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rea Derecho Empresarial

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Contenido
Formalidades y manejo de los libros de actas y de matrcula de acciones

GLOSARIO EMPRESARIAL

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Formalidades y manejo de los libros de actas y

de matrcula de acciones
Ficha Tcnica
Autor : Dr. Cristhian Northcote Sandoval
Ttulo : Formalidades y manejo de los libros de
actas y de matrcula de acciones
Fuente : Actualidad Empresarial N 286 - Primera
Quincena de Setiembre 2013

1. Introduccin
En el da a da de las sociedades, existe
un aspecto de suma importancia para el
cumplimiento de la ley y para el adecuado funcionamiento de la sociedad.
Este aspecto es el cumplimiento de
formalidades y el manejo correcto
los libros de actas y de la matrcula
acciones, especficamente en el caso
las sociedades annimas.

las
de
de
de

Existen muchas dudas sobre este aspecto

porque la Ley General de Sociedades
contiene determinadas formalidades
que se deben cumplir, pero no establece
formatos, modelos o guas para llevar
las actas y para realizar los asientos en la
matrcula de acciones.
En la prctica, esto genera que muchas
sociedades incurran en errores y que
debido a ello, los acuerdos y actos que
deben constar en los libros de actas y en
la matrcula de acciones no puedan ser
procesados y surtir efectos.
Por estos motivos, en el presente informe
revisaremos las principales formalidades
que se deben cumplir para llevar los libros
de actas y de matrcula de acciones.

2. Marco legal
Las formalidades que se deben cumplir
para llevar los libros de actas y de matrcula de acciones, se encuentran previstas
en la Ley N 26887 Ley General de
N 286

Sociedades.En gran medida, se trata de

reglas diseadas para las sociedades annimas, pero estas disposiciones pueden
ser aplicadas en forma supletoria a los
dems tipos societarios, en la medida que
corresponda a su naturaleza.
En el caso de la empresa individual de
responsabilidad limitada, se debern
tomar en consideracin las disposiciones
del Decreto Ley N 21621.

3. Estructura de las sociedades

Para comprender la necesidad de llevar
adecuadamente los libros de actas y el
libro de matrcula de acciones, debemos
considerar primero cmo es que se estructuran las sociedades y por qu deben
llevar libros de actas y de matrcula de
acciones.
Ahora bien, para tener el panorama completo, incluiremos tambin en el anlisis a
la empresa individual de responsabilidad
limitada, que tambin est obligada a
llevar un libro de actas.
Como sabemos, tanto las sociedades
como las empresas individuales de
responsabilidad limitada son personas
jurdicas que tienen por objeto la realizacin de una actividad empresarial con
un fin lucrativo.
La necesidad de llevar libros de actas y de
matrcula de acciones (solo en el caso de
las sociedades annimas) tiene que ver
con la naturaleza de las personas jurdicas, pues al no tener una existencia fsica
como las personas naturales, requieren
que su voluntad sea expresada a travs
de las decisiones de sus rganos internos
y que tales decisiones consten en un
soporte o medio que permita verificar
su sentido. Este soporte seran los libros
de actas.

Primera Quincena - Setiembre 2013

Pero veamos entonces las caractersticas

de cada tipo societario y de las EIRL.
3.1. La empresa individual de responsabilidad limitada - EIRL
De acuerdo a lo dispuesto por el artculo
11 del Decreto Ley N 21621, la empresa individual de responsabilidad limitada
es una persona jurdica de derecho privado, constituida por voluntad unipersonal,
con patrimonio propio distinto al de su
titular.

