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Gestion et diffusion

de documents numriques
prpars par
les arpenteurs-gomtres
par
Marc Gervais Ph.D., a.-g.
Professeur rgulier, Dpartement des sciences gomatiques
Universit Laval (Qubec)
et
Sylvain Sncal, Ph.D.
Professeur associ, Dpartement dhistoire
Universit Laval (Qubec)

Cours de formation continue


Mars 2005

Ordre des arpenteurs-gomtres du Qubec, 2005

Formation continue de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec, mars 2005

FORMATION CONTINUE
ORDRE DES ARPENTEURS-GOMTRES DU QUBEC
MARS 2005
Objectifs gnraux de la formation :
Cette formation vise atteindre les objectifs gnraux suivants, soit connatre et
comprendre :
1.
2.
3.
4.

Les fondements de la gestion documentaire.


Le cadre rglementaire entourant la gestion documentaire.
La pertinence et le fonctionnement des systmes de gestion documentaire.
Les diffrents principes qui guident la Loi concernant le cadre juridique des
technologies de linformation (LCCJTI).
5. Les diffrentes obligations de larpenteur-gomtre en matire de gestion
documentaire.
6. Les impacts du cadre rglementaire sur la pratique de larpenteur-gomtre.
Objectifs spcifiques atteindre :
Cette formation vise atteindre les objectifs spcifiques suivants, soit connatre et
comprendre :
Partie 1

Introduction la gestion documentaire (Sylvain Sncal)

1. Les diffrents types et catgories de documents.


2. La composition dun document.
3. Les principaux lments du cadre lgal et rglementaire et son historique.
Partie 2
4.
5.
6.
7.

Obligations juridiques en matire de gestion documentaire (Marc Gervais)

Les fondements du nouveau modle conomique.


Les principaux principes manant de la mise en vigueur de la LCCJTI.
Les obligations actuelles de larpenteur-gomtre en matire de gestion documentaire.
Les incertitudes dcoulant de la mise en vigueur de la LCCJTI.

Partie 3

Systmes de gestion et intgrit des documents (Sylvain Sncal)

8. Le contenu dun plan de classification et ses principales fonctions.


9. Les rgles en matire de conservation de documents et de protection de lintgrit.
10. Le rle et les fonctions dun systme de gestion documentaire.
11. La notion denregistrement officiel et de mtadonnes.
12. Les grands principes relis la signature numrique et son fonctionnement.
13. Les technologies disponibles en regard de la gestion documentaire.

Gestion et diffusion des documents numriques

Partie 4

tude et analyse de cas pratiques (Marc Gervais)

14. Certaines obligations relies la gestion et au traitement des documents confectionns


et dtenus par un arpenteur-gomtre.
15. Certaines obligations relies laccs aux documents confectionns et dtenus par un
arpenteur-gomtre.
16. Certaines obligations relies la diffusion des documents confectionns et dtenus
par un arpenteur-gomtre.
17. Certaines obligations relies la conservation des documents confectionns et dtenus
par un arpenteur-gomtre.

Droulement de la formation :
Heure de
dbut

Temps
consacr

1. Mot de bienvenue, prsentation des formateurs et


introduction gnrale

9h00

15 min.

2. Introduction la gestion documentaire


(Sylvain Sncal)

9h15

75 min.

Pause
3. Obligations juridiques en matire de gestion documentaire
(Marc Gervais)

10h30

15 min.

10h45

75 min.

Pause pour le dner


4. Systmes de gestion et intgrit des documents
(Sylvain Sncal)

12h00

90 min.

13h30

80 min.

Pause
5. tude et analyse de cas pratiques
(Marc Gervais)

14h50

15 min.

15h05

85 min.

Fin de la formation

16h30

Sujets

Formation continue de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec, mars 2005

Avertissement

Ce texte a t prpar dans le cadre dun cours de formation continue offert


par lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec. Les ides, opinions et
commentaires mis proviennent des auteurs et nengagent que ces derniers.
Ils ne reprsentent pas ncessairement la position de lOrdre ou de ses
instances.

Gestion et diffusion des documents numriques

TABLES DES MATIRES


INTRODUCTION............................................................................................................. 7
PARTIE I. INTRODUCTION LA GESTION DOCUMENTAIRE ...................... 10
1.1
INTRODUCTION ............................................................................................ 11
1.2
DOCUMENT : DFINITIONS, TYPES ET CATGORIES.......................... 12
1.3. CADRE LGAL ET RGLEMENTAIRE DE LA GESTION
DOCUMENTAIRE....................................................................................................... 19
PARTIE 2. OBLIGATIONS JURIDIQUES EN MATIRE DE GESTION
DOCUMENTAIRE......................................................................................................... 26
2.1.
INTRODUCTION ............................................................................................ 27
2.2. GNRALITS ............................................................................................... 28
2.2.1.
Distinction entre une donne et une information...................................... 28
2.2.2.
Un nouveau modle conomique.............................................................. 31
2.3. PRINCIPES FONDAMENTAUX DE LA LCCJTI ......................................... 35
2.3.1.
Historique.................................................................................................. 35
2.3.2.
Mise en contexte ....................................................................................... 35
2.3.3.
Principes fondamentaux de la loi.............................................................. 36
Interchangeabilit des supports et neutralit technologique ..................................... 37
Libert de choix du support ...................................................................................... 38
Prsomption dintgrit............................................................................................. 39
quivalence fonctionnelle et valeur juridique .......................................................... 39
Libert des modes de transmission ........................................................................... 40
Accessibilit et intelligibilit permanente................................................................. 40
Unicit dun exemplaire............................................................................................ 41
2.4. LE CYCLE DE VIE DUN DOCUMENT ............................................................ 42
2.4.1.
La cration dun document ....................................................................... 42
2.4.2.
La modification dun document................................................................ 44
2.4.3.
Le transfert de linformation dun document............................................ 46
2.4.4.
La consultation dun document................................................................. 47
2.4.5.
La transmission dun document ................................................................ 49
2.4.6.
La conservation ou larchivage dun document........................................ 51
2.5. LES INCERTITUDES RSIDUELLES .......................................................... 54
PARTIE 3. SYSTME DE GESTION ET INTGRIT DES DOCUMENTS........ 57
3.1
INTRODUCTION ............................................................................................ 58
3.2. DFINITION ET FONCTIONS DUN SYSTME DE GESTION
DOCUMENTAIRE....................................................................................................... 59
3.3. LENREGISTREMENT DES DOCUMENTS................................................. 62
3.4
LES OUTILS DE GESTION DOCUMENTAIRE........................................... 64
3.4.1
Plan de classification................................................................................. 64
3.4.2
Calendrier de conservation ....................................................................... 66
3.4.3
Les mtadonnes....................................................................................... 68
3.4.4
Signature ................................................................................................... 70
3.4.5
Les technologies en gestion documentaire ............................................... 71
3.4.6
En rsum.................................................................................................. 74

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PARTIE 4. TUDE ET ANALYSE DE CAS PRATIQUES ...................................... 76


4.1. INTRODUCTION ................................................................................................. 77
4.2. LA GESTION DES DOCUMENTS...................................................................... 77
4.2.1.
Fichier contenant des coordonnes gographiques................................... 77
4.2.2.
Modification dun original........................................................................ 79
4.2.3.
Document volutif sous forme numrique................................................ 80
4.3. LA CONSULTATION DE DOCUMENTS .......................................................... 83
4.3.1.
Accs aux versions numriques des documents ....................................... 83
4.4. LA TRANSMISSION DES DOCUMENTS ......................................................... 85
4.4.1.
Outil permettant laccessibilit et lintelligibilit ..................................... 85
4.4.2.
Divergence entre des documents devant contenir la mme information .. 85
4.5. LA CONSERVATION ET LARCHIVAGE DES DOCUMENTS ..................... 87
4.5.1.
Conservation dun document autre quune minute ................................... 87
4.5.2.
Conservation du rpertoire et de lindex cadastral ................................... 89
4.5.3.
Numrisation des documents dposs au greffe ....................................... 90
4.5.4.
Protection satisfaisante contre le feu, leau et le vol................................. 91
4.6. SYSTME DE GESTION DOCUMENTAIRE............................................... 93
5. CONCLUSION ........................................................................................................... 96
6. RFRENCES............................................................................................................ 98
6.1. LOIS ET RGLEMENTS CONSULTS ........................................................ 98
6.2.
DOCTRINE CONSULTE .............................................................................. 99
7. SOURCES DOCUMENTAIRES COMPLMENTAIRES.............................. 102
7.1.
LOIS ET RGLEMENTS .............................................................................. 102
7.2. GUIDES DE GESTION DOCUMENTAIRE ................................................ 103
7.3. CLASSIFICATION ET CALENDRIERS DE CONSERVATION ............... 104
7.4.
DESCRIPTION............................................................................................... 104
7.5. CONSERVATION ......................................................................................... 104
7.6.
NUMRISATION ........................................................................................ 1055
7.7. GESTION DE LINFORMATION EN MILIEU GOUVERNEMENTAL ... 105
7.8. POUR SE TENIR INFORM EN GNRAL .............................................. 106

Gestion et diffusion des documents numriques

Justifications de la formation
Caractristiques de la pratique de la.-g. :
Fabrication et gestion de documents.
Soumise un cadre lgislatif gnral.
(Ex. : Code civil).
Soumise un cadre lgislatif spcifique.
(Ex. : Rglement sur le greffe).
Au prise avec larrive du numrique.
Au prise avec des problmatiques nouvelles.

INTRODUCTION
Dans sa pratique quotidienne, le cadre juridique de larpenteur-gomtre est
intimement li au cycle de vie dun document et, par ricochet, la gestion documentaire.
Son domaine exclusif est dailleurs bas sur la cration de documents ayant une ou
plusieurs fonctions spcifiques. Le lgislateur lui accorde lexclusivit de la confection
de plans, de procs-verbaux, de rapports, de descriptions techniques de territoires, de
certificats de localisation et de tous documents () ou aux compilations de lots ou de
parties de lots, ainsi qu' la reprsentation cartographique de territoire aux fins
susdites 1. Si la loi rserve la cration de certains types de document larpenteurgomtre, ce dernier doit, en contrepartie, en assurer une gestion adquate.
Le greffe de larpenteur-gomtre constitue demble la pierre angulaire de la gestion
documentaire laquelle il est tenu. Le greffe de larpenteur-gomtre doit tre considr
comme faisant partie du patrimoine qubcois et ltat a dailleurs lgifr dans le but
den assurer la prennit2. Sans quil en soit toujours pleinement conscient, larpenteurgomtre assume de lourdes responsabilits en matire de gestion documentaire et de
diffusion dinformations, lesquelles obligations trouvent leur source parfois dans les lois

Art. 34, Loi sur les arpenteurs-gomtres (L.R.Q., c. A-23).


Certaines dispositions lgislatives empchent larpenteur-gomtre de se dpartir de son greffe moins
quil soit pris en charge par ltat ou par un confrre dment habilit le faire. Le greffe de l'arpenteurgomtre qui meurt, quitte le Qubec ou la rgion o il exerce, devient inhabile agir par suite de
l'ouverture d'un rgime de tutelle ou de curatelle, par suite de destitution de sa charge, ou qui cesse
volontairement d'exercer sa profession, est dpos par lui, par son tuteur ou curateur ou ses ayants cause
suivant le cas, dans le bureau du greffier de la Cour suprieure pour le district dans lequel cet arpenteurgomtre exerait ou rsidait en dernier lieu, s'il ne l'a cd un autre arpenteur-gomtre. (Art. 58 al.
1, Loi sur les arpenteurs-gomtres) et larpenteur-gomtre peut en tout temps cder la totalit ou une
partie de son greffe un autre arpenteur-gomtre ou au greffier du district o il exerce. (Art. 58 al. 3,
Loi sur les arpenteurs-gomtres).
2

Formation continue de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec, mars 2005

et rglements touchant spcifiquement la pratique de larpenteur-gomtre mais aussi,


dans une importante mesure, au sein dautres lois et du droit commun.
La gestion documentaire a pris une acuit particulire rcemment compte tenu du
dveloppement des technologies de linformation et notamment, de lapparition du
numrique. Le numrique a profondment boulevers les processus daffaires au sein des
cabinets darpenteurs-gomtres et soulve de nombreuses interrogations au moment de
la cration, du transfert, de la diffusion et de la conservation de documents. Est-il permis
maintenant larpenteur-gomtre de prparer des documents sur support numrique, si
oui, lesquels, et dans quel contexte ? Est-il tenu de conserver tous les documents
apparaissant son dossier sur support papier, si non, lesquels ? Comment faire pour
exercer un certain contrle sur les documents transmis qui peuvent tre plus facilement
rutiliss notamment cause de la plus grande flexibilit et mallabilit du numrique ?
Quelle est la responsabilit de larpenteur-gomtre en regard des documents diffuss ?
Compte tenu des problmatiques actuelles causes principalement par le numrique,
lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec a mis sur pied ce premier cours de
formation continue portant spcifiquement sur la gestion des documents produits par ses
membres. Le lecteur doit considrer ce premier cours comme une introduction gnrale,
par consquence, ncessairement incomplte. En effet, lampleur du sujet dpasse
largement le temps attribu pour cette premire formation. Dans ce contexte, le lecteur
ne pourra malheureusement pas trouver de rponses toutes ses questions. Ce sera
lOrdre et ses membres dvaluer lopportunit de pousser davantage la formation sur
ce sujet dans le futur.

Approche de type entonnoir


Introduction la gestion documentaire

ral
n
G

Systmes de gestion
et intgrit des documents
tude et analyse
de cas pratiques

sp
cif
iqu
e

Obligations juridiques en
matire de gestion documentaire

Cette formation sera donc prsente sous la forme dun entonnoir. Dabord, dans une
premire partie, il sera expos les grands fondements de la gestion documentaire et les
principales lois qui la rgissent au Qubec. La deuxime partie reposera sur le cadre
lgislatif plus spcifique larpenteur-gomtre de manire prsenter un inventaire de
ses principales obligations en matire de gestion documentaire. On y verra notamment la
grande importance que revt la notion dintgrit. La troisime partie prsentera les

Gestion et diffusion des documents numriques

fondements dune pratique documentaire apte garantir cette intgrit dans le cours des
activits quotidiennes dune entreprise. On y parlera notamment de systme de gestion
documentaire. Finalement, la quatrime et dernire partie prsentera quelques cas
concrets et questions fondamentales auxquels est confront larpenteur-gomtre dans sa
pratique quotidienne.

Formation continue de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec, mars 2005

PARTIE I

INTRODUCTION LA GESTION DOCUMENTAIRE

PAR

SYLVAIN SNCAL, PH.D.

10

Gestion et diffusion des documents numriques

1.1

11

INTRODUCTION

Cette premire partie vise prsenter aux arpenteurs-gomtres lampleur et la porte


de la gestion documentaire. Grer des documents nest pas une activit circonscrite la
seule manipulation de supports dinformation. Vhicule dinformation, le document est
aussi instrument daction. Il est ainsi tout autant un contenu intellectuel concevoir, un
objet matriel construire et un bien de valeur grer. Nous verrons donc (section 1.2)
la nature du document, ses multiples fonctions lorigine de sa valeur et sa composition
complexe en tant quobjet du monde numrique.
Les multiples valeurs accordes socialement au document sont autant de raison den
assurer une saine gestion. Celle-ci est balise par diverses lois qui visent toutes en
protger certaines valeurs. Nous verrons donc (section 1.3) principalement les
implications documentaires gnrales associes la Loi sur les archives et la Loi
concernant le cadre juridique des technologies de linformation qui intressent
particulirement la valeur administrative, juridique et historique des documents.

Formation continue de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec, mars 2005

1.2

12

DOCUMENT : DFINITIONS, TYPES ET CATGORIES


Deux types de dfinition du document

Une base sur sa VALEUR, donc son utilit


et ses fonctions dans les processus de travail
L'autre base sur sa COMPOSITION, donc
sa structure
Ces deux types de dfinitions sont
COMPLMENTAIRES

Deux types de dfinitions complmentaires doivent tre mises de lavant quand nous
traitons du document : une dfinition qui le qualifie par ses fonctions, son utilit et une
seconde qui sattache sa structure, sa composition. La premire, lie la valeur des
documents, est ncessaire afin de comprendre pourquoi des pratiques de gestion
documentaire doivent tre appliques au document. La seconde est utile afin de
comprendre comment on peut appliquer concrtement ces pratiques, particulirement
dans le monde lectronique.
Le document est ainsi une curieuse chose. Il est d'abord un objet matriel qui doit tre
produit, selon des formes bien souvent prescrites par les lois et rglements, tre
transport, entrepos, reproduit, protg, etc. Ce sont diffrents gestes qui font partie des
pratiques de gestion documentaire. Par ailleurs, parce qu'il possde une valeur, il devient
une ressource et toute ressource se doit d'tre bien gre et protge d'abord, pour en tirer
ensuite le maximum de bnfices. La gestion documentaire est ainsi un ensemble de
pratiques de gestion appliques des objets documentaires qui trouve sa raison d'tre
dans la valeur que l'on accorde aux documents.
Dans la littrature, on rencontre ainsi des types de dfinition du document qui, soit
mettent l'accent sur l'utilit des documents et donc leur valeur o encore des dfinitions
plus pratiques, associes la composition mme, la structure du document. Ces deux
types de dfinition ne doivent pas tre vues comme antagonistes mais complmentaires.
L'une s'attache dcrire l'objet, l'autre sa fonction. C'est ce que nous verrons maintenant.

13

Gestion et diffusion des documents numriques

Document institutionnel
(VALEUR)
z
z
z
z

Documents crs, reus et prservs


titre de preuve et d'information
Par une personne physique ou morale
Dans l'exercice de ses obligations lgales ou
la conduite de son activit
(CRGGID, 2004)

La valeur d'un document est directement lie sa fonction dans un processus de travail
o une activit courante. Par exemple, engager quelqu'un, ncessite la production d'une
srie de documents indispensables cet engagement. Ce geste se doit d'tre par ailleurs
document des fins juridiques. En fait, le document permet de raliser des activits.
Quelquun qui produit un document le fait afin de faire quelque chose. Il ne cre pas un
document darchives, un document lgal, ni mme un document administratif. Il pose un
geste : engager quelquun, accuser rception dune demande, payer un fournisseur, etc.
Cet individu est dabord et avant tout concern par sa propre capacit produire un
document lui permettant d'agir selon son intention au bon moment et en conformit des
processus et rgles daffaires au sein desquels il opre.
Cette valeur provient, comme toute valeur ajoute, du travail. Aussi, plusieurs
documents possdent-ils plusieurs valeurs: valeur lgale, financire, administrative, de
rfrence, valeur historique et mme patrimoniale. Ces valeurs ne sont toutefois pas
individuelles. On ne parle pas d'un document ayant une valeur financire, lgale juste
pour un individu. Les documents sont au coeur de la ralisation des processus de travail.
Cest donc de l que les documents tirent leur valeur et la ncessit de leur gestion
sexplique par leur grande utilit au sein des activits d'une entreprise. Les documents
possdent donc une valeur pour une organisation et non uniquement pour les individus
qui les utilisent. Ce sont des documents institutionnels.
Ainsi, selon le Cadre de rfrence gouvernemental en gestion intgre des documents
du gouvernement du Qubec (CRGGID), les documents institutionnels sont des
documents crs, reus et prservs titre de preuve et d'information par une personne
physique ou morale dans l'exercice de ses obligations lgales ou la conduite de son
activit. Cette dfinition marque le territoire couvert par la gestion documentaire, celui
de l'ensemble des documents utiliss par une entreprise.
Il est noter que ce que l'on appelle les documents de travail sont ceux qui ne
renferment pas dobligations lgales pour un organisme mme sils peuvent avoir des
implications lgales. Ils ne font pas lobjet dune revue de gestion formelle ou encore

Formation continue de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec, mars 2005

14

dun audit. Il s'agit d'un document transitoire ne pas confondre avec une version d'un
document institutionnel. Il peut s'agir ainsi de notes de travail, bauches de rapports,
notes informelles de runion, etc.

Catgories de documents (valeur)


Documents dtenus par les
ministres/organismes gouvernementaux

Documents
produits

Documents
acquis

Documents
reus
(poste, bureaux,
tlcopies, courriel)

(bibliothque)

Documents
protgs ou
confidentiels

Documents
publis
(Internet)

(intranet et extranet)

Documents
de rfrence
Documents
diffuss

Documents de
transaction

Documents
changs

Messages

Autres
documents
administratifs

Gouvernement du
Qubec Conseil du Trsor
Ingnierie documentaire
1998

Les documents produits, reus ou encore acquis peuvent tre regroups sous certaines
catgories. Une catgorie est un ensemble de divisions prtablies relatives la fonction
des documents et leur valeur. Il s'agit donc d'ensembles de documents qui ont des
fonctions diffrentes en regard des processus de travail. Cette distinction est intressante
car elle permet de regrouper des documents prsentant un mme caractre gnral en vue
de les traiter selon leurs besoins de gestion particuliers: gestion des accs, conservation,
production, etc. Les catgories de documents, mme si elles sont utiles afin de regrouper
des types de documents particuliers, servent surtout identifier des utilisations diffrentes
des documents. En consquence, il n'y a pas de frontire tanche entre les diffrentes
dfinitions retenues.
Elles visent essentiellement cerner une problmatique
documentaire particulire, une clientle affecte par cette problmatique et les types de
documents impliqus.
Les documents dune entreprise sont majoritairement produits par elle ou encore reus
de ses fournisseurs et partenaires via le courrier traditionnel ou lectronique, les fax ou
autres moyens semblables. Un certain ensemble dont nous devons tenir compte est aussi
acquis par lentreprise, que ce soit sous forme dachat de livres, manuels, normes, etc. ou
encore dabonnement des priodiques de toutes natures. Lensemble le plus vaste, et de
loin, est celui des documents produits. Ces derniers peuvent alors tre des documents
publis, c'est--dire destins une publication. Ils sont alors diffuss sur Internet ou
encore ils sont soumis au dpt lgal en vertu des obligations associes la Loi sur la
Bibliothque nationale du Qubec.
Lautre sous-ensemble des documents produits (le plus vaste) est celui qui recouvre les
documents protgs ou confidentiels, cest--dire les documents utiliss couramment dans
lentreprise afin de raliser les diffrentes tches. Ces documents peuvent se retrouver

Gestion et diffusion des documents numriques

15

sur les rseaux locaux, lintranet de lentreprise ou encore les extranets. Ils ne sont
gnralement accessibles qu'au personnel qui a obtenu l'autorisation explicite d'y accder.
Ces documents produits pour usage interne peuvent leur tour tre considrs comme des
documents diffuss, c'est--dire mis la disposition de tous pour leur valeur d'information
gnrale ou de rfrence (documents d'information courante, bulletin, note interne,
archives, documents de rfrence courants, etc.). Ils peuvent aussi tre des documents
changs entre individus dans le cadre des activits courantes de l'entreprise, c'est la trs
vaste majorit des documents produits.

Le document est, (COMPOSITION)


z

un document papier ou lectronique


z

une banque de donnes


z

Un document est constitu d'information porte par un support. L'information y est


dlimite et structure, de faon tangible ou logique selon le support qui la porte, et elle
est intelligible sous forme de mots, de sons ou d'images. L'information peut tre rendue
au moyen de tout mode d'criture, y compris d'un systme de symboles transcriptibles
sous l'une de ces formes ou en un autre systme de symboles.art.3

Pour l'application de la prsente loi, est assimile au document toute banque de


donnes dont les lments structurants permettent la cration de documents par la
dlimitation et la structuration de l'information qui y est inscrite. art.3

un formulaire web
z

Un document technologique, dont l'information est fragmente et rpartie sur un ou


plusieurs supports situs en un ou plusieurs emplacements, doit tre considr comme
formant un tout, lorsque des lments logiques structurants permettent d'en relier les
fragments, directement ou par rfrence, et que ces lments assurent la fois
l'intgrit de chacun des fragments d'information et l'intgrit de la reconstitution du
document antrieur la fragmentation et la rpartition. art.4

Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information

Les pratiques de gestion documentaire que l'on se doit d'appliquer aux documents sont
dtermines par leur utilisation dans les processus de travail et donc, ultimement, par
leurs valeurs. Savoir comment appliquer de telles pratiques, et particulirement dans le
monde numrique, ncessite une dfinition du document qui fait appel sa composition
afin de dterminer sa nature et sa porte en tant qu'objet des pratiques de gestion
documentaire.
La Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information (LCCJTI) fait
une place centrale au concept de document. Elle apporte une dfinition de celui-ci qui
l'identifie comme un objet "dlimit et structur" sans rfrence une valeur particulire :
Un document est constitu d'information porte par un support. L'information y est
dlimite et structure, de faon tangible ou logique selon le support qui la porte, et
elle est intelligible sous forme de mots, de sons ou d'images. L'information peut tre
rendue au moyen de tout mode d'criture, y compris d'un systme de symboles
transcriptibles sous l'une de ces formes ou en un autre systme de symboles 3.

Art. 3 1er al., Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation (L.R.Q., chapitre C-1.1).

