Anlisis estructurado

Muchos especialistas en sistemas de informacin reconocen la dificultad de

comprender de manera completa sistemas grandes y complejos. El mtodo de
desarrollo del anlisis estructurado tiene como finalidad superar esta dificultad
por medio de 1) la divisin del sistema en componentes y 2) la construccin de
un modelo del sistema.

Qu es el anlisis estructurado?
Se concentra en especificar lo que se requiere que haga el sistema o la
aplicacin. No se establece cmo se cumplirn los requerimientos o la forma en
que implantar la aplicacin. Ms bien permite que las personas observen los
elementos lgicos (lo que har el sistema) separados de los componentes
fsicos (computadoras, terminales, sistemas de almacenamiento, etc.) despus
de esto se puede desarrollar un diseo fsico eficiente para la situacin donde
ser utilizado.

Componentes del anlisis estructurado

El anlisis estructurado hace uso de los siguientes componentes:
1. Smbolos grficos: Iconos y convenciones para identificar y describir los
componentes de un sistema junto con las relaciones entre estos
componentes.
2. Diccionario de datos: Descripciones de todos los datos utilizados en el
sistema.
3. Descripcin de procesos y procedimientos: Declaraciones formales que
emplean tcnicas y lenguajes que permiten a los analistas describir
actividades importantes que forman parte del sistema.
4. Reglas: Estndares para describir y documentar el sistema en forma
correcta y completa.
El mtodo de anlisis estructurado se ha convertido en sinnimo de anlisis de
flujo de datos, que es una herramienta esencial para documentar el sistema
existente y determinar los requerimientos de informacin por medio del mtodo
estructurado.

Qu es el anlisis de flujo de datos?

Los analistas desean conocer las respuestas a cuatro preguntas especficas:
qu procesos integran el sistema?, Qu datos emplea cada proceso?, Qu
datos son almacenados? Y qu datos ingresan y abandonan el sistema? Por
eso es importante el anlisis de los datos.
Los datos son la gua de las actividades de la empresa. Ellos pueden iniciar
eventos y ser procesados para dar informacin til al personal que desea saber
que tan bien se han manejado los eventos etc. Seguir el flujo de datos por

todos los procesos de la empresa, que es la finalidad del anlisis de flujo de

datos, les dice mucho a los analistas sobre cmo se alcanzan los objetivos de
la organizacin. Los datos entran, son procesados, almacenados, recuperados,
analizados, utilizados, cambiados y presentados como salidas. El anlisis de
flujo de datos estudia el empleo de los datos en cada actividad. Documenta los
hallazgos con diagramas de flujo de datos que muestran en forma grfica la
relacin entre procesos y datos, y en los diccionarios de datos que describen
de manera formal los datos del sistema y los sitios donde son utilizados.
Las herramientas utilizadas al seguir la estrategia del flujo de datos muestran
todas las caractersticas esenciales del sistema y la forma en que se ajustan
entre s. Ayudan a ilustrar los componentes esenciales de un sistema junto con
sus interacciones. Las herramientas que se utilizan son:
1. Diagrama de flujo de datos.
2. Diccionario de datos.
3. Diagrama de estructura de datos: Es una descripcin de la relacin entre
entidades (personas, lugares, eventos y objetos) de un sistema y el
conjunto de informacin relacionado con la entidad. No considera el
almacenamiento fsico de los datos.
4. Grfica de estructura: Herramientas de diseo que muestra con
smbolos la relacin entre los mdulos de procesamiento y el software
de la computadora. Describen la jerarqua de los mdulos componentes
y los datos que estn transmitidos en ellos. Incluye el anlisis de las
transformaciones entrada-salida y el anlisis de transacciones.

1. Diagramas de flujo de datos

El modelo del sistema recibe el nombre de un diagrama de flujo de datos
(DFD). La descripcin completa de un sistema est formada por un conjunto de
diagramas de flujo de datos. Los diagramas lgicos de flujo de datos se
pueden dibujar con slo cuatro notaciones sencillas, es decir con smbolos
especiales o iconos y anotaciones que los asocian con un sistema especfico:
1. Flujo de datos. Movimiento de datos en determinada direccin desde
un origen hacia un destino en forma de documentos, cartas, llamadas
telefnicas o virtualmente por cualquier otro medio. El flujo de datos es
un paquete de datos.