Informe Especial

Informe especial

Como vemos, la EIRL configura una

persona jurdica distinta a su titular, por
lo que se produce una divisin entre el
patrimonio de la EIRL y el de la persona
natural que es su titular.
Adems, debe tenerse en cuenta que la
EIRL otorga una responsabilidad limitada
a su titular, por la cual las obligaciones
asumidas por la EIRL solo afectan a su
patrimonio mas no al patrimonio del
titular, salvo algunas excepciones2.
Para que la EIRL obtenga su personalidad
jurdica y le otorgue a su titular la proteccin de la responsabilidad limitada,
es necesario seguir el procedimiento de
constitucin y registro previsto por el
Decreto Ley N 21621.
nicamente cuando este procedimiento
es concluido estaremos ante una EIRL
con personalidad jurdica y patrimonio
distinto al de su titular.
1 Decreto Ley N 21621 - Artculo 1.- La Empresa Individual de
Responsabilidad Limitada es una persona jurdica de derecho privado,
constituida por voluntad unipersonal, con patrimonio propio distinto
al de su Titular, que se constituye para el desarrollo exclusivo de
actividades econmicas de Pequea Empresa, al amparo del Decreto
Ley N 21435.
2 Decreto Ley N 21621 - Artculo 41.- El Titular responde en forma
personal e ilimitada:
a) Cuando la empresa no est debidamente representada;
b) Si hubiere efectuado retiros que no responden a beneficios
debidamente comprobados;
c) Si producida la prdida del cincuenta por ciento (50 %) o ms
del capital no actuase conforme al inciso c) del artculo 80, o
no redujese este en la forma prevista en el artculo 60.

Actualidad Empresarial

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Informe Especial

El proceso de constitucin de la empresa individual de responsabilidad

limitada consiste en el otorgamiento
de la escritura pblica de constitucin
por parte del titular, quien aporta la
totalidad del capital, y la posterior
inscripcin en los Registros Pblicos.
Es esta inscripcin la que genera la
personalidad jurdica.
El capital de la empresa est conformado
por el dinero o bienes que aporta la persona natural que constituye la empresa.
Al ser una persona jurdica, la empresa
individual de responsabilidad limitada
requiere de rganos internos que adopten
y ejecuten las decisiones y acciones necesarias para su desenvolvimiento.
Dentro de la estructura de la EIRL tenemos
al titular y a la gerencia de la empresa.
Estas caractersticas de la EIRL la convierten en el modelo ideal para aquellas
personas que desean realizar su actividad
empresarial en forma individual pero bajo
el esquema de una persona jurdica que
les otorgue el beneficio de la responsabilidad limitada.
3.2. Sociedades
La sociedad es una persona jurdica constituida por una pluralidad de personas
con la finalidad de realizar actividades
empresariales y beneficiarse con los resultados de dichas actividades.
En nuestro pas, las sociedades estn reguladas por la Ley N 26887 Ley General
de Sociedades.
Al igual que la gran mayora de legislaciones en el mundo, nuestra ley regula
distintos tipos societarios, que son el
resultado de la forma como se han ido
desarrollando los esquemas societarios a
lo largo de la historia.
Algunos esquemas estn diseados para
sociedades con una gran cantidad de
socios, otros para sociedades pequeas,
sociedades con mecanismos para impedir
el ingreso de nuevo socios, etc.
Veamos en forma breve las principales
caractersticas de los tipos societarios
regulados en nuestra Ley:
a. La sociedad annima
Es una persona jurdica de responsabilidad limitada, lo que implica
que los socios solo respondern por
las obligaciones de la sociedad hasta
donde alcancen los aportes efectuados.
Asimismo, al ser una sociedad debe
cumplir con el requisito de la pluralidad de socios, pudiendo tener entre
dos y setecientos cincuenta accionistas.

VIII-2

Instituto Pacfico

Su capital se representa en acciones

y se pueden hacer aportes en dinero,
bienes o derechos de crdito.
La estructura de este tipo societario
est conformada por la junta general
de accionistas, el directorio y la gerencia.

