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Misin Sucre

Plan Nacional de Formacin en Administracin

UNIDAD CURRICULAR: AUDITORIA


TRAYECTO: CUARTO
DURACIN: 28 Semanas
DISEO INSTRUCCIONAL: Prof.: Pedro Navarro
EXPERTO EN CONTENIDOS: Prof.: Antonio Ypez

UNIDADES CURRICULARES ESPECIALIZADAS

ESPECIFICACIN CURRICULAR
AUDI TORI A

Trabajo Acompaado
Trabajo Independiente
Horas por semana
Total horas por trimestre

horas
3
3
6
84

ENERO 2009

T
Taabbllaa ddee C
Coonntteenniiddooss
Competencias a desarrollar
Programa Instruccional
Fundamentacin

Pg.
4
5
7

Unidad I: Marco Conceptual

10

11
13
14
15
16
18
22
26
28
28
29

Marco Histrico
Definiciones
Necesidad de la auditoria
Objetivo
Tipos de auditoria
Diferencia entre Auditoria Administrativa y Financiera
Perfil del Auditor
Normas de auditoria generalmente aceptadas
Normas generales
Normas de ejecucin del trabajo
Normas de Informacin

UNIDAD II Evidencia Control Interno y Riesgo en la Auditoria Administrativa

Evidencia
Control Interno
Control Interno del Efectivo
Control Interno de los Inventarios
Control Interno de las Cuentas por Cobrar
Control Interno Propiedad Planta y Equipo
Control Interno de cuentas por Pagar
Riesgo de la Auditoria

UNIDAD III Metodologa de la Auditoria Administrativa

Metodologa para realizar una auditoria administrativa


Planeacin
Instrumentacin
Examen
Informe

UNIDAD IV Auditoria Administrativa por reas

Presentacin
Cuestionario de la organizacin
Hoja de anlisis de la Gerencia
Auditoria de Ventas

30
31
33
35
39
40
42
42
44
45
46
47
52
60
63
71
72
73
75
77

Auditoria de Compra
Auditoria de Recursos Humanos
Auditoria de Crdito y Cobranza
UNIDAD V Auditoria en la Administracin Publica

Auditoria en la Administracin Publica


Administracin Publica
Auditoria Administrativa en Venezuela
Auditoria Gubernamental o de Estado
Base Constitucional en Venezuela

BIBLIOGRAFIA

81
86
91
96
97
98
101
105
107

114

COMPETENCIAS A DESARROLLAR

Participacin en
desarrollo
endgeno

Compromiso
social

Organizar
y dirigir
Reuniones

Aporte de
Ideas y
soluciones

Elaborar
Estados
Financieros.

Elaboracin
informes.
Administrativo

Relaciones
asertivas.

Actitudes y
valores

Habilidades y Destrezas
Principios de
Cooperativismo
. y PYME

Generales

Leyes, Normas
y
procedimientos

UNIDAD TEMTICA

Mtodos y
proced. de
oficina

Conocimientos

1. Auditoria Marco conceptual


2 .Control interno evidencia y
documentacin
3. Metodologa de la Auditoria
Administrativa
4. Auditoria administrativa por
reas
5. La auditoria en la
administracin publica

P
PR
RO
OG
GR
RA
AM
MA
A IIN
NS
STTR
RU
UC
CC
CIIO
ON
NA
ALL
Sinopsis de Contenidos:
UNIDAD I. AUDITORIA MARCO CONCEPTUAL
Objetivo: Conocer los aspectos tericos en los cuales se basa la Auditoria.

Marco Histrico
Definiciones
Necesidad de la auditoria.
Objetivos
Tipos de auditorias
Diferencias entre la Auditoria Administrativa y Auditoria financiera
Perfil del auditor.
Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas

UNIDAD II. EVIDENCIA CONTROL INTERNO Y RIESGO EN LA AUDITORIA


ADMNISTRATIVA
Objetivo: Conocer los procedimientos y metodologa ms utilizados en la Auditoria.
Concepto de evidencia
Control Interno
Control Interno del efectivo
Control Interno de Inventarios
Control Interno de las Inversiones
Control Interno de las Cuentas por Cobrar
Control interno de los documentos por cobrar
Control Interno Propiedad Planta y Equipo
Riesgo de auditoria

UNIDAD III. METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA


Objetivo: Conocer el marco metodolgico para implementar una auditoria
administrativa y precisar el contenido, alcance y caractersticas de las etapas de la
auditoria administrativa.
Metodologa para realizar la auditoria:
Planeacin
Instrumentacin
Examen
Informe
Seguimiento
UNIDAD IV. AUDITORIA ADMINISTRATIVA POR AREAS
Objetivo: Establecer las caractersticas de la metodologa de la auditoria
administrativa a ser aplicadas por reas.
Auditorias Administrativas por reas:
Modelos de cedulas
Cuestionario sobre la Organizacin.
Hoja de anlisis sobre la Gerencia
Auditoria de ventas
Auditoria de compras y abastecimiento
Auditoria de Recursos Humanos
Auditoria de Crdito y Cobranza
UNIDAD V. AUDITORIA EN LA ADMINISTRACION PUBLICA
Objetivo:

Administracin publica, definicin, objetivo


Auditoria en la administracin publica
Auditoria administrativa publica en Venezuela
Auditoria Gubernamental o de estado
Instrumentos Legales
Resumen

Estrategias Metodolgicas
Exposicin del Facilitador.
Estudio de casos.
Dinmica Grupal Asincrnica.
Presentaciones y Discusiones de Equipos de Trabajo
Estrategia de evaluacin
La evaluacin de las competencias adquiridas por el participante se har a nivel
terico- reflexivo como parte de las actividades de esta unidad curricular y, a nivel
de aplicacin, en el eje longitudinal proyecto IV

FUNDAMENTACION
El administrador debe estar preparado, en sus conocimientos bsicos, para asumir
los retos que se presenten en su rea de trabajo y aceptar que debe estar
capacitado para
administracin.

desarrollarse en cualquier espacio dentro del campo de la


As, el perfil requerido para la formacin acadmica que se

pretende a travs de este programa, tiene como objeto desarrollar competencias


para desempearse como analista de los diferentes procesos administrativos que
se suceden en una organizacin.
Para esto, se requiere tener conocimientos relacionados con la auditoria la cual es
considerada como un examen sistemtico de los estados financieros, contables,
administrativos, operativos y de cualquier otra naturaleza, para determinar el
cumplimiento de principios econmico-financieros, la adherencia a los principios
de contabilidad generalmente aceptados, el proceso administrativo y las polticas
de direccin, normas y otros requerimientos establecidos por la organizacin.Al
finalizar esta unidad curricular el participante estar en capacidad de efectuar
revisin de los procesos administrativos, as como las cuentas que componen los
Estados Financieros de una Organizacin apoyndose en los conocimientos
tericos - prcticos bsicos sobre auditoria.

Debe aclararse que la Auditoria no es una subdivisin o continuacin del campo


de la Contabilidad, por el contrario, la Auditoria es la encargada de la revisin de
los estados financieros, de verificar la vigencia del proceso administrativo y del
cumplimiento del ordenamiento jurdico y de las polticas de direccin y
procedimientos especficos que relacionados entre s, forman la base para obtener
suficiente evidencia acerca del objeto de la revisin, cuyo propsito es poder
expresar una opinin profesional sobre todo ello.
El plan de formacin de Administracin de Misin Sucre incorpora esta unidad
curricular con la que te iniciars en el campo de la Auditoria, en paralelo con el
proceso de formacin en el rea Contable y de Finanzas, tiene como propsito
proporcionar herramientas bsicas a ser utilizadas en el anlisis de una
organizacin, facilitando mtodos de trabajo administrativos a fin de obtener una
visin de las operaciones, sus ciclos y la forma en que se relacionan. Este material
instruccional est conformado por cinco unidades que te guiarn en forma muy
general por los aspectos que conforman esta estrategia de trabajo. En la primera
unidad encontrarn el marco conceptual de la Auditoria as como su importancia;
en la segunda unidad se tratar lo referente al control interno, evidencia y
documentacin de la auditoria. La tercera unidad trata sobre la metodologa
requerida en este campo; seguidamente en la cuarta unidad se trabajar lo
relacionado con las auditorias por reas. Finalmente en la quinta unidad se
abordara la auditoria en la administracin pblica.

Aclaratoria

El presente material instruccional es un intento de sistematizacin, recopilacin o


sntesis de ciertos temas que revisten, a nuestro juicio mayor importancia en esa
complejidad de fenmenos que encierra la sociedad presente; por lo tanto, no se
persigue que con la breve informacin suministrada, el participante obtenga un
conocimiento exhaustivo del tema, sino ms bien un punto de partida para la
continua y permanente investigacin.
Se intenta suministrar algunos conceptos y procesos de auditoria administrativa
bsicos y necesarios para la interpretacin de situaciones concretas de la auditoria
en el acontecer actual, nica manera de interpretar los procesos administrativos
dentro de las empresas que constituyen los entes dinamizadores de nuestra
realidad econmico.
Es propicio recomendar a los facilitadores la correspondiente ampliacin de la
bibliografa que aqu se presenta con el fin de ofrecer un listado de mayor cantidad
y actualizacin de lo aqu presentado, adems de enriquecer el proceso
instruccional con situaciones y ejemplos de la propia realidad. Tambin se sugiere
al facilitador hacer uso y referencia de los informes anuales producidos por los
organismos rectores respectivos.
Queda finalmente informar a todos los usuarios y usuarias del presente material
que las observaciones y crticas que puedan surgir de lo que aqu exponemos,
sern recibidas con atencin y satisfaccin pues es la nica manera de mejorar y
superar cada da este proyecto.

Unidad I

Marco conceptual

10

Marco Histrico
El expansionismo territorial Ingls, que estableci colonias en diferentes lugares
del mundo; en las cuales constituyeron empresas poderosas, con sus principales
dueos residiendo en Inglaterra, hizo necesario la creacin de medios idneos
para controlar a distancia estas inversiones. A tal efecto, ya para el siglo XV, era
rutinario el envi de emisarios; quienes en representacin de los dueos de tales
empresas, las visitaban peridicamente y efectuaban una revisin minuciosa de
los registros de contabilidad; as como una verificacin de los comprobantes
respectivos, para, finalmente preparar un informe completo, que mostrara a
dichos seores dueos, cual era la verdadera situacin financiera de dichas
empresas, as como el grado de Fidelidad, de Confiabilidad de la gestin de sus
administradores. Al correr del tiempo, las actividades de auditoria fueron
reglamentadas por la ley de uso obligatorio en las empresas pblicas de
Inglaterra. De Inglaterra, las funciones de auditoria pasaron a los Estados Unidos
de Amrica; ya que le siglo XIX, pero sin los rigores legales del viejo mundo; al
extremo de que los auditores contratados por las gerencias de las empresas, con
la finalidad expresa de evitar los fraudes, errores u omisiones, tanto en los
registros de Contabilidad, como en la gestin administrativas de las empresas. De
all el origen tambin de la Auditoria Administrativa.
Con el advenimiento de la Revolucin Industrial y la consecuente proliferacin de
todo tipo de empresas, la contabilidad y la auditoria tomaron un gran impulso y se
hicieron Indispensables. Pero, al mismo tiempo se creo una especie de vasos en
ese campo de actividades; debido a que cada quien interpretaba las cosas a su
manera; hasta que el fin, por el ao 1917, luego de finalizada la primera guerra
mundial, un tribunal norteamericano dicto normas para regularizar y uniformar los
principios y procedimiento de Contabilidad. (Rondon 1993, Pp. 1-5 y 1-7).

11

Tambin existieron los auditores en el ejrcito con poderes de fiscalizacin, en sus


orgenes, el auditor fue un agente fiscalizador, en representacin de los
empresarios, la idea fue tomada de la Cura Romana; en la cual ya existan los
auditores, desde la edad media; pero con atribuciones judiciales y de asesora.
Algunos historiadores creen que los registros contables tuvieron su origen
alrededor del ao 4000 a C., cuando las antiguas civilizaciones del cercano
Oriente comenzaron a establecer gobiernos y negocios organizados. Desde el
principio, los gobiernos se preocuparon por cuentas de entrada y salidas de dinero
y el cobro de impuestos. Parte integrante de esa preocupacin fue el
establecimiento de controles, incluso auditorias, para disminuir los errores y
fraudes por parte de funcionarios incompetentes y corruptos.

12

Marco Conceptual
El conocimiento es hoy ms esencial para la riqueza de las
naciones que el capital o la mano de obra. Los factores de la
produccin tradicionales. La tierra, la mano de obra y el
capital, no han desaparecido, pero se han vuelto algo
secundario, pues siempre se les puede obtener, y con gran
facilidad si se cuenta con conocimiento.

Definiciones

Peter Drucker.

Para William .p. Leonard. La Auditoria es un examen comprensivo y constructivo


de la estructura de una empresa de una institucin o de cualquier parte de un
organismo, en cuanto a los planes y objetivos, sus mtodos y controles, su forma
de operacin y sus equipos, humanos y fsicos.
La auditoria es la actividad por la cual se verifica la correccin contable de las
cifras de los estados financieros; es la revisin misma de registros y fuentes de
contabilidad para determinar la razonabilidad de las cifras que muestra los estados
financieros emanados de ellos. Escalante (2003. Pp.12).
Para Gmez Rondn. (1993). La auditoria es una revisin y anlisis minucioso,
con espritu critico, de los registros y estados financieros de una organizacin; con
la finalidad de dictaminar el grado de confiabilidad que ofrecen; considerando las
leyes, principios y usos, que norman a tales registros.
Auditoria administrativa es el examen integral o parcial de una organizacin con el
propsito de precisar su nivel de desempeo y oportunidades. Franklin (1982. Pp.13).

13

La auditoria es el

proceso sistemtico de obtener y evaluar objetivamente la

evidencia acerca de las afirmaciones relacionadas con los actos y acontecimientos


econmicos, a fin de evaluar las declaraciones a la luz de los criterios establecidos
y comunicar el resultado a las partes interesadas.
Montgomery (2001. PP 38.)

Necesidad de la auditoria
La necesidad del examen del estados financieros es indiscutible, el administrador
y el inversionista necesitan, como un elemento importante para tomar decisiones,
primero, conocer la situacin financiera de la empresa que administran o en la que
desean invertir y, segundo tener certeza de que tal situacin financiera
corresponde a la realidad que vive el negocio. Las decisiones de un director o un
inversionista son producto de varios elementos

(experiencia, tendencias del

mercado, recursos disponibles, capacidad instalada, etc.) uno de ellos,


fundamental, la informacin que muestra, los estados financieros de la empresa a
que conciernan sus decisiones; y resulta obvio que cuando la informacin que
contenga errores de consideracin, ellos habrn de afectar directamente los
resultados finales de una decisin tomada.
Toda empresa en general, sea pequea, mediana o grande, y que pertenezca a
cualquier actividad, se encuentra en varias oportunidades a lo largo de su vida con
la necesidad de evaluar su situacin. Muchas son las razones para que esto se
efecte. Todos los jefes de empresa saben que constantemente deben adaptarse
a nuevas situaciones que les impone la realidad. Y no son los periodos de crisis,
sino tambin los de xito a los que necesariamente tendr que adaptarse. En
muchas ocasiones resulta no slo necesario, sino imprescindible, analizar con
detalle los problemas que estn obstaculizando el desarrollo de la empresa y, por
tanto, sus causas. El periodo de cambio para pasar de una empresa pequea a
mediana o de sta a grande, es crtico y puede prolongarse. Es necesario analizar
todas las consecuencias; pero primordialmente se requiere llegar a la certeza de
que la base de sustentacin de la realidad actual es la adecuada y facilita el
cambio, para cual la empresa debe ser analizada en todos sus mbitos. En otros

14

casos, el cambio profundo de las actividades de la empresa puede estar


representado por: la necesidad de diversificacin de productos, necesidad de una
nueva estructura orgnica, necesidad de reducir costos, etc. y muchas otras
razones requerirn de este tipo estudio.
Uno de los problemas que surgirn en estos casos es el de evaluacin de la
empresa, la cual deber ser analizada en todos sus aspectos.
En todos los casos antes citados que se dan con mayor o menor frecuencia en
todas las empresas es necesario examinar la situacin, detectar las verdaderas
causas de los problemas, evaluar la importancia de cada una y encontrar o
seleccionar las soluciones adecuadas. En cada caso y segn quien aplique la
evaluacin, el mtodo a utilizar ser diferente. Tambin variar la profundidad del
anlisis, dependiendo fundamentalmente del objeto del mismo; pero en todos los
casos se trata de realizar un anlisis sistemtico e integral de la empresa,
determinando sus efectos, sus causas y las soluciones posibles.
Visto esto pasamos describir lo que para algunos autores constituye el objetivo de
la auditoria

Objetivo
La auditoria administrativa constituye una herramienta fundamental para impulsar
el crecimiento de las organizaciones, toda vez que permite que se revele en que
reas se requiere de un estudio mas profundo, que acciones se pueden subsanar
deficiencias, como superar obstculos, como imprimir mayor cohesin al
funcionamiento de las mismas y, sobre todo, un anlisis causa-efecto que concilie
en forma congruente los hechos con las ideas. Franklin (2003. Pp12).

15

La auditoria administrativa puede ser definida como el examen integral o parcial de


una organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeos y
oportunidades de mejora. A partir de este concepto se puede definir objetivos para
enmarcarla, siendo los ms representativo los de control, productividad,
organizacin, servicio, calidad, cambio, aprendizaje y para toma de decisiones.
El alcance de una auditoria de esta naturaleza abarca la totalidad de una
organizacin, como su estructura, niveles, relaciones y formas de actuacin.
Asimismo, tomando en cuenta sus caractersticas particulares en cuanto a estilo
de administracin, mbito de operacin, numero de empleados, sistemas de
informacin y comunicacin y nivel de desempeo, entre otros. Por otra parte, su
campo de aplicacin incluye toda clase de organizaciones ya sea publicas,
privadas o sociales, independientemente de su fisonoma, rea de influencia y
dimensin.

Tipos de auditorias
Existen tres criterios de clasificacin para el estudio de la auditoria a saber:
a) Considerando su campo de actuacin, la Auditoria puede ser Financiera, o
Administrativa; tambin llamada Operativa
b) De acuerdo al grado de relacin existente entre el auditor y la empresa u
Organizacin auditada, la Auditoria puede ser Interna y Externa.
c) En atencin a la Periodicidad, con que se lleva a cabo dicha Auditoria, esta
puede ser Continua, o Peridica; y representada en forma sinptica, la
clasificacin de las distintas clases de auditoria seria como sigue:

Interrelacin

Interna

Deliberada

Externa

Automtica

AUDITORIA

Campo de accin

Financiera
Administrativa.
U Operativa

16

Sinptico de clasificacin de la auditoria. (Tomado de Gmez Rondn pp. 1-8.

