prliminaire dun projet.
Correspondance, procs-verbaux des runions, programme fonctionnel, tude de faisabilit,
slection du site.
7 210

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)


Exemplaire principal *
Exemplaire(s) secondaire(s) *
Remarque(s)

DE CONSERVATION

Actif

Semi-actif

Disposition finale

888(1)

8 ans(2)

888

(3)

(1) Jusquau dernier service rendu ou, dans le cas des projets raliss, jusqu la fin des travaux.
(2) 8 ans. Sil y a plainte ou poursuite, le dossier est ractiv jusquau rglement ou lexcution du jugement.
(3) Tant quutiles.

7 220 Relations avec les consultants


Documents relatifs aux relations entre les ingnieurs et autres professionnels de la construction
et le bureau darchitectes, dans la conception prliminaire dun projet.
Correspondance, procs-verbaux des runions, plans et schmas de conception des consultants.

<<

*
999
888
**

Supports dinformation des exemplaires principal et secondaires dterminer C : Conservation


Jusquau remplacement par une nouvelle version
D : Destruction
Jusquau dnouement prcis par une dure dutilisation
T : Tri
Les dispositions finales dans la srie 7 000 sappliquent aux dossiers de projets retenus pour conservation
permanente. Les dossiers non retenus peuvent tre dtruits aprs la dure semi-active.

42

7 220

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)

DE CONSERVATION

Actif

Semi-actif

Disposition finale

Exemplaire principal *

888(1)

8 ans(2)

T(3)

Exemplaire(s) secondaire(s) *

888(4)

Remarque(s)

(1) Jusquau dernier service rendu ou, dans le cas des projets raliss, jusqu la fin des travaux.
(2) 8 ans. Sil y a plainte ou poursuite, le dossier est ractiv jusquau rglement ou lexcution du jugement.
(3) Conserver les procs-verbaux et la correspondance.
(4) Tant quutiles.

7 230 Budgtisation des cots


Documents relatifs la planification, llaboration, la rpartition et au suivi du cot
des travaux, dans la conception prliminaire dun projet.
Budget, estimations, feuille de calcul, fiche de contrle du cot de projet.

7 230

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)


Exemplaire principal *
Exemplaire(s) secondaire(s) *
Remarque(s)

DE CONSERVATION

Actif

Semi-actif

Disposition finale

888

8 ans

T(3)

(1)

888(4)

(2)

(1) Jusquau dernier service rendu ou, dans le cas des projets raliss, jusqu la fin des travaux.
(2) 8 ans. Sil y a plainte ou poursuite, le dossier est ractiv jusquau rglement ou lexcution du jugement.
(3) Conserver le budget et les estimations.
(4) Tant quutiles.

7 240 Rglementation
Documents relatifs aux autorisations requises auprs des diffrentes instances gouvernementales municipales, rgionales, provinciales et fdrales ainsi quaux diffrents aspects
lgaux, dans la conception prliminaire dun projet.
Correspondance, permis municipaux, rgionaux, provinciaux et fdraux, rapports, extraits
des diverses lgislations incluant le Code du btiment.

7 240

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)


Exemplaire principal *
Exemplaire(s) secondaire(s) *
Remarque(s)

<<

DE CONSERVATION

Actif

Semi-actif

Disposition finale

888

8 ans

T(3)

(1)

888(4)

(2)

(1) Jusquau dernier service rendu ou, dans le cas des projets raliss, jusqu la fin des travaux.
(2) 8 ans. Sil y a plainte ou poursuite, le dossier est ractiv jusquau rglement ou lexcution du jugement.
(3) Conserver la correspondance ainsi que les rapports ayant un impact sur le projet.
(4) Tant quutiles.

*
999
888
**

Supports dinformation des exemplaires principal et secondaires dterminer C : Conservation


Jusquau remplacement par une nouvelle version
D : Destruction
Jusquau dnouement prcis par une dure dutilisation
T : Tri
Les dispositions finales dans la srie 7 000 sappliquent aux dossiers de projets retenus pour conservation
permanente. Les dossiers non retenus peuvent tre dtruits aprs la dure semi-active.

43

7 250 Dessins conceptuels


Documents relatifs aux dessins qui expriment une ide ou la recherche dides, parfois
excuts main leve, dans la conception prliminaire dun projet.
Esquisses, organigrammes despaces, croquis.
7 250

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)

DE CONSERVATION

Actif

Semi-actif

Disposition finale

Exemplaire principal *

888

(1)

8 ans

Exemplaire(s) secondaire(s) *

888

(3)

Remarque(s)

(2)

(1) Jusquau dernier service rendu ou, dans le cas des projets raliss, jusqu la fin des travaux.
(2) 8 ans. Sil y a plainte ou poursuite, le dossier est ractiv jusquau rglement ou lexcution du jugement.
(3) Tant quutiles.

7 260 Dessins prliminaires


Documents relatifs lensemble des dessins de mise en forme du projet illustrant son
volution, ainsi quaux dessins de prsentation et de coordination du projet.
Dessins dimplantation, dessins damnagement, plans dtages, lvations, coupes schmatiques, perspectives, maquettes dtudes et de prsentation, texte de prsentation du projet.

7 260

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)


Exemplaire principal *
Exemplaire(s) secondaire(s) *
Remarque(s)

DE CONSERVATION

Actif

Semi-actif

Disposition finale

888(1)

8 ans(2)

888

(3)

(1) Jusquau dernier service rendu ou, dans le cas des projets raliss, jusqu la fin des travaux.
(2) 8 ans. Sil y a plainte ou poursuite, le dossier est ractiv jusquau rglement ou lexcution du jugement.
(3) Conserver la correspondance ainsi que les rapports ayant un impact sur le projet.
(4) Tant quutiles.

7 270 chancier prliminaire


Documents relatifs ltablissement du calendrier prvu des travaux excuter, dans la
conception prliminaire dun projet.
Liste des travaux, chancier.

<<

*
999
888
**

Supports dinformation des exemplaires principal et secondaires dterminer C : Conservation


Jusquau remplacement par une nouvelle version
D : Destruction
Jusquau dnouement prcis par une dure dutilisation
T : Tri
Les dispositions finales dans la srie 7 000 sappliquent aux dossiers de projets retenus pour conservation
permanente. Les dossiers non retenus peuvent tre dtruits aprs la dure semi-active.

44

7 270

RGLE

DE CONSERVATION

Dossier(s) ou document(s) Support(s)

Actif

Semi-actif

Disposition finale

Exemplaire principal *

888(1)

8 ans(2)

Exemplaire(s) secondaire(s) *

888(3)

Remarque(s)

(1) Jusquau dernier service rendu ou, dans le cas des projets raliss, jusqu la fin des travaux.
(2) 8 ans. Sil y a plainte ou poursuite, le dossier est ractiv jusquau rglement ou lexcution du jugement.
(3) Tant quutiles.

7 280 tude du site et de ltat des lieux


Documents relatifs ltude et lanalyse des donnes techniques du site et de ltat
des lieux de construction, dans la conception prliminaire dun projet.
Photographies du terrain, relevs de donnes techniques, rapports gotechniques, services
publics, donnes sur le btiment existant.

7 280

RGLE

DE CONSERVATION

Dossier(s) ou document(s) Support(s)

Actif

Semi-actif

Disposition finale

Exemplaire principal *

888

(1)

8 ans

Exemplaire(s) secondaire(s) *

888

(3)

Remarque(s)

(2)

(1) Jusquau dernier service rendu ou, dans le cas des projets raliss, jusqu la fin des travaux.
(2) 8 ans. Sil y a plainte ou poursuite, le dossier est ractiv jusquau rglement ou lexcution du jugement.
(3) Tant quutiles.

7 300 PROJET

DFINITIF

Documents relatifs aux activits dlaboration dfinitive dun projet. On y retrouve les relations
avec le client et les consultants, la budgtisation des cots, les dessins dexcution, lchancier
rvis, la documentation technique relative aux matriaux slectionns ainsi que les devis.
7 310 Relations avec le client
Documents relatifs aux relations entre le client ou son reprsentant et le bureau darchitectes,
dans llaboration dfinitive dun projet.
Correspondance, procs-verbaux des runions, rapport sur la conception.

7 310

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)


Exemplaire principal *
Exemplaire(s) secondaire(s) *
Remarque(s)

<<

DE CONSERVATION

Actif

Semi-actif

Disposition finale

888(1)

8 ans(2)

888

(3)

(1) Jusquau dernier service rendu ou, dans le cas des projets raliss, jusqu la fin des travaux.
(2) 8 ans. Sil y a plainte ou poursuite, le dossier est ractiv jusquau rglement ou lexcution du jugement.
(3) Tant quutiles.

*
999
888
**

Supports dinformation des exemplaires principal et secondaires dterminer C : Conservation


Jusquau remplacement par une nouvelle version
D : Destruction
Jusquau dnouement prcis par une dure dutilisation
T : Tri
Les dispositions finales dans la srie 7 000 sappliquent aux dossiers de projets retenus pour conservation
permanente. Les dossiers non retenus peuvent tre dtruits aprs la dure semi-active.

45

7 320 Relations avec les consultants


Documents relatifs aux relations entre les ingnieurs et autres professionnels de la construction
et le bureau darchitectes, dans llaboration dfinitive dun projet.
Correspondance, procs-verbaux des runions, plans non dfinitifs des consultants.

7 320

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)

DE CONSERVATION

Actif

Semi-actif

Disposition finale

Exemplaire principal *

888(1)

8 ans(2)

T(3)

Exemplaire(s) secondaire(s) *

888(4)

Remarque(s)

(1) Jusquau dernier service rendu ou, dans le cas des projets raliss, jusqu la fin des travaux.
(2) 8 ans. Sil y a plainte ou poursuite, le dossier est ractiv jusquau rglement ou lexcution du jugement.
(3) Conserver les procs-verbaux et la correspondance.
(4) Tant quutiles.

7 330 Budgtisation des cots


Documents relatifs la planification, llaboration, la rpartition et au suivi du cot
des travaux, dans llaboration dfinitive dun projet.
Budget rvis, estimations, feuille de calcul, fiche de contrle du cot de projet.

