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BUREAU INTERNATIONAL DU TRAVAIL

Conseil dadministration
310e session, Genve, mars 2011

GB.310/PFA/5/2

Commission du programme, du budget et de ladministration

PFA

POUR INFORMATION

CINQUIME QUESTION LORDRE DU JOUR

Questions daudit
Rapport du Chef auditeur interne pour lanne
qui sest acheve le 31 dcembre 2010
Aperu
Questions traites
Le prsent document rend compte des principaux rsultats des audits internes et des missions denqute
effectus en 2010.
Incidences sur le plan des politiques
Aucune.
Incidences financires
Aucune.
Mesure demande
La commission est invite prendre note des informations fournies dans ce document.
Documents du Conseil dadministration ou instruments de lOIT cits en rfrence
Rglement financier, article 30 d); Rgles de gestion financire, chapitre XIV; Statut du personnel du BIT;
Convention de 1947 sur les privilges et immunits des institutions spcialises et son annexe I concernant
lOIT.

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1. Conformment la dcision prise par le Conseil dadministration sa 267e session


(novembre 1996), le Directeur gnral transmet ci-joint le rapport du Chef auditeur interne
sur les principaux rsultats des audits et des missions denqute effectus en 2010.

2. Le Directeur gnral estime que le travail effectu par le Chef auditeur interne est
extrmement utile pour cerner les points forts et les faiblesses des oprations, pratiques,
procdures et contrles en vigueur au sein du Bureau. Les recommandations formules par
le Bureau de laudit interne et du contrle (IAO) font lobjet dune valuation approfondie
et, pour leur donner suite, les membres de la direction entretiennent un dialogue permanent
avec le Chef auditeur interne.

Genve, le 11 fvrier 2011


Document soumis pour information

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Annexe
Rapport du Chef auditeur interne qui fait tat
des principaux rsultats des audits internes
et des missions denqute effectus en 2010
Introduction
1. Le Bureau de laudit interne et du contrle (IAO) du BIT assume une fonction de contrle
indpendante, prvue larticle 30 d) du Rglement financier et au chapitre XIV des
Rgles de gestion financire. Son mandat est prcis dans sa Charte de laudit interne qui a
t approuve par le Conseil dadministration sa 301e session en mars 2008, une version
rvise ayant t approuve par le Conseil dadministration sa 307e session en mars 2010.
2. LIAO a pour mission de fournir au Conseil dadministration et au Directeur gnral une
assurance indpendante et objective, qui soit source de valeur ajoute et damliorations
pour les activits du BIT. LIAO semploie activement faciliter lvaluation des risques
et les contrles internes, et sattache promouvoir une approche cohrente de la gestion
des risques lchelle du Bureau ainsi quune culture de la connaissance pour aider les
responsables amliorer lefficience, lefficacit et la rentabilit des activits de
lOrganisation.
3. LIAO ralise ses audits conformment aux normes internationales pour la pratique
professionnelle de laudit interne de lInstitut des auditeurs internes.
4. LIAO est galement charg de conduire des enqutes sur les allgations de fautes
commises en matires financire et administrative et autres irrgularits. Il mne bien ces
enqutes, conformment aux Lignes directrices uniformes pour les enqutes adoptes par
la Confrence des enquteurs internationaux des organismes des Nations Unies et des
institutions financires multilatrales.
5. LIAO nlabore pas et ntablit pas de procdures, et ne participe pas des activits quil
serait susceptible dexaminer ou dvaluer ou dont on pourrait considrer quelles
compromettent son indpendance ou son objectivit. Il a pleinement et librement accs
lensemble des dossiers, oprations, fonctions et documents de lOrganisation ayant un
rapport avec la question examine, de mme qu tout membre du personnel concern.

Rsum des rsultats des audits internes


et des missions denqute
6. Au cours de lanne 2010, lIAO a ralis deux audits au sige et cinq dans les bureaux
extrieurs, et produit quatre rapports dexpression dassurance et un rapport daudit de
performance (voir annexe I). Sur les quatre rapports dexpression dassurance, trois
concernaient des audits pour lesquels lIAO avait achev le travail de terrain en 2009, mais
finalis et publi son rapport en 2010. Les rapports daudit concernant quatre audits des
bureaux extrieurs et un audit au sige sont en cours de finalisation et seront publis en
2011.
7. Sil a relev de nombreux points positifs dans le cadre de ses activits relatives aux
oprations des bureaux extrieurs, lIAO a aussi mis en vidence des domaines dans
lesquels les contrles, les vrifications et les processus pourraient tre amliors. Laudit
effectu au sige en ce qui concerne le processus de recrutement du BIT a relev que, avec
lintroduction du systme de recrutement, daffectation et de placement du personnel
(RAPS), le processus de recrutement avait gagn en efficacit; il a galement permis
didentifier des domaines o lon peut apporter des amliorations en rvisant, en clarifiant

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ou en laborant des politiques et des procdures. Cela aiderait les acteurs du recrutement
sacquitter de leurs tches et promouvoir une plus grande transparence dans ce processus.
8. Un rsum des recommandations formules dans le prsent rapport figure lannexe II.
9. LIAO ne peut se prononcer sur les domaines qui nont pas fait lobjet dun audit interne
en 2010.
10. En 2010, lIAO a produit deux rapports denqute. Les travaux prliminaires concernant
une allgation ont abouti ce quun fonctionnaire du BIT rembourse 40 000 dollars au
Bureau. Au cours de lanne 2010, le Bureau a reu des allgations concernant huit pays.

