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Cdigo: M-SI-SIG-001
Revisin: C
Fecha: Julio de 2012
M-SI-SIG-001
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIN .............................................................................................................5
1. GENERALIDADES ....................................................................................................7
1.1 OBJETO DEL MANUAL ..........................................................................................7
1.2 ALCANCE ...............................................................................................................7
1.3 CONTROL .............................................................................................................8
1.4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA ........................................................................9
1.4.1 General................................................................................................................9
1.4.2 Especficos .........................................................................................................9
1.5 TRMINOS Y DEFINICIONES.............................................................................10
2. INFORMACIN INSTITUCIONAL..............................................................................11
2.1 BREVE RESEA HISTORICA..............................................................................11
2.2 MISIN .................................................................................................................11
2.3 VISIN ..................................................................................................................12
2.4 PRINCIPIOS TICOS ...........................................................................................12
2.5 VALORES INSTITUCIONALES ............................................................................12
2.6 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.....................................................................13
2.7 MAPA ESTRATGICO .........................................................................................13
2.8 PRODUCTOS Y/O SERVICIOS............................................................................16
2.9 IDENTIFICACIN DE CLIENTES, PARTES INTERESADAS Y REQUISITOS
ANTE LOS PROCESOS INSTITUCIONALES. ...........................................................18
3. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN MECI - CALIDAD .......................................22
3.1
3.2
M-SI-SIG-001
3.3
ALCANCE ......................................................................................................23
3.4 EXCLUSIONES.....................................................................................................23
3.5 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN ............................................................24
3.5.1
3.5.2
Controles ....................................................................................................37
3.7.6
M-SI-SIG-001
M-SI-SIG-001
INTRODUCCIN
La Universidad Francisco de Paula Santander Ocaa, como Institucin de Educacin
Superior establece que, La educacin que se imparte en la Universidad Francisco de
Paula Santander debe desarrollarse dentro de un marco de claros criterios ticos y
democrticos que garanticen el respeto, fortalecimiento y desarrollo de valores apropiados
para enfrentar los cambios y requerimientos de la sociedad actual.
A la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaa, le corresponde como principio
fundamental concebir la Educacin Superior como un derecho de la persona, un servicio
pblico cultural, un proceso permanente que posibilita el desarrollo de las potencialidades
del ser humano de una manera integral, con miras a configurar una sociedad mas justa,
equilibrada y autnoma, enmarcada dignamente en la comunidad internacional, por ello ha
implementado un Sistema de Gestin de Calidad basado en las directrices de la NTC GP
1000:2009, con el fin de cumplir su objeto social con eficiencia, eficacia y efectividad,
generando un cambio en la cultura organizacional de tal manera que se reflejen principios
como enfoque hacia el cliente, liderazgo, participacin activa de los funcionarios, enfoque
basado en procesos, la mejora continua, la coordinacin, cooperacin, articulacin y la
transparencia; mediante las actividades que realizan por medio de los procesos
institucionales: Direccin y Planeacin, Gestin Acadmica, Investigacin, Extensin;
Admisiones, Registro y Control; Bienestar Universitario, Gestin Humana, Gestin
administrativa y financiera, Sistemas de Informacin Telecomunicaciones y Tecnologa,
Gestin de Comunicaciones, Secretara General, Infraestructura y mantenimiento, Sistema
Integrado de Gestin y Control Interno.
Por tal motivo, la implementacin de este Sistema se ha realizado con base en la NTC GP
1000:2009, establecida por medio de la ley 872 de 2003 que crea el Sistema de Gestin de
Calidad para el sector pblico, y el decreto 4110 de 2004 que adopta la Norma Tcnica de
Calidad. Asimismo, siguiendo los lineamientos dados por el MECI 1000:2005, que orienta
la implementacin de un modelo estndar de control interno, para la administracin pblica
colombiana, lo cual est reglamentado en el decreto 1599 de 2005.
