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AUDITORIA OPERATIVA

ADM 400

Unidad I. Introduccin
1. Antecedentes Histricos.
1.1. Desde el Medioevo a la Revolucin Industrial.
1.2. Durante la Revolucin Industrial
1.3. El Siglo XX
1.4. La Situacin Actual
2. Generalidades
2.1. Concepto de Auditora.
2.2. Elementos del Concepto
2.3. Tipos De Auditoria.

Unidad II Proceso Administrativo


1. Planificacin
2. Organizacin
3. Direccin
4. Control

Unidad III. Teora de Sistemas.


1. Aspectos Generales de los Sistemas Administrativos
1.1. Conceptos Bsicos de Sistemas
1.2. Componentes de los sistemas
2. Teora de Sistemas aplicada a las Organizaciones
2.1 Caractersticas de los sistemas sociales
2.2. Sistemas de la Administracin Pblica
Unidad IV. Auditoria Administrativa
1. Introduccin
2. Objetivos de la Auditora Administrativa
3. Alcance de la Auditoria Administrativa
4. Campos de aplicacin de la Auditora Administrativa

Unidad V Metodologa de la Auditora Administrativa


1. Planeamiento.
1.1 Factores a revisar
1.2 Fuentes y tcnicas de Informacin
1.3 Investigacin Preliminar
1.4 Preparacin del Proyecto de Auditora
1.5 Diagnstico Preliminar
2. Instrumentacin
2.1 Recopilacin de informacin
2.2 Medicin
2.3 Papeles de Trabajo
2.4 Evidencias
2.5 Supervisin del Trabajo
3. Examen
3.1 Procedimiento
3.2 Enfoques del Anlisis Administrativo
3.3Anlisis Multinivel
3.4Formulacin del Diagnstico Administrativo

4. Informe
4.1 Aspectos Operativos
4.2 Lineamientos Generales
4.3 Tipos de Informes
4.4 Propuesta de Implementacin
4.5 Presentacin del Informe
5. Seguimiento
5.1 Lineamientos Generales
5.2 Acciones Especficas
5.3 Criterios para ejecutar la Auditora de Seguimiento

BIBILIOGRAFIA
ROBBINS, S. COULTER, M., Administracin, Prentice Hall, Dcima Edicin,
2010
FRANKLIN, Enrique Benjamn, Auditora Administrativa Gestin Estratgica
del Cambio, Prentice Hall, Segunda Edicin, 2007, Mxico
ROCHA Chavarra, Julio P., Auditora Operativa, CESAGE, 2011, Bolivia

Unidad I. Introduccin
1. Antecedentes Histricos.
En los primeros tiempos se refera a escuchar las lecturas de las
cuentas, odas por los auditores firmantes ;
en otros casos se refera a examinar detalladamente las cuentas que
realizaba una declaracin del auditor;
los soberanos exigan mantenimiento de las cuentas de su residencia
por dos escribanos independientes, para evitar desfalcos.
Desde el Medioevo a la Revolucin Industrial.
La Auditora vinculada a la actividad puramente prctica y de carcter
artesanal de la produccin; el auditor se limitaba a
simples revisiones de cuentas por compra y venta, cobros y pagos y
otras funciones similares;
descubrir operaciones fraudulentas de personas que trabajan en el
comercio, la produccin y el gobierno.
A partir del siglo XVI las auditorias en Inglaterra se concentran en el
anlisis riguroso de los registros escritos y la prueba de la evidencia de
apoyo;

Unidad I. Introduccin
Durante la Revolucin Industrial
El objeto de estudio comienza a diversificarse:
Se desarrolla la gran empresa, el avance tecnolgico hace que las
empresas manufactureras sean mas grandes, se formaliza la
contabilidad;
los propietarios empiezan a utilizar los servicios de los gerentes a
sueldos;
se separan funciones (administradores y operativos), la auditora
protege a los propietarios no solo de los empleados sino de los
gerentes;
La ley Britnica de Sociedades Annimas de 1862 reconoce a la auditora
como Un sistema metdico y normalizado de contabilidad deseable
para una adecuada informacin y para la prevencin del fraude.;
tambin establece Una aceptacin general de la necesidad de efectuar
una versin independiente de las cuentas de las pequeas y grandes
empresas.