Questions intressant lensemble du Bureau


11. Les examens, les enqutes et autres activits de lIAO ont mis en vidence un certain
nombre de questions qui, ainsi quon peut le lire ci-aprs, ont une incidence lchelle du
Bureau tout entier et, selon lIAO, offrent au Bureau loccasion damliorer son systme de
contrle interne, lefficience et lefficacit de ses activits ainsi que sa gouvernance
interne.
Gouvernance interne
12. La Dclaration sur la justice sociale pour une mondialisation quitable vise, entre autres
objectifs fondamentaux, assurer que la gouvernance de lOrganisation facilite la
ralisation effective du mandat constitutionnel de lOIT. Le fait davoir un systme
rationnel de gouvernance interne est donc un lment important de son cadre de contrle
interne. A cet gard, lIAO, loccasion de ses audits et dautres activits, a observ que le
Bureau a continu de prendre des mesures positives qui concordent avec sa volont
damliorer son systme de gouvernance interne.
Cadre de responsabilisation
13. Sappuyant sur les progrs accomplis en 2009, le Bureau a publi en 2010 les documents
suivants, qui concernent le cadre de responsabilisation:

Le 7 janvier 2010, une directive relative aux plans de travail axs sur les rsultats, qui
vient soutenir la mise en uvre de la gestion axe sur les rsultats.

Le 25 mai 2010, une procdure du Bureau concernant la scurit des donnes


lectroniques. Cest important dans la mesure o le fait davoir des procdures claires
permet de mieux garantir lintgrit de ces donnes; en somme, cest une protection
contre les risques pour la rputation. Par ailleurs, cette procdure dfinit les rles et
responsabilits des fonctionnaires et des dpartements concerns.

Le 8 septembre 2010, une procdure sur la protection des fonctionnaires qui signalent
des abus. Elle vient appuyer la procdure relative lthique au Bureau, publie en
2009, en renforant lengagement du Bureau protger les fonctionnaires qui
signalent des pratiques irrgulires, mme prsumes; elle formalise en outre les
dispositions que les fonctionnaires doivent prendre au cas o ils estimeraient avoir
fait lobjet de mesures de reprsailles.

Le 20 septembre 2010, lavis par lequel le Directeur gnral dcrit les modalits de
dlgation de pouvoirs des directeurs principaux (depuis les directeurs excutifs
jusquaux directeurs des quipes dappui technique au travail dcent et aux directeurs
des bureaux de pays), ainsi que leurs rles et responsabilits sagissant de la
fourniture de services aux mandants et aux bnficiaires de la gestion du personnel et
de ladministration des actifs de lOIT.

Le 25 octobre 2010, une ligne directrice donnant aux fonctionnaires des orientations,
des informations et des claircissements concernant les normes et mcanismes
touchant au cadre de responsabilisation du BIT.

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Le 26 novembre 2010, une procdure sur les indicateurs de performance de la


structure extrieure de lOIT. Les rles et responsabilits des directeurs des bureaux
extrieurs reposent entirement sur cette procdure qui, par ailleurs, fait obligation
aux administrateurs de cerner les postulats fondamentaux et les risques associs pour
parvenir aux indicateurs convenus.

Le 15 dcembre 2010, une procdure qui sapplique tous les directeurs excutifs,
directeurs rgionaux et autres directeurs relevant directement du Directeur gnral, et
leur fait obligation de soumettre une lettre de dclaration couvrant lexercice financier
ayant pris fin le 31 dcembre 2010. La version 2009 de cette lettre de dclaration a t
modifie par linclusion dun texte relatif aux prestations et avantages du personnel.