La auditoria operativa, tambin llamada auditoria administrativa, que es la que nos


interesa para efectos de presente estudio, es la que se lleva a efecto, a fin de
constatar el grado de efectividad y de conveniencia de la estructura organizacional
y funcional de la empresa o entidad que se audita.
Por medio de la auditoria administrativa se podr detectar cualquier procedimiento
contraproducente, oneroso o muy lento; al extremo que encarezca e impida la
fluidez, con que deben realizarse las tareas particulares y la gestin empresarial
considerada como un

todo. La auditoria administrativa resulta en extremo

beneficiosa, para toda clase de empresa u organizacin; puesto que permite a las
mismas ejecutar sus labores y alcanzar sus objetivos, con un mnimo consumo de
tiempo, esfuerzos y recursos; as como una mayor eficiencia y efectividad.
La eficacia de la auditoria administrativa guarda siempre proporcin con la
habilidad que muestre el auditor en la confeccin de los cuestionarios que utilizara
en su trabajo de investigacin; a fin de poder obtener toda la informacin posible y
precisa como para identificar las polticas administrativas, y los procedimientos; as
como la medida en que estas se cumplan.
Muchos Ejecutivos se preocupan por detectar aquellas reas administrativas
problemticas, a consecuencia de dificultades, tales como:
a) Alta rotacin de personal.
b) Fallas en investigacin de Mercados
c) Muchos desperdicios
d) Duplicidad de funciones
e) Falta organizacin y coordinacin de esfuerzos.
Todos estos problemas se detectarn por medio de los resultados que nos
proporcionara la auditoria administrativa.
17

Habiendo establecido lo que es la auditoria administrativa y sus tipos pasaremos


a describir las diferencias fundamentales con la auditoria financiera.

Diferencias entre auditoria administrativa y auditoria financiera


Caractersticas

Auditoria Administrativa Auditoria Financiera


-

Apreciar

la

calidad

de

la

administracin
- Calidad tanto individual como
colectiva
1.- Propsito

-Calidad de los procesos mediante

- Expresar una opinin sobre los


estados financieros y determinar el
manejo financiero

los que opera un organismo social.


- La situacin Administrativa.
- Factor funcional
2.- Alcance

- Factor procesal

- La situacin Financiera

- Factor Analtico
- Facto medio- ambiente
- Hacia la situacin administrativa
y operativa de los organismos

3.- Orientacin

4.- Medicin
5.- Mtodo

sociales en le pasado, presente y


futuro.

8.- Realizacin
9.- Necesidad

vista retrospectivo.
- Los principios de contabilidad

administracin.

generalmente aceptados (PCGA)

- Mtodo cientfico tcnicas de

- Relativa en precisin.
- Bsicamente internos: La

7.- Interesados

la empresas desde el punto de

- Los principios de la teora de la

investigacin- normas de auditoria.


6.- Precisin

- Hacia los estados financieros de

direccin superior gerentes


funcionales.

- Las normas de auditoria


generalmente aceptadas (NAGAS)
(En Venezuela las FCCP)
- Ostensiblemente absoluto
- Principalmente externos (los
accionistas- gobierno- acreedores)

- Potencial

- Real

- Requerida Opcionalmente

- Requerida legalmente

- Reciente aparicin relacionada

- Mayor antecedente de su

18

10.- Antecedentes

con el enfoque de sistemas.

existencia

- La necesidad de revisar y evaluar


11.- Catalizador

lo administrativo en un organismo

- Por tradicin

social a peticin de la direccin.


- Peridica pero su periodicidad
12.- Frecuencia

es indefinida en la mayora de los


casos.

- Regular; cuando menos una


revisin al ao.

La auditoria financiera analiza y evala hechos factibles de ser representados en


trminos monetarios (cuantitativos); a diferencia de la Auditoria administrativa
cuyos indicadores no son necesariamente monetarios, si no cualitativos de control
de la gestin. En una auditoria financiera, las declaraciones acerca de las cuales
el auditor busca evidencia se refieren a la informacin financiera, y en ocasiones,
a la operacin. Los conceptos clave de una auditoria financiera son:
Que las declaraciones tienen carcter financiero y que los criterios que a la luz de
los cuales se miden son los principios de contabilidad generalmente aceptados o
alguna otra base especfica de contabilidad (como la que podra estipularse en un
contrato de arrendamiento). Por lo general la informacin financiera. Ser usada
por entidades distintas de aquella que la proporciona. A veces la informacin
usada por la administracin de la misma entidad para tomar decisiones internas,
en cuyo caso contiene datos de operacin adems de los financieros. Si bien las
auditorias de los estados financieros son practicadas por auditores externos o
independientes, tambin lo practican los auditores internos y los del gobierno, a
menudo con auditorias de cumplimiento y de operacin. Si bien la auditoria
administrativa es capaz de medir el grado de eficiencia del desempeo gerencial,
este, eventualmente, tambin podra medirse en trminos monetarios, a travs del
rendimiento econmico de la gestin, aun cuando esto representa un medio
indirecto.

19

La auditoria financiera analiza hechos econmicos anteriores, en trminos


monetarios y los

registra en la contabilidad. Mientras que en la auditoria

Administrativa se evala los periodos actuales y como ha

Administrado la

empresa en cuanto a:
a) Dar cumplimiento a las metas y polticas adoptadas por la organizacin.
b) Hacer efectiva la planificacin
c) Funcionamiento del sistema organizacional
d) Dirigir y controlar las operaciones
e) Toma de decisiones
f) Desviaciones, fraudes, errores
g) Mejorar procedimientos
La auditoria administrativa revela las posibles fallas que se podran suceder en
futuro econmico de la empresa.

Mientras que la auditoria financiera trabaja

partiendo de los resultados de los estados financieros de ejercicios anteriores


analizando sus indicadores. Por lo tanto podemos afirmar que la auditoria
administrativa puede perfectamente pronosticar las dificultades operativas, que
podra tener la empresa, producto de fallas en los procedimiento administrativos.
Mientras que en la auditoria financiera hace lo propio, pero a posteriori cuando ya
se han sucedidos los hechos econmicos. Los estados financieros muestran en
forma razonable, la verdadera situacin de la empresa. La auditora administrativa
se anticipa a los problemas y hasta los predice, esto resulta ms evidente. Cuando
la auditoria administrativa se realiza en forma peridica y sistemtica; puesto que
de esta forma se puede apreciar con claridad como una pequea falla se
acrecentara en futuras auditoria administrativas; pudiendo medir su crecimiento y
estimar sus consecuencias a futuro. Permitindole a la gerencia tomar decisiones
as como hacer los correctivos necesarios a tiempo. De esta manera la auditoria
administrativa se ha convertido en una herramienta de trabajo para la gerencia,
en el campo administrativo, que facilita el alcance de los objetivos planteados por
la empresa.

20

La auditoria administrativa nos dir cun efectiva han sido la gestin de la


gerencia y los jefes de departamentos; Lo cual no nos lo informa la auditoria
financiera. Permitiendo as a la gerencia reubicar a algunos ejecutivos y orientar
su adiestramiento, desarrollo y/o promocin; basndose en apreciaciones
objetivas y discernimiento lgico. En conclusin, la auditoria Administrativa evala
la eficiencia de la gerencia, en lo referente a:
a) Capacidad para gerencial
b) Cumplir con los planes y metas propuestos.
c) Panificacin de las operaciones
d) Organizacin y control de persona y equipos
e) Dirigir y controlar los esfuerzos
f) Tomar decisiones efectivas con conocimientos de causa.
En cambio, la auditoria financiera investiga la ocurrencia de errores, omisiones,
desperdicios y fraudes, ya cometidos; los resultados de la auditoria financiera son
de gran inters para los accionistas, acreedores, fisco nacional y a posibles
inversionistas. El objetivo de la de la auditoria financiera es el de determinar la
verdadera situacin

financiera de la empresa y corroborar si los registros

contables se llevan de acuerdo a principios de contabilidad generalmente


aceptados. La auditoria administrativa hay que considerarla como un complemento
de la auditoria financiera: siempre habr que verlas dentro del contexto global de
una correcta administracin empresarial. La auditoria financiera nos seala los
efectos; pero sin hacer mencin a sus causas.

21

Perfil Del Auditor Las caractersticas de un Auditor constituyen uno de los tpicos
de mayor importancia en el proceso de instrumentacin de una auditoria
administrativa,

es

en

el

auditor

en

que

recae

la

responsabilidad

de

conceptualizarla, practicarla y lograr los resultados necesarios para proponer las


medidas tendientes a elevar el desempeo de la organizacin que ha optado por
este recurso. La calidad y el nivel de ejecucin de la auditoria dependen en gran
medida del profesionalismo y experiencia del auditor, as como de su comprensin
de las actividades que va a revisar; elementos que implican la conjuncin de
conocimientos, habilidades, destrezas y experiencia necesarios para que
realice su trabajo con esmero y competencia.
Conocimientos
Es conveniente que la persona elegida para un proyecto de auditoria
administrativa tenga una preparacin acorde con los requerimientos

que esta

exige, pues eso le permitir interactuar de manera natural con los mecanismos de
estudio de una u otra manera se emplearan durante el desarrollo.
Atendiendo a tales necesidades, es recomendable apreciar los siguientes niveles
de formacin.
Formacin acadmica
Estudios a nivel tcnico, licenciatura o postgrado en administracin, Informtica,
comunicacin, ciencias polticas, administracin pblica, relaciones industriales,
ingeniera industrial, pedagoga, ingeniera en sistemas, contabilidad, derecho.
Formacin complementaria
Instruccin en la materia obtenida a lo largo de su vida profesional, a travs de
conferencias, talleres, seminarios, foros o cursos etc.

22

Formacin emprica
Conocimiento resultante de la implementacin de auditorias en diferentes
instituciones, con o sin contar con un grado acadmico. Adems, el auditor deber
saber operar equipos de computacin y de oficina. La actualizacin continua
permitir al auditor adquirir la madurez de juicio necesaria para el ejercicio de su
funcin en forma prudente y justa.
Habilidades y destrezas
En forma complementaria a su formacin profesional, terica, practica, o ambas,
se demandan del auditor otro tipo de cualidades que son determinantes en su
trabajo, producto de su desenvolvimiento y dones intrnsecos a su carcter.
Recursos personales: Son el producto del desenvolvimiento y dones intrnsecos
al carcter.
Experiencia
Una de las caractersticas fundamentales que se deben considerar en el auditor,
es la experiencia personal, ya que de ello depende en gran medida el cuidado y
diligencia profesionales que empleara y la profundidad con que emitir sus
observaciones.
Responsabilidad Profesional
El auditor debe realizar su trabajo utilizando toda su capacidad conocimiento y
criterio profesional para determinar el alcance, las estrategias y tcnicas que habr
de aplicar en una auditoria, y como evaluar los resultados y presentar los informes
correspondientes.
Para este efecto el auditor deber hacer nfasis en:

Preservar su criterio profesional


Realizar su labor basado en el conocimiento y capacidad profesional
adquiridos.
Cumplir con las normas y criterios estipulados
Capacitacin contina.

23

Es necesario que el auditor se mantenga libre de prejuicios que resten credibilidad


a sus criterios, para

preservar su autonoma e imparcialidad al realizar la

auditoria. Esto garantizara el valor y consistencia necesarios a su participacin. Es


conveniente sealar que los impedimentos a los que normalmente se puede
enfrentar son: personales y externos. Los primeros corresponden a circunstancias
que recaen especficamente en el auditor y que, por su naturaleza, pueden afectar
su desempeo. Entre los que se destacan los siguientes:

Vinculo

personales,

profesionales,

financieros

obligaciones

con

la

organizacin.
Inters personal en la auditoria
Corresponsabilidad en condiciones de funcionamiento incorrectas.
Relacin con instituciones que interactan con la organizacin
Ventajas previas obtenidas en forma ilcita.

Finalmente, el auditor no debe olvidar que la fortaleza de su funcin y proyeccin


personal esta sujeta a la medida en que afronte su compromiso con respeto y
apego a normas profesionales, tales como:
Objetividad: Mantener una punto de vista imparcial de los hechos, evitando
formular juicios o caer en omisiones, que alteren de alguna manera los resultados
de su trabajo.
Responsabilidad: Observar

una conducta profesional, cumpliendo con sus

labores oportuna y eficientemente.


Confidencialidad: Conservar en secreto la informacin y no utilizarla en beneficio
propio o de intereses ajenos a la organizacin.
Compromiso: Tener presente las obligaciones para consigo mismo y la
organizacin a la que presta sus servicios.
Equilibrio: No perder la dimensin de la realidad y el significado de los hechos.
Honestidad: Aceptar su condicin y tratar de dar su mejor esfuerzo con sus
propios recursos, evitando aceptar compromisos o tratos externos de cualquier
tipo.
Criterio: Emplear su capacidad de discernimiento en forma equilibrada.
Iniciativa: Asumir una actitud y capacidad de respuesta gil y efectiva.

24

Imparcialidad: No involucrarse en forma personal en los hechos, conservando su


objetividad al margen de preferencias personales.
Creatividad: Mantener una actitud positiva e innovadora en el desarrollo de su
trabajo. Franklin, 2003. pp. 20-26)
El papel que juega el auditor en la aplicacin de una auditoria administrativa es
vital, por que en el recae el peso de conceptualizarla, practicarla y obtener los
resultados esperados. Su perfil en cuanto a conocimientos, habilidades y
destrezas, experiencias y responsabilidad profesional, en especial, su estructura
de pensamiento y tica son los pilares sobre los cuales descansa una auditoria
administrativa.
El ejercicio de una auditoria en una organizacin puede asignarse a auditores
internos y externos o a un equipo combinado entre ambos, atendiendo a
necesidades especificas en cada caso. Cada alternativa reviste una serie de
ventajas y desventajas, por lo que es conveniente analizar con detenimiento cual
de ellas representa la ms viable en trminos de costo- beneficio.
El papel del auditor en la implementacin de una auditoria administrativa es
primordial ya que sus conocimientos, experiencia, habilidades y destrezas,
responsabilidad profesional y tica, as como estructura de pensamiento son
fundamentales para lograr el xito esperado.

25

Normas de auditoria generalmente aceptadas


Las normas de auditoria rigen el procedimiento para la realizacin de auditorias
financiera las cuales son establecidas por AICPA y sirven de referencia para la
auditoria administrativa. Las normas son establecidas para medir la calidad de
desempeo de los individuos y las organizaciones. Las relativas a la de auditoria
se centran en las cualidades profesionales del contador pblico certificado. Las
normas de auditorias son requisitos mnimos de calidad relativos a la personalidad
del auditor. La existencia de estas normas prueba que la profesin quiere
mantener una calidad uniformemente alta en el trabajo de los contadores pblicos
independientes. Si todos tienen una buena preparacin tcnica y si realizan las
auditorias con habilidad, meticulosidad y juicio profesional aumentara el prestigio
de los contadores y el pblico dar mayor importancia a la opinin que los
auditores incorporan a los estados financieros.
El American Institute Of Certified Public Accountants (AICPA) (Instituto Americano
de Contadores Pblicos Certificados) Creo el marco bsico con las 10 siguientes
normas de Auditoria Generalmente Aceptadas.

26

Cuadro resumen de las 10 normas de Auditoria Generalmente Aceptadas.

Normas de Auditoria
Generalmente Aceptadas

Generales
(Cualidades personales
Del Auditor)

1) Formacin y
competencia tcnica

2) Independencia de
Actitud mental

Ejecucin del
trabajo
Desempeo del
Auditor)

1) Planear el trabajo
y supervisar los
asistentes.

2) Conocer el
control interno

De Informacin

1) conformidad de los
estados con los PCGA.

2) Uniformidad en la
aplicacin de los PCGA

3) Suficiencia de
revelacin
3) Debido Cuidado
profesional

3) Obtener
suficiente evidencia
competente

4) Expresin de
Opinin

Codificado como

Statements on
Auditing Standardars
(SAS)

Fuente. WHITTINGTON. Pany. Pag 31.

27

A continuacin se dar una explicacin breve de las normas generales


Normas Generales
1. La Auditoria la realizar una persona que tenga una formacin tcnica
adecuada y competencia como auditor. El entrenamiento es el medio
indispensables para desarrollar la habilidad prctica necesaria para el ejercicio
de una profesin y junto con el estudio y la investigacin constante se integran
como fundamento de la capacidad profesional
2. En todos los asuntos concernientes en la auditoria, el auditor o auditores
mantendrn su independencia de actitud mental. Es uno de los requisitos
morales del contador publico la independencia mental es consecuencia de la
calidad de juez o rbitro que en cierto modo tiene la actividad del auditor.
3. Debe ejercerse el debido cuidado profesional al planear y efectuar la auditoria
y al preparar el informe. La actividad profesional como todas las actividades
humanas estn sujetas a la apreciacin personal, y por ende al error. El
hombre es falible y consciente de ello, el profesional debe esforzarse por
reducir a un mnimo ese grado de error mediante un trabajo meticuloso, es
decir, con cuidado, y diligencia profesional.
Normas De ejecucin Del Trabajo
1. El trabajo se planeara adecuadamente y los asistentes, si los hay deben ser
supervisados rigurosamente. En la prctica el auditor se auxilia de ayudantes
para ejecutara el trabajo, esto implica delegacin de funciones, misma que no
lo releva de su responsabilidad total; esta circunstancia hace necesaria la
supervisin del trabajo para, de esta forma, estar seguro de que el trabajo
ejecutado por los ayudantes cumple su objetivo y proporciona informacin
completa y adecuada.
2. Se obtendr un conocimiento suficiente del control interno, fin de planear la
auditoria y determinar la naturaleza, el alcance y la extensin de otros
procedimientos de la auditoria.

28

3. Se obtendr evidencia suficiente y competente mediante la inspeccin, la


observacin, y la confirmacin, con el fin de tener una base razonable para
emitir un juicio. Los resultados que obtenga el auditor deben ser suficientes y
competentes, es decir que den la certeza moral de que los hechos que se esta
tratando de probar, o los criterios cuya correccin se esta juzgando han
quedado satisfactoriamente comprobados y se refieren a aquellos hechos,
circunstancias o criterios que realmente tienen importancia en relacin a lo
examinado.
Normas De Informacin
1. EL informe indica si los estados financieros estn presentados conforme a los
principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA).
2. El informe especificara las circunstancias en que los principios no se
observaron consistentemente en el periodo actual respecto al periodo anterior.
3. Las revelaciones informativas de los estados financieros se consideraran
razonablemente adecuados salvo que se especifique lo contrario en el informe.
4. El informe contendr una expresin de opinin referente a los estados
financieros tomados en su conjunto o una aclaracin de que no puede
expresarse una opinin. En este ultimo caso, se indicaran los motivos. En los
casos en que el nombre del auditor se relacione con los estados financieros, el
informe incluir una indicacin clara del tipo de su trabajo y del grado de
responsabilidad que va asumir.

29

Unidad II.

Evidencia Control
Interno y Riesgo en
la auditoria
administrativa

30

Evidencia
Se denomina evidencia al conjunto de hechos comprobados, suficientes,
competentes y pertinentes que sustentan las conclusiones del auditor. Evidencia
de la auditoria es toda la informacin que utiliza el auditor para llegar la conclusin
en que se basa su opinin. Esta informacin incluye tanto los registros de los
estados financieros como otros tipos de informacin.
Evidencias de auditoria y mtodos de obtencin de informacin:
Tipos de evidencia

Evidencia fsica
Evidencia testimonial
Evidencia documental
Evidencia analtica

Fsicas: Se obtiene mediante inspeccin u observacin directa de las actividades,


bienes o sucesos, y se presentan a travs de notas, fotografas, graficas, cuadros,
mapas o muestras materiales.
Testimonial: Se consigue de toda persona que realiza declaraciones durante la
aplicacin de la auditoria.
Documental: Se obtiene por medio del anlisis de documentos y esta contenida
en cartas, contratos, registros actas, minutas, facturas, recibos y toda clase de
comunicacin producto del trabajo.
Analtica: Comprende clculos, comparaciones, razonamientos y desagregacin
de la informacin.
Para que la evidencia sea til y valida deber cubrir los siguientes requisitos:

Suficiente: Si es basta para sustentar los hallazgos, conclusiones y


recomendaciones de los auditores.
Competente: En la medida que sea consistente, convincente, confiable y

validada por el auditor pblico.