Unidad I. Introduccin
Los pases donde ms se desarrolla la auditora son Gran Bretaa y
Estados Unidos.
El Siglo XX
De una Auditora dedicada solo a descubrir fraudes se pasa a:
La deteccin y prevencin de fraude;
La deteccin y prevencin de errores;
En los aos siguientes, ante la gran complejidad del funcionamiento
empresarial, el servicio y los propsitos de la auditora se orientan a:
cerciorarse de la condicin financiera actual y de las ganancias de
una empresa,
detectar y prevenir el fraude, siendo ste un objetivo menor;
La Auditora pasa a dictaminar los Estados Financieros, es decir conocer
si la empresa est dando una imagen recta de la situacin financiera, de
los resultados de las operaciones y de los cambios en la situacin
financiera (estados financieros y opinin del auditor);

Unidad I. Introduccin
Situacin Actual
Los cambios tecnolgicos aceleran los cambios en los aspectos
organizativos empresariales;
a fines de la segunda guerra mundial, los empresarios tomaron
conciencia de la necesidad de implantar un sistema de control
independiente de la estructura jerrquica y operativa, aduciendo para
ello razones como:
La creciente complejidad de los fenmenos econmicos y la
dinmica cambiante de los mtodos y sistemas de administracin y
gestin de empresas.
La dimensin de las empresas, que obligaba a los directores a
dedicar su atencin a los problemas ms importantes, sin tiempo ni
posibilidades fsicas para gestionar y examinar de cerca todas las
actividades de la compaa.
La multiplicacin de la delegacin de funciones, poderes y
alejamiento de las empresas filiales de sus empresas matrices.
La evolucin de las comunicaciones a escala mundial.

Unidad I. Introduccin.
la Auditora ha penetrado en la gerencia y hoy se interrelaciona
fuertemente con la administracin;
Ya en 1935 James O. McKinsey sent las bases para lo que l llam
"auditora administrativa", definindola como "una evaluacin de una
empresa en todos sus aspectos, a la luz de su ambiente presente y
futuro probable;
en 1945, el Instituto de Auditores Internos Norteamericanos menciona
que la revisin de una empresa puede realizarse analizando sus
funciones,
en 1949, Billy E. Goetz aclara el concepto de auditora administrativa,
al establecer que es la encargada de descubrir y corregir errores
administrativos;
en 1955, Harold Koontz y Ciryl ODonnell, proponen a la auto-auditora,
como una tcnica de control del desempeo total destinada a "evaluar
la posicin de la empresa para determinar dnde se encuentra, hacia
dnde va con los programas presentes, cules deberan ser sus
objetivos y si se necesitan planes revisados para alcanzar estos
objetivos." ;

Unidad I. Introduccin
en 1962, William Leonard incorpora los conceptos fundamentales y
programas para la ejecucin de la Auditora Administrativa;
a finales de 1965, Edward F. Norbeck da a conocer su libro Auditoria
Administrativa y define concepto, contenido e instrumentos para aplicar
la auditora. Asimismo, precisa diferencias entre auditora
administrativa y auditora financiera;
en 1975, Roy A. Lindberg y Theodore Cohn desarrollan el marco
metodolgico para instrumentar una auditora de las operaciones que
realiza una empresa;
en 1989, Joaqun Rodrguez Valencia analiza los aspectos tericos y
prcticos de la auditora administrativa, las diferencias con otra clase de
auditoras, los enfoques ms representativos y el procedimiento para
llevarla a cabo.

Unidad I. Introduccin
2. Generalidades
2.1 Concepto
Entenderemos como Auditora:
Una recopilacin, acumulacin y evaluacin de evidencia sobre informacin de
una entidad, para determinar e informar el grado de cumplimiento entre la
informacin y los criterios establecidos.
Una sistemtica evaluacin de las diversas operaciones y controles de una
organizacin, para determinar si se siguen polticas y procedimientos aceptados,
si se siguen las normas establecidas, si se utilizan los recursos eficientemente y si
se han alcanzado los objetivos de la organizacin.
Un proceso sistemtico para obtener y evaluar de manera objetiva, las
evidencias relacionadas con informes sobre actividades econmicas y otras
situaciones que tienen una relacin directa con las actividades que se desarrollan
en una entidad pblica o privada. El fin del proceso consiste en determinar el
grado de precisin del contenido informativo con las evidencias que le dieron
origen, as como determinar si dichos informes se han elaborado observando
principios establecidos para el caso .