El presente manual tiene como finalidad describir el Sistema de Integrado de Gestin
implementado por la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaa, para el
aseguramiento de la calidad en los servicios ofrecidos y el control de los procesos,
cumpliendo con los estndares de la Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica
NTC GP 1000:2009 y del Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2008.
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M-SI-SIG-001
1. GENERALIDADES
c)
Establecer una gua para la aplicacin de procedimientos de calidad en cada uno
de los procesos de la Universidad y as lograr la satisfaccin de los requerimientos del
cliente.
1.2 ALCANCE
M-SI-SIG-001
o
o
o
o
o
1.3 CONTROL
Para la emisin, modificacin, distribucin y control del Manual del Sistema Integrado
de Gestin, se siguen los lineamientos establecidos en el procedimiento Control de
Documentos. El Sistema Integrado de Gestin es el responsable de la validez de su
contenido y de su formalizacin.
La responsabilidad y autoridad de evaluar las propuestas de exclusiones para
determinar su aprobacin corresponde al equipo MECI-CALIDAD y al representante de
la direccin. La evaluacin y aprobacin de las exclusiones son conducidas en el marco
de las Revisiones por la Direccin del Sistema Integrado de Gestin.
En el numeral 4. Control de Cambios, se describen las modificaciones realizadas a este
Manual; su control y registro actualizado es responsabilidad del Sistema Integrado de
Gestin; su distribucin se efectuar de acuerdo con el Procedimiento de Control de
Documentos; se mantendr el original del mismo en la Oficina de Sistema Integrado de
Gestin.
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1.4.1 General
1.4.2 Especficos
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2. INFORMACIN INSTITUCIONAL
2.1 BREVE RESEA HISTORICA
La Universidad Francisco de Paula Santander Ocaa, Alma Mater de la zona del
Catatumbo y Nororiente Colombiano, nace institucionalmente el 18 de julio de 1974, a
travs del Acuerdo 003, como una opcin de Educacin Superior, para los estudiantes
de la Provincia de Ocaa y su zona de influencia.
El 5 de marzo de 1975 se dio inicio a las labores acadmicas en el Antiguo Convento
anexo al Templo de San Francisco, con un programa acadmico de corte tecnolgico
denominado Tecnologa en Matemticas y Fsica abriendo sus puertas a los
estudiantes, en su mayora profesores de Primaria y Secundaria. En 1981, gracias a la
gestin del entonces Director, El Doctor Edmundo Sarmiento Nez, el ICFES expide la
resolucin de que da inicio al programa de Tecnologa en Produccin Agropecuaria,
programa con el cual adquiere un amplio desarrollo, crecen las expectativas y se da
solucin inmediata, como la ampliacin de la pequea biblioteca existente.
Posteriormente con el fin de darle continuidad al programa de Tecnologa en
Produccin Agropecuaria se aprueba para la seccional el Programa de Zootecnia,
primero en la historia de la Universidad con completa autonoma, ya que en la sede
central no exista dicho programa acadmico. En su constante preocupacin el cuerpo
docente y el personal Administrativo, logran ms tarde crear el programa de Tecnologa
en Administracin Comercial y Financiera, como una respuesta tambin al pensamiento
comercial del habitante general de nuestra Provincia.
Esta nueva tecnologa, alcanza su profesionalizacin, crendose en la seccional la
carrera de Administracin de Empresas, seguidamente vendran los primeros semestres
de las Ingenieras de Sistemas, Civil y Mecnica, e igualmente un segundo ciclo de
Profesionalizacin de Tecnologa en Produccin Agropecuaria, dirigido hacia la
Ingeniera Ambiental1.
2.2 MISIN
La Universidad Francisco de Paula Santander Seccional Ocaa, como Universidad
Pblica, tiene como Misin, el compromiso de formar en el nivel superior, profesionales
idneos, mediante la generacin y difusin del conocimiento en los mbitos de la
ciencia, la cultura y el arte, la tcnica, la tecnologa y las humanidades, con autonoma y
11
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Cultura autocontrol
Transparencia
Cultura de calidad
Excelencia
Liderazgo
Servicio
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13
M-SI-SIG-001
MAPA ESTRATGICO
UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAA
DIRECCIN Y PLANEACIN
VISIN
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M-SI-SIG-001
OBJETIVOS
INSTITUCIONALES
1.
