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implantacin de la Norma
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Asociacin Espaola de
Normalizacin y Certificacin
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Asociacin Espaola de
Normalizacin y Certificacin
INTRODUCCIN
En este documento se dan unos consejos prcticos que pueden ayudar a las
organizaciones a implantar un sistema de calidad segn la norma UNE EN ISO
9001:2000. Est basado en los cuatro pilares bsicos (Enfoque a procesos,
Despliegue de objetivos e indicadores, Satisfaccin al cliente y Mejora continua) en
los que se apoya la norma de referencia y va dirigido sobre todo a las PYME.
En el presente documento no se presenta ningn requisito adicional a la
norma de referencia, ya que nicamente quiere servir de ayuda para asegurar el
xito en la implantacin de un sistema de calidad basado en UNE EN ISO 9001:2000.
Se desarrolla a travs de cuatro captulos:
1 ENFOQUE BASADO A PROCESOS
El contenido de este captulo est basado en el enfoque a procesos. En l se
incluyen una serie de orientaciones sobre cmo se puede disear un mapa de
procesos de forma sencilla, cmo encajar los procedimientos en cada uno de los
procesos y, adems, resalta unos puntos clave que hay que tener en cuenta en la
implantacin de la norma.
2 DESPLIEGUE DE OBJETIVOS E INDICADORES
Se dan unas orientaciones sobre cmo las organizaciones tienen que
desplegar los objetivos en los diferentes niveles de la organizacin y cmo pueden
controlar que se est midiendo la consecucin de esos objetivos a travs de
indicadores de proceso. Se muestran ejemplos de indicadores y objetivos para que,
de forma sencilla, las PYME puedan realizar la implantacin de un sistema de
gestin de la calidad.
3 SATISFACCION AL CLIENTE
Se exponen unos consejos prcticos a la hora de tratar el enfoque a cliente en
las organizaciones. Se muestra la relacin que tiene con el enfoque a procesos, el
establecimiento de objetivos y su despliegue dentro de la organizacin. Tambin se
dan unas herramientas prcticas para que ayuden a la medicin de la satisfaccin
del cliente.
4 MEJORA CONTINUA
Se dan unas ideas bsicas sobre como tratar la mejora continua en las PYME.
Se explica en qu consiste la mejora, se dan unos pasos clave a seguir para
implantar la mejora continua y se detallan unas herramientas para su control.
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INDICE
Introduccin .................................................................................................................... 2
Enfoque a procesos ........................................................................................................ 4
Despliegue de objetivos e indicadores ....................................................................... 11
Satisfaccin del cliente ................................................................................................ 18
Mejora continua ............................................................................................................ 25
Enfoque a procesos
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ENFOQUE A PROCESOS
Qu es un proceso?
Secuencia lgica de actividades que utilizando unos recursos da los resultados
esperados. Una de las ideas ms importante de la Norma UNE-EN ISO 9001:2000 es
el enfoque a PROCESOS.
El enfoque de procesos
Hacer el trabajo
Enfasis en el producto
Enfasis en el cliente
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Procesos
principales
Marketing
Ventas
Produccin
Post
Venta
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Recursos Humanos
Procesos de
Apoyo
Administracin y finanzas
Sistemas informticos
Procesos de
Gestin de la
Calidad
Auditora
Medicin y anlisis de mejora
Ventas
Produccin
Proc Tratamiento de
materias primas
Proc Manipulacin
Proc Envasado
Proc Control de la
Produccin
Proc Preventa
Proc Venta
Proc Control de
gestin comercial
Post
Venta
Proc Tratamiento de
reclamaciones
Proc Servicio de
Atencin al cliente
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Apartado
Norma
5.6.1
6.2.2 (e)
7.1 (d)
7.2.2
7.3.2
7.3.4
7.3.5
7.3.6
7.3.7
7.4.1
7.5.2 (d)
7.5.3
7.5.4
7.6 (a)
7.6
7.6
8.2.2
8.2.4
8.3
8.5.2
8.5.3
Registro
Revisiones efectuadas por la direccin
Educacin, formacin, habilidades y experiencia
Evidencia de que los procesos de realizacin y el producto resultante cumplen
los requisitos
Resultados de la revisin de los requisitos relativos al producto y acciones
originadas por la misma
Elementos de entrada para el diseo y desarrollo relativos a los requisitos del
producto
Resultados de las revisiones del diseo y desarrollo y las subsiguientes
acciones necesarias
Resultados de la verificacin del diseo y desarrollo y las subsiguientes
acciones necesarias
Resultados de la validacin del diseo y desarrollo y las subsiguientes acciones
necesarias
Resultados de la revisin de los cambios del diseo y desarrollo y las subsi
guientes acciones necesarias
Resultados de las evaluaciones de los suministradores y las subsiguientes
acciones necesarias que se deriven de las mismas
Los requeridos por la organizacin para demostrar la validacin de los procesos
en los cuales la salida resultante pueda ser o verificada por el subsecuente
de seguimiento o medicin
La identificacin nica del producto, cuando la trazabilidad sea un requisito
Propiedad del cliente que ha sido pedida, daada o que se ha visto que no es
adecuada para su uso
Base utilizada para la calibracin o verificacin de los equipos de medida
cuando no existan patrones nacionales o internacionales
Validez de los resultados previos de medicin cuando se detect que el equipo
de medicin no est conforme a los requisitos
Resultados de calibracin y verificacin de los equipos de medicin
Resultados de las auditoras internas y acciones de seguimiento
Indicacin de la persona/s responsable del lanzamiento del producto
Naturaleza de las no conformidades del producto y de cualquier accin tomada
posteriormente, incluyendo las concesiones que se hayan obtenido
Resultados de acciones correctivas
Resultados de acciones preventivas
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Captulo 5.