Formation continue de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec, mars 2005

16

On prend aussi en compte le fait que, de nos jours, beaucoup de documents sont
produits partir de banques de donnes. Plutt que de poser des gestes directement sur
les documents, il est possible de considrer une banque de donnes comme si elle tait un
document en tant que tel et de lui appliquer directement un certain nombre de pratiques
de gestion documentaire sans pour autant ncessiter la production de chacun des
documents singuliers (conserver l'ensemble des donnes de paie et la capacit de gnrer
chacune de celles-ci plutt que produire chacun des registres de paie et de lui appliquer
ensuite des rgles de gestion documentaire).
Pour l'application de la prsente loi, est assimile au document toute banque de
donnes dont les lments structurants permettent la cration de documents par la
dlimitation et la structuration de l'information qui y est inscrite 4.
De la mme faon, un document peut tre considr comme un objet dcomposable.
Le tout du document est dcomposable en des parties relies entre elles de faon
maintenir le caractre unique et dlimit qui constitue lensemble matriel en document.
Cette caractristique est particulirement intressante afin daugmenter lefficacit de
production (rapidit, uniformit, conomie) et de gestion des documents ainsi que
lefficacit dexploitation du contenu.
De plus, chacune des parties dun document peut tre conserve de faon rpartie entre
divers quipements et disperse gographiquement dans la mesure o le lien entre
chacune des parties est maintenu. Pensons aux bons de commandes sur Internet, qui sont
bien souvent la mise en relation entre un blanc de formulaire rempli par le client lcran
et qui rside sur un serveur particulier et les donnes insres par celui-ci et le fournisseur
de services qui se trouvent sur un ou plusieurs autres serveurs. Selon un tel exemple, le
bon de commande produit peut tre considr quivalent lensemble des lments
rpartis mais productibles sur demande.
Un document technologique, dont l'information est fragmente et rpartie sur un ou
plusieurs supports situs en un ou plusieurs emplacements, doit tre considr comme
formant un tout, lorsque des lments logiques structurants permettent d'en relier les
fragments, directement ou par rfrence, et que ces lments assurent la fois
l'intgrit de chacun des fragments d'information et l'intgrit de la reconstitution du
document antrieur la fragmentation et la rpartition 5.

4
5

Art. 3 2e al., Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation.


Art. 4 1er al., Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation.

17

Gestion et diffusion des documents numriques

COMPOSITION du document
Support
Contenu
Structure logique
Prsentation
Mtadonnes
BD

Prsentation
Structure

Contenu

Mt
ado
nn
es

BD

Support

En tant quobjet manipulable auquel on attribue une valeur, un document comprend


ainsi minimalement 5 composantes :

Un support (numrique, papier, etc.);

Des donnes (ensemble de signes dterminant un contenu significatif);

Une structure logique (comment les donnes sont organises intellectuellement :


un en-tte, un rsum, une date de livraison, etc.);

Une prsentation graphique (comment le document se prsente lutilisateur);

Des mtadonnes (c'est--dire des lments identifiant le document, son contexte


d'utilisation et certaines informations techniques concernant sa composition)

Lorsque lon crit la main sur une feuille de papier, une seule personne se trouve
produire et assembler du mme coup toutes ces composantes. Dans lenvironnement
lectronique, chacune de ces composantes peut tre produite indpendamment et elles
peuvent tre assembles automatiquement et sur demande si ncessaire.
Ce qui distingue le document de l'information c'est que le document est un ensemble
d'informations auxquelles un travail a t ajout, c'est--dire une structuration du contenu
(et parfois du support). Cette structuration ajoute l'information quelque chose, une
forme prescrite (par l'entreprise, par les lois et rglements, etc.) qui lui confre un pouvoir
et une porte que l'information n'a pas d'emble. Par exemple, le texte d'un procs-verbal
contient de l'information sur ce qui s'est dit en runion. Le procs-verbal structur dans
les formes adquates, (gabarits, signatures, dates, etc.) ajoute un poids lgal ces
dlibrations en lui donnant un caractre dcisionnel que le seul contenu informationnel
ne possde pas. L'information peut ici avoir une valeur lgale (c'est pour cette raison

Formation continue de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec, mars 2005

18

qu'elle est gre), le document la concrtise. Cette dfinition du document prvaut sur
toutes les autres que l'on retrouve formules dans les autres lois provinciales6.

Un document c'est
acte, annales, annexe, annuaire, arrt en conseil, billet,
bottin, brevet, bulletin, cahier, carte, catalogue, certificat,
charte, chque, constat d'infraction, dcret, dpliant,
dessin, diagramme, crit, lectrocardiogramme,
enregistrement sonore, magntoscopique ou informatis,
facture, fiche, film, formulaire, graphique, guide, illustration,
imprim, journal, livre, livret, logiciel, manuscrit, maquette,
microfiche, microfilm, note, notice, pamphlet, parchemin,
pice, photographie, procs-verbal, programme,
prospectus, rapport, rapport d'infraction, recueil et titre
d'emprunt.
Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information (art. 71)

L'article 71 de la LCCJTI stipule que :


La notion de document prvue par la prsente loi s'applique l'ensemble des
documents viss dans les textes lgislatifs, que ceux-ci y rfrent par l'emploi du
terme document ou d'autres termes, notamment acte, annales, annexe, annuaire,
arrt en conseil, billet, bottin, brevet, bulletin, cahier, carte, catalogue,
certificat, charte, chque, constat d'infraction, dcret, dpliant, dessin,
diagramme, crit, lectrocardiogramme, enregistrement sonore, magntoscopique
ou informatis, facture, fiche, film, formulaire, graphique, guide, illustration,
imprim, journal, livre, livret, logiciel, manuscrit, maquette, microfiche,
microfilm, note, notice, pamphlet, parchemin, pice, photographie, procs-verbal,
programme, prospectus, rapport, rapport d'infraction, recueil et titre d'emprunt .
On voit bien qu'elle recouvre directement la dfinition de document que l'on retrouve
l'intrieur du Rglement sur le greffe des membres de l'Ordre des arpenteurs-gomtres
du Qubec7 et qui se lit comme suit : Dans le prsent rglement, on entend par
"document" tout crit, procs-verbal, rapport, plan, carte, ou tableau dans lequel
l'arpenteur-gomtre engage sa responsabilit professionnelle, que ce document relve
ou non du champ exclusif de ses activits dcrites l'article 34 de la Loi sur les
arpenteurs gomtres (L.R.Q., chap. A-23) .

Art. 71, Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation.


Art. 1, Rglement sur le greffe des membres de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec (c. A-23,
r.5.1).
7

Gestion et diffusion des documents numriques

19

1.3. CADRE LGAL ET RGLEMENTAIRE DE LA GESTION


DOCUMENTAIRE
Historique du cadre lgal et rglementaire
z
z
z

z
z

1982
z Loi sur l'accs aux documents des organismes publics
1983
z Loi sur les archives
1997
z Travaux du chantier en Ingnierie documentaire Secrtariat du
Conseil du Trsor (1997-2001)
1998
z Politique qubcoise de l'autoroute de l'information
2002
z Loi concernant le cadre juridique des technologies de
l'information
z Cration de la norme ISO 15489 Records Management
z Travaux du Cadre de rfrence gouvernemental en gestion
intgre des documents (CRGGID) Secrtariat du Conseil du
Trsor et Archives nationales du (2002-2004)
2004
z Comit sur la conservation long terme des donnes et
documents gouvernementaux (Qubec)

Les premires lois du domaine avaient pour souci la protection de la vie prive et de la
confidentialit des documents avec larrive de la Loi sur laccs aux documents des
organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et celle du
patrimoine documentaire du Qubec avec la Loi sur les archives. Ces deux lois agissent
donc dans le domaine de la conservation des documents et de leur accs.
Nous assistons depuis quelques annes une extension du cadre rglementaire
touchant la gestion documentaire du fait de la prise en compte de la prsence de plus en
plus grande du numrique et des possibilits quil offre dans le contexte dInternet. En
1998, le gouvernement qubcois se dote dune Politique qubcoise de l'autoroute de
l'information. Ce plan met de l'avant toutes les dimensions impliques dans la mise en
place d'une infrastructure d'change d'informations, de biens et de services avec les
citoyens au moyen des nouvelles technologies de l'information. Ltat se donne alors un
plan d'action en matire de mise en place de l'autoroute de l'information : L'inforoute
gouvernementale - Pour mieux servir les citoyens et les entreprises. Il est la contribution
de l'administration publique la Politique. Les activits de gestion lectronique de
l'information ont t identifies comme stratgiques la russite de la mise en place de
l'autoroute de l'information gouvernementale et particulirement dans les activits
d'encadrement et de soutien administratifs aux activits de transactions lectroniques
entre ministres et organismes et avec les citoyens. C'est ce qui a dtermin la mise en
place du Chantier en ingnierie documentaire du gouvernement du Qubec. Ce chantier a
permis d'laborer les principes de base d'une saine gestion lectronique des documents
gouvernementaux.
Dans un contexte transactionnel lectronique s'ajoutent de nouvelles fonctions alors
que les anciennes ne se pratiquent plus de la mme faon. Aussi l'environnement lgal

20

Formation continue de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec, mars 2005

associ la validit juridique des documents lectroniques ainsi que leurs modalits de
gestion, leur accs, la protection du droit d'auteur, leur reproduction change. Cest donc
afin doffrir un balisage juridique au domaine de plus en plus croissant de la transaction
lectronique que la LCCJTI trouve sa place.
En rponse aux exigences de celle-ci et dans la continuit des travaux du chantier en
ingnierie documentaire, le Cadre de rfrence gouvernementale en gestion intgre des
documents (CRGGID) a t mis sur pied. Sa contribution principale consiste dans
llaboration dun cadre permettant la mise en place dun processus denregistrement des
documents institutionnels du gouvernement qui soit conforme aux prescriptions de la
LCCJTI.
Tout rcemment, la problmatique de conservation long terme des documents
gouvernementaux sest prsente comme un incontournable la prservation aussi
longtemps que ncessaire de documents numriques juridiquement valides. Pour cette
raison, les Archives nationales du Qubec, en association avec la Bibliothque nationale
du Qubec, ont mis sur pied un comit devant envisager les moyens dune conservation
long terme scuritaire et efficace. Ces travaux devraient se prolonger jusquen 2006.

Contexte juridique et obligations


dentreprise
z

LOIS et RGLEMENTS
Loi sur laccs aux documents des
organismes publics et sur la
protection des renseignements
personnels
Loi sur les archives

OBLIGATIONS
Identification des informations
et des fichiers nominatifs,
gestion des demandes daccs,
classement des documents.
z

Gestion des documents selon


leur dure de vie utile
z
z

Loi concernant le cadre juridique


des technologies de linformation

2005-02-12

Liste de classement, liste des


dossiers

Calendrier de conservation des


documents
Politiques de gestion des
documents

Obligation de protger
lintgrit des documents

11

Les trois principales lois qui nous occupent ici en terme d'obligations documentaires
sont la:
a) Loi sur laccs aux documents des organismes publics et sur la protection des
renseignements personnels. A l'article 16, elle stipule :
Un organisme public doit classer ses documents de manire en permettre
le reprage. Il doit tablir et tenir jour une liste de classement indiquant
l'ordre selon lequel les documents sont classs. Elle doit tre suffisamment
prcise pour faciliter l'exercice du droit d'accs .

Gestion et diffusion des documents numriques

21

b) Loi sur les archives : Cette loi vise essentiellement protger le patrimoine
documentaire historique de la Province en faisant en sorte que les organismes publics
grent correctement l'ensemble de leurs documents. De cette loi dcoule 4 politiques
et 2 rglements:
Politique de gestion des documents actifs du Gouvernement du Qubec
Politique de gestion des documents semi-actifs du Gouvernement du
Qubec
Politique de gestion des documents inactifs des organismes publics
Politique sur les archives prives
Rglement sur le calendrier de conservation, le versement, le dpt et
l'limination des archives publiques
Rglement sur l'agrment d'un service d'archives prives
c) Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation : Cette loi voque
les conditions d'quivalence juridique des documents technologiques de faon ce
qu'ils soient admissibles en preuve quel qu'en soit le support condition que leur
intgrit soit assure.

Obligations lies la Loi sur


les archives
z

Politique de gestion des documents actifs


z
z

Implanter un systme de gestion documentaire


laborer un systme de classement

Politique de gestion des documents semi-actifs


z

Entreposer les documents selon des normes


approuves par le gouvernement

Politique de gestion des documents inactifs

Rglement sur le calendrier de conservation

Verser les documents inactifs au gouvernement


Produire et tenir jour un calendrier de conservation
de ses documents

En matire de gestion documentaire, c'est certainement la Politique de gestion des


documents actifs et le Rglement sur le calendrier de conservation qui sont les deux
lments les plus intressants. La Politique de gestion des documents actifs impose
l'implantation d'un systme de gestion documentaire aux organismes soumis la Loi sur
les archives. Elle indique qu'il faut :

Formation continue de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec, mars 2005

22

affecter les ressources requises la conception, au dveloppement,


limplantation, la mise jour et lvaluation dun systme de gestion des
documents actifs .
Elle prcise, notamment, que l'organisme doit tablir et tenir jour un plan de
classification des documents et un index de reprage des documents. Larticle 7 de la Loi
sur les archives stipule que Tout organisme public doit tablir et tenir jour un
calendrier de conservation qui dtermine les priodes d'utilisation et les supports de
conservation de ses documents actifs et semi-actifs et qui indique quels documents
inactifs sont conservs de manire permanente et lesquels sont limins . La confection
d'un tel calendrier est rgie par le Rglement sur le calendrier de conservation, le
versement, le dpt et l'limination des archives publiques. (L.R.Q.A-21.1, r.1.1) et son
application est balise par les Politiques de gestion des documents actifs, semi-actifs et
inactifs.

Loi concernant le cadre juridique des technologies de


linformation

Objectifs: Assurer
z

z
z

la scurit juridique des communications


effectues au moyen de documents
lquivalence fonctionnelle des documents et leur
valeur juridique quels quen soient les supports
l'interchangeabilit de ces derniers
la concertation en vue dharmoniser les systmes,
normes et standards

Quant elle, l'objectif de la LCCJTI consiste assurer :

la scurit juridique des communications effectues au moyen de documents.

lquivalence fonctionnelle des documents et leur valeur juridique quels quen


soient les supports.

l'interchangeabilit de ces derniers.

la concertation en vue dharmoniser les systmes, normes et standards.

En fait, cette loi est habilitante, elle cherche baliser le domaine de la transaction
numrique de faon augmenter le niveau de confiance envers l'utilisation de documents
technologiques (numriques) et assurer la protection des personnes dans cet univers

Gestion et diffusion des documents numriques

23

numrique. Elle vise donc identifier les conditions par lesquelles un support
d'information peut tre interchangeable un autre (un document produit numriquement,
imprim, numris, imprim, etc.)
Cette loi comporte les chapitres suivants:

Chapitre 1 Dispositions gnrales


Chapitre 2 Documents
Chapitre 3 tablissement d'un lien avec un document technologique
Chapitre 4 Mise en uvre des infrastructures technologiques et juridiques
Chapitre 5 Dispositions interprtatives, modificatives et finales

Nous avons dj vu la notion de document qui est au centre de cette loi. Nous ne
ferons qu'effleurer l'axe principal de celle-ci, savoir la prservation de l'intgrit des
documents tout au long de leur cycle de vie - ce que l'on retrouve essentiellement au
chapitre 2 - en nous attardant aux consquences documentaires qu'on peut en dduire.

Valeur juridique (art. 5)


z

Le document dont l'intgrit est assure a la mme


valeur juridique, qu'il soit sur support papier ou sur
un autre support, dans la mesure o, s'il s'agit d'un
document technologique, il respecte par ailleurs les
mmes rgles de droit.
Le document dont le support ou la technologie ne
permettent ni d'affirmer, ni de dnier que l'intgrit
en est assure peut, selon les circonstances, tre
admis titre de tmoignage ou d'lment matriel
de preuve et servir de commencement de preuve,
comme prvu l'article 2865 du Code civil.
Lorsque la loi exige l'emploi d'un document, cette
exigence peut tre satisfaite par un document
technologique dont l'intgrit est assure.

Le document dont l'intgrit est assure a la mme valeur juridique, qu'il soit
sur support papier ou sur un autre support, dans la mesure o, s'il s'agit d'un
document technologique, il respecte par ailleurs les mmes rgles de droit.
Le document dont le support ou la technologie ne permettent ni d'affirmer, ni de
dnier que l'intgrit en est assure peut, selon les circonstances, tre admis
titre de tmoignage ou d'lment matriel de preuve et servir de commencement
de preuve, comme prvu l'article 2865 du Code civil.
Lorsque la loi exige l'emploi d'un document, cette exigence peut tre satisfaite par
un document technologique dont l'intgrit est assure 8.

Art. 5, Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation.

Formation continue de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec, mars 2005

24

Dans un monde documentaire o le document est compos de plusieurs parties qui


peuvent tre disperses, hautement volatiles et reproductibles trs rapidement, la valeur
juridique des documents repose sur l'apprciation de son intgrit. S'il y a lieu de croire
qu'un document n'est pas celui qu'il doit tre, qu'il a t modifi intentionnellement ou par
accident, il y a alors raison de douter de son intgrit. La question est donc de savoir
comment s'assurer de l'intgrit d'un tel document.

Protger l'intgrit du document (art.6)


z

Lintgrit du document est assure lorsquil est possible de


vrifier que linformation
z nen est pas altre
z et quelle est maintenue dans son intgralit,
z et que le support qui porte cette information lui procure la
stabilit et la prennit voulue.
Lintgrit du document doit tre maintenue au cours de son
cycle de vie,
z soit depuis sa cration,
z en passant par son transfert,
z sa consultation
z et sa transmission,
z jusqu sa conservation,
z y compris son archivage
z et ou sa destruction.

C'est l'article 6 qui nous le dit:


L'intgrit du document est assure, lorsqu'il est possible de vrifier que
l'information n'en est pas altre et qu'elle est maintenue dans son intgralit, et
que le support qui porte cette information lui procure la stabilit et la prennit
voulue.
L'intgrit du document doit tre maintenue au cours de son cycle de vie, soit
depuis sa cration, en passant par son transfert, sa consultation et sa
transmission, jusqu' sa conservation, y compris son archivage ou sa
destruction 9.

Art. 6, Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation.

25

Gestion et diffusion des documents numriques

Cycle de vie
1
CHERCHER

2
CONSULTER

Ensemble des fonctions documentaires


applicables aux documents au cours de leur vie
utile, depuis leur cration jusqu' leur archivage
ou leur destruction.
3
CRER
ACQURIR

4
DIFFUSER

5
Enregistrer
Traiter

6
CONSERVER

"Dans l'apprciation de l'intgrit, il est tenu compte, notamment


des mesures de scurit prises pour protger le document au
cours de son cycle de vie(art.6)
..ainsi que des mesures de gestion documentaire" (art.63)

Authenticit
Accessibilit
Fiabilit
Intgrit
Intgralit
Stabilit
Prennit

L.R.Q. A-21.1
Loi sur les archives
ISO 15489

L.R.Q. A-2.1
Loi sur l'accs aux
documents

L.R.Q. C-1.1
Loi concernant le cadre
juridique des technologies de
l'information

Ce qui est au cur de la gestion documentaire numrique, c'est donc la protection de


l'intgrit des documents. Protger l'intgrit se fait l'aide de moyens technologiques de
protection de l'information et par des mesures de gestion documentaire.
"Dans l'apprciation de l'intgrit, il est tenu compte, notamment des mesures de
scurit prises pour protger le document au cours de son cycle de vie 10.
... ainsi que par des mesures de gestion documentaire adquates 11.
Cette protection doit s'tendre toutes les tapes du cycle de vie des documents et sur
quelque support que ce soit et les mesures de gestion documentaire doivent tenir compte
des besoins daccessibilit associs la Loi sur l'accs aux documents des organismes
publics et la protection des renseignements personnels.
Ces mesures doivent
videmment tenir compte des prescriptions de la Loi sur les archives, qui, pour avoir une
proccupation essentiellement associe la conservation des documents, n'en stipule pas
moins l'obligation de mettre en place un systme de gestion documentaire, comme nous
l'avons vu prcdemment dans la Politique de gestion des documents actifs.
La norme internationale ISO 15489 Information et documentation (Records
Management) a t adopte en 2002. Le but de cette norme est de s'assurer que les
systmes des organisations crent, reoivent et maintiennent les documents
institutionnels. Elle stipule les normes de gestion que doit adopter une organisation afin
de s'assurer que ses documents soient authentiques, accessibles, fiables et intgres. Son
objectif principal est de dterminer les responsabilits des organisations en ce qui
concerne leurs documents institutionnels, les politiques, procdures, systmes et
processus dans lesquels ils sont impliqus, leur cration, leur gestion et leur contrle.

10
11

Art. 6, Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation.


Art. 64 4o, Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation.

Formation continue de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec, mars 2005

26

PARTIE 2

OBLIGATIONS JURIDIQUES EN MATIRE DE GESTION


DOCUMENTAIRE

PAR

MARC GERVAIS, Ph.D., a.-g.

Gestion et diffusion des documents numriques

2.1.

27

INTRODUCTION

Aprs avoir abord la notion de document dans son sens large, en avoir compris sa
fonction, sa valeur et limportance du maintien de son intgrit, cette deuxime partie
vise clairer davantage larpenteur-gomtre sur la nature de ses devoirs et obligations
en matire de gestion documentaire. Pour ce faire, il apparat intressant danalyser les
actes poss par les arpenteurs-gomtres sous langle de la cration et de la diffusion de
documents contenant de linformation dlimite et structure crant ainsi une valeur
ajoute pour le crancier de linformation. Lanalyse dmontrera un nombre lev de
dispositions lgislatives visant encadrer la gestion documentaire de larpenteurgomtre. Mais avant de dbuter proprement dit lanalyse, il importe dabord de bien
diffrencier les concepts de donnes et dinformation et dexpliquer les fondements du
nouveau modle conomique mettant en cause linformation numrique (section 2.2).
Nous serons alors davantage en mesure de comprendre les enjeux auxquels font face
actuellement les arpenteurs-gomtres. Ensuite, les principes fondamentaux dcoulant de
la mise en vigueur de la LCCJTI seront exposs (section 2.3). Lanalyse se poursuivra
par un examen dtaill des obligations de larpenteur-gomtre en fonction de chacune
des tapes du cycle de vie dun document (section 2.4) pour finalement mettre en lumire
quelques incertitudes persistantes dcoulant de la mise en vigueur de la LCCJTI (section
2.5).

Formation continue de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec, mars 2005

2.2.

28

GNRALITS

Le dveloppement rcent des technologies de linformation, et notamment de


linformatique, a multipli la cration et les changes de donnes ou dinformations de
type numrique. Pour plusieurs auteurs, lapparition du numrique constitue une
rvolution et bouleverse en profondeur les modles conomiques conventionnels
auxquels nous tions habitus. Il importe donc doprer dabord une distinction au plan
conceptuel entre une donne et une information, distinction dailleurs souvent nglige,
mme par le lgislateur, et ensuite dexposer les caractristiques propres ce nouveau
modle conomique, nomm usuellement comme tant lconomie de linformation.
2.2.1. Distinction entre une donne et une information.
Les termes donne et information font lobjet de nombreux dbats philosophiques et la
littrature cet effet est gnreuse. La prsente section vise apporter certaines
distinctions au plan conceptuel mais sans ncessairement simmiscer au sein de ces
tractations, de clarifier dfinitivement les diffrents concepts ou de prsenter les
meilleures dfinitions possibles. Lobjectif vis consiste plutt dmontrer que des
distinctions existent mais quelles ne sont pas toujours mises en lumire dans la
littrature.
Au sein de la communaut des technologies de linformation, une donne est
frquemment considre comme le matriel brut de linformation. On lui attribue souvent
une existence matrielle. Les donnes en elles-mmes nexistent pas ltat naturel et
sont ncessairement une cration de lhomme [Bdard, 1986]. Une donne ne prend son
sens que par lintermdiaire de lil qui la regarde.

Gnralits
Donne vs Information
Une donne :
Existence matrielle.
Unit physique qui sert de support au sens
et lide (Larame, 1999).

Information :
Matire premire (lment) de la
connaissance.
Nexiste que dans lesprit de la personne.

Pour les fins de lexpos :


Information = unit physique et interprtation.

Gestion et diffusion des documents numriques

29

Une donne serait une unit physique qui sert de support au sens et lide [Larame,
1999]. Le concept de donne numrique, dans le domaine de linformatique, est
intimement li aux proprits physiques des ondes12 et de lnergie lectrique. Une
catgorie dondes est communment appele ondes hertziennes lintrieur de laquelle
sont incluses les impulsions ou ondes lectromagntiques. Elles ont surtout servi la
conception et la dmocratisation de la tlvision et de la radio. Elles permettaient de
transmettre et de stocker son, voix et musique sur de longues distances [Masson, 1995].
Dernirement, elles ont t mises profit pour le stockage de donnes notamment par la
cration des cdroms, aussi appels disque optique compact13 ou disque laser14.
Tout comme le tlphone15, le fonctionnement fondamental des ordinateurs repose sur
le courant lectrique.
Ainsi, le contenu dune base de donnes nest que
lemmagasinement sur un support (disquette, disque dur, cdrom, ruban magntique,
disque optique) dune srie, souvent gigantesque, de 0 et de 116. Et sans lectricit, le
dcodage des donnes est impossible. On peut ajouter aussi que les rseaux de
communication utilisent simultanment, dune part, la fibre optique lorsquelle est
disponible, laquelle fait appel aux ondes lectromagntiques et, dautre part, les anciens
cbles en cuivre o la transmission des informations est assure par des impulsions
lectriques [Masson, 1995]. La donne est donc un fait isol ltat brut et qui na
aucune signification en soi [Bdard, 1986, Larame, 1999] mais on peut lui attribuer une
existence matrielle.
Il existe plusieurs dfinitions de linformation [Bdard, 1986] selon que les auteurs
seraient conomistes, scientifiques, juristes, philosophes, sociologues ou autres [Marino,
1997]. Au sein du glossaire accompagnant la LCCJTI, le terme information est dfini
comme suit : La connaissance qui rduit lincertitude concernant la ralisation dun
vnement particulier appartenant un ensemble dtermin dvnements possibles .
Assez curieusement, cette dfinition trouve sa source dans la thorie mathmatique de la
communication, sattachant davantage sa fonction. Cette dfinition est rarement reprise
au sein des ouvrages de doctrine juridique. Toutefois, dans le glossaire, on prend note de
12

Une onde peut tre dfinie comme une dformation, branlement ou vibration dont llongation est une
fonction priodique des variables de temps et despace [Robert, 2000]. Ainsi il existe notamment des
ondes liquides, des ondes sismiques et, particulirement, des ondes lectromagntiques. Ces dernires sont
dfinies comme tant une famille dondes qui ne ncessitent aucun milieu matriel connu pour leur
propagation [Robert, 2000].
13
Un disque optique est dfini comme tant un support circulaire recouvert dune couche magntique o
sont enregistres des donnes numriques [Robert, 2000].
14
Lappellation laser nest pas un pur hasard puisquun rayon laser est un gnrateur dondes
lectromagntiques [Robert, 2000].
15
Dans le cas particulier du tlphone, la principale dcouverte a t la transformation dondes sonores en
courant lectrique dont le principe provient de lutilisation du code Morse, cest--dire par le jeu de
linterruption et du rtablissement plus ou moins prolong du courant lectrique sur le fil de cuivre
[Masson, 1995].
16
Dans le cas de lordinateur, on attribue tout simplement une valeur au passage et linterruption du
courant. Lorsque le courant passe, la valeur est de 1 et lorsquil ne passe pas, la valeur est de 0. Lemploi
de ces deux chiffres, 0 et 1, est la base de la numrisation de linformation. Nous sommes donc en face
du langage binaire, qui ne contient que deux lments soit le 0 et le 1 mais qui peut reprsenter nimporte
quel nombre, nimporte quelle lettre, nimporte quelle information par de simples combinaisons de 0 et de 1
[Masson, 1995].