Unidad I. Introduccin
2.2 Elementos del concepto
De esta tercera definicin se reconocen los siguientes aspectos:
Es un proceso sistemtico, conjunto de procedimientos lgicos y
organizados que el auditor debe cumplir al recopilar la informacin
que necesita para emitir su opinin final.
la evidencia (informacin y datos disponibles) se obtiene y evala
de manera objetiva, es decir que el auditor debe actuar en forma
absolutamente independiente y profesional.
Los informes no solo se refieren a las actividades econmicas y
financieros de la empresa, tambin se deben relacionar con otras
actividades de inters;
El rol del auditor es determinar el grado de precisin que existe
entre los hechos que ocurren en realidad y los informes que se han
elaborado despus de haber sucedido tales hechos.

Unidad I. Introduccin
El auditor debe realizar una evaluacin y un informe de los
acontecimientos revisados, basndose en principios establecidos;
debe conocer claramente los principios aplicados y tener la
capacidad suficiente para determinar que esos principios han sido
aplicados de manera correcta en cada situacin.
Grficamente se puede decir que la auditora es un proceso a travs
del cual:
Un Sujeto, el auditor que realiza la revisin del objeto bajo
examen, que puede ser una cuenta contable determinada, un
departamento en forma completa, un procedimiento, etctera.
El Objeto, la situacin auditada, que puede ser muy diversa, en
algunos casos toda una empresa, en otros una parte de ella, o solo
una revisin a una situacin precisa.
El estndar, punto o pauta de comparacin que tiene el auditor
para evaluar si la situacin bajo examen cumple o no con un
determinado patrn establecido con anterioridad a la ocurrencia
de la situacin. Los estndares son generalmente principio de

Unidad I. Introduccin
contabilidad y normas de auditorias generalmente aceptadas, leyes,
manuales administrativos o cualquier documento que permita apoyar
el dictamen final del auditor.

Unidad I. Introduccin

2.3. Tipos de Auditora


a) Auditora interna
Realizada por empleados de la misma empresa, evala la
efectividad de los registros contables y/o dems mecanismos o
procedimientos que posee la empresa, con la intencin de prever
modificaciones en los mismos para hacerlos ms confiables y
seguros, evitando las posible irregularidades motivadas por un
deficiente control interno de la empresa.
b) Auditoria Externa
Desarrollada por auditores externos independientes, los cuales
centran su trabajo principalmente en el anlisis de los estados
financieros u otra situacin determinada que desee revisar la
empresa (entidades financieras, crediticias, gubernamentales,
organismos de fomento, etc.) que solicita este servicio.

Unidad I. Introduccin
Comparacin entre Auditora Interna y Externa

Auditora Externa

Nombrada por el propietario


Independiente
Da una opinin
Utiliza normas tcnicas estndar
Acta de forma intermitente
No enjuicia personas
No tiene que detectar fraudes ni
errores menores
Emite un informe sobre
debilidades del control interno

Auditora Interna

Subordinada al ejecutivo mximo


Dependiente
Objetivos mltiples
Disea o pacta sus
procedimientos
Acta de forma continua
Enjuicia el cumplimiento
Busca deliberadamente
irregularidades
Emite tantos informes como
actuaciones

Unidad I. Introduccin
c) Auditora Financiera.
Es el examen metodolgico, sistemtico y objetivo de evidencia
disponible, realizada por un auditor independiente, con el propsito
de emitir una opinin sobre la razonabilidad con la que se presenta
la situacin financiera, los resultados de las operaciones y los
cambios en la situacin financiera (flujos de efectivo) de una entidad,
de conformidad con los principios de contabilidad generalmente
aceptados.
d) Auditoria de Gestin
Su objeto es realizar un examen de la gestin de una empresa con el
propsito de evaluar la eficacia de sus resultados con respecto a las
metas previstas, es decir, evaluar s los recursos asignados
(humanos, financieros, tcnicos, ect.) estn siendo administrados
con la eficiencia, efectividad y economa que se ha programado en la
planificacin estratgica de la empresa y si se lograrn o no estos
objetivos.