7 330

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)


Exemplaire principal *
Exemplaire(s) secondaire(s) *
Remarque(s)

DE CONSERVATION

Actif

Semi-actif

Disposition finale

888

8 ans

T(3)

(1)

888(4)

(2)

(1) Jusquau dernier service rendu ou, dans le cas des projets raliss, jusqu la fin des travaux.
(2) 8 ans. Sil y a plainte ou poursuite, le dossier est ractiv jusquau rglement ou lexcution du jugement.
(3) Conserver le budget et les estimations.
(4) Tant quutiles.

7 340 Dessins dexcution


Documents relatifs aux dessins dfinitifs destins la ralisation des travaux, dans
llaboration dfinitive dun projet.
Dessins dexcution, darchitecture, de structure, de mcanique, dlectricit.

<<

*
999
888
**

Supports dinformation des exemplaires principal et secondaires dterminer C : Conservation


Jusquau remplacement par une nouvelle version
D : Destruction
Jusquau dnouement prcis par une dure dutilisation
T : Tri
Les dispositions finales dans la srie 7 000 sappliquent aux dossiers de projets retenus pour conservation
permanente. Les dossiers non retenus peuvent tre dtruits aprs la dure semi-active.

46

7 340

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)

DE CONSERVATION

Actif

Semi-actif

Disposition finale

Exemplaire principal *

888(1)

8 ans(2)

Exemplaire(s) secondaire(s) *

888(3)

Remarque(s)

(1) Jusquau dernier service rendu ou, dans le cas des projets raliss, jusqu la fin des travaux.
(2) 8 ans. Sil y a plainte ou poursuite, le dossier est ractiv jusquau rglement ou lexcution du jugement.
(3) Tant quutiles.

7 350 chancier rvis


Documents relatifs ltablissement du calendrier rvis des travaux excuter, dans
llaboration dfinitive dun projet.
Liste des travaux, chancier.

7 350

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)


Exemplaire principal *
Exemplaire(s) secondaire(s) *
Remarque(s)

DE CONSERVATION

Actif

Semi-actif

Disposition finale

888

8 ans

(1)

888(3)

(2)

(1) Jusquau dernier service rendu ou, dans le cas des projets raliss, jusqu la fin des travaux.
(2) 8 ans. Sil y a plainte ou poursuite, le dossier est ractiv jusquau rglement ou lexcution du jugement.
(3) Tant quutiles.

7 360 Documentation technique


Documentation relative la description des matriaux de construction slectionns,
dans llaboration dfinitive dun projet.
Fiches techniques, certains chantillons.

7 360

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)


Exemplaire principal *
Exemplaire(s) secondaire(s) *
Remarque(s)

<<

DE CONSERVATION

Actif

Semi-actif

Disposition finale

888

8 ans

(1)

888(3)

(2)

(1) Jusquau dernier service rendu ou, dans le cas des projets raliss, jusqu la fin des travaux.
(2) 8 ans. Sil y a plainte ou poursuite, le dossier est ractiv jusquau rglement ou lexcution du jugement.
(3) Tant quutiles.

*
999
888
**

Supports dinformation des exemplaires principal et secondaires dterminer C : Conservation


Jusquau remplacement par une nouvelle version
D : Destruction
Jusquau dnouement prcis par une dure dutilisation
T : Tri
Les dispositions finales dans la srie 7 000 sappliquent aux dossiers de projets retenus pour conservation
permanente. Les dossiers non retenus peuvent tre dtruits aprs la dure semi-active.

47

7 370 Devis
Documents relatifs aux lments contractuels du projet ainsi qu la description dtaille des
travaux excuter, y compris la nature des matriaux, dans llaboration dfinitive dun projet.
Devis contractuels et techniques.

7 370

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)


Exemplaire principal *
Exemplaire(s) secondaire(s) *
Remarque(s)

DE CONSERVATION

Actif

Semi-actif

Disposition finale

888(1)

8 ans(2)

888

(4)

(1) Jusquau dernier service rendu ou, dans le cas des projets raliss, jusqu la fin des travaux.
(2) 8 ans. Sil y a plainte ou poursuite, le dossier est ractiv jusquau rglement ou lexcution du jugement.
(3) Tant quutiles.

7 400 ATTRIBUTION

DES CONTRATS

Documents relatifs aux activits de soumissions qui permettent dattribuer des contrats aux
entrepreneurs en construction. On y retrouve les relations avec le client et les consultants, la
budgtisation des cots, les appels doffres et addendas, les soumissions ainsi que les contrats.
7 410 Relations avec le client
Documents relatifs aux relations entre le client ou son reprsentant et le bureau darchitectes,
dans lattribution des contrats dun dossier de projet.
Correspondance, procs-verbaux des runions.

7 410

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)


Exemplaire principal *
Exemplaire(s) secondaire(s) *
Remarque(s)

DE CONSERVATION

Actif

Semi-actif

Disposition finale

888

8 ans

(1)

888(3)

(2)

(1) Jusquau dernier service rendu ou, dans le cas des projets raliss, jusqu la fin des travaux.
(2) 8 ans. Sil y a plainte ou poursuite, le dossier est ractiv jusquau rglement ou lexcution du jugement.
(3) Tant quutiles.

7 420 Relations avec les consultants


Documents relatifs aux relations entre les ingnieurs et autres professionnels de la construction
et le bureau darchitectes, dans lattribution des contrats dun dossier de projet.
Correspondance, procs-verbaux des runions.

<<

*
999
888
**

Supports dinformation des exemplaires principal et secondaires dterminer C : Conservation


Jusquau remplacement par une nouvelle version
D : Destruction
Jusquau dnouement prcis par une dure dutilisation
T : Tri
Les dispositions finales dans la srie 7 000 sappliquent aux dossiers de projets retenus pour conservation
permanente. Les dossiers non retenus peuvent tre dtruits aprs la dure semi-active.

48

7 420

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)

DE CONSERVATION

Actif

Semi-actif

Disposition finale

Exemplaire principal *

888(1)

8 ans(2)

Exemplaire(s) secondaire(s) *

888(3)

Remarque(s)

(1) Jusquau dernier service rendu ou, dans le cas des projets raliss, jusqu la fin des travaux.
(2) 8 ans. Sil y a plainte ou poursuite, le dossier est ractiv jusquau rglement ou lexcution du jugement.
(3) Tant quutiles.

7 430 Budgtisation des cots


Documents relatifs la planification, llaboration, la rpartition et au suivi du cot
des travaux, dans lattribution des contrats dun dossier de projet.
Budget rvis, estimations finales du cot des travaux, feuille de calcul, fiche de contrle
du cot de projet.

7 430

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)


Exemplaire principal *
Exemplaire(s) secondaire(s) *
Remarque(s)

DE CONSERVATION

Actif

Semi-actif

Disposition finale

888

8 ans

T(3)

(1)

888(4)

(2)

(1) Jusquau dernier service rendu ou, dans le cas des projets raliss, jusqu la fin des travaux.
(2) 8 ans. Sil y a plainte ou poursuite, le dossier est ractiv jusquau rglement ou lexcution du jugement.
(3) Conserver le budget et les estimations.
(4) Tant quutiles.

7 440 Appels doffres et addendas


Documents relatifs llaboration, la prparation et au suivi des appels doffres et des
addendas, dans lattribution des contrats dun dossier de projet.
Documents dappels doffres, addendas, invitations soumissionner, preuve de publication,
qualification pralable, dpts et registres.

7 440

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)


Exemplaire principal *
Exemplaire(s) secondaire(s) *
Remarque(s)

<<

DE CONSERVATION

Actif

Semi-actif

Disposition finale

888

8 ans

(1)

888(3)

(2)

(1) Jusquau dernier service rendu ou, dans le cas des projets raliss, jusqu la fin des travaux.
(2) 8 ans. Sil y a plainte ou poursuite, le dossier est ractiv jusquau rglement ou lexcution du jugement.
(3) Tant quutiles.

*
999
888
**

Supports dinformation des exemplaires principal et secondaires dterminer C : Conservation


Jusquau remplacement par une nouvelle version
D : Destruction
Jusquau dnouement prcis par une dure dutilisation
T : Tri
Les dispositions finales dans la srie 7 000 sappliquent aux dossiers de projets retenus pour conservation
permanente. Les dossiers non retenus peuvent tre dtruits aprs la dure semi-active.

49

7 450 Soumissions
Documents relatifs la rception et lvaluation des appels doffres des soumissionnaires,
dans lattribution des contrats dun dossier de projet.
Soumissions et documents affrents, cautionnements, garanties, substituts, tableaux de
synthse, recommandations au client.

7 450

RGLE

DE CONSERVATION

Dossier(s) ou document(s) Support(s)

Actif

Semi-actif

Disposition finale

Exemplaire principal *

888(1)

8 ans(2)

T(3)

Exemplaire(s) secondaire(s) *

888(4)

Remarque(s)

(1) Jusquau dernier service rendu ou, dans le cas des projets raliss, jusqu la fin des travaux.
(2) 8 ans. Sil y a plainte ou poursuite, le dossier est ractiv jusquau rglement ou lexcution du jugement.
(3) Conserver les tableaux de synthse et les recommandations au client.
(4) Tant quutiles.

7 460 Contrats avec les entrepreneurs


Documents relatifs la prparation et la signature des contrats entre les entrepreneurs
et le client, dans lattribution des contrats dun dossier de projet.
Documents contractuels, cautionnements, assurances.

7 460

RGLE

DE CONSERVATION

Dossier(s) ou document(s) Support(s)


Exemplaire principal *
Exemplaire(s) secondaire(s) *
Remarque(s)

Actif

Semi-actif

Disposition finale

888

8 ans

T(3)

(1)

888(4)

(2)

(1) Jusquau dernier service rendu ou, dans le cas des projets raliss, jusqu la fin des travaux.
(2) 8 ans. Sil y a plainte ou poursuite, le dossier est ractiv jusquau rglement ou lexcution du jugement.
(3) Conserver les tableaux de synthse et les recommandations au client.
(4) Tant quutiles.

7 500 SERVICES

DURANT LEXCUTION DES TRAVAUX

Documents relatifs aux services livrs par le bureau darchitectes durant lexcution des
travaux dun dossier de projet. On y retrouve les relations avec le client, les consultants et
les autorits comptentes, les instructions supplmentaires et avenants de modification, les
dessins datelier et chantillons ainsi que la surveillance et ladministration du chantier.
7 510 Relations avec le client
Documents relatifs aux relations entre le client ou son reprsentant et le bureau darchitectes,
durant lexcution des travaux.
Correspondance, procs-verbaux des runions.