2. Procesos. Personas, procedimientos o dispositivos que utilizan o

producen (transforman) datos. No se identifica el componente fsico.

3. Fuente o destino de los datos. Fuentes o destinos externos de datos

que pueden ser personas, programas, organizaciones u otras entidades
que interactan con el sistema pero se encuentran fuera de su frontera.
Los trminos fuente y pozo son intercambiables con origen y destino.

4. Almacenamiento de datos. Es el lugar donde se guardan los datos o al

que hacen referencia los procesos en el sistema. El almacenamiento de
datos puede representar dispositivos tanto computarizados como no
computarizados.

Cada componente en un diagrama de flujo de datos tiene una etiqueta con un

nombre descriptivo. Los nombres de los procesos tambin reciben un nmero
que es utilizado con fines de identificacin. El nmero asignado a determinado
proceso no tiene que ver con la secuencia de procesos. Sirve estrictamente
para identificacin y tiene un valor adicional cuando se estudian los
componentes que integran un proceso especfico.
El modelo original se detalla en diagramas de bajo nivel (a grandes rasgos).
Cada proceso puede desglosarse en diagramas de flujo de datos cada vez ms
detallados. Esta secuencia se repite hasta que se obtienen suficientes detalles
que permiten al analista comprender en su totalidad la parte del sistema que se
encuentra bajo investigacin.
Proceso de desarrollo de los diagramas de flujo de datos
Los analistas de sistemas estudian primero el sistema en uso, esto es, las
actividades y procesos que ocurren en el presente, es decir el estudio del
sistema fsico. El sistema fsico se traslada en una descripcin lgica que se
centra en datos y procesos. Se tiene que recalcar los datos y procesos para
abordar las actividades que se llevan a cabo junto con los recursos necesarios
para ellos, ms que sobre quienes realizan el trabajo. Se evalan todos los
detalles en trminos de los componentes lgicos de flujos de datos; procesos,
almacenes de datos, orgenes y destinos.
Diagrama de contexto
Tiene la finalidad de conocer las caractersticas generales del proceso bajo
investigacin; es decir se estudian los detalles de la capa superior. El diagrama
de contexto es el diagrama de alto nivel, contiene un solo proceso pero juega
un papel muy importante en el estudio del sistema en uso. Define el sistema en

el sentido de que determina las fronteras; todo lo que no se encuentre dentro

de las fronteras identificadas en el diagrama de contexto del proceso no forma
parte del estudio de sistemas; es decir, la forma en que funcionan otras
organizaciones o elementos externos (las fuentes y destinos) est fuera de
nuestro control y no ser estudiada con detalle. No obstante, si afectan el
proceso porque son fuentes o destinos del proceso a investigar. Ejemplo:

Grfica de procesos
Un sistema est formado por varias actividades o procesos, cada proceso
contiene varios pasos (procesos en pequea escala). En la programacin, los
programadores con frecuencia desarrollan el software como una coleccin de
mdulos independientes pero que interactan entre s. A menudo estos
mdulos se muestran en los diagramas de jerarqua de procesos. Los
diagramas de jerarqua de procesos continan hasta los niveles que sean
necesarios para identificar las actividades que forman parte del sistema. En
general debe incluirse en el diagrama de jerarqua cualquier actividad que
genere, modifique o utilice informacin. Lo comn es que se necesiten, de
acuerdo con la naturaleza del sistema, entre tres y siete niveles. El siguiente
ejemplo muestra la jerarqua de los procesos que forman el sistema de cuentas
por pagar:

Desarrollo del primer nivel de un diagrama de flujo de datos

La descripcin del sistema de cuentas por pagar en el diagrama de contexto
requiere ms detalles. El siguiente paso es describir el sistema tal como ste
es entendido en el primer nivel de la grfica de jerarqua de procesos, esto es,
lo que se desea identificar en el ejemplo en este momento son los flujos de
datos, almacenes de datos, entradas y salidas que juntos eslabonan los
procesos de autorizacin de factura, revisin de adeudo en la cuenta y
expedicin de cheques. La figura muestra el primer nivel de un diagrama fsico
de flujo de datos.

