DDDDD

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Emisin: 25 de junio de 2010

ELABORACIN Y CONTROL DE DOCUMENTOS

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Procedimiento
ELABORACIN Y CONTROL DE
DOCUMENTOS

Representante del SGC

Emiti

Representante del SGC

Revis

Rectora
Aprob

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1. PROPSITO
Establecer el procedimiento para la elaboracin, la revisin, la aprobacin, la emisin, el control de los
cambios, la distribucin, la actualizacin y mantenimiento de los documentos utilizados en el Sistema de
gestin de la calidad (SGC), incluyendo el control de los documentos externos y obsoletos.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todo el personal involucrado en el Sistema de gestin de la calidad de la
Universidad Politcnica de Chiapas.
3. POLITICAS DE OPERACIN
3.1 Cada rea, por medio de su responsable asegura el control de los documentos, el cual debe procurar el
conocimiento e implantacin del presente procedimiento.
3.2 El control de los documentos puede ser fsico o electrnico.
3.3 En caso de la utilizacin de medios electrnicos, cada rea debern asegurar el mantenimiento y
resguardo del respaldo correspondiente.
3.4 El criterio para identificar los documentos controlados de los documentos no controlados es el siguiente:
-

Documento controlado: Se refiere a los documentos con los cuales la Universidad Politcnica de
Chiapas tiene control para poderlos modificar y actualizar, tales como Manual de calidad,
procedimientos, formatos, instrucciones de trabajo, instructivos, planes de calidad y dems
documentos generados por la institucin.

Los documentos no controlados son aquellos cuyas modificaciones no pueden ser realizadas o
actualizadas por la Universidad Politcnica de Chiapas, tales como manuales, catlogos externos o
documentos externos, documentos de las autoridades y aquellos documentos que el Representante
del SGC decida.

Los documentos solicitados por los usuarios que salgan de las instalaciones de la institucin y que no
deban ser modificados actualizados tales como el Manual de calidad, se consideran como
Documentos no Controlados.

Las impresiones de documentos electrnicos para fines informativos, as como las fotocopias son
considerados como Documentos no Controlados.

3.5 En caso de que algn documento controlado sea distribuido fsicamente, ser necesario asignarle un
nmero de copia controlada y se entregar por medio del Registro de distribucin fsica de documentos
UPCH-R-104.RG-03 o bien por medio de oficio recopilando la firma de recepcin del documento.
3.6 El Responsable del SGC, mantiene la documentacin en la computadora destinada para esta funcin y
respalda las copias de seguridad al menos una vez al cuatrimestre.
3.7 La adecuada implementacin de los documentos ser verificada por el Responsable del rea, el cual
ser el encargado de solicitar las modificaciones que se consideren necesarias a los documentos para
asegurar su actualizacin, a travs del formato denominado Solicitud de accin de mejora UPCH-R104.RG-09, mantenindolo este registro como evidencia de la identificacin y documentacin del
cambio realizado.
3.8 Los documentos obsoletos que sean retenidos para preservar la informacin, los conocimientos o por
cualquier otra razn sern identificados con la leyenda "DOCUMENTO OBSOLETO".
3.9 El encabezado y/o pie de pgina sugeridos en este documento podr(n) omitirse o adecuarse en caso
de no ser operativamente funcionales.
3.10El Departamento de Programacin y Presupuesto de la Universidad Politcnica de Chiapas, ser el
rgano responsable de definir y actualizar los lineamientos para la clasificacin y organizacin de los
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archivos de la informacin pblica, con base en los lineamientos y reglamentos de la Ley que
garantiza la transparencia y el derecho a la informacin pblica para el Estado de Chiapas.
3.11Los procedimientos que se documenten e implementen en la Universidad Politcnica de Chiapas
debern considerar:
1. PROPSITO
2. ALCANCE
3. POLTICAS DE OPERACIN
4. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
5. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA (INTERACCION CON OTROS DOCUMENTOS)
7. CONTROL DE REGISTROS
8. GLOSARIO
9. CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORAS
1.

Propsito: se describe la finalidad que se persigue con la documentacin e implementacin del

procedimiento.

2.

Alcance: se seala la cobertura para la aplicacin del procedimiento.

3.

Polticas de operacin: se describen los criterios, reglas, requisitos e indicaciones que orientarn al
usuario en el cumplimiento del procedimiento.

4.

Diagrama del procedimiento: se especifica por medio de un diagrama de flujo la manera secuencial
del procedimiento.

5.