Relevante: Cuando exista relacin en su uso para demostrar o refutar un hecho
en forma lgica y patente.
31

Pertinente: Cuando exista congruencia entre las observaciones, conclusiones y


recomendaciones de la auditoria.

Es fundamental que el auditor documente y reporte al responsable de la unidad de


control interno, al titular de la organizaron y al lder del proyecto las siguientes
situaciones.

Problemas para obtener una evidencia suficiente, producto de registros


incorrectos, operaciones no registradas, archivos incompletos y documentacin

inadecuada o alterada.
Transacciones realizadas fuera de su curso normal
Limitaciones para acceder a los sistemas de informacin
Registros incongruentes con las operaciones realizadas
Condiciones de las reas para suministrar evidencias.

En todas las oportunidades, el auditor deber proceder con prudencia,


preservando su integridad profesional y conservando los registros de su trabajo,
incluyendo los elementos comprobatorios de las inconsistencias detectadas.
Que constituye evidencia suficiente y competente en una auditoria? Una
evidencia no puede ser competente si al mismo tiempo no es relevante y valida.
Para ser relevante debe relacionarse con la afirmacin en cuestin. Supongamos
que un auditor analiza la antigedad de las cuentas por cobrar y el subsecuente
cobro para obtener evidencia de la afirmacin de valuacin de estimacin para
cuentas incobrables. La validez (confiabilidad) de la evidencia depende de las
circunstancias en que se recibi.
Esto hace difcil generalizar y esta sujeto e excepciones, pero la evidencia
ordinariamente es mas valido cuando:

Se obtuvo las fuentes independientes fuera de compaa cliente.


Se genero internamente a travs de un sistema provisto de controles eficaces.
Se obtuvo directamente del auditor (por ejemplo, observando la aplicacin de
un control).
Tiene forma documental (papel, medios electrnicos o de otro tipo) y no una
representacin oral.
Se obtiene de documentos originales, no de fotocopias ni de facsmiles.

32

Control Interno
La importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones,
se ha incrementado en los ltimos aos, esto debido a lo prctico que resulta al
medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos; en especial si se
centra en las actividades bsicas que ellas realizan, pues de ello dependen para
mantenerse en el mercado.
Es bueno resaltar, que la empresa que aplique controles internos en sus
operaciones, conducir a conocer la situacin real de las mismas, es por eso, la
importancia de tener una planificacin que sea capaz de verificar que los controles
se cumplan para darle una mejor visin sobre su gestin.
Por consiguiente, el control interno comprende el plan de organizacin en todos
los procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del
negocio, para proteger y resguardar sus activos, verificar su exactitud y
confiabilidad de los datos contables, as como tambin llevar la eficiencia,
productividad y custodia en las operaciones para estimular la adhesin a las
exigencias ordenadas por la gerencia. De lo anterior se desprende, que todos los
departamentos que conforman una empresa son importantes, pero, existen
dependencias que siempre van a estar en constantes cambios, con la finalidad de
afinar su funcionabilidad dentro de la organizacin.
El sistema de control Interno de una empresa comprende diversos elementos,
entre los cuales se incluyen el ambiente de control, los sistemas de contabilidad y
los controles internos contables y administrativos. Esos elementos, que se
componen de polticas, procedimientos y los medios para vigilar su cumplimiento,
son diseados por la administracin de la empresa con el fin de proteger sus
activos, generar registros contables confiables, fomentar la eficacia de operacin
y alentar la observancia de las polticas administrativas prescritas. Colectivamente,
los diversos elementos de un sistema de control interno funcionan dentro de una
empresa con el fin de reducir la exposicin involuntaria a riesgos de carcter
comercial, financiero o contable. Montgomery (2001).

33

Hay diferencias de opinin en torno al significado y los objetivos del control


interno. Para muchos la designacin del control interno son los pasos que toma
una compaa para prevenir el fraude, tanto la malversacin de activos como los
informes financieros fraudulentos. Otros admiten su importancia en la prevencin
del fraude, pero que contribuye adems a garantizar el control de la manufactura y
otros procesos. Whittington Pany (2000).
El control Interno de un negocio es el sistema de su organizacin, los
procedimientos que tienen implantados y el personal que cuenta, estructurados en
un todo para lograr tres objetivos fundamentales: a) la obtencin de informacin
financiera correcta y segura, b) la proteccin de los activos del negocios, y c) la
promocin de eficiencia de operacin. Mendivil (1982 pp. 47)
La compresin de lo que es el control interno resulta ms accesible a travs de
sus objetivos ya que el control interno en si es algo complejo porque abarca a las
personas, a la forma como estn organizadas, a los procedimientos a que sujetan
sus acciones y a los mismos actos que realizan.
El control interno debe garantizar la obtencin de informacin financiera correcta y
segura ya que la informacin es un elemento fundamental en la marcha del
negocio pues con base en ella se toman las decisiones y formulan los programas
de accin futuros en las actividades del mismo.
Debe igualmente garantizar la proteccin de los activos del negocio por que son
estos lo que permiten desarrollar la actividad principal para el que fue creado, y las
sustracciones, destrucciones y defectos y defectos de tales activos repercuten
negativamente en el cumplimiento de su fin.

34

Por ultimo, el control interno debe promover la eficiencia de operacin


complementando las labores de los individuos sin duplicarlas y haciendo expedito
los tramites y el servici.
El control interno se clasifica en:
Control interno administrativo y Control interno contable.
Control interno administrativo: Son

mtodos, medidas y procedimientos que

tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el


cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia.
Control interno contable: Son mtodos, medidas y procedimientos que tienen que
ver principalmente con la proteccin de los activos y a la confiabilidad de los datos
de contabilidad.
Todo sistema de control interno debe contener las siguientes caractersticas:

Organizacin de manera tal que se pueda diferenciar la autoridad y la


responsabilidad relativas a las actividades de la empresa.
Autorizacin y registro operacional de manera que sea de la atribucin del
departamento de contabilidad el hacer los registros de las informaciones y de

mantener el control
Eficiencia para evitar que en determinado tipo de operaciones intervengan
cuando menos tres (3) persona para evitar fraude.

35

Control Interno del Efectivo


Lo constituye una serie de procedimientos bien establecidos, con el propsito de
monitorear todas las actividades de la Empresa, que puedan afectar el manejo del
efectivo. Estos procedimientos tienen por objetivo salvaguardar los activos,
garantizando la exactitud y confiabilidad de los registros mediante:

Divisin del trabajo


Delegacin de autoridad
Asignacin de responsabilidades
Promocin de personal eficiente
Identificacin del personal con las polticas de la Empresa.

El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en


forma de depsito en un banco comercial. Valores en moneda curso legal o su
equivalente contenido por:

Efectivo en caja
Cuentas bancarias

Las medidas de control interno de efectivo estn orientadas a reducir los errores y
prdidas.
La recepcin del efectivo, puede hacerse por tres vas:

Operaciones en el mostrador (ventas)


Ingresos ejecutados por cobradores
Remesas por correos

Podemos establecer que el rea de efectivo comprende:

Caja y Banco

36

La caja se divide en dos:

Caja chica
Caja general

La caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro
de la misma que no requiere uso de un cheque.
El Control Interno de la Caja Chica debe hacerse, tomando en cuenta lo siguiente:

Deber establecerse un lmite mximo para los pagos a realizarse por caja
chica. Los que excedan dicho lmite, se debern pagar con cheques.
Esta cuenta slo se mover cuando se decida aumentar o disminuir el
fondo, o para su eliminacin.
Debe haber una sola persona responsable de la caja chica.
La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la
Contabilidad, ni a los Cobros, ni a la Caja Principal.
La reposicin del fondo se har mediante cheque a favor de la persona
responsable del mismo.
El fondo se cargar a cada una de las cuentas de gastos o de costos,
segn se especifique en los comprobantes pagados por la Caja Chica.
Los comprobantes impresos, numerados correlativamente, debern estar
aprobados previamente por otra persona autorizada y especificaran en
cifras y letras, el monto pagado.

La Caja General
Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese y salga de la Empresa. Se
carga con los cheques que recibe y se abona cuando se hace el depsito de los
mismos en Banco. Es una cuenta de saldo deudor o cero, nunca acreedor.
Indicar el efectivo, cheques o vales que se encuentran en la Caja.

37

El Arqueo de Caja consiste en el anlisis de las transacciones del efectivo, durante


un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el
efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo
que se encuentra fsicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve
tambin para saber si los controles internos se estn llevando adecuadamente.
Esta operacin es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores o ejecutivos
asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el
Cajero.
Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con
respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan
generalmente en una cuenta denominada " Diferencias de Caja". Se le cargan los
faltantes como prdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se
subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta "Diferencias de Caja"
se deber cancelar contra la de "Prdidas y Ganancias".
La Conciliacin Bancaria
Consiste en la comparacin de los registros de las operaciones con los Bancos, de
nuestros libros con los movimientos registrados en los Bancos, mostrados en los
Estados de Cuenta Mensuales que emiten dichas instituciones, para proceder a
hacer las correcciones o ajustes necesarios en los libros de la empresa. Esto se
realiza ya que es comn que los saldos de dichos estados de cuenta de los
Bancos, no coincidan con los de nuestros libros por cualquiera de las siguientes
razones:

Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los mismos.


Depsitos de ltima hora que la Empresa realiz y que el Banco no registr por
haber cerrado.
Los libros de las cuentas corrientes, para preparar los Estados de fin de mes.
Errores numricos u omisiones en los libros de la Empresa
Cheques ajenos que el Banco carga por equivocacin
Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa.

38

Cargos que el Banco efecta causados por intereses, comisiones, impuestos,


etc.
Abonos hechos a la Empresa por el Banco, por concepto de intereses, cobros
realizados en su nombre o cualquier otro concepto
Errores u omisiones por parte de los Bancos
Control interno de los Inventarios

Los inventarios constituyen las partidas del activo corriente que estn listas para la
venta. Mercanca que posee una empresa en el almacn valorada al costo de
adquisicin, para la venta o actividades productivas.
El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un
departamento de compras, que deber gestionar las compras de los inventarios
siguiendo el proceso de compras.
Existen varios mtodos para llevar el manejo y control de inventarios, entre los
cuales se han destacados los siguientes:
PEPS (Primero en Entrar Primero en Salir)
UEPS (Ultimo en Entrar Primero en Salir)
Mtodo de promedio mvil:
Este mtodo de control de inventarios tiene com caractersticas fundamentales
las siguientes:
cada

vez que entra en el almacn un lote de mercanca, el costo unitario del


saldo resultante, debe ser recalculado.
La existencia fsica es presentada en un solo total, en vez de estar segregado en
lotes segn el orden de entrada.
El costeo de las unidades que van saliendo, se hace en base al costo promedio
calculado en saldo inmediato anterior.

Mtodo PEPS: tipo de inventario perpetuo que detalla por medio de la Tarjeta de
Control de inventario, las salidas y entradas de las mercancas. Establece que la
primera mercanca que se compra es la primera en venderse o salir.

39

Mtodo UEPS: tipo de inventario perpetuo que estable que las ltimas mercancas
que se comprar son las que primero se venden o salen.
Entre las medidas de control interno tenemos:

Hacer conteos fsicos peridicamente.


Confrontar los inventarios fsicos con los registros contables.
Proteger los inventarios en un almacn techado y con puertas de manera que
se eviten los robos.
Realizar entrega de mercancas nicamente con requisiciones autorizadas.
Proteger los inventarios con una pliza de seguro.
Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.

Control Interno de las Inversiones

Los certificados de acciones deben ser guardados por una persona


independiente o el banco.
El registro debe estar al da, cotejado peridicamente con los certificados de
acciones.
Llevar cuenta y razn de los ingresos provenientes de este concepto.
Las transacciones de valores deben se autorizadas por el Consejo
Administrativo.
Las transacciones efectuadas por el custodio requieren la autorizacin de
cuando menos dos funcionarios.

Control Interno de las Cuentas por Cobrar


El total de las cuentas individuales de ser conciliado peridicamente con la cuenta
control en el mayor general.
La antigedad de los saldos debe ser revisada peridicamente por un Empleado.
Los estados de cuentas deben ser enviados con regularidad todos los deudores.
Se debe contar con la aprobacin de especfica del funcionario para:

Otorgar descuentos especiales


Pagar saldos acreedores

40

Las labores del encargado de cuenta por cobrar deben ser independiente de:
Todas las funciones de efectivo.

Verificacin de facturas y Notas de crditos.


Pases a cuentas control.
Autorizacin de bajas de cuentas de cobros dudosos.

Control Interno de Documentos por Cobrar

Estos documentos deben ser aprobados por un funcionario capaz, antes de


aceptarlos, variarlos, renovarlos o darlos de baja.

Estos documentos deben ser registrados detalladamente.

Conciliar, cuando menos una vez al mes, el auxiliar con la cuenta control.

Registrar el descuento de documentos.

Revisar peridicamente los pagos vencidos.

El control interno sobre las cuentas por cobrar se ve fortalecido por una divisin
de funciones, de manera que los diferentes departamentos o individuos son
responsables por:

Control de los pedidos de los clientes


La aprobacin del crdito
La entrega de mercanca
La funcin del despacho
La funcin de facturacin
La verificacin de la factura
El manejo de cuentas control
El manejo de los libros mayores de los clientes
La aprobacin de las devoluciones y las rebajas en ventas
la autorizacin de castigos en cuentas incobrables

41

Control Interno Propiedad Planta y Equipos

Uso de un archivo maestro para los activos fijos individuales.

Controles fsicos adecuados sobre activos que puedan moverse con


facilidad.

Asignacin de nmeros de identificacin a cada activo de planta.

Conteo peridico de los activos fijos y su conciliacin con el departamento


de contabilidad.

Verificar si los equipos de recientes adquisicin sustituyen activos


existentes.

Analizar los ingresos provenientes de la eliminacin de activos e ingresos


miscelneos para detectar recibos de venta de activos.

Control Interno de Cuentas por Pagar

Deben segregarse las funciones de recepcin de productos o mercancas,


de las de autorizacin de pagos y emisin de cheques.
Deben archivarse, en expedientes de pago por cada proveedor, los
documentos relativos a cada operacin: el original de la factura (que debe
cancelarse, con el cuo de pagado, al efectuarse su liquidacin), una copia
del informe de recepcin y el cheque pagado o la referencia a su fecha,

numero e importe.
Las cuentas por pagar deben controlarse por sub-mayores, habilitados por
suministradores, y en cada uno, por cada recepcin, y cada pago

efectuado.
Las cuentas por pagar deben analizarse por rangos de vencimiento, a fin de
tener conocimiento actualizado de los tiempos de vencimiento y proceder a
activar su pago.

42

Control Interno de Capital

Personal independiente debe llevar los registros de los ttulos.


Conciliar peridicamente el registro de acciones con la cuenta de control.
Efectuar pagos de dividendos a travs de una cuenta bancaria especial.

El control interno en una entidad est orientado a prevenir o detectar errores e


irregularidades, las diferencias entre estos dos es la intencionalidad del hecho; el
trmino error se refiere a omisiones no intencionales, y el trmino irregular se
refiere a errores intencionales.
Lo cierto es que los controles internos deben brindar una confianza razonable de
que los estados financieros han sido elaborados bajo un esquema de controles
que disminuyan la probabilidad de tener errores sustanciales en los mismos.
Con respecto a las irregularidades, el sistema de control interno debe estar
preparado para descubrir o evitar cualquier irregularidad que se relacione con
falsificacin, fraude o colusin, y aunque posiblemente los montos no sean
significativos o relevantes con respecto a los estados financieros, es importante
que estos sean descubiertos oportunamente, debido a que tienen implicaciones
sobre la correcta conduccin del negocio

43

Riesgo de la auditoria
Relacin entre el riesgo y la evidencia de la auditoria
La expresin riesgo de auditoria indica la posibilidad que los auditores sin darse
cuenta no modifiquen debidamente su opinin En otras palabras, es el riesgo de
que los auditores emitan una opinin sin salvedades, que contengan una
desviacin material de los principios de contabilidad generalmente aceptados. Se
reduce recabando evidencia: cunto ms confiable sea, menor ser el riesgo. Los
auditores han de reunir suficiente evidencia para aminorar el riesgo a un nivel bajo
en todas las auditorias. Una forma sencilla de obtenerla consiste en aumentar el
alcance de los procedimientos. Sin embargo, tambin se logra seleccionando
procedimiento mas eficientes o relazndolos en una fecha mas cercana a la del
balance general (o despus de terminado). La necesidad de recoger evidencia
suficiente y competente esta incluida en la ejecucin del trabajo. Debe obtenerse
evidencia suficiente y competente mediante la observacin, la inspeccin, las
preguntas y confirmaciones para contar con un fundamento razonable que permita
emitir una opinin respecto los estados financieros.

44

Unidad III

Metodologa
De La Auditoria
Administrativa

45

Metodologa para realizar una auditoria administrativa


Para llevar a cabo una auditoria administrativa es necesario contar con un marco
metodolgico que orienta las acciones en sus diferentes etapas: Planeacin,
instrumentacin, examen, informe y seguimiento. Cada una de ellas dispone
de una serie de componentes indispensables para cumplir con un fin convenido.
La metodologa de la auditoria administrativa

tiene el propsito de servir como

marco de actuacin para que las acciones en sus diferentes fases de ejecucin se
conduzcan en forma programada y sistemtica, unifique criterios y delimiten la
profundidad con que se revisaran y aplicaran las tcnicas de anlisis
administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados.
Tambin cumple con la funcin de facilitar al auditor la identificacin y
ordenamiento de la informacin correspondiente a los registros de hechos,
hallazgos, evidencias, transacciones, situaciones, argumentos y observaciones,
para su examen, informe y seguimiento. (Franklin 2003 pp. 55)
De conformidad con lo anotado, las etapas que integran la metodologa son:
a) Planeacin
b) Instrumentacin

Examen
Informe

Seguimiento

46

A) PLANEACION
Es un lineamiento generales que norma la aplicacin de la auditoria administrativa,
para garantizar que la cobertura de factores prioritarios, las fuentes de estudio, la
investigacin preliminar, el proyecto de auditoria y el diagnostico preliminar sean
suficientes pertinentes y relevantes.
Objetivo
Determinar las acciones que deben realizar para instrumentar la auditoria en forma
secuencial y ordenada, tomando en cuenta las condiciones que tienen que
prevalecer para alcanzar en tiempo y lugar los objetivos establecidos.
Para planificar una auditoria es necesario tomar en cuenta los siguientes factores.
Fuentes de estudio
Representan las instancias internas y externas a las que se recurre para captar la
informacin que se registra en los papeles de trabajo del auditor.
Internas

Gobierno Corporativo
rganos de control interno
Socios
Niveles de organizacin
Comisiones, comits y grupos de trabajo
Sistemas de informacin

Externas

Normativas, Leyes nacionales y Regionales


Organizaciones anlogas, o del mismo sector o ramo
Organizaciones lideres en el campo de trabajo
Organismos nacionales e internacionales que dicta lineamientos o normas
regulatorias
Redes de informacin
Proveedores
Clientes o usuarios

47

Investigacin preliminar
Definida la direccin y los factores a auditar, la secuencia lgica para su desarrollo
requiere de

un reconocimiento o investigacin preliminar para determinar la

situacin administrativa de la organizacin.