b. Sociedad annima cerrada

Es una forma especial de la sociedad
annima en la que no pueden haber
ms de veinte socios.
Est pensada para sociedades de
pequea escala, en las que generalmente existe una vinculacin familiar
o amical entre los socios.
Esto motiva que se haya establecido
un derecho de adquisicin preferente
en este tipo de sociedades, en virtud del cual cuando un socio desea
transferir sus acciones a terceros debe
realizar un ofrecimiento a todos los
socios a fin de que estos manifiesten
su intencin de adquirir o no las acciones.
Asimismo, se ha buscado simplificar
su estructura al permitir que se prescinda del rgano del directorio.
c. Sociedad annima abierta
Es una forma especial de la sociedad
annima en la que se constituye como
abierta por tener ms de 750 accionistas o por las causales previstas en
el artculo 249 de la Ley General de
Sociedades.
Sus acciones deben inscribirse en
el Registro Pblico del Mercado de
Valores.
Se trata de sociedades en las que la
envergadura del negocio a desarrollar
motiva o justifica que el capital social
sea difundido, es decir, que sea ofrecido y negociado en mercados abiertos, como la bolsa de valores, de tal
manera que no existen restricciones
o controles a la libre transferencia de
las acciones.
d. Sociedad comercial de responsabilidad limitada (SRL)
La SRL es una persona jurdica que se
constituye por un nmero de socios
que pueden ir desde dos hasta veinte.
Como su nombre lo indica, es una
sociedad que ofrece el beneficio de
la responsabilidad limitada a sus
socios, al igual que las sociedades
annimas.
Su capital puede formarse por aportes
en dinero, bienes o derechos de crdito y no se representa en acciones sino
en participaciones, las cuales no son
libremente transferibles pues existe un
derecho de adquisicin preferente a
favor de los otros socios, cuando uno

de ellos desea transferir sus participaciones a terceros o a otro socio.

e. Sociedad colectiva
La sociedad colectiva es una persona
jurdica de responsabilidad solidaria
e ilimitada para los socios, es decir,
estos responden con su patrimonio
personal por las obligaciones de la
sociedad, cuando los bienes de esta
no alcancen.
La duracin de la sociedad es de plazo
determinado y los socios no pueden
transferir sus participaciones sin el
consentimiento de los dems socios.
Por sus caractersticas, es una sociedad
en desuso.
f. Sociedad en comandita
La sociedad en comandita es una
persona jurdica en la que existen dos
tipos de socios.
Los comanditarios que aportan dinero
o bienes y que tiene responsabilidad
limitada. Los socios colectivos que
aportan sus servicios o trabajo y
responden de manera solidaria e
ilimitada.
La sociedad puede ser en comandita
simple, que representa su capital en
participaciones, y la sociedad en comandita por acciones que representa
su capital en acciones.
g. Sociedad civil
Es una persona jurdica que se constituye para ejercer una actividad
profesional, oficio o prctica comn
entre los socios.
Puede ser ordinaria o de responsabilidad limitada.
En la ordinaria los socios responden
de manera personal y subsidiaria por
las obligaciones de la empresa. Esto
quiere decir que primero se paga con
el patrimonio de la empresa y si este
no alcanza, responden los socios.
El capital se constituye con aporte en
bienes o dinero, pero es posible que
algunos socios aporten servicios o su
trabajo, con lo cual sus utilidades se
determinarn sacando un promedio
de las utilidades de los socios capitalistas.

4. Formalidades de las actas y

libros de actas
Bien, teniendo en claro cmo se estructuran las sociedades y la EIRL, corresponde
ahora revisar cules son las formalidades
para llevar los libros de actas conforme a
las leyes aplicables.
En este punto, es conveniente hacer
una separacin entre las sociedades y
la EIRL, no solo porque estn reguladas

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Primera Quincena - Setiembre 2013

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por normas legales distintas, sino porque
su estructura y naturaleza ameritan una
distincin.

