Vous êtes sur la page 1sur 30

TUDE

La dontologie du
mtier darchiviste*
Diane Baillargeon

QUEST-CE QUE LA DONTOLOGIE ?

epuis quelques annes, les notions de dontologie et dthique sont sur toutes
les lvres. Pour preuve, il ny a qu regarder la multiplication des chaires sur ce sujet
dans les universits de mme que celle des ouvrages et des revues spcialises sur la
question. (LEncyclopdie de lAgora 2004) Sans vouloir jouer les rabat-joie, il faut
prendre cette prolifration dintrt avec circonspection et se demander si cet talage
de vertu amne rellement une amlioration des comportements moraux. On na qu
penser aux scandales Enron, Parmalat et autres pour conclure quil ne suffit pas de
parler de morale pour augmenter les comportements thiques, tout comme la paix nest
jamais tant en pril que lorsquon organise des confrences sur le dsarmement.
En tout premier lieu, et pour que lon se comprenne bien, commenons par
dfinir les concepts dthique et de dontologie. Le dictionnaire Robert dfinit la
dontologie comme la thorie des devoirs en morale et lthique comme la science
de la morale . Selon le Bureau canadien des valeurs et de lthique, cette dernire
serait une branche de la philosophie qui sintresse aux comportements humains et,
plus prcisment, la conduite des individus en socit. Lthique [ferait] lexamen de
la justification rationnelle de nos jugements moraux, elle tudie[rait] ce qui est moralement bien ou mal, juste ou injuste. (LEncyclopdie de lAgora 2004) Pour le reste
de cette prsentation, nous parlerons donc dthique lorsquil sagit des valeurs et des
jugements moraux et de dontologie pour dfinir les devoirs et les codes de pratiques
qui en dcoulent.

LA DONTOLOGIE SAPPLIQUE-T-ELLE AU MTIER


DARCHIVISTE ?
De faon gnrale, nous associons lthique aux grands dilemmes moraux qui
secouent nos socits. Les dbats entourant la peine de mort, lavortement, leuthanasie,
de mme que le clonage des fins thrapeutiques ou reproductives sont facilement
* Texte dune confrence donne le 25 mars 2004 dans le cadre de la IVe Journe des archives
organise par lUniversit catholique de Louvain Louvain-la-Neuve en Belgique.

Archives, VOLUME 37, NUMRO 1, 2005-2006

associs des questions thiques. De lavis de tous, il sagit l de vritables problmes


moraux qui peuvent branler les ides prconues et remettre en question les valeurs
fondamentales des individus qui y font face. Mais quen est-il de la pratique archivistique ?
Peut-on vritablement parler de confrontation de valeurs morales lorsquil sagit de
gestion de documents darchives ? Larchiviste, cet tre un peu terne, terr dans son
bureau, enseveli sous des mtres linaires de documents non classs peut-il tre en proie
des dbats de conscience qui lamnent rflchir la notion du bien et du mal ?
Cela peut faire sourire, mais nous qui travaillons dans ce domaine savons bien
que plusieurs questions thiques peuvent se poser dans lexercice de notre profession. Si
ces dbats semblaient absents des proccupations de nos prdcesseurs, ladoption, depuis
une dizaine dannes, de codes de dontologie, dont celui du Conseil international des
archives (CIA), montre bien que les professionnels de larchivistique ont senti le besoin
dadhrer des rgles crites de pratique quils souhaitent voir adoptes par tous.
Le code de dontologie : quelle est son utilit ?
Bien que visant des buts semblables, chaque code de dontologie est diffrent
et reflte la ralit spcifique de son milieu. Nous nous servirons donc, pour illustrer
notre propos, du code de dontologie adopt par le Conseil international des archives
(CIA 2004).
En prambule, celui-ci identifie ses objectifs. On y lit que le code de dontologie
vise fournir la profession archivistique des rgles de conduite de haut niveau []
Il veut aussi sensibiliser les nouveaux membres de la profession ces rgles, rappeler
aux archivistes expriments leurs responsabilits professionnelles et inspirer au public
confiance dans la profession. Ce programme, ambitieux, na cependant pas pour objet
de fournir des rponses des problmes spcifiques mais plutt doffrir un cadre de
rfrence sur lequel se baser en cas de situations dlicates.
Le code de dontologie indique aussi ses limites puisque son adoption par
le CIA ne signifie pas que tous les archivistes doivent y adhrer pour exercer leur
profession. Sa mise en uvre dpend plutt de la bonne volont des institutions
darchives et des associations professionnelles. En ce sens, il est diffrent dun code
dontologique rglementant une pratique professionnelle, il constitue plutt un exercice
dauto-rglementation. La nature mme du travail de larchiviste, rarement travailleur
indpendant offrant ses services directement la population, mais plutt fonctionnaire
au service dune administration ou dun tablissement public, ou employ dun centre
de recherche ou dune entreprise prive, complique la libert de pense sinon daction :
la loyaut premire tant attendue de la part de lemployeur en faveur des objectifs
institutionnels. Des problmes thiques risquent de se produire lorsque ces derniers vont
lencontre du code de conduite propos par le CIA.
Le code de dontologie du CIA : ou les dix commandements
de larchiviste
Le code de dontologie identifie dix prceptes qui dfinissent les rgles de
conduites thiques de la profession darchiviste, ce que jappellerai, pour faire image,
4

Archives, VOLUME 37, NUMRO 1, 2005-2006

les dix commandements de larchiviste . Il nest pas inutile, dans le contexte de cette
confrence, de se les rappeler et de se remmorer certains commentaires qui les accompagnent, auxquels nous ajouterons nos rflexions personnelles.
Les archivistes maintiennent lintgrit des archives et garantissent ainsi quelles
constituent un tmoignage du pass durable et digne de foi.
Le devoir des archivistes est de maintenir lintgrit des documents qui relvent
de leurs soins et de leur surveillance. Dans laccomplissement de ce devoir, ils
considrent les droits, parfois discordants, et les intrts de leurs employeurs, des
propritaires, des personnes cites dans les documents et des usages passs, prsents
et futurs. Lobjectivit et limpartialit des archivistes permettent de mesurer leur degr
de professionnalisme. Les archivistes rsistent toute pression, do quelle vienne,
visant manipuler les tmoignages comme dissimuler ou dformer les faits.
Sil est relativement facile dappliquer cette ligne de conduite dans un contexte
dmocratique en dehors des temps de crise, des exemples rcents dans lactualit
guerre ou scandales financiers nous permettent de mesurer les difficults que
peuvent engendrer des situations conflictuelles ou dlicates. Quil sagisse de redorer
limage dune socit, de noircir un adversaire ou de passer sous silence une action peu
reluisante, il peut devenir tentant pour certains de chercher cacher ou effacer
certaines informations, sinon falsifier des documents. Comment ragiriez-vous si une
telle demande vous tait prsente ou si vous souponniez que des documents aient t
limins ou volontairement modifis ? Dans les grandes organisations publiques o les
employs des services darchives jouissent dune certaine protection pouvant aller jusqu
la syndicalisation ou des programmes visant les dnonciations de malversations, il
peut tre relativement facile de suivre les rgles thiques, mais ailleurs ? Est-ce toujours
facile, sinon possible, de rsister aux pressions exerces, subtilement ou non, par un
suprieur ?
Sans aller jusqu des situations extrmes, je relaterai, plus loin dans lexpos,
des cas vcus au Canada qui peuvent sapparenter de telles actions. Rien ne permet
de croire que des archivistes aient alors t impliqus mais cela aurait pu se produire.
Les archivistes traitent, slectionnent et maintiennent des archives dans leur
contexte historique, juridique et administratif, en respectant donc leur provenance,
prservant et rendant ainsi manifestes leurs interrelations originelles.
Les archivistes agissent en conformit avec les pratiques et les principes gnralement reconnus. Dans laccomplissement de leur mission et dans leurs fonctions, les
archivistes se conforment aux principes archivistiques rgissant la cration, la gestion
et le choix de la destination des archives courantes et intermdiaires, la slection
et lacquisition de documents en vue de leur archivage dfinitif, la sauvegarde, la
prservation et la conservation des archives dont ils ont la charge, et le classement,
lanalyse, la publication et les moyens de rendre les documents accessibles. []Les
archivistes favorisent le rapatriement des archives dplaces.
De tout ce qui prcde, la partie la plus dlicate concerne la dernire phrase :
les archivistes favorisent le rapatriement des archives dplaces. Le font-ils mme
lorsque cette pratique va lencontre de la politique de leur institution ? On peut faire
une analogie avec le contentieux qui divise aujourdhui la Grce et lAngleterre au
sujet des vestiges du Parthnon. Le code de dontologie du Conseil international des

Archives, VOLUME 37, NUMRO 1, 2005-2006

muses1 devrait favoriser leur restitution en Grce. Quen est-il vritablement ? Dans les
tats dmocratiques, il est toujours possible de trouver une voie pour faire connatre
ses opinions, tenter de convaincre ou, si le choix heurte vritablement nos principes,
de dmissionner. Mais est-ce pareil partout ?
On sait par ailleurs que des collaborations sont mises en place entre les tats
pour faciliter le partage de linformation. Les nouvelles technologies de linformation et
de la communication (TIC) sont cet effet dun grand secours, permettant de numriser
et de rendre accessibles des milliers de pages de documents intressant plusieurs pays.
Louverture rcente du portail Archives Canada-France constitue une belle illustration
de ce qui peut tre ralis pour faciliter laccessibilit des archives do quelles viennent.
Dans dautres cas cependant, le litige porte sur la proprit matrielle des documents
originaux. Les pays ayant danciennes colonies qui accdent lindpendance peuvent
vivre ce problme et le poids des archivistes dans les dcisions politiques entourant le
rglement de ces contentieux ne pse srement pas trs lourd. Il convient nanmoins
quils tentent de trouver des solutions satisfaisantes pour toutes les parties et quune fois
la dcision prise, ils mettent tout en uvre pour en faciliter lexcution.
Les archivistes prservent lauthenticit des documents lors des oprations de
traitement, de conservation et dexploitation.
Les archivistes font en sorte que la valeur archivistique des documents, y compris
les documents lectroniques ou informatiques, ne soit pas diminue par les travaux
archivistiques de tri, de classement et dinventaire, de conservation et dexploitation.
Sils doivent procder des chantillonnages, ils fondent leur dcision sur des
mthodes et des critres srieusement tablis. Le remplacement des originaux par
dautres supports est dcid en considrant leurs valeurs lgales, intrinsques et
dinformation. Lorsque des documents exclus de la consultation ont t retirs
momentanment du dossier, ils le font savoir lusager.
Les questions de lvaluation, de mme que le tri et lchantillonnage qui
en rsultent, constituent souvent une pomme de discorde entre les archivistes et les
chercheurs. Au Qubec, la dcision prise la fin des annes 1980 dchantillonner
les dossiers judiciaires a ainsi soulev la polmique parmi les chercheurs qui utilisent
ces sources. Sil nest pas toujours possible de tout conserver, les archivistes ont tout de
mme le devoir dutiliser les mthodes dchantillonnage les mieux adaptes au corpus
documentaire vis et de bien documenter la mthode retenue.
Les archivistes assurent en permanence la communicabilit et la comprhension
des documents.
Les archivistes conduisent leur rflexion sur le tri des documents conserver ou
liminer, prioritairement en fonction de la ncessit de sauvegarder la mmoire de
lactivit de la personne ou de linstitution qui les a produits ou accumuls, mais
galement en fonction des intrts volutifs de la recherche historique. Les archivistes
sont conscients que lacquisition de documents dorigine douteuse, mme de grand
intrt, est de nature encourager un commerce illgal. Ils apportent leur concours
leurs collgues et aux services comptents pour lidentification et la poursuite des
personnes suspectes de vols de documents darchives.
Le vol de documents darchives reprsente un flau dans les salles de recherche.
Sans tre exemptes de ce type dexaction, les salles de consultation canadiennes
6

Archives, VOLUME 37, NUMRO 1, 2005-2006

bnficient en quelque sorte de la faiblesse du march pour la revente et de labsence


de budget dacquisition des services darchives, mais ailleurs ce problme est criant.
En refusant dacqurir des documents dont lorigine nest pas garantie, les archivistes
peuvent faire beaucoup pour dcourager ce type de crime. Certains pourraient cependant
arguer quil est prfrable quune institution recueille des documents quelle pourra
rendre accessibles aux chercheurs plutt que de les voir sortir du pays ou entrer dans
des collections prives, ce qui revient les soustraire aux yeux des chercheurs. Que
faut-il en penser ?
Les archivistes rpondent du traitement des documents et en justifient les modalits.
Les archivistes ne se proccupent pas seulement de la collecte des documents
existants, mais aussi cooprent avec les gestionnaires de documents de faon ce
que, dans les systmes dinformation et darchivage lectronique, soient prises en
compte ds lorigine les procdures destines la sauvegarde des documents de
valeur permanente. Les archivistes, quand ils ngocient avec des services versants
ou des propritaires de documents, fondent leur dcision, le cas chant, sur
tous les lments suivants : autorisations de versement, de donation ou de vente ;
arrangements financiers ; plans de traitement ; droits de reproduction et conditions
de communicabilit. Ils gardent une trace crite des entres de documents, de leur
conservation et traitement.

