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2011
Etude de la faisabilit de
lorganisation dun concert
Angers
Groupe 16 :
Chef de projet : Mathieu LEGER 3.116
Josselyn LE MOING 3.114
Alexandre PETIT 3.151
Peter CORDONNIER 3.050
Guillaume DIQUELOU 3.075
Maxime LABBE 3.105
Sommaire
Table des illustrations...................................................................................................3
Notre Groupe................................................................................................................4
I-
Prsentation du Projet.................................................................................4
1) Le contexte.............................................................................................4
2) Les enjeux et les besoins.......................................................................5
3) Nos objectifs...........................................................................................5
II-
Environnement et risques............................................................................6
1) Parties Prenantes...................................................................................6
2) Risques et opportunit............................................................................8
a) Risques..............................................................................................8
b) Opportunit......................................................................................10
c) Limites..............................................................................................11
III-
Planning.....................................................................................................11
1) La Structure de Dcoupage de Projet ..................................................11
2) Lchancier..........................................................................................11
IV-
Budget prvisionnel...................................................................................12
1) Dpenses.............................................................................................12
2) Recettes...............................................................................................13
V-
Synthse.14
Annexes15
Notre Groupe
Nous sommes tous membres dun groupe de musique Steel Made orient
Rock, form en 2010 lors de notre rencontre lESEO (Ecole Suprieure
dElectronique de lOuest). Ayant explor toutes les directions qu'offraient le Rock, le
Rock-alternatif, le Mtal et la pop, nous avons dcid de se tourner vers un genre
mixte afin daffirmer notre propre style. Fort de modestes prestations dans des bars
ou des vnements familiaux ou entre amis, nous souhaitons relever le dfi
daffronter de plus grande scne.
I-
Prsentation du projet
1) Le contexte
A lheure actuelle, le dynamisme de la ville dAngers est essentiellement fourni
par ses tudiants. Malheureusement, le dveloppement de la culture musical
angevine est frein par un manque de promotion et de prestation.
Dans loptique de dynamiser la scne musical angevine, nous souhaitons
encourager des groupes tudiants ou mergents se produire en public. Ces
prestations ne pourront que stimuler leur dveloppement et seront un tremplin pour
leur notorit.
De plus, le succs de cet vnement serai un point cl pour le dveloppement de
la vie musicale dAngers et entrain dautre projet similaire.
3) Nos objectifs
Notre objectif principal dans la ralisation de ce projet est de promouvoir notre
groupe de musique, nous voulons donc accueillir un minimum de spectateurs mais
galement augmenter les visites sur nos sites internet :
1. Le concert ; un minimum de 500 entres.
2. Nos vidos sur Viadeo et Youtube ; au minimum 1500 vues sur la totalit
de nos vidos, y compris les enregistrements du concert, de mars mai.
3. Notre site Facebook ; plus 250 fans dans le mois qui prcde lvnement,
puis 250 fans dans le mois qui suivent.
4. Notre Myspace ; nous souhaiterions intgrer le top 5 des groupes les plus
couts en Maine et Loire
Ce concert est galement pour nous une opportunit de se dvelopper sur le plan
conomique. Pour cela nous souhaiterions couvrir les frais dorganisation et de la
soire et faire un bnfice de :
5. 200 par groupe.
Pour finir, le succs de ce concert pourra donner lieu :
6. Une couverture mdiatique, rgionale minimum (journaux, radios,
tlvisions, ), dans le mois qui suit le concert.
7. La prennisation notre rle dorganisateur. Nous souhaitons que nos
comptences soient reconnues et quun autre projet de ce type nous soit
propos dans lanne qui suit le concert.
Groupe 16 : [Steel Made] Page 5
20 novembre 2011
II-
Environnement et risques
1- Parties Prenantes
Pour mener bien cette soire nous aurons besoin de nombreux intervenants.
Voici la liste de ses derniers avec leur rle, leurs attentes ainsi que leur niveau
dimportance pour le bon fonctionnement de la soire.
Intervenant
La croix rouge
Deux autres
groupes
Scurit
intervenants
buvette/snack
Equipe accueil
Sponsors
Locataire de
matriel
Propritaire salle
(Mairie)
Mairie
Rle
Poste de secours
Animer la soire avec nous
S'occuper de toute la
scurit durant la soire
S'occuper du stand
buvette/snack
S'occuper de l'accueil
(entre parking)
Amener de l'argent pour
raliser la soire
Fournir divers matriels
(sono, snack/bar,
lumire)
Fournir la salle
Licences (bar) et
affichage de flyers
Ses Attentes
Faire de la prvention
Promouvoir leur musique (faible
retour d'argent)
Retour d'argent
Niveau
3
5
Retour d'argent et
dveloppement de la musique
dans la ville
Dveloppement de la musique
dans la ville pendant une soire
sans dbordements
3
4
Imprimerie
Responsable site
Responsable Pub
Responsable media
Trsorier
responsable vente
Ingnieur du Son
Equipe matriel
Responsable
lgislation
(secrtaire)
2- Risques et opportunits
a- Risques
Un vnement dune telle envergure comprend videmment un grand nombre
de risques ayant pour chacun une incidence plus ou moins grande. Afin de dissocier
les risques les plus importants des autres nous avons crois la probabilit de
concrtisation du risque avec les consquences/limpact quil aurait si il se
concrtisait. (Pour consulter lensemble des risques il est ncessaire de consulter
lannexe).