Expansin de los procesos para mayor detalle

Una vez desarrollado el sistema como est descrito en el diagrama de primer
nivel, es indudable que el analista formule preguntas en relacin con la forma
en que se llevan a cabo los procesos. Lo que se debe tener siempre presente
es que todas las actividades, flujos de datos y almacenes de datos utilizados
deben incluirse en el diagrama de flujo de datos previo (ya que es una
expansin de la descripcin previa del proceso), es decir el panorama de bajo
nivel debe ser consistente con el de alto nivel. En general se debe estar seguro
de lo siguiente:

Todos los flujos de datos que explican el proceso en el diagrama previo

deben incluirse en el diagrama del siguiente nivel inferior.
Los flujos y almacenes de datos nuevos se aaden si son utilizados
internamente por el proceso para eslabonar otros procesos introducidos
por primera vez en la expansin de este nivel.
Se debe mostrar los flujos y almacenes de datos originados dentro del
proceso en este nivel.
Ninguna entrada debe contradecir las descripciones de los diagramas de
flujo de datos de niveles ms altos (si lo hacen, uno o ambos son
incorrectos o incompletos y, por tanto, debe introducirse un cambio).

Y hasta qu punto puede llevar esta expansin? Cuntos niveles de

diagramas son necesarios? Dado a que la naturaleza y complejidad de los
sistemas vara, no es posible anticipar un nmero especfico de niveles. En
general se debe continuar con el proceso todo lo que sea necesario para
comprender los detalles del sistema y la forma en que trabaja, teniendo
cuidado de verificar todos los aspectos con usuarios que conocen el sistema.
En los diagramas fsicos de flujo de datos:
Se deben expander los procesos que incluyen varias tareas para las que
es necesario el flujo de datos entre diferentes personas o localidades.
No requieren de expansin aquellas tareas que son realizadas por una
persona o en un escritorio, donde no existe flujo de datos. Estos
lineamientos deben auxiliar al analista en el desarrollo de diagramas
fsicos de flujo de datos que sean de utilidad para el subsecuente
anlisis de las caractersticas lgicas del sistema.

Reglas generales para el dibujo de diagramas de flujo de datos

A) Reglas bsicas:
1. Cualquier flujo de datos que abandone un proceso debe estar basado en
los datos que entran al proceso.
2. Todos los flujos de datos reciben un nombre, el nombre refleja los datos
que fluyen entre procesos, almacenes de datos, fuentes o destinos.
3. Solo deben entrar al proceso los datos necesarios para llevarlo a cabo.
4. Un proceso no debe saber nada de ningn otro en el sistema, es decir
debe ser independiente; la nica dependencia que debe existir es
aquella que est basada en sus propios datos de entrada y salida.
5. Los procesos siempre estn en continua ejecucin; no se inicial ni
tampoco se detienen; es decir, los analistas deben suponer que un
proceso siempre est listo para funcionar o realizar el trabajo necesario.
6. La salida de los procesos puede tomar una de las siguientes formas:
a. Flujo de datos con informacin aadida por el proceso (por
ejemplo una anotacin en la factura).
b. Una respuesta o cambio en la forma de los datos (como un
cambio en la forma de expresar las utilidades, de dlares a
porcentajes).
c. Un cambio de condicin (de no autorizado a autorizado por
ejemplo).
d. Un cambio de contenido (integracin o separacin de la
informacin contenida en uno o ms flujos entrantes de datos).
e. Cambios en la organizacin (por ejemplo, separacin fsica o
reacomodo de datos).
B) Expansin de los procesos para mayor detalle:
Algo que hay que considerar es que en cada nivel la norma comn es definir
cada nivel inferior en trminos de tres a siete procesos por cada proceso de
nivel superior. El empleo de ms de siete procesos hace que el diagrama sea

difcil de manejar y dibujar. Los diagramas de flujo de datos son ms fciles de

leer si es posible dibujar la descripcin de un proceso en una hoja de papel.
C) Controles en diagramas de bajo nivel:
Es importante tener en cuenta que en los diagramas de flujo de alto nivel no se
incluye informacin sobre controles. No se hace ninguna mencin sobre cmo
manejar errores o excepciones, por ejemplo no se indica cmo procesar las
facturas incorrectas. Los diagramas secundarios (por debajo del segundo o
tercer nivel) deben mostrar el manejo de errores y excepciones del proceso.
D) Etiquetas significativas:
Las descripciones asignadas a los flujos de datos y procesos deben decirle al
lector qu est ocurriendo.