Unidad I. Introduccin
Caractersticas de la Auditora financiera y la de Gestin
Caractersticas
Auditora financiera
Objetivo
Expresar una opinin sobre
los estados financieros
Alcance

Registros contables y
financieros

Orientacin
Precisin
Normas
Opinin
Enfoque
Criterio de
xito

El pasado
Absoluta
PCGA, NAGAS
Se requiere
Financiero
Opinin sin salvedades

Auditora de gestin
Analizar y proponer
mejoras en controles de
gestin y sus resultados
Eficiencia, efectividad y
economa en el logro de los
objetivos y metas.
El presente y el futuro
Relativa
No existe
No se requiere
Gerencia
La entidad adopta
recomendaciones

Unidad I. Introduccin.
e) Auditora Operativa.
Es un examen objetivo, sistemtico y profesional de las operaciones
administrativas y/o financieras de una entidad, programa, actividad,
o funcin, con la finalidad de verificar, evaluar e informar sobre
hallazgos significativos resultantes, presentando conclusiones y
recomendaciones orientadas a identificar oportunidades para
lograr mayor efectividad, economa y eficiencia.
f) Auditoria Administrativa
Es revisar y evaluar si los sistemas, mtodos y procedimientos que se
siguen en todas las faces del proceso administrativo aseguran el
cumplimiento de polticas, planes, programas, leyes y reglas que
puedan tener un impacto significativo en las operacin.
Es el examen metdico y ordenado de los objetivos de una empresa,
de su estructura orgnica y de la utilizacin del elemento humano a
fin de informar los hechos investigados.

Unidad I. Introduccin.
g) Auditoria Ambiental
Es analizar y conocer en todo momento los factores de
contaminacin que generan las actividades de la empresa, para
evaluar el posible impacto negativo en el medio ambiente y la
sociedad.
La aplicacin permanente del concepto de mejora continua en el
campo medioambiental tiene una incidencia prctica constante, y
por este motivo la revisin de todos los aspectos relacionados con la
minimizacin del impacto ambiental tiene que ser una accin
realizada sin interrupcin.
h) Auditoria Especial
Es el examen metodolgico, sistemtico y objetivo de un hecho,
operacin, transaccin o actividad en particular, que a criterio del
ejecutivo de la entidad requiere verificacin y validacin de su
ejecucin. Sus resultados se orientan, adems de la deteccin de
posibles irregularidades, establecer las responsabilidades que
correspondan a sus ejecutores.

Unidad I. Introduccin.
i) Auditora a Distancia.
Es el proceso de verificacin del cumplimiento de ciertos estndares
preestablecidos de manera remota a travs de medios informticos.
Este tipo de auditora es aplicable cuando:
La organizacin se encuentra dividida geogrficamente (divisiones,
sucursales, oficinas, etc.), aunque tambin podra llevarse a cabo en
una organizacin sin sucursales pero de gran tamao.
Existe una estructura informtica que permite que las distintas
unidades se encuentran conectadas a travs de redes o de alguna
manera se tiene acceso de manera centralizada a los registros de las
operaciones efectuadas por las sucursales.
j) Auditoria Computacional (de Sistemas o Informtica)
Trata de evaluar la adecuada utilidad, eficiencia, fiabilidad y
salvaguarda de la informacin que se produce en una determinada
empresa o institucin, as como la organizacin de los servicios que
la elaboran y procesan.

Unidad II. Proceso Administrativo.


1. Planificacin.
1.1 Entorno Empresarial

Unidad II. Proceso Administrativo.

1. Planificacin.
2.1.2 Concepto y Tipos
Planeacin
Intuitiva

Formal

Ventaja

Desventaja

De aparente bajo costo

Adecuada para negocios no complejos

No documentada
Es personal, de poca participacin

Estructurada y documentada, permite el

Exige esfuerzo

Rpida
Informal

seguimiento.
Propicia delegacin

Riesgo por cambios no previstos


Reaccin ms que creacin
Trabajo bajo presin

Requiere disciplina

Permite participacin
Activa, basada en anlisis

Al dar nfasis en el proceso, puede


limitarse la iniciativa y creatividad

Clarifica oportunidades y problemas.


Obliga a fijar objetivos

Al enfatizar la cuantificacin
financiera se puede alterar el equilibrio

Fomenta la comunicacin.
Desarrolla Ejecutivos.

planeacin-control.

lvarez Torees (2006) citado por Alamillo R. Karla en Herramientas de Planeacin Administrativa - Gestiopolis

Unidad II. Proceso Administrativo.