Documenter larrive des archives dans un dpt constitue une autre obligation
professionnelle des archivistes qui revt une dimension thique. Sassurer que les
informations ncessaires la gestion des documents dont ils ont la garde sont compltes
et exactes permet den garantir la provenance, lment essentiel aux oprations
archivistiques.
Les archivistes facilitent laccs aux archives du plus grand nombre possible
dutilisateurs et offrent leurs services avec impartialit tous les usagers.
[] Les archivistes rpondent avec courtoisie, et avec le souci daider, toutes les
recherches raisonnables portant sur les documents dont ils assurent la conservation,
et encouragent leur usage par le plus grand nombre dans les limites poses par la
politique des institutions dont ils dpendent, la ncessit de prserver les documents,
le respect de la lgislation, de la rglementation, des droits des individus et des
accords avec les donateurs. Ils motivent les restrictions aux ventuels demandeurs,
et les appliquent avec quit. Les archivistes dcouragent les limitations daccs et
dutilisation des documents quand elles sont draisonnables, mais peuvent accepter,
voire suggrer des restrictions clairement dfinies et dune dure limite quand
elles sont la condition dune acquisition. Ils observent fidlement et appliquent
avec impartialit tous les accords passs au moment dune acquisition, mais, dans
lintrt de la libralisation de laccs aux documents, ils peuvent rengocier les
clauses quand les circonstances changent.

Les archivistes qui on confie des documents ne peuvent faire fi des conventions
dacquisition signes avec les donataires ou des ententes ngocies avec des services
verseurs sans encourir un risque norme de perte de crdibilit qui reviendrait tarir
la source mme des acquisitions. Il faut cependant faire comprendre aux donateurs
limportance de limiter les restrictions lorsque celles-ci sont injustifies ou non conformes

Archives, VOLUME 37, NUMRO 1, 2005-2006

la lgislation existante. Manuvrer entre les cueils poss par les droits des uns et des
autres peut facilement devenir un lment sensible de la pratique de tout archiviste.
Les archivistes visent trouver le juste quilibre, dans le cadre de la lgislation
en vigueur, entre le droit au savoir et le respect de la vie prive.
Les archivistes veillent ce que la vie des personnes morales et des individus,
ainsi que la scurit nationale soient protges sans quil soit besoin de dtruire
des informations, surtout dans le cas des archives informatiques o leffacement
des donnes et la rinscription sont pratique courante. Les archivistes veillent au
respect de la vie prive des personnes qui sont lorigine ou qui sont le sujet des
documents, surtout pour celles qui nont pas t consultes pour lusage ou le sort
des documents.

La question de lquilibre entre laccs linformation et la protection de la vie


prive constitue un lment extrmement dlicat qui se pose dans pratiquement toutes
les socits. Plus quun problme dthique personnelle, cette question dquilibre est
aussi et je dirais souvent - pose dans la lgislation nationale mme et dans la culture
des institutions. Le balancier passe souvent dun extrme lautre et il est du devoir
des archivistes didentifier les enjeux et de sensibiliser les autorits face aux abus qui
peuvent survenir. Nous y reviendrons en dtails plus loin.
Les archivistes servent les intrts de tous et vitent de tirer injustement de leur
position des avantages pour eux-mmes ou pour quiconque.
[] Les archivistes ne collectionnent pas de documents originaux ni ne participent
un commerce de documents pour leur compte. Ils vitent les activits qui pourraient
crer dans lesprit du public limpression dun conflit dintrt. []. Ils ne rvlent
ni nutilisent les informations quils ont pu obtenir par leur travail dans les fonds
darchives dont laccs est limit. []. En ce qui concerne lexploitation de leurs
fonds darchives, les archivistes nutilisent pas leur connaissance des dcouvertes faites
par un chercheur, et quil naurait pas encore publies, sans lavertir au pralable
de leur intention den tirer parti. []

La question entourant lthique des recherches personnelles effectues par des


archivistes dans le cadre de leur travail revt une importance particulire dans les pays
o ces activits sont choses courantes. Que les archivistes poursuivant des recherches
personnelles ne tirent pas davantages personnels du fait de leur position et de leur accs
privilgi aux fonds darchives nous apparat tout fait conforme un comportement
thique. Mais peut-on vritablement faire fi de linformation venue notre connaissance
dans le cadre de nos fonctions ? Nous nous interrogeons aussi sur la dernire phrase
des commentaires qui laisse entendre quil serait thique de tirer avantage du travail
dautrui, en autant que cette personne en soit avise.
Les archivistes cherchent atteindre le meilleur niveau professionnel en renouvelant
systmatiquement et continuellement leurs connaissances archivistiques et en
partageant les rsultats de leurs recherches et de leur exprience.
Les archivistes sefforcent de dvelopper leur savoir professionnel et leurs
connaissances techniques, de contribuer aux progrs de larchivistique, et de veiller
ce que les personnes quil leur appartient de former et dencadrer, exercent leurs
tches avec comptence.
8

Archives, VOLUME 37, NUMRO 1, 2005-2006

La formation continue constitue un moyen de rester lafft des nouvelles


connaissances. Il est du devoir des professionnels de larchivistique comme des autres
professionnels de demeurer alertes et de parfaire leur formation.
Les archivistes travaillent en collaboration avec leurs collgues et les membres des
professions voisines afin dassurer universellement la conservation et lexploitation
du patrimoine documentaire.
Les archivistes cherchent stimuler la collaboration et viter les conflits avec
leurs collgues, en rsolvant les difficults par lencouragement respecter les
normes archivistiques et lthique professionnelle. Les archivistes cooprent avec les
reprsentants des professions parallles dans un esprit de respect et de comprhension
mutuelle.
Nous vivons dans un monde o linterpntration entre les professions est de
rigueur. Il est impossible de vivre en vase clos et la collaboration avec les bibliothcaires
et les informaticiens, pour ne nommer que ceux-l, permettra de garantir la prennit
des informations numriques. Trop longtemps uniquement associe lhistoire,
larchivistique doit tre une profession ouverte aux autres sciences de linformation et
des ponts doivent tre lancs dans le meilleur intrt de la sauvegarde et de la mise en
valeur de nos collections.

ILLUSTRATION DE DEUX PROBLMES THIQUES APPLICABLES


AUX ARCHIVES : LA DESTRUCTION DE DOCUMENTS ET
LACCESSIBILIT DES ARCHIVES
Comme nous venons de le voir, la dontologie du mtier darchiviste peut revtir
plusieurs formes. Nous avons dcid de limiter ltude que nous en faisons aujourdhui
deux grands thmes, soit les questions de destruction ou de falsification de documents et
les problmes lis laccessibilit des archives. Pour ce faire, nous recenserons quelques
situations qui se sont produites au Canada et ailleurs dans le monde en rapport avec
ces questions.
La destruction de documents
La destruction de documents en cas de conflits ou de catastrophes naturelles :
faut-il intervenir et comment ?
Des vies humaines perdues, des familles rfugies, des enfants
blesss, protger des monuments dans ces conditions ? Pourquoi ? Un jour, le conflit prendra fin Un jour les gens
rentreront chez euxDune faon ou dune autre, il faudra
reconstruire les vies brises (UNESCO 2004)

Depuis quelques annes, lactualit mondiale a priodiquement ramen la


question des archives dplaces, limines ou en pril lavant-plan de nos proccupations. Les conflits en Irak et dans les Balkans, de mme que les catastrophes naturelles
ont donn lieu des situations dramatiques pour les populations concernes mais
aussi pour leurs archives. Saisie ou limination volontaire des registres dtats civils
sciemment orchestre pour dpouiller des populations de leurs droits, dtrioration ou
pertes darchives pour cause dinondations exceptionnelles, les dernires annes ont t

Archives, VOLUME 37, NUMRO 1, 2005-2006

riches en vnements qui ont rappel la fragilit des archives en cas de conflits arms
ou de catastrophes naturelles.
Si les premires penses lors de ces situations dramatiques vont vers les
populations civiles qui en sont les principales victimes, des voix slvent aussi pour
sauvegarder le patrimoine culturel dont les archives font partie intgrante. Ce nest jamais
cependant sans un certain malaise que les dbats se font pour valuer si et quand il
faut intervenir. Le faire trs tt peut donner limpression de se proccuper plus du sort
des papiers que de celui des humains, le faire plus tard peut mettre en pril lutilit
de la raction.
Premire question : faut-il ragir ? La rponse est oui, sans hsiter. Tenter de
sauver le patrimoine culturel mondial relve de notre devoir autant en tant qutre
humain partageant ce patrimoine qui fait la richesse de lhumanit quen tant
quarchiviste, seul professionnel habilit apporter notre expertise en ce domaine. On
a vu se crer des organisations comme Mdecins sans frontires, Journalistes sans
frontires et mme Clowns sans frontires, chacun apportant sa pierre ldification
dun monde meilleur. Les archivistes ont aussi leur champ de comptence faire valoir
et mettre la disposition de la communaut internationale.
Celle-ci sest dailleurs organise par lentremise du Comit international du
Bouclier bleu (CIBB)/International Committee of the Blue Shield (ICBS). Sappuyant
sur la convention pour la protection des biens culturels en cas de conflits arms adopte
La Haye le 14 mai 1956, le CIBB a t cr en 1996 par le Conseil international des
archives (CIA), le Conseil international des muses (ICOM), le Conseil international
des monuments et sites (ICOMOS) et la Fdration internationale des associations de
bibliothcaires et des bibliothques (IFLA) pour protger le patrimoine culturel menac
(CIBB 2004). Depuis lors, le CIBB prend position dans les conflits tels la guerre des
Balkans, la guerre en Irak ou lors de catastrophes naturelles comme les inondations en
Rpublique tchque lt 2002. En 1999, il a sembl que le premier protocole de La
Haye ntait plus suffisant pour protger adquatement le patrimoine et un deuxime
protocole fut adopt. Fort de lexprience des conflits rcents, le deuxime protocole
cherche, notamment, protger les biens culturels, dont les archives, contre toute
transformation ou changement dutilisation, de biens culturels visant dissimuler ou
dtruire des lments de tmoignage de caractre culturel, historique ou scientifique.
(UNESCO 2003)
Tout cela est bel et bon, mais il pourrait tre facile de se reposer sur cette
structure internationale et ne pas simpliquer lorsque les archives sont en pril. Pourtant,
nous pouvons faire quelque chose pour la sauvegarde du patrimoine culturel, soit en
soutenant les actions du CIBB, en participant la cration de comits locaux ou en
simpliquant activement dans les comits existants et en faisant adopter des rsolutions
dappui qui, sadditionnant les unes aux autres, dmontrent que le monde nest pas
indiffrent aux actions visant, directement ou par des dommages collatraux comme
nous disons maintenant, des biens culturels.
La destruction de documents compromettant : le cas de la Somalie, du sang
contamin, etc.
Il ny a pas que lors de conflits arms ou de catastrophes naturelles que des
archives sont dtruites ou falsifies. Les crises politiques ou financires amnent leurs
10