<<

*
999
888
**

Supports dinformation des exemplaires principal et secondaires dterminer C : Conservation


Jusquau remplacement par une nouvelle version
D : Destruction
Jusquau dnouement prcis par une dure dutilisation
T : Tri
Les dispositions finales dans la srie 7 000 sappliquent aux dossiers de projets retenus pour conservation
permanente. Les dossiers non retenus peuvent tre dtruits aprs la dure semi-active.

50

7 510

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)

DE CONSERVATION

Actif

Semi-actif

Disposition finale

Exemplaire principal *

888(1)

8 ans(2)

Exemplaire(s) secondaire(s) *

888(3)

Remarque(s)

(1) Jusquau dernier service rendu ou, dans le cas des projets raliss, jusqu la fin des travaux.
(2) 8 ans. Sil y a plainte ou poursuite, le dossier est ractiv jusquau rglement ou lexcution du jugement.
(3) Tant quutiles.

7 520 Relations avec les consultants


Documents relatifs aux relations entre les ingnieurs et autres professionnels de la construction
et le bureau darchitectes, durant lexcution des travaux.
Correspondance, procs-verbaux des runions.

7 520

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)


Exemplaire principal *
Exemplaire(s) secondaire(s) *
Remarque(s)

DE CONSERVATION

Actif

Semi-actif

Disposition finale

888

8 ans

(1)

888(3)

(2)

(1) Jusquau dernier service rendu ou, dans le cas des projets raliss, jusqu la fin des travaux.
(2) 8 ans. Sil y a plainte ou poursuite, le dossier est ractiv jusquau rglement ou lexcution du jugement.
(3) Tant quutiles.

7 530 Relations avec les autorits comptentes


Documents relatifs aux relations entre les autorits des diffrentes instances gouvernementales
municipales, rgionales, provinciales et fdrales, tels la Rgie du btiment, la Commission
de la sant et la scurit du travail et le service des incendies dune municipalit, et le bureau
darchitectes, durant lexcution des travaux.
Correspondance, procs-verbaux de runions.

7 530

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)


Exemplaire principal *
Exemplaire(s) secondaire(s) *
Remarque(s)

<<

DE CONSERVATION

Actif

Semi-actif

Disposition finale

888

8 ans

T(3)

(1)

888(4)

(2)

(1) Jusquau dernier service rendu ou, dans le cas des projets raliss, jusqu la fin des travaux.
(2) 8 ans. Sil y a plainte ou poursuite, le dossier est ractiv jusquau rglement ou lexcution du jugement.
(3) Conserver les procs-verbaux.
(4) Tant quutiles.

*
999
888
**

Supports dinformation des exemplaires principal et secondaires dterminer C : Conservation


Jusquau remplacement par une nouvelle version
D : Destruction
Jusquau dnouement prcis par une dure dutilisation
T : Tri
Les dispositions finales dans la srie 7 000 sappliquent aux dossiers de projets retenus pour conservation
permanente. Les dossiers non retenus peuvent tre dtruits aprs la dure semi-active.

51

7 540 Instructions supplmentaires et avenants de modification


Documents relatifs aux ordres de changements mis, durant lexcution des travaux.
Instructions supplmentaires, projets de modification, avenants de modification, directives
de modification.

7 540

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)

DE CONSERVATION

Actif

Semi-actif

Disposition finale

Exemplaire principal *

888(1)

8 ans(2)

T(3)

Exemplaire(s) secondaire(s) *

888(4)

Remarque(s)

(1) Jusquau dernier service rendu ou, dans le cas des projets raliss, jusqu la fin des travaux.
(2) 8 ans. Sil y a plainte ou poursuite, le dossier est ractiv jusquau rglement ou lexcution du jugement.
(3) Conserver les tableaux de synthse et les recommandations au client.
(4) Tant quutiles.

7 550 Dessins datelier et chantillons


Documents relatifs aux dessins datelier et chantillons soumis par lentrepreneur pour
approbation, durant lexcution des travaux.
Dessins datelier, chantillons.

7 550

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)

DE CONSERVATION

Actif

Semi-actif

Disposition finale

Exemplaire principal *

888(1)

8 ans(2)

Exemplaire(s) secondaire(s) *

888(3)

Remarque(s)

(1) Jusquau dernier service rendu ou, dans le cas des projets raliss, jusqu la fin des travaux.
(2) 8 ans. Sil y a plainte ou poursuite, le dossier est ractiv jusquau rglement ou lexcution du jugement.
(3) Tant quutiles.

7 560 Surveillance de chantier


Documents relatifs la prsence des architectes sur le chantier de construction, ainsi
quau suivi des travaux.
Rapports de visite de chantier, rapports dinspection, rapports dessais, photographies,
documentation, procs-verbaux de runions, chancier de lentrepreneur.

<<

*
999
888
**

Supports dinformation des exemplaires principal et secondaires dterminer C : Conservation


Jusquau remplacement par une nouvelle version
D : Destruction
Jusquau dnouement prcis par une dure dutilisation
T : Tri
Les dispositions finales dans la srie 7 000 sappliquent aux dossiers de projets retenus pour conservation
permanente. Les dossiers non retenus peuvent tre dtruits aprs la dure semi-active.

52

7 560

RGLE

DE CONSERVATION

Dossier(s) ou document(s) Support(s)

Actif

Semi-actif

Disposition finale

Exemplaire principal *

888(1)

8 ans(2)

T(3)

Exemplaire(s) secondaire(s) *

888(4)

Remarque(s)

(1) Jusquau dernier service rendu ou, dans le cas des projets raliss, jusqu la fin des travaux.
(2) 8 ans. Sil y a plainte ou poursuite, le dossier est ractiv jusquau rglement ou lexcution du jugement.
(3) Conserver les rapports de visite de chantier, les photographies et les procs-verbaux de runions.
(4) Tant quutiles.

7 570 Administration du chantier


Documents relatifs au suivi du cadre budgtaire et contractuel, durant lexcution
des travaux.
Ventilation du cot et demandes de paiement, certificats de paiement, achvement substantiel, certification de fin des travaux, liste des dficiences, certificats de paiement de la
retenue et de paiement final, manuels dentretien et dutilisation, dessins daprs excution.

7 570

RGLE

DE CONSERVATION

Dossier(s) ou document(s) Support(s)

Actif

Semi-actif

Disposition finale

Exemplaire principal *

888(1)

8 ans(2)

T(3)

Exemplaire(s) secondaire(s) *

888(4)

Remarque(s)

(1) Jusquau dernier service rendu ou, dans le cas des projets raliss, jusqu la fin des travaux.
(2) 8 ans. Sil y a plainte ou poursuite, le dossier est ractiv jusquau rglement ou lexcution du jugement.
(3) Conserver les tableaux de synthse et les recommandations au client.
(4) Tant quutiles.

7 600 PHASE

DE LAPRS CONSTRUCTION

Documents relatifs aux services livrs par le bureau darchitectes aprs lexcution des
travaux dun dossier de projet. On y retrouve les relations avec le client, les consultants ainsi
quavec les entrepreneurs.
7 610 Relations avec le client
Documents relatifs aux relations entre le client ou son reprsentant et le bureau darchitectes,
aprs lexcution des travaux.
Correspondance, procs-verbaux des runions, valuation du projet avec le client.

<<

*
999
888
**

Supports dinformation des exemplaires principal et secondaires dterminer C : Conservation


Jusquau remplacement par une nouvelle version
D : Destruction
Jusquau dnouement prcis par une dure dutilisation
T : Tri
Les dispositions finales dans la srie 7 000 sappliquent aux dossiers de projets retenus pour conservation
permanente. Les dossiers non retenus peuvent tre dtruits aprs la dure semi-active.

53

7 610

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)

DE CONSERVATION

Actif

Semi-actif

Disposition finale

Exemplaire principal *

888(1)

8 ans(2)

Exemplaire(s) secondaire(s) *

888(3)

Remarque(s)

(1) Jusquau dernier service rendu ou, dans le cas des projets raliss, jusqu la fin des travaux.
(2) 8 ans. Sil y a plainte ou poursuite, le dossier est ractiv jusquau rglement ou lexcution du jugement.
(3) Tant quutiles.

7 620 Relations avec les consultants


Documents relatifs aux relations entre les ingnieurs et autres professionnels de la construction
et le bureau darchitectes, aprs lexcution des travaux.
Correspondance, procs-verbaux des runions.

7 620

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)


Exemplaire principal *
Exemplaire(s) secondaire(s) *
Remarque(s)

DE CONSERVATION

Actif

Semi-actif

Disposition finale

888

8 ans

(1)

888(3)

(2)

(1) Jusquau dernier service rendu ou, dans le cas des projets raliss, jusqu la fin des travaux.
(2) 8 ans. Sil y a plainte ou poursuite, le dossier est ractiv jusquau rglement ou lexcution du jugement.
(3) Tant quutiles.

7 630 Relations avec les entrepreneurs


Documents relatifs aux relations entre les entrepreneurs et le bureau darchitectes, aprs
lexcution des travaux.
Correspondance, procs-verbaux de runions.

7 630

RGLE

Dossier(s) ou document(s) Support(s)


Exemplaire principal *
Exemplaire(s) secondaire(s) *
Remarque(s)

<<

DE CONSERVATION

Actif

Semi-actif

Disposition finale

888

8 ans

(1)

888(3)

(2)

(1) Jusquau dernier service rendu ou, dans le cas des projets raliss, jusqu la fin des travaux.
(2) 8 ans. Sil y a plainte ou poursuite, le dossier est ractiv jusquau rglement ou lexcution du jugement.
(3) Tant quutiles.

*
999
888
**

Supports dinformation des exemplaires principal et secondaires dterminer C : Conservation


Jusquau remplacement par une nouvelle version
D : Destruction
Jusquau dnouement prcis par une dure dutilisation
T : Tri
Les dispositions finales dans la srie 7 000 sappliquent aux dossiers de projets retenus pour conservation
permanente. Les dossiers non retenus peuvent tre dtruits aprs la dure semi-active.