14. Les documents numrs ci-dessus amliorent et renforcent le cadre de responsabilisation


du BIT en tablissant une base solide pour les volutions futures et en clarifiant davantage
lobligation des fonctionnaires de rendre des comptes, ainsi que leurs rles et
responsabilits.
15. La lettre de dclaration interne de 2010 porte essentiellement sur des aspects financiers,
mais elle a t modifie par linclusion de droits prestations reconnus aux fonctionnaires.
Ainsi quindiqu dans les suites donnes au rapport de 2009 du Chef auditeur interne, le
Bureau a dclar quil ne serait pas appropri, ce stade, dlargir le contenu de la lettre de
dclaration interne pour y inclure dautres lments dpassant le cadre des questions
financires, tant donn que le systme de gestion de la performance introduit en 2010
prvoit le suivi de la performance par les directeurs du BIT sur des questions qui ne sont
pas exclusivement financires. Comme la lettre de dclaration est un lment important
dun cadre de responsabilisation, le Bureau continue den revoir priodiquement le contenu
et ladapte en fonction des enseignements tirs de son application et, dautre part, des
nouvelles volutions du cadre de la responsabilisation du BIT.
Gestion des risques
16. En aot 2009, le Bureau a dvoil la politique du BIT sur la gestion des risques et
progress dans llaboration et lapplication des pratiques en la matire. LIAO a relev
plusieurs exemples illustrant la manire de procder. Ils sont exposs dans les paragraphes
ci-aprs:

La procdure sur les indicateurs de performance des bureaux extrieurs fait obligation
aux administrateurs responsables didentifier formellement les risques susceptibles
dentraver les efforts pour atteindre les indicateurs convenus.

Le groupe de travail spcial pour la gestion dIRIS a mis en place une procdure de
gestion des risques consistant tenir un inventaire des risques et recenser et suivre
les principaux risques lis IRIS.

En 2011, le Dpartement des services financiers prvoit de documenter les principaux


risques financiers auxquels le BIT est expos, ainsi que la manire de les grer.

En 2010, le Secteur de la gestion et de ladministration a institu un systme pour


prparer des rapports sur six mois qui rendent compte en dtail des incidents
informatiques; ces rapports sont soumis lexamen du Directeur excutif du Secteur
de la gestion et de ladministration, qui prendra les mesures de suivi quil jugera
appropries.

Les Propositions de programme et de budget pour 2012-13 comportent un registre des


risques stratgiques, dans lequel sont noncs les principaux risques auxquels le BIT
est expos ainsi que le mode de gestion de ces risques. Ce registre indique les units
qui auront charge de grer chaque risque, et leurs actions y relatives seront
consignes dans le rapport sur lexcution du programme. Les principaux risques
auxquels le BIT est expos continueront dtre consigns dans les futurs documents
relatifs au programme et budget. Par ailleurs, dans les Propositions de programme et
de budget pour 2012-13, chacune des 19 stratgies de rsultat comprend une approche

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plus claire quant la manire de grer les risques susceptibles dentraver la


concrtisation des rsultats convenus.
17. Ces exemples montrent que le BIT est en train dlaborer des initiatives judicieuses
concernant la gestion des risques tant au niveau des dpartements quau niveau stratgique,
et que son mode de gestion des risques a mri et est de plus en plus intgr en tant quoutil
de gestion. Pour donner plein effet la politique de gestion des risques, lIAO estime que
cest loccasion dassurer une coordination plus troite des initiatives en matire de gestion
des risques lchelle du Bureau tout entier, de sorte que les rsultats des exercices
dvaluation des risques individuels et les pratiques de gestion des risques puissent tre
exploits et ports, le cas chant, au registre des risques stratgiques. Aussi lIAO
propose-t-il que le Bureau, compte tenu des ressources disponibles et des autres priorits,
dfinisse des orientations pour aider les administrateurs responsables donner plein effet
la politique de gestion des risques du BIT et, partant, amliorer la coordination et
lefficacit des processus de gestion des risques lchelle du Bureau.
Formation
18. Les rsultats du rexamen de la structure extrieure entrepris par lIAO en 2010 font
apparatre quune formation a t dispense des fonctionnaires sur tout un ventail de
sujets caractre technique et administratif. Par ailleurs, le BIT a dispens une formation
sur les procdures dachat, tant au sige que dans la rgion africaine ( ces sessions ont
particip des membres du personnel affect la coopration technique), ainsi quune
formation limite sur la gestion des risques. Le BIT a prvu dorganiser davantage de
sessions de formation sur les procdures dachat dans le courant de lanne 2011. Mme si
ce sont des mesures positives pour rpondre aux besoins de formation du personnel, les
examens de lIAO, surtout dans le contexte des missions daudit effectues dans les
bureaux extrieurs de lOIT, continuent de rvler des lacunes dans loffre de programmes
de formation structurs et rguliers proposs aux fonctionnaires investis de responsabilits
pour des questions concernant la gouvernance interne, la gestion financire et
ladministration. Ces lacunes dans la formation peuvent occasionnellement induire un nonrespect des rgles, rglements, procdures et consignes du BIT; lOrganisation se trouve
ainsi expose un risque financier et un risque de dtrioration de son image.
19. Pour aider rpondre aux besoins de formation du BIT, lIAO salue la rponse du Bureau
aux commentaires formuls dans le rapport que le Chef auditeur interne a soumis au
Conseil dadministration en 2009 sur la formation, savoir que le Dpartement du
dveloppement des ressources humaines (HRD) est dtermin laborer un programme de
formation lexercice de responsabilits qui couvrira la gouvernance interne, la gestion
financire, le programme ainsi que les questions dthique. Mme si ce programme est
initialement destin aux fonctionnaires de haut rang, lIAO croit savoir que finalement il
sadressera aussi dautres membres du personnel, avec des adaptations appropries de sa
structure et de son contenu. Cette initiative judicieuse aiderait les administrateurs mieux
comprendre et appliquer les documents de gouvernance interne mentionns au
paragraphe 13.
20. Vu limportance de ce type de formation, lIAO propose que, sous rserve des ressources
disponibles et dun alignement sur les autres priorits, le programme de formation
lexercice de responsabilits soit:

