Subtotales

Es el total definitivo despues de meter impuestos y descuentos y todo lo que te sumen

los dueos del negocio.
Puede hacer que Excel calcule subtotales o totales de parte de los datos contenidos en hojas de clculo. Por ejemplo, en una
hoja de clculo que contenga datos sobre ventas correspondientes a tres categoras de productos distintas, primero puede
ordenar los productos por categora y, a continuacin, seleccionar todas las celdas que contienen datos y abrir el cuadro de
dilogo Subtotales (men Datos, comando Subtotales).

En el cuadro de dilogo Subtotales puede elegir la columna en la que desea basar los subtotales (como por ejemplo para cada
uno de los valores distintos de la columna Semana), el clculo de resumen que desea realizar y la columna o columnas que
contienen los valores que deben resumirse. Por ejemplo (como se muestra en la imagen anterior), podra calcular los subtotales
de la cantidad de unidades vendidas en cada categora. Una vez definidos los subtotales, aparecen en la hoja de clculo.

Como muestra la imagen anterior, cuando se agregan subtotales a una hoja de clculo, Excel tambin define grupos tomando
como base las filas usadas para calcular los subtotales. Las agrupaciones forman un esquema de su hoja de clculo segn los
criterios usados para crear los subtotales. Todas las filas que contienen productos de mobiliario aparecen en un grupo, las filas
que contienen herramientas en otro, etc. La seccin de esquema de la parte izquierda de la hoja de clculo contiene controles
que puede utilizar para mostrar u ocultar grupos de filas.

En la seccin de esquema se pueden encontrar tres tipos de controles:

Botones Ocultar detalles

grupo.

Botones Mostrar detalles Cuando se oculta un grupo de filas, el botn que aparece junto al grupo cambia y se transforma en
un botn para mostrar detalles . Al hacer clic en un botn Mostrar detalles se restauran las filas de ese grupo y aparecen en la
hoja de clculo.

Botones Nivel Cada uno de los botones de nivel numerados

representa un nivel de organizacin dentro de una hoja de
clculo; al hacer clic en un botn de nivel se ocultan todos los niveles de detalle situados debajo del botn en el que se hace clic.

Cuando las filas de un grupo estn visibles, aparece un botn para ocultar detalles

junto a dicho

La tabla siguiente identifica los tres niveles de organizacin del grfico anterior.

NIVEL

DESCRIPCIN

Total general

Subtotales de cada grupo

Filas de la hoja de clculo

En la hoja de clculo presentada en la imagen anterior, al hacer clic en el botn de nivel 2 se ocultaran las filas que contuvieran
datos sobre las ventas de productos concretos, pero quedaran visibles en la hoja de clculo la fila del total general (nivel 1) y
todas las filas que contienen los subtotales de cada producto (nivel 2).

Para mayor flexibilidad, puede agregar niveles de detalle al esquema creado por Excel, lo que le permitir ocultar detalles
concretos de vez en cuando. Por ejemplo, puede que desee ocultar las ventas de vallas, campanillas y estacas de bamb (que
sabe vender bien) para ver el nivel de ventas de los dems productos y compararlos entre s.

Crear un nuevo grupo de esquema dentro de un grupo existente

1.
2.

Seleccione las filas que desea agrupar.

Elija el comando Agrupar y esquema del men Datos y haga clic en Agrupar.
Excel crear un nuevo grupo en un nuevo nivel (nivel 4), como se puede ver en la imagen siguiente.

Quitar un grupo
1.
2.

Seleccione las filas incluidas en un grupo.

Elija el comando Agrupar y esquema del men Datos y haga clic en Desagrupar.
SUGERENCIA Si desea quitar todos los subtotales de una hoja de clculo, haga clic en la opcin Subtotales del men Datos y,
despus, en Quitar todos.

Tercera informacion
SUBTOTALES (funcin SUBTOTALES)
Este artculo describe la sintaxis de la frmula y el uso de la funcin SUBTOTALES en Microsoft Excel.