Incorporacin
del
proyecto
de
desarrollo
regional
a
3.
Desarrollo
las
estrategias
acadmico
metodolgicas
de
formacin
de
los
programas
acadmicos.
4.
Diversificar
y
optimizar la gestin
financiera
2.
Modernizacin
institucional
(acadmica
y
administrativa)
5. Implementacin de
T.I.C.
Fortalecimiento de la
divisin de Bienestar
Universitario
ESTRATEGIAS
Priorizacin de reas
de trabajo de los
programas
acadmicos,
de
Mejoramiento
la
acuerdo
a de las
oferta
acadmica
necesidades
del
pertinentes
a
la
entorno
regin.
Articulacin de los
proyectos con
la
Gestionar
alianzas
poltica faciliten
de
que
el
investigacina
acceso
la
institucional
obtencin
de
recursos financieros
y
maximizar
el
aprovechamiento de
los
Procesos recursos
existentes
permanentes
de
formacin
y
capacitacin
de
Incorporacin de las
personal;
nuevas TIC en los
construccin
y
procesos
adecuacin
y
institucionales.
modernizacin
tecnolgica.
Apoyo
y
fortalecimiento de los
planes, programas y
PROYECTOS
proyectos
promovidos
por
Bienestar
Universitario
y
articulados con todos
los
estamentos
Ajustes
curriculares a
las necesidades del
Oferta
currculode programas
acadmicos
con
registro calificado
Fortalecimiento de las
Definicin
finanzas de la
depoltica
la
investigativa
institucin
para
Planes, programas
y
proyectos
establecidos por
PROCESO
Bienestar
Universitario.
Estudios tcnicos
pertinentes
e
incorporacin de
Acadmicos
tecnologas
Planes
de
desarrollo
y
estudios
tcnicos
Proceso
sectorizados
estratgico
responder al desarrollo
y concordancia con la
parte
misional
Estudio
de procesos y
procedimientos
Eficiencia
y eficacia
institucionales
y en
su
el
gasto
institucional.
articulacin con la
gestin
de
la
Universidad
Proceso
Procesos
administrativo
misionales y
apoyo
estrategia y
apoyo
Ajustes
de la
las gestin
TIC al
Fortalecer
desarrollo
humana a misional.
travs de la
Acadmico
Gestin humana y
misional
dey
de
Actos
administrativos
Planes,
programas
y
proyectos implementados y
ejecutados.
INDICADORES
RECURSOS
Numero
de
programas
acadmicos
Cumplimiento
de las
ajustado
condiciones
de
funcionan
Nmero
de
convenios
(alianzas) realizadas con
organismos e instituciones
regionales o centros
de
Programas
registros
investigacin con
acadmicos.
Documento elaborado
Acto administrativo
Formulacin
y
aprobado.
presentacin
de
proyectos
Seguimiento
Documentos
evaluacin
procesos
y
de
Nmero
programas
Numero de de
proyectos
acadmicos
ajustado
cofinanciados
Mapa de procesos definidos y
socializados.
Manual de capacitacin.
Informes
Actos
Estudios tcnicos
administrativos
definicin de perfiles
de
los
cargos,
funciones y evaluacin
del desempeo por
competencias.
15
Asignatura
y
planes
Plan de capacitacin.
apoyados con TICS.
Manual de funciones
M-SI-SIG-001
Los planes operativos son definidos y administrados por cada uno de los procesos,
peridicamente la Oficina de Planeacin realiza el seguimiento a los mismos, para
determinar el avance del Plan Estratgico.