indicacin de si se celebra en primera,

segunda o tercera convocatoria; el nombre
de los accionistas presentes o de quienes los
representen; el nmero y clase de acciones
de las que son titulares; el nombre de quienes actuaron como presidente y secretario;
la indicacin de las fechas y los peridicos en
que se publicaron los avisos de la convocatoria; la forma y resultado de las votaciones
y los acuerdos adoptados.
Los requisitos anteriormente mencionados
que figuren en la lista de asistentes pueden
ser obviados si esta forma parte del acta.
Cualquier accionista concurrente o su representante y las personas con derecho a
asistir a la junta general estn facultados para
solicitar que quede constancia en el acta del
sentido de sus intervenciones y de los votos
que hayan emitido.
El acta, incluido un resumen de las intervenciones referidas en el prrafo anterior,
ser redactada por el secretario dentro de
los cinco das siguientes a la celebracin de
la junta general.
Cuando el acta es aprobada en la misma
junta, ella debe contener constancia de dicha
aprobacin y ser firmada, cuando menos,
por el presidente, el secretario y un accionista
designado al efecto.
Cuando el acta no se aprueba en la misma
junta, se designar a no menos de dos
accionistas para que, conjuntamente con
el presidente y el secretario, la revisen y
aprueben. El acta debe quedar aprobada y
firmada dentro de los diez das siguientes a
la celebracin de la junta y puesta a disposicin de los accionistas concurrentes o sus
representantes, quienes podrn dejar constancia de sus observaciones o desacuerdos
mediante carta notarial.
Tratndose de juntas generales universales es
obligatoria la suscripcin del acta por todos
los accionistas concurrentes a ellas, salvo
que hayan firmado la lista de asistentes y
en ella estuviesen consignados el nmero de
acciones del que son titulares y los diversos
asuntos objeto de la convocatoria. En este
caso, basta que sea firmada por el presidente, el secretario y un accionista designado
al efecto y la lista de asistentes se considera
parte integrante e inseparable del acta.
Cualquier accionista concurrente a la junta
general tiene derecho a firmar el acta.
El acta tiene fuerza legal desde su aprobacin.

4.1. Las sociedades

Como habamos mencionado en la introduccin de este informe, el tratamiento
de los libros de actas contenido en la Ley
General de Sociedades est referido en
gran parte a las sociedades annimas.
Pero estas disposiciones son aplicables
de manera supletoria a las otras formas
societarias, en tanto resulten compatibles
con sus caractersticas propias. Es necesario que tengamos en cuenta una cuestin
preliminar. Las sociedades tienen estructuras diferentes en funcin de su forma
societaria, tal como hemos visto en el
punto anterior de este informe.
As, la estructura ms compleja la tendra
la sociedad annima, que cuenta con una
junta general de accionistas, un directorio
y la gerencia. En el caso de los dems tipos
societarios, existe una junta de socios y
la gerencia o administracin, quedando
fuera la existencia de un directorio.
As, en todas las formas societarias se
debe llevar un libro de actas para anotar
los acuerdos que adopta la junta general
de accionistas o de socios, segn sea el
caso, y en las sociedades annimas se
deber contar adems o conjuntamente,
con un libro de actas de los acuerdos del
directorio.
a. Actas y libro de actas de las juntas
generales de accionistas y juntas
de socios
Cmo se realizan las actas y cmo
se lleva el libro de actas de las juntas
generales de accionistas y de las juntas
de socios?
Veamos lo que nos indica el artculo
134 de la Ley General de Sociedades
sobre las actas de las juntas generales
de accionistas:
Artculo 134.- Actas. Formalidades
La junta general y los acuerdos adoptados
en ella constan en acta que expresa un
resumen de lo acontecido en la reunin.
Las actas pueden asentarse en un libro
especialmente abierto a dicho efecto, en
hojas sueltas o en cualquier otra forma
que permita la ley. Cuando consten en
libros o documentos, ellos sern legalizados
conforme a ley.

Luego, el artculo 135 de la Ley nos

indica el contenido y la forma en que
deben aprobarse las actas de las juntas
generales de accionistas:
Artculo 135.- Contenido, aprobacin
y validez de las actas
En el acta de cada junta debe constar el
lugar, fecha y hora en que se realiz; la

N 286

De acuerdo a estas disposiciones, podemos establecer las siguientes reglas para

la elaboracin de las actas y del libro de
actas:
Las actas deben tener el contenido
sealado en el artculo 135 y deben
ser suscritas por las personas indicadas
en dicho artculo, atendiendo a las
circunstancias de la reunin llevada
a cabo.
Estas actas deben constar en un libro
de actas o en hojas sueltas. En cada
caso, el libro y las hojas deben ser
legalizadas ante notario pblico.
Lo ms comn, es que se lleve un libro
empastado.
Hace muchos aos, las actas eran
asentadas en el libro anotando a