Esto conlleva la necesidad de revisar la literatura tcnica y legal informacin del
campo de trabajo, y toda clase de documento relacionada con los factores
predeterminados, as como el primer contacto con la realidad. Lo que puede
provocar una reformulacin de los objetivos, estrategias, acciones a seguir o
tiempos de ejecucin.
Asimismo, perfilar algunos de los problemas que podran surgir y brindar otra
perspectiva. Tal acercamiento inicial demanda la mucha precisin, ya que la
informacin tiene que analizarse con el mayor cuidado posible para no propiciar
confusin en la interpretacin de su contenido.
Para realizar esta tarea en forma adecuada es conveniente tomar en cuenta los
siguientes criterios:

Determinacin de las necesidades especificas


Identificacin de los factores que requieren atencin
Definicin de estrategias de accin
Jerarquizacin de prioridades en funcin del fin que se persigue
Descripcin de la ubicacin, naturaleza y extensin de los factores
Especificacin del perfil del auditor.
Estimacin del tiempo y los recursos necesarios para cumplir con el objetivo
definido. Franklin 2003 pp. 56

48

Preparacin del proyecto de auditoria


Recabada la informacin preliminar, se debe proceder a seleccionar la necesaria
para instrumentar la auditoria, la cual incluye dos apartados: la propuesta tcnica y
el programa de trabajo.
Propuesta tcnica
Naturaleza: Tipo de auditoria que se pretende realizar
Alcance: reas de aplicacin
Antecedentes: Recuentos de auditorias anteriores
Objetivos: Logros que se pretende alcanzar
Estrategia: Ruta fundamental para orientar el curso de accin y asignacin de
recursos
Justificacin: demostracin de la necesidad de instrumentarla
Acciones: Iniciativas o actividades necesarias para su ejecucin
Recursos: Requerimientos humanos, materiales y tecnolgicos
Costos: Estimacin global y especifica de recursos financieros necesarios
Resultados: Beneficios que se espera obtener.
Informacin complementaria: Material e investigaciones que pueden servir como
elemento de apoyo. (Franklin 2003 pp. 62)
Programa de trabajo
Es un enunciado lgico ordenado y clasificado de los procedimientos de auditoria
a ser empleados, as como la extensin y oportunidad de su aplicacin. Sirve
como gua a los auditores durante la auditoria y como registro permanente de la
labor efectuada.
Identificacin: Nombre del estudio
Responsables: Auditor a cargo de su implementacin
rea(s): Universo bajo estudio
Clave: Numero progresivo de las reas, programas o proyectos
Actividades: Pasos especficos para captar y examinar la informacin
Fases: Definicin del orden secuencial para realizar las actividades
Calendario: Fechas asignadas para el inicio y termino de cada fase

49

Representacin grafica: Descripcin de las acciones en cuadros e imgenes


Formato: Presentacin y resguardo de progresos
Reporte de avance: Seguimiento de las acciones
Periodicidad: Tiempo dispuesto para informar avances
Asignacin de la responsabilidad
Para iniciar formalmente el estudio, la organizacin designara al auditor o equipos
de auditores que estime conveniente, atendiendo la magnitud o grado de
complejidad de la auditoria.
La designacin como responsable puede recaer en el titular del rgano de control
interno, en el encargado de alguna unidad de apoyo tcnico o en un directivo de
lnea de alguna de las reas de la organizacin, partiendo de la base de que tenga
los conocimientos y experiencia necesarios en la realizacin de la auditoria
administrativa.
Capacitacin
Un vez definida la responsabilidad, se debe capacitar a las personas o equipo
designado, no solo en lo que respecta al manejo de los medios de investigacin
que se emplearan para recopilar la informacin, si no en todo el proceso para
prepara la aplicacin e instrumentacin de la auditoria.
Por lo anterior, se debe dar a conocer a este personal el objetivo que se persigue,
las reas involucradas, la calendarizacin de actividades, los documentos de
soporte, el inventario estimado de la informacin a captar, la distribucin de cargas
de trabajo, el registro de la informacin, la forma de reportar, y los mecanismo de
de coordinacin y de reporte establecidos.
Actitud
La labor de investigacin

tiene que llevarse sin perjuicios u opiniones

preconcebidas por parte del auditor.


Es recomendable que los auditores adopten una conducta amable y discreta, a fin
de procurarse una imagen positiva; lo que facilitara su tarea y estimulara la
participacin activa del personal de la organizacin.

50

Con el propsito de evitar crear falsas expectativas, es de vital importancia que el


equipo de auditores se abstenga de hacer comentarios que no tengan un sustento,
o de hacer promesas que no puedan cumplir, apegndose en todo momento a las
directrices de la auditoria en forma objetiva.
Diagnostico preliminar
El diagnostico, en esta fase, debe precisar claramente los fines susceptible de
alcanzar, los factores que se van a examinar, las tcnicas a emplear y la
programacin que se va orientar el curso de accin de auditoria.
Con esta perspectiva, el auditor esta obligado a prever la realizacin de los
siguientes pasos:
1. Enriquecer la documentacin de antecedentes y justificacin de la auditoria
2. Afina el objetivo general
3. Definir los objetivos tentativos especficos por rea
4. Complementar la estrategia global
5. Ajustar y concretar el proyecto de auditoria
6. Determinar las acciones a seguir
7. Delimitar claramente el universo a examinar
8. Proponer tcnicas para la capacitacin y el anlisis de la informacin
9. Plantear alternativas de medicin
10. Depurar los criterios para el manejo de papeles de trabajo y evidencias
11. Coadyuvar en el diseo y aplicacin del examen
12. Contribuir en la elaboracin del informe
13. Proponer mecanismos de seguimiento
En la planeacin se fija el objetivo de la auditoria, los factores a revisar, que
incluyen el proceso administrativo y los elementos especficos que complementan
su funcionamiento, las fuentes de estudio interna y externas, la investigacin
preliminar y la preparacin del proyecto de auditoria que considera la propuesta
tcnica, el programa de trabajo y los aspectos de capacitacin, asignacin de
responsabilidad y actitud, as como el diagnostico preliminar.

51

B) Instrumentacin
Concluida la parte preparatoria se procede a la instrumentacin de la auditoria,
etapa en la cual se tienen que seleccionar y aplicar las tcnicas de recoleccin
que se estimen mas viables; de acuerdo con las circunstancias propias de la
auditoria, la medicin que se empleara, el manejo de los papeles de trabajo y
evidencia, as como la supervisin necesaria para mantener una coordinacin
efectiva.
Recopilacin de informacin
Esta tarea debe enfocarse al registro de todo tipo de hallazgos y evidencias que
haga posible su examen objetivo; de otra manera se puede incurrir en errores de
interpretacin que causen retrasos u obliguen a recapturar la informacin,
reprogramar la auditoria o, en su caso, a suspenderla.
Asimismo, es conveniente aplicar un criterio de discriminacin, teniendo siempre
presente el objetivo del estudio, y proceder continuamente a su revisin y
evaluacin, para mantener una lnea de accin uniforme.
Tcnicas de recoleccin
Para recabar la informacin requerida en forma gil y ordenada, se puede emplear
alguna, o una combinacin, de las siguientes tcnicas.

Investigacin documental
Observacin directa
Acceso a redes de informacin
Entrevistas
Cuestionarios
Cedulas

Investigacin documental
Consiste en la localizacin, seleccin y estudio de la documentacin que puede
aportar elementos de juicio a la auditoria. Alas fuentes documentales bsicas alas
que se pueden acudir son:

52

Normativa

Acta constitutiva
Ley que ordena la creacin de la organizacin
Reglamento interno
Reglamentacin especifica
Tratados y convenios
Decretos y acuerdos

Administrativos

Organigramas
Manuales administrativos
Sistemas de Informacin
Sistemas de normalizacin y certificacin
Cuadros de distribucin de trabajo
Plantillas de personal
Inventarios de mobiliario y equipo
Auditorias administrativas previas

Mercado

Productos y servicios
reas (poblacin ingresos factores limitantes).
Comportamiento de la demanda (situacin actual, situacin futura proyectada,
caractersticas).
Comportamiento de la oferta situacin actual, situacin futura (previsible),
anlisis del rgimen de mercado.
Determinacin de precios

Ubicacin geogrfica

Localizacin
Ubicacin espacial interna
Caractersticas
Del terreno
Distancias y costo de trasporte
Justificacin en relacin con el tamao y los procesos.
53

Estudios financieros

Recursos financieros para inversin


Anlisis y proyecciones financieras
Programas de financiamiento
Evaluacin financiera

Situacin econmica

Sistema econmico
Naturaleza y ritmo de la del desarrollo de le economa
Aspectos sociales
Variables demogrficas
Relaciones con el exterior

Observacin directa
Es el acercamiento y revisin del rea fsica donde se desarrolla el trabajo de la
organizacin, para conocer las condiciones de trabajo y el clima organizacional
imperante. Es recomendable que el auditor responsable presida la observacin
directa, y comente y discuta su percepcin con su equipo de trabajo; de esta
manera se asegurara de que exista un consenso entorno a las condiciones de
funcionamiento del rea y podr definir los criterios a los que deber sujetarse en
todo momento la auditoria.
La entrevista
Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente
para obtener informacin. Este medio es posiblemente el ms empleado, y uno de
los que puede brindar informacin mas completa y precisa, puesto que el
entrevistador, al tener contacto con el entrevistado, adems de obtener
respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios.
Cuestionarios
Se emplea para obtener la informacin deseada en forma homognea. Estn
constituidos por una serie de preguntas escritas, predefinidas, secuenciales y
separadas por capitulo o temticas especifica. La calidad de la informacin que
obtenga, depender de su estructura y forma de presentacin.

54

Cedulas
Se utilizan para captar la informacin requerida de acuerdo con el propsito de la
auditoria. Estn conformadas por formularios cuyo diseo incorpora casillas,
bloques y columnas que facilitan la agrupacin y divisin de su contenido para su
remisin y anlisis, tambin abren la posibilidad de ampliar el rango de
respuestas.
Medicin
Para consolidar la instrumentacin, es necesario que los hechos se puedan
evaluar relacionndolos con una medida, la cual parte de los indicadores
establecidos para el proceso administrativo y de los elementos especficos, as
como del propsito estratgico y atributos fundamentales asociados con uno y con
otro. La escalas que se empleen con este fin, cumplen con la funcin de garantizar
la confiabilidad y validez de la informacin que se registra en los papeles de
trabajo, y que, posteriormente, servirn para comprobar la veracidad de las
observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de la
auditoria.
Papeles de trabajo
Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el auditor debe hacerlo
en lo que se denomina papeles de trabajo; son los registros en donde describe las
tcnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la informacin
obtenida y las conclusiones alcanzadas.
Estos papeles proporcionan el soporte principal que, en su momento, el auditor
habr de de incorporar en su informe, ya que incluyen observaciones, hechos
argumentos para respaldarlos; adems apoyan la ejecucin y supervisin del
trabajo. Deben de formularse con claridad y exactitud, considerando los datos
referentes al anlisis, comprobacin, opinin y conclusiones sobre los hechos,
transacciones, o situaciones detectadas. Tambin se indicaran las desviaciones
que presentan respecto de los criterios, normas o previsiones de presupuesto, en
la medida que esta informacin soporte la evidencia; la cual valida las
observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de
auditoria.

55

El auditor debe preparar y conservar los papeles de trabajo cuya forma y


contenido dependen de las condiciones de aplicacin de la auditoria, ya que son el
testimonio del trabajo efectuado y el respaldo de sus juicios y conclusiones.
Los papeles de trabajo tienen que elaborarse sin perder de vista que su contenido
debe incluir:
Identificacin de la auditoria

El proyecto de auditoria
ndices, cuestionarios, cedulas y resmenes del trabajo realizado.
Indicaciones de las observaciones recibida durante la aplicacin de la auditoria
Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo
Anotaciones sobre informacin relevante
Ajustes realizados durante su ejecucin
Reporte de posibles Irregularidades
Lineamientos recibidos por rea o fase de la aplicacin

Para homogenizar su presentacin e informacin, y facilitar el acceso a su


consulta, los papeles no deben sobrecargarse con referencias muy operativas sino
consignar los tpicos relevantes, estar redactados en forma clara y ordenada, y
ser lo suficientemente slidos en sus argumentos para que cualquier persona que
los revise pueda seguir la secuencia del trabajo. Asimismo, son un elemento
probatorio de que la evidencia obtenida, los procedimientos y tcnicas empleados
son suficientes y competentes.
Aunque los papeles de trabajo que prepara el auditor son confidenciales, podr
proporcionarlos cuando reciba una orden o citatorio para presentarlos, por lo que
debe resguardarlos por un periodo suficiente para cualquier aclaracin o
investigacin que pudiera emprenderse y, tomando en cuenta su utilidad, para
auditorias subsecuentes.

56

Evidencia
La evidencia comprende como ya se dijo es la comprobacin fehaciente de los
hallazgos durante el ejercicio de la auditoria, por lo que constituye un elemento
relevante para fundamentar los juicios y conclusiones que formula el auditor.
Por tal motivo, al reunirla se debe prever el nivel de riesgo, incertidumbre y
conflicto que pueda traer consigo, as como el grado de confiabilidad, calidad y
utilidad real que debe tener; en consecuencia, es indispensable que el auditor se
apegue en todo momento a la lnea de trabajo acordada, alas normas en la
materia y a los citerior que durante el proceso de ejecucin vayan surgiendo. La
evidencia se puede clasificar en los siguientes rubros:
Fsica: Se obtiene mediante inspeccin u observacin directa de las actividades,
bienes o sucesos, y se presenta a travs de notas, fotografas, cuadros, mapas o
muestras materiales.
Documental. Se obtiene por medio del anlisis de documentos y esta contenidas
en cartas, contratos, acatas, minutas, facturas, recibos y toda clase de
comunicacin producto del trabajo.
Testimonial. Se consigue de toda persona que realice declaraciones durante la
aplicacin de la auditoria.
Analtica. Comprende clculos, comparaciones, razonamientos y desagregacin
de la informacin por reas, apartados o componentes.
Para que la evidencia sea til y valida, debe cubrir los siguientes requisitos

Suficiente: Si es la necesaria para sustentar los hallazgos, conclusiones y


recomendaciones del auditor.
Competente: Si cumple con ser consistente, convincente, confiable, y ha
sido validad.
Relevante: Cuando aporta elementos de juicio para demostrar o refutar un
hecho de forma lgica y clara.
Pertinente:

Cuando

existe

congruencia

entre

las

observaciones,

conclusiones y recomendaciones de la auditoria.

57

Es fundamental que el auditor documente y reporte al responsable de la unidad de


control interno, al titular de la organizacin y al lder del proyecto las siguientes
situaciones.

Problemas para obtener una evidencia suficiente, producto de los registros


incorrectos, operaciones no registradas., archivos incompletos y

documentacin inadecuada o alterada


Transacciones realizadas fuera del curso normal
Limitaciones para acceder a los sistemas de informacin.
Registros incongruente con las operaciones realizadas
Condicionamiento de la reas para suministrar evidencias

En todas las oportunidades, al auditor deber proceder con prudencia,


preservando su integridad profesional y conservando los registros de su trabajo,
incluyendo los elementos comprobatorios de las inconsistencias detectadas.
Supervisin del trabajo
Para tener la seguridad de que se sigue y respeta el programa aprobado, es
necesario ejercer una estrecha supervisin sobre el trabajo que realizan los
auditores, delegando la auditoria sobre quien posea experiencia, conocimiento y
capacidad.
De esta manera, a medida que se descienda el nivel de responsabilidad, el auditor
que encabece una tarea, tendr siempre la certeza de dominar el campo de
trabajo y los elementos de decisin para vigilar que las acciones obedezcan a una
lgica en funcin de los objetivos de auditoria.
La supervisin, en las diferentes fases de ejecucin de la auditoria, comprende:

Revisin del programa de trabajo


Vigilancia constante y cercana al trabajo de los auditores
Aclaracin oportuna de dudas
Control del tiempo invertido en funcin del estimado
Revisin oportuna y minuciosa de los papeles de trabajo
Revisin final del contenido de los papeles de trabajo para cerciorarse de
que estn completos y cumplen con su propsito

58

Para llevar a cabo la supervisin en forma consistente y homognea es


conveniente observar los siguientes criterios.

Asegurarse de que existe coincidencia en las lneas fundamentales de


investigacin en todo el equipo de auditores
Monitorear constantemente

el trabajo de los auditores para atender

cualquier duda
Revisar el trabajo realizado y efectuar las observaciones y ajustes
pertinentes
Efectuar cambios en el equipo de auditores cuando prevalezcan actitudes
negativas o no se apliquen las lneas de investigacin definidas.
Celebrar reuniones peridicamente para mantener actualizado a los
auditores e instruirlos para mejorar su desempeo

As mismo, es de vital importancia que la supervisin del trabajo contemple:


Que los reportes de hallazgos cuenten con un espacio para la firma de
revisin del auditor responsable
Que aquellos documentos que no cuenten con esta firma sean sometido a
revisin y no se aprueben en tanto no lo autorice el auditor responsable
Que los papeles de trabajo incluyan las anotaciones del auditor lder del
equipo, para garantizar el contenido de las conclusiones
Llevar una bitcora donde se derriba el comportamiento de los auditores
Preparara un informe que comprenda los logros y obstculos encontrados a
lo largo de la auditoria
Elaborar una propuesta general en la que se destaquen las contribuciones
esenciales detectadas y el camino para instrumentarlas

En resumen podemos decir que en la instrumentacin se determina cmo


recopilar la informacin a travs de las tcnicas de recoleccin como la
investigacin documental, observacin directa, acceso a redes de informacin,
entrevistas, cuestionarios, y cedulas, y se toman en cuenta los aspectos de
medicin como indicadores y escalas, los papeles de trabajo del auditor, la
evidencia que sustenta los hallazgos y la supervisin del trabajo en sus diferentes
modalidades.

59

C) Examen
En el examen se establece el propsito, el procedimiento y las variables
cuantitativas seleccionadas para revisar la informacin captada, y la formulacin
del diagnostico administrativo, en el cual se incorporan los aspectos que habrn
de servir para evaluar los hechos, las tendencias y situaciones para consolidar un
modelo analtico de la organizacin.
El examen de los factores de la auditoria consiste en dividir o separar sus
elementos componentes parta conocer la naturaleza, las caractersticas y el origen
de su comportamiento, sin perder de vista la relacin, interdependencia e
interaccin de las partes entre si y con el todo, y de estas con sus contexto.
Propsito
Aplicar las tcnicas de anlisis procedentes para lograr los fines propuestos con la
oportunidad, extensin y profundidad que requiere el universo sujeto a examen, y
las circunstancias especficas del trabajo, a fin de reunir los elementos de decisin
ptimos.
Procedimiento
El examen provee de una clasificacin e interpretacin de hechos, diagnostico de
problemas, as como los elementos para evaluar y racionalizar los efectos de un
cambio.
El procedimiento de examen consta de los siguientes pasos:

Conocer el hecho que se analiza


Describir ese hecho
Descomponerlo para percibir todos sus hechos y detalles
Revisarlo crticamente para comprender mejor cada elemento
Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificacin,
seleccionado,

haciendo

comparaciones

buscando

analogas

discrepancias.
Definir las relaciones que operan entre cada elemento, considerado
individualmente y en conjunto.
Identificar y explicar su comportamiento con el fin de entender las causas
que lo originaron y el camino para su atencin

60

Un enfoque muy eficaz para consolidar el examen consiste en adoptar una actitud
interrogativa y formular de manera sistemtica seis cuestionamientos:

Que trabajo se hace? Naturaleza o tipo de labores que realizan


Porque se hace? propsitos que se pretende alcanzar
Quien lo hace? Personal que interviene
Como se hace? Metidos y tcnicas que se aplican
Con que se hace? Equipos e instrumentos que se utilizan
Cuando se hace? Estacionalidad, secuencia y tiempos requeridos

Despus de obtener respuestas claras y precisas para cada una de las preguntas
anteriores, estas deben someterse, a su vez, a un nuevo interrogatorio,
planteando la pregunta Por qu?