Archives, VOLUME 37, NUMRO 1, 2005-2006

lots de destruction inconsidre de documents pour protger les organisations et les


individus qui risquent dtre blms ou mis en accusation cause de certaines de leurs
actions.
Nous pourrions citer plusieurs cas un peu partout dans le monde. Nous nous
contenterons de rappeler deux situations qui, au milieu des annes 1990, ont fait lobjet
de plaintes formelles auprs du Commissaire linformation du Canada, soit le cas de
la Somalie et celui du sang contamin.
Le cas de la Somalie
Rappelons les faits. En avril 1993, un contingent canadien est envoy en Somalie.
Le 16 avril, un jeune Somalien de 16 ans est arrt par des soldats canadiens alors quil
se trouvait dans un camp amricain abandonn situ proximit du camp canadien.
Amen dans un bunker qui servait de prison, il meurt quelques heures plus tard des
suites des coups ports par le soldat Kyle Brown et le caporal-chef Clayton Matchee. Ce
dernier tentera de se suicider quelques jours plus tard se causant des lsions permanentes
qui lempcheront dtre cit son procs. Quant au soldat Brown, il copera de cinq
annes de prison, peine somme toute faible par rapport au crime reproch.
Il nest pas besoin de dcrire lhorreur que ces gestes inqualifiables ont cause
au Canada. Dautant plus que ces actes ntaient pas les seuls tre survenus et quune
enqute dmontrera aussi le climat malsain qui rgnait au sein de ce commando
aroport qui sera finalement dmantel. Le gouvernement fdral, le ministre de la
Dfense nationale et les Forces armes canadiennes tentent alors de minimiser laffaire
et de camoufler certains faits en procdant la destruction de documents, la falsification
doriginaux, etc. Une commission denqute est institue et des plaintes sont formules
au Commissaire linformation, John W. Grace. Dans son rapport annuel de 1996-1997,
celui-ci numre les actions poses par le ministre de la Dfense nationale pour saper
le droit du public linformation :
falsifier des documents avant de les communiquer un requrant sans
informer celui-ci des changements apports et sans invoquer des exceptions
prvues par la Loi ;
dtruire des documents originaux pour quil soit impossible de dceler les
modifications ;
exagrer normment le nombre dheures consacres la recherche
et lexamen de documents demands en vertu de la Loi sur laccs
linformation ;
restreindre le plus possible linterprtation des demandes daccs et de ce fait,
en adhrant servilement la lettre de la Loi, enfreindre lesprit de la Loi ;
disperser des documents habituellement gards en un seul endroit dans de
nombreux emplacements au ministre de faon augmenter les frais pour
les requrants ;
prendre la peine de ne rien mettre par crit ou dcrire sur des feuillets
autocollants faciles enlever si une demande daccs est prsente ;
viter dtablir des comptes rendus de runions de crainte que des demandes
daccs soient prsentes ;

Archives, VOLUME 37, NUMRO 1, 2005-2006

11

mal effectuer la recherche de documents demands en vertu de la Loi sur


laccs linformation ;
faire participer des cadres suprieurs au suivi des demandes daccs prsentes
par certains requrants ;
divulguer sur une large chelle au sein de linstitution et, loccasion,
lextrieur, le nom des requrants ;
ne pas tenir compte des dlais de rponse pour satisfaire aux dsirs des
cadres suprieurs, pour prolonger encore les processus dautorisation et pour
permettre llaboration de rponses aux mdias ;
traiter les fichiers dinformation comme sil sagissait dune proprit prive
et, de ce fait, les exclure de la Loi sur laccs linformation ;
adopter comme principe de censurer les rponses aux demandes daccs,
cest--dire refuser de divulguer linformation en cas de doute quant aux
consquences possibles de la communication un principe qui a t
expressment rejet par la Cour fdrale ;
attaquer publiquement les motivations dun requrant qui a utilis la Loi
sur laccs linformation pour trouver des squelettes dans le placard du
MDN ;
tarder rpondre aux demandes pendant tellement longtemps que certains
requrants ont perdu leur droit de porter plainte auprs du Commissaire
linformation ; ce droit doit tre exerc dans un dlai dun an compter de
la date de la prsentation de la demande. (Le commissaire linformation
du Canada 1997, 17-18)
Grce quelques fonctionnaires qui ont refus dexcuter des ordres contraires
la Loi sur les Archives nationales du Canada et la Loi sur laccs linformation,
des documents ont pu tre sauvs. Esprons que des archivistes ou des gestionnaires
de documents taient du nombre. Ce triste pisode montre la difficult dappliquer
des lois qui dpendent, en grande partie, de la conduite thique des administrations
et des administrateurs en cas de crise. Sil est facile dtre transparent lorsquon a rien
se reprocher, la vertu est de continuer de ltre en priode de turbulence. Cest ce
moment que lapplication de rgles dontologiques devient ncessaire. Au Canada,
lapplication des lois sur laccs relve plus souvent des services juridiques ou des
hautes instances situes plus prs de la direction que des archivistes. Ces derniers ont
cependant le devoir moral dempcher la falsification ou la destruction de documents
ou de dnoncer de telles actions lorsquelles se produisent. Les lois devraient aider en
ce sens, en prvoyant des sanctions svres envers les contrevenants et en protgeant
les fonctionnaires qui dnoncent de telles pratiques. Au moment o ces vnements se
sont produits, ni la Loi sur les Archives nationales du Canada, ni la Loi sur laccs
linformation ne prvoyaient de sanctions pour ceux qui, dans le but dentraver le droit
daccs du public, cachaient, falsifiaient ou liminaient un document ou ordonnaient,
conseillaient ou amenaient quelquun cacher, falsifier ou liminer un document.
Depuis 1999, ces lacunes sont corriges et la Loi sur laccs linformation prvoit des
peines maximales de deux ans demprisonnement et des amendes maximales de dix
mille dollars pour les contrevenants.
12

Archives, VOLUME 37, NUMRO 1, 2005-2006

Le scandale du sang contamin


Le cas du Comit canadien du sang constitue un autre pisode dmontrant la
prsance de la protection dune organisation sur le droit linformation. Dans la foule
de ce qui est devenu une tragdie humaine lie la transmission du virus du HIV et
de lhpatite C par le truchement de transfusions sanguines, plusieurs pays, dont le
Canada ont t secous dapprendre que les autorits responsables nont pas pris toutes
les prcautions ncessaires pour garantir la qualit du sang servant aux transfusions.
Plusieurs hmophiles, particulirement vulnrables, ont t contamins par des produits
sanguins non chauffs ou par un approvisionnement non scuritaire. Au moment o
ce scandale clate au Canada et quune commission denqute est mise sur pied, on
apprend que le Secrtariat du Comit canadien du sang, organisme qui relve de Sant
Canada, a dcid de dtruire des enregistrements et des transcriptions de procs-verbaux
de runions qui se sont droules entre 1982 et 1989. Cette limination sest dcide
lors de la runion des 16, 17 et 18 mai 1989 Winnipeg, de crainte que ces transcriptions, contenant des renseignements dlicats, puissent tre demandes en vertu de la
Loi sur laccs linformation. Or, il appert quune demande formule quelques jours
auparavant visait justement une partie de ces documents.
Llimination sest faite sans en rfrer lArchiviste national du Canada qui, seul,
a le pouvoir dautoriser la destruction de documents. Le Secrtariat a aussi enfreint la
Loi sur laccs linformation en liminant des documents touchs par une demande
daccs.
Ces deux situations illustrent la fois la faiblesse et la force de telles lois. Elles
mettent en lumire limportance des choix individuels, quils soient le fait darchivistes,
de gestionnaires de documents ou dautres fonctionnaires, dans le respect de lesprit et
de la lettre des lois existantes et dans lapplication de codes de pratiques dontologiques.
Si on peut dplorer que de telles actions soient poses, on ne peut que se rjouir du fait
que la socit ait mis en place des mcanismes et des institutions qui ont la capacit
de les dnoncer ouvertement. Lopprobre public qui sensuit constitue une punition
plus importante que nimporte quelle amende et les dnonciations mdiatiques qui en
dcoulent ont un effet pdagogique certain et servent, plus que toutes les campagnes
dinformation, clairer les citoyens sur leur droit et sensibiliser les fonctionnaires
aux consquences de tels actes.
Limportance des choix individuels en temps de crise reprsente encore et toujours
la meilleure garantie de lapplication dune loi. Comme le Code criminel nempche pas
des crimes de se commettre tous les jours, une lgislation seule ne peut venir bout
de la manie du secret. Il est essentiel que ceux et celles qui ont la responsabilit de la
conservation et de laccs linformation aient une sensibilit particulire au droit du
public linformation et un comportement thique exemplaire en matire de protection
de linformation.
La destruction de documents au moment des changements de gouvernements
En dehors des priodes de crise, il existe un autre moment o la conservation des
archives est mise en pril : cest lorsque surviennent des changements de gouvernement.
Limage de membres ou du personnel politique du gouvernement perdant passant

Archives, VOLUME 37, NUMRO 1, 2005-2006

13

la dchiqueteuse des mtres de documents est devenue un clich qui, comme tous les
clichs, contient la fois une part de vrit et une part dexagration. Les lgislations
archivistiques excluent en gnral de leur application les documents des membres des
Assembles nationales et les documents des partis politiques, ces derniers tant considrs
comme des archives prives. La difficult rside dans la diffrenciation entre les archives
publiques dcoulant des actions poses par le gouvernement et les documents privs
rsultant dactivits partisanes. Sans parler des documents crs en tant que membres
de lAssemble nationale et ce titre exclus de lapplication de la loi mais non dnus
dintrt pour comprendre le droulement des affaires.
Comment distinguer les uns des autres ? Comment sassurer que lon nlimine
pas les uns en voulant soustraire les autres du regard du nouveau titulaire de la fonction ?
Quel est le rle des archivistes en cette matire ? Lthique et les codes de dontologie
peuvent-ils nous tre dun quelconque secours ces moments cruciaux ? Cela fait
beaucoup de questions auxquelles nous tenterons de rpondre.
Savoir distinguer les documents publics des documents privs , diffrencier
ceux soumis la lgislation nationale de ceux qui en sont exclus nest pas une mince
affaire. Cest une responsabilit partage qui doit tre assume aussi par les archivistes.
Ceux-ci ont dabord la responsabilit dinformer les lus de leurs obligations en fonction
de la loi, ensuite de les aider bien lappliquer. Ce nest pas au lendemain de llection
qui voit un changement de gouvernement tre dcid par la population quil faut
agir mais tout au long du mandat du reprsentant du peuple. Ds aprs llection, les
archivistes doivent sensibiliser les nouveaux lus aux exigences de la Loi sur les archives
qui prvaut dans le pays ou la province en question et les aider mettre en place des
systmes dinformation performants qui leur permettront de grer de faon diffrencie
leurs documents publics et privs. Pendant toute la dure du mandat des lus, les
archivistes doivent les soutenir en matire de gestion de linformation de faon ce
que ces derniers aient le rflexe de faire appel eux en cas de doute avant dliminer
des documents. Avant une lection, les archivistes doivent prparer la documentation
qui pourra tre mise leur disposition au lendemain de llection. Si celle-ci marque
la fin du mandat dun lu ou dun parti, les archivistes doivent tre prts intervenir
en ritrant les rgles et en apportant le support pour leur application.
Lthique est en fait autant, sinon plus, du ct des lus et du personnel politique,
mais il est primordial que les archivistes adoptent aussi un comportement thique en
assurant la sauvegarde des documents publics, ainsi quen dnonant, le cas chant,
les destructions inconsidres.
Laccessibilit des archives
Le ncessaire quilibre entre laccessibilit des archives et la protection des
renseignements personnels
Le travail des archivistes en matire dacquisition et de diffusion des archives
fait de ceux-ci des intermdiaires entre deux approches de linformation : une qui la
peroit comme un bien commun rendre accessible et une autre qui la voit comme un
bien personnel protger. premire vue contradictoires, ces deux visions constituent
en fait les ples dun mme phnomne mettant, selon les circonstances, laccent sur
14