Ingenieras de Sistemas
Ingeniera Civil
Ingeniera Mecnica
Tecnologa Agropecuaria
Zootecnia
Ingeniera Ambiental
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M-SI-SIG-001
Comunicacin Social
Derecho
POSGRADO:
EDUCACIN CONTINUADA
Iniciacin Artstica
Msica
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M-SI-SIG-001
Artes Plsticas
Artes Escnicas
U. F. P. S. O.
PROGRAMAS ACADMICOS
SERVICIO QUE SE PRESTA:
DESARROLLO DE CONOCIMIENTO
PROYECTOS DE EXTENSIN Y PROYECCIN SOCIAL
ESTUDIANTES
PARTES INTERESADAS:
COMUNIDAD EN GENERAL
EGRESADOS
ASPIRANTES
PADRES DE FAMILIA
FUNCIONARIOS
SECTOR EMPRESARIAL
ENTES GUBERNAMENTALES Y NO GUBERNAMENTALES
ENTES DE CONTROL
PROVEEDORES
COMUNIDAD
INSTITUCIONES EDUCATIVAS NACIONALES E
INTERNACIONALES
18
M-SI-SIG-001
PROCESOS
INSTITUCIONALES
DIRECCIN Y
PLANEACIN
INTERNOS
1.
EXTERNOS
INTERNOS
CLIENTES
Estudiantes
Entes de control
Entidades gobierno
Comunidad
Sector empresarial
Direccionamiento institucional
Polticas de gestin claras
Proyectos viables y pertinentes
Recursos para la gestin
Liderazgo
Cumplimiento de normatividad
Empoderamiento
Gestin tica
Transparencia
Comunicacin permanente
Informacin veraz y oportuna
EXTERNOS
INVESTIGACIN
INTERNOS
4.
Estudiantes
Entes de control
Polticas claras
Informacin veraz y oportuna
Gestin de recursos
Comunidad
Entes de Control
Estudiantes
Comunidad
Entes de Control
Institutos
cientficos
EXTENSIN
EXTERNOS
3.
EXTERNOS
GESTIN
ACADMICA
INTERNOS
2.
Alianzas estratgicas
Informacin veraz y oportuna
Beneficios para la comunidad
Cumplimiento de normatividad
Cobertura
19
INTERNOS
BIENESTAR
UNIVERSITARIO
INTERNOS
6.
ADMISIONES,
REGISTRO Y
CONTROL
EXTERNOS
5.
EXTERNOS
INTERNOS
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GESTIN HUMANA
GESTION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
EXTERNOS
8.
INTERNOS
EXTERNOS
7.
Estudiantes
Comunidad
Entes de control
Funcionarios de la
institucin
Estudiantes
Entes de control
Aspirantes a
convocatorias laborales
Entes de control
E.P.S y A.R.P
Entidades bancarias
Procedimientos definidos
Transparencia
Informacin veraz y oportuna
Calidad
Oportunidad
Celeridad
Economa
Cumplimiento de los procedimientos
Informacin veraz y oportuna
Gestin de los recursos
Procedimientos establecidos
Transparencia
Cumplimiento de las obligaciones
20
EXTERNOS
INTERNOS
EXTERNOS
INTERNOS
12. SECRETARIA
GENERAL
Estudiantes
Comunidad
EXTERNOS
11. INFRAESTRUCTURA
Y MANTENIMIENTO
Estudiantes
Comunidad
Entes externos de
control
Estudiantes
Contratistas
Entes de control
INTERNOS
10. SISTEMAS DE
INFORMACIN ,
TELECOMUNICACION
ES Y TECNOLOGIA
EXTERNOS
GESTION DE
COMUNICACIONES
INTERNOS
9.
INTERNOS
M-SI-SIG-001
Estudiantes
Entes de control
Agilidad
Facilidad de acceso y manejo
Trazabilidad
Veracidad y oportunidad de la
informacin
Tecnologa de punta
Actualizacin
21
EXTERNOS
Entes de control
INTERNOS
EXTERNOS
M-SI-SIG-001
Entes de control
Cumplimiento de la normatividad
Informacin veraz y oportuna
22
M-SI-SIG-001
Satisfacer las necesidades de los clientes, a travs del aseguramiento del Sistema
Integrado de Gestin.