54

CRITRES

DE SLECTION DES DOSSIERS DE PROJETS

Aprs la dure semi-active, il appartient larchitecte de dterminer quels sont les dossiers
de projets (incluant les dessins) qui seront conservs en permanence et qui constitueront
le fonds darchives de son entreprise. Les critres suivants le guideront dans sa rflexion.
La disposition finale indique aux rgles de conservation de chaque unit de classification
de la srie 7 000 Gestion des dossiers de projets , sappliquera donc uniquement aux
dossiers retenus pour conservation permanente. Les dossiers de projets non retenus
pourront tre dtruits aprs la dure semi-active.
1 LES PROJETS MARQUANTS DUN BUREAU
Les projets qui ont marqu lhistoire dun bureau darchitectes ou qui sont significatifs pour
le type de pratique qui lui est associ. On considrera pour conservation les projets pour
lesquels un bureau sest mrit une distinction ou un prix, ainsi que les projets qui sont
source de fiert, qui servent de modles ou de rfrence pour dautres projets. ce
chapitre, lenvergure dun projet, son budget et les collaborations recherches peuvent
galement tre considrs. Certains projets non construits font partie intgrante de lhistoire
dun bureau en ce quils rvlent des recherches esthtiques et des solutions techniques
innovantes et ce titre leurs dossiers mritent dtre conservs. Dans certains cas, des
bureaux voudront garder une slection de projets caractre ordinaire titre dexemples
de larchitecture dune poque ou des conditions du milieu ou de la pratique architecturale;
il sagit l dune valeur de tmoignage, tmoignage de la commande, des programmes et
des solutions considres une poque donne.
2 LES PARTICIPATIONS AUX CONCOURS DARCHITECTURE
Les dessins et documents soumis des concours tmoignent de la rflexion des architectes
sur la socit et ses valeurs et illustrent la recherche de solutions architecturales et
lexprimentation.
3 LE CARACTRE INNOVATEUR DUN PROJET
Linnovation au plan formel et technique. Les dossiers qui tmoignent de lutilisation de
nouveaux matriaux, de technologies davant-garde.
4 LIMPACT DUN PROJET DANS LE MILIEU, DANS LA SOCIT
Les quipements culturels majeurs tels les muses, bibliothques, thtres, salles de spectacles,
centres civiques, lieux de culte; certains quipements sportifs et rcratifs; certaines
structures industrielles et commerciales ou autres; ainsi que les amnagements et les infrastructures qui ont marqu un territoire et le dveloppement des communauts.
5 LA VALEUR PATRIMONIALE RECONNUE OU ESTIME DUN SITE OU DE BTIMENTS QUI
AURONT FAIT LOBJET DUN MANDAT

Outre les sites, btiments ou ensembles classs, reconnus ou cits titre de bien culturel (ou
dsigns comme lieux ou monuments historiques par lun ou lautre palier de ladministration publique) et dont on conserve gnralement les documents, il importe de considrer
tout le potentiel patrimonial de certaines structures, ensembles et sites pour des communauts dtermines afin de garantir, en labsence de lgislations spcifiques, laccs linformation utile qui permettra la documentation, la prservation et la dfense dun tel patrimoine.
6 LA PRENNIT DES FONCTIONS LIES UN PROJET
Les projets raliss auprs dinstitutions publiques ou prives comme les coles et les hpitaux dont la vocation sinscrit dans la dure sont susceptibles de prsenter un intrt additionnel au chapitre de la slection.

<<

7 LES PROJETS LIS DES VNEMENTS PUBLICS


Les projets ou travaux raliss dans le cadre dvnements exceptionnels tels les festivals,
expositions, comptitions sportives, visites de personnalits politiques ou autres, ou toute
autre manifestation darchitecture phmre.

55

8 LA POSSIBILIT DUN PROJET DE GNRER DAUTRES MANDATS


Les projets pour lesquels on peroit la possibilit de travaux de restauration, de rnovation,
dagrandissement.
9 LES VIEUX DOCUMENTS OU LES VIEUX PROJETS
Il arrive parfois que des bureaux possdent des dossiers de projets anciens et inactifs hrits de
leurs prdcesseurs ou qui leur ont t cds titre de documentation loccasion dune tude
pour un projet. Sil sagit de documents du XIXe ou du dbut du XXe sicle, la conservation
permanente des dossiers est gnralement recommande. Ici, entrent en ligne de compte
des critres de raret des documents associs leur anciennet. La facture des dessins, le
sujet reprsent, les crateurs qui les ont conus contribuent leur intrt pour lhistoire. La
valeur esthtique de certains vieux plans en fait des objets de valeur pour documenter
des pratiques anciennes ou pour leur aspect attrayant dans le cadre dune exposition.
Certaines planches peuvent tre de vritables uvres dart.
10 TOUT AUTRE CRITRE DE SLECTION IDENTIFI PAR UN BUREAU
Quil sagisse dune raison sentimentale ou dun motif utilitaire, tout projet qui suscite un vif
intrt de la part dun architecte mrite que les archives qui tmoignent de sa conception
et de son excution soient considres pour conservation permanente.
Au moment de la slection des dossiers de projets, les architectes auront dans certains
cas avantage solliciter lavis dun historien de larchitecture, dun archiviste, ou mme
dun confrre afin de bnficier dun regard externe et neuf sur la pratique et lintrt
que peuvent avoir certains projets pour lhistoire et la recherche. De brefs contacts auprs
des universits, des centres darchives et des muses devraient permettre didentifier de
telles ressources.

<<
56

INDEX
A

<<

ALPHABTIQUE

ABONNEMENT
Gestion de la documentation de rfrence

6 500

ABSCENCE AU TRAVAIL
Gestion des dossiers des employs
Gestion du temps de travail

3 300
3 310

ACCIDENT DE TRAVAIL
Gestion des dossiers des employs
Sant et scurit au travail

3 300
3 500

ACHAT
Gestion des biens mobiliers
Gestion des ressources immobilires

5 110
5 200

ACHVEMENT SUBSTANTIEL
Administration du chantier

7 570

ACTIONNAIRE
Statut financier de lentreprise

4 100

ADDENDA
Appels doffres et addendas

7 440

ADMINISTRATION
ADMINISTRATION
Administration du chantier

1 000
7 570

AFFAIRES LGISLATIVES ET JURIDIQUES


AFFAIRES LGISLATIVES ET JURIDIQUES

2 000

AFFECTATION DU PERSONNEL
Gestion des dossiers des employs
Mouvement du personnel

3 300
3 240

AFFICHE
Production des publications

6 130

AIDE AUX EMPLOYS


Gestion des dossiers des employs
Sant et scurit au travail

3 300
3 500

ALLOCUTION
Colloques, congrs, expositions et autres vnements spciaux

6 110

AMNAGEMENT
Gestion des ressources immobilires

5 200

AMORTISSEMENT
Gestion du service de la dette

4 330

APPEL DOFFRE
Appels doffres et addendas Attribution des contrats
Gestion des ressources immobilires
Offres de services Promotion et reprsentation
Soumissions Attribution des contrats

7
5
6
7

ARCHIVES
Gestion des documents administratifs

6 400

440
200
140
450

57

ASSIDUIT
Gestion des dossiers des employs
Gestion du temps de travail

3 300
3 310

ASSOCIATION PROFESSIONNELLE
Gestion des relations de travail

3 430

ASSURANCES
Contrats avec les entrepreneurs
Gestion des assurances

7 460
5 500

ASSURANCES COLLECTIVES
Gestion des avantages sociaux

3 420

ATTESTATION DTUDES
Gestion des dossiers des employs

3 300

ATTRIBUTION DES CONTRATS


Attribution des contrats
Contrats avec les entrepreneurs

7 400
7 460

AUTORISATION
Rglementation Projet prliminaire
Relations avec les autorits comptentes

7 240
7 530

AUTORIT COMPTTENTE
Relations avec les autorits comptentes

7 530

AVANCE SUR LE SALAIRE


Gestion des dossiers des employs
Gestion salariale

3 300
4 310

AVANTAGES SOCIAUX
Gestion des avantages sociaux

3 420

AVENANT DE MODIFICATION
Instructions supplmentaires et avenants de modification

<<

7 540

AVIS DE CONVOCATION
Runions de direction
Runions de travail

1 410
1 420

AVIS JURIDIQUE
Opinion juridique

2 300

BAIL
Gestion des ressources immobilires

5 200

BANQUE DE DONNES
Gestion des systmes informatiques

6 600

BTIMENT
tude du site et de ltat des lieux

7 280

BIEN IMMOBILIER
Gestion de linventaire
Gestion de la scurit
Gestion des assurances
Gestion des biens immobiliers

5
5
5
5

300
400
500
200
58

<<

BIEN MOBILIER
Gestion de linventaire
Gestion de la scurit
Gestion des assurances
Gestion des biens mobiliers
Gestion des dossiers des fournisseurs

5
5
5
5
5

BROCHURE
Production des publications

6 130

BUDGET
Administration du chantier
Budgtisation
Budgtisation des cots Attribution des contrats
Budgtisation des cots Projet dfinitif
Budgtisation des cots Projet prliminaire

7
4
7
7
7

BUREAUTIQUE
Gestion des systmes informatiques

6 600

CADRE BUDGTAIRE
Administration du chantier
Budgtisation
Budgtisation des cots Attribution des contrats
Budgtisation des cots Projet dfinitif
Budgtisation des cots Projet prliminaire

7
4
7
7
7

CADRE NORMATIF
Cadre normatif

1 220

CALENDRIER DE CONSERVATION
Gestion des documents administratifs

6 400

CALENDRIER DES TRAVAUX


chancier prliminaire
chancier rvis

7 270
7 350

CAMPAGNE PUBLICITAIRE
Campagne publicitaire

6 120

CARRIRE
Gestion des dossiers des employs

3 300

CATALOGUE
Colloques, congrs, expositions et autres vnements spciaux
Gestion des dossiers des fournisseurs

6 110
5 120

CAUTIONNEMENT
Contrats avec les entrepreneurs
Soumissions Attribution des contrats