Descripcin del procedimiento: se describe en forma ordenada y secuencial los pasos a seguir,
dando respuesta a las siguientes preguntas: qu? cmo? quin? cundo? y por qu?; as como los
puntos de control necesarios y anexos (cuando aplique). Si en la descripcin de la actividad se
utilizan abreviaturas o conceptos especficos utilizados en el la actividad descrita, ser necesario
que estos se incluyan dentro del espacio denominado GLOSARIO (ver punto 8).

6.

Documentos de referencia: se menciona el Marco legal as como las referencias normativas

correspondientes al procedimiento tales como reglamentos, normas, polticas; administrativas como
manuales, circulares, procedimientos y guas, que se relacionen o afecten al procedimiento que
se documenta.

7.

Control de registro: se mencionan las formas que se utilizan para registrar datos y resultados en la
ejecucin del procedimiento.

8.

Glosario: se incluyen las expresiones o abreviaturas que faciliten la comprensin y aplicacin del
procedimiento.

9.

Control de cambios y mejoras: Se registran los cambios y actualizaciones al procedimiento,

considerando el nivel de revisin, la seccin y/o pgina donde se realiza el cambio, la descripcin de
la modificacin y mejora as como la fecha de modificacin.

3.12El responsable del documento en coordinacin con el Representante del SGC, asigna el cdigo de la
siguiente forma: AAAAAA.BB-NN
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Donde AAA corresponde al rea responsable del documento:

UPCH-R-100 Rectora
UPCH-R-101 Coordinacin Jurdica
UPCH-R-102 Coordinacin de Tecnologas de Informacin
UPCH-R-103 Coordinacin de Comunicacin Social
UPCH-R-104 Representante de la Rectora para el SGC
UPCH-SAC-200
Secretara Acadmica
UPCH-SAC-201
Direccin de Vinculacin Universitaria
UPCH-SAC-201-1
Departamento de Extensin y Vinculacin
UPCH-SAC-201-2
Departamento de Desarrollo Empresarial
UPCH-SAC-202
Direccin General de Programas Acadmicos
UPCH-SAC-202-1
Direccin de Programa Acadmico de Ingeniera Agroindustrial
UPCH-SAC-202-2
Direccin de Programa Acadmico de Ingeniera Ambiental
UPCH-SAC-202-3
Direccin de Programa Acadmico de Ingeniera Energa
UPCH-SAC-202-4
Direccin de Programa Acadmico de Ingeniera Mecatrnica
UPCH-SAC-202-5
Departamento de Servicios Escolares
UPCH-SAC-202-6
Departamento de Servicios Bibliotecarios
UPCH-SAC-202-7
Departamento de Atencin Integral a la Comunidad Universitaria
UPCH-SAC-202-8
Departamento de Tutoras
UPCH-SAC-203
Direccin de Planeacin Educativa
UPCH-SAC-203-1
Departamento de Proyectos Institucionales
UPCH-SAC-203-2
Departamento de Estadstica Institucional
UPCH-SAC-204
Direccin de Investigacin y Posgrado
UPCH-SAC-204-1
Departamento de Calidad e Innovacin Educativa
UPCH-SAC-204-2
Departamento de Investigacin
UPCH-SAC-204-3
Departamento de Posgrado
UPCH-SAD-300
Secretara Administrativa
UPCH-SAD-301
Direccin de Administracin de Personal
UPCH-SAD-301-1
Departamento de Promocin Laboral y Capacitacin
UPCH-SAD-301-2
Depto. de Movimientos Nominales, Remuneraciones y Organizacin
UPCH-SAD-302
Direccin de Administracin y Finanzas
UPCH-SAD-302-1
Departamento de Tesorera
UPCH-SAD-302-2
Departamento de Recursos Financieros y Contables
UPCH-SAD-303
Direccin de Programacin y Presupuesto
UPCH-SAD-303-1
Departamento de Programacin
UPCH-SAD-303-2
Departamento de Control Presupuestario
UPCH-SAD-304
Direccin de Administracin de Recursos Materiales
UPCH-SAD-304-1
Departamento de Recursos Materiales y Almacn
UPCH-SAD-304-2
Departamento de Infraestructura y Servicios Generales
Donde BB es el tipo de documento:
MC
Manual de calidad
MGO Manual general de organizacin
MR
Matriz de responsabilidades
PG
Procedimiento General
PO
Procedimiento operativo
PR
Proceso documentado
IT
Instruccin de trabajo
PL:
Plan de calidad
FX:
Diagrama de flujo
RG:
Registro
GI:
Gua operativa
Donde NN es el nmero consecutivo del documento.