Descripcin
Devuelve un subtotal en una lista o base de datos. Generalmente es ms fcil crear una lista con subtotales usando el comando
Subtotales del grupo Esquema de la pestaa Datos de la aplicacin de escritorio de Excel. Una vez creada la lista de subtotales,
puede modificar la frmula SUBTOTALES y cambiar la lista.

Sintaxis
SUBTOTALES(nm_funcin,ref1,[ref2],...)
La sintaxis de la funcin SUBTOTALES tiene los siguientes argumentos:

Nm_funcin Obligatorio. Un nmero de 1 a 11 (incluye los valores ocultos) o de 101 a 111 (pasa por alto valores ocultos) que
indica qu funcin debe usar para calcular los subtotales dentro de una lista.

NM_FUNCIN
(INCLUYE VALORES OCULTOS)

NM_FUNCIN
(PASA POR ALTO VALORES OCULTOS)

FUNCIN

101

PROMEDIO

102

CONTAR

103

CONTARA

104

MAX

105

MIN

106

PRODUCTO

107

DESVEST

108

DESVESTP

109

SUMA

10

110

VAR

11

111

VARP

Ref1
Ref2,...

Obligatorio. Es el primer rango o referencia con nombre para el que desea obtener subtotales.
Opcional. De 1 a 254 rangos o referencias para los cuales desea calcular el subtotal.

Observaciones

Si hay otros subtotales dentro de ref1 (o subtotales anidados), estos subtotales anidados se pasarn por alto para no repetir los
clculos.

Para las constantes nm_funcin de 1 a 11, la funcin SUBTOTALES incluye los valores de las filas ocultas por el comando Ocultar
filas, situado en el submen Ocultar y mostrar del comando Formato, en el grupo Celdas de la pestaa Inicio de la aplicacin
de escritorio de Excel. Use estas constantes para calcular subtotales de los nmeros ocultos y visibles de una lista. Para las
constantes nm_funcin de 101 a 111, la funcin SUBTOTALES pasa por alto los valores de filas ocultos por el comando Ocultar
filas. Use estas constantes cuando solo desee calcular subtotales de los nmeros visibles de una lista.

La funcin SUBTOTALES pasa por alto las filas que no incluidas en el resultado de un filtro, independientemente del valor de
nm_funcin que use.

La funcin SUBTOTALES est diseada para columnas de datos o rangos verticales. No est diseada para filas de datos ni rangos
horizontales. Por ejemplo, cuando desea calcular el subtotal de un rango horizontal mediante un nm_funcin de 101 o superior,
como SUBTOTALES(109,B2:G2), si oculta una columna no afecta al subtotal. Sin embargo, si oculta una fila en un subtotal de un
rango vertical, s afectar al subtotal.

Si alguna de las referencias es una referencia 3D, SUBTOTALES devolver el valor de error #VALOR!.

Ejemplo
Copie los datos del ejemplo en la siguiente tabla y pguelos en la celda A1 de una nueva hoja de clculo de Excel. Para las
frmulas que muestren resultados, seleccinelas, presione F2 y, a continuacin, presione Entrar. Si lo necesita, puede ajustar los
anchos de la columna para ver todos los datos.
Datos
120
10
150
23
Frmula

Descripcin

=SUBTOTALES(9;A2:A5)

La suma de los subtotales de 303

las celdas A2:A5, con 9 como
primer argumento.

=SUBTOTALES(1;A2:A5)

La media de los subtotales

de las celdas A2:A5, con 1
como primer argumento.

Notas
La funcin SUBTOTALES siempre requiere un argumento numrico (del 1 al 11, del 101
al 111) como primer argumento. Este argumento numrico se aplica a los subtotales de
los valores (rangos de celdas, rangos con nombres) que se especifican como los
argumentos siguientes.