Formation continue de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec, mars 2005

30

distinguer certains emplois du terme information, ce dernier pouvant tre galement


utilis comme traduction du terme data et ainsi rfrer aux donnes emmagasines sur un
systme ou un support. Dans la sphre de linformatique, linformation est assimile
des donnes prsentes sous une forme significative et utile pour les tres humains
[Laudon et Laudon, 2001]. Si, en informatique, linformation est assimile la donne
elle-mme, dautres lassocient plutt la signification de ces donnes [Bdard, 1986,
Bergeron, 1993, Larame, 1999]. Une autre dfinition [Marino, 1997] prsente
linformation comme le contenu dun message, le message tant par ailleurs
communicable autrui par un moyen quelconque. Linformation ne serait pas le message
mais le contenu de celui-ci.

Gnralits
Nouveau modle conomique

Linformation numrique :
Ses attributs :
Non inclusion : difficile dempcher lusage.
Non rivalit : se rpand et ne spuise pas.

Ses caractristiques :
Volatile.
Mallable.
Flexible.
Facilement modifiable.

Aucune dfinition ne fait lunanimit de faon universelle. Rsultant de lorganisation


et du traitement des donnes qui mnent une certaine forme dintelligence ou de
connaissance, linformation serait usuellement considre comme la matire premire de
la connaissance [Bdard, 1986]. Linformation se distinguerait de la donne notamment
parce que, contrairement la neutralit ou lobjectivit des donnes, une mme donne
ne mnerait pas ncessairement une mme information. Une donne naurait pas la
mme signification pour tous les destinataires [Larame, 1999].
Linformation drive donc des donnes mais nest pas une donne en elle-mme.
En informatique, linformation nexiste que lorsque les donnes sont prises en charge par
un ordinateur qui les rend lisibles et interprtables par le lecteur. Linformation
nexisterait que dans lesprit de la personne qui consulte les donnes, elle serait un
lment de connaissance potentiellement communicable [Dupr, 2001], donc de nature
incorporelle ou immatrielle.
Une majorit dauteurs ne fait pas la distinction et utilise le
terme information pour dsigner lunit physique plutt que son interprtation par ltre
humain. Pourtant, nul nutilise lappellation base dinformations au lieu de base de
donnes. Certains considrent que dans le contexte des bases de donnes, les termes

Gestion et diffusion des documents numriques

31

donne et information deviennent synonymes17 et renvoient au rsultat smantique


obtenu grce linterrogation de la base [Montero, 1998]. Dautres considrent que le
terme information dsigne simultanment, comme un tout ou comme une suite logique
indissociable, lunit physique et son interprtation par ltre humain. Compte tenu que
cette approche est largement prconise au sein des textes lgislatifs et des ouvrages
caractre juridique, elle aura notre adhsion pour les fins de notre expos.
2.2.2. Un nouveau modle conomique
Linformation gographique numrique constitue un sous-ensemble de lconomie de
linformation18 et se retrouve potentiellement confront aux mmes principes.
Linformation partage les attributs des biens publics, soit la non inclusion et la non
rivalit [Onsrud, 1998, Rallet, 2001]. La non inclusion rfre la difficult dexclure
quiconque de lusage de linformation ds lors que cet usage nest pas ou est mal protg
par des dispositifs techniques ou des droits de proprit. La non rivalit rfre au fait que
linformation se rpand et ne spuise pas, contrairement aux ressources physiques qui
ont vocation spuiser au fur et mesure de leur consommation. En fait, la
consommation dune information par une personne ne prive pas les autres de lusage de
cette mme information. Linformation peut donc tre partage indfiniment sans
dpossder son propritaire original. Elle nest donc pas conomiquement dgradable, la
consommer ne la dtruit pas [Rallet, 2001]. Elle peut se multiplier linfini et revenir
son tat original sans aucune altration. Finalement, elle peut tre utilise par plusieurs
personnes en mme temps et cela pour des objectifs diffrents [Cho, 1998].

Gnralits
Nouveau modle conomique
Le consommateur recherche une
information :
Facilement intgrable.
haute valeur ajoute.
Accessible gratuitement.
Sans restriction lusage.
Qui permet des conomies de temps.

17

Dailleurs, cette absence de distinction entre une donne et une information est de nature brouiller
certains aspects juridiques comme le caractre appropriable des donnes et leur protection par le droit
dauteur. Cette absence de distinction semble caractrise aussi la doctrine gomatique. Les deux
appellations (donne et information) sont souvent utilises alternativement sans vritable discernement.
18
Selon un auteur, plus de quatre-vingt pourcent (80%) des donnes utilises aux tats-Unis possdent une
rfrence spatiale [Huxhold, 1991, cit par Fernandez-Falcon et collab., 1993], ce qui confrerait
linformation gographique un immense potentiel.

Formation continue de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec, mars 2005

32

Linformation numrique en gnral se caractrise donc par une forte volatilit en ce


sens quelle est mallable, flexible, facilement modifiable [Davies, 1996, Aldrich, 1999]
et reproductible quasiment linfini. La volatilit de linformation fragilise notamment
le respect de son intgrit, autrefois mieux protge sur les supports matriels.
Lorsquelle est diffuse, linformation peut facilement subir des transformations19 parfois
difficiles voire impossibles dtecter.
Cette diffrence entre linformation prsente sur support numrique et celle prsente
sur support papier est fondamentale par rapport lancien modle conomique o les
stratgies conventionnelles de commercialisation taient bases sur laccessibilit limite
des ressources. Dans cette nouvelle conomie de linformation, linformation devient
synonyme de richesse autant pour les entreprises que pour les individus. La prosprit
appartient ceux qui seront en mesure de mieux se lapproprier, de la grer et de la
transformer en de nouveaux produits valeur ajoute rpondant de plus en plus des
besoins prcis et cibls des consommateurs. Dans lre industrielle, la perception des
consommateurs tait principalement base sur le prix, la qualit et la marque de
commerce du bien convoit. Maintenant, le consommateur repose sa dcision dachat sur
deux nouveaux critres conomiques, soit le contenu de cette donne, adapte son
contexte, et la facult de cette dernire lui faire gagner du temps. Le consommateur,
quil soit un particulier ou un organisme, a dvelopp un haut niveau dintolrance tout
ce quil considre comme tant une perte de temps [Aldrich, 1999]. Pour une entreprise
ou un individu, une information de qualit est une information qui :

Est facilement intgrable ou changeable ;


Est simple dutilisation ;
Est personnalise en fonction de ses besoins ;
Possde ou permet den driver une haute valeur ajoute par rapport son
contexte ;
Permet des conomies de temps.
Est accessible gratuitement ou faible cot.
Ne contient aucune restriction quant son utilisation subsquente.

Ainsi, une donne rapidement accessible et utilisable sans aucune restriction (mme
rpute de moindre qualit) sera souvent prfre une autre rpute comme tant de
plus grande qualit, mais tant plus difficilement accessible et assujettie dobligations
diverses dcoulant, par exemple, des droits dauteurs et de licences dutilisation.
Lconomie de linformation nous amne rflchir en termes deffets ou dconomie
de rseau, de valeur ajoute au consommateur (en temps et en contenu), de distribution
gratuite de linformation, le tout bas sur des modles transactionnels novateurs. Comme
lautoroute de linformation est devenue une passerelle dchange de donnes
numriques, les consommateurs sont devenus sensibles la compatibilit des donnes
quils utilisent et quils dsirent changer avec leurs partenaires, leurs fournisseurs, leurs
19

Ces modifications potentielles peuvent dcouler, de faon involontaire, du transport de linformation sur
le rseau, ou de faon volontaire, de la main de lhomme.

Gestion et diffusion des documents numriques

33

clients, et autres. Lors de la dcision dachat, ils opteront pour des produits facilement
changeables et transfrables entre les diffrents intervenants de leur propre rseau. Cest
ce quon appelle leffet de rseau. cette notion dcoule celle des externalits de rseau.
Il y a externalit de rseau lorsque lutilit retire de la possession dun bien saccrot
avec le nombre dutilisateurs de ce bien [Rallet, 2001].

Gnralits
Nouveau modle conomique
Pression du rseau sur les a.-g. :
Pour obtenir une copie des fichiers
numriques.
Pour les obtenir gratuitement.

Proccupations des a.-g. :


IG est complexe.
IG est dangereuse.
IG ne peut tre utilise toutes les sauces.

Ces effets de rseau et dexternalits de rseau provoquent une boucle rptitive. En


effet, la popularit dun produit incite les nouveaux acqureurs se le procurer,
amplifiant du mme coup le nombre dutilisateurs qui le possde, favorisant une baisse
du cot dacquisition dcoulant de la pntration du march grande chelle et renforant
ainsi la perception des usagers face lampleur du rseau. Plus la taille du rseau
augmente, plus la valeur de ce rseau augmente aussi pour les participants externes
[Anderson et collab., 1998]. Cest pour profiter de ces effets boule de neige [Rallet, 2001]
que plusieurs entreprises ont adopt ds le dpart des stratgies de gratuit, lobjectif
tant dinonder le plus rapidement possible le march. Vu sous cet angle, le rseau
Internet (400 millions dinternautes) peut tre considr comme un puissant effet de
levier. Il est ais de comprendre quune entreprise transigeant sur le march digital et qui
entend maintenir un prix lev ou mme parfois un prix tout court est condamne
sortir du march [Rallet, 2001] ou est voue devenir marginale.
Dans ce contexte, il nest pas surprenant (et ctait mme tout fait prvisible) que les
diffrents intervenants gravitant autour de larpenteur-gomtre (municipalits, notaires,
architectes, amnagistes, ingnieurs, etc.) procdent des demandes rptes afin
dobtenir une copie sur support numrique de fichiers contenant des textes, des dessins ou
bien des coordonnes gographiques. Les entreprises gravitant dans le rseau dun
arpenteur-gomtre multiplient les demandes de copies de fichiers contenant, par
exemple, des levs topographiques, des plans de lotissement ou de servitude, des
certificats de localisation ou des descriptions techniques.
Linformation gographique numrique produite par les arpenteurs-gomtres est
souvent empreinte dune exactitude et dune prcision leves, lui confrant alors un haut

Formation continue de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec, mars 2005

34

potentiel de valeur ajoute. Mme si les arpenteurs-gomtres ne sont pas parfaitement


soumis aux rgles de leffet de rseau et de ses externalits (rares sont les arpenteursgomtres qui visent une pntration du march grande chelle), il nen demeure pas
moins quils subissent une pression du rseau diffuser leurs coordonnes gographiques
ou leurs plans faible cot voire gratuitement. En refusant de rpondre ces demandes,
larpenteur-gomtre risque de se voir exclure du rseau ce qui, certes, ne lui sourit gure.
Alors que, dun ct, la dynamique du march incite les arpenteurs-gomtres
diffuser leurs produits numriques, de lautre ct, il se pointe le potentiel dutilisations
inappropries ou de mauvaises interprtations de linformation.
Linformation
gographique peut tre trompeuse [Bdard, 1986] et elle se distingue dfinitivement par
sa technicit, sa complexit [Ct et collab., 1993, Bensoussan et collab., 1995, Zhang et
Goodchild, 2002] et sa dangerosit puisquelle possde le potentiel de nuire. Elle requiert
une expertise aiguise pour en comprendre les limites et les possibilits en termes de
traitements et danalyses, bref des connaissances et des comptences particulires
permettant de grer adquatement cet cart incontournable entre la ralit et sa
reprsentation. Comme une majorit darpenteurs-gomtres semble transmettre leurs
coordonnes gographiques ou leurs plans sans aucune restriction ou limites
lutilisation, elles peuvent donc potentiellement tre utilises des fins pour lesquelles
elles nont pas t conues, soulevant alors de plein fouet la question de la responsabilit
civile.
Les arpenteurs-gomtres se retrouvent donc confronts un choix dchirant, cest-dire limiter, voire empcher, toute diffusion ou transmission de leurs fichiers numriques,
diminuant du mme coup leur responsabilit civile ou permettre, voire mme encourager,
cette diffusion dans le but de pntrer davantage le march et de multiplier les changes
conomiques avec leurs partenaires, le tout dans le but de demeurer actif au sein du
rseau.

Gestion et diffusion des documents numriques

2.3.

35

PRINCIPES FONDAMENTAUX DE LA LCCJTI

2.3.1. Historique
La mise en vigueur de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de
linformation (LCCJTI)20 fait suite au dploiement massif des technologies de
linformation au sein de notre socit et vise venir encadrer les oprations et les
transactions opres laide des nouveaux outils de communication.
Avant lentre en vigueur de la loi, plusieurs juridictions avaient auparavant adopt
des lois similaires telles que la Loi type sur le commerce lectronique adopte par la
commission des Nations Unies en 1996 pour le droit commercial international
(CNUDCI), la loi amricaine intitule Electronic signatures in Global and National
Commerce Act adopte en 2000, la loi canadienne intitule Loi uniforme sur la preuve
lectronique adopte en 1998 et la Loi uniforme sur le commerce lectronique adopte en
1999 [Barreau du Qubec, 2000]. Le Qubec a donc voulu, linstar de ces juridictions,
prendre le virage technologique.
2.3.2. Mise en contexte
La (LCCJTI) a t cre avec comme objectif de demeurer neutre par rapport aux
technologies qui, elles, sont en constante volution. Par un trop grand rapprochement
entre diffrentes technologies existantes, le texte de la LCCJTI courait la chance de
devenir rapidement dsuet, ce que le lgislateur voulait viter. Il sen est suivi un texte
de loi passablement aride, parfois difficile interprter et utilisant des expressions
juridiques jusquici inconnues [Barreau du Qubec, 2000].

Principes fondamentaux de la LCCJTI


Mise en contexte

20

De type universelle.
Neutre p/r aux technologies.
Expressions juridiques nouvelles.
Texte difficile interprter.

L.R.Q., chapitre C-1.1. La loi a t adopte par le gouvernement du Qubec le 21 juin 2001 et mise en
vigueur le 1er novembre 2001.

Formation continue de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec, mars 2005

36

La LCCJTI est une loi parapluie en ce sens quelle introduit des concepts universels et
applicables dans les autres lois et rglements applicables au Qubec. Plusieurs autres lois
furent modifies suite ladoption de la LCCJTI. Les dispositions qui y sont prvues
sont donc applicables mutatis mutandis aux documents produits par les arpenteursgomtres. Lobjectif de cette section est dexposer quelques principes mis de lavant par
la LCCJTI et qui peuvent avoir un impact sur la pratique quotidienne des arpenteursgomtres. La liste nest donc pas exhaustive. Dailleurs, tous les articles (chapitre III,
articles 38 62) concernant ltablissement du lien entre une personne et un document
technologique (signature numrique) et les articles portant sur la fabrication dun original
sous la forme dun document technologique ainsi que la certification dune copie dun
original (chapitre II, section 3, articles 12 16) ont t laisss volontairement de ct
puisque ces questions feront lobjet dun cours spcifique donn aux arpenteursgomtres dans le futur.
2.3.3. Principes fondamentaux de la loi
Document
Comme il a t mentionn prcdemment, la LCCJTI est principalement base sur la
notion de document21 et opre une distinction entre un document papier, un document
numrique et un document technologique. Un document technologique comprend la
fois un document numrique mais aussi tout document reposant sur support optique,
mcanique ou magntique, par exemple. La question se pose savoir si la dfinition dun
document au sein de la LCCJTI sarrime bien avec la dfinition du mme terme au sein
du cadre juridique spcifique larpenteur-gomtre.
Le terme document est dfini au sein du Rglement sur le greffe des membres de
lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec comme tant tout crit, procs-verbal,
rapport, plan, carte, ou tableau 22. Cette liste de types de document est reprise quasi
intgralement au sein de larticle 71 de la LCCJTI qui stipule que La notion de
document prvue par la prsente loi s'applique l'ensemble des documents viss dans les
textes lgislatifs, que ceux-ci y rfrent par l'emploi du terme document ou d'autres
termes, notamment acte, () carte, (), certificat, () dessin, (), crit, (), procsverbal, (), rapport, () . Seule la notion de tableau ny est pas reprise explicitement.
Il est donc permis de conclure que la notion de document y est la mme [Genest et
Lasnier, 2004]. Dailleurs, lgard du greffe de larpenteur-gomtre, le rglement
prvoit que rien ne doit tre interprt comme excluant l'utilisation de l'informatique ou
de toute autre technique pour la constitution et la tenue du greffe23. Et qui dit
informatique dit aussi numrique24.
Intgrit

21

Art. 3, Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation.


Art. 1, Rglement sur le greffe des membres de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec (c. A-23,
r.5.1).
23
Art. 2, Rglement sur le greffe des membres de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec.
24
Linformatique est fille du numrique [Lucas, 2001].
22

37

Gestion et diffusion des documents numriques

On constate que la notion dintgrit occupe une place prpondrante au sein de la


LCCJTI25. Dans le langage courant, le mot intgrit est dfini comme tant ltat dune
chose qui est demeure intacte [Robert, 2000], le terme intgrit tant oppos
altration ou corruption. Au sein du glossaire accompagnant le texte de loi, la notion
dintgrit conserve la mme signification. lgard dun document, on dira quun
document est intgre si linformation quil contient na pas t altre. Cette notion
dintgrit est fondamentale, notamment en droit de la preuve, dans la mesure o lon
veut promouvoir les principes dquivalence fonctionnelle des documents et de neutralit
technologique.

Principes fondamentaux de la LCCJTI


Intgrit
tat dune chose qui est demeure
intacte (Robert, 2000).
tat dune chose qui est demeure
intacte (Glossaire, LCCJTI, 2001).
Un document est intgre si linformation
quil contient na pas t altre.

Interchangeabilit des supports et neutralit technologique


La LCCJTI tablit le principe de linterchangeabilit des supports portant
linformation sur un document26. On opre ainsi une distinction trs nette entre lcrit et
le support qui le porte de manire maintenir lindpendance de la loi par rapport des
technologies particulires. La LCCJTI sapplique plutt dcrire des phnomnes plutt
que dsigner directement une technologie. Le rgime juridique des documents est le
mme peu importe le support ou la technologie utilise. Le principe de la neutralit
technologique27 signifie quun document possde la mme capacit produire des effets
juridiques et tre admis en preuve, peu importe le support en autant que lon puisse
sassurer de son intgrit et que le document respecte les rgles de droit qui lui sont
applicables.

25

En effet, le mot intgrit est utilis cinquante-sept (57) reprises dans le texte de la loi.
Art. 2 2e al., Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation.
27
Art. 5, Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation.
26

Formation continue de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec, mars 2005

38

Principes fondamentaux de la LCCJTI


Neutralit technologique
Distinction entre un crit et le support.
Rgime juridique identique peu importe le
support.
Capacit quivalente produire des effets
juridiques (preuve).

Libert de choix du support


Le principe de la libert de choix de support est reconnu lusager, ce qui signifie que
personne nest oblig de produire ou de recevoir un document ou encore deffectuer une
communication au moyen dune technologie particulire28, sauf quant la loi le prvoit
comme, par exemple, la Loi sur la protection du consommateur29 qui prvoit la
confection dun contrat sur support papier conclu avec un commerant itinrant30. La
valeur juridique dun document nest donc ni augmente ni diminue en fonction du
choix dun support particulier. Le choix dun support peut toutefois tre fix par
convention, lequel simpose alors chaque cocontractant.

Principes fondamentaux de la LCCJTI


Choix de support et prsomption dintgrit
Aucune obligation p/r une technologie ou
un support particulier.
Sauf quand la loi le prvoit.
Peut tre fix par convention.
Lintgrit est prsume.
Indpendance p/r aux dtails de forme

28

Art. 2 1er al. et 29, Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation.
L.R.Q., c. P-40.1.
30
Art. 58, Loi sur la protection du consommateur.
29

Gestion et diffusion des documents numriques

39

Prsomption dintgrit
La loi tablit une prsomption dintgrit lgard dun document31. Autrement dit,
on a pas besoin de faire la preuve que lintgrit dun document a t prserve,
lintgrit est prsume jusqu preuve du contraire, cette preuve devant tre
prpondrante. Le fardeau de dmontrer quil y a eu atteinte lintgrit dun document
repose sur la personne qui linvoque. De plus, la notion dintgrit est indpendante des
dtails de forme32. Par exemple, que la pagination dun document soit diffrente dun
support lautre ou que la prsentation dun courriel varie dun fureteur lautre, ne
constituent pas des atteintes lintgrit au sens de la loi.
quivalence fonctionnelle et valeur juridique
Le premier principe, pour ne pas dire le principal objectif, de la LCCJTI est
lquivalence fonctionnelle des documents, cest--dire que la LCCJTI reconnat la mme
valeur juridique des documents fonctionnellement quivalents33. Des documents
contenant la mme information et reposant sur des supports diffrents possdent la mme
valeur juridique. Si chaque document conserve son intgrit, alors les documents sont
interchangeables. Il y a quivalence quant aux fonctions accomplies peu importe le
support et peu importe la forme34. Le choix dun support ou dun autre provoque un effet
neutre en se sens quil ne libre pas son auteur des obligations qui lui sont applicables.
Par exemple, si une loi oblige lmission de copies conformes, le dtenteur du document
doit se conformer aux mmes rgles de droit. En fait, la loi vise transposer les
situations juridiques connues dans le monde des documents sur papier dans un univers o
lon fait usage de documents sappuyant sur les technologies.

Principes fondamentaux de la LCCJTI


quivalence fonct. et modes de transmission

Mme valeur juridique.


Documents interchangeables.
Peu importe le support et la forme.
Mmes rgles de droit applicables.

Tout mode de transmission appropri son


support.
Libert p/r technologie utilise.
Impossible dimposer une technologie
particulire.

31

Art. 7, Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation.


Art. 10, Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation.
33
Art. 9, Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation.
34
Art. 10, Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation.
32

Formation continue de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec, mars 2005

40

Libert des modes de transmission


Un document peut tre transmis, envoy ou expdi en utilisant tout mode de
transmission appropri son support sauf lorsque la loi exige lemploi exclusif dun
mode spcifique de transmission35. De l dcoule la libert de se procurer ou non
certaines technologies pour la transmission de documents36. On ne peut donc imposer ou
se faire imposer lutilisation de logiciels particuliers dans lchange de documents.
Toutefois, la pression conomique se faisant sentir, les arpenteurs-gomtres auront, dans
bien des cas, lobligation de se doter dune technologie particulire lorsque le client
limpose ou en fait une condition incontournable pour lobtention de contrats.
Accessibilit et intelligibilit permanente
La LCCJTI exige que toute personne assure le maintien de lintgrit dun document
durant toute la dure de sa conservation mais aussi dassurer la disponibilit du matriel
qui permet de le rendre accessible et intelligible afin de pouvoir lutiliser aux fins pour
lesquelles il est destin37. Comme les arpenteurs-gomtres sont tenus de conserver leurs
documents pour une dure illimite38, cette obligation peut devenir lourde et plus risque
long terme quant la conservation des documents technologiques. Par exemple, si un
arpenteur-gomtre opte pour la conservation de son rpertoire sur support numrique, il
doit sassurer de disposer des logiciels et/ou du matriel qui en permettent la lecture
lordinateur, et ce, sans limite de temps.

Principes fondamentaux de la LCCJTI


Accessibilit, intelligibilit et unicit
Obligation dassurer laccessibilit et
lintelligibilit.
Disponibilit constante du matriel.
Dure illimite pour les a.-g.
En mode numrique, obligation satisfaite
par lenvoi dune seule copie.

35

Art. 28, Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation.


Art. 29, Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation.
37
Art. 19, Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation.
38
Art. 18, Rglement sur le greffe des membres de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec.
36

Gestion et diffusion des documents numriques

41

Unicit dun exemplaire


Lorsque le service implique, la demande du client ou de la loi, la transmission de
plusieurs exemplaires dun mme document, la loi stipule que cette obligation peut tre
satisfaite au moyen dun seul exemplaire ou copie39. Par exemple, si le client requiert
trois copies dune lettre, lenvoi dune seule copie du fichier sur support numrique serait
suffisant.

39

Art. 32, Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation.