Asignacin de nombre al flujo de datos: Todos los flujos

de datos deben tener un nombre que refleje con exactitud su
contenido. Los datos que fluyen hacia los procesos experimentan
cambios, por consiguiente, el flujo de datos de salida tiene un
nombre diferente al de entrada (si no se efecta algn cambio en el
flujo de datos, entonces cul es la finalidad del proceso?).

Asignacin de nombre a los procesos: Se deben

asignar nombres a todos los procesos que les digan a los usuarios
algo especfico con respecto a la naturaleza de las actividades del
proceso. Los siguientes lineamientos tienen como finalidad servir de
ayuda para identificar los procesos:
Se deben seleccionar nombres que indiquen la accin que
se lleva a cabo, es apropiado escoger un verbo y un objeto
que reciba la accin del verbo.
Asegurar que el nombre describa completamente el
proceso.
Seleccionar nombres para los procesos que expliquen el
enlace entre los flujos de entrada y los de salida.
Evitar nombres vagos como: proceso, revisin, reunir u
organizar.
Utilizar los nombres de los procesos de bajo nivel ya que
stos son ms especficos y descriptivos que los asociados
con los de alto nivel.
Asignar nombres que sean nicos para la actividad que
ellos describen.
Por otro lado, el sistema de numeracin tambin sirve para identificar
procesos, en especial entre diferentes niveles de detalles. No es
necesario numerar el diagrama con el nivel ms alto (el de contexto)
ya que es el que define todo el sistema bajo estudio. Todos los
diagramas asociados con niveles inferiores deben tener un nmero
de identificacin por ejemplo: 1, 2, 3, 4 A la extensin de estos
procesos en los niveles inferiores se les asigna un decimal para
indicar que son descripciones detalladas de un proceso de nivel
superior, por ejemplo 3.1, 3.2, 3.3 Las extensiones adicionales se
denotan aadiendo ms decimales: 3.1.1, 3.1.1.1, 3.1.1.1.1, etc

Volviendo al ejemplo dado a que la informacin contenida en el diagrama de

contexto es inadecuada para explicar en su totalidad los requerimientos del
sistema:

Por lo que es deseable describir el panorama lgico del procesamiento de

cuentas por pagar con mayor detalle; por eso se elabor el diagrama de flujo
de primer nivel; es decir el procesamiento de cuentas por pagar se extiende a
tres subprocesos. Los nmeros 1.0, 2.0 y 3.0 se emplean para identificar los
procesos. Se puede hacer referencia a ellos ya sea por sus nmeros (como
1.0) o por sus nombres (como autorizacin de factura).

A continuacin se muestra el diagrama de flujo de datos de segundo nivel para

el proceso de autorizacin de factura:

.
El siguiente diagrama de flujo de segundo nivel es el del proceso de Revisin
del adeudo en la cuenta:

El siguiente diagrama de flujo de segundo nivel es el del proceso de

elaboracin de cheques para los vendedores:

Evaluacin del diagrama de flujos de datos para verificar si es correcto.

Es fundamental verificar con cuidado todos los diagramas de flujo para
determinar si son correctos. Los errores, omisiones e inconsistencias se
pueden presentar por varias razones, incluidas las equivocaciones al dibujar el
diagrama. Las siguientes preguntas son de utilidad para evaluar diagramas de
flujo de datos:
1. Existen en el diagrama de flujo de datos componentes que no tienen
nombre (flujos de datos, procesos, almacenamientos, entradas o
salidas)?
2. Existen almacenes de datos que son entradas y a los que nunca se
hace referencia?
3. Existen procesos que no reciben entradas?
4. Existen procesos que no generan salidas?
5. Existen procesos que tienen varias finalidades? (Si es as, entonces se
tienen que simplificar extendindolos en varios procesos para poder
estudiarlos mejor).
6. Existen almacenes de datos a los que nunca se hace referencia?
7. Es el flujo de datos que llega a un proceso adecuado para realizarlo?
8. Existen demasiados datos en el almacn de datos (ms de los detalles
necesarios)?
9. El flujo de datos que llega a un proceso es demasiado extenso para la
salida que ste produce?
10. Se introducen alias en la descripcin del sistema? Aparecen en el
diccionario de datos? (Si no es as entonces pueden presentarse
inconsistencias al describir y comprender el sistema).