Primera Quincena - Setiembre 2013

VIII

mano el contenido en las hojas del

libro empastado. Actualmente, es
prctica comn y acorde con la ley,
que las actas sean redactadas en
forma mecnica e impresas en hojas
que luego son adheridas a las hojas
del libro empastado.
No existen formatos oficiales de actas, por lo que cada sociedad puede
redactar las actas en la forma que considere conveniente, pero respetando
el contenido sealado en el artculo
135 de la ley.
La redaccin de las actas no requiere
ser efectuada por un abogado y no requiere certificacin notarial, salvo en
los casos en que se requiere certificar
una copia del acta para formalizar los
acuerdos adoptados ante los Registros
Pblicos.
En la medida que la ley no establece
formalidades o condiciones especiales
para las actas y libros de los otros tipos societarios, las reglas que hemos
mencionado que pertenecen al tratamiento de las sociedades annimas,
son aplicables supletoriamente, salvo
en aquellos aspectos que no sean
coherentes con las caractersticas de
cada tipo societario.
b. Actas y libro de actas del directorio
Como habamos sealado, en el caso de
las sociedades annimas, debajo de la
junta general de accionistas existe el rgano del directorio. Al igual que la junta,
este rgano tambin adopta acuerdos que
deben constar en actas, las cuales deben
figurar en un libro.
Veamos lo que indica el artculo 170
de la ley sobre las actas de los acuerdos
del directorio:
Artculo 170.- Actas
Las deliberaciones y acuerdos del directorio
deben ser consignados, por cualquier medio,
en actas que se recogern en un libro, en
hojas sueltas o en otra forma que permita
la ley y, excepcionalmente, conforme al
artculo 136. Las actas deben expresar, si
hubiera habido sesin: la fecha, hora y lugar
de celebracin y el nombre de los concurrentes; de no haber habido sesin: la forma y
circunstancias en que se adoptaron el o los
acuerdos; y, en todo caso, los asuntos tratados, las resoluciones adoptadas y el nmero
de votos emitidos, as como las constancias
que quieran dejar los directores.
Si el estatuto no dispone de manera distinta, las actas sern firmadas por quienes
actuaron como presidente y secretario de la
sesin o por quienes fueron expresamente
designados para tal efecto. El acta tendr
validez legal y los acuerdos a que ella se
refiere se podrn llevar a efecto desde el
momento en que fue firmada, bajo responsabilidad de quienes la hubiesen suscrito.
Las actas debern estar firmadas en un
plazo mximo de diez das tiles siguientes
a la fecha de la sesin o del acuerdo, segn
corresponda.

Actualidad Empresarial

VIII-3

VIII

Informe Especial

Cualquier director puede firmar el acta si as

lo desea y lo manifiesta en la sesin.
El director que estimare que un acta adolece
de inexactitudes u omisiones tiene el derecho
de exigir que se consignen sus observaciones
como parte del acta y de firmar la adicin
correspondiente.
El director que quiera salvar su responsabilidad por algn acto o acuerdo del
directorio debe pedir que conste en el acta
su oposicin. Si ella no se consigna en el acta,
solicitar que se adicione al acta, segn lo
antes indicado.
El plazo para pedir que se consignen las
observaciones o que se incluya la oposicin
vence a los veinte das tiles de realizada
la sesin.

De la regulacin contenida en este artculo podemos desprender las siguientes

consideraciones:
Al igual que en el caso de las juntas de
accionistas o de socios, los acuerdos
del directorio tambin deben constar
en actas, que pueden ser llevadas en
un libro empastado o en hojas sueltas.
En cada caso, se debe constar con la
legalizacin de notario pblico.
Es tambin lo ms usual que se lleve
un libro empastado.
De la misma forma que con el libro
de actas de las juntas generales de
accionistas, las actas de los acuerdos
del directorio pueden ser redactadas
en forma mecnica e impresas en
hojas que luego son adheridas a las
hojas del libro empastado.
No existen formatos oficiales de actas, por lo que cada sociedad puede
redactar las actas en la forma que considere conveniente, pero respetando
el contenido sealado en el artculo
170 de la ley.
La redaccin de las actas no requiere
ser efectuada por un abogado y no requieren certificacin notarial, salvo en
los casos en que se requiere certificar
una copia del acta para formalizar los
acuerdos adoptados ante los Registros
Pblicos.
c. Matrcula de acciones
En el caso especfico de las sociedades
annimas, existe un registro o libro adicional a los libros de actas de las junta
generales de accionistas y del directorio,
que es la matrcula de acciones