Archives, VOLUME 37, NUMRO 1, 2005-2006

le caractre social ou sur la nature prive des documents. Les diffrentes fonctions des
archivistes les amnent donc rechercher constamment lquilibre entre ces ples, en
tenant compte du contexte de la cration et de lacquisition de linformation, de mme
que des valeurs sociales et prives de cette information. (AAQ 1997, 12-13)
Les principes thiques inscrits dans le code de dontologie du CIA, particulirement au chapitre 7, et auxquels devraient souscrire les archivistes, les engagent dailleurs
tendre vers cet quilibre entre le droit de savoir et le respect de la vie prive. Le
paradoxe veut que ces deux principes soient protgs pour assurer la sauvegarde du
caractre dmocratique de nos socits.
Autant il est important que soit protg le droit des citoyens de conserver pour
[eux-mmes] [leurs] opinions politiques, religieuses, sociales et autres et le processus par
lequel il[s] les [ont] acquises (AAQ 1997, 13) autant il est essentiel de rendre accessible
linformation publique de manire
rendre le gouvernement plus transparent et, par consquent, plus responsable :
[] rvler et prvenir les extravagances ou le gaspillage ou les deux, [] rendre
les citoyens mieux mme de juger du rendement de leurs gouvernements et, par
consquent, en faire des lecteurs plus clairs ; [et finalement, ] concrtiser le principe voulant que linformation recueillie des fins publiques et paye par le peuple
appartienne au peuple. (Le commissaire linformation du Canada 1996, 3)
La valeur des renseignements personnels pour la socit
Les renseignements personnels revtent aussi un caractre social dont il convient
de tenir compte. La recherche en histoire sociale et la rdaction de biographies historiques
ne sont que deux exemples montrant lutilisation qui peut tre faite des renseignements
personnels.
La mmoire donne un sens et une identit aux personnes et aux socits : cette
mmoire est individuelle ou collective, slective et affective, volontaire et involontaire. Lindividu sollicite sa mmoire, y compris celle de ses liens avec la socit
[].Toute socit a besoin de se rappeler autant de ses personnalits notoires que
de lensemble de ses membres. Et cette mmoire collective, son tour, enrichit la
mmoire individuelle de chacun [] de ses membres. (AAQ 1997, 14)
Dans ce contexte, il faut trouver un quilibre entre le droit loubli dun individu
et le droit de la socit de connatre son pass non seulement par des abstractions
statistiques, mais par lillustration de comportements individualiss.
La directive europenne
Cet quilibre est prsent dans la Directive du parlement europen et du Conseil
du 24 octobre 1995 relative la protection des personnes physiques lgard du
traitement des donnes caractre personnel et la libre circulation des donnes
(Directive europenne) (Parlement europen 1995). Cette directive dfinit entre autres
les conditions gnrales de traitement et de transfert des donnes caractre personnel
entre les tats membres. Tout en affirmant limportance du respect de la vie prive, la
Directive fait une place importante lutilisation de linformation des fins historiques,
statistiques ou scientifiques, en plus de prendre en compte la protection naturelle accor-

Archives, VOLUME 37, NUMRO 1, 2005-2006

15

de aux donnes contenues dans des dossiers non structurs selon des critres relatifs
une personne et dont le traitement est entirement manuel.
La distinction entre dossiers structurs et non structurs constitue un premier
lment prendre en compte dans llaboration des mesures de protection mettre en
place pour garantir le respect de la vie prive.
Retracer des renseignements personnels, mmes isols, dans des dossiers informatiss
structurs selon des critres qui ne sont pas relatifs aux personnes, demeure
relativement facile grce aux fonctions de recherche des logiciels. Toutefois, retracer
manuellement ces mmes renseignements est presque irralisable compte tenu des
ressources dont disposent les organismes concerns. (AAQ 1997, 17)

Pourtant, certains renseignements personnels peuvent se retrouver dans des dossiers


portant sur des sujets varis. Est-ce possible de les retracer, les identifier et les masquer
avant de les rendre accessibles ? Pour le faire, il faudrait lire des milliers de page, ligne
ligne. Qui peut se permettre une telle recherche ? Perdus lintrieur de documents, ces
renseignements sont donc protgs contre des utilisations abusives ou malveillantes.
La question du traitement manuel ou informatis constitue une autre donne
importante dans lanalyse de la situation. Avant larrive des technologies de linformation et de la communication (TIC) qui facilitent le traitement et la recherche massive
dinformations, la protection des renseignements personnels ne revtait pas un caractre
si sensible. Si les technologies ont augment les risques datteinte la vie prive, dans
le mme temps leur dveloppement a accru la sensibilit des gens ce sujet. En 1970,
seulement 24% des Amricains taient soucieux du respect de la vie prive. (Venne
1996, B1) En acclrant les possibilits daccder linformation, les TIC ont du mme
coup augment la crainte dutilisations illicites des renseignements personnels ou le
couplage de donnes des fins administratives pouvant donner lieu des utilisations
par ltat qui iraient lencontre des intrts des personnes concernes.
Les donnes personnelles contenues dans des dossiers structurs selon des
critres relatifs une personne et dont le traitement est entirement ou en partie automatis doivent donc jouir dune protection plus importante que celles contenues dans
des dossiers ou des fichiers non structurs selon des critres relatifs une personne et
dont le traitement est entirement manuel. Ces dernires sont, de ce fait, exclues de
lapplication de la Directive europenne.
Une autre faon de protger les informations personnelles est de restreindre leur
utilisation des fins compatibles avec celles pour lesquelles elles ont t recueillies. Ce
principe nie cependant la valeur sociale des renseignements personnels qui, suivant cette
rgle, devraient, tre limins ds que les fins pour lesquelles elles ont t recueillies
sont atteintes. Tenant compte de la valeur de ces informations personnelles pour la
socit, le considrant 29 de la Directive europenne indique que
Le traitement ultrieur des donnes caractre personnel des fins historiques,
statistiques ou scientifiques nest pas considr en gnral comme incompatible
avec les finalits pour lesquelles les donnes ont t auparavant collectes, dans la
mesure o les tats membres prvoient des garanties appropries, que ces garanties
doivent notamment empcher lutilisation des donnes lappui de mesures ou de
dcisions prises lencontre dune personne. (Parlement europen 1995)
16

Archives, VOLUME 37, NUMRO 1, 2005-2006

Ces deux mesures, lexclusion des donnes personnelles non structures selon
des critres relatifs une personne et dont le traitement est entirement manuel et la
possibilit dutiliser des renseignements personnels des fins de recherche historique,
statistique ou scientifique, montrent comment la Directive europenne a vritablement
cherch tablir un quilibre entre le droit de lindividu loubli et le droit de la socit
davoir accs aux sources individuelles de son pass. Les diffrentes lgislations nationales devraient sinspirer de ces principes et les archivistes militer pour leur inclusion
dans les textes lgaux de leur pays respectif, si ce nest dj fait, ou leur respect sils y
apparaissent dj.
Le cas des donnes de recensement au Canada
Tous les historiens et les gnalogistes le savent, les donnes nominatives
de recensements regorgent de renseignements personnels rvlateurs dune socit.
Mais quoi de mieux pour comprendre la composition ou lvolution sociologique
dune famille, dun quartier ou mme dune ville que de dpouiller ces donnes ?
Connatre les professions exerces, les stratgies de survie domestique comme la prise
dun pensionnaire un hte payant comme on dirait ici le nombre de pices dont
est compos un appartement, font que les recensements fourmillent de petits dtails
anodins qui font le miel des chercheurs. Ils sont aussi, cest dans leur nature, remplis
de renseignements personnels. Devraient-ils de ce fait tre incommunicables et si oui,
pendant combien de temps ?
La lgislation canadienne avait trouv un quilibre et les donnes nominatives
de recensement taient accessibles au bout de 92 ans en vertu du Rglement sur la
protection des renseignements personnels2. Statistique Canada, agence gouvernementale
responsable des recensements, versait au bout des 92 annes rglementaires les donnes
nominatives des recensements aux Archives nationales du Canada qui les rendaient accessibles. Tout allait trs bien jusquen 1998. Cette anne-l, le responsable de Statistique
Canada, en accord avec le Commissaire la vie prive, refusait de verser les donnes
du recensement de 1906 des provinces de lOuest, arguant que le Premier ministre de
lpoque, Sir Wilfrid Laurier aurait fait une promesse aux Canadiens de conserver ces
donnes de faon confidentielle. Qui plus est, Statistique Canada voulait mme liminer
les donnes et, neut t de lintervention personnelle de lArchiviste national, Jean-Pierre
Wallot, ces informations auraient t perdues.
partir de l, les historiens, les gnalogistes et les archivistes se sont mobiliss
pour convaincre Statistique Canada et le Commissaire la vie prive de verser les donnes
aux Archives nationales du Canada comme le prvoit la lgislation actuelle. La bataille
fut longue et ardue. Lettres ouvertes aux journaux, lettres personnelles envoyes aux
dputs du gouvernement et de lopposition, rsolutions dappuis des socits historiques,
gnalogiques et darchivistes, rien ne fut nglig. Mais ladversaire tait coriace et tenait
sa version du respect de la promesse faite par Laurier aux fermiers de lOuest mme
si aucune trace de cette fameuse promesse na pu tre retrouve.
En 2002, des audiences publiques tenues dans plusieurs villes du Canada
permettent aux uns et aux autres de se faire entendre. Une firme est embauche pour
recueillir les tmoignages et des rsums des journes daudience sont publis sur le
Web. Cest en vain quon y cherche des tmoignages lappui de la thse de Statistique