Responsabilidad de la direccin
Cabe destacar en este captulo la importancia de la responsabilidad de la direccin
y otros requisitos adicionales:
Es responsabilidad de la direccin de
signar unos responsables para que las
exigencias y expectativas de los
CLIENTES sean definidas y compren
didas en la organizacin.
Captulo 6.
La gestin de los recursos
Se presta una mayor atencin a los recursos humanos y materiales como soporte
de los procedimientos operativos.
Se han de identificar los requisitos de
COMPETENCIA TCNICA requeridos
por las personas que desarrollan acti
vidades que influyan sobre la calidad
de productos o servicios.
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Captulo 7.
Realizacin del producto
Se resalta el proceso de identificacin de los requisitos de los clientes. Tambin
hay que tener en cuenta:
La organizacin debe PLANIFICAR y
DESARROLLAR los PROCESOS nece
sarios para la realizacin del producto.
Es necesario PLANIFICAR qu es lo
que se va a hacer y quin lo va a hacer.
Captulo 8.
Medicin, anlisis y mejora
La norma incide especialmente en que la organizacin debe realizar un SEGUI
MIENTO de la informacin relacionada con la SATISFACCIN CON EL CLIENTE.
Adems, la organizacin debe tener en cuenta:
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Despliegue de objetivos
e indicadores
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Qu es un indicador?
Un indicador es una medida destinada a ver la evolucin de un determinado
parmetro en intervalos definidos.
La finalidad de los indicadores es dar informacin sobre los parmetros principales
de los procesos de la organizacin mediante un ratio, porcentaje o valor numrico.
Cada indicador tiene un responsable que vigilar en intervalos de tiempo
establecidos, que se est recogiendo la informacin necesaria. Adems, analizar
la informacin para detectar oportunidades de mejora y presentar los resultados
obtenidos a un nivel ms alto en la organizacin con la finalidad que sirva para la
toma de decisiones. Es importante que el responsable del proceso sea el responsable
de los indicadores que controlan dicho proceso.
Para registrar los indicadores es conveniente emplear la representacin grfica
ya que la visualizacin permite extraer conclusiones ms fcilmente. As se suelen
emplear diagramas de barras, reas o lneas.
1er trim.
2 trim.
3er trim.
14
4 trim.
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$GHPiVXQEXHQLQGLFDGRUGHEH
Poner en evidencia la evolucin del parmetro que representa.
Dar una informacin justa.
Ser fiable, es decir debe proporcionar confianza en las medidas sucesivas.
Ser fcil de definir y utilizar.
Ser compatible con los otros indicadores del sistema con la finalidad de
permitir las COMPARACIONES y ANALISIS.
Qu es una meta?
A la hora de definir un indicador es muy importante sealar una meta, un valor
que sirva de referencia para comprobar si se est consiguiendo el objetivo deseado.
Para cada uno de los indicadores tiene que haber una META asociada especificando
el valor que se quiere conseguir en el perodo de tiempo establecido. El responsable
del indicador junto con la direccin establecer la meta para saber si se est logrando
la consecucin de los objetivos inicialmente establecidos.
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Despliegue de objetivos
Los objetivos tienen que desplegarse entre los diferentes niveles de la organizacin.
Para conseguirlo hay que definir objetivos e indicadores en cada uno de los niveles,
que vayan en sintona con los objetivos generales diseados inicialmente.
A modo de ejemplo: una organizacin, cuyos procesos se reflejan en la figura,
fija como objetivo empresarial incrementar la cuota de mercado en un determinado
porcentaje. Este objetivo se desplegar al siguiente nivel y podra implicar a los
procesos de:
Ventas: Aumentar las ventas en una cantidad establecida
Postventa: Aumentar la fidelidad de los clientes, reduciendo la prdida de los
mismos.