7 460
7 450

CRMONIE OFFICIELLE
Colloques, congrs, expositions et autres vnements spciaux

6 110

CERTIFICAT DE PAIEMENT
Administration du chantier

7 570

CERTIFICATION DE FIN DES TRAVAUX


Administration du chantier

7 570

300
400
500
110
120

570
210
430
330
230

570
210
430
330
230

59

<<

CHANTIER
Administration du chantier
Surveillance de chantier

7 570
7 560

CHRONOLOGIE
Document historique

1 120

CITATION COMPARATRE
Poursuites et rclamations

2 400

CITOYEN
Relations avec les citoyens

6 310

CIVILIT
Relations avec les citoyens

6 310

CLASSIFICATION DES DOCUMENTS


Gestion des documents administratifs

6 400

CLIENT
Relations
Relations
Relations
Relations
Relations

7
7
7
7
7

avec
avec
avec
avec
avec

le
le
le
le
le

client
client
client
client
client

Attribution des contrats


Phase de laprs construction
Projet dfinitif
Projet prliminaire
Services durant lexcution des travaux

410
610
310
210
510

CLUB SOCIAL
Qualit de vie et socialisation au travail

3 440

CODE DE DONTOLOGIE
thique et dontologie

2 100

COLLOQUE
Colloques, congrs, expositions et autres vnements spciaux

6 110

COMIT
Runions de direction
Runions de travail

1 410
1 420

COMMANDITE
Campagne publicitaire

6 120

COMMUNICATION
Gestion des moyens de communication
Relations avec les mdias

6 800
6 200

COMMUNIQU DE PRESSE
Confrences, entrevues et communiqus de presse

6 210

COMPTABILIT
Administration du chantier
Budgtisation des cots Attribution des contrats
Budgtisation des cots Projet dfinitif
Budgtisation des cots Projet prliminaire
Gestion des pices comptables

7
7
7
7
4

COMPTE PAYER
Droits et redevances dus
Gestion des dpenses courantes

4 352
4 320

COMPTE RECEVOIR
Droits et redevances perus
Gestion des revenus

4 351
4 340

570
430
330
230
220

60

<<

COMPTE RENDU
Relations avec les autorits comptentes
Relations avec le client Attribution des contrats
Relations avec le client Phase de laprs construction
Relations avec le client Projet dfinitif
Relations avec le client Projet prliminaire
Relations avec le client Services durant lexcution des travaux
Relations avec les consultants Attribution des contrats
Relations avec les consultants Phase de laprs construction
Relations avec les consultants Projet dfinitif
Relations avec les consultants Projet prliminaire
Relations avec les consultants Services durant lexcution des travaux
Relations avec les entrepreneurs Phase de laprs construction
Runions de direction
Runions de travail
Surveillance de chantier

7
7
7
7
7
7
7
7
7
7
7
7
1
1
7

CONCEPTION
Dessins conceptuels
Production des publications

7 250
6 130

CONCILIATION BANCAIRE
Gestion des pices comptables

4 220

CONCOURS DE RECRUTEMENT
Recrutement du personnel

3 210

CONDITIONS DE TRAVAIL
Gestion des conditions de travail

3 400

CONFRENCE
Colloques, congrs, expositions et autres vnements spciaux
Confrences, entrevues et communiqus de presse

6 110
6 210

CONG
Gestion des dossiers des employs
Gestion du temps de travail

3 300
3 310

CONGRS
Colloques, congrs, expositions et autres vnements spciaux

6 110

CONSERVATION DES DOCUMENTS


Gestion des documents administratifs

6 400

CONSTITUTION
Constitution et historique

1 100

CONSTRUCTION
Gestion des ressources immobilires
Phase de laprs construction
Services durant lexcution des travaux

5 200
7 600
7 500

CONSULTANT
Relations avec les
Relations avec les
Relations avec les
Relations avec les

7
7
7
7

420
620
320
220

7
7
2
7
7

400
460
500
100
370

consultants
consultants
consultants
consultants

CONTRAT
Attribution de contrats
Contrats avec les entrepreneurs
Contrats, conventions, ententes
Dfinition du mandat
Devis

Attribution des contrats


Phase de laprs construction
Projet dfinitif
Projet prliminaire

530
410
610
310
210
510
420
620
320
220
520
630
410
420
560

61

<<

Gestion des dossiers des employs


Gestion des relations de travail
Recrutement du personnel

3 300
3 430
3 210

CONTRLE
Contrle et valuation
Vrification
Vrification interne
Vrification externe

1
4
4
4

CONVENTION
Contrats, conventions, ententes
Gestion des relations de travail

2 500
3 430

CONVOCATION
Runions de direction
Runions de travail

1 410
1 420

COPIE DE SCURIT
Gestion des systmes informatiques

6 600

COUPE SCHMATIQUE
Dessins prliminaires

7 260

COUPURE DE PRESSE
Dfinition du mandat
Productions des mdias

7 100
6 220

COURRIER
Gestion des moyens de communication

6 800

COURS DE FORMATION
Formation et perfectionnement du personnel

3 230

COT DES TRAVAUX


Administration du chantier
Budgtisation des cots Attribution des contrats
Budgtisation des cots Projet dfinitif
Budgtisation des cots Projet prliminaire

7
7
7
7

CRDIT
Gestion des impts et des taxes
Gestion du service de la dette

4 400
4 330

CROQUIS
Dessins conceptuels

7 250

CURRICULUM VITAE
Gestion des dossiers des employs

3 300

DCLARATION ANNUELLE DE PERSONNE MORALE


Statut financier de lentreprise

4 100

DFICIENCE
Administration du chantier

7 570

DFINITION DU MANDAT
Dfinition du mandat

7 100

DLGATION DE POUVOIR ET DE SIGNATURE


Structure administrative

1 230

300
230
231
232

570
430
330
230

62

<<

DEMANDE DE PAIEMENT
Administration du chantier

7 570

DONTOLOGIE
thique et dontologie

2 100

DPART DU PERSONNEL
Gestion des dossiers des employs
Mouvement du personnel

3 300
3 240

DPENSES
Gestion des dpenses courantes

4 320

DPLIANT
Production des publications

6 130

DESCRIPTION DES TCHES


Gestion des dossiers des employs

3 300

DESSIN CONCEPTUEL
Dessins conceptuels

7 250

DESSIN DAMNAGEMENT
Dessins prliminaires

7 260

DESSIN DAPRS EXCUTION


Administration du chantier

7 570

DESSIN DATELIER
Dessins datelier et chantillons

7 550

DESSIN DLECTRICIT
Dessins dexcution

7 340

DESSIN DEXCUTION
Dessins dexcution

7 340

DESSIN DIMPLANTATION
Dessins prliminaires

7 260

DESSIN DE MCANIQUE
Dessins dexcution

7 340

DESSIN DE PRSENTATION
Dessins prliminaires

7 260

DESSIN DE STRUCTURE
Dessins dexcution

7 340

DESSIN DFINITIF
Dessins dexcution

7 340

DESSIN PRLIMINAIRE
Dessins prliminaires

7 260

DETTE
Gestion du service de la dette

4 330

DEVIS
Devis

7 370

DIFFUSION
Production des publications

6 130
63

<<

DIPLME
Gestion des dossiers des employs

3 300

DIRECTION
Direction

1 400

DIRECTIVE
Cadre normatif

1 220

DISCOURS
Colloques, congrs, expositions et autres vnements spciaux

6 110

DISPOSITION
Gestion des biens mobiliers
Gestion des ressources immobilires

5 110
5 200

DISTINCTION HONORIFIQUE
Document historique

1 120

DOCUMENT ADMINISTRATIF
Gestion des documents administratifs

6 400

DOCUMENT CONSTITUTIF
Documents constitutifs

1 110

DOCUMENT HISTORIQUE
Document historique

1 120

DOCUMENTATION DE RFRENCE
Gestion de la documentation de rfrence

6 500

DOCUMENTATION TECHNIQUE
Documentation technique

7 360

DONNE TECHNIQUE
tude du site et de ltat des lieux

7 280

DONNE INFORMATIQUE
Gestion des systmes informatiques

6 600

DOSSIER DE LEMPLOY
Gestion des dossiers des employs

3 300

DROITS ET REDEVANCES
Droits et redevances dus
Droits et redevances perus
Gestion des droits et redevances

4 352
4 351
4 350

CHANTILLON
Dessins datelier et chantillons
Documentation technique

7 550
7 360

CHANCIER
chancier prliminaire
chancier rvis
Planification administrative
Surveillance de chantier

7
7
1
7

CHELLE DE SALAIRE
Gestion salariale

4 310

270
350
210
560

64

<<

DITION
Production des publications

6 130

LVATION
Dessins prliminaires

7 260

EMPLOY
Gestion des dossiers des employs

3 300

EMPRUNT
Gestion du service de la dette

4 330

ENCADREMENT ADMINISTRATIF
Cadre normatif

1 220

ENGAGEMENT
Gestion des engagements budgtaires
Recrutement du personnel

4 300
3 210

ENTENTE
Contrats, conventions, ententes
Gestion des relations de travail

2 500
3 430

ENTREPRENEUR
Contrats avec les entrepreneurs
Dessins datelier et chantillons
Relations avec les entrepreneurs Phase de laprs construction
Surveillance de chantier

7
7
7
7

ENTRETIEN
Gestion des biens mobiliers
Gestion des ressources immobilires
Gestion des systmes informatiques

5 110
5 200
6 600

ENTREVUE
Confrences, entrevues et communiqus de presse
Recrutement du personnel

6 210
3 210

PHMRIDE
Document historique

1 120

QUIPE PROJET
Dfinition du mandat

7 100

QUIPEMENT
Gestion de linventaire
Gestion des biens mobiliers
Gestion des dossiers des fournisseurs

5 300
5 110
5 120

ERGONOMIE
Sant et scurit au travail

3 500

ESQUISSE
Dessins conceptuels

7 250

ESTIMATION
Budgtisation
Budgtisation des cots Attribution des contrats
Budgtisation des cots Projet dfinitif
Budgtisation des cots Projet prliminaire

4
7
7
7

TAT FINANCIER
Budgtisation

4 210

460
550
630
560

210
430
330
230

65

<<

THIQUE
thique et dontologie

2 100

TUDE DE FAISABILIT
Relations avec le client Projet prliminaire

7 210

TUDE DU SITE
tude du site et de ltat des lieux

7 280

VALUATION
Contrle et valuation
valuation du personnel
Gestion des dossiers des employs

