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EFECTIVA
Licda. Flory Fernndez
(*)
RESUMEN
En el presente artculo se realiza un anlisis del tiempo en trminos de su
concepcin como recurso fundamental de las labores administrativas, al cual afectan
tanto las actitudes personales que se tengan ante l, como los horizontes presentes
o futuros con que se maneje.
INTRODUCCION
El tiempo y su anlisis desde el punto de vista de la administracin de las
empresas no es tema nuevo; sin embargo, su importancia an no ha calado
profundamente, en la lista de prioridades de las personas, que pasan gran parte
de su vida preocupadas por el uso que hacen de l.
Con el propsito de aportar ideas para el manejo eficiente del recurso
"tiempo", se plantean en este trabajo una serie de inquietudes, tendientes a destacar
la importancia que reviste el tema, si se quiere lograr un mejor aprovechamiento
del mismo, tanto en la vida personal como en la vida laboral.
Para ello se comienza con un anlisis conceptual del tiempo como recurso,
donde se hace un recuento de los puntos de vista con que ha sido analizado tanto
por grandes pensadores como por la gente comn y corriente. Se comentan
iJ
especialmente los aportes realizados por Peter Drucker, como un pionero para su
anlisis dentro del campo administrativo.
Seguidamente se pasa a investigar las actitudes personales ante el tiempo,
dentro de un grupo de cincuenta personas formadas en la ciencia administrativa;
junto con una resea de los estilos organizacionales que la psicologa ha identificado
en relacin con el uso del tiempo.
A continuacin se comentan los diferentes horizontes temporales en la
administracin del tiE::mpo, segn la persona se encuentre ubicada en contextos
culturales distintos, como son el de las culturas oriental y occidental. Al igual que
el manejo que los administradores hacen de l.
Los aspectos mencionados se complementan con una descripcin de las
diversas maneras sugeridas por cinco investigadores, para la administracin efectiva
del tiempo; las cuales contienen consejos prcticos tanto para la vida personal
como para la vida laboral.
Por ltimo se presenta un anlisis especfico de la utilizacin del tiempo en
el trabajo, con recomendaciones para el manejo de los quitatiempos, el trabajo en
grupo, la identificacin de metas, el establecimiento de prioridades y un plan de
accin para el control del tiempo.
1.
2.
gozara con la angustia, y por lo general necesita presin de fuera para terminar
una tarea" (Schlenger y Roesch 1992: 5).
En el caso del desidioso acta as porque no sabe como calcular el tiempo,
la tensin se convierte en una estmulo y cree que es necesaria para poder llevar
a cabo lo que se propone.
Cualquiera que sea el estilo de cada uno, lo importante es recordar que est
basado en hbitos naturales, susceptibles de ser modificados si las circunstancias
as lo exigen, en aras de mantenerse organizado adecuadamente, de modo que se
logre tener un desarrollo de la vida satisfactorio, tanto en el plano personal como
en el plano laboral.
Al igual que ocurre con cualquier otro concepto, el tiempo no posee el
mismo significado para todas las personas; por ejemplo, es necesario distinguir el
tiempo objetivo del tiempo subjetivo, donde el primero es aquel medido por los
relojes a intervalos iscronos, mientras que el segundo se refiere a la vivencia
personal del tiempo, al valor vital que cada uno le concede al tiempo que le toca
vivir.
La imagen que se posee del tiempo est en funcin de muchas variables,
especialmente del lugar del que se proceda y de la cultura que predomine en l, al
igual que de las condiciones histricas de tiempo y de espacio que le corresponda
vivir a cada uno; todo lo cual va a influenciar conjuntamente sobre la actitud que
se posea ante el mismo.
Para el campo administrativo, la actitud que las personas posean ante el
tiempo reviste particular importancia en aras de que su uso diferente puede tener
consecuencias, tanto favorables como desfavorables, sobre el desarrollo a largo
plazo de cualquier empresa.
Con el propsito de conocer la relacin existente entre la actitud ante el
tiempo y el manejo del mismo, se procede a pasar un breve cuestionario (Anexo
No. 1) entre un grupo de cincuenta personas, dedicadas profesionalmente a labores
en el campo administrativo.
La primera parte del mismo pretende identificar las perspectivas que tienen
ante el tiempo dichas personas y si esas perspectivas tienen algo que ver con el
manejo eficiente o deficiente del tiempo.
En relacin con la nocin del tiempo el 70% de ellas seala la imagen del
449
3.
De igual manera, la imagen del tiempo como algo circular que se repite
indefinidamente y puede ser medido a travs de fenmenos naturales como el
movimiento del solo las fases de la luna, "constituye una medida de conjunto
(donde) los minutos no tienen significado alguno. Si el presente se desperdicia,
dar la vuelta entera. El da de hoy retornar maana, porque el tiempo y la vida
entraan una repeticin inacabable" (Webber 1985: 6).