ouvert dans les meilleurs dlais tous les fonctionnaires exerant un rle de gestion
des ressources et actifs de lOrganisation;

un module de formation permanent conu pour offrir une formation initiale ceux qui
accdent pour la premire fois des responsabilits de gestion, et proposant en outre
des cours de mise niveau sur ces sujets essentiels lintention des fonctionnaires
concerns.

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Audits au sige
Audit de performance du mode de recrutement du BIT
21. Il est essentiel que le BIT dispose sur place de personnes qualifies avec les aptitudes et les
comptences appropries pour atteindre efficacement ses objectifs stratgiques et fournir
des services de qualit ses mandants et donateurs. Lintroduction du Systme de
recrutement, daffectation et de placement du personnel (RAPS) en 2008 a t un
dclencheur pour apporter des amliorations aux pratiques de recrutement du Bureau, un
processus que le Dpartement des ressources humaines (HRD) considre comme
permanent. Laudit de performance ralis par lIAO visait dresser un bilan afin de faire
voluer, sur la base dinformations prcises, la stratgie et la pratique de recrutement du
BIT; encourager de nouvelles amliorations; et tirer ventuellement les principales
leons du mode de recrutement appliqu au niveau central, le but tant de proposer des
recommandations propres garantir la possibilit doptimiser les amliorations dcoulant
des modalits du RAPS pour en tirer tout le bnfice possible. Lexamen portait
essentiellement sur le recrutement centralis pour les postes permanents financs par le
budget ordinaire. Un rsum des principales conclusions est fourni ci-aprs.
Examen du processus de recrutement
22. Les diffrentes tapes du processus de recrutement sont clairement dfinies. Lexamen
effectu par lIAO a permis de constater quil y a lieu damliorer certaines de ces tapes,
notamment au niveau de la prslection des candidats et de la vrification des rfrences
fournies par les candidats slectionns. LIAO a fait des recommandations appropries
pour traiter ces aspects. Par ailleurs, lexamen effectu par lIAO a indiqu que le temps
est peut-tre venu de revoir les descriptions demploi gnriques afin de vrifier si elles
correspondent bien aux besoins de recrutement actuels. Laudit a galement permis de
formuler des recommandations visant promouvoir lutilisation du systme de recrutement
par voie lectronique de HRD et de clarifier et damliorer dautres processus
administratifs.
Questions relatives aux stratgies et la performance
23. Le processus de recrutement du BIT compte beaucoup dtapes qui peuvent tre
complexes et ncessiter la contribution de nombreux acteurs. Bien que divers documents
dfinissent les rles et responsabilits de ceux qui participent au processus de recrutement,
lIAO estime que le temps est peut-tre venu, compte tenu du fait que le RAPS va se
trouver dans sa quatrime anne de fonctionnement, de procder une analyse des rles
respectifs des diverses parties engages dans le recrutement, le but tant de formaliser leur
autorit et leurs responsabilits; cest un processus qui a dj commenc.
24. Pour tre efficace, un processus de recrutement requiert la mise en place de politiques qui
soient bien comprises et qui reposent sur des procdures et des consignes prcises. Dans la
mesure o les travaux dlaboration et de mise jour des politiques et procdures de
recrutement sont en cours, lIAO recommande que le Bureau identifie les lments du
mode de recrutement o lon gagnerait avoir des dclarations de politique gnrale plus
claires, des orientations pratiques plus dtailles et des procdures plus rationnelles.
25. Il ressort de lexamen ralis par lIAO quil tait peut-tre temps de gnraliser la pratique
des concours pour pourvoir les postes de responsabilit vacants et que, de fait, le Bureau
avait commenc adopter cette approche. Par ailleurs, lappui du cadre de
responsabilisation du BIT, le Bureau devrait dterminer sil y a lieu de formaliser des
descriptions demploi quand elles manquent pour les postes de responsabilit. Les
politiques et procdures publies par le Bureau travers le systme de gestion des
documents de gouvernance interne (IGDS), qui portent sur les rles et responsabilits,
pourraient tre pris comme base pour llaboration de telles descriptions demploi.