Hasta en cinco ocasiones, de manera

consecutiva. A partir de ese momento el examen se torna mas critico, y permite


que las nuevas respuestas vayan abriendo una perspectiva cada vez mas
profunda en cuanto al las alternativas para respaldar las conclusiones y juicios del
auditor. (Franklin 2003 pp. 73)
Tcnicas de anlisis administrativos
Constituyen los instrumentos en que el auditor se apoya para complementar sus
observaciones, y le posibilitan:

Comprobar como se estn ejecutando las etapas del proceso administrativo


Evaluar cualitativa y cuantitativamente los indicadores establecidos
Examinar los resultados que estn obteniendo la organizacin
Revisara las circunstancias que inciden en los resultados
Verificar los niveles de efectividad
Conocer el uso de los recursos
Determinar la medida de consistencia en procesos especficos

Entre las tcnicas que se utilizan para realizar el anlisis, y que representan un
apoyo valioso apara el auditor, se encuentran las siguientes:

61

Organizacionales

Administracin por objetivos


Anlisis de sistemas
Anlisis de costo beneficio
Anlisis de estructura
rbol de decisiones
Autoevaluacin
Control total de la calidad
Diagrama de causa y efecto
Control de calidad
Diagrama de pareto
Benchmarking
Empowerment
Estudio de factibilidad
Estudio de viabilidad
Inteligencia emocional
Reingeniera organizacional
Reorganizacin

Cuantitativas

Anlisis de serie de tiempos


Cadena de eventos
Modelo de inventarios
Modelos integrados de produccin
Muestreo
Programacin dinmica
Programacin lineal
Teora de las colas o de lneas de espera
Teora de las decisiones

(Franklin 2003 pp. 74)

62

Formulacin del diagnostico administrativo


El diagnostico administrativo, parte esencial de la auditoria administrativa, es un
recurso que traduce los hechos y circunstancias en informacin concreta,
susceptible de cuantificarse y calificarse. Es tambin una oportunidad para disear
un marco legal de anlisis; para sistematizar la informacin de la realidad de una
organizacin, para establecer la naturaleza y magnitud de sus necesidades; para
identificar los factores mas relevantes de su funcionamiento; para determinar los
recursos disponibles en la resolucin de problemas; y, sobre todo para servir como
cauce a las acciones necesarias que ofrezcan su atencin efectiva.
El diagnostico es un mecanismo de estudio y aprendizaje, toda vez que
fundamenta y transforma las experiencias y los hechos en conocimiento
administrativo, a la vez que permite evaluar tendencias y situaciones para formular
una propuesta interpretativa, o modelo analtico, de la realidad de la organizacin.
(Franklin 2003 pp.79)

D) Informe
Al finalizar el examen de la organizacin, es necesario preparar un informe, en el
cual se consignen los resultados de la auditoria; identificando claramente el rea,
sistema, programa, proyecto, etctera, auditado, el objeto de la revisin, la
duracin, alcance, recursos y mtodos empleados.
En virtud de que este documento se sealan los hallazgos as como las
conclusiones y recomendaciones de la auditoria, es indispensable que brinde
suficiente informacin respecto al la magnitud de hallazgos y la frecuencia con que
se presentan, dependiendo del numero de caos o transacciones revisadas en
funcin de las operaciones que realiza la organizacin. As mismo, es importante
que tanto los hallazgos como las recomendaciones estn sustentados por
evidencia competente y relevante, debidamente documentada en los papeles de
trabajo del auditor.

63

Los resultados, las conclusiones y recomendaciones que de ellos se desprendan,


debern reunir tributos como:

Objetividad: visin imparcial de los hechos


Oportunidad. Disponibilidad en tiempo y lugar de la informacin.
Claridad: Fcil comprensin del contenido
Utilidad: Provecho que puede obtenerse de la informacin
Calidad: Apego de normas de la calidad y elementos del sistema de calidad
en materia de servicios
Lgica: Secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas

El informe constituye un factor invaluable en tanto que posibilita conocer los si los
instrumentos y criterios contemplados fueron acordes con las necesidades reales,
y deja abierta la alternativa de su presentacin previa al titular de la organizacin
para determinar los logros obtenidos, particularmente cuando se requieren
elementos probatorios o de juicio que no fueron captados en la aplicacin de la
auditoria. As mismo, permite establecer las condiciones necesarias

para su

presentacin e instrumentacin. En caso de una modificacin significativa,


derivada de evidencia relevante, el informe tendr que ajustarse.
Aspectos operativos
Antes de presentar la versin definitiva del informe, es necesario revisarlo en
trminos prcticos, partiendo de las premisas acordadas para orientar las acciones
que se llevaron a cabo en forma operativa.
Para abordar este aspecto, es aconsejable ajustarse al siguiente orden.

Introduccin: Criterios que se contemplaron para comprender e interpretar


la auditoria.
Antecedentes: Informacin que enmarca la gnesis y situacin actual de la
organizacin.
Justificacin: Elementos que hicieron necesaria su aplicacin
Objetivos de la auditoria: Razones por las que se efectu la auditoria y fines
que se persiguen con el informe.
Estrategia: Curso de acciones seguidas y recursos ejercidos en cada uno
de ellos.

64

Recursos: Medios humanos, materiales y tecnolgicos empleados.


Costos: Recursos financieros usados en el desarrollo.
Alcance: mbito, profundidad y cobertura del trabajo.
Acciones: Pasos o actividades realizados en cada etapa.
Metodologa: Marco de trabajo, tcnicas e indicadores en el que se sustento
la auditoria.
Resultados. Hallazgos significativos y evidencia suficiente que los sustenta
Conclusiones: Inferencias basadas en las pruebas obtenidas
Recomendaciones: Sealamientos para mejorar la operacin y el
desempeo
Alternativas de implantacin: programas y mtodo viables.
Desviaciones significativas: Grado de cumplimiento de las normas
aceptadas para la auditoria
Opiniones de los responsables de la reas auditadas : Puntos de vistas
externos acerca de los hallazgos, conclusiones y recomendaciones
Asuntos especiales: Toda clase de aspectos que se requieren de un estudio
profundo. ( Franklin 2003 pp. 82)

Lineamientos generales para su preparacin

No perder de vista el objeto de la auditoria cuando se llegue a las


conclusiones y recomendaciones finales.
Ponderar las soluciones que propongan para hacerlas practicas y viables
Explorar las diferentes alternativas para inferir las causas y efectos
inherentes a los hallazgos, y traducirlas en recomendaciones preventivas o

correctivas, segn sea el caso.


Homogenizar las integracin y presentacin de los resultados para que
exista coherencia entre los hallazgos y los criterios para su creacin.
Aprovechar todo el apoyo posible para fundamentar slidamente los
resultados
Ofrecer a los niveles de detencin los elementos idneos para una toma de
decisiones objetiva y consistente.

65

Sentar las bases para la constitucin de un mecanismo de informacin


permanente.
Crear conciencia en los niveles de decisin de la importancia que reviste el
no cumplir, o hacerlo extemporneamente, con las medidas recomendadas
Establecer la forma y contenido que debern observar los reportes y
seguimientos de las acciones
Tomar en cuenta los resultados de auditorias realizadas con anterioridad,
para evaluar el tratamiento y cursos de accin tomados en la obtencin de
resultados.

Es conveniente que antes emitir el informe, una persona independientemente a la


aplicacin de la auditoria, revise los borradores y los papeles de trabajo, a fin de
verificar que han cumplido con todas las normas de auditoria.
Presentacin del informe
Un vez que el informe ha quedado debidamente estructurado, el responsable de
auditoria convocara al grupo auditor para efectuar la revisin de su contenido; en
caso de detectar algn aspecto susceptible de enriquecer o aclarar, realizara los
ajustes necesarios para depurarlos. Cuando ya se cuente con el informe final, se
proceder a su entrega y presentacin a:

Titular de la organizacin
rgano de gobierno
Niveles directivos
Mandos medios y nivel operativo.
Grupos de filiacin, corporativos o sectoriales

La presentacin del informe puede realizarse con el apoyo de equipos de


computacin, lminas o material audiovisual.
En el informe se registra los resultados de la auditoria, los aspectos operativos
acordados para orientar su ejecucin y los lineamientos generales para su
preparacin.

66

E) Seguimiento
Finalmente

en

el

seguimiento

se

integran

las

observaciones

recomendaciones, para lo cual se precisa un objetivo, lineamientos generales y


acciones especificas para examinar el grado de avance en la implementacin
de los cambios sugeridos y sentar las bases para la auditoria de seguimiento
Las observaciones que se producen como resultado de la auditoria deben de
sujetarse a un estricto seguimiento, ya que no solo se orientan a corregir fallas
detectadas, si no tambin a evitar su recurrencia. En este sentido, el
seguimiento no se limita a la determinacin de observaciones o deficiencias, si
no aportar elementos de crecimiento a la organizacin, lo que hace posible.

Verificar

que

las

acciones

realizadas

como

resultado

de

las

observaciones, se lleven a la practica en los trminos y fechas


establecidos conjuntamente con los responsables de rea, funcin,
proceso, programa, proyecto o recurso revisado, a fin de alcanzar los

resultados esperados
Facilitar al titular de la organizacin la toma de decisiones
Constatar las acciones que se llevaron a cabo para instrumentar las
recomendaciones, y al finalizar la revisin, rendir un nuevo informe al
grado y forma como estas se atendieron.

67

Objetivo general
Establecer lineamientos generales para dar el adecuado seguimiento de las
observaciones formuladas por el auditor y asegurar su atencin y puesta en
operacin.
Lineamientos generales

Definir las reas en que se comprobara la implantacin de los cambios


propuestos por el auditor, tomando como referencia el informe de la
auditoria y las sugerencias o comentarios del titular de los titulares de la

organizacin.
Considerar la participacin de especialistas cuando se estime que la
aplicacin de las recomendaciones as lo requiere
Realizar, con la amplitud necesaria, las pruebas adecuadas para
obtener evidencia que fundamente la opcin de las sugerencia del

auditor
Establecer los mecanismos para mantener un adecuado control del
cumplimiento de estas propuestas en los trminos y fechas establecidos
Brindar el apoyo necesario a las reas involucradas durante el proceso
de seguimiento e instrumentacin de tales recomendaciones
Evaluar los resultados y logros alcanzados como producto de las
modificaciones efectuadas de acuerdo con dichas propuestas
Replantear las recomendaciones que se consideren indispensables, en
especial cuando existan cambios plenamente justificados de las

condiciones que les dieron origen


Reprogramar

las

fechas

compromisos

para

implantar

las

recomendaciones en los casos en que stas no se hayan adoptado o

atendido parcialmente
El auditor comentar con el responsable del rea sujeta a seguimiento
las observaciones determinadas, con el objeto de

que aporten las

pruebas o elementos de juicios adicionales que en el desarrollo de la


auditoria no fueron expuestos, permitiendo con ello rectificar su opinin

68

Si el criterio del auditor se tiene que reportar el seguimiento de


observaciones derivadas de una auditoria en proceso, deber

adjuntarse al informe
Establecer cuando se justifique, fechas de reprogramacin para
implantar en sus totalidad las recomendaciones conforme a los trminos
previamente acordados con la junta directiva

Acciones especficas
Para examinar el grado de avance en la puesta en prctica de los cambios
sugeridos y sentar las bases para una auditoria de seguimiento, se requiere que el
auditor verifique como se efectan, lo cual se puede visualizar desde dos
perspectivas:
1. Las recomendaciones se han implantado conforme al programa
2. Tal implantacin se ha realizado fuera del programa
Recomendaciones Programadas

Asignacin de responsabilidades
Factores considerados
reas de aplicacin
Periodo de realizacin
Porcentaje de avance
Costo
Apoyo y soporte utilizados
Resultados obtenidos
Impacto logrado

Recomendaciones fuera de programa

Desviaciones
Causas
Efectos
Alternativas de solucin planteadas
Alternativas de solucin aplicadas
Acciones correctivas realizadas
Calendarios de aplicacin

69

Criterios para la ejecucin de la auditoria de seguimiento

Considerar las sugerencias o comentarios del titular de la organizacin


referentes al las observaciones y recomendaciones contenidas en los
informes, con el propsito de atenderlas en la auditoria de seguimiento a

realizar
Entrevistarse previamente a la ejecucin de esta auditoria con los
responsables de las reas involucradas, e fin de obtener un panorama

general de avance en la implantacin de las recomendaciones


Especificar el numero de semanas hombres que comprender la revisin,
el responsable de la supervisin y los auditores que participaran en la

ejecucin
Dar prioridad en la auditoria de seguimiento, a la comprobacin del
cumplimiento en los trminos establecidos y fechas programadas en las
disposiciones de apoyo preparadas, la definicin de medidas correctivas y
las sugerencias de tipo preventivo para evitar la recurrencia de las

observaciones sealadas por el auditor.


Cuando en la auditoria de seguimiento se detecten nuevas irregularidades,
se deber ampliar el alcance de los procedimientos de auditoria, con la
finalidad de plantear al responsable del rea las recomendaciones
necesarias para corregirlas y establecer conjuntamente las fechas
compromiso. (Franklin 2003 pp. 55)

Resumen
El marco metodolgico representa el camino indicado o pasos a seguir, para
guiar las acciones de una auditoria administrativa, debe permitir realizar las
correcciones necesarias para cumplir con los objetivos de la misma y
transformar las experiencias adquiridas en conocimientos.

70

UNIDAD IV

AUDITORIA
ADMINISTRATIVA
POR AREAS

71

Presentacin
En este capitulo se abordaran algunas reas funcionales de inters para el auditor
administrativo, que representan actividades susceptibles

de auditarse. No se

abarca la totalidad de las reas, ni tampoco se enfocan desde el punto de vista


tradicional No intenta ser un tratado tcnico que sirva de gua a los practicantes de
esta herramienta, si no para apoyar al auditor que no sea un experto en un campo
dado a comprender aspectos inciales y oportunidades de la auditoria
administrativa de naturaleza funcional.
En las dos ltimas dcadas hubo enormes progresos en la tecnologa de la
informacin, en la presente dcada parece ser muy probable que habr gran
demanda de informacin respecto al desempeo de los organismos sociales. La
auditoria tradicional (financiera) se ha preocupado histricamente por cumplir con
los requisitos de reglamentos y custodia, sobre todo se ha dedicado al control
financiero. Este servicio ha sido, y contina siendo, de gran significado y valor
para nuestras comunidades industrial, comercial y de servicio, a fin de mantener la
confianza en los informes financieros.
Con el desarrollo de la tecnologa de sistemas de informacin ha crecido la
necesidad de examinar y evaluar lo adecuado de la informacin administrativa, as
como su exactitud. Adems de auditar los registros financieros de un organismo,
es necesario auditar tambin los medios de que se vale la direccin superior, con
el fin de poder determinar la pertinencia de la informacin que se le suministra
para la planeacin (estratgica y tctica), la organizacin, el control administrativo
y el sistema operativo de la empresa.
En la actualidad, es cada vez mayor la necesidad por parte de los funcionarios, de
contar con alguien que sea capaz de llevar a cabo el examen y evaluacin de la
calidad, tanto individual como colectiva, de los gerentes.
A continuacin se presenta dichas reas con sus respectivos formatos as como
un modelo de formato que pueden ser aplicados a la gerencia y a la organizacin.

72

La auditora utiliza diferentes instrumentos de recoleccin de informacin. Dentro de estos


se encuentra; Los cuestionarios. Los cuestionarios, Las cedulas. Los formatos entre
otros.
Los cuestionarios: son formatos que se emplean para obtener informacin de forma
homognea, y estn constituidos por una serie de preguntas escritas, predefinidas,
secuenciales y separadas por captulos o temtica especifica.
La cedulas: se utilizan para obtener la informacin requerida de acuerdo con el propsito
de la auditoria. Estn conformadas por formularios cuyo diseo incorpora casillas, bloques
y columnas que faciliten la agrupacin y divisin de su contenido para su revisin y
anlisis de la informacin.

Cuestionario sobre La Organizacin


Unidad Administrativa
Auditor ____ Fecha de inicio _____Fecha de terminacin
Revisado por: ________
DIVISIN DEL TRABAJO
1. Cmo se realiza la separacin y delimitacin de las actividades?
2. El trabajo da lugar a una especializacin y perfeccionamiento?
3. Las actividades de cada puesto estn claramente especificadas y relacionadas?
4. Se forma la organizacin de acuerdo con los objetivos?
5. Se calculo el nmero de subordinados para cada rea? Cmo?
JERARQUIZACIN
6. Existe una lnea definida de autoridad y responsabilidad desde la direccin hasta el
ltimo de los subordinados? Cmo?
7. Existen ms de tres niveles en la estructura orgnica establecida? Se justifican?
8. Existe delegacin adecuada, en el grado y con las medidas necesarias para su eficaz
cumplimiento?
9. Responde y obedece cada subordinado ante un solo superior?
10. Los jefes al tratar con los subordinados respetan las lneas de autoridad establecidas?
DEPARTAMENTALIZACIN
11. Se sigue un proceso para efectuar la departamentalizacin? Detllelo.
12. Cmo se lleva a cabo la fijacin de autoridadresponsabilidad y obligaciones?
Detllelo.
13. Se han explicado claramente las relaciones del departamento con los dems
departamentos? Cmo?
73

14. Qu tipo de departamentalizacin se ha llevado a cabo en la unidad y con base en qu


se ha hecho? Explquelo.
15. Alcanza la organizacin sus fines con el mximo de eficiencia y el mnimo de
esfuerzo? Cmo?
DESCRIPCIN DE FUNCIONES
16. Las actividades bsicas de la empresa se dividen y agrupan de una manera orgnica,
constituyendo funciones?
17. Cada funcin bsica se realiza en una sola seccin o departamento de la empresa?
18. La funcin principal controla las subfunciones auxiliares?
19. Se utilizan cuadros de distribucin del trabajo paro revisar las actividades del
personal?, desde cundo se ocupan?
20. Se cuenta con un manual de organizacin, que especifique claramente la estructura
funcional?, est actualizado?

COORDINACIN DEL TRABAJO


21. Hay reuniones interdepartamentales, de personal ejecutivo? Con qu periodicidad?
22. Hay algn jefe que tenga ms de 12 personas que dependan de l? y alguno con
menos de tres gentes que dependan de l?
23. Son efectivas las formas actuales de comunicacin interdepartamental? Por qu?
24. Son esenciales todos los departamentos y/o secciones? Es importante su labor?
25. se centraliza la informacin?
Fuente: Rodrguez Valencia (1990) pp. 208.