Formation continue de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec, mars 2005

42

2.4. LE CYCLE DE VIE DUN DOCUMENT


Au cours de la ralisation de ses mandats, larpenteur-gomtre se retrouve collecter
et emmagasiner un ensemble de documents de toutes sources et de toutes natures.
Normalement, cette collecte de documents sexcute dans le but de fournir un service
professionnel particulier un client ou pour le compte dune organisation. Sans quil en
soit toujours parfaitement conscient, larpenteur-gomtre est tenu plusieurs obligations
relies aux diffrentes tapes du cycle de vie dun document, lesquelles obligations
trouvant leur source notamment au sein des diffrentes lois et rglements qui lui sont
spcifiques, mais aussi potentiellement au sein dautres lois dapplication plus gnrale
cites notamment dans la premire partie de ce cours de formation continue. Par
exemple, les rgles diffrent selon que le document est constitu sous la responsabilit
dun organisme public ou priv. Dans le premier cas, laccs et la consultation des
documents doit tenir compte des rgles nonces dans la Loi sur laccs aux documents
des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels40. Dans le
deuxime cas, laccs et la consultation des documents doit tenir compte de la Loi sur la
protection des renseignements personnels dans le secteur priv41. Les dispositions
prvues au sein de ces deux lois, quoique trs pertinentes, ne sont pas analyses dans le
cadre de la prsente formation.
La prsente section vise donc faire linventaire des diffrentes obligations en les
regroupant en fonction des tapes du cycle de vie dun document. Lanalyse est donc
principalement base sur le cadre juridique spcifique larpenteur-gomtre et la
LCCJTI. Mme si le terme intgrit apparat trs peu de reprises au sein de la Loi sur
les arpenteurs-gomtres et des rglements correspondants, le contenu des textes
dmontre un grand nombre de dispositions visant prserver lintgrit des documents
que larpenteur-gomtre prpare, diffuse et conserve.
2.4.1. La cration dun document
ce stade, la LCCJTI prvoit peu de dispositions spcifiques en regard de la cration
du document. Les obligations en matire de cration de document se retrouvent
davantage au sein des lois et rglements encadrant la pratique de larpenteur-gomtre.
Dabord, la loi octroie certains pouvoirs larpenteur-gomtre afin de lui permettre de
collecter les informations pertinentes pralables la confection ou la cration de
certains documents comme par exemple, le pouvoir dinterroger toute personne quil croit
tre en mesure de donner des renseignements ou en possession d'crits, plans ou
documents concernant les bornes ou limites d'un terrain qu'il est charg d'arpenter 42 et
mme le pouvoir de les contraindre en cas de refus43. Il lui est permis de consulter et de
sinspirer dun document prpar par un confrre en autant qu'il le mentionne
expressment dans son propre document44.
40

L.R.Q. A-2.1.
L.R.Q. P-39.1.
42
Art. 50 al. 1, Loi sur les arpenteurs-gomtres.
43
Art. 50 al. 2, Loi sur les arpenteurs-gomtres.
44
Art. 36 al. 2, Loi sur les arpenteurs-gomtres.
41

43

Gestion et diffusion des documents numriques

Ensuite, la loi oblige expressment larpenteur-gomtre la cration de certains


documents dont notamment de tenir note de toutes ses oprations darpentage45 sur le
terrain. Finalement, la loi fixe le contenu minimal de certains documents comme, par
exemple, au sein du certificat de localisation46 et le plan qui laccompagne47, au sein du
certificat de piquetage sous forme de rapport ou de plan48, au sein du certificat
dimplantation sous forme de rapport ou de plan49 ou au sein du procs-verbal de
bornage50. Dans le cas de la dlivrance de copies certifies conformes, larpenteurgomtre est tenu dy apposer le cachet ou le sceau particulier prvu par rsolution du
Bureau51. On retrouve aussi parfois des dispositions quant la forme du document. On
exige notamment que certains documents, comme un rapport, soit de format lgal52 ou,
comme un plan, quil soit de format lgal ou plus grand53.

Cycle de vie dun document


Cration
Pouvoir de collecter linformation :
Ex. : Interroger une personne (Art. 50, L.A.G.).
Obligations :
De crer certains documents :
Ex. : Notes des oprations (Art. 55, L.A.G.).
Quant au contenu :
Ex. : Cert. De localisation (Art. 9 11, R.C.L.)
De maintenir lintgrit :
Ex. : Fausses donnes (Art. 4.01.01,
C.D.A.G.).

Finalement, on retrouve au sein du cadre juridique de larpenteur-gomtre des


dispositions lgislatives visant expressment le maintien de lintgrit autant des
documents quil consulte que des documents quil prpare et quil diffuse. On interdit
notamment larpenteur-gomtre dintroduire volontairement de fausses donnes dans
un rapport ou dans un procs-verbal54 ou dutiliser sciemment un document dont il sait

45

Art. 55, Loi sur les arpenteurs-gomtres, art. 5 7, Rglement sur la norme de pratique relative au
certificat de localisation (c. A-23, r.7.1) et art. 5, 6, 12 et 13, Rglement sur la pratique relative au
piquetage et limplantation (c. A-23, r.8.1.1).
46
Art. 9 11, Rglement sur la norme de pratique relative au certificat de localisation.
47
Art. 13 15, Rglement sur la norme de pratique relative au certificat de localisation.
48
Art. 9, Rglement sur la pratique relative au piquetage et limplantation.
49
Art. 15, Rglement sur la pratique relative au piquetage et limplantation.
50
Art. 52, Loi sur les arpenteurs-gomtres.
51
Art. 68, Loi sur les arpenteurs-gomtres.
52
Art. 12, Rglement sur la norme de pratique relative au certificat de localisation.
53
Art. 16, Rglement sur la norme de pratique relative au certificat de localisation, art. 10 et 16, Rglement
sur la pratique relative au piquetage et limplantation.
54
Art. 4.01.01, Code de dontologie des arpenteurs-gomtres (c. A-23, r. 4).

Formation continue de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec, mars 2005

44

que lintgrit na pas t assure voire mme que lintgrit du document a t altre55.
Il demeure donc de la responsabilit de larpenteur-gomtre de vrifier et de sassurer de
lintgrit des documents quil consulte. Lintgrit des documents est aussi assure par
lattribution dun numro unique de minute tout document officiel prpar par
larpenteur-gomtre56, confrant ainsi au document un caractre dunicit.
2.4.2. La modification dun document
Jusqu tout rcemment, faute de pouvoir disposer dun processus reconnu et valide
de signature numrique, les arpenteurs-gomtres produisaient tous leurs documents
officiels sur support analogique et les dispositions lgislatives y affrentes semblent avoir
t labores en fonction de ce seul univers. On a donc interdit larpenteur-gomtre de
faire des interlignes ou deffacer autant dans une minute que dans les copies dun procsverbal57. On lui impose aussi de protger tous procs-verbaux de bornage et tous
documents darpentage quil prpare contre toute altration ou modification, cette
obligation tant valable non seulement pour lauteur de la minute mais aussi pour tout
cessionnaire, gardien ou gardien provisoire dun greffe58.

Cycle de vie dun document


Modification
Trois types de documents :
Minute (Art. 4, R.G.M.O.A.G.Q.).
Impossibilit de modifier
Documents en brevet (Art. 8,
R.G.M.O.A.G.Q.). Sous contrle du
gouvernement
Documents volutifs (Art. 9, R.G.M.O.A.G.Q.)
Intgrit douteuse ou impossible assurer

Le rglement sur le greffe des membres de lOrdre des arpenteurs-gomtres du


Qubec prvoit la confection par larpenteur-gomtre de trois types de documents, soit
la minute, le document en brevet et le document volutif, documents pour lesquels le
degr de responsabilit de larpenteur-gomtre lgard du maintien de lintgrit, est
variable. Dabord, la minute est le document original prpar et sign par un arpenteurgomtre et constitue la source unique de toute copie conforme59. Il est formellement
interdit larpenteur-gomtre, en tout temps, de procder de quelconques
modifications dune minute. Le seul moyen mis sa disposition pour corriger une erreur
55

Art. 3.03.05, Code de dontologie des arpenteurs-gomtres.


Art. 14, Rglement sur le greffe des membres de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec.
57
Art. 52 al.2, Loi sur les arpenteurs-gomtres.
58
Art. 56 al.1, Loi sur les arpenteurs-gomtres.
59
Art. 4, Rglement sur le greffe des membres de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec.
56

Gestion et diffusion des documents numriques

45

est de prparer une nouvelle minute. La nouvelle minute et celle qu'elle corrige doivent
rfrer l'une l'autre au moyen dune inscription ou dune rfrence, celle-ci devant tre
signe par l'arpenteur-gomtre qui en fait aussi mention dans son rpertoire60, seul le
procs-verbal de bornage faisant exception la rgle61.
Le document en brevet est un autre document prpar par un arpenteur-gomtre dont
l'original est destin l'arpenteur gnral du Qubec ou du Canada et qui est conserv
dans les archives des ministres concerns. Cet original constitue la source unique de
toute copie conforme62. Ainsi, la responsabilit du maintien de lintgrit du document
chappe larpenteur-gomtre puisquil ne dtient plus le contrle du document. La
responsabilit incombe alors lArpenteur gnral du Qubec ou du Canada, selon le cas,
lesquels doivent prendre les dispositions prvues dans les lois et rglements applicables
aux organismes publics. Dailleurs, eux seuls peuvent en mettre des copies conformes.
Le document volutif, de par sa nature, tire sa valeur du fait qu'il est priodiquement
mis jour63. Sont considrs comme tant des documents volutifs tout plan projet, plan
de compilation de lots ou de parties de lots, reprsentation cartographique de terrain ou de
territoire et tout document relatif l'tablissement du canevas godsique64. Dans ce seul
cas prcis, et contrairement la minute, l'ensemble d'une version d'un document volutif
porte le mme numro. Cette situation tant de nature crer une certaine confusion, le
lgislateur a pris soin dindiquer que les documents volutifs ne peuvent normalement
tre utiliss des fins officielles moins d'une mention spciale cet effet65. Le cas
chant, larpenteur-gomtre prudent et diligent prendrait soin de conserver une copie
du document transmis mme si ce dernier continue dvoluer dans le futur. Cette copie,
dment conserve et identifie au greffe de larpenteur-gomtre, peut tre dterminante
dans lventualit dun recours en responsabilit civile.
la demande dun client, larpenteur-gomtre est aussi tenu de procder la
correction ou la modification de tout document qui concerne ce client et qui est inclus
dans tout dossier constitu son sujet que ce soit en regard de renseignements inexacts,
incomplets ou quivoques en regard des fins pour lesquelles ils sont recueillis.
Larpenteur-gomtre doit supprimer tout renseignement prim ou non justifi dans le
contexte du mandat66. Il doit fournir son client une copie du document ou dune partie
du document afin que ce dernier puisse constater que les modifications ou suppressions
demandes ont bel et bien t effectues que ce soit sa demande67 ou la demande dun
tiers68.

60

Art. 5, Rglement sur le greffe des membres de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec.
Art. 6, Rglement sur le greffe des membres de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec.
62
Art. 8, Rglement sur le greffe des membres de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec.
63
Art. 9, Rglement sur le greffe des membres de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec.
64
Art. 10, Rglement sur le greffe des membres de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec.
65
Art. 11, Rglement sur le greffe des membres de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec.
66
Art. 3.07.05., Code de dontologie des arpenteurs-gomtres.
67
Art. 3.07.06., Code de dontologie des arpenteurs-gomtres.
68
Art. 3.07.07., Code de dontologie des arpenteurs-gomtres.
61

Formation continue de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec, mars 2005

46

2.4.3. Le transfert de linformation dun document


Aucune disposition particulire na t rpertorie lintrieur du cadre juridique
spcifique larpenteur-gomtre en rapport avec le transfert dun document dun type de
support un autre. La LCCJTI a t expressment cre dans le but dencadrer le
passage de linformation entre diffrents supports et ce, en instaurant les principes de la
neutralit technologique et de lquivalence fonctionnelle.
La notion de transfert69 telle quapprhende par la loi ne doit pas tre assimile la
notion de copie70. La premire situation, le transfert de linformation sur un autre
document, suppose lutilisation dun support diffrent ou dune technologie diffrente
alors que la deuxime, la copie, suppose le transfert de linformation sur un autre
document sur un mme support ou avec une mme technologie. Par exemple, la
numrisation dun texte imprim en format analogique afin de lemmagasiner sur un
cdrom serait un transfert alors que la reproduction de ce mme document laide dun
photocopieur serait une copie. La loi permet donc quiconque de transfrer tout
document existant sur une technologie diffrente et ventuellement de dtruire la source
premire. On parle alors de substitution. Toutefois, pour que cette substitution soit
valable, on exige la preuve que lintgrit du document a t prserve. La preuve se
fabrique par lentremise dune documentation portant sur le transfert comprenant
notamment la mention du format d'origine du document dont l'information fait l'objet
du transfert, du procd de transfert utilis ainsi que des garanties qu'il est cens offrir,
selon les indications fournies avec le produit, quant la prservation de l'intgrit, tant
du document devant tre transfr, s'il n'est pas dtruit, que du document rsultant du
transfert 71. La documentation, pouvant prendre la forme de mtadonnes, doit tre
conserve durant tout le cycle de vie du document rsultant du transfert. La question, qui
en dcoule, consiste savoir quels sont les actions ou prcautions prendre et la
documentation produire pour offrir la garantie dintgrit exige. Dj en 2001, dans
son rapport72, un comit de travail mandat par lOrdre des arpenteurs-gomtres du
Qubec suggrait lOrdre de fixer les paramtres de mesures de scurit pour assurer
lintgrit des documents transfrs dun support un autre, suggestion laquelle lOrdre
na pas encore donn suite. Dans lintervalle, les arpenteurs-gomtres peuvent toujours
se rfrer la norme ISO 15489 Information et documentation ainsi quau cadre lgislatif
affectant les organismes publics en cette matire, tel que mentionn dans la premire
partie du prsent document
En principe, il serait permis larpenteur-gomtre de transfrer linformation dun
document sur un support diffrent. En pratique, il est ncessaire doprer une distinction
entre la catgorie de documents dits de travail par opposition aux documents dits officiels
ou institutionnels que diffuse larpenteur-gomtre. Ainsi, rien nempche larpenteurgomtre de transfrer un plan brouillon confectionn dans un environnement numrique
69

Art. 17, Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation.


Art. 15, Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation.
71
Art. 17, Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation.
72
tude sur la transmission des documents numriques et informatiss par les arpenteurs-gomtres du
Qubec, mandat spcifique octroy un comit par la rsolution B-00-7632 du Bureau dont les rsultats
ont t transmis par lentremise dun rapport remis le 23 mai 2001.
70

47

Gestion et diffusion des documents numriques

et de le porter sur support papier ou linverse, de numriser des notes dopration ou des
plans contenus au dossier, en prenant soin cependant de conserver la documentation
relative au transfert.

Cycle de vie dun document


Transfert
Transfert : changement de support
(Art. 17, LCCJTI).
Avec destruction de loriginal (substitution).
Sans destruction de loriginal.

Copie : mme support (Art. 15 LCCJTI).


Pour les a.-g. :
Transfert impossible pour les minutes.
Transfert possible pour le reste mais

Larpenteur-gomtre doit aussi sassurer que le nouveau support choisi lui permet
dassurer le maintien de lintgrit du document et de voir ce que le matriel
technologique permettant de rendre accessible et intelligible le document soit
continuellement disponible et efficace73. La conservation de documents sur support
numrique apparat dores et dj comme tant plus contraignante et plus risque.
Dabord, laccessibilit et lintelligibilit dun document sur support analogique ne
requirent aucun intermdiaire (le matriel technologique), la simple vision du document
tant suffisante. Ensuite, compte tenu de la grande flexibilit et mallabilit de
linformation numrique, le maintien de lintgrit dun document sur support numrique
peut tre plus difficile assurer et dmontrer. Plusieurs modifications peuvent tre
effectues au document sans laisser de traces, exercice possible mais plus difficile dans
un environnement analogique.
2.4.4. La consultation dun document
Dans le cadre de ses fonctions, larpenteur-gomtre est tenu de chercher
continuellement tablir une relation de confiance mutuelle entre lui et son client74. Pour
prserver cette relation de confiance, larpenteur-gomtre est tenu au secret
professionnel et doit, ce titre, sabstenir de divulguer tout document ou renseignement
de nature confidentielle obtenu dans lexercice de sa profession75, cette interdiction tant
dailleurs reprise au sein de la LCCJTI76. Il doit donc empcher la consultation par des
73

Art. 19, Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation.


Art. 3.01.04., Code de dontologie des arpenteurs-gomtres.
75
Art. 3.06.01., Code de dontologie des arpenteurs-gomtres.
76
Art. 25, Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation.
74

Formation continue de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec, mars 2005

48

tiers de documents jugs confidentiels. Pour y parvenir, il y a lieu de protger certains


rpertoires par des mots de passe ou de restreindre les accs si de tels documents se
retrouvent accessibles via le rseau Internet. Ce devoir de confidentialit stend aussi
aux employs de larpenteur-gomtre77 et ce dernier doit sabstenir daccepter un travail
ou un mandat qui comporte ou peut comporter la rvlation de renseignements ou de
documents confidentiels78.

Cycle de vie dun document


Consultation
Secret professionnel :
Pour la.-g. (Art. 3.06.01, C.D.A.G.).
Pour ses employs (Art. 3.06.05, C.D.A.G.).

Inefficacit du secret professionnel :


Envers le client (Art. 3.07.04, C.D.A.G.).
Autorisation, client ou loi
(Art. 3.06.02, C.D.A.G.).
Pour prvenir un acte dommageable
(Art. 3.06.01.01, C.D.A.G.).
Dessein illicite.

Le secret professionnel peut tre lev au moins dans quatre situations. Dabord, le
secret professionnel ne tient videmment pas envers le client. Larpenteur-gomtre doit
permettre son client la consultation des documents qui le concernent dans tout dossier
constitu son sujet et l'obtention dune copie de ces documents moins que leur
divulgation entranerait vraisemblablement un prjudice grave pour lui ou pour un tiers79.
Deuximement, le secret professionnel est lev avec lautorisation crite du client ou
lorsque la loi lordonne80. Par exemple, larpenteur-gomtre est tenu, moyennant
rmunration dtermine par rsolution du Bureau, de dlivrer l'arpenteur gnral, s'il le
requiert, copie certifie des plans ou minutes d'arpentage qu'il a pu faire pour des
particuliers, sous peine de radiation du tableau, moins qu'il ne dmontre valables causes
devant le Bureau81. Troisimement, il est permis larpenteur-gomtre de transmettre
tout renseignement protg par le secret professionnel dans le but de prvenir un acte de
violence, dont un suicide, lorsqu'il a un motif raisonnable de croire qu'un danger
imminent de mort ou de blessures graves menace une personne ou un groupe de
personnes identifiable82. Finalement, certaines limites jurisprudentielles viennent limiter
la porte du secret professionnel, notamment lorsque en regard dune information

77

Art. 3.06.05., Code de dontologie des arpenteurs-gomtres.


Art. 3.06.04., Code de dontologie des arpenteurs-gomtres.
79
Art. 60.5, Code des professions (L.R.Q., chapitre C-26) et Art. 3.07.04., Code de dontologie des
arpenteurs-gomtres.
80
Art. 3.06.02., Code de dontologie des arpenteurs-gomtres.
81
Art. 67, Loi sur les arpenteurs-gomtres.
82
Art. 3.06.01.01., Code de dontologie des arpenteurs-gomtres.
78

Gestion et diffusion des documents numriques

49

transmise dans un but illicite, que le professionnel ignore ou non le dessein illicite
poursuivi par son client [Royer, 2003].
La consultation des documents par des tiers, y compris le client, sexcutent selon
diverses modalits, cest--dire pendant les heures normales douverture de travail83, au
plus tard dans les trente jours suivant une demande ce sujet84 et titre gratuit sauf pour
les cots de reproduction, de transcription ou de transmission85.
2.4.5. La transmission dun document
Dans le cadre de sa pratique, larpenteur-gomtre procde invitablement la
transmission ou la diffusion de documents quil prpare. La transmission dun document
sanalyse au regard de trois dimensions, cest--dire lidentification du moment o
larpenteur-gomtre est tenu de diffuser un document (le quand), la manire dont un
document doit tre transmis (le comment) et, finalement, le contenu du document
transmis (le quoi). En fait, pour cette troisime dimension, cest tout le droit de la
responsabilit civile en matire de diffusion de linformation qui trouve alors application,
sujet qui nest pas trait au sein de la prsente formation.
En regard du quand, larpenteur-gomtre est videmment tenu, moyennant
rmunration dtermine par rsolution du Bureau, de donner communication ou
expdition de copies ou d'extraits des minutes qui font partie de son greffe ou des greffes
dont il est cessionnaire ou gardien, la personne ayant requis le travail effectu, ainsi
qu'aux ayants cause de cette personne. Larpenteur-gomtre doit aussi transmettre des
copies ou des extraits de tout document inscrit au bureau de la publicit des droits ou si
une mention de ce document est faite dans un document inscrit. Dans les autres cas,
l'arpenteur-gomtre ne peut donner communication ou expdition que sur ordre du
tribunal ou sur autorisation de la personne ayant requis le travail effectu ou des ayants
cause de cette personne86. Quant aux documents appartenant au client dont il en a la
possession, larpenteur-gomtre est tenu de les remettre au client avec diligence suite
une demande crite faite par celui-ci87.
Quant au comment, la LCCJTI instaure le principe de la libert des modes de
transmission dun document. La transmission dun document peut sexcuter par tout
mode de transmission appropri son support moins que la loi nexige lemploi
exclusif dun mode spcifique de transmission88. Pour permettre la viabilit du principe
de la libert des modes de transmission, la loi identifie les quivalents de la poste, de la
poste certifie ou recommande, ainsi que de ladresse de rception ou denvoi dun
document. Par exemple, la transmission dun document sur support papier peut
sexcuter via le service traditionnel de la poste et la transmission dun document sur
83

Art. 3.07.01., Code de dontologie des arpenteurs-gomtres.


Art. 3.07.02., Code de dontologie des arpenteurs-gomtres.
85
Art. 3.07.03., Code de dontologie des arpenteurs-gomtres.
86
Art. 62, Loi sur les arpenteurs-gomtres.
87
Art. 3.07.08., Code de dontologie des arpenteurs-gomtres.
88
Art. 28, Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation.
84

Formation continue de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec, mars 2005

50

support numrique peut sexcuter via le courrier lectronique. Ladresse de courrier


lectronique est considre comme un quivalent de ladresse civique usuelle. Il est
interdit toutefois, au nom du principe de la libert des modes de transmission, dobliger
un correspondant se procurer un support ou une technologie spcifique89. En fait, on
donne priorit au principe de la libert du choix du support des documents nonc
larticle 2 de la loi.

Cycle de vie dun document


Transmission
Le quand (Art. 62, L.A.G.) :
Sur autorisation du client ou ses ayants
cause.
Si le document est publi.
Sur ordre du tribunal.

Le comment (Art. 28, LCCJTI) :


Par tout mode de transmission.
quivalents (poste, poste certifie, etc.).
Impossibilit dimposer une technologie.

La seule contrainte impose quant au choix du mode de transmission, cest que ce


dernier puisse permettre de prserver lintgrit du document, au mme titre que lors du
transfert dun document dun support un autre. Une faon pratique de vrifier
lintgrit dun document transmis sur support numrique consiste se lacheminer soimme, cest--dire en copie. Cette pratique ne constitue pas un gage absolu du succs de
lopration mais elle permet tout au moins de ragir si le document ne nous revient pas.
Il demeure aussi possible de valider le moment de la rception dun document en utilisant
une fonction logicielle cet effet. Lorsquelle est active, une telle fonction demande au
destinataire de confirmer la rception du document et le systme retourne lexpditeur
une confirmation cet effet. Toutefois, encore l, mme en la prsence dune telle
confirmation, rien ne garantit que lopration a t ralise avec succs et que lintgrit
du document a t prserve. La mthode la plus sre consiste demander au
destinataire de retourner un accus de rception que lon prendra soin de conserver au
dossier, peu importe le support. Cet accus de rception devrait idalement indiquer que
le document est bel et bien rendu destination et quil est accessible et intelligible.
Pour contrer ces incertitudes, la loi prvoit un certain nombre de prsomptions, soit la
prsomption de transmission, la prsomption de rception et la prsomption
dintelligibilit du document90. Ainsi, un document technologique est prsum transmis,
envoy ou expdi ds linstant ou le geste fatidique est pos volontairement par
lexpditeur (cest--dire lors du clic sur licne envoyer ) et que le parcours du
89
90

Art. 29, Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation.


Art. 31, Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation.

51

Gestion et diffusion des documents numriques

document ne peut tre contremand par celui-ci. Le document est prsum avoir t
achemin cet instant prcis mme sil demeure toujours la possibilit que le document
soit intercept par un tiers avant quil atteigne le destinataire. La rception est prsume
si le document est accessible ladresse de lemplacement indique par le destinataire (ce
qui suppose une entente pralable cet effet) ou lorsque le document est accessible
ladresse que le destinataire annonce publiquement (comme sur une carte daffaires, par
exemple) dans la mesure o cette adresse est active. Dans le cas contraire, le systme de
messagerie avise normalement lexpditeur. Quant la prsomption dintelligibilit, elle
permet dassumer que le document est intelligible moins davis contraire envoy
lexpditeur ds louverture du document. Lexpditeur ne pouvant valuer la capacit
des outils technologiques mis la disposition du destinataire, il serait donc du devoir de
ce dernier de ragir en cas de problmes techniques.

Cycle de vie dun document


Transmission
Prsomptions (Art. 31, LCCJTI) :
De transmission.
De rception.
Dintelligibilit.

Unicit dun exemplaire (Art. 32, LCCJTI).