Archives, VOLUME 37, NUMRO 1, 2005-2006

17

Canada qui, pensant adoucir sa position, avait accouch dune proposition voulant que
seuls ceux pouvant prouver un lien de parent ou un intrt particulier pour certaines
donnes nominatives puissent les consulter.
Au terme de la consultation, un rapport est remis recommandant le versement
immdiat des donnes de 1906 aux Archives nationales du Canada. Cela prendra
encore plusieurs mois avant que les donnes soient finalement transfres et rendues
accessibles.
Que peut-on en conclure et quel est le lien entre cette histoire et le thme de
notre confrence ? Premirement, que dans ce cas lArchiviste national du Canada a fait
face une agence gouvernementale qui refusait de respecter la lgislation concernant
laccs linformation. En loccurrence le comportement thique de lArchiviste national
ne fait pas de doute. Deuximement, quune personne seule ne peut changer les choses
quel que soit son statut et son importance. La communaut tout entire sest mobilise
pendant quatre longues annes pour faire flchir Statistique Canada et le Commissaire
la vie prive qui se rfugiaient tous deux derrire une position qui, premire vue,
pouvait sembler empreinte du respect d la vie prive. Troisimement, quune bataille
nest jamais vritablement gagne puisquil semble que la mme situation soit en train
de se produire pour le recensement de 1911.
Les archives judiciaires : le cas des plumitifs lectroniques
Les archives judiciaires posent un autre problme de conscience important.
Comment concilier la transparence ncessaire ladministration de la justice et la
protection des personnes mises en cause ? Il ne sagit pas l dun dbat facile rgler et
chaque pays trouve la rponse qui lui convient le mieux. Il nen reste pas moins que,
pour que les citoyens aient confiance dans leur systme judiciaire, il faut quil y ait non
seulement justice mais apparence de justice, ce qui prsuppose une transparence non
seulement au moment o la justice est rendue mais aussi dans les archives judiciaires.
Au Qubec, par exemple, la Loi sur laccs aux documents des organismes publics et
sur la protection des renseignements personnels ne sapplique pas aux tribunaux.
[] [L]es documents des tribunaux sont facilement accessibles, grce au rle jou
par les tribunaux judiciaires dans notre systme parlementaire et de la publicit
ncessaire pour garantir lindpendance de la magistrature. Ainsi, seuls certains
cas trs limits prvus par la loi sont ferms la consultation, notamment ceux des
adoptions et des dossiers rgis par la Loi sur les jeunes contrevenants et la Loi sur
la protection de la jeunesse. (Kolish 1992, 139)
Non seulement les dossiers mais galement les plumitifs sont donc accessibles en tout
temps, que les documents soient dans les palais de justice ou aux Archives nationales.
Peu aprs lentre en vigueur du nouveau Code civil du Qubec, le 1er janvier
1994, une vague de fond en faveur de la protection de la vie prive amenait le ministre
de la Justice, proposer une modification importante au principe de la transparence
de la justice. Le ministre de la Justice annonait son intention dadopter une directive
concernant le retrait des dossiers des personnes acquittes ou absoutes des fichiers publics
(les plumitifs) informatiss. Le projet prvoyait que cette mesure serait facultative et
que les personnes dsireuses de laisser leur nom figurer au registre informatis puissent
demander que linformation qui les concerne continue dtre accessible. De plus, la
18

Archives, VOLUME 37, NUMRO 1, 2005-2006

directive ne visait que les plumitifs informatiss, les dossiers continuant de demeurer
accessibles. LAssociation des archivistes du Qubec (AAQ) a tout de suite ragi en
envoyant au ministre une lettre le mettant en garde contre une telle modification du
principe daccessibilit et de transparence.
Bien que les archivistes comprennent la discrimination dont pouvaient faire
lobjet des personnes acquittes ou absoutes, il nous semblait de notre devoir de faire
valoir lintrt suprieur de la transparence de la justice sur le respect de la vie prive.
Les problmes dcoulant de ce projet de directive nous semblaient nombreux : aucune
leve de la confidentialit ntant prvue, les donnes seraient restes confidentielles
pendant 150 ans, dure de la confidentialit des donnes nominatives lpoque. De
plus, rien ntait prvu concernant les donnes dj verses aux Archives nationales
du Qubec.
Finalement, le ministre de la Justice adoptait, en juin 1998, une directive
prvoyant que les plumitifs informatiss resteraient publics. Une disposition permettait
cependant aux personnes acquittes ou absoutes qui le dsirent, de demander ce que
leur nom soit rendu inaccessible. En vertu de la directive adopte, les journalistes, sur
preuve de leur profession continuent davoir accs aux informations confidentielles et les
recherches des fins statistiques, historiques ou sociologiques sont permises, de mme
que la publication des informations recueillies au cours de leur recherche. De plus, cette
directive se limite aux registres et relevs informatiss en matire criminelle tenus par
le ministre de la Justice et ne concerne pas les dossiers eux-mmes, qui continuent
dtre accessibles en tout temps.
La seule intervention des archivistes nest sans doute pas responsable du recul
du ministre mais elle a tout de mme mis en lumire un problme dquilibre entre
le respect de la vie priv et la transparence de la justice. Les archivistes doivent intervenir lorsquils souponnent que cet quilibre est mis en pril par une action de leurs
gouvernants.
Les registres de ltat civil et la gnalogie
Autre exception la Loi sur laccs, les registres de ltat civil. Depuis larrive des
Franais au 17e sicle, lglise et ltat avaient tenu, de faon parallle, des registres dtat
civil naissance, mariage et dcs dun ct, baptme, mariage et spulture de lautre.
Ces registres taient accessibles sans restriction. Pour preuve, lInstitut gnalogique
Drouin, firme se spcialisant dans la constitution darbres gnalogiques, avait fait,
dans les annes 1940, le tour des paroisses pour microfilmer les registres de catholicit
et la Socit gnalogique de lUtah tait installe, depuis 1984, dans les locaux des
Archives nationales du Qubec pour microfilmer les registres de ltat civil et des greffes
de notaires dposs aux Archives nationales du Qubec. Tout cela se faisant sans que
quiconque y voit un problme pour la protection de la vie prive.
Les registres et les actes de ltat civil taient alors rgis par deux articles du
Code civil du Bas-Canada, le premier faisant exigence aux dpositaires des registres de
dlivrer des extraits toute personne en faisant la demande3, le deuxime assurant leur
authenticit. La doctrine et la jurisprudence [taient] [] unanimes sur ce point et
[justifiaient] le caractre public des actes et registres de ltat civil par lintrt des tiers,
lintrt social mme, connatre la condition civile des personnes, notamment pour

Archives, VOLUME 37, NUMRO 1, 2005-2006

19

la scurit des transactions faites avec elles (Loranger 1873, 339). De ce caractre public
dcoulait le droit pour toute personne den obtenir un extrait, cest--dire une copie
intgrale dun acte. Comme il sagit dun droit absolu pour celui qui le demande, il
na mme pas besoin de dire lintrt quil a ni de rendre compte du motif qui le lui
fait demander. (Lavigne 1999, 47)
Arrive 1994 et lentre en vigueur du nouveau Code civil du Qubec. Celui-ci
cre un nouvel organisme, le Directeur de ltat civil qui, seul, a dsormais lautorit de
grer les registres de ltat civil qui eux, sont subitement rendus inaccessibles pendant
90 ans. Les recherches gnalogiques portant sur tout le XXe sicle deviennent alors
pratiquement impossibles. Alarms, les gnalogistes sorganisent. La source est-elle
tarie pour les gnalogistes et autres chercheurs demandent-ils dans un mmoire dpos
lors daudiences publiques tenues sur la rforme du Code civil du Bas-Canada ? Ce
quoi le ministre de la Justice rpond en manifestant une certaine ouverture pour
la recherche dintrt scientifique ou gnalogique en autant que le respect de la vie
prive des citoyens soit assur.
Que sest-il donc pass pour que la situation se renverse ainsi ? La premire
tape de ce processus est ladoption, en 1975, de la Charte des droits et liberts de la
personne par le gouvernement du Qubec. Larticle 5 de la Charte tablit le droit de
toute personne au respect de sa vie prive. la mme poque, les travaux de lOffice de
rvision du Code civil du Bas-Canada se mettent en branle. Celui-ci conclut rapidement
la ncessit dinformatiser la tenue des registres, et sinquite, du mme souffle, des
dangers de cette mcanisation sur la protection des renseignements personnels.
Si le souci de lefficacit commande la mcanisation du systme de ltat civil, en
revanche, il importe de protger le citoyen contre linvasion de sa vie prive menace
par le pouvoir de lordinateur. (ORCC 1978b, 15) Un premier projet de Code civil
modifi intgre ces proccupations en limitant ceux qui le justifient de leur intrt,
lobtention dune copie dun acte tout en laissant une porte ouverte lutilisation des
donnes des fins de recherches historiques et dmographiques. Lintrt justifier
comprend non seulement lintrt individuel, mais lintrt familial et lintrt de celui
qui a t nomm mandataire. (ORCC 1978a) Les commentaires du Comit de ltat
civil de lOffice de rvision du Code civil allaient plus loin en ajoutant : Ainsi, certains
historiens, dmographes ou autres chercheurs peuvent avoir besoin de consulter les
actes de ltat civil. (ORCC, Comit de ltat civil 1973, 42)
Afin de rtablir un certain quilibre, le Directeur de ltat civil signe,
avec la Fdration qubcoise des socits de gnalogie, un protocole dentente
permettant tout membre dune socit de gnalogie ayant personnellement adhr
ce protocole dobtenir une copie de lacte dtat civil (sauf ceux relatant les cas
dadoption, de changement de nom ou de sexe) en justifiant sa position par lintrt
dmontr pour obtenir linformation tel que le prescrit larticle 148 du Code civil du
Qubec. (Racine 1999, 39-40)

Le chercheur doit cependant sengager ne pas publier les rsultats de ses recherches
et ne pas les communiquer ni les utiliser de manire nuire la rputation de tiers
ou leur causer prjudice (Racine 1999). Cette solution ne satisfait pas entirement les
gnalogistes qui veulent continuer de publier les rsultats de leurs recherches.
20

Archives, VOLUME 37, NUMRO 1, 2005-2006

En avril 2002, la Commission daccs linformation tient des consultations


publiques sur les renseignements personnels aux fins de recherche gnalogique, la
procdure daccs aux dits renseignements, la constitution de banques de donnes et
la publication des rsultats de cette recherche, suite une plainte dpose contre une
socit de gnalogie. Toutes les parties prsentes, dont les archivistes, sont unanimes
demander la mise en place dun mcanisme qui permettrait la fois de protger la vie
prive des individus tout en permettant aux gnalogistes de publier leurs travaux.
En juin 2002, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le
secteur priv (Loi sur le secteur priv) est venue rtablir cet quilibre en excluant de
la porte de la loi le matriel journalistique, historique ou gnalogique une fin
dinformation lgitime du public. Les historiens et les gnalogistes peuvent donc plus
facilement tenir des dossiers sur des tiers et publier des renseignements personnels sans
le consentement des personnes concernes.
Ici encore, le travail des archivistes, de concert avec celui des gnalogistes et des
historiens, a beaucoup fait pour lavancement de la cause de laccessibilit dune srie
essentielle des archives civiles momentanment ferme cause des craintes suscites
par lutilisation malveillante de donnes caractre personnel.

LE DROIT DU PUBLIC LINFORMATION


Il est de bon aloi dinvoquer le respect de la vie prive pour justifier la noncommunication des archives. Bien que nous ayons vu que celui-ci doit tre balis en
fonction du besoin de la socit davoir accs aux sources de son pass, il faut aussi faire
attention ce que le respect de la vie prive ne serve dcran des motivations moins
thiques telles que dissimuler de linformation embarrassante. Dans son livre Archives
interdites publi en 1994, Sonia Combe lance un pav dans la mare et dnonce le got
du secret de ladministration franaise. Elle nest pas la seule administration avoir
ce dsir. Il nest pas question ici de lancer la pierre qui que ce soit ; les exemples
canadiens relats plus hauts sont l pour dmontrer que nul nest labri de pratiques
qui vont lencontre de laccessibilit de linformation malgr ladoption durant les
vingt dernires annes de lois sur laccs linformation.
Au moment de ladoption, en 1982, de la Loi sur laccs, certaines personnes
ont mis la crainte que la Loi, qui visait laccessibilit, ne serve finalement qu justifier
les refus de communication. Des documents jusque-l communiqus sans problme
se sont vus, aprs lentre en vigueur de la loi, scruts la loupe pour voir sils ne
correspondaient pas lune ou lautre de ses exceptions. Bien sr, il est difficile priori
de dfinir exactement quels documents seront susceptibles de porter prjudice la
conduite des relations entre le gouvernement du Qubec et un autre gouvernement
(article 19), dentraver le droulement dune procdure devant une personne ou un
organisme exerant des fonctions judiciaires ou quasi judiciaires , (article 28) ou de
nuire de faon substantielle la comptitivit (article 22). Ces exceptions ont le double
dsavantage de ne pas comporter de dure dinterdiction daccs et dtre soumis la
discrtion du responsable de laccs.
Lorsque de tels documents sont verss un service darchives, lorganisme
producteur doit prciser leurs conditions daccs et la date de leve de la restriction. tant