Definicin de los objetivos de la empresa, estableciendo estrategias para
alcanzarlos, y desarrollar otros planes para integrar y coordinar
actividades de la empresa.
Los planes se clasificaciones :
Segn su naturaleza (misin, objetivos, estrategias, polticas,
programas, presupuestos, procedimientos, reglas)
Segn su alcance (estratgicos, tcticos y operacionales)
Segn su vigencia temporal (corto, mediano y largo plazo)
Segn su especificidad (direccionales y concretos)
Segn la frecuencia de su uso (nicos y permanentes)
1.3 Desarrollo de Planes
Esta afectado por 3 factores de contingencia y el mtodo utilizado:
a)Nivel Organizacional (Planeacin estratgica, tctica y operativa)
b)Incertidumbre ambiental (plcido o turbulento)
c)Compromiso con el plan (cuanto tiempo se le da la mxima atencin)
d)Mtodos de planeacin

Unidad II. Proceso Administrativo


1.4 Proceso de la Planificacin (H. Koontz)
a) Deteccin de una oportunidad.
b) Establecimiento de objetivos.
c) Consideracin de las premisas de planificacin.
d) Identificacin de las alternativas.
e) Comparacin de alternativas de acuerdo a los objetivos y las metas.
f) Eleccin de una alternativa.
g) Elaboracin de los planes de apoyo.
h) Elaboracin del presupuesto.
1.5 Mtodos de planeacin
i. Tradicional, de arriba hacia abajo; exhaustiva, sistemtica y
coordinad, pero tambin ampulosa, pesada y burocrtica.

Unidad II. Proceso Administrativo.

Unidad II. Proceso Administrativo.


ii. Participativa (p.e. APO), estratgica, ms efectiva en ambientes
dinmicos, implica realizar FODA

Unidad II. Proceso Administrativo.

Unidad II. Proceso Administrativo


1.6 Herramientas de planificacin
i) Anlisis Interno y Externo
a) Inteligencia competitiva (quienes son?, que hacen?, que efecto
tendrn en nosotros?), micro entorno.
b) Anlisis de concentracin de la industria.
c) Anlisis financiero, de produccin y de recursos humanos.
d) Anlisis del ciclo de madurez de la empresa (introduccin,
crecimiento, madurez, declive).
e) Anlisis de las cinco fuerzas de Porter (poder de negociacin de los
clientes, poder de negociacin de los proveedores, amenaza de
nuevos competidores, amenaza de productos sustitutos, revalidad
entre competidores).
f) Anlisis PEST (poltico, econmico, social, tecnolgico).
g) Anlisis FODA.
ii) Definicin de Objetivos Generales
a) Tcnica de Grupo Nominal, Lluvia de Ideas, Reconocimiento del
Entorno,

Unidad II. Proceso Administrativo


b)
c)
d)
e)
f)

Benchmarking.
Maximizacin de capacidad utilizada.
APO.
Pronsticos y prospectiva
Tcnicas cuantitativas (anlisis de series estadsticas, regresin,
modelos economtricos, indicadores econmicos, efecto
sustitucin).
g) Tcnicas cualitativas (jurado de opinin, mtodo Delphi, proyeccin
de fuerzas de venta, evaluacin de clientes.
iii) Identificacin de Estrategias
a) Sinctica (Volver conocido lo extrao y volver extrao lo
conocido).
b) Decisin por consenso.
c) Anlisis FODA.
d) Matriz BCG.

Unidad II. Proceso Administrativo


iv) Seleccin y puesta en prctica de los planes
a) presupuestos (histrico, base cero, presupuesto anlogo, mtodo
descendente, estimacin paramtrica
b) programas
c) Procedimientos
v) Revisin y control de resultados, investigacin operativa, redes CPM
y PERT, graficas de Gantt, Arbol de Decisin, 7 Herramientas de
Ishikawa
2. Organizacin.
2.1 Concepto
Determinar y establecer los medios y recursos necesarios para que la
empresa alcance los objetivos fijados;
Distribuir y estructurar el trabajo para conseguir los objetivos de la
empresa.

Unidad II. Proceso Administrativo


Disposicin de un conjunto de personas reunidas por una red de
relaciones de dependencia y cooperacin (cargos) en grupos
elementales y conjuntos complejos, el ltimos de los cuales constituye
la misma empresa.
En tanto la empresa se hace ms grande o mas compleja surgen
problemas de comunicacin, coordinacin y control que se resuelven
mediante:
Adaptacin mutua, comunicacin informal.
Supervisin Directa, mediante un responsable.
Normalizacin de procesos de trabajo, programar y estandarizar el
trabajo.
Normalizacin de resultados, estandarizar el producto del trabajo
humano
Normalizacin de habilidades, explicitar requisitos y competencias
para el ejercicio del cargo.