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3.13El Plan de calidad refleja la gama de procesos y servicios que ofrece la Universidad Politcnica de
Chiapas a su comunidad universitaria.
3.14El Diagrama de Flujo refleja por medio de representaciones simblicas un procedimiento, el cual
describe la secuencia e interrelacin de sus operaciones, as como las distintas reas de trabajo que
intervienen en su desarrollo.
3.15Revisin, aprobacin y distribucin de los documentos:
3.15.1 Para los documentos del SGC transversales (de aplicacin general), su elaboracin ser por el
responsable del mismo y su revisin (aprobacin) ser responsabilidad de la Rectora, los cuales
firmarn en el pie de pgina del documento; su distribucin y control ser fsico o electrnico, el
original ser conservado por el Representante del SGC.
3.15.2 Para los documentos exclusivos de alguna funcin o rea, su elaboracin ser a cargo del
interesado y su revisin (aprobacin) ser responsabilidad del Responsable del rea o funcin; su
distribucin y control podr ser electrnico o fsico y el original ser conservado por el
Representante del SGC.
3.16Documentos Externos
3.16.1 Los documentos de origen externo, tales como normas ISO / NMX-CC, reglamentos, diarios
oficiales, lista de precios de proveedores, sern controlados por el responsable de su uso y manejo,
su identificacin se hace directamente en la Lista Maestra de Documentos UPCH-R-104.RG-01 y su
distribucin se realiza por medio del Registro de distribucin fsica de documentos UPCH-R104.RG-03.

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4. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO

Representante del SGC

Responsable del rea

Responsable del Proceso

INICIO

5.1 Elaboran los documentos del SGC como son: procedimientos, instrucciones de
trabajo, planes de calidad, diagramas de flujo, registros y formatos

5.2 Consideran los elementos necesarios para establecer el encabezado y el pie de

pgina en los documentos del Sistema de gestin de la calidad

5.3 Elabora el Manual de Calidad

5.6 Asigna N de copia controlada a

los documentos fsicos distribuidos

5.4 Elabora el Plan de calidad junto

con el Representante del SGC

5.5 Elabora Diagramas de flujo con el

apoyo del Representante del SGC

5.7 Distribuye fsica o electrnicamente los documentos controlados

5.8 Aseguran la adecuada implementacin del documento y realizan las modificaciones

necesarias, a travs del formato denominado Solicitud de accin de mejora UPCH-R104.RG-09
5.9 Mantienen los documentos disponibles en las reas correspondientes, retirando los
documentos obsoletos

5.10 Identifica los cambios en los

documentos actualizados conservando la
versin anterior junto con la Solicitud de
accin de mejora UPCH-R-104.RG-09

FIN

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5. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

Secuencia
de etapas

Responsable

Actividades

Elaboran los documentos del SGC como son: procedimientos, procesos

documentados, instrucciones de trabajo, planes de calidad, diagramas de
flujo, registros y formatos, considerando los siguientes elementos en el
encabezado:

5.1

Representante del
SGC
Responsable del
rea

Logograma

Tipo de documento

Nombre completo del procedimiento

Cdigo: siglas correspondientes al documento utilizadas para su

control.

Emisin: se incluye la fecha de su publicacin ms reciente (para evitar

confusin este dato se podr excluir en los registros del SGC que son
llenados por los usuarios externos).

Revisin: Determina la versin ms reciente del documento.

Pgina: indica la pgina y el nmero de hojas que integran el

documento.

Ejemplo del encabezado de los documentos del SGC

Cdigo:
Emisin:

Tipo de documento:

(nombre del documento)

Revisin:
Pgina:

Consideran los siguientes elementos en el pie de pgina de la primera

hoja:

5.2

Representante del
SGC

Responsable del

rea

Nombre completo de documento

Puesto y firma (autgrafa) del responsable de su emisin.
Puesto y firma (autgrafa) del responsable de su revisin.
Puesto y firma (autgrafa) del responsable de su aprobacin.

Consideran la siguiente leyenda en el pie de pgina de todas las hojas del

documento:
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Elabora el Manual de Calidad, el cual deber contener como mnimo:

a. El alcance del SGC, incluyendo la justificacin de las exclusiones.
5.3

5.4

Representante del
SGC

Responsable de

b. Referencia a los procedimientos documentados establecidos para el

SGC.
c. La interaccin entre los procesos del Sistema de Gestin de la
Calidad.
Elaboran el Plan de calidad correspondiente a cada proceso.