3.3 ALCANCE
3.4 EXCLUSIONES
Debido a la naturaleza de las actividades misionales desarrolladas en la Institucin, se
excluyen los requisitos de la NTC GP 1000:2009, que se remiten a continuacin:
23
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M-SI-SIG-001
producto y/o servicio, el estado de las acciones correctivas y preventivas, las acciones
de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la direccin, los cambios que
podran afectar al sistema Integrado de gestin, las recomendaciones para la mejora y
los riesgos actualizados e identificados para la Institucin.
El procedimiento de Revisin por la Direccin, junto con el compromiso de los lderes de
proceso, permitir asegurar la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema.
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M-SI-SIG-001
27
M-SI-SIG-001
28
M-SI-SIG-001
29
M-SI-SIG-001
Objetivo:
DIRECCIN Y
PLANEACIN
Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el
cumplimiento de su objeto social.
Proceso:
Objetivo:
GESTION
ACADEMICA
EXTENSIN
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M-SI-SIG-001
Incluyen todos aquellos procesos para la provisin de los recursos, que son necesarios
en los procesos estratgicos, misionales y de evaluacin y mejora.
Proceso:
Objetivo:
BIENESTAR
UNIVERSITARIO
GESTIN HUMANA
SECRETARIA GENERAL
GESTION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
ADMISIONES,
REGISTRO Y CONTROL
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M-SI-SIG-001
Proceso:
Objetivo:
INFRAESTRUCTURA Y
MANTENIMIENTO
SISTEMAS DE
INFORMACIN,
TELECOMUNICACIONES
Y TECNOLOGA.
GESTION DE
COMUNICACIONES
Proceso:
Objetivo:
SISTEMA INTEGRADO
DE GESTION
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M-SI-SIG-001
Proceso:
Objetivo:
CONTROL INTERNO
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M-SI-SIG-001
DOCUMENTO
Acta
Acuerdos
Caracterizaciones
Carpeta Con Documentos
Certificados
Circular
Citacin
Consignaciones
Constancia
Contratos
Convenios
Documentos Fines Externos
Documentos Institucionales Y Reportes
Formato
Guas
Historias Laborales
Hoja De Vida Proveedores
Informe
Instructivo
Inventarios
Manual
Memorando
Normograma
Oficio
Planes Y Programas
Procedimiento
Proceso
Radicado
Reporte Sistemas
Resoluciones
34
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35
M-SI-SIG-001
36
M-SI-SIG-001
3.7.5 Controles
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llevan los registros establecidos como obligatorios, en la NTC GP 1000:2009. Para ello,
se ha documentado el procedimiento de Control de Registros.
3.7.6.3 Auditoras internas
Con este procedimiento documentado se estandariza la forma como se deben realizar
las Auditorias Integrales a los procesos de la institucin, con el fin de determinar
mediante evidencia objetiva el cumplimiento con los requisitos del Sistema Integrado de
Gestin, as como su eficiencia, eficacia y efectividad. Inicia con la seleccin de los
auditores internos y finaliza con el archivo de los papeles de trabajo que soportan las
actividades de las Auditorias Integrales. Es un procedimiento implementado para todo
tipo de auditoras internas, de calidad, de control, ambientales, entre otras que son
realizadas en la Universidad.
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M-SI-SIG-001
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M-SI-SIG-001
4. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
CONTROL DE CAMBIOS
28-06-2010 Creacin del documento
30-09-2011 Se agreg la resolucin 036 - 2011 de autoevaluacin
a los documentos de referencia. Se cambi la plantilla
del documento a 3. Se agreg el proceso de
autoevaluacin a los elementos de medicin
institucional.
REVISIN
A
B
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M-SI-SIG-001
REVISO
APROBO
Coordinador SIG
Representante de la direccin
5. RELACIN DE ANEXOS
Anexo 1.
Anexo 2.
Anexo 3.
Anexo 4.