74

HOJA DE ANALISIS
Unidad Administrativa:

GERENCIA

Fecha de Inicio

Observaciones

1. Breve descripcin del puesto


Nombre: Administracin General, Director General o Gerente General
2. Facultades del Gerente General.
3. La Gerencia General sigue los Lineamientos (Planeacin)
trazados?
4. Tiene la gerencia tiempo para planear constantemente nuevas actividades?
5. Se encuentra la gerencia ubicada dentro de la misma empresa?
6. Realiza la gerencia juntas peridicas con los jefes da departamentales?
Con que frecuencia?
7 Evala la Gerencia las resultados por departamentos
8. Sigue la gerencia la poltica de puertas abierta?
9 Dicta la Gerencia las polticas de la empresa?
10. Presenta a la gerencia resultados e informes al consejo de administracin?
11. Se realizan dichas juntas con frecuencia?
12. Interviene la gerencia en forma conjunta con el departamento de personal en ascensos
y aumentos de sueldo?
13. Los acuerdos importantes tomados en la empresa, estn debidamente
autorizados por la gerencia?
14. La gerencia evala y selecciona debidamente al personal para puestos importantes?
15. Autoriza la gerencia las campaas publicitarias?
16. Coordina la Gerencia todas las actividades de la empresa?

17. Se toman decisiones principales de a empresa basndose en necesidades demostradas.

75

18. Se administra la empresa con base


A criterios de mercados, clientes y
Productividad?
19. Se da informacin financiera a todos los, gerentes que la necesitan para cumplir con
sus obligaciones?
20. Se abstiene la gerencia de tornar decisiones que deben adoptarse
A niveles inferiores?
21. Delega la gerencia suficiente autoridad?
22. Se establecen controles adecuados para cada grado de delegacin?
23. Se cuenta, con un apropiado sistema de informacin objetiva para
Una adecuada toma do decisiones?
24, Existe asesoramiento de personal especializado en la etapa de elaboracin de planes y
programas?
25. Hay una adecuada coordinacin con los jefes de niveles interiores?
26. Estudia y aprueba los presupuestos anuales?
27. Realiza funciones de planeacin de actividades financieras cada mes?
28. Cuenta con personal capacitado poro tomar decisiones en ausencia del gerente?
29. Puede la gerencia ser ocupada por personal proveniente de la misma
Empresa?
30. Cuenta la Gerencia con accesoria de tipo administrativo. Laboral.
Fiscal, otros?
31. Promueve y acepta la actividad de innovacin en qu grado?
32. Se mantiene pendiente del desarrollo de problemas externos de
la empresa?
33. Tiene incentivos econmicos adecuados al puesto?
34. Son suficientes los incentivos no econmicos?
35. tiene relaciones con gerencias de empresas similares?
Fuente: Rodrguez Valencia (1990) pp. 154-155

76

Los formatos aqu presentados representan una propuesta de cuestionarios que


pueden ser aplicados a la empresa y la gerencia a continuacin abordaremos los
cuestionarios para algunas reas.
reas de anlisis
Las reas de anlisis aqu seleccionadas y descritas no abarcan la totalidad ni
tampoco son necesariamente idnticas a las funciones de los organismos
tradicionales ni a las unidades organizacionales

Auditoria de ventas
Descripcin del rea funcional
Esta funcin es decisiva en las empresas y consiste en colocar los bienes o
servicios en manos de la gente dispuestas a pagar mas de lo que cuesta elaborar
el bien o proporcionar lo servicios. No existe empresa comercial (privada) que
venda bienes y servicios sin un margen de contribucin que le permite al ente
mantenerse en el tiempo. Pero la actividad de vender con ganancia no es cosa
fcil; viene a ser el producto final de un conjunto complejo de actividades.
Sencillamente, la habilidad para administrar las actividades de ventas o
comercializacin y la manera de utilizar los recursos revisten de un inters
especial para el auditor administrativo. Cuando el auditor revisa el desempeo de
un departamento de ventas debe ver

si la administracin se aplica

moderadamente. La administracin de ventas abarca muchas actividades, pero


probablemente ninguna reviste de mayor importancia para el xito de las ventas
que el adiestramiento y capacitacin de los vendedores. Las dos actividades
dependen en gran parte de la aptitud con que se juzga las aptitudes del vendedor
y se mide su desempeo.
El servicio al cliente es vital para su conservacin duradera, el auditor no puede
cuantificar los probables efectos de las quejas de los clientes sobre las utilidades;
tendr que dirigir sus anlisis a descubrir pautas y aislar fuentes para una mayor
investigacin.

77

Objetivos de una auditoria de ventas


El propsito de una auditoria administrativa de ventas es el de analizar e
identificar la funcin de ventas dentro de las estructura orgnica de la empresa,
determinando la efectividad de su operacin y la forma de emplear los recursos.
Alcance de la auditoria
La revisin de la estructura orgnica, sus objetivos, planes, y normas de ejecucin,
proporcionara un indicativo anticipado del alcance de esta operacin dentro de
una empresa.
Una manera de abordar la auditoria administrativa de la funcin de ventas
comienza con la identificacin de la funcin dentro de la estructura de un
organismo, incluyendo un anlisis de los objetivos y las normas de actuacin. Es
importante identificar el costo total de las ventas, as como el costo departamental.
Plan de auditoria
El plan para examinar y evaluar esta rea funcional se puede estructurar mediante
dos amplios aspectos de las actividades de ventas: la distribucin y la
comercializacin. Cada una tiene sub-funciones distintas y requisitos de
informacin que se pueden estudiar por separado (vase siguiente figura).
Ventas

Distribucin

Polticas
Registros
Control

Fuente: Rodrguez Valencia (1990) pp. 167

Comercializacin

Estrategia de planeacin
Anlisis de ventas
Pronostico de ventas
Investigacin de mercados
Planeacin de mercados

Tctica (Accin)
Promocin y publicidad
Administracin de ventas
Servicio al cliente
78

A continuacin se muestra un cuestionario por rea de ventas que el auditor


puede aplicar en esta rea de anlisis.
CUESTIONARIO POR REA
rea funcional: Departamento de VENTAS
Jefe de la unidad: Auditor: ___________ Fecha: _______
1.
2.
3.
4.

1.
2.
3.
4.

POLITICAS
Se cuenta con polticas de ventas por escrito?
Reflejan los objetivos de la direccin superior?
Conoce las polticas el personal del departamento?
Las polticas describen condiciones tales como: a) caractersticas del
vendedor, b) seleccin del vendedor, c) obligaciones del vendedor, d)
formo de realizar la venta, el adiestramiento, f) descuentos, g) actividades
poro la venta?
REGISTROS
Se disean y controlan las formas y registros?
Existe un mtodo adecuado para el manejo de documentos?
Los expedientes de clientes se localizan fcilmente y existe un mtodo de
informacin adecuado?
Qu registros se preparan para informacin sobre ventas?

CONTROL
1. Se cuenta con un control efectivo sobre aspectos generales de ventas?
2. Se preparan presupuestos de ventas sobre bases realistas o sobre bases
ptimas?
3. Se elaboran estadsticas de ventas: por vendedor, por producto y por
lnea, y se tienen datos de los ltimos tres aos?
4. Se controlan los volmenes de devolucin, quejas, servicios visitas y
gastos, y se reportan a la direccin superior?
ANLISIS DE VENTAS
1. Se desarrolla alguna forma de anlisis de ventas?
2. Existe algn medio para medir lo redituabilidad por vendedor y por
territorio de ventas?
3. Se analizan las formas de venta, dificultades de venta, actividades del
vendedor, devoluciones, gastos, zonas, necesidades de venta, variaciones,
etc.?
PRONSTICOS DE VENTAS
1. Se elaboran pronsticos de ventas todos los aos para cada producto?
2. Estn bien basadas y son lgicas las proyecciones de ventas? Es decir,
se desarrollan despus de una investigacin del mercado o econmica?
3. Se preparan proyecciones con suficiente detalle paro comparar con ellas el
desempea?

79

INVESTIGACIN DE MERCADOS
1. Se llevo a cabo alguna investigacin de mercados?
2. Cmo se investigan nuevas mercados?
3. Informan los vendedores respecto a lo que los clientes creen necesitar en
materia de diseo del producto, qu producto se vende mejor y por qu,
efectos sobre ventas proyectadas, etctera?
PROMOCIN Y PUBLICIDAD
1. Son adecuados los presupuestos de publicidad promocional?
2. Se revisan los gastos hechos por las agencias de publicidad a fin de tener
un adecuado control de gastos?
3. Existe alguna manera de conocer la efectividad de cada campaa
publicitaria?
4. Proporciona la empresa servicio para sus productos? Es adecuada la
literatura tcnica de ventas?
ADMINISTRACIN DE VENTAS
1. Se camparon los volmenes de ventas esperados por cada vendedor con
los resultados obtenidos? Qu acciones se toman con las desviaciones?
2. Elaboran reportes los vendedores? Con qu frecuencia?
3. Se asignan cuotas de ventas o cada vendedor y participan en la fijacin de
sus cuotas?
SERVICIOS AL CLIENTE
1. Formo parte el servicio a clientes, del departamento de ventas?
2. Se lleva un control sobre las quejas de los clientes?
3. Algn funcionario se encarga de analizar las quejas de los clientes?
Fuente: Rodrguez Valencia (1990) pp. 171-172

80

Auditoria de compras
Podemos considerar que las operaciones comerciales empiezan con el suministro
de materias primas, abastecimientos y servicios necesarios para producir para
producir y vender un producto; por tanto las compras son de vital importancia para
las ganancias. La influencia que tienen las compras en una empresa depende del
porcentaje del valor agregado del producto acabado y en un grado considerable
de contribucin a la empresa. En la mayora de las empresas el gerente de
compras depende del nivel ejecutivo superior. Pero tal reconocimiento no siempre
resulta en que el departamento de compras adopte o se vea obligado a tener las
perspectivas debidas a la organizacin y a los procedimientos. La funcin de
compras se concepta como la operacin que se propone suministrar, en las
mejores condiciones posibles de calidad, cantidad, precio y tiempo, a los distintos
sectores de la misma, los materiales (materias primas y productos semi acabados,
accesorios, bienes de consumo, maquinas, servicios etc.) que son necesarios para
alcanzar los objetivos.
Por abastecimiento se entiende al conjunto de actividades cuyo objetivo es
proveer a todas las areas de la empresa relacionada con materiales como
produccin, ventas y servicio de cantidad adecuada de estos materiales en el
momento preciso y al menor costo posible.
Objetivo de la auditoria de compras
La auditoria de compras tiene como propsito examinar y evaluar si la funcin de
compras se realiza en la cantidad, calidad, tiempo y precios adecuados para
determinar

su

eficiencia

eficacia.

Para

esto

debern

examinarse

sistemticamente los procedimientos de requisicin de materiales, orden de


compra, las formas utilizadas, verificar si se realizan diversas cotizaciones, si
existe un directorio de proveedores, si se reciben catlogos y folletos y el uso que
se les da.

81

COMPRAS

ORGANIZACION
Responsabilidad de la funcin de Ventas
compras
Informacin
Administracin
Investigacin

ABASTECIMIENTO

Operacin
Anlisis de costo y tiempo
Planeacin de compras
Polticas

Sub funciones de compras


Fuente: Rodrguez Valencia (1990) pp. 174

Alcance de la auditoria
La justificacin principal para formalizar las actividades de compras es econmica.
Por lo tanto, el alcance de esta auditoria es la verificacin de los costos y el tiempo
implicados en las compras. Sin embrago, hay que revisar la estructura orgnica,
sus objetivos y planes, las polticas de compras, as como la informacin usada,
administracin, investigacin, procedimientos, que indican el alcance de esta
operacin dentro de una empresa.
El alcance en la organizacin consiste en determinar que departamento o puestos
sern afectados en nuestra revisin. (De acuerdo con la causa que determine la
misma). Es conveniente analizar las jerarquas para obtener las aprobaciones que,
en su caso, sern necesarias y evitarse bloqueos y fricciones innecesarias.

82

Plan de auditoria
Para llevar a cabo la auditoria de compras y abastecimiento se requiere de un plan
para revisar esta rea funcional y se puede estructurar en: organizacin y
abastecimiento (ver grafico anterior).
A continuacin se muestra un cuestionario por rea de compras que el auditor
puede aplicar en esta rea de anlisis.

83

Cuestionarios por Areas


rea funcional:

Departamento de COMPRAS

Jefe de la unidad: __________ Auditor:_________ Fecha:_________

ORGANIZACIN
1. Existe un departamento o una sola unidad orgnica encargada de las
compras?
2. Estn definidas las funciones del departamento de compras? En dnde?
3. Parece justificado el grado actual de centralizacin o descentralizacin de
as compras?
4. Adems del departamento de compras, existen otras reas o personas
que efectan compras? Quines y por qu?
INFORMACIN
1. Cuentan con suficiente informacin para hacer una aprobacin adecuada
de las personas encargadas de autorizar las solicitudes?
2. Se utilizan informes del anlisis de control de calidad como medida de
desempeo del agente de compras?
3. Se informa a compras sobre cambios de ingeniera o material que se
hagan para evitar que se compre en exceso o para reducir al mnimo lo
caduco del inventario?
4. Hay coordinacin entre compras y control de inventarios, y planeacin de
produccin para establecer nuevos pedidos, tiempos, inventarios, etctera?
SOLICITAR
1. Se lleva a cabo una verificacin de solicitudes? Quin la realiza?
2. Se consiguen cotizaciones y se efecta un anlisis, no slo de precios,
sino de condiciones de crdito, tiempo, entrega, etctera?
3. Se efecta una programacin de compras y entregas?
4. Se llevan a cabo trmites poro la entrega y verificacin del recibo de
materiales?

84

INVESTIGACIN
1. Se llevan a cabo estudios sobre el mercado y los materiales para
encontrar materiales y componentes de sustitucin?
2. Se han hecho en el departamento anlisis de operaciones comparativas?
3. Se ayudo a desarrollar y mantener con normas y especificaciones los
nuevos productos, as como los ya establecidos?
4. Se hacen anlisis sobre materiales de desecho, obsoletos y excedentes?
OPERACIN
1. Estn definidos por escrito los procedimientos del departamento?
2. Se han documentado los procedimientos de compras en un manual?
3. Est actualizada la documentacin de procedimientos y a disposicin del
personal encargado de stos?
4. Cubren los procedimientos aspectos como: solicitud, autorizacin, formas,
relaciones organizacionales y operaciones con contabilidad,
recepcin, inventarios, polticas, etctera?
PLANEACIN DE COMPRAS
1. Estn elaborados los planes con tiempo suficiente para cumplir con los
compromisos de la empresa?
2. Interviene personal especializado en la formulacin de planes y
programas? Existe coordinacin?
3. Se lleva a cabo una programacin y control de las compras de materiales
de consumo y las de pequeo volumen?
4. Se avisa al departamento de compras en cuanto a cambios para evitar que
se compre en exceso o para reducir al mnimo lo caduco del
Inventario?
POLITICAS
1. Se cuenta con polticos escritas sobre compras?
2. A qu nivel se han establecido polticas: a) de empresa, b) divisionales, c)
de administracin local, d) departamental?
3. Qu polticas rigen sobre tolerancias y clasificaciones tcnicas y perodos
de entrega?
4. Existen polticas que describen las condiciones bajo las cuales la seleccin
de proveedores se pueda hacer independientemente del departamento de
compras?

Fuente: Rodrguez Valencia (1990) pp. 178-179

85

AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS


La auditoria de recursos humanos es un examen objetivo, minucioso y lgico de
los objetivos, polticas, sistemas, controles aplicacin de recursos y la estructura
de la organizacin que tiene a su cargo la responsabilidad de los recursos
humanos. Constituyndose un instrumento de la funcin de control.
La auditoria de recursos humanos viene a ser uno de los factores internos que
cubre la auditoria administrativa, constituyendo igualmente un campo vital y critico
de un organismo social. En los diversos mtodos de este tipo de auditoria se
analizan diferentes conceptos que intervienen en la organizacin y entre ello
siempre se destaca el elemento, recursos humanos como un elemento integrador
y dinmico. Por ello, la prctica peridica de esta auditoria permite un constante
anlisis comparativo, obtener elementos objetivos de juicio para sugerir mejoras
en las actividades y funciones, as como sealar las fallas detectando las reas
crticas y de escasa accin para el mejor funcionamiento en la fuerza de trabajo
dentro de una organizacin.
Descripcin de la funcin
Dentro de la actividad de los organismos sociales, el recurso humano es de vital
importancia, abarcando ste la preparacin del personal y el aprovechamiento de
sus aptitudes y habilidades innatas, las cuales redundan en mejor desempeo de
una funcin.
Es necesario aplicar la auditoria de recursos humanos en un organismo para
examinar la actuacin y desempeo del personal (administradores, ejecutivos,
supervisores, personal operativo) y las posibilidades alternativas para una de las
realizaciones a corto y largo plazo. La funcin de auditoria de recursos requiere
del examen y evaluacin de las polticas, procedimientos, y programas que se
estn aplicando al respecto en el funcionamiento de una empresa.

86

Objetivo de la auditoria
La auditoria de recursos humanos es un instrumento para examinar y evaluar
aspectos de personal con fines de administracin, informacin, y control. Sin
embargo, hay que profundiza mas sobre el objetivo de este tipo de auditoria, y
podemos decir que este es el siguiente: examinar y evaluar funciones, actividades
y formas en que operan los recursos humanos para determinar si se ajustan a los
programas establecidos y evaluar si se cumplen los objetivos y polticas fijadas en
la materia; sugiriendo, en su caso, los cambios y mejoras que deben hacerse para
el mejor cumplimiento de los fines de la administracin de los recursos humanos.
Alcance de la auditoria
La auditoria de recursos humanos no puede realizarse exclusivamente en los
registros y elemento de control que posee el departamento de recursos humanos,
sino que tendr un alcance muy amplio, por ejemplo, reas como: objetivos,
polticas, funciones, reclutamiento, capacitacin, relaciones con el sindicato,
rotacin, y movimiento del personal entre otros.
Plan de auditoria
Planear una auditoria es decir como va a practicarse el examen, cuales sern los
procedimientos a seguir, con que limitaciones, el tiempo oportuno de su aplicacin
y el personal que debe asignarse al trabajo. En la planeacin de una auditoria
formamos una estructura del trabajo a seguir, eligiendo y formando los
procedimientos de revisin, elaborando un programa y organizando al personal
que tomara parte en esta actividad
Las consideraciones anteriores implican la necesidad y la conveniencia de
elaborar un proyecto de la forma en que se va a realizar, el examen y evaluacin,
es decir, la planeacin de la auditoria.
El examen y la evaluacin de los recursos humanos son difciles; el xito de este
trabajo depender, en gran parte, del auditor, en cuanto a los aspectos generales
de la funcin y las actividades ms significativas.

87

En la siguiente figura se muestran los aspectos que se deben considerar para


elaborar un plan de auditoria de recursos humanos y que aspectos deben ser
estudiados por lo auditores.