Cela nous a permit disoler 4 risques principaux :
(Echelle de 1 5 par pas de 20% pour les probabilits (5 tant la plus grosse probabilit ou le plus
gros impact).)
Manque de fonds :
Le handicap est grand en cas de manque de fonds car les parties prenantes
souhaitent souvent le paiement en totalit ou en partis avant la fin de lvnement.
- Dmarrer trs tt la recherche de sponsors, avoir des dossiers solides. Prvoir
une collecte et une possibilit demprunt tudiant taux 0.
4x4=16
Incident ou surnombre pendant le concert :
Le concert deviendrait alors trs difficile grer, et des dgradations ou une
personne portant plainte influerait trs ngativement sur les objectifs de la soire.
- On peut diminuer les risques au minimum avec la socit de scurit, la Croix
Rouge et lassurance responsabilit civil et en interdisant damener de lalcool et
le surnombre par un contrle rigoureux des billets (systme de rfrencement
pour
viter
les
copies).
3x4=12
Dsistement dun groupe ou de plusieurs groupes, voir incomptence dun des
groupes participant :
Le projet deviendrait alors caduc, en effet les participants niront pas voir un
concert ou la musique nest pas bonne et lorganisation nest pas satisfaisante.
- On peut donc inclure des clauses dans les contrats et avoir une solution de
secours comme un karaok. Vrifi au pralable la rputation et lauditionn.
3x4=12
Autre concert avec un ou un/des artiste(s) plus important(s) : Ce qui aurait pour
impact de rduire le nombre de participants :
- Se renseigner sur lventuel concert qui pourrait avoir lieu dans la mme priode
et donc diminu les risques dtre surpris par un tel vnement. De plus le
vendredi soir, aucune soire tudiante qui nont lieu gnralement que le
mercredi ou le jeudi. Une bonne publicit rduit le risque de ne pas avoir assez
de participant, en crant un buzz autour de lvnement.
3x4=12
Afin dobtenir une meilleure illustration de ces risques nous vous proposons un
schma ou SDR (Structure de Dcoupage des Risques) permettant de visualiser le
secteur dintervention du risque.
b- Opportunits
Cet vnement comprend des risques mais nous pouvons galement compter
sur certaines opportunits que nous possdons pralablement afin daugmenter la
probabilit de la russite de ce concert. Lisolement des opportunits les plus
intressantes cest ralise selon le mme principe que les risques en croisant la
probabilit dexistence de lopportunit avec les consquences/limpact que cette
dernire aurait sur le projet. (Pour consulter lensemble des opportunits il est
ncessaire de consulter lannexe).
Cinq opportunits ont pu ainsi tre misent en avant :
(Echelle de 1 5 par pas de 20% pour les probabilits (5 tant la plus grosse
probabilit ou le plus gros impact).)
Veille de vacances :
-
Les tudiants auront envie de se dtendre cela assure donc daugmenter les
chances que lvnement soit la hauteur de notre esprance.
5x5=25
Rseau :
-
4x4=16
Deux membres du groupe font partis dun club de sport de combat, ils ont
donc des connaissances travaillant dans les agences de scurit. (Guillaume)
Sono ESEO qui pourrait intervenir dans lorganisation et la location de
matriel du son et lumire du concert pour des dfiants toute concurrence.
c- Limites
Cependant, quelques limites apparaissent quant au droulement de lvnement :
-
III- Planning
1) La Structure de Dcoupage de Projet (SDP = Work Breakdown
Structure)
De manire bien structurer notre planning, nous avons hirarchis nos tches
pour obtenir notre Structure de Dcoupage de Projet (voir ci-dessous).
2) Lchancier
La mise en place de la SDP nous a permit de raliser un chancier le plus
raliste possible en tenant compte de toutes les tches raliser.
Cot
600
800
2 000
300
0
800
100
4 600
Cot Financier
280
800
0
0
500
200
400
2 180
2) Recettes
Recettes
Sponsors
Nourriture
Boissons
Places (500 5))
Total
Montant
1500
1800
2400
2500
8200
V- Synthse
Dynamiser la vie musicale angevine nous tient vraiment cur en tant que
groupe souhaitant merger et faire connaitre sa musique. Do ce projet de concert
qui nous motive et sera bnfique pour tout un ensemble.