En contraposicin, el tiempo tambin puede imaginarse como una lnea
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recta, desplazada infinitamente desde el pasado hacia el futuro y puede ser medido
por medio de sistemas mecnicos o electrnicos, con los cuales "el ayer se fue
para siempre, el da de hoy durar tan solo un instante, el maana depende de lo
que se haga hoy. (...) En esta forma se eliminan los espacios y se hace referencia
al tiempo y a su medida en forma de puntos precisos" (Webber 1985: 6).
Estas diferentes imgenes del tiempo conducen a diferentes modos filosficos
de ver la vida, ya que de acuerdo con la primera la vida se concibe serenamente y
sin ansias; mientras que con la segunda se concibe plena de ruidos y movimientos,
producidos al avalar las exigencias del tiempo.
Las imgenes que se posean sobre el tiempo, comentadas previamente,
tienen influencia en el modo de enfocar el asunto de la administracin del tiempo,
ya que una imagen circular del mismo conduce a una preferencia por el futuro,
mientras que una imagen lineal lo hace hacia una inclinacin por el presente.
Dentro de la cultura oriental se presenta un ambiente adecuado para que las
personas, al tener una imagen circular sobre el tiempo, tiendan, en trminos
generales, a ser pacientes y a mirar el futuro, como algo que est fuera de la
influencia del momento actual y 'que ser alcanzado con base en el desarrollo de
los esfuerzos presentes.
Por el contrario, la cultura occidental cuenta con un ambiente donde prevalece
una imagen lineal del tiempo que induce a actuar inmediatamente y a esperar
resultados rpidamente, pues el futuro se concibe como algo que est prximo a
suceder y sobre el cual no se debe pensar mucho, pues es prcticamente previsible.
Esas diferentes maneras de conceptualizar el tiempo y de enfrentar su
administracin conduce a diferentes ambientes organizacionales. Por ejemplo,
en el siguiente cuadro se presenta una comparacin entre las organizaciones
japonesas y las organizaciones norteamericanas, en lo que se refiere a siete aspectos
de la vida empresarial:
Aspectos
1. Empleo
2. Proceso de
evaluacin y
programacin
3. Carreras
4. Mecanismos de
control
Japn
De por vida
Lento
U.S.A.
No especialiImplcitos
Especializadas
Explcitos
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A corto plazo
Rpido
5. Proceso de toma
decisiones.
6. Responsabilidad
7. Inters
Fuente: Ouchi S.F.: 71
Colectivo
Individual
Colectiva
Holista
Individual
Segmentado
4.
Concluye que "cualquier individuo podr vencer las presiones con que lo
abruma el tiempo, con slo hacer las siguientes cinco cosas:
1. Combatir la preocupacin y la distraccin modificando sus rutinas y
ampliando sus intereses.
Las psiclogas Schlenger y Roesch sugieren que para que una persona
pueda encargarse de su tiempo primero debe averiguar que es lo que quiere en
verdad" despus debe traducir esas necesidades en metas prcticas, susceptibles
de ser divididas en actividades y por ltimo identificar tanto los obstculos para
lograrlas. como los modos de vencerlos.
Sugieren un horario diario para registrar esas actividades, el valor que se les
concede, la urgencia para su realizacin>! las interrupciones que se sufren en su
alcance.
Por ltimo consideran que la planificacin es sumamente importante para
organizar productivamente el tiempo, para lo cual se deben establecer prioridades
aclarando: qu se debe hacer versus que se quiere hacer; qu se debe hacer ya
versus que puede esperar; qu tiene valor versus qu es importante y qu cosas
son para la propia persona versus qu cosas son para otros.
Webber por su parte sugiere que lo primero que debe hacerse es realizar
una planeacin administrativa, donde los objetivos se conviertan en metas
especficas por medio de la fijacin de prioridades y la asignacin de indicadores
especficos que midan el desempeo.
Recomienda el uso de un plan maestro de tiempo semanal donde adems
de lo anterior, debe registrarse los plazos como un medio para "recordarle al
ejecutivo sus obligaciones adquiridas y forzarlo a hacerle frente a la necesidad de
convertir 10 planeado a largo plazo en actividades a mediano plazo, y stas en
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pues van desde un anlisis de las prdidas de tiempo, los factores claves para
ahorrar tiempo, el trabajo en equipo, la programacin de metas, las guas semanales
de planeacin, el control de las interrupciones, el manejo del trabajo de rutina, la
delegacin eficiente de responsabilidades y los lineamientos para las juntas, hasta
consejos para combatir la postergacin.