11. Los procesos son independientes entre s? Dependen slo de los

datos que reciben como entradas?
El analista debe asegurarse de que cada proceso, flujo de datos y almacn de
datos se encuentre definido en el diccionario de datos. Las entradas de ste
deben contener suficientes detalles para que los dems miembros del proyecto
puedan comprender las definiciones cuando sea necesario.

Diccionario de datos.
Un diccionario de datos es un catlogo, un depsito, de los elementos de un
sistema, estos elementos se centran alrededor de los datos y la forma en que
estn estructurados para satisfacer los requerimientos de los usuarios y las
necesidades de la organizacin.
Los diccionarios de datos son un componente importante del anlisis
estructurado ya que por s solos los diagramas de flujo de datos no describen
el objeto de la investigacin. El diccionario de datos proporciona ms
informacin relacionada con el sistema; es decir todas las definiciones de los
elementos en el sistema flujo de datos, procesos y almacenes de datos
estn descritos en forma detallada en el diccionario de datos. Si algn miembro
del equipo encargado del proyecto desea saber alguna definicin del nombre
de un dato o el contenido particular de un flujo de datos, esta informacin debe
encontrarse disponible en el diccionario de datos.
Importancia del diccionario
Los analistas utilizan los diccionarios de datos por cinco razones importantes:
1. Para manejar los detalles en sistemas grandes.
2. Para comunicar un significado comn para todos los elementos del
sistema.
3. Para documentar las caractersticas del sistema.
4. Para facilitar el anlisis de los detalles con la finalidad de evaluar las
caractersticas y determinar dnde efectuar cambios en el sistema.
5. Localizar errores y omisiones en el sistema.
Contenido de un registro del diccionario
Todas las partes de un sistema de informacin transacciones, consultas,
reportes, salidas, archivos y base de datos- dependen de los datos. El
diccionario contiene dos tipos de descripciones para el flujo de datos dentro del
sistema: elementos de datos y estructuras de datos. Los elementos de datos se
agrupan para formar una estructura de datos.
Elemento dato: los elementos dato son los bloques bsicos para todos los
dems datos del sistema. Por s mismos no conllevan suficiente significado