1 300
3 220
3 300

VALUATION DU PROJET
Relations avec le client Phase de laprs construction

7 610

VNEMENT
Colloques, congrs, expositions et autres vnements spciaux
Document historique

6 110
1 120

EXCUTION DES TRAVAUX


Dessins dexcution
Services durant lexcution des travaux
Surveillance de chantier

7 340
7 500
7 560

EXPOSITION
Colloques, congrs, expositions et autres vnements spciaux

6 110

FACTURE
Gestion des dpenses courantes

4 320

FEUILLE DE CALCUL
Administration du chantier
Budgtisation des cots Attribution des contrats
Budgtisation des cots Projet dfinitif
Budgtisation des cots Projet prliminaire

7
7
7
7

FEUILLE DE TEMPS
Gestion des dossiers des employs
Gestion du temps de travail

3 300
3 410

FICHE DE CONTRLE
Administration du chantier
Budgtisation des cots Attribution des contrats
Budgtisation des cots Projet dfinitif
Budgtisation des cots Projet prliminaire

7
7
7
7

FICHE TECHNIQUE
Documentation technique

7 360

FINANCE
Statut financier de lentreprise

4 100

FORMATION DU PERSONNEL
Formation et perfectionnement du personnel

3 230

FOURNISSEUR
Gestion des dpenses courantes
Gestion des dossiers des fournisseurs

4 320
5 120

570
430
330
230

570
430
330
230

66

<<

FRAIS MDICAUX
Gestion des dossiers des employs

3 300

GARANTIE
Gestion des ressources immobilires
Gestion des biens mobiliers
Soumissions Attribution des contrats

5 200
5 110
7 450

GARDIENNAGE
Gestion de la scurit

5 400

GESTION COMPTABLE
Gestion comptable

4 200

GESTION DE LINVENTAIRE
Gestion de linventaire

5 300

GESTION DE LA DOCUMENTATION DE RFRENCE


Gestion de la documentation de rfrence

6 500

GESTION DE LA SCURIT
Gestion de la scurit

5 400

GESTION DES ASSURANCES


Gestion des assurances

5 500

GESTION DES AVANTAGES SOCIAUX


Gestion des avantages sociaux

3 420

GESTION DES BIENS MOBILIERS


Gestion des biens mobiliers

5 110

GESTION DES CONDITIONS DE TRAVAIL


Gestion des conditions de travail

3 400

GESTION DES DPENSES COURANTES


Gestion des dpenses courantes

4 320

GESTION DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS


Gestion des documents administratifs

6 400

GESTION DES DOSSIERS DE PROJETS


GESTION DES DOSSIERS DE PROJETS

7 000

GESTION DES DOSSIERS DES EMPLOYS


Gestion des dossiers des employs

3 300

GESTION DES DOSSIERS DES FOURNISSEURS


Gestion des dossiers des fournisseurs

5 120

GESTION DES DROITS ET REDEVANCES


Gestion des droits et redevances

4 350

GESTION DES ENGAGEMENTS BUDGTAIRES


Gestion des engagements budgtaires

4 300

GESTION DES IMPTS ET DES TAXES


Gestion des impts et des taxes

4 400

GESTION DES MOYENS DE COMMUNICATION


Gestion des moyens de communication

6 800

67

GESTION DES PICES COMPTABLES


Gestion des pices comptables

4 220

GESTION DES RELATIONS DE TRAVAIL


Gestion des relations de travail

3 430

GESTION DES RESSOURCES FINANCIRES


GESTION DES RESSOURCES FINANCIRES

4 000

GESTION DES RESSOURCES HUMAINES


GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

3 000

GESTION DES RESSOURCES IMMOBILIRES


Gestion des ressources immobilires

5 200

GESTION DES RESSOURCES INFORMATIONNELLES ET COMMUNICATIONS


GESTION DES RESSOURCES INFORMATIONNELLES ET COMMUNICATIONS 6 000

<<

GESTION DES RESSOURCES MATRIELLES


GESTION DES RESSOURCES MATRIELLES

5 000

GESTION DES RESSOURCES MOBILIRES


Gestion des ressources mobilires

5 100

GESTION DES REVENUS


Gestion des revenus

4 340

GESTION DES SYSTMES INFORMATIQUES


Gestion des systmes informatiques

6 600

GESTION DU PERSONNEL
Gestion du personnel

3 200

GESTION DU SERVICE DE LA DETTE


Gestion du service de la dette

4 330

GESTION DU SITE WEB


Gestion du site Web

6 700

GESTION DU TEMPS DE TRAVAIL


Gestion du temps de travail

3 310

GESTION SALARIALE
Gestion salariale

4 310

GRAND LIVRE
Gestion des pices comptables

4 220

GRIEF
Gestion des relations de travail

3 430

HISTOIRE
Document historique

1 120

HISTORIQUE
Constitution et historique

1 100

HORAIRE DE TRAVAIL
Gestion des dossiers des employs
Gestion du temps de travail

3 300
3 310
68

IDENTIFICATION OFFICIELLE
Documents constitutifs

1 110

IMPT
Gestion des impts et des taxes
Impt fdral
Impt provincial

4 400
4 410
4 420

INFORMATIQUE
Gestion des systmes informatiques

6 600

INGNIEUR
Relations avec les consultants Attribution des contrats
Relations avec les consultants Phase de laprs construction
Relations avec les consultants Projet dfinitif
Relations avec les consultants Projet prliminaire
Relations avec les consultants Services durant lexcution des travaux

7
7
7
7
7

INSPECTION
Sant et scurit au travail
Surveillance de chantier

3 500
7 560

INSTRUCTION SUPPLMENTAIRE
Instructions supplmentaires et avenants de modification

7 540

INTERNET
Gestion du site Web

6 700

INVENTAIRE
Gestion de linventaire
Gestion de la documentation de rfrence
Gestion des documents administratifs
Gestion des systmes informatiques

5
6
6
6

300
500
400
600

INVITATION
Appels doffres et addendas Attribution des contrats
Campagne publicitaire
Colloques, congrs, expositions et autres vnements spciaux
Confrences, entrevues et communiqus de presse
Offres de services Promotion et reprsentation

7
6
6
6
6

440
120
110
210
140

JOURNAL DES SALAIRES


Gestion salariale

4 310

JOURNAL INTERNE
Qualit de vie et socialisation au travail

3 440

JOURNALISATION
Gestion des pices comptables

4 220

JUGEMENT
Poursuites et rclamations

2 400

JURISPRUDENCE
Opinion juridique

2 300

420
620
320
220
520

<<
69

<<

LANCEMENT
Colloques, congrs, expositions et autres vnements spciaux

6 110

LGISLATION
Rglementation Projet prliminaire
Lgislations gouvernementales

7 240
2 200

LETTRE PATENTE
Documents constitutifs

1 110

LETTRE TYPE
Gestion des documents administratifs

6 400

LICENCE
Documents constitutifs

1 110

LIEU DES TRAVAUX


tude du site et de ltat des lieux

7 280

LISTE DES DFICIENCES


Administration du chantier

7 570

LISTE DU PERSONNEL
Planification des besoins en personnel

3 100

LIVRE DOR
Document historique

1 120

LOBBYING
Relations avec les organismes

6 320

LOCATION
Gestion des biens mobiliers
Gestion des ressources immobilires

5 110
5 200

LOGICIEL
Gestion des systmes informatiques

6 600

LOGO
Documents constitutifs

1 110

LOI
Lgislations gouvernementales

2 200

MALADIE
Gestion des dossiers des employs

3 300

MANDAT
Dfinition du mandat

7 100

MANUEL DENTRETIEN ET DUTILISATION


Administration du chantier
Gestion des biens mobiliers
Gestion des ressources immobilires
Gestion des systmes informatiques

7
5
5
6

MAQUETTE
Dessins prliminaires

7 260

MATRIAU DE CONSTRUCTION
Documentation technique
Devis

7 360
7 370

570
110
200
600

70

<<

MDIA
Confrences, entrevues et communiqus de presse
Production des mdias
Relations avec les mdias

6 210
6 220
6 200

MESSAGERIE
Gestion des moyens de communication

6 800

MESURE DURGENCE
Gestion de la scurit

5 400

MISE EN DEMEURE
Poursuites et rclamations

2 400

MISSION
Documents constitutifs

1 110

MODIFICATION
Instructions supplmentaires et avenants de modification

7 540

MOUVEMENT DU PERSONNEL
Gestion des dossiers des employs
Mouvement du personnel

3 300
3 240

NGOCIATION
Gestion des relations de travail

3 430

NOMINATION DU PERSONNEL
Gestion des dossiers des employs
Mouvement du personnel
Recrutement du personnel

3 300
3 240
3 210

NORME
Cadre normatif

1 220

OBJECTIF
Planification administrative

1 210

OFFRE DE SERVICE
Appels doffres et addendas Attribution des contrats
Offres de services Promotion et reprsentation
Mouvement du personnel
Recrutement du personnel
Soumissions Attribution des contrats

7
6
3
3
7

OPRATION BANCAIRE
Gestion des pices comptables

4 220

OPINION JURIDIQUE
Opinion juridique

2 300

ORDRE DE CHANGEMENT
Instructions supplmentaires et avenants de modification

7 540

ORDRE DU JOUR
Runions de direction
Runions de travail

1 410
1 420

440
140
240
210
450

71

<<

ORGANIGRAMME
Structure administrative

1 230

ORGANIGRAMME DESPACE
Dessins conceptuels

7 250

ORGANISATION ADMINISTRATIVE
Organisation administrative

1 200

ORGANISME
Relations avec les organismes

6 320

ORIENTATION
Planification administrative

1 210

PAIE
Gestion des dossiers des employs
Gestion salariale

3 300
4 310

PAIEMENT
Administration du chantier
Droits et redevances dus
Droits et redevances perus
Gestion des dpenses courantes
Gestion des revenus