5.
productivas se debe antes clarificar que es lo que se desea, cules son los valores
que guan nuestras acciones, cules son las metas estratgicas que se pretenden
alcanzar; pues de no ser as no se estaria invirtiendo el tiempo de manera productiva
y se estara gastando en asuntos sin importancia, dejando de lado lo realmente
necesario de realizar.
Para una correcta identificacin de las metas, la persona debe conocerse en
trminos: fsicos, emocionales, intelectuales, profesionales, sociales, espirituales,
morales y ticos; de modo que pueda diferenciar adecuadamente entre lo que es,
lo que necesita y lo que puede.
Luego debe proceder a establecer sus metas personales, familiares y
profesionales .. Para ello se deben subdividir las metas generales en metas
especficas, con los procedimientos y las actividades requeridas, junto con las
especificaciones espaciales, temporales y cuantitativas, necesarias para su logro
exitoso.
Considerando la escasez de recursos con que se cuenta para lograr las metas,
es imposible alcanzarlas todas a la vez, lo que hace necesario establecer prioridades
entre ellas, es decir, establecer una "clasificacin preferencial que prescribe el
orden en que han de hacerse las cosas. Dar prioridad a una tarea es tomar la
decisin de hacerla previamente a todas las dems" (Rutherford 1992: 69).
En esa definicin de prioridades intervienen factores como el valor que se
concede a las metas, la productividad que se supone que tienen, las necesidades
de personas relacionadas con el interesado o con su trabajo, el grado de control
que se posea sobre las mismas, las presiones externas recibidas para su
cumplimiento, etc.
Una vez que se han identificado las metas y se han definido categoras de
prioridad entre ellas, debe procederse a establecer un plan de accin, con base en
el cual se les de seguimiento, se sepa qu se ha logrado y qu falta por hacer,
cules son las fechas ms importantes, a qu reuniones debe asistirse, etc.
Siguiendo dicho plan de accin la persona est en capacidad de controlar
su tiempo y obtener de l el mayor beneficio posible, pues de esta manera puede
hacer frente a las situaciones imprevistas, a la vez que cumple adecuadamente
con todo lo que se haba propuesto realizar durante el da, la semana o el espacio
de tiempo, definido de acuerdo con sus necesidades particulares.
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CONCLUSIONES
La preocupacin por el tiempo ha sido una constante en la historia del ser
humano, la cual ha sido reflejada de diversas maneras en su quehacer intelectual,
en un intento de controlarlo y hacer un mejor uso posible del mismo.
Ese uso est condidonado tanto por las diferencias culturales que se presentan
para su medicin, como por las diferencias personales que inducen a cada uno a
actuar de manera distinta ante un problema comn.
Dentro de la cultura ocddentalla preferencia por el presente produce actitudes
cortoplasistas en las personas, que se traducen en ambientes organizacionales
similares y tienen profundas consecuencias en el estilo de vida empresarial y en la
manera de distribuir el tiempo laboral.
Para un uso ms efectivo de dicho tiempo se ha elaborado una gran serie de
medidas, tendientes a rendir su uso al mximo y todas orientadas hacia el control
personal del mismo, ms que hacia un control institucional.
La mayora de ellas se centran en recomendar el establecimiento de metas
y prioridades, la subdivisin de las tareas, la delegacin de tareas en los
colaboradores, el no comprometerse demasiado y el establecimiento de horas
silenciosas.
Todo ello es importante y necesario de ser tomado en cuenta, si se recuerda
la naturaleza especial del tiempo como recurso; uno de los recursos ms valiosos
con que cuentan las organizaciones y el cual debe ser usado de la manera ms
racional posible, si de desea aprovechar al mximo la cantidad limitada de que se
dispone.
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ANEXO 1
UNIVERSIDAD DE COSTA RICA
INVESTIGACION
EL TIEMPO Y SU ADMINISTRACION EFECTIVA
A.
PRUEBA DE ACTIVIDAD
frio_ _
afilado__
joven_ _
consolador__
triste_ _
vaco_ _
tenso_ _
claro_ _
profundo_ _
3. Cuntos aos han transcurrido desde que sucedi cada uno de los siguientes
eventos?
Estallido de la guerra El Salvador/Honduras
La crisis de la Aluminium Company of America
La disolucin del Mercado Comn
Centroame~ica
B.
NO
FUENTE:
A. Adaptado de: Webber, Ross. Una gua para la administracin del tiempo. Grupo
Editorial Norma, Primera edicin. Bogot, Colombia. 1985.
B. Adaptado de: Scott Polymer lnc. North Sylvania. North Worth, Texas.
BIBLIOGRAFIA
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