para ningn usuario. Por ejemplo, el significado de FECHA en relacin con una
factura es claro para todos los usuarios: es la fecha den que se expidi la
factura. Sin embargo, fuera de este contexto no tiene significado alguno. Quiz
sea la fecha de pago, de graduacin, de inicio o de expedicin de una factura.
Estructuras de datos: es un grupo de datos elementales que estn
relacionados con otros y que en conjunto describen un componente del
sistema. Por ejemplo, la estructura de datos FACTURA est definida por un
grupo de datos elementales que incluyen la fecha de expedicin de la factura,
el vendedor, la direccin de ste y detalles relacionados con los artculos que
ampara la factura. Los flujos y los almacenes de datos son estructuras de
datos. Estn formados por elementos relevantes que describen la actividad o
entidad bajo estudio.
Descripcin de los elementos dato
Cada entrada en el diccionario de datos consiste de un conjunto de detalles
que describen los datos utilizados o producidos por el sistema. Cada uno est
identificado con un nombre, descripcin, alias y longitud, junto con el intervalo
de valores especficos para el dato permitidos por el sistema bajo estudio.
1. Nombre de los datos: Los nombres deben ser significativos. Se
emplean para hacer referencia a cada elemento durante todo el proceso
de desarrollo de sistemas. Por consiguiente, debe tenerse cuidado al
seleccionar nombres para que stos sean comprensibles y significativos.
Por ejemplo, la fecha de la factura tiene mayor significado si se le asigna
el nombre FECHA DE LA FACTURA ms que FECHA. Un estndar
comn especifica que los nombres de los datos no deben ser mayores
de treinta caracteres (letras maysculas de la A a la Z, nmeros del 0 al
9 y el guin) y tampoco deben contener espacios en blanco. En este
caso la fecha se escribira como FECHA-DE-LA-FACTURA.
2. Descripcin de los datos: La descripcin de un dato indica de manera
breve lo que ste representa en el sistema. Por ejemplo, la descripcin
para FECHA-DE-LA-FACTURA seala que es la fecha en la que se
prepar el documento (para distinguirla de la fecha en que fue enviada
por correo o recibida para su pago). Las descripciones de datos deben
escribirse con la suposicin de que la persona que las leer no sabe
nada con respecto al sistema. Deben evitarse los trminos especiales;
todas las palabras deben ser comprendidas para el lector.
3. Alias: Con frecuencia el mismo dato recibe varios nombres, mismos que
dependen de quin haga uso del dato. Por ejemplo, en otras reas de la
organizacin el trmino FACTURA puede recibir los siguientes nombres:
ESTADO, NOTA o DOCUMENTO DE PRECIO. Por otro lado, cuando los
datos aumentan durante el procesamiento y esto se refleja en sus
nombres entonces ya no son alias. Por ejemplo, si FACTURA se
convierte en FACTURA AUTORIZADA y esta a su vez en FACTURA
AUDITADA entonces los trminos no son alias uno de otro. El
procesamiento realizado para aprobar o auditar la factura cambia los
datos al aadir otros detalles.
4. Longitud: Cuando se desarrollan ms adelante las caractersticas de
diseo de los sistemas, es importante saber la cantidad de espacio

necesario para cada dato. Los analistas pueden plasmar todos estos
detalles cuando desarrollan diagramas de flujo de datos. La longitud
identifica el nmero de espacios necesarios para cada dato pero sin
considerar la forma en que sern almacenados. Por ejemplo si el
nombre de un cliente consta hasta de 30 caracteres cuando sea escrito
sobre una forma de pedido, entonces la entrada correspondiente en el
diccionario de datos debe sealar una longitud igual a 30.
5. Valores de los datos: en algunos procesos slo son permitidos valores
muy especficos para los datos. Por ejemplo, a menudo los nmeros de
orden de compra en muchas organizaciones tienen como prefijo una
letra que indica el departamento que dio origen a la orden. Este detalle
se encuentra en la descripcin de los nmeros del departamento en el
diccionario de datos. Si los valores de los datos estn restringidos a un
intervalo especfico, esto debe verse reflejado en la correspondiente
entrada del diccionario de datos.
Descripcin de las estructuras de datos
Las estructuras de datos se construyen sobre cuatro relaciones de
componentes; estos ltimos pueden ser datos u otras estructuras de datos. Se
pueden utilizar las siguientes combinaciones ya sea en forma individual o en
conjunto con alguna otra:
1. Relacin secuencial: define los componentes (datos u otras estructuras
de datos) que siempre se incluyen en una estructura de datos en
particular; concatenacin de dos o ms datos. Estos datos van unidos
por el signo mas +. Por ejemplo una estructura para los cursos
acadmicos que contiene los datos necesarios para describir cada curso
sera de la siguiente manera:
CURSO = CLAVE DEL CURSO + NOMBRE DEL CURSO +
CRDITOS + DEPARTAMENTO + HORARIO +
DAS + PROFESOR
2. Relacin de seleccin (uno u otro): En algunos casos la estructura de
datos est formada por varias opciones. Esta relacin representa estas
opciones e indica uno u otro. Esto es, debe seleccionarse el objeto de un
conjunto de dos o ms, estos datos van entre corchetes [ ]. Por ejemplo
todos los estudiantes son identificados por medio de un nmero de
matrcula o de seguro social que evita la posibilidad de confundir
estudiantes que tienen nombres similares o duplicados:
ESTUDIANTE =
NOMBRE + DIRECCIN + CIUDAD +
ESTADO + CDIGO POSTAL + NMERO
TELEFNICO + [MATRCULA | NMERO DE
SEGURO SOCIAL]
3. Relacin de iteracin (repetitiva): Define la repeticin de un
componente cero o ms veces. Estos datos van entre llaves { }. Por
ejemplo durante un determinado trimestre los estudiantes se inscriben a
clases, pero el nmero especfico de cursos cambia de una persona a