Estructura Orgnica
Matriz de coherencia entre el modelo por procesos y la estructura
organizacional
Correspondencia entre la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin
Pblica y el Modelo Estndar de Control Interno
Caracterizacin del proceso
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M-SI-SIG-001
Anexo 1
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M-SI-SIG-001
43
M-SI-SIG-001
NTCGP 1000:2009
Ttulo
Sistema
Calidad
de
Gestin
MECI:2005
Numeral
de
Subsistema
Componente
Elementos
la
4
Direccionamiento
Estratgico
Control
Estratgico
Administracin del
riesgo
Requisitos generales
4.1
Gestin documental
4.2
Generalidades
Manual de la calidad
4.2.1
4.2.2
Control de documentos
4.2.3
4.2.4
Responsabilidad de la direccin
Informacin
Control de
gestin
Control de
gestin
Sistemas de informacin
Actividades de
control Informacin
5
Control
Estratgico
Compromiso de la direccin
Informacin secundaria
5.1
Control de
gestin
Ambiente de
control
Direccionamiento
Estratgico
Comunicacin
pblica
Estilo de direccin
Estructura organizacional
Comunicacin
organizacional
44
M-SI-SIG-001
Enfoque al cliente
5.2
Control
Estratgico
Control
Estratgico
Direccionamiento
Estratgico
Direccionamiento
Estratgico
Ambiente de control
Poltica de la calidad
5.3
Control de
gestin
Planificacin
5.4
Objetivos de la calidad
5.4.1
5.4.2
Responsabilidad,
comunicacin
5.5
autoridad
Responsabilidad y autoridad
Control de
gestin
5.5.1
Control
Estratgico
Actividades de
control
Acuerdos ticos,
compromisos y protocolos
ticos
Polticas de operacin
Direccionamiento
Estratgico
Planes y programas
Direccionamiento
Estratgico
Estructura organizacional
Estilo de direccin
45
M-SI-SIG-001
MECI:2005
Ttulo
Numeral
Representante de la direccin
5.5.2
Comunicacin interna
5.5.3
5.6
Subsistema
Control de
gestin
Comunicacin
pblica
Elementos
Comunicacin organizacional
Control
Estratgico
5.6.1
Control
Estratgico
Componente
5.6.2
Control de
evaluacin
Administracin del
riesgo
Evaluacin
independiente
Autoevaluacin del control
Autoevaluacin
Autoevaluacin de la gestin
46
M-SI-SIG-001
Resultados de la revisin
5.6.3
6.1
Talento humano
6.2
Generalidades
6.2.1
toma
Planes de
mejoramiento
Provisin de recursos
Competencia,
formacin
Control de
evaluacin
Control
Estratgico
Direccionamiento
Estratgico
Control
Estratgico
Ambiente de
control
Planes y programas
de conciencia y
6.2.2
Infraestructura
6.3
Control de
gestin
Ambiente de trabajo
6.4
Control
Estratgico
Sistemas de informacin
Informacin
Direccionamiento
Estratgico
Planes y programas
47
M-SI-SIG-001
7.1
Control
Estratgico
Direccionamiento
Estratgico
7.2.1
Control de
gestin
Informacin
7.2.2
Control de
gestin
Actividades de
control
Informacin primaria
Polticas de operacin
48
M-SI-SIG-001
Numeral
Subsistema
MECI:2005
Componente
Elementos
Informacin primaria
Control de
gestin
Comunicacin con el cliente
7.2.3
Diseo y desarrollo
Planificacin del
7.
3
Informacin
Comunicacin
pblica
Control
Estratgico
Control de
gestin
Direccionamiento
estratgico
Actividades de
control
Control
Estratgico
Direccionamiento
Estratgico
Comunicacin
pblica
Medios de comunicacin
Comunicacin informativa
diseo y desarrollo
7.3.1
diseo
7.3.2
y desarrollo
diseo
y desarrollo
Validacin del
diseo
y desarrollo
7.3.3
7.3.4
7.3.5
7.3.6
Adquisicin de
bienes
7.3.7
y servicios
7.