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Secuencia
de etapas

Responsable

Actividades

proceso
Representante del
SGC

Ejemplo del formato del Plan de Calidad

1

Nombre del
proceso:

Objetivo del proceso:

Descripcin de las
Actividades del proceso

Interaccin

Actividades, documentos
y/o registros

Responsables

Recursos e
infraestructura

Indicadores de
medicin

9
Criterios de aceptacin,
verificacin y/o control

Entrada:

Resultado:

Entrada:

Resultado:

Entrada:

Resultado:

1. Nombre del proceso: Se escribe el nombre completo del proceso

2. Objetivo del proceso: Describe brevemente el propsito del documento
3. N: Se escribe el nmero consecutivo de cada actividad del proceso (ejemplo 1, 2, 3, 3.1, 3.2, 4, etc.)
4. Descripcin de las Actividades del proceso: Se define el propsito y la descripcin de la actividad detalladamente,
evitando incluir informacin confidencial o contraseas, evitando duplicar informacin. Si la actividad ya se encuentra
descrita en otro documento no es necesario volverla a escribir en el plan de calidad, basta con informarlo en esta
columna y anotar el nombre completo del documento de referencia. Ejemplo: la actividad X se realiza tomando como
base lo descrito en el documento Y.
NOTA: ISO 9000 define Proceso como un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las
cuales transforman elementos de entrada en resultados.
5. Actividades, documentos y/o registros:
ENTRADAS: Se anotan las actividades, documentos y/o registros necesarios para la realizacin de la actividad que se
est describiendo.
SALIDAS: Se anotan las actividades, documentos y/o registros generados de la realizacin de la actividad que se est
describiendo.
Ejemplos de documentos:

Normativa aplicable, normas y reglamentos (internos y externos), procedimientos, guas, planes o programas,
manuales administrativos, manuales operativos, manuales institucionales.
Ejemplos de registros:

Formatos, memorias, resultados, registro, dibujos, archivos, apuntes.

6. Responsables: Se indica el puesto o funcin del involucrado o los involucrados para llevar a cabo esta actividad (se
sugiere no incluir nombres de personas), considerando las entradas (puesto, funcin o departamento que provee de la

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informacin o servicio para realizar la actividad que se est describiendo), as como las salidas o resultados (puestos o
departamentos a los que se entregan los resultados de ese proceso).
7. Recursos e infraestructura: Se anotan los recursos materiales necesarios para desarrollar la actividad sealada,
incluyendo instalaciones, hardware, software, equipo, herramienta, productos, insumos, consumibles, etc. En caso de
que no se requiera la utilizacin de algn tipo de recurso se escribe la leyenda No Aplica
8. Indicadores de medicin: Se escriben los plazos en unidades de medicin relacionados con la actividad que se est
describiendo; ejemplo: das, horas, minutos, productos terminados, etc.
9. Criterios de aceptacin, verificacin y/o control: Se menciona aquel o aquellos elementos que permiten mantener el
control de la actividad o proceso sealado como son las actividades de verificacin, validacin, seguimiento, inspeccin,
ensayo o prueba especficas.
NOTA: En todos los casos siempre se deber incluir uno o varios criterios de aceptacin.

Secuencia
de etapas

5.5

Responsable

Actividades

Elaboran los Diagramas de Flujo en el apartado 4 de cada procedimiento,

para reflejar por medio de representaciones simblicas la secuencia e
interrelacin de sus operaciones, as como las distintas reas de trabajo
Representante del que intervienen en su desarrollo.
SGC
Responsable de
proceso

Ejemplo de formato de la pgina de Diagrama de flujo

rea W

rea X

rea Y

rea Z

rea: Establecer, por medio de representaciones simblicas cada etapa de un procedimiento, de manera
secuencial e interrelacionada con las distintas reas que intervienen.

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La simbologa para realizar Diagramas de flujo es la siguiente:

Indica el inicio o final de un proceso.

Se realiza una operacin: Se debe dar una explicacin en el diagrama de flujo; cuando
tiene un crculo dentro del rectngulo, se refiere a la realizacin de una actividad u
operacin y que a su vez, es inspeccionada y administrada por la misma persona.
Decisin: Seala un estado en el cual se debe tomar una decisin cuando el proceso se
divide en dos o ms posibilidades.
Archivo de documentos: Se utiliza cuando se requiere almacenar la informacin en
espera de que en otro evento se necesiten los documentos.
Guardar Informacin en archivos informticos: Se requiere de programas de
computacin para utilizarlo.
Documento: Representa un documento relativo al proceso.
Conector: Se utiliza para indicar la continuacin del proceso en el diagrama de flujo.
Lnea de flujo: Representa una va del proceso que conecta a sus elementos.
Conector de pgina: Se utiliza para indicar la continuacin del proceso de una pgina a
otra.