Recursos Humanos
humano
Administracin de personal

Objetivos y polticas de personal


Posicin y funciones
Proceso de suministro de recursos humanos
Administracin de sueldos y salarios
Actitudes
Control de personal

Relaciones Laborales

Contratacin colectiva
Reglamentos de trabajo
Relaciones Laborales
Higiene y seguridad
Industrial

Sub- Funciones de recursos Humanos


Fuente: Rodrguez Valencia (1990) pp. 193

88

CUESTIONARIO POR REA


rea funcional: Departamento de recursos Humanos
Jefe de la unidad: __________ Auditor: ___________ Fecha: _______
ADMINISTRACIN DE PERSONAL
OBJETIVOS Y POLTICAS DE PERSONAL
1. Se han formulado planes y objetivos por escrito? Son claros y
adecuados?
2. Los planes y objetivos del departamento siguen la misma direccin que los
objetivos generales de la empresa?
3. En qu aspectos pueden mejorarse los planes y objetivos?
POSICIN Y FUNCIONES
1. Es adecuada la estructura orgnica del departamento? Est de acuerdo
con los objetivos fijados?
2. Se delegan adecuadamente y se definen con claridad los deberes y
responsabilidades?
3. Se pueden efectuar cambios en la disposicin orgnica para coordinar
mejor las actividades?
PROCESO DE SUMINISTRO DE RECURSOS HUMANOS
1. El proceso de reclutamiento y seleccin tiene resultados positivos?
2. Se lleva a cabo un proceso adecuado de colocacin del personal de
nuevo ingreso?
3. Existe un programa de capacitacin y cubre las necesidades de la
empresa?
ADMINISTRACIN DE SUELDOS Y SALARIOS
1. Se cuenta con una estructura salarial y con una adecuada
administracin?
2. Todos los puestos que conforman la empresa han sido analizados?
3. Existe un programa de valoracin de trabajos? Es adecuado?
4. Se lleva a cabo un programa de calificacin de mritos? Es considerado
de utilidad?
ACTITUDES
1. Se da un reconocimiento apropiado a los empleados por un desempeo
(rendimiento) meritorio?
2. Est fluyendo adecuadamente la informacin a travs de los variados
canales de comunicacin dentro de la empresa?
3. Se provee o todo el personal de un procedimiento a travs del cual
pueden procesar sus quejas y agravios?

89

CONTROL DE PERSONAL
1. Se cuenta con registros de personal y estn adecuadamente archivados?
2. la lista activa de personal (control del departamento) concuerda con los
activos en nminas, y existen los expedientes a la mano?
3. Es controlado y revisado el tiempo extra? Dnde?
4. Existe un control sobre movimientos de personal?
RELACIONES LABORALES
CONTRATACIN COLECTIVA
1. Estn ajustados a los preceptos legales y a las obligaciones
contractuales?
2. Se cuenta con polticas que indiquen aspectos contractuales?
3. Todo el personal entiende el sistema de incentivos?
DE TRABAJO
1. Se cuenta con un reglamento interno de trabajo actualizado?
2. Se siguen las normas legales para la formulacin del reglamento?
3. Conocen los trabajadores el reglamento interno?
RELACIONES LABORALES
1. Existen reuniones peridicos con el sindicato?
2. Existe un proceso de quejas claramente establecido?
3. Se considera que las relaciones entre la direccin de la empresa y
sindicato son cordiales?
HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL
1. Las instalaciones cubren los requisitos marcados en respectivo?
2. Son adecuados los procedimientos existentes para proteccin de la planta
y la seguridad de sus trabajadores?
3. Se revisan peridicamente las medidas de prevencin y los utensilios
para contrarrestarlos?
Fuente: Rodrguez Valencia (1990) pp. 198 - 199

90

AUDITORIA DE CRDITO Y COBRANZA


El crdito es la confianza dada o recibida a cambio de un valor. El crdito coloca
una obligacin a pagar por el comprador y da el derecho de cobro al vendedor. El
crdito se utiliza como un medio de cambio y un

agente de produccin. Da

flexibilidad a la oferta y demanda, hace ms productivo al capital, acelera la


produccin y la distribucin, incrementa el volumen de los negocios, facilita la
transferencia de dinero.
La cobranza oportuna es necesaria para capacitar a una empresa para reinvertir
su capital, mantener el volumen de ventas y desarrollar hbitos de pago puntual
en lo clientes.
El gerente de crdito debe desarrollar un sistema para identificar cuentas vencidas
y para clasificarlas de acuerdo con la duracin del tiempo que ha estado por
cobrarse.
Descripcin de la funcin
La funcin bsica de crdito y cobranza consta de las siguientes actividades:
a) Aprobar la concesin de crdito a determinados clientes (seleccin de
clientes).
b) Recuperar el importe de la cartera de clientes con puntualidad, reduciendo
al mnimo la perdida por cuentas incobrables.
c) Servir con eficiencia al cliente para incrementar el volumen de ventas.
Objetivo de la auditoria
El rea de crdito y cobranza ofrece una oportunidad para examinar los controles
financieros, los procedimientos y la informacin en general. El objetivo de una
auditoria administrativa, en esta funcin es el de examinar y evaluar las reas
bsicas de inters para el auditor, como son: la eficiencia, la puntualidad y la
precisin de las operaciones registradas, las operaciones de los datos, los medios
de decisin y el control de crditos cobranza para determinar como viene
operando este departamento.

91

El auditor se familiarizara con las actividades de crdito y cobranza y con el


anlisis de su organizacin, procedimientos, personal y controles, relativos a la
forma de operar de este departamento; de este modo identificara cualquier
deficiencia. Una vez investigada esta organizacin, le permitir corregir las
desviaciones detectadas.
Alcance de la Auditoria
El auditor examina el departamento de crdito y cobranza para determinar la
eficiencia y la eficacia con que esta operando tal departamento. Por tanto, este
examen y evaluacin vara de acuerdo con la magnitud del negocio y con los
requerimientos de anlisis. Sin embargo un examen exhaustivo del rea supone
que se abordaran aspectos como crdito, cobranza, control, es decir, de acuerdo
con el alcance de la actividad del departamento.
Plan de auditoria
La operacin del departamento de crdito y cobranza dentro de una organizacin,
con frecuencia se incluye en el rea de finanzas. La auditoria administrativa en
esta rea representa una potente herramienta, que puede proporcionar a la
direccin superior una visin integral de la manera en que esta operando crdito y
cobranza
La auditoria de crdito y cobranzas tiene ciertas caractersticas interesantes, por lo
que el auditor, antes de desarrollar un plan de trabajo para su revisin, necesitara
familiarizarse con los conceptos y la terminologa de crdito de cobranza con el
ambiente de trabajo. La investigacin de estos antecedentes puede ayudar al
auditor a identificar las facturas de control de claves y permitirle relacionarlos con
las operaciones de este departamento.
Un plan para desarrollar una auditoria administrativa del rea funcional de crdito
cobranza puede declinarse con base en las investigaciones de los antecedentes
preliminares. En la grafica que se presenta a continuacin se muestra los aspectos
que pueden servir de marco de referencia para elaborar un plan de auditoria.

92

En la siguiente figura se muestran los aspectos que se deben considerar para


elaborar un plan de auditoria de Crdito y cobranza y que aspectos deben ser
estudiados por lo auditores.

Crdito y cobranza

Operacin de crdito

Operacin
Polticas
Sistemas de crditos
Control de Operaciones

Operacin de Cobro

Forma de Operar
Polticas
Gestiones de cobro
Control de operaciones

Sub. Funciones de crdito y cobranza


Fuente: Rodrguez Valencia (1990) pp. 182

93

CUESTIONARIO POR REA


rea funcional: Departamento de crdito y cobranza
Jefe de la unidad: Auditor:___________ Fecha:______________
OPERACIN
1. Son autorizados todos los pedidos por el departamento de crdito y
cobranza?
2. El personal de crdito est organizado en funcin de la cantidad de
clientes?
3. Existe un manual administrativo o un equivalente?
4. Quin investigo a los clientes potenciales sujetos de crdito?
POLITICAS
1. Se cuenta con polticas de crdito claramente definidos?
2. Qu condiciones influyen paro adoptar polticos liberales de crdito, por
ejemplo: situacin financiera de la empresa, demanda de productos, etctera?
3. Qu condiciones influyen poro adoptar polticas restrictivas de crdito?
4. Se dan a conocer en forma adecuada las polticas de crdito al personal
de este departamento?
SISTEMA DE CRDITO
1. Describa el sistema de crdito adoptado, por lo empresa.
2. Se cuenta con procedimientos claramente definidos? En dnde?
3. Se cuenta con expedientes de crdito para todos los clientes?
4. Son congruentes los objetivos del departamento de crdito y cobranza con
los objetivos de la empresa?
CONTROL DE OPERACIONES
1. Quin autoriza las notas de crdito y de cargo?
2. Cul es el procedimiento de investigacin de crditos?
3. Se analizan los saldos que exceden a los lmites de crdito establecidos?
Quin los autoriza?
4. Se compara la accin de cobranzas con el presupuesto de efectivo?
OPERACION DE COBRO
1. Existe registro de clientes? Se incluyen porcentajes?
2. Estn al corriente los registros de clientes?
3. Estn clasificados los registros en: fechas de revisin, fechas de pago?
Indicar.
4. Estn clasificados los vencimientos?

94

POLTICAS
1. Se cuenta con polticas de cobranza claramente definidas?
2. Hay alguna poltica que indique condiciones de venta?
3. Indica alguna poltica plazos de cobro?
4. Se cuenta con una poltica estricta en cuanto a no aceptar a un cliente con
saldos vencidos?
GESTION DE COBROS
1. Qu mtodo de cobranza ha adoptado la empresa? Descrbalo.
2. Con qu frecuencia se envan estados de cuenta a los clientes?
3. Qu plazos se da a los crditos antes de pasarlos a la cartera vencida?
4. los pagos que los clientes efectan en el departamento son directamente
con el cajero? Se ingresan a caja inmediatamente las cuentas
Cobradas que se liquidan en tarjetas de crdito?
CONTROL DE OPERACIONES
1. Con qu frecuencia se realizan arqueos de cartera? Se comparan los
resultados con los de contabilidad?
2. Se verifica diariamente la continuidad en el folio de los avisos de crdito y
cobranza?
3. Se efectan estudios y anlisis de la cartera existente? Descrbalos.
4. Existen saldos acreedores en cuentas por cobrar? Se analizan las
causas?

Fuente: Rodrguez Valencia (1990) pp. 188 - 189

95

Unidad V

AUDITORIA
PUBLICA

96

Auditoria en Administracin Publica


Administracin
La administracin se define como un conjunto de procesos administrativos los
cuales buscan disear y mantener un ambiente en el que las personas trabajan en
grupos con eficacia y eficiencia para alcanzar los objetivos establecidos por la
organizacin. La administracin se aplica a todo tipo de organizaciones bien sean
pequeas o grandes, Privadas o Publicas, a las industrias manufactureras,
agroindustriales y de servicio.
La Administracin pblica es una rama dentro del campo ms amplio de la
administracin. El trmino "administracin" es el sustantivo derivado del verbo
"administrar", que a su vez es una combinacin del latn ad + ministrare que
significa "servir". El diccionario dice que "administrar" es manejar o dirigir; de tal
manera que, administracin significa la direccin de asuntos.
La palabra "pblica", en relacin con la administracin ha adquirido una
connotacin especial: Significa "gubernamental", o del gobierno. Por lo tanto,
administracin pblica es conducir los asuntos del gobierno en todos los niveles,
nacional, estatal y local. En este sentido, la direccin de toda actividad ajena a
esta clasificacin, como son las firmas comerciales privadas y dems funciones,
corresponden al campo de la administracin privada.
Entendido esto pasaremos a definir lo que es administracin pblica

97

Administracin Pblica
Es la actividad de administracin de los recursos y organismos pblicos, y cuyo
objetivo es generar bienestar a la sociedad, legitima y justifica en perpetuacin y
desenvolvimiento de la sociedad. La administracin pblica es una cualidad del
estado. Y slo se puede explicar a partir del estado.
Objetivo de la Administracin Pblica: La administracin pblica tiene como
objetivo cumplir con lo principios, y normas establecidos consagradas en la
Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela. Garantizar a todos los
ciudadanos el disfrute de sus derechos y el cumplimiento de sus deberes.
Organismos que componen la Administracin Pblica
Hacienda Pblica:

es uno de los organismos encargado de la administracin

fiscal del estado, su funcin consiste en recaudar los tributos de los que se sirve
el estado para invertirlos en los servicios pblicos que presta a la ciudadana, este
rgano tambin tiene como funcin la creacin de instrumentos o mecanismo de
recaudacin de tributos para el estado. La hacienda pblica gestiona los ingresos
y los egresos, los primeros por medio de la recaudacin y los segundos por medio
de la asignacin mediante los presupuestos anuales elaborados por el estado
(ONAPRE).
La Oficina de Resguardo Nacional: Es un organismo pblico creado por el
Ejecutivo Nacional para custodiar los bienes que constituyen la Hacienda Publica
nacional, fiscalizar e inspeccionar las rentas Nacionales, impedir el contrabando y
cualquier otro fraude que atente contra el patrimonio Pblico.

98

Bienes Nacionales
Es un rgano organizado creado por el ejecutivo nacional para custodiar los
bienes que constituyen la Hacienda Publica Nacional, y cuyas funciones consiste
en inspeccionar, fiscalizar las rentas nacionales. As como evitar los fraudes y
evasin de de los tributos.
Contralora General de la Repblica Bolivariana de Venezuela
Es el rgano de control encargado

de ejercer la vigilancia, inspeccin y

fiscalizacin de los ingresos, gastos y bienes nacionales de los rganos y


entidades centralizadas y descentralizadas sujetas a su control. Es de rango
constitucional y forma parte del Sistema Nacional de Control Fiscal y posee
autonoma orgnica y funcional.
Objetivo de la contralora
La contralora es la encargada de velar por el correcto uso de los recursos
pblicos, mediante la actuacin oportuna, objetiva, y tcnica y por el uso correcto
y transparente de los mismos por medio de la administracin eficiente del
patrimonio publico.
AUDITORIA EN LA ADMINISTRACION PBLICA
La auditoria pblica es una herramienta fundamental del sistema integral de
control y evaluacin de la gestin pblica, ya que permite conocer la forma como
funcionan las instituciones pblicas. A travs de las auditorias que efectan las
diversas instancias de fiscalizacin, se obtienen los datos que conllevan a medir el
grado de eficiencia, eficacia y economa con que se han administrado los recursos
humanos, materiales y presupuestarios, as como el cumplimiento de sus metas,
objetivos y marco legal aplicable, emitiendo las recomendaciones correctivas y
preventivas pertinentes a cada desviacin encontrada, lo que incluye el
financiamiento de las responsabilidades que procedan.

99

Para que la auditoria tenga credibilidad, debe realizarse cubriendo una serie de
requisitos que enmarcan la actuacin del auditor y que se conocen con el nombre
de Normas Generales de Auditoria.
En estas normas se establecen los requisitos mnimos que deber observar el
auditor pblico en la implantacin de los programas de auditoria, con el propsito
de contribuir al proceso de cambios estructurales que demanda el pas, vigilando
el uso eficiente de los recursos pblicos y el cumplimiento oportuno, transparente
y veraz del rendimiento de cuentas a la ciudadana. El propsito fundamental de la
auditoria pblica es permitir a los titulares de las instituciones oficiales dar
respuesta a las demandas de la ciudadana, por lo que toca al ejercicio racional de
los recursos de que disponen, a travs de una administracin de calidad, efectiva
y honesta, en cumplimiento de los objetivos y metas que se les ha encomendado.
La auditoria pblica tiene como soporte toda una infraestructura normativa,
elaborada con el fin de hacerla viable, accesible y funcional, independientemente
de la naturaleza y complejidad de las organizaciones para las que fue concebida.
De hecho, existen normas y lineamientos para cada aspecto prioritario, cada
instancia de decisin y cada rea de influencia. La auditoria pblica es una
actividad independiente, de apoyo a la funcin directiva, enfocada al examen
objetivo, y sistemtico, evala el tono de las operaciones financieras y
administrativas realizadas; a los sistemas y procedimientos implantados; a la
estructura orgnica en operacin; y a los objetivos y metas logrados por las
instituciones, de acuerdo con sus planes y programas, con el propsito de
determinar el grado de economa, eficacia, eficiencia, efectividad, imparcialidad,
honestidad y apego a la normatividad con que se han administrado los recursos
pblicos que les fueron suministrados, as como la calidad y calidez con que
prestan sus servicios los funcionarios pblicos a la ciudadana.

100

Las responsabilidades generales de los servidores pblicos en el establecimiento


y fortalecimiento de los sistemas de control interno de la auditoria pblica se
fundamenta en el precepto que establece que los recursos econmicos de que
disponga el gobierno, as como sus respectivas instancias, deben administrarse
con eficiencia, eficacia y honradez para satisfacer los objetivos a los que estn
destinados. Derivado de dicha disposicin, los servidores pblicos responsables
directos de la administracin de los fondos del erario publico deben definir,
establecer, mantener y vigilar la aplicacin de mecanismos que aseguren el logro
de metas y objetivos; la salvaguarda de los bienes, fondos y valores pblicos; el
cumplimiento del marco legal aplicable a la administracin pblica, y la obtencin
oportuna, veraz, clara y suficiente de la informacin financiera y presupuestaria. Al
conjunto de tales mecanismos se le conoce con el nombre genrico de sistema de
control interno o simplemente control interno. Y es partiendo de la evaluacin de
este sistema en que la auditoria pblica determina la profundidad de la revisin y
promueve el establecimiento o fortalecimiento de instrumentos de control para
garantizar una administracin pblica honesta, eficiente y eficaz.

Auditoria administrativa en Venezuela


Dentro del ordenamiento jurdico venezolano, y de la mayora de los pases
latinoamericanos, estn previstos diversos sistemas de control en relacin con los
actos de administracin y disposicin de los fondos y bienes pblicos. Esos
controles co-existen en el tiempo y en el espacio, y son fundamentalmente los
siguientes: el Control Parlamentario, ejercido por la Asamblea Nacional; el Control
Jurisdiccional,

cargo

de

los

Tribunales

que

integran

la

Jurisdiccin

Contencioso~administrativa; el Control lnterno~Administrativo, que corresponde a


los jerarcas de las diferentes dependencias de la Administracin Pblica, Central y
Descentralizada; y el Control Fiscal, a cargo de la Contralora General de la
Repblica, de las Contraloras Estadales y Municipales, y de los rganos
especializados de control interno de los organismos e instituciones de la
Administracin Pblica Nacional.