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26. Le RAPS a t introduit en 2008 et a servi de catalyseur pour apporter des changements au
processus de recrutement. La prise en compte des leons retenues sest traduite par une
meilleure organisation chaque tape suivante du RAPS, et HRD considre que ce
systme a commenc progressivement tre mieux gr et fonctionner de manire plus
efficace et plus rentable. La propre analyse de lIAO a montr que la situation sest
nettement amliore en ce qui concerne la dure moyenne de la procdure pour pourvoir
un emploi, par rapport ce quelle tait avant la mise en place du RAPS. Cela montre bien
que ce systme a beaucoup contribu rendre plus efficace le processus de recrutement
pour les postes de la catgorie des services organiques financs par le budget ordinaire.
27. Les sept objectifs du RAPS sont les suivants:

ouverture et transparence veiller ce que lon applique les normes avec cohrence,
depuis la publication des avis de vacance de poste jusquau stade des nominations;

mise en valeur du personnel offrir aux membres du personnel la possibilit de


perfectionner leurs comptences et dorganiser leur parcours professionnel (plan de
carrire);

mobilit promouvoir la mobilit du personnel du BIT vers les endroits o lon a le


plus besoin de lui;

diversit veiller ce que le Bureau dispose dquipes diverses bien places pour
comprendre les besoins des mandants de lOIT;

comptence valuer lensemble des aptitudes et comptences requises pour tre


vraiment performants;

recrutement en temps utile veiller ce que les postes soient pourvus dans un dlai
de quatre mois et ce que les candidats et les administrateurs puissent aisment
suivre ltat davancement de la procdure de recrutement;

planification la relve anticiper les besoins de personnel de manire permettre au


Bureau de recruter temps.

28. Ainsi quindiqu au paragraphe 26, lobjectif de recrutement en temps utile a t atteint.
En ce qui concerne les six autres objectifs, les indicateurs de performance navaient pas
encore t tablis pour aider la direction valuer les progrs accomplis vers la ralisation
des objectifs noncs et soutenir ses efforts tendant identifier les autres amliorations
requises. Ayant t inform que le Bureau semployait actuellement tablir des
indicateurs, lIAO lencourage laborer une srie efficace dindicateurs de performance
pour chacun des six autres objectifs du RAPS.
29. Compte tenu des conclusions gnrales de lexamen de lIAO concernant le processus de
recrutement du BIT, de la dure pendant laquelle lAccord collectif sur les procdures de
recrutement et de gestion des effectifs a t en vigueur et de la ncessit de revoir dautres
modalits de recrutement du BIT, lIAO laisse entendre dans son rapport que le Bureau
jugera sans doute appropri de revoir la question de savoir dans quelle mesure son Statut
du personnel et les procdures associes restent conformes laccord collectif et aux
besoins du BIT dans ce domaine important. Ce nest pas une tche aise. Elle requiert des
discussions et des ngociations complexes, et le Bureau est en train de traiter cette question
avec la participation du Syndicat du personnel.

Audits des bureaux extrieurs


30. LIAO a produit des rapports dexpression dassurance concernant le bureau rgional pour
lAsie et le Pacifique (Bangkok); le bureau de pays pour lIndonsie (Jakarta); les
oprations de lOIT au Timor-Leste (Dili); et des projets de coopration technique en
Jordanie. En outre, lIAO a achev son travail de terrain concernant quatre visites
effectues aux fins daudit aux bureaux de pays de lOIT pour la Gambie, le Ghana, le
Libria, le Nigria et la Sierra Leone (Abuja); au bureau rgional pour les Etats arabes

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(Beyrouth); au bureau de pays pour le Vietnam (Hano); ainsi qu lquipe dappui