Archives, VOLUME 37, NUMRO 1, 2005-2006

21

donn leur nature, il est peu probable que de tels documents soient verss aux Archives
nationales. Reste les documents dont la Loi sur laccs prvoit la dure de la restriction,
comme les analyses produites loccasion dune recommandation faite dans le cadre
dun processus dcisionnel (article 39, 5 ans) ou les mmoires de dlibration dune
sance du Conseil dadministration (article 34, 15 ans). Pour ceux dont la Loi sur
laccs ne prvoit pas de dure de non-communication, la Loi sur les archives prend le
relais et prvoit une priode maximale de 100 ans de la date du document ou 30 ans
du dcs de la personne concerne, sauf dans le cas de documents concernant la sant
qui doivent tre protgs durant 100 ans.
Cest pour ces archives publiques4 ou prives5 que des problmes thiques se
posent. Il faut, la fois favoriser laccs de tous aux archives et respecter la lgislation
nationale. Les documents qui taient accessibles sans restrictions jusqu ladoption
de la Loi sur laccs en 1983 se mettent tre soudainement suspects de receler des
informations tombant sous le coup de restrictions. Larticle 19 de la Loi sur les archives
qui se veut une possibilit douverture pour les documents dont la Loi sur laccs ne
prvoit pas de dure maximale de restriction, peut devenir une justification de garder
inaccessibles des documents par ailleurs inoffensifs. Le danger devient alors l autocensure , que la peur de rendre accessibles des documents qui ne devraient pas ltre
mne refuser laccs des documents qui seraient, sinon, accessibles. Le danger,
sil demeure potentiel, nen est pas moins important. Pour linstant, cest surtout la
crainte de la prsence dventuels renseignements nominatifs qui a pos problme.
LAssociation des archivistes du Qubec a donc milit, avec succs, pour que soit permise
la communication de documents contenant des renseignements confidentiels sils ne sont
pas structurs selon des critres relatifs une personne. Le chercheur doit cependant
respecter le caractre confidentiel des renseignements recueillis.
Au-del des textes lgislatifs qui doivent faire lobjet dinterprtation, ladministration peut aussi lancer des messages trs clairs ses fonctionnaires favorisant soit
la libralit ou au contraire la fermeture des archives. Quel est le devoir moral dun
archiviste lorsque la hirarchie tend restreindre la communication de documents
dont il sait en son me et conscience quils devraient tre libres daccs ? Sil est facile
de discourir sur lattitude adopter, il est autrement plus difficile dadopter dans une
salle de consultation une attitude dont on craint, tort ou raison, quelle nous attire
des ennuis. Il ne sagit pas non plus de prner la dsobissance civile ou de jouer aux
hros. Les archivistes, en tant que gardiens de la mmoire, doivent cependant prendre
conscience de la responsabilit qui leur incombe de dnoncer les abus et de militer pour
une accessibilit plus gnrale aux archives. Les associations professionnelles devraient,
cet gard, exercer un leadership. Il est plus efficace pour un groupe de professionnels
de dfendre collectivement une attitude douverture que pour un archiviste seul de mener
le combat. Cest ce qua fait lAssociation des archivistes du Qubec (AAQ) lorsquil est
apparu que la Loi sur le secteur priv posait des contraintes importantes la communication des archives. Il ne faut toutefois pas se cacher derrire linertie collective pour ne
pas ragir individuellement devant une injustice. Communiquer ou non un document
procde de lexercice dun pouvoir et chaque tape de lexercice du pouvoir engage
la responsabilit individuelle. (Combe 1994, 167)

22

Archives, VOLUME 37, NUMRO 1, 2005-2006

Donner accs qui et quoi ?


Un des problmes qui peut se poser dans la gestion de la communication des
archives concerne la dlicate question des drogations ou des demandes daccs aux
documents confidentiels en vertu de la loi pour les documents dj verss un service
darchives. Lors de commissions parlementaires auxquelles nous avons particip en tant
que porte-parole de lAssociation des archivistes du Qubec et qui visaient la modification
des rgles daccessibilit des documents publics et privs au Qubec, nous nous sommes
retrouvs avec des historiens universitaires qui militaient eux aussi pour la libralisation
des renseignements personnels contenus dans les archives dorganismes privs. Leur
position diffrait cependant lgrement de celle des archivistes en ce quils prconisaient
un accs diffrenci selon les caractristiques des renseignements et les fins vises par
la communication (IHAF 1994, 33). Que faut-il en penser ? Donner accs certains et
non dautres constitue-t-il une solution acceptable dun point de vue thique ? Ds
lors que laccs aux sources relatives une priode donne relve du privilge et non
du droit, quelle que soit lintgrit du chercheur favoris, lcriture de lhistoire est
en danger : elle se retrouve place dans des conditions de dpendance crit Sonia
Combe dans son livre Archives interdites (Combe 1994, 164). Cest en effet un risque
non ngligeable. Ces mmes historiens racontent dailleurs, en rigolant un peu, le pass
pas si lointain o, pour consulter des archives religieuses dans des communauts, des
paroisses ou des diocses, il fallait montrer patte blanche et avoir de bonnes lettres de
rfrence. Est-ce ces pratiques qui incluent une part de subjectivit que nous voulons
retourner dans nos services darchives publiques ? Laccessibilit pour tous moins de
documents est-elle prfrable une accessibilit moins universelle plus de documents ?
Entre ces deux maux, lequel est le moindre ? Pour notre part, la premire option est de
loin prfrable, mme si la deuxime ne doit pas tre totalement carte. Dans certains
cas, des documents inaccessibles pour une longue priode peuvent et doivent tre
communiqus afin de favoriser la recherche historique ou scientifique. Cest alors quon
entre dans le domaine des exceptions, des demandes de drogation.
Qui devrait grer les demandes de drogation ?
La nature mme des autorisations exceptionnelles de consultation des archives
dfinitives implique que leur gestion se fasse de la manire la plus transparente possible.
Il faut quil y ait non seulement justice dans lvaluation de la demande et des rponses
accordes par les services darchives, mais galement apparence de justice. Nous sommes
dj dans un processus discriminatoire, les critres sur lesquels se baseront les dcisions
doivent tre connus de tous et leur application, faire lobjet de vrification. Ce nest qu
ces conditions que leur utilisation pourra se justifier.
Qui, dans ces conditions, devrait grer les demandes daccs ? Trois options
souvrent nous : les organismes producteurs (les services versants), les archivistes
eux-mmes ou un organisme indpendant. Regardons brivement les avantages et les
inconvnients de chaque solution.
Les organismes producteurs des documents ont limmense avantage de bien
connatre les documents quils ont crs. cet effet, ils sont les mieux placs pour valuer
si le ou les documents demands tombent sous le coup des exceptions aux lois darchives

Archives, VOLUME 37, NUMRO 1, 2005-2006

23

et daccs linformation qui prconisent la communication des documents. Ils risquent


cependant dtre juge et partie, les archives demandes pouvant remettre en question
leur administration. Sont-ils, de ce fait, les mieux placs pour rencontrer les critres de
transparence, dquit et dimputabilit noncs plus haut ? Il est clair que non.
De plus, le versement des archives en transfre la proprit, soit ltat dans le
cas des archives du gouvernement, soit lorganisme dans le cas dorganisations qui
grent elles-mmes leurs archives. Elles ne sont donc plus la proprit du service versant
mais appartiennent collectivement lensemble des citoyens. Donner au producteur le
droit de dcider de laccs revient leur confrer un pouvoir sur un objet, les archives,
qui ne leur appartient plus, qui ne leur appartient pas.
Sils ne peuvent en dcider, doivent-ils tout le moins tre consults ? Dans le
dernier rapport quinquennal sur lapplication des lois daccs au Qubec, lorganisme
charg de leur application, la Commission daccs linformation (CAI) crivait :
Laugmentation du nombre de demandes dautorisation de recherche ainsi que
les volumes de plus en plus considrables de renseignements personnels qui sont
lobjet de telles demandes dautorisation amnent une rflexion sur limputabilit
des ministres et organismes dtenteurs de ces informations dans le processus de
traitement et du suivi de ces demandes. (CAI 2002, 111-112)
Fort de cette argumentation, la CAI recommande dailleurs de solliciter lavis des
organismes dtenteurs des renseignements personnels avant daccorder les autorisations
de recherche. Dans un mmoire prpar pour rpondre au rapport quinquennal de la
Commission daccs linformation, lAssociation des archivistes du Qubec ne se disait
quen partie daccord avec cette recommandation et prconisait plutt que lorganisme
producteur puisse tre consult titre indicatif seulement et que la Commission conserve
son rle dcisionnel en cette matire (AAQ 2003, 20). Et encore, il tait question ici de
demandes de recherche pour des documents pouvant tre encore entre les mains des
organismes producteurs. Que dire alors de ceux qui ont dores et dj fait lobjet dun
transfert aux Archives nationales ?
notre avis, abandonner lentire responsabilit aux organismes producteurs en
cette matire constituerait une erreur pour deux raisons. Dune part, parce que le service
versant nest plus propritaire des documents et, dautre part, parce que son jugement
peut tre altr du fait de son implication dans la constitution des dossiers. cet gard,
la lgislation devrait plutt permettre tout au plus une consultation afin de mieux saisir
la nature des renseignements colligs et limpact de leur communication.
Deuxime option, les archivistes eux-mmes. La logique est dj mieux prserve
si on considre la proprit des documents. Si on ne tient compte que des archives verses
un service national darchives, voici comment on peut rsumer la situation. Les archives
sont la proprit de ltat qui en confie la garde une institution nationale darchives avec
le mandat de les traiter et de les rendre accessibles. Selon ce raisonnement, ltat peut,
par drogation, laisser lArchiviste national et ses reprsentants, le soin dappliquer
les lois entourant laccs aux documents. Le problme se situe notre sens un autre
niveau : quel est le degr dimputabilit de lArchiviste national cet effet ? Prsente-t-il
des garanties suffisantes dindpendance face au gouvernement et aux ministres ? Ce
pouvoir daccorder des drogations en matire de consultation pourrait-il avoir pour effet
de dissuader les organismes producteurs de verser leurs documents qui chapperaient
24

Archives, VOLUME 37, NUMRO 1, 2005-2006

alors leur juridiction en matire daccs ? Les archivistes uvrant dans les services
nationaux darchives sont-ils prpars pour assumer de telles responsabilits ? De plus,
le temps consacr lanalyse de ces demandes ne risque-t-il pas de faire cruellement
dfaut aux oprations proprement archivistiques que sont lacquisition, le traitement,
la diffusion et la conservation des archives ? Ces questions sont srieuses et mritent
quon sy attarde.
Premirement, en ce qui concerne lindpendance des Archivistes nationaux face
leur gouvernement, la rponse se trouve dans chaque lgislation darchives. Il serait surprenant nanmoins que lArchiviste national soit un fonctionnaire nomm par lensemble
des membres de lAssemble nationale et jouisse dune indpendance aussi grande quun
commissaire linformation quel que soit le nom attribu cette fonction. On peut aussi
sinterroger sur les consquences, pour les versements de documents sensibles , du
pouvoir accord aux Archives nationales de rendre accessibles des documents tombant
sous le coup de restrictions la consultation. Surtout si les services versants ne sont
pas consults ou ne le sont qu titre indicatif. Si le service national darchives est peru
comme trop libral , les organismes producteurs peuvent contourner le problme en
tarissant la source et retardant ou boycottant les versements. Si les Archives nationales
suivent trop aveuglment les recommandations du service versant, on en revient aux
problmes numrs plus haut quant limpartialit et la lgitimit de leur avis.
De plus, les archivistes se verraient alors dans lobligation de questionner les
chercheurs sur les motivations de leur demande de consultation. Est-ce l leur rle ?
Dans certains cas, la lgislation actuelle force les archivistes le jouer mais est-ce l leur
souhait ? Se sentent-ils laise avec cet aspect de leur travail ? Sans compter le temps
pass analyser les demandes de drogations alors que tant de travail reste faire en
matire de traitement.
Reste la troisime option, lorganisme indpendant qui jouit dune plus grande
autonomie face au gouvernement et dont le mandat est justement lapplication des lois
garantissant laccs linformation gouvernementale. Ces organismes, qui font rapport
lAssemble nationale ou autre Chambre des dputs quel quen soit son nom, sont les
chiens de garde de laccessibilit des documents et devraient avoir aussi juridiction sur
les documents darchives qui tombent sous le coup des exceptions la rgle gnrale
daccessibilit. Leur indpendance daction face au gouvernement est protge du fait
que leur responsable est nomm non pas par le ministre responsable de lorganisme
mais par lensemble des dputs et cest devant lAssemble nationale quil dpose son
rapport. Impartial, puisquil nest pas le producteur des archives, lorganisme indpendant
jouit dune grande crdibilit et ses fonctionnaires acquirent une solide expertise en
la matire.
Par ailleurs, tout renvoyer un organisme tiers risque dentraner des dlais
incompatibles avec les besoins de la recherche. La mise en place dun processus dappel
vers un organisme indpendant, de dcisions rendues par le gardien ou le producteur
des archives peut constituer un compromis intressant.
Le recours aux demandes de drogation doit cependant demeurer lexception et
non la rgle. Pour ce faire, la lgislation entourant la communication des archives devrait
tre la plus librale possible et son application jouer en faveur de la communicabilit
des documents.