101

Esos diversos sistemas de control, si bien se ejercen y manifiestan en diferentes


formas; sin embargo, todos ellos coinciden en algunos objetivos y finalidades
trascendentes; dentro de los cuales se destacan fundamentalmente tres:
1) Vigilar la correcta administracin del patrimonio pblico
2) Asegurar la vigencia del Estado de Derecho en las labores de administracin
de los recursos, bienes y fondos pblicos, y
3) El respeto de los principios de probidad administrativa y probidad pblica por
quienes administran los dineros pblicos.
La tendencia de hoy en da es hacia la estructuracin de un sistema integrado de
control en el cual funcionen coordinadamente los rganos de Control externo e interno. Es decir, que las Entidades Fiscalizadoras Superiores (Caso Venezuela:
Contralora General de la Repblica) no tienen que ser las nicas responsables de
las funciones de control fiscal, pues en nuestro pas existe un conjunto de rganos
oficinas y dependencias que tienen asignadas atribuciones contraloras en relacin
con los ingresos, gastos y bienes pblicos asignados a los respectivos organismos
a los cuales estn integrados; pero no siempre estas funciones se han ejercido
con la eficiencia deseada, porque en muchas ocasiones, los rganos de control
interno han cumplido sus funciones en forma mediatizada y con influencias
poltico-partidista.
En forma tal que, frente a la realidad innegable de que, en diferentes pases se
han venido invirtiendo en cuantiosos recursos en funciones de control y sin embargo, la corrupcin se ha hecho cada vez mas incontrolable y la Administracin
Pblica evidencia altos niveles de ineficiencia; resulta fundamental, incorporar
previsiones legales y establecer normas orientadas a tecnificar las funciones de
control interno y a coordinar el funcionamiento de todos esos rganos con la

102

Entidad Fiscalizadora Superior, mediante la estructuracin de sistemas y


procedimientos generales de control pblico y de Auditoria de Estado.
En este orden de ideas se considera que las Entidades Fiscalizadoras Superiores
deben desempear un rol de rgano Rector de los sistemas de Control Interno y
Externo de la Administracin Pblica, y dotrsele de amplias potestades
normativas para establecer lineamientos y directrices con arreglo a las cuales
deben cumplirse las funciones de control fiscal; pero la responsabilidad directa de
controlar la legalidad y pertinencia de los actos de administracin de los dineros
pblicos debe corresponder en primer lugar a las autoridades de los respectivos
organismos pblicos; en los cuales deben funcionar rganos de control interno,
tcnicamente especializados que cumplan la funcin de auditoria interna.
De manera pues, que las nuevas tendencias doctrinarias en materia de control
fiscal, llevan a concientizar a las mximas autoridades y a los Gerentes y
administradores de los organismos pblicos de que ellos, independientemente de
las funciones de la Contralora General de la Repblica y de los rganos de control
interno, son los responsables de establecer y mantener los sistemas de control
interno de su organizacin; sistemas que van mas all de las funciones
especficas que competen a las respectivas contraloras internas. Es decir, que
dentro de los nuevos sistemas de Control deben estar claramente establecidas las
responsabilidades que le corresponden a los diferentes rganos que interactan
dentro de los sistemas de control interno y externo, y el papel fundamental que
cada uno debe desempear.

103

*A las Entidades Fiscalizadoras Superiores les corresponde, el control externo,


esencialmente posterior y orientado hacia la Auditora de Estado, y con una importante labor orientadora y de evaluacin del control interno.
*A las mximas Autoridades Jerrquicas de los organismos y entidades de la
Administracin Pblica, Central y Descentralizada, les corresponde organizar, establecer y reglamentar el sistema de control interno previo y posterior de sus
respectivos organismos, adecuado a su naturaleza, fines y estructura.
*A los Directores, Gerentes y Administradores de los respectivos Organismos; les
corresponde vigilar que los controles internos funcionen adecuadamente en las
dependencias a su cargo; cumplir labores de supervisin permanente de las
actividades administrativas de estas Unidades, proyectos o programas que tengan
bajo su responsabilidad y ser diligentes en la adopcin de las medidas necesarias
ante cualquier evidencia de desviacin de los objetivos y metas programadas.
*Las Contraloras Internas deben ser los rganos especializados de control
interno, con un mbito de competencia propio y funciones especficas de control
diferentes de las labores de control interno que corresponden a los rganos
activos de administracin.
Los rganos contralores no deben limitarse al simple control numrico legal de las
operaciones cumplidas por los administradores pblicos; sino que deben tender
hacia el control de la gestin en el cual se evale los programas y el cumplimiento
de metas y objetivos, siendo este tipo de control la nueva reorientacin de la
auditoria fiscal. Es decir; la auditoria gubernamental, ha iniciado un proceso de
renovacin en cuanto a su naturaleza, alcance y objetivos: la auditoria con
enfoque financiero, la de cumplimiento y en los tiempos modernos, las auditorias
operacionales y de gestin, adems de las auditorias con enfoque integral; todas
estas constituyen respuestas vlidas ante las diversas situaciones y problemticas
que se presentan en el sector pblico.

104

AUDITORIA GUBERNAMENTAL O DE ESTADO:


Definicin
Revisin y examen que llevan a cabo las Entidades Fiscalizadoras Superiores a las
operaciones de diferente naturaleza, que realizan las dependencias y entidades del Gobierno
Central, Estadal y Municipal en el cumplimiento de sus atribuciones legales.
Comprende el examen de las operaciones, cualesquiera que sea su naturaleza, de las
dependencias y entidades de la Administracin Pblica, con objeto de opinar si los estados
financieros presentan razonablemente la situacin financiera, si los objetivos y metas
efectivamente han sido alcanzadas, si los recursos han sido administrados de manera
eficiente y si se han cumplido con las disposiciones legales aplicables.
Tipos de auditorias publicas practicadas en Venezuela
Auditoria de Resultados o Auditoria de Gestin: Examen para verificar si las
actividades de las dependencias y entidades del sector pblico se realizaron con
oportunidad, para el logro de los objetivos y metas programadas en relacin con el
ejercicio presupuestario. Conocida tambin como Auditoria de las tres E:
Eficiencia, Eficacia y Economa cuyos efectos buscan lograr acciones
preventivas, luego de identificar los diversos problemas financieros, tcnicos y
administrativos.
Auditoria Financiera de Estado: Examen y comprobacin de las operaciones,
registros,

informes

los

estados

financieros

de

una

entidad

pblica

correspondiente a un determinado periodo, la determinacin de las disposiciones


legales, polticas y otras normas aplicables, y la revisin y evaluacin del control
interno establecido.
Auditoria Tcnica de Obras Pblicas: Se orienta a verificar el cumplimiento de
los programas de obras pblicas; la correcta aplicacin del presupuesto asignado,
en trminos de eficiencia, economa y honradez, la observancia de las
disposiciones legales aplicables en la materia, comprobacin de los programas
establecidos en el contrato, revisin de que las obras se inicien y concluyan en el
105

tiempo pactado y que se supervisen en todas las fases conforme a las


disposiciones legales establecidas.
Auditoria Administrativa: Es una revisin sistemtica y evaluatoria de un
organismo, entidad o parte de ella, que se lleva a cabo con la finalidad de
determinar si la organizacin esta operando eficientemente. Constituye una
bsqueda para localizar los problemas relativos a eficiencia dentro del organismo.
Auditoria Continua: Cualquier auditoria de trabajo detallado que se hace
continuamente o a ciertos intervalos durante un ejercicio fiscal.
Auditoria Presupuestaria: Proceso de examen y revisin en detalle de las
actividades de gobierno para verificar la eficiencia, honestidad y legalidad con que
se emplean los recursos del Estado.
Auditoria Operacional: Es una revisin y evaluacin parcial o total de las
operaciones y procedimientos adoptados en un organismo pblico.
Auditoria Externa: Revisin, Anlisis y Examen realizado a los organismos
pblicos, practicado por las Entidades Fiscalizadoras Superiores. (Contraloras
Generales)
Auditoria Interna: Revisin, anlisis y examen que se efecta a los controles y la
contabilidad de una entidad, con el objeto de diagnosticar y evaluar su
funcionamiento. (Contralora Interna)
Auditoria Integral: Revisin global de las actividades que las realizan las
dependencias y entidades de la Administracin Pblica incluyendo los distintos
tipos de auditorias: Financiera, operacional, de Gestin y de legalidad.
Auditoria Social: Revisin de las actividades concernientes a las relaciones
humanas, dentro de la entidad u organismo pblico.

106

Auditoria tica: Referente al comportamiento integro y honesto del administrador


del erario pblico, es decir, a la probidad administrativa
Auditoria Ambiental o Ecolgica: Instrumento de gestin que evala el correcto
funcionamiento de las polticas adoptadas sobre el medio ambiente, de acuerdo a
la legislacin vigente
Base Constitucional y Legal en Venezuela
Las funciones de Control Fiscal recaen fundamentalmente sobre los actos de
administracin, custodia o manejo de los fondos y bienes pblicos; y est a cargo
esencialmente de la Contralora General de la Repblica. En efecto, es el rgano
superior de control externo en Venezuela, y tiene rango Constitucional. Es decir,
que su existencia y funciones fundamentales estn previstas en los artculos 287
al 290 de la CONSTITUCIN DE LA REPUBLICA BOLIVARIANA DE
VENEZUELA, concretamente, el artculo 287 establece lo siguiente:
Captulo IV Del Poder Ciudadano
Seccin Cuarta: De la Contralora General de la Repblica
Artculo 287. La Contralora General de la Repblica es el rgano de control,
vigilancia y fiscalizacin de los ingresos, gastos, bienes pblicos y bienes
nacionales, as como de las operaciones relativas a los mismos. Goza de
autonoma funcional, administrativa y organizativa, y orienta su actuacin a las
funciones de inspeccin de los organismos y entidades sujetas a su control.
Como puede observarse, la disposicin Constitucional, establece las atribuciones
y funciones de la Contralora General de la Repblica, de manera pues, que como
Entidad Fiscalizadora Superior, es una institucin de facultades muy amplias, y
todo lo que constituya Patrimonio Pblico est sujeto al control y vigilancia de ese
Organismo.

107

La LEY ORGNICA DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA,


publicada en gaceta oficial N 5016 Extraordinaria de fecha 13 de diciembre de
1995, la cual est vigente desde el 01-02-1996, esta estructurada en diversos
Ttulos que regulan:
El Control de la Administracin Central,

El Control de la Administracin Nacional Descentralizada,( Institutos


autnomos, Empresas del Estado, fundaciones y Asociaciones Estadales) y

El Control de la Administracin Descentralizada Poltico-Territorial. (Estados


y Municipios)
Del Control de la Administracin Central; (artculos 21 al 49 de la Ley Orgnica
de la CGR) La Contralora General de la Repblica ejercer funciones de control
externo, examinando y evaluando el control interno de cada entidad y organismos
ejecutores del Presupuesto Nacional, as como el Control de Gestin previsto en el
capitulo I del titulo VI de la Ley Orgnica de la Contralora General de la
Repblica, ejerciendo el control posterior, mediante auditorias o convencionales de
examen de cuentas y cualesquiera otros mtodos que considere necesarios para
velar por el uso correcto y eficiente del manejo de la Hacienda Pblica Nacional,
ya que las funciones de control previo de los organismos de la Administracin
Central, corresponde a los rganos administradores, y la certificacin de
cumplimiento a las respectivas Contraloras Internas.
La Contralora General de la Repblica CGR, sus funciones son de control
posterior, esencialmente auditoras y de control de gestin; salvo lo previsto en el
articulo 147 de la Ley Orgnica de la CGR.

108

Del Control de la Administracin Nacional Descentralizada; (artculos 50 al 59


de la Ley Orgnica de la CGR) La Contralora General de la Repblica solicitar
informacin pertinente a la gestin de los institutos autnomos, establecimientos
pblicos y dems personas jurdicas, referidas a los numerales 3,4,5 y 6 del
artculo 5, a objeto de evaluar su gestin financiera y administrativa, incluyendo
auditorias e inspecciones que fueren necesarias, tambin, para asegurar una
gestin de eficacia, la Contralora podr dictar normas particulares que regulen el
control interno de dichos entes.
Del Control de la

Administracin Descentralizada Poltico-Territorial;

(Artculos 50 al 65 de la Ley Orgnica de la CGR) Describe que los rganos de los


Estados y Municipios y los entes adscritos a estos, el control fiscal les corresponde
a las Contraloras Estadales y Municipales, pero la Contralora General de la
Repblica puede actuar sin perjuicio de la Ley. Lo que quiere decir, que dichas
contraloras pueden practicar auditorias e inspecciones a dichos rganos y entes
descentralizados.
Cabe destacar que en la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica
Bolivariana de Venezuela, existe otra modalidad de control, el cul es: CONTROL
DE GESTIN, (artculo 66) en donde establece que la Contralora podr realizar
auditorias, estudios, anlisis e investigaciones en referencia a las actividades de
los organismos o entidades para la evaluacin de los planes y programas en
donde intervengan los organismos o entidades sujetas a su control, llamada
Auditora de Gestin, tambin en el artculo 78, de la misma Ley, establece las
Inspecciones y Fiscalizaciones de cualquier naturaleza a los entes pblicos,
dependencias y organismos sometidos a su control, con el objeto de verificar la
sinceridad y legalidad de sus operaciones, en fin para evaluar su gestin.
La Contralora General de la Repblica, siendo el rgano rector de los sistemas de
control externo e interno de la administracin Pblica Nacional, Centralizada y
Descentralizada, dictar las normas e instrucciones que considere necesarios para
el funcionamiento de dichos sistemas.

109

INSTRUMENTOS LEGALES
.- NORMAS GENERALES DE AUDITORIA DE ESTADO. Gaceta Oficial N
36.229 de fecha 17-06-97
Conjunto de orientaciones generales, dirigidas a uniformar y optimizar la labor de
la auditoria del sector pblico, las cuales determinan los requisitos exigidos para
que los auditores y las entidades fiscalizadoras realicen sus funciones de
fiscalizacin e informen de manera oportuna y eficaz.
.-NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO. Gaceta Oficial N 36.229 de
fecha 17-06-97
Criterios bsicos de carcter general a ser observados por los entes u organismos
que conforman el sector pblico en las distintas reas financieras y operativas, por
lo que constituyen estndares mnimos aceptables que facilitan a las instituciones
el establecimiento de los sistemas de control interno y a los auditores la
evaluacin de los mismos.
NORMAS PARA EL FUNCIONAMIENTO COORDINADO DE LOS SISTEMAS
DE CONTROL EXTERNO E INTERNO. Gaceta Oficial N 36.229 de fecha 17-6-97
Conjunto de disposiciones que permiten llevar a cabo, de manera estructural y
coordinada, las funciones de control en los distintos niveles y sectores donde se
materialice la actividad del estado.
NORMAS GENERALES DE CONTABILIDAD DEL SECTOR PBLICO. Gaceta
Oficial N 36.100 de fecha 4-12-96
Supuestos fundamentales, conceptos bsicos o postulados que tienen por
propsito que la contabilidad del sector pblico logre el objetivo de producir
sistemtica y estructuralmente informacin veraz para la toma de decisiones de la
entidad pblica.

110

REGLAMENTO SOBRE LA ORGANIZACIN DEL CONTROL INTERNO EN LA


ADMINISTRACIN PBLICA NACIONAL. Gaceta N 36.318 de fecha 22-101997
En ella se crea la Superintendencia de Control Interno y Contabilidad Pblica,
rgano adscrito al Ministerio de Hacienda, hoy da Ministerio de Finanzas.
SISTEMA DE CONTABILIDAD PARA LOS ORGANISMOS DEL PODER
NACIONAL QUE CONFORMAN EL ENTE CONTABLE DE LA REPUBLICA.
SIGECOF. Gaceta N 36.879 de fecha 27-01-2000
Se implemento en el ao (2000), para crear un sistema nico de gestin y control
que permiti simplificar y automatizar los procesos de administracin pblica.
INSTRUCCIONES PARA LA IMPLANTACIN Y PRUEBA DEL SISTEMA DE
CONTABILIDAD

PARA

LOS

ORGANISMOS

DEL

PODER

NACIONAL.

SIGECOF. Gaceta N 36.950 de fecha 15-05-2000 LEY ORGANICA DE


REGIMEN PRESUPUESTARIO.
.- LEY ORGANICA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
.- LEY ORGANICA DE ADMINISTRACIN CENTRAL
.- LEY ORGANICA DE SALVAGUARDA DEL PATRIMONIO PBLICO
.- LEY DE LICITACIONES
.- LEY DE CARRERA ADMINISTRATIVA
.- REGLAMENTO DE LA L.O.C.G.R.
.- REGLAMENTOS DE LA LEY ORGANICA DE REGIMEN PRESUPUESTARIO
.- PUBLICACIONES DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPUBLICA:

111

Publicacin 19: Bienes Nacionales


Publicacin 13: Balance Hacienda Pblica Nacional
Publicacin 16: Contabilidad Tesorera Nacional
Publicacin19: Crdito Pblico
Publicacin 22: Gasto Pblico
Publicacin 23 y 24: Fondos de Avance a Unidades Bsicas y Operativas
Publicacin 25: Prestaciones Sociales
Como informacin complementaria , es importante resaltar que la CONTRALORA
GENERAL DE LA REPBLICA es miembro activo de; INCOSAI: Organizacin
Internacional

de

Entidades

Fiscalizadoras

Superiores

la

OLACEFS:

Organizacin Latinoamericana y del Caribe de Entidades Fiscalizadoras


Superiores. Las cuales promueven el intercambio de ideas y experiencias entre las
entidades de fiscalizacin del rea pblica.
1 Constitucin Nacional 1999 Artculo 163. Cada Estado tendr una Contralora
que gozar de autonoma orgnica y funcional. La Contralora del Estado ejercer,
conforme a esta Constitucin y la ley, el control, la vigilancia y la fiscalizacin de
los ingresos, gastos y bienes estadales, sin menoscabo del alcance de las
funciones de la Contralora General de la Repblica. Dicho rgano actuar bajo la
direccin y responsabilidad de un Contralor.........
2 Constitucin Nacional 1999 Artculo 176. Corresponde a la Contralora
Municipal el control, vigilancia y fiscalizacin de los ingresos, gastos y bienes
municipales, as como las operaciones relativas a los mismos, sin menoscabo del
alcance de las atribuciones de la Contralora General de la Repblica, y ser
dirigida por el Contralor.......

112

En conclusin podemos decir que auditoria pblica es el mecanismo de control


que las instituciones oficiales en sus diferentes figuras jurdicas, utilizando las
leyes para evaluar su funcionamiento.
Podemos decir que entre los objetivos fundamentales que tiene la auditoria
pblica esta el Resguardo y custodia de la Hacienda Publica. Y en lo referente a
los Bienes Nacionales la administracin y gestin del patrimonio fiscal.

113

Fuentes consultadas
Constitucin. (1999). Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela.
5453. marzo 3, 2000.
COMITE INTERNACIONAL DE PRACTICA DE AUDITORIA (IFAC) Normas
Internacionales de Auditoria Emitidas por- el Instituto Mexicano De contadores
Pblicos (IMCP).
FEDERACIN DE COLEGIOS DE CONTADORES PBLICOS DE VENEZUELA.
Declaraciones de Normas y Procedimientos de Auditoria (DNA) Todas.
Franklin F. (2001). Gua de Auditoria. Edit. Mc Graw Hill.
INSTITUTO MEXICANO DE CONTADORES PUBLICOS (IMCP). Normas y
procedimientos de Auditoria.
Ricardo, C. Auditoria Montgomery Edit. Limusa-Noriega Editores. 2001.
Rodrguez, Joaqun, V. (1990) Sinopsis de Auditoria Administrativa. Editorial
Trillas.
Gmez Rondn 1992 Auditoria Administrativa, Ediciones fragor, Venezuela
Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica, (1995). Gaceta oficial de
la Republica de Venezuela. N 5016 Extraordinaria de fecha 13 de diciembre de
1995.
Victor M. Mendivil Escalante 1982 Elementos de auditoria, ediciones contables y
administrativas .s.a Mxico tercera reimpresin.
Wittington. (2000). Auditoria Un Enfoque Integral. Edit. Mc. Graw Hill.

114

115

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