technique au travail dcent pour lAfrique centrale et au bureau de pays pour lAngola, le
Cameroun et Sao Tom-et-Principe (Yaound). Il publiera ses rapports daudit interne pour
lexpression dassurance y relatifs en 2011.
31. Dans ses rapports dexpression dassurance, lIAO a comment de nombreux aspects
positifs de la gestion oprationnelle, financire et budgtaire et des contrles
administratifs, notamment en ce qui concerne trois des entits ayant fait lobjet dun audit,
mme si on a relev certains domaines o lon pourrait apporter des amliorations pour
renforcer leurs systmes respectifs de contrle interne. Laudit de projets de coopration
technique lui a galement permis de constater que les contrles internes effectus par lun
des bureaux taient peu rigoureux en ce qui concerne le suivi et la surveillance des
activits et des dpenses lies aux projets, et quil y avait matire les amliorer et les
renforcer.
Principales conclusions des audits des services extrieurs
Rles et responsabilits
32. Sur la base de laudit ralis pour un bureau rgional, lIAO a constat que les relations
hirarchiques entre les bureaux extrieurs gagneraient tre clarifies. Il propose
galement que soient formaliss des critres appropris pour dterminer quand un bureau
devrait intgrer comme supplment sa dotation deffectifs un poste de directeur adjoint.
Il note que la raction du Bureau conscutive au rapport de 2009 du Chef auditeur interne
rpond ces questions puisque le Bureau prcise comment il entend grer les risques
auxquels sexposent les bureaux qui nont pas de poste spcifique de directeur adjoint ou
qui ne sont pas en mesure de se doter dun tel poste en raison de leurs ressources limites.
Comme le volume dactivits dun bureau peut varier avec le temps, lIAO propose que le
Bureau dtermine sil est ncessaire et si lon dispose des ressources requises pour ce
faire quune quipe dappui technique au travail dcent ou des bureaux de pays crent un
poste de directeur adjoint pour pauler le directeur de bureau dans laccomplissement de
ses tches quotidiennes de gestion.
Dlgation de pouvoirs
33. Dans deux audits, lIAO a signal quil tait possible damliorer et de rationaliser le
droulement doprations financires de manire garantir des flux de travail plus
efficaces, en dlguant officiellement des fonctionnaires de haut rang des pouvoirs leur
permettant de contracter des obligations financires ou dapprouver des paiements au nom
du directeur de bureau, dans des limites prescrites. Comme le systme IRIS sera dploy
sur le terrain au cours des annes venir, il importe de dterminer quand il est opportun de
dlguer et rationaliser efficacement les tches sans que cela nait dincidence notable en
termes de prise de risque financier.
Partage des connaissances
34. Le BIT a pris de nombreuses initiatives judicieuses pour dvelopper les capacits de
partage des connaissances. Dans ses audits des bureaux extrieurs, lIAO a exprim des
proccupations au sujet des protocoles relatifs la scurit daccs concernant les
utilisateurs des plates-formes de partage des connaissances. Des informations sensibles
peuvent tre affiches, do la ncessit dtablir des protocoles pour que ces informations
restent scurises et ne soient accessibles quaux personnes autorises.
35. En rponse la recommandation de lIAO concernant cette question, le Bureau de
linformatique et des communications (ITCOM) a inclus dans son valuation de la scurit
informatique du bureau rgional pour lAsie et le Pacifique un examen de la scurit des
plates-formes de partage des connaissances et/ou des plates-formes utilises dans les
cercles professionnels associs. Lexamen a permis de formuler un certain nombre de
recommandations pour traiter de questions telles que la scurit de linformation et la

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continuit des oprations. Les leons tires des conclusions de lexamen ralis par
ITCOM sont applicables, en tout ou en partie, dautres bureaux qui sont en train de crer
des plates-formes de partage des connaissances et/ou des plates-formes pour des cercles
professionnels. Le Bureau devrait laborer, partir des conclusions du rapport, des
directives pour aider les fonctionnaires chargs de la cration de plates-formes de partage
des connaissances et de plates-formes pour des cercles professionnels tablir des
protocoles de scurit efficaces afin de protger lintgrit de la plate-forme et des
informations quelle contient.
Privilges et immunits
36. Un thme frquemment abord dans les audits de lIAO est que certains bureaux et projets
du BIT oprent dans des pays qui nont pas adhr la Convention sur les privilges et
immunits des institutions spcialises et son annexe I relative lOIT.
37. Cela tant, cest une question dont soccupe actuellement le bureau du Conseiller juridique
(JUR), qui sattache identifier les oprations menes dans des pays qui nont pas adhr
la convention ou son annexe I, ou qui nont pas, sur un plan bilatral, de couverture
lgale vritablement quivalente, et discuter avec le gouvernement des pays daccueil la
possibilit de mettre en place un cadre juridique qui garantisse la ncessaire protection
lgale des oprations que lOIT mne dans ces pays.

Enqutes
Allgations prsentes en 2010
38. En 2010, lIAO a prsent deux rapports denqute. Le premier portait sur des allgations
dirrgularits financires dans le cadre dun projet de coopration technique o, au terme
de travaux prliminaires, le Bureau a rcupr plus de 40 000 dollars de la part du
fonctionnaire et de son conjoint. LIAO a corrobor les allgations formules, et le dossier
a t soumis au Comit pour une gestion responsable.
39. Le second rapport portait aussi sur des allgations dactivits frauduleuses dans le cadre
dun projet de coopration technique. LIAO a confirm certaines allgations mais, faute
de documents probants, il na pu se prononcer sur dautres. Il a t mis fin au projet
concern au cours de lanne 2010, et le contrat de la personne lencontre de laquelle les
allgations avaient t formules na pas t renouvel. LIAO a identifi un certain
nombre de domaines o le contrle interne pourrait tre amlior. Ils ont t signals au
Bureau dans un rapport daudit interne spar, comme indiqu plus haut dans la section
intitule audits des bureaux extrieurs (paragraphes 30 37).
40. En plus des deux rapports denqute susmentionns, les autres allgations soumises en
2010 lIAO et au Trsorier et contrleur des finances (TR/CF) peuvent se rsumer
comme suit:

10

LIAO a reu une srie dallgations concernant les activits menes dans un bureau
de pays: contrats non conformes, piratage de courriels officiels, justificatifs
insuffisants pour des dpenses affrentes des sminaires et achats douteux au niveau
local. Le rapport denqute est sur le point dtre finalis et sera publi en 2011.