La loi a aussi tenu compte de la capacit de reproduction infinie dun document


numrique, sans dgradation de sa qualit et de la capacit du destinataire transfrer le
document sur un support analogique en de multiples exemplaires. Ainsi, mme si
lexpditeur est tenu dacheminer plusieurs copies dun mme document, sil opte pour le
support numrique, son obligation peut tre satisfaite en acheminant un seul exemplaire
ou copie91.
2.4.6. La conservation ou larchivage dun document
Cette tape du cycle de vie dun document est lobjet de rgles spcifiques relies la
profession darpenteur-gomtre. Le Bureau possde le pouvoir de fixer les modalits de
la conservation des documents dtenus par les arpenteurs-gomtres dont notamment les
types de documents qui doivent tre conservs, de mme que la manire et la dure de
leur conservation92. Les documents faisant partie du greffe de larpenteur-gomtre sont
les minutes, les notes d'opration d'arpentage et les pices qui s'y rattachent et qui sont
91
92

Art. 32, Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation.


Art. 56. 2., Loi sur les arpenteurs-gomtres.

Formation continue de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec, mars 2005

52

ncessaires la reconstitution de cette opration, le rpertoire et l'index qui s'y rapporte93.


Le rpertoire est le registre sur lequel l'arpenteur-gomtre inscrit jour par jour, les
minutes qu'il signe et les oprations qu'il effectue. L'entre dans le rpertoire doit contenir
conscutivement la date, le numro de la minute, s'il y a lieu, le numro du lot, la nature
de l'opration ou du document et le nom des propritaires et des parties intresses94.
Lindex est un index cadastral obligatoirement tenu et conserv par larpenteur-gomtre
ou, dfaut dexistence dun cadastre, de tout autre mode dindexation.

Cycle de vie dun document


Conservation ou archivage
Pouvoir du bureau sur les modalits
(Art. 56. 2., L.A.G.).
Contenu du greffe (Art. 56. 5., L.A.G.) :
Minutes.
Notes des oprations darpentage.
Pices qui sy rattachent (calculs, plans
brouillons, recherches, etc.).
Rpertoire.
Index cadastral.

En regard du ou des greffes dont il est gardien, dpositaire ou cessionnaire, on exige


de larpenteur-gomtre en pratique prive de les conserver dans son local ou
proximit95, pour une dure illimite96 et dassurer une protection satisfaisante contre le
feu, leau et le vol97. Il lui est dailleurs formellement interdit de dposer ailleurs que
dans son greffe ou dans le greffe commun tout document qui constitue le greffe98. Outre
les documents qui lui appartiennent, il arrive aussi que larpenteur-gomtre dtienne des
documents appartenant un client ou un confrre. cet gard, il est tenu dapporter un
soin raisonnable aux biens quon lui confie et de les remettre qui de droit la fin de son
travail99.

93

Art. 56. 5., Loi sur les arpenteurs-gomtres.


Art. 56. 4., Loi sur les arpenteurs-gomtres.
95
Art. 17, Rglement sur le greffe des membres de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec.
96
Art. 18, Rglement sur le greffe des membres de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec.
97
Art. 19, Rglement sur le greffe des membres de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec.
98
Art. 4.01.01. c)., Code de dontologie des arpenteurs-gomtres.
99
Art. 3.02.07., Code de dontologie des arpenteurs-gomtres.
94

Gestion et diffusion des documents numriques

Cycle de vie dun document


Conservation ou archivage
proximit de son local
(Art. 17, R.G.M.O.A.G.Q.).

Pour une dure illimite


(Art. 18, R.G.M.O.A.G.Q.).

Protection contre le feu, leau et le vol


(Art. 19, R.G.M.O.A.G.Q.).

Dpt des documents dans son greffe


(4.01.01, C.D.A.G.).

Soin raisonnable vs les documents dun


tiers (3.02.07, C.D.A.G.).

53

Formation continue de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec, mars 2005

2.5.

54

LES INCERTITUDES RSIDUELLES

Lavnement et le dveloppement de lunivers numrique jumel la mise en vigueur


de la LCCJTI ont certes contribu une harmonisation des changes entre supports
analogiques et numriques. Toutefois, lanalyse de la rglementation actuelle dmontre
quil existe encore quelques irritants et incertitudes lorsque larpenteur-gomtre dsire
se conformer aux rgles dictes. Dj en mai 2001, un comit de travail de lOrdre des
arpenteurs-gomtres du Qubec stait pench sur la question et avait formul un certain
nombre de recommandations100. Une dentre elles, non encore totalement ralise ce
jour, consistait revoir lensemble des lois et rglements touchant la pratique de
larpenteur-gomtre de manire rendre cohrent les diverses dispositions lgislatives.
Dautres suggestions avaient aussi t formules dont notamment la cration dune
structure de codification de documents servant identifier rapidement les diffrents
documents dun mme dossier et la cration dun index des documents rattachs un
dossier. Ces dernires suggestions convergent vers la constitution dun systme de
gestion documentaire, sujet de la troisime partie de cette formation.

Incertitudes rsiduelles
Si absence de signature numrique
Impossible de :
Dposer un spcimen de signature
(Art. 38 d), L.A.G.).
Signer un procs-verbal (Art. 52 k), L.A.G.).
Recevoir des signatures pour un confrre
(Art. 53. 2., L.A.G.).
Signer une minute
(Art. 3 et 4, R.G.M.O.A.G.Q.).
Apposer le cachet ou le sceau (Art. 68,
L.A.G.).

Mme si la signature numrique deviendra disponible aux arpenteurs-gomtres sous


peu et quelle fera lobjet de sessions de formation, il demeure important de rappeler que,
sans cette possibilit de signer numriquement des documents technologiques, les
arpenteurs-gomtres sont devant une totale impossibilit de procder la confection
dun original en mode numrique. Plusieurs motifs concourent cette affirmation. Non
seulement larpenteur-gomtre ne peut signer une minute101, mais il ne peut dposer un
spcimen de sa signature102, ne peut procder la signature de son procs-verbal, ni
recevoir la signature des parties103, ne peut recevoir la signature dune partie implique
100

tude sur la transmission des documents numriques et informatiss par les arpenteurs-gomtres du
Qubec, mandat spcifique octroy un comit par la rsolution B-00-7632 du Bureau dont les rsultats
ont t transmis par lentremise dun rapport remis le 23 mai 2001.
101
Art. 3 et 4, Rglement sur le greffe des membres de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec.
102
Art. 38 d), Loi sur les arpenteurs-gomtres.
103
Art. 52 k), Loi sur les arpenteurs-gomtres.

Gestion et diffusion des documents numriques

55

dans un bornage excut par un de ses confrres104, ne peut en dlivrer ou en certifier de


copies conformes autant ses clients ou des tiers105 qu larpenteur gnral106, ne peut
signer une rfrence une nouvelle minute107 et, finalement, ne peut apposer le cachet ou
le sceau sur toute copie quil certifie, le sceau numrique nexistant pas encore108.

Incertitudes rsiduelles
Avec la signature numrique
Comment :
Mentionner le nombre de mots rays et de
renvois la marge et apposer ses initiales ?
(Art. 52. 2., L.A.G.)
Apposer ses initiales sur chaque page de son
index ? (Art. 3 et 4, R.G.M.O.A.G.Q.)
Apposer sa signature sous lindication du
premier numro de minute ?
(Art. 3 et 4, R.G.M.O.A.G.Q.)
Etc.

Dans la mesure o les arpenteurs-gomtres auront accs la signature numrique, il


demeurera quelques dispositions nbuleuses. En effet, on peut se demander comment
larpenteur-gomtre pourra procder la confection de loriginal dun procs-verbal de
bornage sur support numrique et mentionner dans sa minute le nombre de mots rays et
de renvois la marge et de voir ce que ces mentions soient initiales par lui et les
personnes qui signent le procs-verbal109. Dans le cas de la tenue dun index cadastral ou
dun rpertoire sur support numrique, comment larpenteur-gomtre pourra-t-il apposer
ses initiales sur chaque page de son index110, apposer sa signature sous lindication de son
premier numro de minute dans son rpertoire111 ou apposer ses initiales en marge du
rpertoire sil commet une erreur dans la numrotation112. Cest sans compter la
conception actuelle purement analogique ou matrielle du sceau devant tre appos sur
toute copie certifie conforme, lequel sceau doit porter en exergue les nom, prnom ou
initiales du membre, son numro matricule, le symbole graphique de lOrdre et les mots
arpenteurs-gomtres ou gomtres, selon le cas113. Lors de la mise disposition de la
signature numrique, lOrdre devra donc harmoniser la rglementation actuelle la

104

Art. 53 2., Loi sur les arpenteurs-gomtres.


Art. 63 et 64, Loi sur les arpenteurs-gomtres.
106
Art. 67, Loi sur les arpenteurs-gomtres.
107
Art. 5, Rglement sur le greffe des membres de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec.
108
Art. 68, Loi sur les arpenteurs-gomtres.
109
Art. 52 2., Loi sur les arpenteurs-gomtres.
110
Art. 12, Rglement sur le greffe des membres de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec.
111
Art. 14, Rglement sur le greffe des membres de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec.
112
Art. 15, Rglement sur le greffe des membres de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec.
113
Art. 2.03, Rglement sur le sceau des arpenteurs-gomtres.
105

Formation continue de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec, mars 2005

56

nouvelle ralit ou, tout au moins, identifier les mcanismes mettre en oeuvre pour se
conformer ces dispositions lgislatives.

57

Gestion et diffusion des documents numriques

PARTIE 3

SYSTME DE GESTION ET INTGRIT DES


DOCUMENTS

PAR

SYLVAIN SNCAL, PH.D.

Formation continue de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec, mars 2005

3.1

58

INTRODUCTION

Cette troisime partie, un peu plus pratique, prsentera ce quest un systme de gestion
documentaire, sa nature et sa porte gnrale. Nous prsenterons les diffrentes fonctions
que doit couvrir un tel systme (section 3.2). Lensemble des pratiques de gestion
documentaire appliques systmatiquement aux documents permet den assurer la qualit
au moment de leur enregistrement dans ce systme. Nous prsenterons alors quelles sont
ces qualits quun systme de gestion documentaire doit pouvoir confrer aux documents
(section 3.3).
La section 3.4 sattardera aux principaux outils de gestion documentaire permettant de
confrer ces qualits aux documents, notamment en matire didentification des
documents, de conservation de ceux-ci et de technologies supportant de tels systmes et
outils.

Gestion et diffusion des documents numriques

59

3.2. DFINITION ET FONCTIONS DUN SYSTME DE GESTION


DOCUMENTAIRE

Systme de gestion
documentaire
z
z

Ensemble de fonctions et rgles


Visant assurer l'intgrit, la fiabilit,
l'authenticit, l'accessibilit et la prennit
des documents institutionnels
Comprenant les rles, la technologie, la
formation ainsi que procdures d'application
et de documentation
Spcifique au contexte d'affaires dans lequel
il est implant

Un systme de gestion documentaire est un ensemble de fonctions et de rgles de


gestion visant assurer l'intgrit, la fiabilit, l'authenticit, l'accessibilit et la prennit
des documents institutionnels. Il comprend les rles, la technologie, la formation ainsi
que les procdures d'application et de documentation. Il est spcifique au contexte
d'affaires dans lequel il est implant, c'est--dire qu'il doit tenir compte du cycle de vie
des documents spcifique aux processus de travail dans lesquels sont insrs les
documents en cause. Bien que les lois et rglements nous indiquent en quoi un systme
de gestion documentaire est ncessaire, il n'a pas comme fonction unique d'assurer la
conformit rglementaire. Bien grer les documents procde d'abord et avant tout d'une
saine gestion d'une entreprise.
Un systme de gestion documentaire sert donc :

Prendre avantage de la mmoire de lorganisation (gestion des connaissances)


Amliorer la productivit du personnel
Rduire les retards et les dlais
Rduire les risques la scurit et lintgrit des documents
Assurer la conformit aux lois

Et on peut en tirer un certain nombre de bnfices, dont:

Rduire le temps total d'excution d'un processus


Rduire les cots dimpression, de transport, de copies, l'espace plancher, etc.
Supprimer certaines tapes d'un processus
Amliorer le contrle de l'accs l'information
Accder de l'information jour

Formation continue de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec, mars 2005

60

Fonctions d'un systme de


gestion documentaire

OBJECTIF
RECHERCH

TCHES:

1.
CHERCHER

2.
CONSULTER

Effectuer une
recherche
exhaustive et
cible

Grer les accs


et la
confidentialit
des documents

Maintenir un
inventaire des
documents

Dterminer les
droits daccs
Identifier et
scuriser les
documents
confidentiels

3.
CRER
ACQURIR

4.
DIFFUSER

Normaliser la
structure des
documents

Grer la
diffusion des
documents

Grer les
formulaires et
gabarits
lectroniques
Grer la
numrisation
Grer la
production de
copies

Grer le
courrier
lectronique
Grer les
documents
diffuss sur
intranet/internet

5.
TRAITER/
enregistrer

6.
CONSERVER

Maintenir une
identification
commune des
documents

Conserver aussi
longtemps que
ncessaire

Classer les
documents
Dcrire les
documents de
faon normalise
Utiliser une
terminologie
normalise
Enregistrer le
document

Identifier une dure


de conservation
Statuer sur un
format et un support
de conservation
maintenant la lisibilit

Faire des copies


de sauvegarde,
Contrler les
conditions de
conservation

DOCUMENTER LES PRATIQUES

Quel que soit la nature des documents grs par un systme de gestion documentaire et
quel que soit le domaine d'affaires au sein duquel il est implant, un tel systme comporte
un certain nombre de fonctions et rgles gnrales qui valent pour ainsi dire pour tous les
cas d'application. Ainsi, un systme de gestion documentaire devrait rencontrer certains
objectifs partir desquels certaines tches sont raliser :

Effectuer une recherche exhaustive et cible


o Maintenir un inventaire des documents
Grer les accs et la confidentialit des documents
o Dterminer les droits daccs
o Identifier et scuriser les documents confidentiels
Normaliser la structure des documents
o Grer les formulaires et gabarits lectroniques
o Grer la numrisation
o Grer la production de copies
Grer la diffusion des documents
o Grer le courrier lectronique
o Grer les documents diffuss sur intranet/internet
Maintenir une identification commune des documents
o Classer les documents
o Dcrire les documents de faon normalise
o Utiliser une terminologie normalise
o Enregistrer le document
Conserver aussi longtemps que ncessaire
o Identifier une dure de conservation
o Statuer sur un format et un support de conservation maintenant la lisibilit
o Faire des copies de sauvegarde,
o Contrler les conditions de conservation

Gestion et diffusion des documents numriques

61

Un systme de gestion documentaire est ainsi l'ensemble des pratiques de gestion


documentaire appliques de faon systmatique afin de raliser ces diffrentes tches afin
de maintenir tout au long du cycle de vie des documents dont l'intgrit est assure.
Selon la loi, il n'est pas ncessaire de faire la dmonstration systmatique de cette
intgrit:
Il n'y a pas lieu de prouver que le support du document ou que les procds,
systmes ou technologies utiliss pour communiquer au moyen d'un document
permettent d'assurer son intgrit, moins que celui qui conteste l'admission du
document n'tablisse, par prpondrance de preuve, qu'il y a eu atteinte
l'intgrit du document 114.
Cependant, lorsque cette dmonstration est ncessaire, elle ne peut s'tablir que sur la
base de la documentation de ces diffrentes pratiques et la dmonstration de la conformit
d'un document ces pratiques l'intrieur du systme de gestion documentaire. Ainsi, la
LCCJTI renferme-t-elle plusieurs exigences en matire de documentation de ces
pratiques. L'article 7 lui-mme implique cette ncessit de documenter sa face mme.
De plus, il faut documenter le processus de copie (art. 15), le transfert de l'information
comme la numrisation (art. 17), les modifications effectues un document (art. 21), le
processus de transmission et sa capacit prserver l'intgrit des documents transmis
(art. 30).
En bout de ligne, tout cet exercice d'application de mesures de gestion documentaire
au travers un systme vise maintenir des documents qui possdent les qualits
ncessaires pour qu'ils soient reconnus intgres. Ces qualits sont confres ceux-ci au
moment de leur enregistrement.

114

Art. 7, Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation.

Formation continue de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec, mars 2005

3.3.

62

LENREGISTREMENT DES DOCUMENTS

Lenregistrement officiel
Figure 1. Enregistrement dun document institutionnel

Mes documents
bureautiques

Lettre
en Word

TRANSFERT
DE
RESPONSABILIT
MTADONNES
AVEC LES
DONNES
y compris le choix
dun sujet dans le plan
de classification

Espace de cration et
demmagasinage sous
responsabilit
individuelle
INDIVIDU

Plan de classification
de lorganisation

Document
institutionnel
rattach un dossier

Espace demmagasinage sous


contrle collectif
(contrle daccs, rgles daffaires,
conservation, archivage)

ENREGISTREMENT

ORGANISATION

Source: Conserver les documents lectroniques: Comment et


pourquoi ? Rapport du groupe de travail sur la conservation,
Conseil du Trsor, SSIGRI, janvier 1999

Le processus d'enregistrement, c'est le processus par lequel on applique au document


des caractristiques qui lui confrent le statut de document institutionnel via lapplication
dun systme de gestion documentaire.
Ce processus denregistrement est
institutionnalis et se ralise dans un dpt scuris qui agit en quelque sorte en tant que
registraire dune population desservie.
Le processus denregistrement fait passer le document dun contrle individuel un
contrle institutionnel, dentreprise ou social. Il rend le document institutionnel . Ce
contrle collectif ne veut pas dire que les producteurs de documents nont plus le contrle
physique des documents mais quils deviennent fiduciaires des documents dune
collectivit. La faon de jouer ce rle, cest par lapplication de pratiques de gestion
documentaire normalises. Ce cadre commun de fonctionnement permet tous de
reconnatre un document institutionnel pour ce quil est, indpendamment de ces
systmes.
C'est dans cette perspective que le processus d'enregistrement des documents
institutionnels prend sa place. Il se dfinit de la manire suivante :
Processus visant identifier, produire et enregistrer les documents
institutionnels dans un espace dfini et reconnu; afin d'tablir et d'attester de leur
valeur et de leur caractre officiel et de poser les bases essentielles leur
gestion .
Plus simplement encore, la norme ISO 15489 Information et documentation dfinit
lacte denregistrer un document de la faon suivante :

Gestion et diffusion des documents numriques

63

Action de donner un identifiant unique un document au moment de son


archivage .
Ce processus permet donc de s'assurer que les documents institutionnels devant tre
produits le seront; que cette production rpondra aux critres de qualit requis afin qu'ils
puissent jouer le rle pour lequel ils sont crs. Il permet de consigner et de fixer
l'ensemble des lments qui caractrisent les documents institutionnels.

Caractristiques d'un document institutionnel


officiel
z

Produit par les bonnes personnes

Dans les formes officielles

Identifi clairement

Dont la dure de conservation est statue

Dans son contexte d'utilisation

Gestion des droits et identit des utilisateurs


Modlisation des documents formulaires et gabarits
Description normalise

Catgorisation/classification des documents

Accessible aussi longtemps que ncessaire


z

Identification des priodes de conservation des documents papiers


et lectroniques
Conservation long terme des documents

Un document institutionnel enregistr formellement au sein d'un systme de gestion


documentaire est un document qui, quelle que soit l'tape du cycle de vie des documents,
possde un certain nombre de qualits reconnues. Il est :

Produit par les bonnes personnes: L'identit des utilisateurs est connue et la
gestion des droits d'accs est effectue.
Dans les formes officielles: la structure des documents est dtermine, il existe
des modles (formulaires et gabarits) normaliss et reconnus.
Identifi clairement: la description du document est normalise, il est nomm
de faon pouvoir le retrouver et chacun en connat la nature.
Dans son contexte d'utilisation: le document possde les indications
ncessaires afin de le rattacher au domaine d'activit, au processus, au dossier
et/ou la transaction dont il est partie prenante.
Accessible aussi longtemps que ncessaire: les priodes de conservation et le
sort final accord ce document sont identifies et les moyens assurant l'accs
long terme sont connus et appliqus.

Formation continue de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec, mars 2005

3.4

64

LES OUTILS DE GESTION DOCUMENTAIRE

3.4.1 Plan de classification

Quest-ce quun plan de


classification ?
Il se dfinit comme:
z
z
z

une structure hirarchique et logique des


documents sur tout support,
produits ou reus dans le cadre des activits
dune organisation ou dune personne
et permettant le regroupement intellectuel ou
physique de ces documents et de
linformation quils contiennent,
leur reprage et leur interprtation par
lensemble du personnel de lorganisation ou
par des utilisateurs ventuels.

Gagnon-Arguin et Bannouri. 1998.

Afin de rpondre, notamment, aux prescriptions de la Loi sur l'accs aux documents
des organismes publics et la protection des renseignements personnels dans le secteur
public visant le classement des documents, ainsi que l'obligation de produire un plan de
classification en vertu de la Politique de gestion des documents actifs du gouvernement
du Qubec, un outil de gestion documentaire est habituellement utilis dans le domaine
documentaire: le plan de classification des documents.
Le plan de classification se dfinit comme une structure hirarchique et logique
des documents sur tout support, produits ou reus dans le cadre des activits
d'une organisation ou d'une personne et permettant le regroupement intellectuel
ou physique de ces documents et de l'information qu'ils contiennent, leur reprage
et leur interprtation par l'ensemble du personnel de l'organisation ou par des
utilisateurs ventuels 115.
Il existe plusieurs plans de classification types gnraux couvrant les documents
administratifs courants d'une organisation (Ressources humaines, matrielles,
informationnelles, financires, etc.) notamment le Plan de classification type des
documents de gestion gouvernementaux, produit par les Archives nationales du Qubec et
celui plus spcifique de lAssociation des archivistes du Qubec: Guide de classification
et de classement des documents, associations professionnelles et autres.

115

Gagnon-Arguin, Louise et Rabii Bannouri, 1998. La classification des documents institutionnels dans
les ministres du gouvernement du Qubec et le dfi informatique. Collection en ingnierie documentaire :
9, Aot 1998, Secrtariat du Conseil du Trsor du gouvernement du Qubec.

65

Gestion et diffusion des documents numriques

Fonctions d'un plan de


classification
z
z
z
z

z
z

Organisation de l'information
Reprage de l'information
Interprtation de l'information
Favoriser une saine gestion de
l'information
Le respect de la loi
La constitution du fonds

Gagnon-Arguin et Bannouri. 1998.

Un plan de classification est tout autant applicable au monde numrique quau monde
papier duquel il est issu mais avec des modalits dapplication qui peuvent diffrer.
Voici une description trs claire de la nature dun plan de classification par le Groupe des
responsables de la gestion des documents au gouvernement du Qubec.
De faon gnrale, dans un programme de gestion documentaire pour les
documents papiers, le plan de classification fait partie des lments de base
laborer et mettre en place. Il permet de regrouper de faon hirarchique les
activits dun organisme. Ainsi, tous les documents qui portent sur le mme sujet
se retrouvent sous la mme cote et sont regroups au mme endroit dans le
classeur. La codification partir du plan de classification seffectuera davantage
au niveau du dossier que du document.
La plupart du temps, le plan de classification est en relation troite avec le
calendrier de conservation auquel il sert de dclencheur. Toutes les rgles de
conservation sont respectivement associes une cote de classification. Il peut
arriver quen plus du sujet, on fasse un dcoupage par type de document pour
dclencher le prarchivage. De plus, dans la plupart des logiciels de gestion
documentaire, ds quune cote de classification est indique, une rgle de
conservation sinsre automatiquement et permet de faciliter lopration de
dclassement auprs des utilisateurs.
Enfin, on peut associer une fonction de reprage au plan de classification
puisquil permet de localiser les sujets de la recherche dans un espace logique et
physique dlimit. Cependant, pour un reprage plus prcis, dautres outils sont
essentiels et ne sauraient tre supplants par le plan de classification, il sagit,
entre autres, de lindex de reprage produit par lindexation de chacun des
dossiers. De plus en plus, ces index sont accessibles sous forme lectronique via
les logiciels de gestion documentaire ou, parfois, via les intranets.

Formation continue de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec, mars 2005

66

Donc, dans le monde papier, le plan de classification a un rle jouer et celui-ci


se situe principalement en terme de regroupement logique et physique des
dossiers. Ces regroupements facilitent lapplication du calendrier de
conservation. Cependant, le plan ne constitue pas un outil de recherche trs
performant pour des recherches plus pointues 116.
3.4.2 Calendrier de conservation

Le calendrier de conservation permet


de :
Grer l'ensemble des documents produits ou reus
par l'entreprise
Identifier la liste des documents
Identifier les dlais de conservation
Prciser quels documents inactifs sont conservs aux
archives
Prciser quels documents sont dtruire

Le calendrier de conservation est un :


Outil de gestion qui dtermine les priodes d'utilisation et les supports de
conservation ... des documents actifs et semi-actifs d'un organisme ... et qui
indique quels documents inactifs sont conservs de manire permanente et
lesquels sont limins 117.
Afin de bien comprendre l'application de rgles de conservation des documents dans
une organisation, il faut distinguer diffrentes phases d'utilisation des documents qui
dterminent des dures et des conditions de conservation varies.

116

Document actif : ce dit d'un document qui est couramment utilis des fins
administratives ou lgales.

Document semi-actif : ce dit d'un document qui est occasionnellement utilis


des fins administratives ou lgales.

Document inactif : ce dit d'un document qui n'est plus utilis des fins
administratives ou lgales.

GRGD, 2000, Le plan de classification et les documents lectroniques, Rapport du Groupe de travail sur
la classification des documents lectroniques, Prpar par Lise Boutet, juillet.
117
Politique de gestion des documents actifs du gouvernement du Qubec.

67

Gestion et diffusion des documents numriques

Certains documents inactifs peuvent possder une valeur de tmoignage historique.


On estime gnralement que 5 % des documents d'une organisation possdent une telle
valeur permanente.

Exemple de rgle de conservation


# de rgle

Titre et description

Structure
organisationnelle

Actif

Semi-actif

999

Support

Dtenteur

Expl.