4
Planes y programas
Comunicacin informativa
Control de
49
M-SI-SIG-001
Actividades de
control
Proceso de
servicios
7.4.1
7.4.2
7.4.3
Produccin
Controles
adquisicin de bienes y
prestacin
del servicio
Control de la produccin y de la
prestacin del servicio
Validacin de los procesos de
produccin y de la prestacin del
servicio
7.
5
Control de
gestin
Control de
evaluacin
Actividades de
control
Autoevaluacin
7.5.1
7.5.2
50
M-SI-SIG-001
Numeral
Identificacin y trazabilidad
7.5.3
7.5.4
7.5.5
de
7.6
Subsistema
Control de
gestin
MECI:2005
Componente
Elementos
Actividades de
control
Controles
Generalidades
8.1
Seguimiento y medicin
8.2
8.2.1
Auditora interna
8.2.2
Control de
evaluacin
Control de
gestin
Control de
evaluacin
Informacin primaria
Informacin
Evaluacin
independiente
Auditora interna
Autoevaluacin de la gestin
Control de
evaluacin
Seguimiento y medicin de los
procesos
8.2.3
Control de
gestin
Autoevaluacin
Actividades de
control
Comunicacin
pblica
Indicadores
Medios de comunicacin
Comunicacin informativa
51
M-SI-SIG-001
Seguimiento y medicin del
producto y/o servicio
Control del producto y/o servicio no
conforme
8.2.4
8.3
Anlisis de datos
8.4
Mejora
8.5
Control de
evaluacin
Control de
gestin
Control de
gestin
Planes de
mejoramiento
Mejora continua
Accin correctiva
Accin preventiva
8.5.1
Controles
Informacin secundaria
Control de
evaluacin
Control de
evaluacin
Planes de
mejoramiento
Control de
gestin
Actividades de
control
Control de
evaluacin
Planes de
mejoramiento
Control de
gestin
Actividades de
control
8.5.2
Controles
8.5.3
Controles
52
M-SI-SIG-001
Cdigo
Z-SI-SIG-001
Fecha
05-06-2012
Dependencia
Aprobado
COORDINADOR
GESTIN
SISTEMA
INTEGRADO
DE
Revisin
C
Pg.
1 (57)
PH
VA
ACTIVIDADES CLAVE
DEL PROCESO
Planificacin
de
las
actividades que respondan a
los
requerimientos
normativos del SGC en la
institucin.
-
Conformacin de equipos
de trabajo.
Evaluacin de la poltica
y objetivos de calidad.
Requisitos generales del
SGC.
Responsabilidad de la
Direccin.
SALIDA
USUARIOS - PROCESOS
RESULTADO
Plan de accin del proceso
Resolucin de estructura
organizativa del Sistema
Integrado de Gestin
Estructura del Sistema de
Gestin de Calidad
Plan de trabajo para la
medicin, anlisis y mejora
Manual del SIG
53
INTERNO
Procesos
institucionales
EXTERNO
Entes
de
control
MEN
Entidades
certifica-doras
M-SI-SIG-001
-
Manual de Indicadores
Manual de procedimientos
Gua
de
institucional
Poltica
calidad
Manual de indicadores
Matriz de autoevaluacin
Informes de autoevaluacin anteriores
Planes de mejoramiento por procesos
Plan de trabajo para la medicin,
anlisis y mejora
Fichas de indicadores
Procedimientos obligatorios NTC ISO
9001:2008 y NTC GP 1000:2009
Autoevaluacin
objetivos
de
Mapa de procesos
Actas de comits
Procesos
institucionales
Listado
maestro
documentos
de
de
Fichas de caracterizacin de
los procesos.