Un rapport denqute sur des irrgularits prsumes concernant lenregistrement des


dpenses affrentes des sminaires dans le cadre du projet mentionn au
paragraphe 38 ci-dessus est sur le point dtre finalis et sera publi en 2011.

Un bureau de pays a signal le vol dun montant de 1 100 dollars dans la petite caisse.
Le rapport denqute sera publi en 2011.

Dans deux cas, il y a eu des allgations de dtournement de fonds du projet, mais un


examen ultrieur a confirm que le partenaire dexcution en a pris conscience et

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GB.310/PFA/5/2

quil a fait le ncessaire pour rectifier cet tat de choses avant de soumettre au BIT les
rapports rcapitulatifs des dpenses.

Une allgation de non-remboursement davances pour frais mdicaux non utilises a


t corrobore. Un rapport a t soumis au Comit pour une gestion responsable du
BIT, et une mesure de mise en recouvrement a t prise.

Une allgation concernant un fonctionnaire du BIT qui aurait prsent des offres de
prix errones pour son propre profit a t corrobore, et le cas a t soumis au Comit
pour une gestion responsable.

Une allgation concernant une srie dinfractions aux Rgles et procdures de gestion
financire du BIT, le dtournement de fonds du projet pour usage personnel a t
confirm, et le cas soumis au Comit pour une gestion responsable.

Elaboration dune politique en matire denqute


41. LIAO travaille avec TR/CF lamlioration du suivi des allgations et de la coordination
des actions. Un document de procdure du BIT relatif aux fraudes ainsi quun manuel
denqute sont en cours de rdaction, et lIAO uvre avec le TR/CF et JUR
ltablissement dun protocole denqute. En 2011, lIAO procdera galement une
valuation des risques de fraude, qui aidera centrer les ressources de lIAO sur les
domaines rputs prsenter le risque le plus lev pour le Bureau, et cette valuation fera
lobjet dune mise jour annuelle.

Suites donnes aux recommandations daudit interne


42. Le bureau du Trsorier et contrleur des finances (bureau du TR/CF) reoit de la part des
entits ayant fait lobjet dun audit interne des rapports sur lapplication des
recommandations de lIAO, dans lequel sont exposes en dtail les mesures quelles ont
prises cette fin. Le bureau du TR/CF examine minutieusement ces rapports et prpare
rgulirement un tat davancement sommaire de lapplication des recommandations
daudit interne. Dans chaque cas, lentit ayant fait lobjet dun examen a fourni un rapport
complet sur lapplication des recommandations. Une fois que le rapport sur ltat
davancement de lapplication a t finalis par le bureau du TR/CF, lIAO communique,
le cas chant, ses commentaires sur les mesures prises aux fins de lapplication de ses
recommandations.
43. La politique rvise en matire de suivi des recommandations daudit interne, introduite en
2009, tmoigne toujours dune amlioration dans le niveau dexcution des
recommandations des audits internes par rapport aux annes prcdentes. Cependant, elle
indique aussi que, dans de nombreux cas, lentit concerne a pris du retard, et ce retard a
fait lobjet dun audit interne seule fin dapporter au bureau du TR/CF une rponse
concernant les mesures que ladite entit a prises; il sensuit automatiquement une mesure
de suivi de la part du bureau du TR/CF pour solliciter une rponse. Dans un cas, le
Trsorier et contrleur des finances a d intervenir personnellement pour obtenir une
rponse de lentit ayant fait lobjet dun audit. Pour faciliter lobtention dune rponse
plus rapide, lIAO propose que les rles et responsabilits entre le bureau du TR/CF et les
bureaux rgionaux soient revus afin de dterminer sil est possible dintervenir au niveau
rgional pour faire respecter les dlais fixs pour les suites donner aux recommandations
daudit interne.
44. Par ailleurs, la nouvelle politique en matire de suivi doit permettre au Bureau de recenser
les problmes rcurrents mis en lumire par les rapports daudit interne; danalyser leurs
causes premires et, le cas chant, de mettre en place des mesures correctives; aussi lIAO
recommande-t-il au Bureau denvisager la mise au point dun systme qui permettrait
danalyser les conclusions rcurrentes, den valuer les risques pour lOrganisation et de

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dterminer si une solution peut tre trouve au niveau central pour aider les administrateurs
sur le terrain prendre ventuellement des mesures prventives.
45. Dans le cadre de son valuation des risques, lIAO doit vrifier sil existe des entits
susceptibles de faire lobjet dun audit de suivi spcifique seule fin de dterminer si elles
ont appliqu ses recommandations de manire efficace et durable.
Service la clientle
46. LIAO a aussi pour mission de fournir des services valeur ajoute. A ce titre, il a prt
assistance en 2010 plusieurs dpartements et units qui lui en avaient fait la demande.
Sur la base de la documentation tablie pour son atelier dinformation sur la fraude et la
dnonciation de celle-ci, lIAO a prsent un expos lintention des fonctionnaires du
bureau de pays pour le Viet Nam et du personnel de coopration technique associ.
47. Le Bureau a demand lIAO de faire office de responsable de lEvaluation indpendante
de lUnit dvaluation du BIT. Les travaux ont commenc en 2009 et se sont termins en
2010. En acceptant dassumer cette tche, lIAO apportait la garantie que le processus
dvaluation serait men de faon indpendante, impartiale et transparente.