Papier

Toutes units

P,S

Disp.
C

Remarques
Jusqu' remplacement

Dfinition : Titre et description

Documents relatifs aux structures administratives de lentreprise


lentreprise et
aux organigrammes des diffrentes units administratives.

Le calendrier de conservation des documents se prsente comme un ensemble de


rgles stipulant les dures de conservation des documents, leur support de conservation
ainsi que le sort qui leur est rserv lorsqu'ils n'ont plus d'utilit administrative ou lgale.
Il existe plusieurs calendriers de conservation types, similaires aux plans de
classification types. Il s'agit parfois de recueils de dlais de conservation spcifiques
certains domaines d'activits. On retrouve notamment le Recueil de dlais de
conservation l'intention des cours municipales, produit et diffus par les Archives
nationales du Qubec avec la collaboration de l'Association des greffiers des cours
municipales du Qubec ainsi que le Calendrier de conservation type des documents
d'associations professionnelles et autres, de l'Association des archivistes du Qubec.
Les lments d'une rgle de conservation sont les suivants :

No de rgle:
o Un numro squentiel ou encore une squence identifiant un code de
classification de documents.

DLAIS ACTIF ET SEMI-ACTIF


o 3 : nombre d'annes ou encore.
o 888 : Jusquau dnouement (*voir remarque) (fermeture d'un dossier par
exemple).
o 999 : Jusqu remplac ou prim (*voir remarque).

68

Formation continue de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec, mars 2005

o Expl.: Exemplaire (principal ou secondaire).

Disposition
o C : Conservation D : Destruction E : chantillonnage

Dtenteur de l'exemplaire principal (P)


o Documents spcifiques votre mission. Ceux qui ont t crs dans le
courant des activits. Le dossier le plus complet.

Dtenteur de l'exemplaire secondaire (S)


o Les documents viss ne sont pas l'exemplaire principal, ce sont des
documents issus d'une autre unit responsable, un outil de travail, des
documents conservs titre d'information.

Cette rgle de conservation s'interprte de la faon suivante :


La conservation des organigrammes est la responsabilit de chacune des units
productrices. Elles doivent les conserver dans leurs classeurs jusqu' leur
remplacement par un nouveau. L'organigramme remplac doit tre conserv
trois ans dans un lieu d'entreposage diffrents pour ensuite tre conserv en
archives pour des raisons de valeur historique. L'organigramme doit tre
conserv sur support papier.
3.4.3 Les mtadonnes

Ce quest une mtadonne


Figure 2. Illustration du lien entre le document et
ltiquette de mtadonnes qui lui est attache
Mtadonnes
Document de
transaction

structure logique:
contenu et balisage

Identification
Description
Administration

Administration de lentre

du document

structure physique:
fichiers, notation

DOCUMENT

TIQUETTE

Ingnierie documentaire
Gouvernement du Qubec 1998
2005-02-12

27

Gestion et diffusion des documents numriques

69

Les informations relatives aux caractristiques des documents tant physiques


qu'intellectuelles ainsi qu'aux lments de leur gestion sont dposes dans un profil de
description du document. A titre d'exemple, le panneau d'identification des documents
que l'on retrouve sous Word dans le menu Fichier et le sous-menu Proprits est un
profil de description. Vritable tiquette du document qui le suit partout, ce profil
contient un ensemble de mtadonnes. Celles-ci sont des:
Donnes dcrivant le contexte, le contenu et la structure des documents ainsi
que leur gestion dans le temps 118.
Un profil de description est donc un ensemble de mtadonnes descriptives
applicables certaines catgories ou type de documents (documents de rfrence,
documents de transaction, cartes, plans, etc.) aux fins de leur gestion et qui accueille les
lments d'information ncessaires celle-ci. Plusieurs profils de description sont
normaliss au niveau international selon les domaines d'activits en cause autour d'une
base de plus en plus commune, celle du Dublin Core (voir bibliographie). Le
gouvernement du Qubec a publi au dbut 2005 aux fins de consultation ses Profils de
mtadonnes gouvernementaux (voir bibliographie). Il existe quatre catgories de
mtadonnes dans un profil, les mtadonnes lies :
1. L'identification du document : dates, format, type, identificateur (no de srie par
exemple)
2. La description du document: titre, sujet, description, etc.
3. L'administration du document: crateur, diteur, collaborateurs
4. L'administration de l'entre: gestion des droits, identification du personnel de gestion
(qui remplit les mtadonnes, qui dpose, etc.)

118

International Standard Organisation, 2001, Normes ISO 15489-2001 Information and documentation
Records management.

Formation continue de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec, mars 2005

70

3.4.4 Signature

Quelques mots sur la signature


z

Signature
z

La signature consiste dans l'apposition qu'une personne fait sur un acte


de son nom ou d'une marque qui lui est personnelle et qu'elle utilise de
faon courante, pour manifester son consentement
(Code civil art. 2827)

Signature lectronique
z

Donnes annexes un document lectronique qui permet une


personne qui reoit ce document de dmontrer qui est la source des
donnes, d'en attester l'intgrit, ainsi que d'assurer de l'adhsion de
l'metteur au contenu de ce document
(Scurit des changes lectroniques du
gouvernement: Recueil de terminologie. 1997)

Quel que soit le support du document, la signature d'une personne peut


servir l'tablissement d'un lien entre elle et un document. La signature
peut tre appose au document au moyen de tout procd qui permet de
satisfaire aux exigences de l'article 2827 du Code civil.
(Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information art.39)

La signature d'un document est certainement une caractristique que l'on retrouve
parfois autour d'un document institutionnel mais elle n'est pas toujours ncessaire. Au
sens du Code civil, apposer une signature permet, d'une part, d'tablir un lien entre une
personne et un document et, d'autre part, de marquer son consentement.
La signature consiste dans l'apposition qu'une personne fait sur un acte de son
nom ou d'une marque qui lui est personnelle et qu'elle utilise de faon courante,
pour manifester son consentement 119.
La possibilit d'une telle signature, mme dans le monde numrique, est pose par la
LCCJTI:
Quel que soit le support du document, la signature d'une personne peut servir
l'tablissement d'un lien entre elle et un document. La signature peut tre appose
au document au moyen de tout procd qui permet de satisfaire aux exigences de
l'article 2827 du Code civil 120.
Un procd qu'il est possible d'utiliser est celui de la signature numrique. Celle-ci
peut tre dfinie de la faon suivante:
Donnes annexes un document lectronique qui permet une personne qui
reoit ce document de dmontrer qui est la source des donnes, d'en attester
l'intgrit, ainsi que d'assurer de l'adhsion de l'metteur au contenu de ce
document 121.
119

Art. 2827, Code Civil du Qubec.


Art. 39, Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation.
121
Scurit des changes lectroniques du gouvernement: Recueil de terminologie. 1997.
120

71

Gestion et diffusion des documents numriques

La signature numrique permet ainsi d'assurer l'authentification de l'metteur et du


rcepteur, l'intgrit du document et la non-rpudiation par l'metteur. Cette technique ne
doit pas tre confondue avec celle du chiffrement des documents numriques afin d'en
assurer la confidentialit. On comprendra qu'il n'y a pas une exigence absolue de
signature au sens du Code civil sur tous les documents en gnral. Ce ne sont pas tous les
documents qui exigent une signature. Parfois, une telle exigence est pose par les lois, en
des termes tels qu'ils peuvent actuellement exclure l'utilisation de procds autres que la
signature manuscrite sur papier. S'il n'y a pas d'exigence absolue de signature sur tous les
documents, il n'y a pas plus d'exigence absolue de signature numrique sur tous les
documents numriques. L'utilisation de la signature numrique exige donc une rflexion
pralable:

Il faut d'abord tablir si l'on peut ou non utiliser un document numrique dans un
contexte particulier. Le cadre lgal ou rglementaire exige-t-il que le document en
cause porte un contenu spcifique (des mentions obligatoires par exemple), un
format prcis, un support particulier (papier en-tte), un mode de livraison prcis
(huissier par exemple) ?

Une fois ces lments tablis, il faut ensuite tablir si le document doit tre sign
ou non en vertu d'une obligation. Doit-on rellement tablir un lien entre une
personne et un document ET marquer son consentement ?

Il faudra, par ailleurs, identifier, pour les documents en cause, les dures de
conservation et les modes de conservation long terme d'un document sign
numriquement.

3.4.5 Les technologies en gestion documentaire

Technologies
1.
CHERCHER

TECHNOLO
GIES:

Engins de
recherche
Analyseurs

2.
CONSULTER

Gestion des
usagers et
droits d'accs
Visualiseurs
Rsums
automatiques

3.
CRER
ACQURIR

Traitement de
texte
Outils d'dition
divers
Numriseurs
Gestion de la
numrisation
Gestion des
acquisitions

4.
DIFFUSER

5.
TRAITER/
enregistrer

6.
CONSERVER

Courrier
lectronique
Workflow
Babillards
lectroniques
chiffrement

Gestion des
mtadonnes
Gestion de
thsaurus
Signature
lectronique

Serveurs
d'entreposage
Gestion de
l'entreposage
lectronique et
des dures de
conservation

Archivistes
Bibliothcaires
Arpenteurs-gomtres

La signature numrique comme le chiffrement sont des technologies qui contribuent


au maintien de l'intgrit des documents. Un systme de gestion documentaire doit aussi

Formation continue de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec, mars 2005

72

tre soutenu par d'autres technologies. Lorsque l'on considre le cycle de vie des
documents, chaque fonction peut tre porte par certaines technologies particulires.

Chercher: Engins de recherche, analyseurs de contenus.

Consulter: Gestion des usagers et droits d'accs, visualiseurs de contenus, outils de


rsums automatiques.

Crer-Acqurir: Traitement de texte, outils d'ditions divers, numriseurs, gestion


du processus de numrisation, gestion des acquisitions.

Diffuser: Courrier lectronique, Workflow, Babillards lectroniques, Chiffrement.

Traiter-enregistrer: Gestion des mtadonnes, gestion de thsaurus, signature


numrique.

Conserver: serveurs d'entreposage, gestion de l'entreposage lectronique et des


dures de conservation.

L'offre du march des technologies est donc en partie axe sur des composants
permettant de raliser certaines fonctions prcises du cycle de vie des documents.
Toutefois, certains produits intgrs de gestion des documents numriques des
progiciels sont offerts. Il s'agit d'un ensemble intgr de fonctions technologiques
spcialement produites en vue de rpondre aux particularits de gestion des documents
dans certains secteurs d'activits. Ainsi, il est possible de retrouver autant de systmes
technologiques de gestion documentaire qu'il y a de types de documents varis: des
systmes de gestion des documents darchives, de bibliothques, de dessins, etc. Ces
systmes prennent en compte les particularits des pratiques de gestion de la recherche,
de la consultation, de la cration, diffusion, description et conservation propres un
secteur d'activit donn. Ces systmes ont l'avantage d'tre trs colls au vcu propre
ces secteurs. Par contre, ils sont parfois trs spcialiss et rpondent des normes
techniques et de gestion documentaire pointues qui rendent difficile l'intgration des
documents dans d'autres systmes de gestion documentaire.

73

Gestion et diffusion des documents numriques

Scurit
Groupe discussion
Contrle de version
Stockage

Indexation

Formulaire
Portail
Workflow

Messagerie

Archivage

Recherche

Certains progiciels sont toutefois plus gnriques afin de prendre en compte la gestion
d'un maximum de types de documents varis et de processus de travail au sein desquels
ils sont exploits. Ce sont ce que l'on qualifie familirement des "systmes de GED",
(Gestion lectronique des documents). Ces systmes comportent une suite de
fonctionnalits dont la base est standardise et laquelle peuvent se greffer de multiples
modules plus spcialiss par la suite. On retrouve certaines fonctionnalits telles:

Gestion des usagers et des droits d'accs


Organisation, classification des documents
Gestion des profils de mtadonnes
Recherche
Gestion des versions de documents
Rservation des documents
Travail en collaboration (en petit groupe projet)
Gestion des processus
Consultation des documents dans des formats de visualisation varis

Chaque outil de GED offre son propre dosage de ces diffrentes fonctionnalits selon
leur positionnement face au march. Il faut donc bien prendre son temps afin d'valuer
les diffrents produits dont les diffrences technologiques peuvent sembler subtiles mais
peuvent avoir de grandes incidences sur une exploitation optimale dans un environnement
de travail particulier. Un intressant portrait du domaine technologique est bross par les
trois textes de Denis Levasseur. Ils visent faire le tour de la problmatique de la gestion
des documents lectroniques de faon gnrale mais relativement systmatique,
essentiellement dun point de vue technologique. Un bon tour dhorizon pour une
initiation rapide.
Levasseur, Denis, 1997, "L'enjeu de la gestion documentaire lectronique (GDE)".
Argus. Vol. 26, no 3, hiver. pp. 9-15.

Formation continue de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec, mars 2005

74

Levasseur, Denis, 1998, "Les crits numriques : nature et tour d'horizon des
principaux formats". Argus, vol. 27, no. 1, printemps-t. pp. 15-23.
Levasseur, Denis, 1998a, "Les solutions rseau pour optimiser la gestion des
documents et leur diffusion dans les organisations (Groupware, Workflow,
Intranet)". Argus, vol. 27, no 2, automne. pp. 18-26.

3.4.6 En rsum

Le numrique est la norme dans le domaine documentaire et non plus lexception.

Il est difficile dapprcier la valeur dun document numrique car il est fragile et il
peut tre modifi facilement par beaucoup de gens.

Les affaires se font de plus en plus en mode numrique et on assiste une prestation
lectronique de services accrue.

La socit prend acte de ceci et met en place un cadre normatif et rglementaire pour
grer ce phnomne et augmenter la confiance des citoyens dans la transaction
lectronique.
o
o
o
o

Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation


Plan de modernisation de ltat
Cadre de rfrence gouvernemental en gestion intgre des documents
Comit sur la conservation long terme des documents et donnes
gouvernementaux.

Avoir confiance, cest protger lintgrit des documents par des mesures de
protection et des mesures de gestion documentaire appliques systmatiquement.

Les principales mesures sont :

Maintenir un inventaire des documents


Dterminer les droits daccs
Identifier et scuriser les documents confidentiels
Grer les formulaires et gabarits lectroniques
Grer la numrisation
Grer la production de copies de documents
Grer la diffusion des documents, notamment le courrier lectronique et
les documents diffuss sur intranet/internet
Classifier et classer les documents
Dcrire les documents de faon uniforme et utiliser une terminologie
normalise
Enregistrer formellement les documents
Identifier les dures de conservation
Statuer sur un format et un support de conservation qui maintien la
lisibilit
Faire des copies de sauvegarde

Gestion et diffusion des documents numriques

75

Contrler les conditions de conservation


Conserver aussi longtemps que ncessaire
Dtruire de faon scuritaire

Il existe des technologies permettant daider dans ce domaine mais il faut bien les
choisir.

Formation continue de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec, mars 2005

PARTIE 4

TUDE ET ANALYSE DE CAS PRATIQUES

PAR

MARC GERVAIS, PH.D., A.-G.

76

Gestion et diffusion des documents numriques

77

4.1. INTRODUCTION
Cette section vise mettre en lumire certaines questions dordre pratique auxquelles
pourraient tre confronts les arpenteurs-gomtres dans la gestion de leur cabinet de
pratique. Elles ne constituent videmment quun faible chantillon des questions
potentielles souleves par la gestion des documents numriques mais se veut tout de
mme une premire amorce envers notre effort collectif de rflexion sur le sujet. La
section se divise en fonction de quatre tapes du cycle de vie dun document, soit la
gestion (modification et transfert), la consultation, la transmission ainsi que la
conservation et larchivage.

4.2. LA GESTION DES DOCUMENTS


4.2.1. Fichier contenant des coordonnes gographiques
Question :

Est-ce quun fichier de coordonnes gographiques est un document au


sens de larticle 3 de la LCCJTI ?

Des collgues se sont penchs rcemment sur la qualification potentielle des fichiers
numriques en gnral fabriqus et dtenus par les arpenteurs-gomtres [Genest et
Lasnier, 2004]. Ils en sont venus la conclusion que, notamment, les fichiers de type
DAO, fichiers de calculs et de dessins peuvent tre considrs comme des documents au
sens de la LCCJTI, conclusion laquelle nous adhrons. Toutefois, la rponse demande
une analyse plus approfondie en regard dun simple fichier de coordonnes
gographiques.
En effet, le premier alina de larticle 1 de la LCCCJTI stipule que L'information y
est dlimite et structure, de faon tangible ou logique selon le support qui la porte, et
elle est intelligible sous forme de mots, de sons ou d'images . La LCCJTI semble donc
exclure prime abord les chiffres, une srie de chiffres ou des nombres, ce de quoi est
constitue une liste de coordonnes gographiques. Pour parvenir un dbut de rponse,
on doit se rfrer au deuxime alina de larticle 3 qui stipule que Pour l'application de
la prsente loi, est assimile au document toute banque de donnes dont les lments
structurants permettent la cration de documents par la dlimitation et la structuration
de l'information qui y est inscrite .

Formation continue de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec, mars 2005

78

Fichier de coordonnes gographiques


Donne
Champ

Fichier

Maison
Adresse:

Bit

Enregistrement

143 rue St-Jean

Valeur:
Nbre logements:

Fichier

Terrain:

Fichier
Propritaire
Nom:
N.:
Sexe.:

Terrain
Cadastre.:
Sup..:
Zone.:

Base de donnes
mon avis, les fichiers de coordonnes gographiques doivent tre considrs comme
des documents pour au moins trois motifs. Dabord, un fichier de donnes constitue une
banque de donnes vue dans sa plus simple expression. En fait, le regroupement de
caractres (le bit) en un mot ou en un nombre porte le nom de champ. Le regroupement
de champs connexes constitue un enregistrement. Un groupe denregistrement de mme
type forme un fichier. Finalement, un fichier (ou un groupe de fichiers connexes)
constitue une base de donnes [Laudon et Laudon, 2001], une base de donnes ou une
banque de donnes tant souvent vues comme tant deux appellations du mme objet. Le
glossaire de la LCCJTI confirme dailleurs cette interprtation. Deuximement, le fichier
de coordonnes gographiques constitue un des lments structurants qui permet la
cration de documents comme les plans ou les cartes produits par les arpenteursgomtres, lesdits plans ou cartes tant considrs comme des documents au sens de la
loi122. Finalement, dans lnumration des types de documents viss par la loi123,
numration par ailleurs non limitative, on y constate une interprtation large de la notion
de documents. Le Centre de recherche en droit public (CRDP) de luniversit de
Montral le confirme en mentionnant dans ses commentaires que Ds quon a un
ensemble dlimit et structur dinformation, que selon les supports utiliss,
linformation est dlimite de faon tangible ou logique, et que celle-ci est perceptible
par lhumain directement ou par lintermdiaire dinterfaces, on est donc en prsence
dun document (le soulign est de nous).

122
123

Art. 70, Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation.


Art. 70, Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation.

Gestion et diffusion des documents numriques

79

Fichier de coordonnes gographiques


Un fichier de coordonne est un document
parce que :
Assimil une banque de donnes.
Constitue un lment structurant (plan, etc.).
Interprtation large de la notion de document.
Ensemble dlimite ou structur
dinformation.

4.2.2. Modification dun original


Question :

La LCCJTI prvoit la possibilit de procder la modification des


documents technologiques. partir du moment o le processus de
signature numrique sera disponible auprs des arpenteurs-gomtres,
permettant ainsi la confection dun original sur support numrique, sera-til possible alors de procder la modification dun original en respectant
les conditions prcises par la loi ?

La LCCJTI prvoit les conditions devant tre respectes lorsque quune modification
est apporte un document technologique. La personne qui possde lautorit de faire
une modification doit noter les renseignements permettant de dterminer qui a fait la
demande de modification, quand, par qui et pourquoi la modification a t faite124.
Toutefois, lorsquil est question de lintgrit des documents, la LCCJTI stipule que le
document dont lintgrit est assure a la mme valeur juridique, qu'il soit sur support
papier ou sur un autre support, dans la mesure o, s'il s'agit d'un document
technologique, il respecte par ailleurs les mmes rgles de droit 125 (le soulign est de
nous). En consquence, le document confectionn doit respecter les rgles de droit qui
lui sont applicables, ces rgles continuant sappliquer quel que soit le support [Centre
de Recherche en droit public, 2001].
Or, larpenteur-gomtre ne peut, en aucun cas, modifier une de ses minutes 126
(Le soulign est de nous). lgard dune minute, non seulement larpenteur-gomtre
est tenu den prserver lintgrit (selon la LCCJTI, lintgrit peut tre maintenue mme
en procdant une modification mais en conservant la documentation y affrente) mais il
doit aussi assurer le caractre dunicit de la minute (le caractre dunicit se perdrait lors
dune modification). Ainsi, le contenu (linformation) du document doit demeurer intact
124

Art. 21, Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation.


Art. 5 2e al., Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation.
126
Art. 5, Rglement sur le greffe des membres de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec.
125

Formation continue de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec, mars 2005

80

pour toute la dure de son cycle de vie, cest--dire pour une dure illimite. Par ailleurs,
la LCCJTI stipule quune modification est effectue par la personne qui a lautorit et
larpenteur-gomtre ne possde pas cette autorit, ni personne dailleurs.

Modification dun original


Impossibilit pour un a.-g. de modifier une
minute, mme sur support technologique.
Soumis une rgle de droit, peu importe le
support.
Caractre dunicit de la minute.
La.-g. ne dtient pas lautorit requise.

4.2.3. Document volutif sous forme numrique


Question :

Si je procde la confection dun document volutif sous forme


numrique, suis-je tenu de me conformer aux dispositions de larticle 21
de la LCCJTI ?

Larticle 21 stipule que Lorsqu'une modification est apporte un document


technologique durant la priode o il doit tre conserv, la personne qui a l'autorit pour
faire la modification doit, pour en prserver l'intgrit, noter les renseignements qui
permettent de dterminer qui a fait la demande de modification, quand, par qui et
pourquoi la modification a t faite. Celle-ci fait partie intgrante du document, mme si
elle se trouve sur un document distinct . Compte tenu que le document volutif fait
partie intgrante du greffe de larpenteur-gomtre et que ce dernier a lobligation de le
conserver pour une dure illimite, lapplication stricte de larticle imposerait
larpenteur-gomtre lobligation de documenter chacune des modifications apportes au
document volutif. Cette obligation apparat fort contraignante pour larpenteurgomtre voire mme inapproprie. Prenons lexemple dun plan de compilation dun
dveloppement domiciliaire. De nos jours, la plupart des dveloppements domiciliaires
sexcutent par phases successives. Beaucoup darpenteurs-gomtres, par un souci
defficacit, confectionnent des plans de compilation de ces dveloppements
domiciliaires sur lesquels ils inscrivent les nouveaux lots crs, les divers mandats
collatraux effectus (descriptions techniques pour fins de servitude, certificats de
localisation, implantations, etc.), les points de calculs, etc., et ce, laide dun logiciel de
dessin assist par ordinateur. Dans ce contexte, larpenteur-gomtre devrait-il
documenter chaque nouvelle inscription sur le plan de compilation, cest--dire lidentit
de la personne ayant demand la modification, la date, la ou les raisons de la modification
et lidentit de la personne ayant procd cette modification ?

Gestion et diffusion des documents numriques

81

Document volutif numrique


Consquences potentielles :
Obligation de documenter chacune des
modifications.

Exemple :
Plan de compilation dun dveloppement
domiciliaire.
Plan topographique.
Etc.

Obligation fort contraignante.

Larticle 19 stipule Toute personne doit, pendant la priode o elle est tenue de
conserver un document, assurer le maintien de son intgrit et voir la disponibilit du
matriel qui permet de le rendre accessible et intelligible et de l'utiliser aux fins
auxquelles il est destin (le soulign est de nous). La documentation produire lors
dune modification est obligatoire justement pour assurer le maintien de lintgrit du
document. Mais lgard dun document volutif, lobjectif est-il vraiment de maintenir
lintgrit de ce type de document ? En dautres mots, est-il vraiment important de
maintenir lintgrit de ce type de document ? Il est de la nature dun document volutif
de se modifier dune manire rcurrente, ce qui cadre mal avec lobligation de maintenir
son intgrit. De plus, alors que le lgislateur a prvu des mesures concrtes de
prservation de lintgrit des minutes127, aucune disposition de mme nature nest
prvue pour les documents volutifs. Finalement, la volont du lgislateur dexclure
lutilisation des documents volutifs des fins officielles128 tmoigne de sa prcarit en
tant que document source, ou en dautres mots, de son absence dintgrit. Il faudrait
donc distinguer la notion de modification de la notion de mise jour, propre au document
volutif129. Dans ce contexte, comme les dispositions de larticle 21 de la LCCJTI
occasionneraient des difficults pratiques importantes et non justifies, elles semblent
difficilement applicables lgard des documents volutifs.

127

Art. 5, Rglement sur le greffe des membres de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec.
Art. 11, Rglement sur le greffe des membres de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec.
129
Art. 9, Rglement sur le greffe des membres de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec.
128

Formation continue de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec, mars 2005

Document volutif numrique


Aucune mesure concrte quand son intgrit
comme pour la minute (Art. 5, R.G.M.O.A.G.Q.).

+
Non utilisation des documents volutifs des
fins officielles (Art. 12, R.G.M.O.A.G.Q.).

=
Reconnaissance de la prcarit du document.
Modification Mise jour
(au sens de lart. 9, R.G.M.O.A.G.Q.).

82

Gestion et diffusion des documents numriques

83

4.3. LA CONSULTATION DE DOCUMENTS


4.3.1. Accs aux versions numriques des documents
Question :

Est-ce que le droit daccs du client un document emporte avec lui les
versions numriques ?