Ce projet ncessiterait certes un apport budgtaire consquent, mais nos
tudes prvisionnelles et nos sponsors nous permettraient de rduire limpact de ce
facteur risque.
Nos opportunits et nos relations au niveau entreprenariat ainsi que notre
rseau tendu nous ont galement encourags dans la voie du dveloppement de
ce projet.
Nos cots de fonctionnement et de ralisation seront entirement couverts par
nos recettes. Nos prvisions nous permettent mme de parler de bnfices, qui nous
dirigeraient vers une tape supplmentaire et notre objectif : promouvoir et accroitre
la scne musicale Angevine.
Annexes
SDP du module communication.................................................................................16
Echancier du module communication.......................................................................17
SDP du module finance..............................................................................................18
Echancier du module finance...................................................................................19
SDP du module logistique..........................................................................................20
Echancier du module logistique................................................................................21
Tableau rcapitulatif des risques................................................................................22
Tableau rcapitulatif des opportunits........................................................................26
Matrice Risques/Opportunits....................................................................................26
Risques
Impact
Probabilit
sur le
Menace
(1 5)
projet (1
5)
Stratgie
d'attnuation du
risque
Evaluation
du niveau
de
tolrance
face au
risque
Externe
Scurit
Trouver un organisme
Comptence
Un incident
12
Dsistement
Rechercher en
avance
se renseigner
sur l'entreprise
tre assez
nombreux pour
grer le conflit et
avoir un poste de
secours
avoir un contrat
et trouver un
organisme de
secours
Croix-Rouge
Se dplacer
Dsistement
Recherche infructueuse
Comptence
Dsistement
monter un
dossier solide et
les solliciter trs
tt
solution de
secours ?
Ingnieur son
Rechercher en
avance
se renseigner
auprs de ses
anciens
employeurs
avoir un contrat
et prvoir un
ingnieur de
secours
Artistes
Recherche infructueuse
10
12
Dsistement
12
Rechercher en
avance
couter leur
musique et voir
leur popularit
sur internet
(myspace)
clause dans le
contrat et avoir
une solution de
secours (karaok
ou meubler la
soire avec ce
qu'on a)
se renseigner
sur les musiques
de la soire
Matriels de location
S'y prendre
relativement a
l'avance et
d'avoir un contrat
Avoir une
solution de
secours lors de
la soire et avoir
test le matriel
Problme de location de la
salle
10
Matriels dfectueux
Refus de licence
Refus de publicit
monter un
dossier solide et
convainquant
Prvoir des
bnvoles
avoir sous la
main au cas ou
Mairie
monter un
dossier solide et
convainquant
monter un
dossier solide et
convainquant
monter un
dossier solide et
convainquant
Assurance
Refus d'assurer l'vnement
Organisationnel
Bnvoles
Dsistement
Manque de bnvoles
Incomptence
Gestion
Honntet
S'y prendre
relativement a
l'avance
faire un briefing
avant la soire
faire une briefing
avant la soire
il faut que se soit
des personnes
de confiance
Concurrence
12
Manque de spectateurs
12
Finance
Un problme avec un
financement
Prix de la salle
12
Prix de l'assurance
Manque de fonds
16
Vol
Avoir un suivit
constant des
dpense
(trsorier)
Comparer toutes
les salles et
prendre le
meilleur rapport
qualit/prix
Prvoir le prix de
l'assurance
S'y prendre a
l'avance et
monter des bons
dossiers pour les
sponsors, ou
prvoir une
collecte et
empreint a taux
zro
faire un contrat
avec les
intervenants
Avoir des
personnes de
confiance dans
l'organisation
Participants
Dsistements
Non intresss
prvoir un
nombre de place
en vente
suffisante
Faire une bonne
communication
Management de projet
Communication
Publicit innfficace
Mauvaise communication
interne
Mettre des
moyens pour
faire des places
non falsifiables
faire un contrat
avec l'imprimerie
et prvoir le
temps dans le
planning
avoir de bon
slogan et une
publicit
percutante
Faire des
runions et avoir
une personne
qui dirige tout
chancier
S'organiser pour
maintenir les
dlais et avoir de
bon dlais
Estimation
12
Mauvaise estimation de
l'chancier
mettre de
l'argent de ct
et prvoir un
nombre large de
bnvoles
ne rien oublier
dans
l'chancier ou
s'organiser
prvoir large
avec le nombre
de place vendu a
l'avance
Matrice Risques/Opportunits
MENACE
OPPORTUNITE
probabilit 3
3 Probabilit
Impact
Impact