Secuencia
de etapas

Responsable

Actividades

5.6

En caso de que algn documento sea distribuido en copia impresa, ser

necesario asignarle un nmero de copia controlada, el cual se registrar en
Representante del
el Registro de distribucin fsica de documentos UPCH-R-104.RG-03,
SGC
solicitando la firma de recibido a la persona que se le entrega el
documento.

5.7

Representante del Los documentos controlados sern distribuidos fsica o electrnicamente a

SGC
las reas correspondientes.

5.8

Responsable del
rea
Representante del
SGC

Aseguran la adecuada implementacin del documento y ser responsable

de solicitar las modificaciones que se consideren necesarias para mantener
su actualizacin, a travs del formato denominado Solicitud de accin de
mejora UPCH-R-104.RG-09, el cual entregar al Representante del SGC
para su revisin, aprobacin, emisin y distribucin.

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Secuencia
de etapas

Responsable

Actividades

5.9

Representante del
Aseguran que las versiones actualizadas de los documentos se encuentran
SGC
disponibles en las reas correspondientes, retirando los documentos
Responsable del obsoletos.
rea

5.10

Identifica los cambios en la documentacin actualizada conservando la

Representante del versin anterior del documento junto con el formato denominado Solicitud
SGC
de accin de mejora UPCH-R-104.RG-09 que se utiliz para la solicitud de
la actualizacin.

FIN

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA (INTERACCION CON OTROS DOCUMENTOS)

Cdigo

Proceso o documento

Sin cdigo

Reglas para la creacin y operacin de Universidades Politcnicas

Sin cdigo

Modelo Educativo de Universidades Politcnicas

UPCH-SAD300.MGO-01

Manual general de organizacin de la Universidad Politcnica de Chiapas

Vigente

Ley que garantiza la transparencia y el derecho a la informacin pblica para el Estado

de Chiapas.

Sin cdigo

Norma ISO-9001:2008 / NMX-CC-9001-IMNC-2008, Requisito 4.2.3 Control de los

documentos.

Sin cdigo

Gua IWA-2 / NMX-CC-023-IMNC-2003, Sistema de gestin de la calidad para

organizaciones educativas.

UPCH-R104.MC-01

Manual de calidad

7. CONTROL DE REGISTROS
Cdigo

Registro

Tiempo de
conservacin

Disposicin de
los registros

Responsable de
almacenarlo

UPCH-R104.RG-01

Lista maestra de
documentos

4 aos

Destruccin

Representante
de la Direccin

UPCH-R104.RG-03

Lista de distribucin
fsica de documentos

4 aos

Destruccin

Representante
de la Direccin

UPCH-R104.RG-09

Solicitud de accin
de mejora

4 aos

Destruccin

Representante
de la Direccin

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Lugar de
almacn
rea del
Representante
de la Direccin
rea del
Representante
de la Direccin
rea del
Representante
de la Direccin

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8. GLOSARIO
8.1 CUP: Coordinacin de Universidades Politcnicas.
8.2 Manual de Calidad: Documento que especifica el Sistema de gestin de la calidad de la Universidad
Politcnica de Chiapas, su alcance y exclusiones, hace mencin de los procedimientos aplicables, as
como de la interaccin de sus procesos.
8.3 Documento: Informacin y su medio de soporte.
8.4 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeadas.
8.5 Procedimiento: Forma especificada (documentada o no) para llevar a cabo una actividad o un conjunto
de actividades mutuamente relacionadas.
8.6 Plan de calidad: Documento que especifica que procedimientos y recursos asociados deben aplicarse,
quien debe aplicarlos y cuando deben aplicarse a un proyecto, proceso o servicio especfico.
8.7 Cdigo: Conjunto de letras y nmeros que son asignados para el control de un documento o registro
dentro del Sistema de gestin de la calidad, considerando quien lo emite, tipo de documento y nmero
consecutivo.
8.8 Lista maestra de documentos: Documento utilizado para relacionar y controlar los documentos del
Sistema de gestin de la calidad.
8.9 Documento obsoleto: Documento anterior a la revisin ms reciente.
8.10 SGC: Sistema de gestin de la calidad de la Universidad Politcnica de Chiapas.
9. CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORAS
Nivel de
revisin

Seccin
y/o pgina

Descripcin de la modificacin y mejora

Fecha de modificacin

01

----

-----------------------------

---------

02

Seccin 6
Pgina 11

Se actualiza la versin correspondiente a la norma de referencia:

ISO 9001:2000 a 2008.

25 de junio de 2010

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05

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