A su vez, para aumentar la fidelidad de los clientes, se podra establecer que se
resolvieran las reclamaciones en un determinado plazo. Anlogamente, podra
extenderse este ejemplo al proceso de mrketing o a cualquier otro implicado en el
objetivo general. De esta forma se consiguen dos cosas:
Primero, pasar de un objetivo general que afecta a toda la empresa a un objetivo
especfico del subproceso de reclamaciones
Segundo, que los objetivos a los distintos niveles estn alineados.
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Procesos
principales
Mrketing
Ventas
Produccin
Recursos Humanos
Procesos de
Apoyo
Administracin y finanzas
Sistemas informticos
Procesos de
Gestin de la
Calidad
Auditora
Medicin y anlisis de mejora
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Post
Venta
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Procesos
Mrketing
Ventas
Produccin
Post Venta
Recursos
Humanos
Administracin
y finanzas
Sistemas
informticos
Auditora
Medicin y
Anlisis
de Mejora
Ejemplos de objetivos
Ejemplos de indicadores
Incrementar la diversificacin
de productos
N de nuevos productos
lanzados
Aumentar el grado de
consecucin de ofertas
% ofertas aceptadas/total
ofertas presentadas a clientes
Aumentar la fidelizacin
de clientes
N de clientes perdidos/
total de clientes
% de productos o servicios
que se han retrasado en
la produccin
Disminuir el tiempo de
resolucin de reclamaciones
% de reclamaciones resueltas
en un perodo
Mejorar la satisfaccin
del cliente
% de satisfaccin de clientes
Mejorar la gestin
de competencias
%personal formado/
personal a formar
Mejorar el grado de
satisfaccin del personal
% de absentismo
Grado de recuperacin
de clientes morosos
% de impagados
Optimizacin de recursos
% disminucin de costes
de compras
Mejorar el tiempo de
respuesta a los usuarios
Media en resolver
las incidencias
% de acciones correctivas
cerradas en fecha
% de acciones correctivas
cerradas/ acciones identificadas
Definicin de indicadores
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N de indicadores nuevos
o modificados
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Procesos
principales
Marketing
Ventas
Produccin
Recursos Humanos
Procesos de
Apoyo
Administracin y finanzas
Sistemas informticos
Procesos de
Gestin de la
Calidad
Auditora
Medicin y anlisis de mejora
Post
Venta
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En este caso:
Ejemplo A
Satisfaccin
reclamaciones
Plazo de entrega
Otro caso, puede ser cuando el sntoma es la insatisaccin del cliente por los errores
en la recepcin de los pedidos. En este caso:
Ejemplo B
Satisfaccin
recepcin de pedidos
n pedidos correctos
n errores en la
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Mejora continua
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Para conseguir un mejor rendimiento del sistema implantado la mejora tiene que ir
ligada con la satisfaccin del cliente y con la gestin por procesos, aspectos ya
tratados en los manuales anteriores, que son claves para el funcionamiento del
sistema de gestin de la calidad.
No basta que una organizacin se limite a controlar los procesos operativos o los
productos defectuosos; si no hay una intencin constante de mejorar no se aporta
calidad en las actividades.
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Cuando se resuelve un problema hay que llegar a determinar y eliminar las causas
que lo han provocado, para que no se vuelva a repetir. Es muy importante que en
toda la organizacin haya una actitud proactiva de los empleados para realizar y
aplicar propuestas de mejora en las actividades que desarrollan y que la organizacin
d respuesta sobre su tratamiento.
Descubrir el origen de los problemas es ms competitivo que solucionar los problemas
sin conocer su verdadero origen. Adems, cada error que se produce en la organizacin
hay que convertirlo en un nuevo punto de aprendizaje para que no se vuelva a repetir.
Este aprendizaje no debe ser individual, sino que tiene que ser compartido para que
todos puedan aprender de la experiencia de los dems.
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Se recomienda
No se recomienda
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Diagrama de Pareto
Se utiliza para establecer prioridades. Ayuda a identificar las cuestiones de
los pocos errores crticos sobre las que concentrar los recursos de mejora
limitados.
En la resolucin de problemas, el X% de las causas fundamentales son
responsables del Y% de los sntomas. Por ejemplo el 20% de los clientes genera
un 80% de las reclamaciones.
Dinmica:
1 Reunir datos relativos a temas especficos.
2 Agrupar los incidentes por n, impacto econmico.
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3 Identificar el efecto Pareto utilizando alguna ayuda visual, como puede ser
un diagrama de barras, grfico circular.
4 Determinar las reas que debern ser investigadas en mayor detalle,
sabiendo que a veces los plazos de la accin sern ms amplios de lo normal.
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