Archives, VOLUME 37, NUMRO 1, 2005-2006

25

Le droit de consulter et le droit de publier : deux ralits diffrentes


Depuis les dernires annes, les archivistes qubcois ont connu un certain succs
pour faire adoucir la lgislation concernant laccessibilit des archives. Par leurs interventions rptes, les archivistes ont fait modifier un article du Code civil du Qubec qui
tendait aux hritiers le consentement requis en matire de respect de la vie prive6. La
Loi modifiant le Code civil a aussi favoris laccs aux archives en modifiant le premier
article de la Loi sur le secteur priv en largissant au matriel historique et gnalogique
lexception accorde originellement au seul matriel journalistique. La Loi modifiant le
Code civil diminuait aussi linaccessibilit des documents viss par une restriction, faisant
passer la priode dinaccessibilit de 150 100 ans dge du document ou trente ans
aprs le dcs de la personne concerne. Elle permettait aussi que
les documents puissent tre communiqus avant cette chance des fins de recherche
une personne si les renseignements personnels [ntaient] pas structurs de faon
tre retrouvs par rfrence au nom dune personne ou un signe ou symbole
propre celle-ci et sil ny [avait] pas de moyen pour reprer ces renseignements
partir dune telle rfrence. Cette personne [devait] respecter le caractre confidentiel
des renseignements personnels pendant le dlai o ils ne peuvent tre communiqus
sans le consentement de la personne concerne. (L.R.Q. c. A-21.1, art. 19)

Les limites des gains sont donc tablies : certains dossiers sont accessibles mais
il demeure impossible pour les chercheurs de communiquer, de publier ou de diffuser
les informations personnelles trouves au cours de leur recherche. Le chercheur peut-il
se tourner vers un autre organisme pour obtenir cette autorisation sil ne peut obtenir
celle de la personne concerne ? La rponse est oui et non. La Commission daccs
linformation peut en effet accorder une personne qui en fait la demande par crit,
lautorisation de recevoir des fins dtude, de recherche ou de statistique, communication de renseignements nominatifs contenus dans un fichier de renseignements
personnels sans le consentement des personnes concernes, si elle est davis que :
1 lusage projet nest pas frivole et que les fins recherches ne peuvent tre atteintes
que si les renseignements sont communiqus sous une forme nominative ;
2 les renseignements nominatifs seront utiliss dune manire qui en assure le
caractre confidentiel. (L.R.Q. c. A-2.1, art. 125)

Le recours la CAI permet donc dlargir le champ de la recherche mais pas de


publier les donnes nominatives pour une priode de 100 ans ou de 30 ans partir du
dcs de la personne concerne. Si ces dispositions rencontrent les besoins de recherche
sur de grands ensembles, elles ne rglent pas la question de lcriture biographique ou
plus personnalise. La recherche sur le XXe sicle demeure donc plus difficile.
Arrivs ce point, les archivistes ont-ils encore un rle jouer pour tendre
davantage laccessibilit ou un quilibre est-il atteint entre protection de la vie prive
et accs aux documents publics ? Il ny a pas de bonnes ou de mauvaises rponses
cette question. Lthique personnelle de chacun fait pencher la balance du ct de
laccessibilit ou de la protection de la vie prive. Du ct de lAAQ, le choix a t fait
den rester l pour le moment. Les modifications lgislatives sont rcentes et il reste
voir comment elles sappliqueront et quelles en seront les consquences.
26

Archives, VOLUME 37, NUMRO 1, 2005-2006

Les pratiques de divulgation automatique de linformation : quel rle


pour larchiviste ?
Dans son dernier rapport quinquennal, la prsidente de la Commission daccs
linformation crivait : Au dbut de ce nouveau sicle, on reconnat le droit de savoir
comme fondement et pralable lexercice des autres droits dans une dmocratie.
Dornavant, cest ltat, dans toutes ses formes qui doit rendre linformation accessible
au citoyen, sans que ce dernier nait faire de dmarches particulires. (CAI 2002, ii)
Changement de paradigme ou nouvelle utopie ? Quoi quil en soit, on assiste de toute
vidence un retour du balancier aprs la dernire dcennie axe sur la protection de
la vie prive.
Sappuyant sur les pratiques de routine disclosure, de routine release,
dautomatic disclosure, dactive dissemination ou daffirmative information disclosure7,
la divulgation automatique de linformation se veut une nouvelle faon de rendre
disponible linformation gouvernementale avant mme que le citoyen nen fasse la
demande. Ces pratiques sont devenues possibles grce aux nouvelles technologies de
linformation, la numrisation des documents, les sites Internet, les Intra ou les Extranet
et, citant le rapport de la CAI, la cration dun environnement lectronique pour la
gestion des documents. (CAI 2002, 34) Le rapport va plus loin en reconnaissant que
le respect du droit linformation est largement tributaire de la facilit avec laquelle
il est possible didentifier les documents dtenus par un organisme public. (CAI 2002,
35) La prmisse est donc pose : identifier les documents, ce qui revient impliquer
activement les archivistes travaillant avec les archives courantes, ceux que nous appelons
chez nous, les gestionnaires de documents.
Nous, les archivistes, avons donc un rle important jouer pour rendre possible la mise en uvre de cette nouvelle faon de rendre linformation gouvernementale accessible. Ltablissement de plans de classement, de tableaux de gestion ou de
calendriers de conservation, dindex des dossiers constitue un passage oblig la mise
en uvre de ces pratiques. Mais il y a plus, nous devons aussi nous impliquer auprs
des responsables de laccs linformation afin de les sensibiliser lutilisation de ces
outils pour rpondre aux demandes daccs traditionnelles. La connaissance des outils
de gestion des archives courantes devrait faire partie des comptences de base de tout
responsable de laccs linformation. En tant quarchivistes, nous devons travailler de
concert avec les autres spcialistes de linformation que sont les responsables de laccs
pour amliorer laccessibilit de linformation gouvernementale.
Il faut aussi tre vigilant et critique face cette nouvelle philosophie. Tant que
le gouvernement choisit lui-mme les informations rendre accessibles, il y a risque
de drapage. Sil est facile de rendre public, et sans attendre dventuelle demande
dun citoyen, le rapport annuel de son organisation, il nest pas de mme du rapport
de vrification qui blmerait une autorit. On ne peut non plus rendre accessibles tous
les documents reus et produits par une administration. Un choix sera ncessairement
fait, un choix orient, donc un choix partial.
Pour tre efficaces, les pratiques de divulgation automatique de linformation
doivent tre combines aux processus des demandes daccs et non leur tre substitues.
Dans les deux cas, les archivistes doivent tre associs llaboration des outils permettant

Archives, VOLUME 37, NUMRO 1, 2005-2006

27

laccs aux archives ds leur cration. Aider les citoyens avoir accs linformation
gouvernementale, et ce, tous les stades du cycle de vie des documents, constitue aussi
un devoir des archivistes.

DE LA DONTOLOGIE DU MTIER DARCHIVISTE


Parmi les nombreux mensonges qui expliquent le triomphe
de lthique, il y a celui de la division des tches dans lordre
moral. Dans les entreprises et les institutions publiques, il y
a des spcialistes de lthique, ct des chercheurs, experts
en marketing, avocats, etc. Il en rsulte de la part des autres
experts une tentation trs forte de sen remettre, pour ce qui
est de la dimension morale de leurs actes, lexpert du bureau
voisin plutt qu leur propre conscience. (Encyclopdie de
lAgora 2004)

La morale commande, lthique recommande8. Distinction intressante


attribue Andr Compte-Sponville et non dnue de sagesse. En effet, lthique demeure
une question dapprciation, de jugement individuel poser sur une situation particulire.
On pourrait dire que lthique est venue au secours dune socit qui a laiss tomber
la morale. Reposant plus sur la libert individuelle, lthique responsabilise, engage
davantage que la morale qui, par sa connotation, procdait dune attitude dobissance
des rgles pr-tablies. Est-ce mieux ou pire ? Lthique renvoie au libre arbitre de
chaque individu. Plus riche mais plus complexe et plus exigeante, lthique nous interpelle et nous met face des choix auxquels il nous faut rpondre sans possibilit de sen
remettre des codes de conduite dj dtermins. Lthique, contrairement la morale,
est plurielle. Chacun ragit diffremment devant la mme situation. Faonne par nos
valeurs, nos expriences passs et notre environnement, nos choix thiques peuvent
parfois en tonner dautres. Mis devant la mme situation, tous et chacun ragissent
diffremment. Cest ce qui fait la grandeur et la richesse de lhumanit.
Les codes de dontologie, comme celui du Conseil international des archives,
noncent des principes directeurs quil nous revient dinterprter au regard des situations particulires. Nous avons tent, tout au long de cette confrence qui ouvre cette
4e journe des archives, dillustrer certaines circonstances qui renvoient les archivistes
leurs responsabilits sociales. Le but tait dexaminer la part de lthique dans notre
profession et douvrir quelques pistes de rflexion sur le thme de laccessibilit des
archives dans son sens le plus large.
Diane Baillargeon

Adjointe au directeur. Division des archives.


