Gua para elaborar un buen plan de compras y elegir a los

suministradores con eficiencia

Un potos de proveedores
Cualquier empresa, no importa lo grande que sea ni el sector en el que
opere, debera considerar que la gestin de proveedores afecta a sus
resultados. De ah que sea fundamental realizar un buen plan de
compras.
28/03/2012

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Has pensado alguna vez por qu compras a un proveedor y no a otro? Has calculado cunto dinero le
cuesta a tu empresa que no te hayas hecho esa pregunta? En general, son muy pocas las pymes que
tienen elaborado un plan de compras con el rigor que exige el mercado actual. Esta es la idea
principal que manejan los distintos expertos y empresarios consultados por esta revista. Un asunto
que tambin hemos planteado como tema de debate entre un equipo de alumnos del curso MBA del
Centro de Estudios Financieros (CEF), algunas de cuyas conclusiones tambin exponemos en este
reportaje.
Para conceder a las compras el protagonismo que se merecen, debemos reflexionar sobre la
importancia que stas tienen para nuestra empresa. En primer lugar, tienen una influencia muy directa

en el precio final de nuestros productos o servicios, ms concretamente en un porcentaje que puede

llegar hasta el 60%.
Esto significa que una mnima gestin redundar directamente en nuestra cuenta de resultados. Pero
tambin tienen una influencia determinante sobre la calidad. Algunos estudios han calculado que el
50% de los problemas que surgen en los productos o servicios ofertados por las empresas tiene su
origen en una falta de calidad en las compras.
Por ambas razones es inaplazable que te plantees el diseo de una poltica de gestin de proveedores
adecuada.
El plan de compras
Aqu tienes algunos consejos prcticos y sencillos que te permitirn seleccionar y negociar mejor con
tus proveedores.
1. Reflexiona: qu hace falta?
Lo primero y fundamental es realizar un inventario de necesidades. Segn se explica en el libro
Optimizando las compras, de R. Perrotin y P. Heusschen, no todas las compras representan retos
idnticos. Por eso, debemos saber qu necesitamos, en qu cantidad, en qu momento y a qu
precio.
Para ello, hay que tener en cuenta los distintos tipos de productos y servicios que se precisan para el
desarrollo de tu actividad empresarial. Los ms importantes son aqullos que los expertos Perrotin y
Heusschen denominan estratgicos. Se llaman as porque son fundamentales para la empresa, tanto
por sus prestaciones como por su precio. Es el caso de los equipos informticos necesarios para el
funcionamiento de una corredura de seguros o las propias plizas que ese tipo de empresa ofrece.
Por otro lado, hay compras ms especficas y cotidianas que tienen un menor valor aadido. Por
ejemplo, el papel y la tinta de la fotocopiadora.
Al hacer este anlisis de necesidades debemos valorar tres aspectos distintos: beneficio, calidad y
servicio. El equilibrio entre todos ellos ser la clave de nuestro xito. Es imprescindible tener muy en
cuenta estas tres cuestiones a la hora de enfrentarse al siguiente paso.
2. Estudia a los candidatos
Despus de saber qu necesitamos comprar, habr que decidir a quin. Hay proveedores de dos tipos:
los que ofrecen liderazgo en costes y los que ofrecen la mejor calidad. O lo que es lo mismo: aqullos
que son muy baratos, pero por los que no podemos poner la mano en el fuego porque sean buenos, o
aqullos que son indudablemente buenos y estamos seguros de que su precio es igual de alto. Entre
ambos suministradores hay una serie ilimitada de matices en funcin de la mayor presencia de una u
otra cualidad.
Aunque quizs resulte obvio, no hay que olvidar nunca que se debe tener un conocimiento exhaustivo
del producto que se desea adquirir. De hecho, hay que ir ms all e informarse sobre la situacin del
mercado y sobre los proveedores que lo proporcionan. Asociaciones profesionales, cmaras de
comercio, bases de datos y anuarios o, simplemente, las referencias que de esas empresas puedan
darnos nuestros conocidos, clientes, etctera, pueden proporcionarnos la informacin necesaria para
realizar la mejor seleccin.
3. Haz los primeros contactos

Llega entonces el momento de concertar reuniones y entrevistas con distintos proveedores. No le

pida a los candida- tos que vengan a verle. Preferentemente, acuda usted a sus empresas
y obsrvelos, aconseja Charles L. Gay en su libro La contratacin de bienes y servicios . Ser una
buena ocasin para observar su trabajo en directo y recabar una valiosa informacin.
Trata de comprobar sus sistemas de trabajo, sus habilidades y debilidades, si te consideran
importante entre el resto de su clientela y qu tipo de compromisos puedes esperar de esa empresa.
4. Piensa: dos mejor que uno
El estudio del CEF para EMPRENDEDORES aconseja mantener siempre ms de un proveedor para cada
producto que se compre. Si l incurre en una rotura de stocks, por ejemplo, tu empresa evitar no
poder cumplir los plazos comprometidos con los clientes.
Lo ideal, siempre que sea posible, es conocer las ofertas de distintos proveedores y estimular la
competencia entre unos y otros. Acostmbrate a realizar pequeas pruebas con los nuevos
proveedores para comprobar cmo funcionan antes de lanzarte a operaciones importantes. Ello
redundar siempre en tu propio beneficio.
5. El tamao te importa, y mucho
Otra conclusin del estudio pone el acento en la relevancia del tamao del proveedor. Se trata de una
cuestin importante para no crear excesivas dependencias en la adquisicin de determinados
productos vitales para el funcionamiento de una empresa.
Si el proveedor es una compaa ms grande que tu empresa, puede que no le importe quedar mal
contigo. Pero, por otro lado, si es demasiado pequeo quiz no tenga capacidad suficiente para
atenderte de forma eficaz.
6. Implanta un sistema de control
Lo primero que debemos valorar de un proveedor es la calidad de su producto. Asimismo, hay que
tener en cuenta el servicio que acompaa al producto.
Para mantener un control adecuado sobre estos objetivos, el estudio del CEF asegura que se pueden
desarrollar sencillos sistemas de evaluacin por medio de herramientas poco automatizadas,
utilizando hojas de clculo en las que se haga un seguimiento de los pedidos realizados y los
albaranes recibidos.
Por su parte, Perrotin y Heusschen indican que en este control hay que valorar tambin cuestiones
como la demora en las entregas, las garantas vinculadas al producto, el precio, el sistema de
comunicacin, la reputacin corporativa del proveedor, etctera.