otra ya que algunos tomas ms cursos que otros. Los datos necesarios
para cada periodo forman una estructura de datos:
INSCRIPCIN AL PERIODO = PERIODO + AO + ASESOR +
{ CLAVE DEL CURSO + NOMBRE DEL CURSO +
CRDITOS + DEPARTAMENTO + HORARIO + DAS +
PROFESOR }
4. Relacin opcional: algunos elementos dato pueden ser opcionales.
Ms que mostrarlos como un caso especial de iteracin, esto es como
cero o una iteracin; es ms eficiente indicar que estos elementos
pueden o no estar incluidos. Estos datos van entre parntesis ( ). Por
ejemplo para una estructura de datos de las inscripciones de una
escuela, lo primero es hacer una lista de los datos opcionales:
(CUOTA DE INSCRIPCIN | CUOTA POR ACTIVIDADES
DEPORTIVAS | RECARGOS POR PAGO EXTEMPORNEO |
CUOTA POR ESTACIONAMIENTO)
EJEMPLO COMPLETO:
DATOS ESTUDIANTE = NOMBRE + DIRECCIN + CIUDAD + ESTADO +
CDIGO POSTAL + NMERO TELEFNICO
+ [ MATRCULA | NMERO DE SEGURO SOCIAL]
+ PERIODO
+ AO
+ASESOR
+ { CLAVE DEL CURSO + NOMBRE DEL CURSO +
CRDITOS + DEPARTAMENTO + HORARIO + DA
+ PROFESOR }
+ (CUOTA DE INSCRIPCIN | CUOTA POR
ACTIVIDADES DEPORTIVAS | RECARGOS POR
PAGO
EXTEMPORNEO
|
CUOTA
POR
ESTACIONAMIENTO)
NOMBRE = NOMBRE + APELLIDO PATERNO + APELLIDO MATERNO

Definicin de los flujos y almacenes de datos

Una explicacin completa de todos los elementos del diagrama de flujo de
datos incluye una descripcin de cada flujo de datos, estructuras de datos y
procesos. A continuacin se muestra un formato para el flujo de datos
PAQUETE DE FACTURAS:

NOMBRE DEL FLUJO DE DATOS:

Paquete de factura
DESCRIPCIN:
Detalles de la factura firmada por el vendedor y autorizacin interna de compra no
auditada para comprobar el monto total y de los impuestos
PROVENIENTE DE LOS PROCESOS:
1.3 verificacin de la mercanca ordenada
1.4 recepcin de la autorizacin de compra
PARA LOS PROCESOS:
1.5 monto de la factura (en el lote de facturas retrasadas)
ESTRUCTURA DE DATOS:
Paquete de factura
- detalles de la factura
- acuse de recibo
- autorizacin de compra

La siguiente figura muestra el contenido del almacn de datos para FACTURAS

AUTORIZADAS. La entrada correspondiente al maceramiento de datos
describe los flujos de datos hacia y desde el almacn as como el volumen
(cantidad) de stos:
ALMACN DE DATOS:
Facturas autorizadas
DESCRIPCIN:
Solicitudes por parte del vendedor para procesamiento. Detalla la mercanca
recibida, costo de cada artculo y contiene la firma del empleado que recibe la
mercanca.
FLUJOS DE DATOS RECIBIDOS:
1.1 factura con firma
1.2 factura con firma cuando la firma es necesaria
FLUJOS DE DATOS PROPORCIONADOS:
Detalles de los artculos asentados en el lote de facturas.
DESCRIPCIN DE DATOS:
Detalles del vendedor
Detalles de los artculos
Nmero de factura
Cantidad adeudada
Fecha de expedicin de la factura
Referencia de la orden de compra
VOLMEN:
200 al da, crecimiento anual 10%; la mayor carga de trabajo se presenta al inicio
de cada mes.
ACCESO:
Retrasado hasta completar el lote; una vez completado se tiene acceso a
cualquiera de ellas; el procesamiento dentro del lote es secuencial