7
4
4
4
4

PERCEPTION DES REVENUS


Droits et redevances perus
Gestion des revenus

4 351
4 340

PERFECTIONNEMENT DU PERSONNEL
Formation et perfectionnement du personnel

3 230

PRIODIQUE
Gestion de la documentation de rfrence

6 500

PERMIS
Rglementation Projet prliminaire
Relations avec les autorits comptentes

7 240
7 530

PERSONNE MORALE
Statut financier de lentreprise

4 100

PERSONNEL
Gestion des dossiers des employs

3 300

PERSPECTIVE
Dessins prliminaires

7 260

PHASE DE LAPRS CONSTRUCTION


Phase de laprs construction

7 600

PHOTOGRAPHIE
Colloques, congrs, expositions et autres vnements spciaux
tude du site et de ltat des lieux
Gestion du site Web
Production des mdias
Production des publications
Surveillance de chantier

6
7
6
6
6
7

PICE COMPTABLE
Gestion des pices comptables

4 220

570
352
351
320
340

110
280
700
220
130
560
72

<<

PLAINTE
Poursuites et rclamations
Relations avec les citoyens

2 400
6 310

PLAN BUDGTAIRE
Budgtisation
Budgtisation des cots Attribution des contrats
Budgtisation des cots Projet dfinitif
Budgtisation des cots Projet prliminaire

4
7
7
7

PLAN DAFFAIRES
Planification administrative

1 210

PLAN DTAGE
Dessins prliminaires

7 260

PLAN DE CLASSIFICATION
Gestion des documents administratifs

6 400

PLAN DE COMMUNICATION
Planification administrative

1 210

PLAN DE CONCEPTION
Relations avec les consultants Projet prliminaire

7 220

PLAN DE COURS
Formation et perfectionnement du personnel

3 230

PLAN DE DVELOPPEMENT
Planification administrative

1 210

PLAN DES MESURES DURGENCE


Gestion de la scurit

5 400

PLAN NON DFINITIF DES CONSULTANTS


Relations avec les consultants Projet dfinitif

7 320

PLANIFICATION
Planification administrative
Planification des besoins en personnel

1 210
3 100

POLITIQUE
Cadre normatif
Lgislations gouvernementales

1 220
2 200

POURSUITE
Poursuites et rclamations

2 400

PRSENTATION DU PROJET
Dessins prliminaires

7 260

PREUVE DE PUBLICATION
Appels doffres et addendas

7 440

PRVENTION
Sant et scurit au travail

3 500

PRVISION BUDGTAIRE
Budgtisation
Budgtisation des cots Attribution des contrats
Budgtisation des cots Projet dfinitif
Budgtisation des cots Projet prliminaire

4
7
7
7

210
430
330
230

210
430
330
230
73

<<

PRIME
Gestion des dossiers des employs
Gestion salariale

3 300
4 310

PRIORIT
Planification administrative

1 210

PRIX
Document historique

1 120

PROCDURE
Cadre normatif

1 220

PROCS-VERBAUX
Relations avec les autorits comptentes
Relations avec le client Attribution des contrats
Relations avec le client Phase de laprs construction
Relations avec le client Projet dfinitif
Relations avec le client Projet prliminaire
Relations avec le client Services durant lexcution des travaux
Relations avec les consultants Attribution des contrats
Relations avec les consultants Phase de laprs construction
Relations avec les consultants Projet dfinitif
Relations avec les consultants Projet prliminaire
Relations avec les consultants Services durant lexcution des travaux
Relations avec les entrepreneurs Phase de laprs construction
Runions de direction
Runions de travail
Surveillance de chantier

7
7
7
7
7
7
7
7
7
7
7
7
1
1
7

PRODUCTION
Production des mdias
Production des publications

6 220
6 130

PROGRAMME FONCTIONNEL
Relations avec le client Projet prliminaire

7 210

PROFESSIONNEL DE LA CONSTRUCTION
Relations avec les consultants Attribution des contrats
Relations avec les consultants Phase de laprs construction
Relations avec les consultants Projet dfinitif
Relations avec les consultants Projet prliminaire
Relations avec les consultants Services durant lexcution des travaux

7
7
7
7
7

PROGRAMME DE FORMATION
Formation et perfectionnement du personnel

3 230

PROJET DFINITIF
Projet dfinitif

7 300

PROJET PRLIMINAIRE
Projet prliminaire

7 200

PROMOTION DU PERSONNEL
Gestion des dossiers des employs
Mouvement du personnel

3 300
3 240

PROMOTION ET REPRSENTATION
Campagne publicitaire
Production des publications
Promotion et reprsentation

6 120
6 130
6 100

PUBLICATION
Gestion de la documentation de rfrence
Production des publications

6 500
6 130

530
410
610
310
210
510
420
620
320
220
520
630
410
420
560

420
620
320
220
520

74

<<

PUBLICIT
Campagne publicitaire
Gestion des dossiers des fournisseurs

6 120
5 120

QUALIT DE VIE AU TRAVAIL


Qualit de vie et socialisation au travail

3 440

RAPPORT DACTIVITS
Rapport dactivits

1 310

RAPPORT DVALUATION
Relations avec le client Phase de laprs construction

7 610

RAPPORT DE VRIFICATION
Vrification
Vrification interne
Vrification externe

4 230
4 231
4 232

RAPPORT DE VISITE
Surveillance de chantier

7 560

RAPPORT DINSPECTION
Surveillance de chantier

7 560

RAPPORT FINANCIER
Budgtisation

4 210

RAPPORT GOTECHNIQUE
tude du site et de ltat des lieux

7 280

RAPPORT SUR LA CONCEPTION


Relations avec le client Projet dfinitif

7 310

RCLAMATION
Gestion des assurances
Poursuites et rclamations

5 500
2 400

RECOMMANDATION
Soumissions Attribution des contrats
Vrification
Vrification interne
Vrification externe

7
4
4
4

RECRUTEMENT DU PERSONNEL
Gestion des dossiers des employs
Recrutement du personnel

3 300
3 210

REUS
Gestion des revenus

4 340

REDEVANCES
Droits et redevances dus
Droits et redevances perus
Gestion des droits et redevances

4 352
4 351
4 350

RFRENCE
Gestion de la documentation de rfrence

6 500

450
230
231
232

75

<<

RGIME DE RETRAITE
Gestion des avantages sociaux
Gestion des dossiers des employs

3 420
3 300

REGISTRE COMPTABLE
Gestion des pices comptables

4 220

REGISTRE DES PRSENCES


Gestion du temps de travail

3 310

REGISTRE DES PROJETS


Registre des projets

1 330

RGLEMENT
Cadre normatif
Lgislations gouvernementales
Poursuites et rclamations

1 220
2 200
2 400

RGLEMENTATION
Rglementation Projet prliminaire

7 240

RELATIONS AVEC LE CLIENT


Relations avec le client Attribution des contrats
Relations avec le client Phase de laprs construction
Relations avec le client Projet dfinitif
Relations avec le client Projet prliminaire
Relations avec le client Services durant lexcution des travaux

7
7
7
7
7

RELATIONS AVEC LES AUTORITS COMPTENTES


Rglementation Projet prliminaire
Relations avec les autorits comptentes

7 240
7 530

RELATIONS AVEC LES CITOYENS


Relations avec les citoyens

6 310

RELATIONS AVEC LES CONSULTANTS


Relations avec les consultants Attribution des contrats
Relations avec les consultants Phase de laprs construction
Relations avec les consultants Projet dfinitif
Relations avec les consultants Projet prliminaire
Relations avec les consultants Services durant lexcution des travaux

7
7
7
7
7

420
620
320
220
520

RELATIONS AVEC LES ENTREPRENEURS


Contrats avec les entrepreneurs
Dessins datelier et chantillons
Relations avec les entrepreneurs Phase de laprs construction
Surveillance de chantier

7
7
7
7

460
550
630
560

RELATIONS AVEC LES MDIAS


Relations avec les mdias

6 200

RELATIONS AVEC LES ORGANISMES


Relations avec les organismes

6 320

RELATIONS DE TRAVAIL
Gestion des relations de travail

3 430

RELATIONS EXTRIEURES
Relations extrieures

6 300

RELEV BANCAIRE
Gestion des pices comptables

4 220

RELEV DE DONNES TECHNIQUES


tude du site et de ltat des lieux

7 280

410
610
310
210
510

76

RMUNRATION
Gestion des dossiers des employs
Gestion salariale

3 300
4 310

RENCONTRE
Relations avec les autorits comptentes
Relations avec le client Attribution des contrats
Relations avec le client Phase de laprs construction
Relations avec le client Projet dfinitif
Relations avec le client Projet prliminaire
Relations avec le client Services durant lexcution des travaux
Relations avec les consultants Attribution des contrats
Relations avec les consultants Phase de laprs construction
Relations avec les consultants Projet dfinitif
Relations avec les consultants Projet prliminaire
Relations avec les consultants Services durant lexcution des travaux
Relations avec les entrepreneurs Phase de laprs construction
Runions de direction
Runions de travail
Surveillance de chantier

7
7
7
7
7
7
7
7
7
7
7
7
1
1
7

RENDEMENT DU PERSONNEL
valuation du personnel
Gestion des dossiers des employs

3 220
3 300

RENSEIGNEMENT
Relations avec les citoyens
Relations avec les organismes

6 310
6 320

RPARATION
Gestion des biens mobiliers
Gestion des ressources immobilires

5 110
5 200

RPERTOIRE DE LQUIPE PROJET


Dfinition du mandat

7 100

REPRSENTATION
Campagne publicitaire
Production des publications
Promotion et reprsentation

6 120
6 130
6 100

REPRODUCTION
Gestion des documents administratifs

6 400

RSOLUTION
Runions de direction

1 410

RESPONSABILIT CIVILE
Gestion des assurances

5 500

RETRAIT PRVENTIF
Gestion des dossiers des employs

3 300

RETRAITE
Gestion des avantages sociaux
Gestion des dossiers des employs

3 420
3 300

RTROGRADATION DU PERSONNEL
Gestion des dossiers des employs
Mouvement du personnel

3 300
3 240

530
410
610
310
210
510
420
620
320
220
520
630
410
420
560

<<
77

<<

RUNION
Relations avec les autorits comptentes
Relations avec le client Attribution des contrats
Relations avec le client Phase de laprs construction
Relations avec le client Projet dfinitif
Relations avec le client Projet prliminaire
Relations avec le client Services durant lexcution des travaux
Relations avec les consultants Attribution des contrats
Relations avec les consultants Phase de laprs construction
Relations avec les consultants Projet dfinitif
Relations avec les consultants Projet prliminaire
Relations avec les consultants Services durant lexcution des travaux
Relations avec les entrepreneurs Phase de laprs construction
Runions de direction
Runions de travail
Surveillance de chantier