Evidencias de socializacin
del procedimiento de PQRS
y de PNC
Actualizacin de las fichas
de indicadores
54
Entes
control
MEN
Entidades
certifica-doras
Normatividad interna
Decreto 1295
Modelo de autoevaluacin institucional
Gua de autoevaluacin institucional
Manual de indicadores
Informes de autoevaluacin anteriores
Planes de mejora por procesos
Plan de trabajo para la medicin,
anlisis y mejora
Fichas de indicadores
Procedimientos obligatorios NTC ISO
9001:2008 y NTC GP 1000:2009
Normatividad interna
Gua de autoevaluacin institucional
Decreto 1295 de 2010
Manual de indicadores
Informes de autoevaluacin anteriores
Planes de mejora por procesos
Plan de trabajo para la medicin,
anlisis y mejora
Fichas de indicadores
Procedimientos obligatorios NTC ISO
9001:2008 y NTC GP 1000:2009
Normatividad interna
Gua de autoevaluacin institucional
Decreto 1295 de 2010
Identificacin de hallazgos
Aseguramiento
del
procedimiento de Revisin por
la Direccin.
Acompaamiento permanente
a los procesos para el
mantenimiento del SGC.
Orientacin de lineamientos
para la medicin, anlisis y
mejora
en
los
proceso
institucionales
Verificacin de efectividad de
acciones de mejora para:
- Peticiones,
Quejas,
Reclamos y Sugerencias.
- Producto no conforme
- Hallazgos del SGC.
Revisin
y
actualizacin
permanente
del
Listado
Maestro de documentos
Implementacin del modelo
de
Autoevaluacin
institucional
Evidencias de socializacin
del
modelo
de
autoevaluacin institucional.
Procesos
institucionales
M-SI-SIG-001
Entes
de
control
MEN
Renovacin de
internas
y
calificados.
licencias
registros
Informes
procesos
de
PQRS
por
Informes
procesos
de
PNC
por
de
Informe de autoevaluacin
por programa
Informe de autoevaluacin
institucional
Estrategias de mejoramiento
por proceso
Actualizacin de los planes
de
mejoramiento
por
programa
55
Entidades
certifica-doras
Procesos
institucionales
Entes
control
de
MEN
Entidades
certifica-doras
Documento
clientes
internos
externos y sus expectativas.
Medicin de la satisfaccin
del cliente
Procesos
institucionales
Formatos de encuestas
M-SI-SIG-001
Entes
de
control
MEN
Resultados de la medicin
de la satisfaccin de los
clientes internos.
Calendario acadmico
Entidades
certifica-doras
Proporcionar informacin de la
gestin por procesos, para el
diseo
de
planes
de
mejoramiento.
Medicin de la percepcin
de los empresarios, respecto
del desempeo de los
pasantes.
Plan de mejoramiento del
Sistema
Integrado
de
Gestin.
Procesos
institucionales
Entes
control
MEN
Definicin de acciones de
mejoramiento
para
los
hallazgos que afecten el
cumplimiento de los objetivos
del proceso.
Entidades
certifica-doras
Revisin
por
RECURSOS HUMANOS
de
la
INFRAESTRUCTURA
SEGUIMIENTO Y MEDICIN
56
Representante de la Direccin
Jefe del Sistema Integrado de Gestin
Equipo operativo MECI CALIDAD
Coordinador de Autoevaluacin
Personal de apoyo al Sistema Integrado de
Gestin
REQUISITOS LEGALES
Ver Normograma
M-SI-SIG-001
Ver manual y fichas de indicadores
Ejecucin del plan de accin
Eficacia de las acciones de mejora por
proceso
Satisfaccin del cliente interno / externo
REQUISITOS SGC
REQUISITOS MECI
4. Sistema de gestin de
calidad
5. Responsabilidad de la
direccin
6.Gestin de los recursos
7. Realizacin del producto o
prestacin del servicio excepto
7.6
8. Medicin, anlisis y mejora.
RIESGOS
1. Control estratgico
2. Control de Gestin
3. Control de Evaluacin
PARAMETROS DE CONTROL
Informacin veraz y oportuna
Rapidez y pertinencia en el servicio
Auditoras internas
Control de documentos y registros
Revisin por la direccin
Producto no conforme
Acciones correctivas y preventivas
PQRS
57