ESCENARIOS

Resultado

75,75

Los escenarios nos permiten analizar un resultado generado en base a un

conjunto de celdas variables. Los escenarios en Excel permiten un mximo de
32 variables, pero podemos crear tantos escenarios como sea necesario.
Para este ejemplo utilizar el caso de un prstamo personal en donde me
interesa conocer la cantidad que debo pagar dependiendo el plazo elegido.
Para ello utilizo la funcin PAGO y en las celdas superiores he colocado los
argumentos de dicha funcin de la siguiente manera:

El Administrador de escenarios en Excel

Ahora me interesa saber cmo cambia la mensualidad si cambio el plazo de
pago. Para iniciar con la creacin de escenarios debo pulsar el botn Anlisis Y
si que se encuentra en la ficha Datos y dentro de las opciones mostradas
seleccionar Administrador de escenarios.

Al seleccionar esta opcin se mostrar el cuadro de dilogo Administrador de

escenarios y lo primero que debemos hacer es pulsar el botn Agregar para
mostrar el cuadro de dilogo Agregar escenario.

En este cuadro de dilogo comenzar por asignar un nombre a mi escenario,

que en este caso ser 12 Meses. En el cuadro de texto Celdas cambiantes
debo seleccionar aquellas celdas que afectan el resultado de la frmula PAGO,
que es el rango $B$1:$B:$3. Al oprimir el botn Aceptar se mostrar un nuevo
cuadro de dilogo llamado Valores del escenario que me permitir
ingresar los valores especficos del escenario recin creado. Es posible
cambiar todos los valores, pero para este ejemplo solamente modificar el
plazo que tendr el valor 12:

Ya que voy a agregar escenarios adicionales oprimir el botn Agregar y Excel

mostrar de nueva cuenta el cuadro de dilogo Agregar escenario y volver a
repetir estos mismos pasos para crear nuevos escenarios para los plazos de
18, 36 y 48 meses. Una vez que he terminado de crear el ltimo escenario
debes pulsar el botn Aceptar para regresar al Administrador de escenarios
donde podrs ver una lista de todos los escenarios creados:

Probar los escenarios creados

Ya con los escenarios creados ser suficiente seleccionar alguno de ellos y
oprimir el botn Mostrar para aplicar los valores del escenario al resultado de la
frmula PAGO. Observa cmo va cambiando el resultado de la celda B4 de
acuerdo al escenario elegido:

Para este ejemplo solamente he modificado los valores del plazo en cada
escenario, sin embargo se podran crear escenarios donde cambie tanto el
plazo como la tasa de inters. Las combinaciones posibles son muchas y
solamente estarn restringidas a tus necesidades de anlisis.
Una desventaja de los escenarios es que tienes que crear manualmente cada
uno de ellos y podra llegar a ser un trabajo muy laborioso. En caso de que
tuvieras que realizar un anlisis de dos variables te recomiendo considerar la
opcin de Tablas de datos ya que evitar la creacin manual de escenarios.

INFORMacion de escenarios 2

Escenarios
Mostrar todo
Los escenarios son parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de anlisis Y si. Un escenario es un
conjunto de valores que Microsoft Excel guarda y puede sustituir automticamente en la hoja de clculo. Puede utilizar los
escenarios para prever el resultado de un modelo de hoja de clculo. Puede crear y guardar diferentes grupos de valores en una
hoja de clculo y, a continuacin, pasar a cualquiera de estos nuevos escenarios para ver distintos resultados.
Crear escenarios
Supongamos, por ejemplo, que desea preparar un presupuesto, pero no sabe con exactitud sus ingresos.
En este caso, podr definir valores diferentes para dichos ingresos y, seguidamente, pasar de un escenario a otro para realizar un
anlisis Y si.

En el ejemplo anterior, cuyo escenario podra denominarse Peor opcin, establezca el valor de la celda B1 en 50.000 $ y el de la
celda B2 en 13.200 $.

Al segundo escenario podra denominarlo Mejor opcin y cambiar los valores de B1 a 150.000 $ y de B2 a 26.000 $.
Informes de resumen de escenario
Para comparar varios escenarios, puede crear un informe que los resuma en la misma
pgina. El informe puede listar los escenarios unos junto a otros o resumirlos en un informe de tabla dinmica.