Universit de Montral

NOTES
1. La Convention de lUNESCO concernant les
mesures prendre pour interdire et empcher
limportation, lexportation et le transfert de
proprit illicites des biens culturels (1970)
et la Convention dUNIDROIT concernant les

28

Archives, VOLUME 37, NUMRO 1, 2005-2006

biens culturels vols ou illicitement exports


(1995) fournissent les principes qui doivent
dicter lapproche des muses en matire de
retour et de restitution de biens culturels.
Si le pays ou peuple dorigine demande le

retour dun objet et dmontre que cet objet


ou spcimen peut savrer avoir t export
ou transfr en violation des principes de ces
conventions et que cet objet fait partie du
patrimoine culturel ou naturel de ce pays ou
de ce peuple, le muse concern doit, sil lui
est lgalement possible de le faire, prendre
rapidement des mesures pour cooprer au
retour de cet objet.
En rponse aux demandes de retour de biens
culturels leur pays ou peuple dorigine,
les muses doivent tre prts engager le
dialogue avec un esprit ouvert, sur la base
de principes scientifiques et professionnels
(plutt que dagir au niveau gouvernemental ou politique). De plus, il faut tudier la
possibilit dtablir des partenariats bilatraux
ou multilatraux avec les muses des pays
ayant perdu une part significative de leur
patrimoine culturel et naturel. (ICOM 2004)
2. Article 6 du Rglement sur la protection des
renseignements personnels (DORS/83-508,
art. 6) :
Les renseignements personnels qui ont t
placs sous le contrle des Archives nationales du Canada par une institution fdrale,
pour dpt ou des fins historiques, peuvent
tre communiqus toute personne ou tout
organisme pour des travaux de recherche ou
de statistique, si
a) ces renseignements sont dune nature telle
que leur communication ne constituerait
pas une intrusion injustifie dans la vie
prive de lindividu quils concernent ;
b) leur communication est conforme aux
alinas 8(2)j) ou k) de la Loi ;
c) il sest coul 110 ans depuis la naissance
de lindividu quils concernent ; ou
d) il sagit de renseignements qui ont t
obtenus au moyen dune enqute ou dun
recensement tenu il y a au moins 92 ans.
L.R. (1985), ch. 1 (3e suppl.), art. 12
3. Les dpositaires de lun et lautre des registres
sont tenus den dlivrer toute personne qui
le requiert, des extraits qui, tant par eux
certifis et signs, sont authentiques. Article
50 du Code civil du Bas-Canada.
4. Article 19 de la Loi sur les archives (L.R.Q. c.
A-21.1) :
Les documents inactifs qui sont destins
tre conservs de manire permanente et

auxquels sappliquent des restrictions au droit


daccs en vertu de la Loi sur laccs aux
documents des organismes publics et sur la
protection des renseignements personnels
(chapitre A-2.1) sont communicables, malgr
cette loi, au plus tard 100 ans aprs leur date
ou 30 ans aprs la date du dcs de la personne concerne. Sauf si la personne concerne y consent, aucun renseignement relatif
la sant dune personne ne peut cependant
tre communiqu avant lexpiration dun
dlai de 100 ans de la date du document.
Communication des fins de recherche.
Malgr le premier alina, les documents qui y
sont viss peuvent tre communiqus, avant
lexpiration des dlais prvus, une personne
des fins de recherche si les renseignements
personnels ne sont pas structurs de faon
tre retrouvs par rfrence au nom dune
personne ou un signe ou symbole propre
celle-ci et sil ny a pas de moyen pour
reprer ces renseignements partir dune
telle rfrence. Cette personne doit respecter
le caractre confidentiel des renseignements
personnels pendant le dlai o ils ne peuvent
tre communiqus sans le consentement de
la personne concerne.
5. Article 26 de la Loi sur les archives (L.R.Q. c.
A-21.1) :
La personne qui dpose ou verse des archives
prives auprs du conservateur ou dun organisme public vis aux paragraphes 4 7
de lannexe peut convenir avec lui, par crit,
dun dlai pendant lequel ces archives ne sont
pas accessibles. dfaut de convention cet
effet, le conservateur ou lorganisme public
peut dterminer ce dlai.
Dlai maximum.
Aucun dlai ne doit tre suprieur 100 ans
de la date des documents ou, sil sagit de
renseignements nominatifs, 30 ans de la
date du dcs de la personne concerne ou
100 ans de la date du document dans le
cas dun renseignement relatif la sant de
la personne.
Accs aux archives.
La personne vise au premier alina
conserve toutefois pour elle-mme ou pour
une personne quelle autorise laccs ces
archives.

Archives, VOLUME 37, NUMRO 1, 2005-2006

29

6. Toute personne a droit au respect de sa


rputation et de sa vie prive. Nulle atteinte
ne peut tre porte la vie prive dune
personne sans que celle-ci ou ses hritiers y
consentent ou que la loi lautorise. Article
35 du Code civil du Qubec avant la modification entre en vigueur en juin 2002. Dornavant larticle se lit comme suit : Toute
personne a droit au respect de sa rputation
et de sa vie prive. Nulle atteinte ne peut tre
porte la vie prive dune personne sans que
celle-ci y consente ou que la loi lautorise.
7. Chacun de ces termes a une dfinition lgrement diffrente :
Routine disclosure : englobe toutes les activits mises en uvre pour faciliter laccs
informel linformation.
Routine release : est limite aux divulgations
de renseignements personnels un individu

lorsquil ou elle a donn un consentement


gnral cet effet.
Automatic disclosure : envisage une divulgation obligatoire dinformations pralablement
identifies.
Active dissemination : sentend des mesures
prises par un organisme pour rendre de linformation accessible de sa propre initiative.
Affirmative information disclosure : vise les
institutions qui prennent linitiative de transmettre de linformation ou des documents
directement un auditoire cibl quelles
auront pralablement identifis.
Ces dfinitions sont tires de Lyette Dor
2003, 7-9.
8. Citation dAndr Comte-Sponville in Verna
1996.

BIBLIOGRAPHIE
ASSOCIATION DES ARCHIVISTES DU QUBEC (AAQ). 1997. Laccs linformation
et la protection des renseignements personnels : la recherche dun quilibre.
Mmoire de lAssociation des archivistes du Qubec en vue de la rvision de la
Loi sur laccs aux documents des organismes publics et sur la protection des
renseignements personnels et de la Loi sur la protection des renseignements
personnels dans le secteur priv. Qubec, AAQ.
ASSOCIATION DES ARCHIVISTES DU QUBEC (AAQ). 2003. Une rforme de laccs
linformation. La gestion documentaire au service de la transparence.
Mmoire de lAssociation des archivistes du Qubec en vue de la commission
parlementaire sur la culture sur ltude du rapport de la Commission daccs
linformation sur la mise en uvre de la Loi sur laccs aux organismes
publics et sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur la
protection des renseignements personnels dans le secteur priv (novembre
2002). Qubec, AAQ.
COMBE, Sonia. 1994. Archives interdites. Les peurs franaises face lHistoire contemporaine. Paris, Albin Michel.
COMIT INTERNATIONAL DU BOUCLIER BLEU (CIBB). Page consulte le 20 fvrier
2004. Site du Comit international du bouclier bleu [En ligne]. http://icom.
museum/icbs_requirements_fr.html
CONSEIL INTERNATIONAL DES ARCHIVES (CIA). Page consulte le 18 fvrier 2004.
Site du Conseil international des archives [En ligne]. http://www.ica.org/biblio/
code_ethics_fra.html
30

Archives, VOLUME 37, NUMRO 1, 2005-2006

CONSEIL INTERNATIONAL DES MUSES (ICOM). Code de dontologie de lICOM pour


les muses. In Site du Conseil international des muses [En ligne]. http://icom.
museum/deontologie.html (Page consulte le 8 mars 2004).
DOR, Lyette. 2003. tude comparative sur divers modles de Automatic routine
disclosure ou lart de divulguer activement, de divulguer volontairement et
sans formalits linformation dtenue par les organismes publics, prsente
lAssociation sur laccs et la protection de linformation. In Site du Ministre
des Relations avec les citoyens et de lImmigration [En ligne]. http://www.aiprp.
gouv.qc.ca/publications/pdf/Rapport_Me_Lyette_Dor.pdf (Page consulte le
30 juillet 2005).
INSTITUT DHISTOIRE DE LAMRIQUE FRANAISE (IHAF). 1998. Pour rconcilier le
droit la vie prive et le droit la mmoire. Raction de lInstitut dhistoire
de lAmrique franaise au projet de loi 451. Mmoire soumis la Commission
de la Culture.
KOLISH, Evelyn. 1992. Les archives civiles et judiciaires aux Archives nationales du
Qubec. Nature, consultation et traitement. Archives 21, 1-2 : 133-145.
LENCYCLOPDIE DE LAGORA. Page consulte les 12 fvrier et 8 mars 2004. Site
de lEncyclopdie de lAgora [En ligne]. http://agora.qc.ca/mot.nsf/Dossiers/
Ethique
LAVIGNE, Guy. 1999. Allocution du Directeur de ltat civil prononc au colloque de
lAssociation des archivistes du Qubec. In Limpact du Code civil du Qubec
sur la constitution de la mmoire collective, Colloque tenu Montral le
vendredi 19 mars 1999.
LE COMMISSAIRE LINFORMATION DU CANADA. 1996. Rapport annuel du
Commissaire linformation 1995-1996. Ministre des travaux public et Services
gouvernementaux Canada.
LE COMMISSAIRE LINFORMATION DU CANADA. 1997. Rapport annuel du
Commissaire linformation 1996-1997. Ministre des travaux public et Services
gouvernementaux Canada.
Loi sur laccs aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Lois refondues du Qubec, c. A-2.1.
Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur priv. Lois refondues
du Qubec, c. P-39.1
Loi sur les Archives nationales du Canada. Lois et rglements du Canada, 1985, ch.
N-2.5.
Loi sur les archives. Lois refondues du Qubec, c. A-21.1.
LORANGER, Thomas-Jean-Jacques. 1873. Commentaires sur le Code civil du BasCanada. Montral, A. E. Brossard.
PARLEMENT EUROPEN. 1995. Directive 95/46/CE du Parlement europen et du Conseil
du 24 octobre 1995 relative la protection des personnes physiques lgard
du traitement des donnes caractre personnel et la libre circulation de ces
donnes. In Site du Parlement Europen [En ligne]. http://europa.eu.int/ISPO/
legal/fr/dataprot/directiv/direct.html (Page consulte le 12 mars 2004).

Archives, VOLUME 37, NUMRO 1, 2005-2006

31

QUBEC (Province). COMMISSION DACCS LINFORMATION (CAI). 2002. Une


rforme de laccs linformation : le choix de la transparence. Rapport sur
la mise en uvre de la Loi sur laccs aux documents des organismes publics
et sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur la protection
des renseignements personnels dans le secteur priv. Qubec, Gouvernement
du Qubec.
QUBEC (Province). OFFICE DE RVISION DU CODE CIVIL (ORCC). 1978a. Rapport
sur le Code civil du Qubec. Volume I : Projet de Code civil. Qubec, diteur
officiel du Qubec.
QUBEC (Province). OFFICE DE RVISION DU CODE CIVIL (ORCC). 1978b. Rapport
sur le Code civil du Qubec. Volume II : Commentaires, tome 1. Qubec, diteur
officiel du Qubec.
QUBEC (Province). OFFICE DE RVISION DU CODE CIVIL (ORCC). COMIT DE
LTAT CIVIL. 1973. Rapport sur ltat civil. no XXIII. Montral.
RACINE, Denis. 1999. Limpact du Code civil et des rgles de protection de la vie prive
sur le travail du gnalogiste. In Limpact du Code civil du Qubec sur la
constitution de la mmoire collective. Montral, AAQ, 19 mars 1999. p. 37-45.
Rglement sur laccs linformation. Lois et rglements du Canada, DORS/83-507.
Rglement sur la protection des renseignements personnels. Lois et rglements du
Canada, DORS/83-508.
UNESCO. 2003. Convention de La Haye-Prambule. In Site de lUnesco [En ligne].
http://www.unesco.org/culture/laws/hague/gtml_fr/protocole2.html (Page
consulte le 20 fvrier 2004)
UNESCO. 2004. Protection des biens culturels en cas de conflit arm. In Site de lUnesco
[En ligne]. http://www.unesco.org/culture/legalprotection/war/html_fr/index_
fr.shtml (Page consulte le 12 fvrier 2004).
VENNE, Michel. 1996. Le pape de la vie prive. Le Devoir (8 juillet 1996).
VERNA, Grard. thique ractive ou proactive : les victimes et les barbares [En ligne].
http://www.fsa.ulaval.ca/personnel/vernag/PUB/Barbares.html (Page consulte
le 8 mars 2004)

32

Archives, VOLUME 37, NUMRO 1, 2005-2006