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Appendice I
Liste des rapports daudit interne parus en 2010
BIT

Rfrence de laudit

Date de parution

Rapport sur laudit interne du bureau rgional de lOIT pour lAsie


et le Pacifique et le bureau sous-rgional de lOIT pour lAsie de lEst
Bangkok (Thalande)

IAO/26/2009

4 mars 2010

Rapport sur laudit interne des oprations de lOIT Timor-Leste

IAO/27/2009

30 mars 2010

Rapport daudit interne du bureau de pays de lOIT pour lIndonsie


(Jakarta)

IAO/28/2009

30 juin 2010

Rapport daudit interne sur le processus de recrutement

IAO/29/2009

12 aot 2010

Rapport sur laudit interne de la gestion des projets de coopration


technique en Jordanie

IAO/30/2010

19 octobre 2010

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Appendice II
Rsum des recommandations
Gouvernance interne
Cadre de responsabilisation
1. Comme la lettre de dclaration est un lment important dun cadre de responsabilisation,
le Bureau devrait continuer den examiner rgulirement le contenu et, au besoin, de
ladapter en fonction de lexprience tire de son application, et des nouvelles volutions
du cadre de responsabilisation du BIT.
Gestion des risques
2. LIAO estime possible de coordonner les initiatives en matire de gestion des risques
lchelle du Bureau tout entier, de manire pouvoir exploiter les rsultats des exercices et
pratiques individuels dvaluation des risques et, au besoin, les porter au registre des
risques stratgiques. Aussi lIAO propose-t-il que le Bureau, compte tenu des ressources
disponibles et des autres priorits, labore des orientations pour aider les administrateurs
responsables donner effet la politique de gestion des risques du BIT et, partant,
amliorer la coordination et lefficacit des processus de gestion des risques lchelle
du BIT.

Formation
3. Etant donn limportance de ce type de formation, lIAO propose que, sous rserve des
donnes disponibles et de lalignement sur dautres priorits, le programme de formation
lexercice de responsabilits:

soit propos ds que possible tous les fonctionnaires qui administrent des ressources
et des actifs de lOIT;

se compose dun module de formation rgulier et permanent lintention de ceux qui


accdent pour la premire fois des responsabilits de gestion, et de cours de mise
niveau sur ces questions fondamentales lintention des fonctionnaires concerns.

Audit de performance du mode de recrutement du BIT


Questions relatives aux stratgies et la performance
4. Etant donn que les travaux consistant laborer et mettre jour les politiques et
procdures de recrutement sont en cours, lIAO recommande que le Bureau identifie les
lments du processus de recrutement qui gagneraient ce que lon ait des dclarations de
politique gnrale plus claires, des orientations pratiques plus dtailles et des procdures
plus rationnelles.
5. Ayant t inform que le Bureau semployait actuellement tablir des indicateurs, lIAO
lencourage laborer une srie efficace dindicateurs de performance pour chacun des six
autres objectifs du RAPS.

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Principales conclusions des audits des bureaux extrieurs


Rles et responsabilits
6. Comme le volume dactivits de tout bureau peut varier avec le temps, lIAO propose que
le Bureau dtermine priodiquement sil est ncessaire et si lon dispose des ressources
requises pour ce faire que des quipes dappui technique au travail dcent ou des bureaux
de pays crent un poste de directeur adjoint pour pauler le directeur de bureau dans
laccomplissement de ses tches quotidiennes de gestion.
Partage des connaissances
7. Le Bureau devrait laborer, partir des conclusions du rapport, des directives pour aider
les fonctionnaires chargs de la cration de plates-formes de partage des connaissances et
de plates-formes pour des cercles professionnels tablir des protocoles de scurit
efficaces afin de protger lintgrit de la plate-forme et des informations quelle contient.

Suites donnes aux recommandations daudit interne


8. Pour faciliter lobtention dune rponse plus rapide, lIAO propose que les rles et
responsabilits entre le bureau du TR/CF et les bureaux rgionaux soient revus afin de
dterminer sil y a lieu dintervenir au niveau rgional pour faire respecter les dlais fixs
pour les suites donner aux recommandations daudit interne.
9. Aussi lIAO recommande-t-il au Bureau denvisager la mise au point dun systme qui
permettrait danalyser les conclusions rcurrentes, den valuer les risques pour
lOrganisation et de dterminer si une solution peut tre trouve au niveau central pour
aider les administrateurs sur le terrain prendre ventuellement des mesures prventives.

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