Definicin de estructura de datos y de elementos dato

Los flujos y almacenes de datos son estructuras de datos. Dicho de otra forma,
si las estructuras de datos estn en movimiento reciben el nombre de flujos de
datos. En contraste, las estructuras de datos que no estn en movimiento se
denominan almacenes de datos.
Todas las estructuras de datos estn definidas en una entrada del diccionario
de datos. El volumen de detalles indica el nivel de actividad, as como el

nmero de transacciones o la rapidez de cambio, todo esto para un dato

durante un periodo determinado de tiempo.
La siguiente figura contiene una entrada comn del diccionario de datos. sta
describe la estructura de datos para TALN DE PAGO que est formada por
todos los detalles sobre los pagos y autorizaciones. La notacin indica que
pueden incluirse varios artculos en una factura (hecho sealado por llaves que
representan iteracin)
ESTRUCTURA DE DATOS:
Taln de pago
DESCRIPCIN:
Aprobacin interna y de la factura, autorizacin de la compra y auditora de la
factura; seala el pago a realizar por mercanca o servicios.
CONTENIDO:
Paquete de factura
Detalles de la factura
Nombre del vendedor
Nmero de factura
Fecha de expedicin de la factura
(Referencia de la orden de compra)
(Detalles de los artculos)
Cantidad adecuada
Acuse de recibo
Autorizacin de compra
Autorizacin de pago
Autorizacin de auditora
Detalles del taln de pago
VOLMEN:
200 al da

Se utilizan definiciones por separado para los artculos con la finalidad de

describir los valores permisibles para los mismos. La siguiente figura muestra
los valores permisibles para los diferentes datos contenidos en NMERO DE
ORDEN DE COMPRA:
ELEMENTO DATO:
Nmero de orden de compra
DESCRIPCIN:
Identificacin y autorizacin de cada orden otorgada a un proveedor externo.
TIPO: String
LONGITUD: 7
ALIAS: OC, requisicin
RANGO DE VALORES: 10,000 - 1000000
VALOR REPRESENTATIVO: aumentando desde 10,000
LISTA DE VALORES ESPECFICOS:
Prefijos vlidos
Significado
AC
Contabilidad
AD
Publicidad
EX
Oficina ejecutiva
PE
Personal
PU
Compras
RD
Investigacin y desarrollo
SA
Ventas
OTROS DETALLES DE EDICIN: Nmero de la orden de compra que incluye un nmero
de 5 dgitos y el prefijo del departamento

Definicin de procesos
Tambin se proporciona una definicin por separado de cada proceso en el
sistema. Por ejemplo: la figura identifica y describe el proceso VERIFICAR LA
MERCANCA ORDENADA; este proceso utiliza DETALLES DE LA FACTURA y
DETALLES DE LA ORDEN DE COMPRA y produce dos salidas: PAQUETE DE
FACTURAS y FACTURA NO VERIFICADA. La finalidad del proceso es asociar
a toda factura una compra autorizada; tambin se indica en forma breve la
lgica utilizada para el procesamiento. Si no se puede encontrar la orden de
compra, entonces se debe completar por separado el paso de autorizacin
antes de que la factura sea aprobada.
PROCESO:
Verificar la mercanca ordenada
DESCRIPCIN:
Asociar toda factura que se reciba con un nmero vlido de orden de compra o
autorizacin
ENTRADA:
Detalles de la factura
Detalles de la orden de compra
SALIDA:
Paquete de factura
Paquete no verificado
RESUMEN DE LA LGICA:
Asociar cada factura recibida con una autorizacin vlida de compra. Agregar
informacin de la orden de compra para completar el paquete de la factura.
Si no existe ninguna orden de compra vlida, obtener la aprobacin del gerente.
Si es aprobada por el gerente, asegurar la aprobacin y completar el
paquete de la factura.
Si no es aprobada por el gerente, regresar la factura al proveedor indicando
que no se autoriza el pago.