Le droit de consultation et daccs du client aux documents contenus dans son dossier
est confr par la loi130. Le client dun arpenteur-gomtre peut, sil le dsire, demander
ce quune copie des diffrents documents qui composent son dossier lui soit remise. Le
Code de dontologie des arpenteurs-gomtres ne contient aucune mention quant au
support sur lequel doit seffectuer la consultation dun document. Il faut alors se rfrer
la LCCJTI qui stipule dabord que Tout document auquel une personne a droit d'accs
doit tre intelligible, soit directement, soit en faisant appel aux technologies de
l'information 131. Il est impossible pour un arpenteur-gomtre de remettre, par
exemple, un document conserv sur un support technologique qui serait totalement
inaccessible et inintelligible. Ensuite, la LCCJTI stipule que tout document auquel une
personne a droit d'accs doit tre intelligible, soit directement, soit en faisant appel aux
technologies de l'information et que le choix d'un support ou d'une technologie tient
compte de la demande de la personne qui a droit d'accs au document, sauf si ce choix
soulve des difficults pratiques srieuses, notamment en raison des cots ou de la
ncessit d'effectuer un transfert 132.
Le choix du support revient donc la personne qui en fait la demande moins que le
support demand prsente des difficults pratiques srieuses. Par exemple, un texte de
plusieurs milliers de pages emmagasin sous forme numrique est facilement
reproductible sous la mme forme mais risque doccasionner des cots importants sil est
transfr sur un support analogique (papier). La LCCJTI prvoit aussi que nul ne peut
exiger de quelqu'un qu'il se procure un support ou une technologie spcifique pour
transmettre ou recevoir un document, moins que cela ne soit expressment prvu par la
loi ou par une convention 133 (le soulign est de nous).
Ainsi, ni larpenteur-gomtre (lmetteur) et ni le client (le rcepteur) ne peuvent
imposer un support particulier lautre moins de clauses spcifiques cet effet
expressment incluses au sein dune convention les unissant. Le choix du support est
donc vraiment effectif lorsque dune part, la technologie permettant laccessibilit et
lintelligibilit est en possession des deux parties et, dautre part, la transmission du
document sur un support particulier noccasionne pas de cots excessifs. Toutefois, si le
document convoit par le client est accessible sur plusieurs supports, le choix du support
lui appartient134. Dans cet esprit, il serait donc possible pour le client dobtenir une copie
des fichiers numriques comportant soit des textes, des dessins et mme les coordonnes
130

Art. 60.5, Code des professions et Art. 3.07.02, Code dontologie des arpenteurs-gomtres.
Art. 23 1er al., Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation.
132
Art. 23 3e al., Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation.
133
Art. 29 1er al., Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation.
134
Art. 29 3e al., Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation.
131

Formation continue de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec, mars 2005

84

gographiques relies son dossier. Si les cots relis au transfert de linformation sur le
support convoit par le client sont importants, larpenteur-gomtre serait justifi de se
faire rembourser les cots relatifs la reproduction ou au transfert lorsque la situation le
justifie, condition dinformer pralablement son client cet effet135.

Accs aux version numriques


Obligation de remettre le document sur le
support demand, sil est disponible.
Obligation de respecter une convention, le
cas chant.
Possibilit de rcuprer les cots
raisonnables relis la transmission.
Obligation dinformer pralablement le
client sur les cots approximatifs.

135

Art. 3.07.03, Code de dontologie des arpenteurs-gomtres.

Gestion et diffusion des documents numriques

85

4.4. LA TRANSMISSION DES DOCUMENTS


4.4.1. Outil permettant laccessibilit et lintelligibilit
Question :

Si je confectionne un plan topographique laide dune version rcente


dun logiciel (Ex. : Microstation), que la lecture du fichier nest pas
permise par les versions antrieures et quune copie du fichier doit tre
envoye un architecte dtenant une version antrieure du logiciel, puis-je
obliger larchitecte se procurer la version la plus rcente ?

Mme si la LCCJTI tablit le principe de la libert du choix du support, nul ne peut


contraindre ou obliger une personne se procurer une support ou une technologie
spcifique pour transmettre ou recevoir un document, moins que cela soit expressment
prvu par la loi ou par une convention136. Lidentification de la version du logiciel
utiliser dans le cadre du mandat devrait donc idalement faire lobjet dune convention ou
dune entente au pralable afin dviter quune des parties soit dans lobligation
dengager des frais importants pour lacquisition dune version rcente dun logiciel.
Larpenteur-gomtre pourrait aussi transfrer en mme temps quun fichier, les outils ou
les logiciels permettant de le rendre accessible et intelligible. Ce transfert doit alors se
faire dans le respect de la Loi sur le droit dauteur137, cest--dire que ce transfert doit
tre autoris par la loi ce qui, en pratique, se prsentera rarement.

Accessibilit et intelligibilit
Impossibilit dobliger larchitecte.
tre proactif, sentendre avant.
Possibilit de transfrer en mme temps la
version du logiciel.
Doit se faire dans le respect de la Loi sur
le droit dauteur.

4.4.2. Divergence entre des documents devant contenir la mme information


Question :

136
137

Sil y a une divergence entre linformation de documents qui sont sur des
supports diffrents ou faisant appel des technologies diffrentes et qui
sont censs porter la mme information, lequel des documents prvaut ?

Art. 29, Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation.


L.R. 1985, ch. C-42.

Formation continue de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec, mars 2005

86

La LCCJTI a prvu cette situation et stipule qu moins de preuve contraire, le


document qui prvaut est celui dont il est possible de vrifier que linformation na pas
t altre et quelle a t maintenue dans son intgralit138. Il nexiste donc pas de
prfrence ou de prsance accorde un type de support plutt qu un autre. Toutefois,
cette prsomption accorde au document dont il est possible de vrifier lintgrit est
simple et peut tre renverse par une preuve contraire.
Par exemple, mme si le systme de gestion des documents dune entreprise et les
mesures de scurit effectives laissent croire que la version sur support papier dune lettre
prsente les meilleures garanties dintgrit, la prsance de cette version pourrait tre
abandonne au profit dune version sur support numrique suite, par exemple, au
tmoignage de lauteur de la dite lettre cet effet.
De telles divergences risquent dapparatre plusieurs reprises. En effet, il nest
pas rare quun arpenteur-gomtre confectionne un plan de calculs, limprime et procde
des ajouts par la suite sur la version papier sans pour autant oprer les mmes ajouts sur
la version numrique. Dans lventualit dune demande du syndic leffet dobtenir une
copie complte du dossier139, larpenteur-gomtre devra prendre soin dacheminer la
version qui prsente les meilleures garanties au plan de lintgrit et tre en mesure de le
dmontrer au besoin. Un risque similaire existe lgard des correspondances associes
un dossier. Larpenteur-gomtre devra rester vigilant lgard des correspondances
dont il existe plusieurs versions et sassurer de ne conserver ou de bien identifier la
version finale qui a pu tre achemine des tiers.

Divergence entre deux documents


Aucune prsomption lgard dun
support ou dun autre.
Prsomption simple lgard du document
qui prsente les meilleures garanties
dintgrit.
Possibilit de renverser par une preuve
contraire (Ex. : tmoignage).
Conseil : grande vigilance.

138
139

Art. 11, Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation.


Art. 4.02.03, Code de dontologie des arpenteurs-gomtres.

Gestion et diffusion des documents numriques

87

4.5. LA CONSERVATION ET LARCHIVAGE DES DOCUMENTS


4.5.1. Conservation dun document autre quune minute
Question :

Pour tous les documents ntant pas numrs au sein de larticle 34 de la


Loi sur les arpenteurs-gomtres, est-il possible pour un arpenteurgomtre de conserver ces documents exclusivement sous forme
numrique ?

Il a t dmontr prcdemment limpossibilit pour larpenteur-gomtre de


conserver loriginal de ses minutes sur support numrique, ses minutes pouvant tre
considres comme tant des documents institutionnels, cest--dire quelles doivent
prsentes des qualits dauthenticit, daccessibilit, de fiabilit et dintgrit.
Toutefois, le dossier dun client contient aussi des documents dits de travail. Certains
dentre eux doivent tre obligatoirement confectionns en vertu de la loi, telles que les
notes dopration140, la consignation des observations effectues lors de la prparation
dun certificat de localisation141 ou les rfrences la rglementation municipale
consulte142. Dautres documents, par contre, peuvent apparatre au dossier sans que leur
cration soit prvue dans la loi mais dont lexistence contribue rendre un service
adquat au client, comme par exemple, les extraits ou copies des recherches effectues au
Bureau de la publicit des droits, les extraits ou copies de plans de cadastre consults, les
correspondances crites, etc.

Conservation dun document


(autre quune minute)
Exemple de documents obligatoires :
Notes des oprations (Art 5, L.A.G.).
Consignation des observations
(Art. 7 2e al., R.N.P.R.C.L.).
Rfrences la rglementation municipale consulte
(Art. 8, R.N.P.R.C.L.).

Exemple de documents non obligatoires :


Extraits ou copies des recherches.
Extraits ou copies des plans de cadastre.
Correspondances, etc.

Comme larpenteur-gomtre nest pas tenu dapposer sa signature sur ce type de


document, il doit alors se conformer aux dispositions de la LCCJTI et aux principes
140

Art. 55, Loi sur les arpenteurs-gomtres, Art. 5 et 12, Rglement sur la norme de pratique relative au
piquetage et limplantation, Art. 5, Rglement sur la norme de pratique relative au certificat de
localisation.
141
Art. 7 2e al., Rglement sur la norme de pratique relative au certificat de localisation.
142
Art. 8, Rglement sur la norme de pratique relative au certificat de localisation.

Formation continue de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec, mars 2005

88

dquivalence fonctionnelle et de neutralit technologique. Donc, en principe, rien


nempche un arpenteur-gomtre de conserver loriginal de ces documents sur un
support technologique. La valeur juridique des documents ne serait ni augmente ni
diminue143. Toutefois, certaines conditions doivent tre respectes. Premirement, il est
ncessaire de maintenir et de garantir lintgrit du document en prenant des mesures de
scurit adquates. Deuximement, le support choisi doit procurer la stabilit et la
prennit voulue au document144, ce qui signifie pour larpenteur-gomtre, une dure
illimite145 lorsque le document fait partie du greffe. Troisimement, si le document
rsulte dun transfert et que lon dsire dtruire le document source, le transfert doit
tre document de sorte qu'il puisse tre dmontr, au besoin, que le document
rsultant du transfert comporte la mme information que le document source et que son
intgrit est assure 146, la documentation relative au transfert doit comporter un certain
nombre de mtadonnes telles que le format dorigine du document, le procd de
transfert utilis et les garanties quil est cens offrir. La documentation doit tre
conserve durant tout le cycle de vie du document rsultant du transfert, ce qui signifie
encore pour larpenteur-gomtre, une dure illimite.
Finalement, les outils
technologiques ou le matriel qui permettent de rendre le document accessible et
intelligible doivent tre disponibles pendant toute la priode o le document doit tre
conserv147, soit encore pour une dure illimite.

Conservation dun document


(autre quune minute)
Application de la LCCJTI (Art. 5 et 9, LCCJTI).
Maintenir lintgrit des documents
(Art. 6 2e al., LCCJTI).
Assurer la stabilit et la prennit du document
(Art. 6, LCCJTI).
Si substitution, il faut document
(Art. 17, LCCJTI).
Assurer la disponibilit du matriel
(Art. 19, LCCJTI).
Pour une dure illimite
(Art. 18, R.G.M.O.A.G.Q.).

Les conditions relatives au transfert apparaissent lourdes et contraignantes voire mme


risques. Pour se conformer la loi, larpenteur-gomtre devra veiller maintenir ou
se procurer toutes les versions de logiciels permettant laccessibilit et lintelligibilit de
tous ses documents, et cela, sans limite de temps. Il nest pas rare de voir certains outils
technologiques ou logiciels tre retirs dfinitivement du march. Larpenteur-gomtre
risque alors de se voir priver dun support parfois indispensable pour assurer le
143

Art. 5, Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation.


Art. 6, Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation.
145
Art. 18, Rglement sur le greffe des membres de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec.
146
Art. 17, Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation.
147
Art. 19, Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation.
144

Gestion et diffusion des documents numriques

89

fonctionnement adquat des outils ou des logiciels quil utilise et rien ne garantit que des
tiers prendront leur charge den assurer une compatibilit avec dautres produits. La
dcision de transfrer plusieurs documents sur support technologique doit tre vue
comme une dcision lourde de consquences et comportant un niveau de risque non
ngligeable.
4.5.2. Conservation du rpertoire et de lindex cadastral
Question :

Est-ce que le rpertoire au sens de larticle 12 du Rglement sur le greffe


des membres de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec est un
document au sens de la LCCJTI et est-il possible de le conserver
uniquement sous la forme dun document technologique ?

Au sens commun, un registre est un cahier sur lequel on note des faits, des noms,
des chiffres dont on veut garder le souvenir [Robert, 2000]. Au sens de la Loi sur les
arpenteurs-gomtres, le rpertoire est le registre sur lequel larpenteur-gomtre
inscrit jour par jour, les minutes quil signe et les oprations quil effectue 148. Quant
lindex, il est dfini au sens commun comme tant une table alphabtique (de sujets
traits, de noms cits dans un livre, par mots-cls, par rubriques) accompagnes de
rfrences ou encore, avec une connotation encore plus analogique, comme un petit
objet mobile servant distinguer un document dans un ensemble [Robert, 2000]. Le
terme index cadastral nest pas dfini ni dans la Loi sur les arpenteurs-gomtres ni au
sein du Rglement sur le greffe des membres de lOrdre des arpenteurs-gomtres du
Qubec. Sur support analogique, lindex cadastral est normalement constitu dune srie
de petites fiches classes en ordre alphabtique de noms de cadastre, du noms ou de
numros de Rangs et de numros de lots, srie entrecoupe de petits onglets permettant
de reprer rapidement la fiche dsire, chacune des fiches faisant rfrence aux dossiers
ou aux minutes de larpenteur-gomtre.

Conservation du rpertoire et de lindex


Les mots registres et index ne sont pas
inclus lart. 71 de la LCCJTI.
Information dlimite et structure.
Interprtation large : notion de document.
Aucun motif de les exclure (LCCJTI).
Incertitudes :
Apposer sa signature : 1re minute.
Apposer ses initiales en marge si erreur.

148

Art. 56. 4., Loi sur les arpenteurs-gomtres.

Formation continue de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec, mars 2005

90

Le rpertoire et lindex cadastral (ou un index) ne sont pas inclus au sein de la liste
non limitative des types de document apparaissant larticle 71 de la LCCJTI. Ces deux
types de document contenant de linformation dlimite et structure, rien ne motive leur
exclusion des documents soumis la LCCJTI, et par consquent, rien ne semble
empcher larpenteur-gomtre de conserver son registre ou son index cadastral
exclusivement sur support technologique. Toutefois, les mmes prrogatives souleves
prcdemment sappliquent, additionnes cette fois des ventuelles complications pour
satisfaire certaines exigences de la loi telles quapposer sa signature sous lindication de
son premier numro de minute dans son rpertoire149 ou apposer ses initiales en marge du
rpertoire sil commet une erreur dans la numrotation150. Parmi les mesures de scurit
potentielles pour viter la perte totale du rpertoire, il est recommand den faire des
copies de sret sur support technologique mais aussi den produire une copie sur support
papier de manire rgulire, comme tous les mois, par exemple.
4.5.3. Numrisation des documents dposs au greffe
Question :

Est-il possible pour un arpenteur-gomtre de procder la numrisation


complte de son greffe et de procder un transfert chaque fois quune
copie certifie conforme est exige ?

Le greffe de larpenteur-gomtre est constitu des minutes, des notes


doprations darpentage et des pices qui sy rattachent et qui sont ncessaires la
reconstitution de cette opration, du rpertoire et de lindex qui sy rapporte151. Le greffe
ne constitue pas un document au sens de la LCCJTI mais reprsente plutt lensemble des
documents associs aux oprations darpentage effectues par un arpenteur-gomtre.
Dailleurs, dans son sens commun, un greffe est un bureau o lon garde les minutes
des actes de procdure [Robert, 2000]. Outre la numrisation du rpertoire et de
lindex cadastral dont il a t fait mention prcdemment, un arpenteur-gomtre pourrait
tre tent de procder la numrisation complte de son greffe, ce qui exige
habituellement un premier transfert de linformation partir dun support analogique
(papier) vers un support technologique.
Subsquemment, lorsque quun client
prsenterait une demande pour obtenir une copie conforme, deux situations peuvent se
prsenter. Si le processus de signature numrique nest pas accessible, cette copie devra
invitablement tre remise sur format analogique (papier). La demande impliquerait
alors un deuxime transfert de linformation, cette fois dun support technologique vers
un support analogique.
Si le processus de signature numrique est accessible,
larpenteur-gomtre pourrait alors remettre une copie conforme du document sur support
technologique. Toutefois, dans ltat actuel des choses, il y a fort parier que la majorit
des clients exigeront des copies conformes sur support analogique pour plusieurs annes
encore. Donc, larpenteur-gomtre risque de devoir procder de manire rgulire ce
deuxime transfert du document, soit du support technologique vers un support
analogique.

149

Art. 14, Rglement sur le greffe des membres de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec.
Art. 15, Rglement sur le greffe des membres de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec.
151
Art. 56. 5., Loi sur les arpenteurs-gomtres.
150

Gestion et diffusion des documents numriques

91

Encore une fois, rien ne semble empcher pareille possibilit mais les diffrents
transferts devront tre excuts conformment aux dispositions de la loi, lesquelles,
comme il a t dmontr, sont particulirement contraignantes notamment lorsque le
document original est dtruit. Il faut sinterroger, dans le contexte actuel, si des
oprations massives de numrisation reprsentent vraiment des conomies de cots
suffisantes pour pallier aux risques quelles comportent. Larpenteur-gomtre devrait
aussi porter attention la possible valeur archivistique, historique ou patrimoniale de
certains documents quil dtient, particulirement au sein des greffes darpenteursgomtres ayant pratiqu il y a plusieurs dizaines dannes, voire plusieurs centaines
dannes. Si tel est le cas, la LCCJTI oblige alors le dtenteur de tels documents les
conserver sur leur support dorigine, empchant ainsi un transfert de linformation sur un
support diffrent152.

Numrisation complte du greffe


Rien ne semble empcher la numrisation
complte du greffe.
Obligation de documenter chacun des
transferts.
Obligations supplmentaires sil y a
substitution.
Attention la possible valeur archivistique,
historique ou patrimoniale (Art. 20,
LCCJTI).

4.5.4. Protection satisfaisante contre le feu, leau et le vol


Question :

Quest-ce qui constitue une protection satisfaisante du greffe contre le feu,


leau et le vol ?

La Loi sur les arpenteurs-gomtres donne au Bureau de lOrdre le pouvoir de


dterminer, par rglement, les documents qui doivent tre conservs, de mme que la
manire et la dure de leur conservation153. Par lentremise du Rglement sur le greffe
des membres de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec, le Bureau a effectivement
dtermin les documents qui doivent tre conservs, en loccurrence le greffe en entier154
dont le contenu est fix par la loi155. Il a aussi dtermin la dure de la conservation, soit
une dure illimit156. Quant la manire de conserver les documents, le rglement
152

Art. 20, Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation.


Art. 56. 2., Loi sur les arpenteurs-gomtres.
154
Art. 17, Rglement sur le greffe des membres de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec.
155
Art. 56. 5., Loi sur les arpenteurs-gomtres.
156
Art. 18, Rglement sur le greffe des membres de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec.
153

Formation continue de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec, mars 2005

92

stipule que larpenteur-gomtre est tenu dassurer son greffe et tout greffe dont il est
dpositaire, cessionnaire ou gardien, ainsi qu tout greffe commun dont il est gardien,
une protection satisfaisante contre le feu, leau et le vol157. La loi ne dcrivant pas ce que
constitue cette protection satisfaisante, lincertitude persiste quant aux stratgies de
conservation mettre en uvre de manire ce que larpenteur-gomtre puisse remplir
adquatement ses obligations.
Dentre de jeu, tel que formul, larticle semble laisser en blanc la pertinence
dassurer une prservation pure et simple des documents contre lvolution du temps, ce
qui aurait t cohrent avec une obligation de conservation dune dure illimite. De
telles dispositions existent lgard des notaires qui on exige lutilisation, pour ses
originaux, du papier chiffon mesurant 216 millimtres sur 356 millimtres et dont le
grammage ou la masse doit tre au moins de 75 grammes par mtre carr 158. Dans
ltat actuel des choses, larpenteur-gomtre ne serait donc pas tenu de prendre des
mesures ncessaires pour empcher une dtrioration prmature des documents due
des variations de temprature ou dhumidit relative trop leves, une temprature et un
degr dhumidit relative inadquat par rapport la nature des documents, une mauvaise
manipulation des documents provoquant une dtrioration prmature ou la prolifration
dinsectes nuisibles. Par exemple, des documents entreposs 20 oC plutt qu 15 oC
peuvent voir leur dure de vie diminuer de moiti. linverse, en rduisant de moiti le
taux dhumidit relative, on double la dure de vie des documents. Un taux dhumidit
relative lev favorise linfestation par les insectes. Un taux dhumidit relative trop bas
contribue au desschement des documents qui deviennent plus fragiles et risquent de se
dchirer lorsquon les manipule [Conseil canadien des archives, 2004].

Protection contre le feu, leau et le vol


Deux axes de protection
Contre lvolution du temps :

Mauvaise manipulation.
Manipulation excessive.
Temprature inadquate.
Humidit relative inadquate.
Infestation par les insectes.

Contre les sinistres :


Feu.
Eau.
Vol.

Au mme titre que lefficacit du systme de gestion documentaire servira dassise au


maintien de lintgrit des documents, un systme efficace de prservation des documents
sera de nature offrir une protection satisfaisante du greffe contre le feu, leau et le vol.
157
158

Art. 19, Rglement sur le greffe des membres de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec.
Art. 18, Rglement sur la tenue des dossiers et des tudes des notaires.

Gestion et diffusion des documents numriques

93

Le libell de larticle laisse croire que lon demande principalement larpenteurgomtre de se doter dun plan durgence en cas de sinistres, lesquels peuvent dtruire
entirement une collection de documents. Le feu et leau constituent les deux principaux
ennemis des documents darchives. Le dveloppement dun tel plan durgence dpasse la
porte de la prsente formation, mais il apparat souhaitable que lOrdre investisse des
efforts dans la prparation dun guide de dveloppement dun tel plan durgence, voire de
fixer certaines normes minimales en matire de protection des documents, comme le fait,
par exemple, la Chambre des notaires qui exige que les documents soit conservs dans
une chambre-forte ou un coffre-fort offrant la garantie d'une rsistance au feu de 927C
pour une priode d'au moins une heure 159 et de fournir sur demande un certificat d'un
expert attestant que sa chambre-forte ou son coffre-fort est conforme aux exigences 160.
Dans lintervalle, les arpenteurs-gomtres dsirant procder llaboration dun plan
durgence peuvent consulter notamment le Manuel de conservation des documents
darchives diffus en 2004 par le Conseil canadien des archives.

4.6.

Systme de gestion documentaire

Question :

Suis-je tenu de me doter dun systme de gestion documentaire afin de


satisfaire les exigences de la Loi sur les arpenteurs-gomtres ?

En regard du greffe de larpenteur-gomtre, la Loi sur les arpenteurs-gomtres


stipule que L'arpenteur-gomtre est tenu de signer et conserver en minutes, les procsverbaux de bornage et les autres documents d'arpentage qu'il prpare et de les protger
contre toute altration ou modification. Le cessionnaire, gardien ou gardien provisoire
d'un greffe est aussi tenu de garder en bon ordre et de protger contre toute altration ou
modification les documents contenus dans tout greffe dont il est cessionnaire, gardien ou
gardien provisoire 161 (Le soulign est de nous). De plus, lgard du rpertoire, la loi
stipule que L'arpenteur-gomtre doit aussi entrer en bon ordre dans un rpertoire et
un index les minutes qu'il signe et les oprations qu'il effectue 162 (Le soulign est de
nous).

159

Art. 20, Rglement sur la tenue des dossiers et des tudes des notaires (c. N-2, r.15.3).
Art. 21, Rglement sur la tenue des dossiers et des tudes des notaires.
161
Art. 56. 1., Loi sur les arpenteurs-gomtres.
162
Art. 56. 3., Loi sur les arpenteurs-gomtres.
160

Formation continue de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec, mars 2005

94

Systme de gestion documentaire


Ordre : qualit dune personne qui range
les objets leur place et sait les
retrouver [Robert, 2000].
Notion de reprage.
Existe lgard des notaires
(Art. 6 et 19, R.T.D.E.N.).

Contrle de laccs : protger contre


toute altration ou modification .
Protger intgrit et confidentialit.

notre avis, le texte de loi soulve deux fonctions inhrentes un systme de gestion
documentaire. Dabord, il sagit dvaluer la porte des termes en bon ordre. Le terme
ordre, selon une vison documentaire, est dfinit comme tant une disposition qui
satisfait lesprit, semble la meilleure possible ; aspect rgulier, organis ou la qualit
dune personne qui range les objets leur place et sait les retrouver [Robert, 2000].
Ranger les choses en bon ordre signifie les agencer, les classer ou les disposer de manire
ordonne ou mthodique de manire pouvoir les retrouver. La notion de reprage
apparat essentielle mme si elle nest pas explicitement mentionne dans la loi. Tenir le
greffe en ordre signifie pouvoir reprer rapidement les documents qui en font partie.
Dailleurs, cette obligation dassurer le reprage des documents existe lgard des
notaires qui on oblige que le systme de classement permette le reprage par le nom
de chacune des parties intresses 163 (Le soulign est de nous) et que lindex contenant
le noms des parties soit doter d'un indice permettant un reprage rapide des actes
inscrits au rpertoire 164 (Le soulign est de nous). Il apparat tout fait justifi
dobliger larpenteur-gomtre reprer efficacement les documents faisant partie de son
greffe.
La deuxime fonction souleve par les dispositions de la loi concerne le contrle de
laccs aux documents et de leur confidentialit. La valeur des documents reposant dans
le greffe, et notamment le caractre dauthenticit de certains actes qui sy retrouvent,
exigent que laccs au greffe fasse lobjet dun contrle par larpenteur-gomtre. Ce
contrle est rendu ncessaire non seulement pour protger les ventuels renseignements
personnels apparaissant dans certains dossiers mais aussi pour protger lintgrit des
documents telle que le stipule la LCCJTI.
Ces deux fonctions doivent tre assures aussi dans lunivers numrique. La majorit
des arpenteurs-gomtres disposent dj dun systme de gestion documentaire efficace
pour grer les documents reposant sur support analogique. Toutefois, la mthode utilise
163
164

Art. 6, Rglement sur la tenue des dossiers et des tudes des notaires.
Art. 19, Rglement sur la tenue des dossiers et des tudes des notaires.