7
7
7
7
7
7
7
7
7
7
7
7
1
1
7

REVENUS
Gestion des revenus

4 340

REVUE DE PRESSE
Productions des mdias

6 220

SALAIRE
Gestion des dossiers des employs
Gestion salariale

3 300
4 310

SANT ET SCURIT AU TRAVAIL


Sant et scurit au travail

3 500

SCEAU
Documents constitutifs

1 110

SCHMA DE CONCEPTION
Relations avec les consultants Projet prliminaire

7 220

SECOURISME
Gestion de la scurit

5 400

SCURIT
Gestion de la scurit
Sant et scurit au travail

5 400
3 500

SLECTION DU PERSONNEL
Mouvement du personnel
Recrutement du personnel

3 240
3 210

SLECTION DU SITE
Relations avec le client Projet prliminaire

7 210

SERVICES DURANT LEXCUTION DES TRAVAUX


Services durant lexcution des travaux

7 500

SERVICES PUBLICS
tude du site et de ltat des lieux

7 280

SITE DE CONSTRUCTION
tude du site et de ltat des lieux
Relations avec le client Projet prliminaire

7 280
7 210

SITE WEB
Gestion du site Web

6 700

530
410
610
310
210
510
420
620
320
220
520
630
410
420
560

78

<<

SOMMATION
Poursuites et rclamations

2 400

SOUMISSION
Appels doffres et addendas Attribution des contrats
Gestion des ressources immobilires
Offres de services Promotion et reprsentation
Soumissions Attribution des contrats

7
5
6
7

STATISTIQUE
Statistiques

1 320

STATUT FINANCIER DE LENTREPRISE


Statut financier de lentreprise

4 100

STRUCTURE ADMINISTRATIVE
Structure administrative

1 230

SUBSTITUT
Soumissions Attribution des contrats

7 450

SURVEILLANCE DE CHANTIER
Surveillance de chantier

7 560

SYNDICAT
Gestion des relations de travail

3 430

SYSTME DE SCURIT
Gestion de la scurit

5 400

SYSTME DE TLCOMMUNICATION
Gestion des moyens de communication

6 800

SYSTME INFORMATIQUE
Gestion des systmes informatiques

6 600

TARIFICATION
Gestion des revenus

4 340

TAXE
Gestion des impts et des taxes
Taxes municipales
Taxes scolaires

4 400
4 430
4 440

TLCOMMUNICATION
Gestion des moyens de communication

6 800

TLCOPIEUR
Gestion des moyens de communication

6 800

TLPHONIE
Gestion des moyens de communication

6 800

TEMPS DE TRAVAIL
Gestion du temps de travail

3 310

TERRAIN
tude du site et de ltat des lieux

7 280

TITRES DES ACTIONNAIRES


Statut financier de lentreprise

4 100

440
200
140
450

79

TRAITEMENT
Gestion des dossiers des employs
Gestion salariale 4 310

3 300

VACANCES
Gestion du temps de travail

3 310

VHICULE
Gestion des biens mobiliers

5 110

VENTE
Gestion des biens mobiliers
Gestion des ressources immobilires

5 110
5 200

VENTILATION DES COTS


Administration du chantier

7 570

VRIFICATION
Vrification
Vrification interne
Vrification externe

4 230
4 231
4 232

VISITE DE CHANTIER
Surveillance de chantier

7 560

WEB
Gestion du site Web

6 700

<<
80

LEXIQUE
ARCHIVES ensemble des documents produits ou reus dans le cadre des activits dune personne ou
dune organisation.
CALENDRIER

DE CONSERVATION

ensemble des sries de dossiers relatives aux activits prsentes dans lorganisation pour
lesquelles des dures de conservation, aux tats actif et semi-actif et un mode de disposition,
ltat inactif, ont t dtermins.

CLASSEMENT action de ranger des documents ou des dossiers selon un ordre dtermin.
CLASSIFICATION activit qui consiste analyser un document afin den dterminer le sujet et de lui attribuer
une cote permettant de le reprer, conformment au plan de classification.
COTE adresse de localisation dun document ou dun dossier dtermine selon le plan de classification.
DATE

DE FERMETURE

date laquelle lactivit concerne par le dossier est termine ou, dans le cas de dossiers
annuels, date qui correspond au dernier jour de lanne dexercice de lorganisation.

DCLASSEMENT opration qui consiste identifier et retirer des lieux des oprations courantes les
documents qui sont utiliss occasionnellement ou qui ne sont plus utiles ladministration
dune organisation, conformment aux rgles de conservation qui y sont rattaches.
DISPOSITION

FINALE

action pose lorsque les informations ont atteint les limites de leur utilit administrative,
lgale et financire soit la destruction ou la conservation permanente totale ou partielle (tri).

DOCUMENT un document est constitu dinformation porte par un support. Linformation y est
dlimite et structure, de faon tangible ou logique selon le support qui la porte, et elle est
intelligible sous forme de mots, de sons ou dimages9 .
ACTIF

document utilis couramment pour sa valeur administrative, financire ou lgale et


ncessaire ladministration dune organisation.

ESSENTIEL

document indispensable au fonctionnement dune organisation et la poursuite de ses


activits aprs un sinistre ou un vnement imprvu.

DOCUMENT
DOCUMENT

INACTIF

document nayant plus de valeur administrative, financire ou lgale. Il est dtruit ou


conserv de faon permanente pour sa valeur historique ou de recherche.

SEMI-ACTIF

document requis occasionnellement aux fins de ladministration dune organisation pour sa


valeur administrative, lgale ou financire.

TECHNOLOGIQUE

document se trouvant sur un support qui fait appel aux technologies de linformation
(lectronique, magntique, optique ou autre), incluant les banques de donnes10.

DOCUMENT
DOCUMENT
DOCUMENT

DOSSIER dlimitation intellectuelle et non matrielle qui rassemble des documents relatifs un mme
sujet ou une mme activit.
EXEMPLAIRE

<<

PRINCIPAL

dossier ou document qui fait foi de rfrence officielle, qui est le plus complet sur un
sujet donn et qui est gnralement dtenu par la personne ou lunit responsable dans
lorganisation de lactivit concerne.

9 Dfinition issue de larticle 3 de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation,
adopte le 21 juin 2001.
10 Dfinition inspire de larticle 3 de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation,
adopte le 21 juin 2001.

81

EXEMPLAIRE

SECONDAIRE

dossier ou document utilis des fins de rfrence ou dinformation par de tierces personnes
ou units administratives. Le dossier secondaire est souvent incomplet et habituellement
constitu de copies de certaines pices que lon retrouve dans le dossier principal. La
disposition finale de lexemplaire secondaire est toujours la destruction.

PICE chacun des documents constituant un dossier, quel que soit son support.
PLAN

DE CLASSIFICATION

DE GESTION
DES ARCHIVES

ensemble des rgles, des procdures et des outils permettant de planifier, concevoir, organiser,
coordonner et contrler les activits relatives la cration, la rception, lutilisation, la circulation, la classification, la protection et la conservation de tous les documents ncessaires
au fonctionnement dune organisation, tout au long de leur cycle de vie.

DE CONSERVATION

ensemble des informations portant sur la conservation dune srie documentaire. On y


retrouve notamment lidentification des supports dinformation, les dures minimales de
conservation aux tats actif et semi-actif ainsi que le mode de disposition (destruction, conservation ou tri) ltat inactif pour les exemplaires principal et secondaires.

PROGRAMME

RGLE

structure logique et hirarchique des activits dune entreprise qui permet lorganisation
systmatique, par sujet, des documents quelle produit ou quelle reoit, afin den faciliter
la consultation.

SRIE

DOCUMENTAIRE

regroupement de documents ou de dossiers apparents un sujet ou une activit spcifique.

<<
82

BIBLIOGRAPHIE
ARCHIVES NATIONALES DU CANADA.
La gestion des documents cartographiques, architecturaux et techniques dans ladministration
fdrale. Ottawa : Ministre des Travaux publics et Services gouvernementaux Canada,
2001, 44 p.
ARCHIVES NATIONALES DU QUBEC.
La protection des documents essentiels , Dtape en tape, vol. 5, no 1, avril 1993.
CASAULT, Denis et Michel Lvesque.
Guide de classification et de classement des documents des associations et autres organismes
de mme nature. Qubec : Association des archivistes du Qubec, 1991, 64 p.
CONSEIL INTERNATIONAL DES ARCHIVES.
Manuel de traitement des archives darchitecture XIXe-XXe sicles. Paris : Conseil international
des archives, 2000, 123 p.
COUTURE, Carol et collaborateurs.
Les fonctions de larchivistique contemporaine. Sainte-Foy, Presses de lUniversit du Qubec,
1999, 559 p.
COUTURE, Carol et Jean-Yves Rousseau.
Les archives au XXe sicle : une rponse aux besoins de ladministration et de la recherche.
Montral : Universit de Montral, 1982, 491 p.
GAGNON-ARGUIN, Louise.
Typologie des documents des organisations. De la cration la conservation. Sainte-Foy :
PUQ, 1999, 432 p.
GAREAU, Andr.
Guide de gestion des archives dentreprises. Montral : Rseau des archives du Qubec,
2003, 314 p.
GUIDE DE GESTION DES ARCHIVES DE MAISONS DDITION.
Montral : Bibliothque nationale du Qubec; publi en collaboration avec les Archives
nationales du Qubec, 2005, 80 p.
INSTITUT ROYAL DARCHITECTURE DU CANADA et les dix associations provinciales de
larchitecture. Manuel canadien de pratique de larchitecture. Canada : Programme canadien
daide la pratique, c1999-.
Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation. Lois refondues du Qubec,
chapitre C-1.1.
Rglement sur la cessation dexercice dun membre de lOrdre des architectes du Qubec.
Lois refondues du Qubec, chapitre A-21, r. 2.1.
Rglement sur la tenue des dossiers, du registre et des bureaux des architectes. Lois refondues
du Qubec, chapitre A-21, r. 14.

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83

ORDRE DES ARCHITECTES DU QUBEC