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Instituto Pacfico

El artculo 92 de la ley regula la forma

como debe llevarse este registro:
Artculo 92.- Matrcula de acciones
En la matrcula de acciones se anota la
creacin de acciones cuando corresponda
de acuerdo a lo establecido en el artculo
83. Igualmente se anota en dicha matrcula la emisin de acciones, segn lo
establecido en el artculo 84, sea que
estn representadas por certificados provisionales o definitivos.
En la matrcula se anotan tambin las transferencias, los canjes y desdoblamientos de
acciones, la constitucin de derechos y
gravmenes sobre las mismas, las limitaciones a la transferencia de las acciones y los
convenios entre accionistas o de accionistas
con terceros que versen sobre las acciones
o que tengan por objeto el ejercicio de los
derechos inherentes a ellas.
La matrcula de acciones se llevar en un
libro especialmente abierto a dicho efecto o
en hojas sueltas, debidamente legalizados, o
mediante registro electrnico o en cualquier
otra forma que permita la ley. Se podr usar
simultneamente dos o ms de los sistemas
antes descritos; en caso de discrepancia
prevalecer lo anotado en el libro o en las
hojas sueltas, segn corresponda.
El rgimen de la representacin de valores
mediante anotaciones en cuenta se rige por
la legislacin del mercado de valores.

As, la matrcula de acciones tiene las

siguientes caractersticas:
La matrcula es un registro propio de
las sociedades annimas. En el caso
de las sociedades annimas ordinarias
y cerradas, el registro es llevado en
un libro, hojas sueltas o en forma
electrnica, en cuyo caso se encarga
a una entidad especializada de llevar
el registro electrnico. En el caso de
las sociedades annimas abiertas, la
matrcula se lleva en forma electrnica
y el registro se hace ante el Registro
Pblico del Mercado de Valores.
En la matrcula se anotan todas las
operaciones que se realizan sobre
las acciones de la sociedad, tales
como las emisiones de acciones, las
cancelaciones, las transferencias, las
garantas, etc.
Si bien las anotaciones en el libro
pueden hacerse a mano, es usual que
los asientos se redacten en medios
mecnicos y que luego sean adheridos
a las hojas legalizadas.

No existen formatos oficiales del

libro de matrcula de acciones, si
bien en la prctica se comercializan
libros con formatos impresos. Pero,
estos formatos no necesariamente se
adecan al contenido o informacin
que se debe anotar en funcin del
tipo de operacin, por lo que es
recomendable que los asientos sean
elaborados en la forma indicada en
el prrafo anterior.
La matrcula de acciones es un registro
privado de la sociedad y no existe
obligacin de exhibirlo a cualquier
persona. No es un registro pblico.
La propiedad de las acciones se
determina por la informacin de la
matrcula de acciones, no por la informacin que consta en los Registros
Pblicos.
En los dems tipos societarios, las
participaciones no se llevan en una
matrcula como un registro privado,
sino que se llevan ante los Registros
Pblicos.
4.2. Las EIRL
En el caso de las EIRL, es necesario llevar
un libro de actas, legalizado ante notario,
en el cual se anotarn las decisiones del
titular de la empresa. No existen formatos
oficiales de las actas, pero su contenido
debe ajustarse a lo sealado en el artculo
40 del Decreto Ley N 21621.
En la prctica, el libro de actas de las EIRL
se lleva de manera muy similar al libro de
actas de las juntas generales de accionistas
de las sociedades.

5. Conclusiones
Luego de haber revisado las disposiciones que regulan las formalidades y las
caractersticas de los libros de actas y
libros de matrcula de acciones, tenemos
un panorama claro de las consideraciones que deben observar las sociedades
y las EIRL.
La importancia de estas formalidades es
que muchas de las decisiones adoptadas
requieren una formalizacin notarial y
registral para surtir plenos efectos, como
ocurre con los aumentos de capital o las
modificaciones de estatutos, por lo que
se debe tener especial cuidado al cumplir
las exigencias de la ley.

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