Gestion et diffusion des documents numriques

95

au sein de lunivers numrique doit tre aussi efficace et rigoureuse que celle adopte au
sein de lunivers analogique. Compte tenu des caractristiques propres linformation
numrique (sa forte volatilit et mallabilit), les arpenteurs-gomtres ont tout intrt
se doter dun systme de gestion documentaire formel comprenant notamment un plan de
classification, un ensemble de procdures en regard de lenregistrement officiel des
documents, de leur accs et de leur conservation ainsi quun ensemble de mtadonnes
descriptives. Certaines procdures semblables ont dailleurs t formellement imposes
au notaire comme, par exemple, lobligation de sauvegarder les donnes recueillies et de
les conserver165, lobligation dutiliser une base de donnes distincte de toute autre pour
la tenue des dossiers166 et lobligation de protger les donnes par lutilisation de mots de
passe167.

Systme de gestion documentaire


Mme rigueur analogique vs numrique.
Ex. : Obligation des notaires de :
Sauvegarder les donnes recueillies et de les
conserver (Art. 4. 1o);
Utiliser une base de donnes distincte de
toute autre pour la tenue des dossiers
(Art. 4. 2o);
Protger les donnes par lutilisation de mots
de passe (Art. 4. 3o).
(R.T.D.E.N.).

165

Art. 4. 1o, Rglement sur la tenue des dossiers et des tudes des notaires.
Art. 4. 2o, Rglement sur la tenue des dossiers et des tudes des notaires.
167
Art. 4. 3o, Rglement sur la tenue des dossiers et des tudes des notaires.
166

Formation continue de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec, mars 2005

96

5. CONCLUSION
La gestion documentaire est un sujet vaste et complexe dont on ne peut contester
limportance au sein de la pratique quotidienne de larpenteur-gomtre. Il est surprenant
de constater que cet aspect de la pratique ait soulev si peu dintrt par le pass. La mise
en vigueur de la LCCJTI (et les bouleversements qui laccompagnent) aura peut-tre
constitu le chanon manquant. Lobjectif de la prsente formation consistait prsenter
une introduction gnrale la gestion documentaire. On a donc opr une distinction
entre diffrents types ou catgories de document, identifi le contenu type dun
document, prsent le cadre lgal et rglementaire gnral touchant la gestion
documentaire (Partie 1) pour ensuite explorer dans le dtail les devoirs et obligations qui
incombent aux arpenteurs-gomtres tout au long du cycle de vie des documents quils
crent ou quils collectent (Partie 2). Il sen est suivi ensuite une prsentation des
lments composant un systme de gestion documentaire, de ses principales fonctions, de
la notion denregistrement, de mtadonnes et des diffrentes technologies disponibles et
efficaces pour assurer une gestion adquate des documents (Partie 3). Finalement, il a t
prsent, pour fins de discussions, quelques questions dordre pratique afin dclairer
davantage les arpenteurs-gomtres dans leur quotidien (Partie 4). Les concepts ou les
principes avancs ne peuvent qutre incomplets et mriteraient certes de maints
approfondissements dans le futur.
Les actions les plus pressantes consisteraient notamment offrir un guide de gestion
documentaire adapt au contexte particulier de larpenteur-gomtre de manire
favoriser le maintien de lintgrit des documents dont il a la garde. Ensuite, il y a lieu
dexplorer plus en profondeur les enjeux relis la diffusion des documents produits par
larpenteur-gomtre. Lavnement du numrique soulve dpineuses questions
notamment quant au droit dauteur et la responsabilit civile. Plusieurs questions
demeurent en suspens ou mriteraient une recherche plus approfondie telles que :
Est-ce que les fichiers de dessins et les coordonnes gographiques confectionns
par les arpenteurs-gomtres sont protgs par le droit dauteur ?
Comment larpenteur-gomtre peut-il se prmunir contre des copies illgales ou
abusives de ses documents ?
Est-ce que larpenteur-gomtre engage sa responsabilit lorsquil diffuse des copies
numriques de ses fichiers et, si oui, comment rduire les risques de poursuite en
responsabilit civile ?
Est-il souhaitable que les coordonnes gographiques soient utilises par des tiers
(architectes, ingnieurs, municipalits, etc.) et, si non, comment viter que cela se
produise ?

Gestion et diffusion des documents numriques

97

Est-ce quune municipalit peut capter lensemble ou un portion des informations


apparaissant sur un document prpar par un arpenteur-gomtre pour en fabriquer
un autre ?
Est-ce que larpenteur-gomtre est oblig de transmettre une copie dun certificat de
localisation une municipalit ? Dans laffirmative, sur quel support doit tre
achemine cette copie ?
Nous osons esprer que lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec continuera
dexercer son leadership en regard de la gestion documentaire et mettra en place dautres
formations continues portant sur le mme sujet.

Formation continue de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec, mars 2005

98

6. RFRENCES
6.1.

LOIS ET RGLEMENTS CONSULTS

Code civil du Qubec.


Code de dontologie des arpenteurs-gomtres (c. A-23, r. 4).
Code des professions (L.R.Q., chapitre C-26)
Loi sur laccs aux documents des organismes publics et sur la protection des
renseignements personnels (L.R.Q. A-2.1.).
Loi sur les archives (L.R.Q., chapitre A-21.1).
Loi sur les arpenteurs-gomtres (L.R.Q., c. A-23).
Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation (L.R.Q., chapitre C1.1).
Loi sur la protection du consommateur (L.R.Q., c. P-40.1).
Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur priv (L.R.Q. P39.1.).
Rglement sur le calendrier de conservation, le versement, le dpt et l'limination des
archives publiques. (L.R.Q.A-21.1, r.1.1)
Rglement sur le greffe des membres de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec (c.
A-23, r.5.1).
Rglement sur la norme de pratique relative au certificat de localisation (c. A-23, r.7.1).
Rglement sur la pratique relative au piquetage et limplantation (c. A-23, r.8.1.1).
Rglement sur le sceau des arpenteurs-gomtres (c. A-23, r.15).
Rglement sur la tenue des dossiers et des tudes des notaires (c. N-2, r.15.3).

Gestion et diffusion des documents numriques

6.2.

99

DOCTRINE CONSULTE

ALDRICH, D. F, 1999, Mastering the Digital Marketplace, John Wiley & Sons inc.,
321 p.
ANDERSON, R., et collab., 1998, La politique de concurrence et les droits de proprit
intellectuelle dans l'conomie du savoir, Calgary, University of Calgary Press, 572 p.
BARREAU DU QUBEC, 2000, Mmoire sur la Loi sur la normalisation juridique des
nouvelles technologies de linformation (Avant-projet de loi), Montral, 36 p.
BDARD, Y., 1986, A Study of the Nature of Data Using a Communication-Based
Conceptual Framework of Land Information Systems, Thse de doctorat, Surveying
Engineering, University of Maine, Orono, 260 p.
BENSOUSSAN, A. et collab., 1995, Les SIG et le droit, Paris, ditions Herms, 249 p.
BERGERON, M., 1993, Vocabulaire de la Gomatique, Office de la langue franaise,
Publications du Qubec, Qubec, 41 p.
CENTRE DE RECHERCHE EN DROIT PUBLIC (CRDP), 2001, Loi concernant le
cadre juridique des technologies de linformation (L.Q. 2001, c. 32) Texte annot,
Universit de Montral, 93 p.
CHO, G., 1998, Geographic information systems and the law, mapping the legal
frontiers, John Wiley & Sons, England , 337 p.
CT, R., C. JOLIVET, G. A. LEBEL et B. BEAULIEU, 1993, La Gomatique, ses
enjeux juridiques, Publications du Qubec, Qubec, 252 p.
DAVIES, P., 1996, Payment for Goods and Services on the Information Superhighway,
Reproduction Rights and Remuneration in the Electronic Marketplace, OECD Working
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DUPR, J., 2001, Espionnage conomique et droit : l'inutile cration d'un bien
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FERNANDEZ-FALCON, E. A. et collab., 1993, A Review of Digital Geographic
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GAGNON-ARGUIN L. ET R. BANNOURI, 1998, La classification des documents
institutionnels dans les ministres du gouvernement du Qubec et le dfi informatique.
Collection en ingnierie documentaire : 9, Aot 1998, Secrtariat du Conseil du Trsor du
gouvernement du Qubec.

Formation continue de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec, mars 2005

100

GENEST ET LASNIER, 2004, Les obligations de larpenteur-gomtre face la


demande de transmission de fichiers numriques , Revue Gomatique, vol. 31, no 2, p. 6
10.
GOUVERNEMENT DU QUBEC, 1997, Scurit des changes lectroniques du
gouvernement: Recueil de terminologie.
GRGD, 2000, Le plan de classification et les documents lectroniques, Rapport du
Groupe de travail sur la classification des documents lectroniques, Prpar par Lise
Boutet, juillet.
INTERNATIONAL STANDARD ORGANISATION, 2001, Norme ISO 15489-2001
Information and documentation Records Management.
LARAME, A., 1999, La Communication dans les organisations, une introduction
thorique et pragmatique, Tl-Universit, Sainte-Foy, 266 p.
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ONSRUD, H. J., 1998, Tragedy of the Information Commons dans Policy Issues in
Modern Cartography, Elsevier Science, New York, p. 141 158.
ORDRE DES ARPENTEURS-GOMTRES DU QUBEC, 2001, tude sur la
transmission des documents numriques et informatiss par les arpenteurs-gomtres du
Qubec, mandat spcifique octroy un comit par la rsolution B-00-7632 du Bureau
dont les rsultats ont t transmis par lentremise dun rapport remis le 23 mai 2001.
RALLET, A., 2001, Comment fonctionne l'conomie de l'information , Sciences
Humaines, vol. 32, mars 2001, p. 38 43.

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101

ROBERT, P., 2000, Le Nouveau Petit Robert, Dictionnaire alphabtique et analogique


de la langue franaise, Dictionnaires Le Robert, Paris, 2841 p.
ROYER J.-C., 2003, La preuve civile, 3e dition, Les ditions Yvon Blais Inc.,
Cowansville, 1633 p.
ZHANG, J. et M. GOODCHILD, 2002, Uncertainty in Geographical Information,
Taylor & Francis, New York, 266 p.

Formation continue de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec, mars 2005

102

7.

SOURCES DOCUMENTAIRES COMPLMENTAIRES

7.1.

LOIS ET RGLEMENTS

Qubec, Gouvernement du. 1983. Loi sur les archives, (L.R.Q. A21.1)
Il sagit de la loi qui impose aux organismes publics des obligations en matire de
gestion documentaire.
http://www.anq.gouv.qc.ca/conseil/loiarchives.htm
Cette loi est particulirement importante relativement au rglement et aux
politiques qui en dcoulent qui spcifient les obligations relatives la
confection dun calendrier de conservation
Rglement sur le calendrier de conservation, le versement, le dpt et
llimination des archives publiques. c. A-21.1, r.1
http://www.anq.gouv.qc.ca/conseil/reglementcalendrier.htm
Et la mise en place et au respect dun systme de gestion des documents
actifs, semi-actifs et inactifs.
Politique de gestion des documents actifs
http://www.anq.gouv.qc.ca/conseil/loiactifs.htm
Politique de gestion des documents semi-actifs
http://www.anq.gouv.qc.ca/conseil/loisemiactifs.htm
Politique de gestion des documents inactifs
http://www.anq.gouv.qc.ca/conseil/loiinactifs.htm
Qubec, Gouvernement du. 2001. Loi concernant le cadre juridique des
technologies de l'information, (L.Q. 2001, C.32)
Cette loi pose les conditions de lquivalence juridique dun mme document sur
support papier et sur support technologique. Voir aussi la racine Loi en ligne de
ladresse propose. Il sagit dun ensemble dinterprtations de plusieurs articles de la
loi. Intressant pour chercher un thme particulier lintrieur de la loi quoique les
interprtations sont encore trs hypothtiques considrant la nouveaut de la loi et
labsence de jurisprudence.

http://www.autoroute.gouv.qc.ca/loi_en_ligne/loi/texteloi.html
Qubec, Gouvernement du. 1999. La scurit inforoutire, Ministre de la justice,
septembre.
Prsentation image des grands principes ayant prsids la conception de
la Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation.
Par la personne qui a rdig la Loi. (en anglais) (adresse du document
franais non fonctionnelle, janv. 05)
http://www.autoroute.gouv.qc.ca/publica/pdf/secinfoenglish.pdf

Gestion et diffusion des documents numriques

103

Qubec, Gouvernement du. 1982. Loi sur laccs aux documents des organismes
publics et sur la protection des renseignements personnels. (L.R.Q. A-2.1)
Cette loi oblige les organismes publics tenir jour une liste de classement de leurs
documents afin den permettre le reprage par les citoyens demandant laccs ceuxci.
http://www2.publicationsduquebec.gouv.qc.ca/dynamicSearch/telecharge.
php?type=2&file=/A_2_1/A2_1.html

7.2.

Qubec, Gouvernement du. 1993. Loi sur la protection des renseignements


personnels dans le secteur priv. (L.R.Q. P-39.1)
http://www2.publicationsduquebec.gouv.qc.ca/dynamicSearch/telecharge.
php?type=2&file=/P_39_1/P39_1.html

GUIDES DE GESTION DOCUMENTAIRE

Australian Government. 2004. Desktop Management : Guidelines for Managing


Electronic Documents and Directories. Sydney. The Archives Authority of New
South Wales. February.
Il sagit dun guide nettement simplifi dimplantation de la gestion
lectronique des documents sur serveurs bureautiques.
http://www.records.nsw.gov.au/publicsector/rk/rib/rib30desktop.htm

Canada, Gouvernement du. 2000. Lignes directrices sur la gestion des messages
lectroniques. Ressources naturelles Canada.
Plus un guide que des lignes directrices. Trs complet tour dhorizon sur
la problmatique de gestion des courriels dans les organisations.
http://www.nrcan.gc.ca/em-ce/guide_f.htm
Communauts europennes. 1998. Guide de l'information numrique: Comment
traiter les donns lisibles par machine et les documents numriques.
Luxembourg: Office des publications officielles des Communauts europennes.
Ce guide est une bonne initiation aux diffrentes composantes dont devrait
traiter un guide de gestion documentaire numrique. Certainement le plus
simple et le plus clair sur le sujet. Il aurait besoin dtre rafrachi mais il
est surtout utile pour sa forme et sa valeur didactique.
http://europa.eu.int/ISPO/dlm/documents/gdlines-fr.pdf
Gareau, Andr et al. 2003.Guide de gestion des archives dentreprise. Montral,
Rseau des archives du Qubec.

Guide simple et complet quant aux diffrentes tapes dlaboration dun


systme de gestion documentaire dentreprise. Essentiellement tourn vers
le papier. On peut commander ladresse suivante : http://www.raq.qc.ca

Formation continue de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec, mars 2005

7.3.

104

CLASSIFICATION ET CALENDRIERS DE CONSERVATION

Calendrier de conservation type et Guide de classification et de classement des


documents, associations professionnelles et autres, Association des archivistes du
Qubec, disponible http://www.archivistes.qc.ca/publications/index.html

Plan de classification type des documents de gestion gouvernementaux, Archives


nationales du Qubec, disponible aux Publications du Qubec

Recueil de dlais de conservation l'intention des cours municipales, Archives


nationales du Qubec avec la collaboration de l'Association des greffiers des
cours municipales du Qubec, dition rvise, 1995, 172 p. Diffus par les
Archives nationales du Qubec sur disquette. Gratuit.

7.4.

7.5.

DESCRIPTION
Dublin Core Metadata Initiative. 2001. Guide dutilisation du Dublin Core,
Version 1.1,
Comme son nom lindique, il sagit dun guide dutilisation des
mtadonnes de base (Core) proposes par le groupe de Dublin. Il sagit
de la rfrence fondamentale de la plupart de toutes les initiatives en
matire de description de documents lectroniques de toute nature. Il a,
entre autres, inspir les profils de mtadonnes suggrs par les travaux du
gouvernement du Qubec.
http://www.bibl.ulaval.ca/DublinCore/usageguide-sectc-20000716fr.htm
Qubec, Gouvernement du. 2004. Profils de mtadonnes gouvernementaux.
Qubec, Comit sur les mtadonnes. Archives nationales du Qubec.
Les profils de description des documents de rfrence, de transaction et les
dossiers gouvernementaux.
Ces profils sont en consultation pangouvernementale actuellement et deviendront ventuellement des pratiques
recommandes en matire de description et denregistrement des
documents gouvernementaux.
http://www.anq.gouv.qc.ca/conseil/crggid/profil.htm

CONSERVATION

ATICA. 2002. Guide pour la conservation des informations et des documents


lectroniques. Version 3. Secrtariat gnral du Gouvernement franais, janvier.
Petit guide pratique qui identifie les grandes lignes dun programme et dun systme
de gestion de la conservation numrique long terme. Comprend en annexe (seconde
adresse) la spcification de diffrents formats lectroniques de conservation des
documents en fonction de types de documents varis. Trs clair, bien fait.
http://www.adae.gouv.fr/upload/documents/guideV3.pdf
http://www.adae.gouv.fr/upload/documents/formats_supports.rtf

105

Gestion et diffusion des documents numriques

Conseil canadien des archives. 2003. Manuel de conservation des documents


d'archives (Red Book), 90 p.
Ce manuel, trs complet, traite des conditions matrielles de conservation
de diffrents types de documents, des plans durgence et des interventions
effectuer aprs un sinistre. Disponible gratuitement ladresse suivante.
http://www.cdncouncilarchives.ca/f-public_free.html

7.6.

Dhrent, Catherine. 2002. Les archives lectroniques. Manuel pratique. Direction


des archives de France. Fvrier.
Le manuel des Archives du gouvernement franais. Utile afin de brosser
un tableau concret des diffrentes problmatiques associes la
prparation des documents conserver de faon permanente, leur
transfert et leur gestion long terme.
http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/archivistique/DAFmanuel
%20version%207.html

NUMRISATION

Canada, Gouvernement du. 2000. Numrisez vos collections. Guide lintention


des gestionnaires chargs de la planification et de la mise en uvre de projets
dinformatisation, Ministre des Travaux publics et services gouvernementaux,
Canada
Le guide officiel de numrisation produit par le gouvernement fdral.
http://www.chin.gc.ca/Francais/Contenu_Numerique/Numerisez_Collectio
ns/Publication/numerisez.html

Qubec, Gouvernement du. 1998. Guide d'imagerie numrique - Numrisation de


l'information consigne sur des supports traditionnels, Archives nationales du
Qubec.
Le pendant qubcois du prcdent. Le guide officiel de numrisation
produit par les Archives nationales du Qubec. Le standard dans le
domaine des organismes publics et para-publics au Qubec. On attend une
refonte issue de larrive de la Loi concernant le cadre juridique des
technologies de linformation.
http://www.anq.gouv.qc.ca/Publications/GUIDEIMAG.pdf

7.7.

GESTION
DE
LINFORMATION
GOUVERNEMENTAL

EN

MILIEU

Autoroute de linformation du gouvernement du Qubec


Site de lautoroute de linformation du Gouvernement du Qubec.
Beaucoup de documentation disponible sur lingnierie documentaire et la
scurit de linformation. http://www.autoroute.gouv.qc.ca

Formation continue de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec, mars 2005

106

Chantier en ingnierie documentaire du gouvernement du Qubec


Parent, Richard. 2001. "Le chantier en Ingnierie documentaire du
gouvernement du Qubec", Archives, vol. 32, no 3-4, pp. 3- 9.
Court texte intressant qui introduit bien lensemble des travaux du
chantier en ingnierie documentaire du gouvernement du Qubec. Un des
nombreux chantiers dcoulant de linforoute gouvernementale.
http://www.archivistes.qc.ca/revuearchives/vol32_3et4/32-3&4-Parent.pdf

Qubec, Gouvernement du. 1999. La gestion des documents adapte


l'inforoute gouvernementale. Rapport synthse du chantier en ingnierie
documentaire. Janvier. Secrtariat du Conseil du trsor.
Un concentr des principaux rsultats des rapports issus du chantier en
ingnierie documentaire du gouvernement du Qubec. Indispensable afin
de comprendre les concepts de base permettant de rflchir la
problmatique de la gestion lectronique des documents telle quelle est
aborde actuellement au Qubec.
http://www.autoroute.gouv.qc.ca/publica/doc_pub_ingenerie/ingenierie1.p
df
Cadre de rfrence gouvernemental en gestion intgre des documents
(CRGGID)
Initiative de gestion des documents intgre au service du Gouvernement
en ligne. On y retrouve les principaux lments mthodologiques, les
outils et les orientations de base de la gestion documentaire
gouvernementale lre lectronique.
http://www.anq.gouv.qc.ca/conseil/crggid/crggid_accueil.htm

7.8.

Direction du dirigeant principal de linformation du gouvernement du


Canada
Le site offre beaucoup de documents relativement tous les sujets associs
la gestion documentaire. Plusieurs renvois aux documents du chantier en
ingnierie documentaire du gouvernement du Qubec. Voir
particulirement la section Gestion de linformation et son Centre des
ressources en gestion de linformation.
http://www.cio-dpi.gc.ca/cio-dpi/index_f.asp

POUR SE TENIR INFORM EN GNRAL


Bulletin du gouvernement en ligne
Bulletin dinformation mensuel sur les dveloppements en matire de

gouvernement en ligne du gouvernement du Qubec. On y retrouve plusieurs initiatives


spcifiques et des liens des sites nouvellement crs ou mis jour dans loptique dune
prestation lectronique de services aux citoyens.

http://www.bulletin.gouvenligne.tresor.gouv.qc.ca/
CEFRIO : Centre francophone dinformatisation des organisations

Gestion et diffusion des documents numriques

107

Organisme vou lintroduction des technologies de linformation dans


les organisations. Il organise plusieurs colloques et confrences, produit
des rapports dtudes et met sur pied des projets de recherche. La section
Publication comprend plusieurs bulletins dinformation et nouvelles
diverses dans le domaine des technologies au Qubec.
http://www.cefrio.qc.ca

FORMATION CONTINUE

Aspects techniques et juridiques dcoulant


de la production et de la diffusion de documents numriques
Formateurs
Sylvain Sncal, Ph.D., et Marc Gervais, Ph.D., a.-g.
Date : ________________
tes-vous :

Arpenteur-gomtre ?

Immatricul ?

Autre ?

Cette valuation a pour but de vous permettre dindiquer votre degr dapprciation de la session de
formation dans son ensemble daprs lchelle qui suit et dajouter tout commentaire qui pourrait
permettre damliorer les sessions ultrieures.
Encerclez le chiffre qui indique votre apprciation

1.

(1) = Excellent

(5) = Trs peu

Objectifs
-

Production et gestion de documents numriques - Obligations juridiques en matire de


gestion documentaire, notion de document, validit juridique dun document, gestion
documentaire, historique, rle et fonctions du domaine documentaire.

Gestion et diffusion de documents numriques prpars par les arpenteurs-gomtres


qualification juridique du bien et du contrat de mise disposition, application de la Loi sur
le droit dauteur, obligations juridiques en matire de diffusion de documents numriques,
impacts sur la pratique de larpenteur-gomtre, validit juridique et contenu dun contrat
de mise disposition.

Signature numrique - notion de signature et signature numrique, fondements


juridiques, entente OAGQ / Notarius, implantation du systme.

 tes-vous satisfait de la faon dont les sujets ont t


abords ?
2.

Contenu
Le contenu tait :

 pertinent par rapport aux objectifs de formation

 pratique et utile

Commentaires et amliorations suggres concernant les objectifs et le contenu :

3.

Animation
Le formateur Sylvain Sncal :

 tait familier avec le contenu

 a prsent le contenu dune faon intressante

 a su adapter le contenu vos besoins

 a su crer et maintenir un climat dynamique et intressant


durant cette session

Commentaires et amliorations suggres concernant lanimation :

Le formateur Marc Gervais :

 tait familier avec le contenu

 a prsent le contenu dune faon intressante

 a su adapter le contenu vos besoins

 a su crer et maintenir un climat dynamique et intressant


durant cette session

Commentaires et amliorations suggres concernant lanimation :

4.

Mthodes pdagogiques

 lanimation a favoris lapprentissage

 les documents fournis ont t utiles

 le matriel audio-visuel tait adquat

Commentaires et amliorations suggres propos de la mthode pdagogique :

5.

Quels sont, daprs vous, les deux points forts et les deux points les plus
importants amliorer dans cette session de formation :
Points forts

Points amliorer

6.

Organisation matrielle
La salle de cours tait adquate

 lieu physique

 espace

 mise en place de la salle

 clairage et ventilation

 stationnement

Commentaires et amliorations suggres concernant la salle de cours :

7.

Recommanderiez-vous cette session vos collgues ?


Oui

Non

Merci de votre collaboration.


S.V.P. remettre ce questionnaire aux formateurs
ou
retourner par tlcopieur au (418) 656-6352