Unidad II. Proceso Administrativo


2.2 Elementos del diseo organizacional
Principios Administrativos
i. Divisin
del
trabajo
(especializacin
de
funciones
o
multicompetencias)
ii. Departamentalizacin, tipos (especializacin de estructura o equipos
multidisciplinarios)
iii. Autoridad (tipos de autoridad, enfoque contemporneo) y poder
iv. Responsabilidad (operativa o final)
v. Equilibrio autoridad responsabilidad
vi. Unidad de mando (perspectiva actual)
vii.Intervalo de control (factores que lo determinan)
viii.Centralizacin y descentralizacin
ix. Concentracin y desconcentracin
x. Formalizacin

Unidad II. Proceso Administrativo


Enfoque contingente
i. Estrategia, cambios, complejidad, entorno
ii. Enfoque estratgico (innovacin, reduccin de costos e imitacin)
iii. Tamao
iv. Tecnologa (Tecnologa de produccin y tecnologa de conocimientos)

Mal Definidos Bien Definidos

Variabilidad de las Actividades


Pocas Excepciones

Muchas Excepciones

Estructuras rgidas
Rutinarias

Artesanas

Ingeniera

4
No rutinarias

Estructuras flexibles

Unidad II. Proceso Administrativo


2.3 Modelos de Diseo
i. Elementos de la estructura

Unidad II. Proceso Administrativo


ii. Modelos Genricos (mecanicista y organicista)
Mecanicista

Organicista

iii. Modelos tradicionales (simple, burocracia tcnica y burocracia


profesional, divisional)

Unidad II. Proceso Administrativo


(burocracia tcnica y burocracia profesional)

Unidad II. Proceso Administrativo


iv. Modelos contemporneos (Adhocracias, matriciales, equipos de
trabajo)

Unidad III. Teora de Sistemas.


1. Aspectos Generales de los Sistemas Administrativos
1.1. Conceptos Bsicos de Sistemas
Un sistema es:
una red de procedimientos relacionados entre si y desarrollados de
acuerdo a un esquema integrado para lograr una mayor actividad de las
empresas.
un arreglo ordenado de elementos o rutinas de un todo.
es una serie de funciones actividades u operaciones ligadas entre si,
ejecutadas por un conjunto de empleados para obtener el resultado
deseado
Caractersticas y principios de los sistemas:
permeabilidad
Recursividad (supra y subsistemas);
Equifinalidad (sus componentes orientan su accionar a los objetivos del
sistema);
Sinergia (el todo es mas que la suma de las partes);
Homestasis (Equilibrio dinmico del sistema);

Unidad III. Teora de Sistemas.


Integracin e independencia (coherencia, condicin de interrelacin
de las partes componentes, accin de cada parte que permite que su
producto sea insumo de la otra parte)
Morfoestasis y morfognesis (sus formas tienden a ser estables a
partir de las formas originales).
1.2. Componentes de los sistemas
Insumos, componentes que ingresan;
Procesador, transforma el estado original de los insumos o entradas
en productos o salidas;
Productos, salidas, objetivos, fines y metas del sistema;
Regulador, componente que gobierna todo el sistema, es el
componente que determina su funcionamiento;
Retroalimentacin, los productos o salidas adems de sus objetivos
propios se constituyen en insumos en el sistema superior,
mantienen en funcionamiento el sistema pero incorporando las
acciones correctivas necesarias para el adecuado ajuste insumoproducto.

Unidad III. Teora de Sistemas.

AMBIENTE

REGULADOR
INSUMOS

PROCESADOR
RETROALIMENTACION

PRODUCTOS

Unidad III. Teora de Sistemas.

Unidad III. Teora de Sistemas.


2. Teora de Sistemas aplicada a las Organizaciones (empresas)
Organizacin es un sistema compuesto de personas, equipos,
maquinaria, empeados en una actividad coordinada dirigida hacia una
meta, enlazados mediante sistemas de informacin e influidos por el
ambiente externo.
Un sistema social es una organizacin social, una empresa o una
institucin.
2.1 Caractersticas de los sistemas sociales:
Eficiencia 112;
Eficacia 110;
Adaptacin al cambio;
Endoestructura (estructura organizativa que garantice la aplicacin
racional de los principios de divisin del trabajo, unidad de mando,
delegacin, jerarqua, tramo de control, etc., como bases para la
ejecucin, comunicacin y coordinacin);

Unidad III. Teora de Sistemas.


Liderazgo (no se refiere a la autoridad formal, sino al poder del
lder);
Doctrina (se refiere a la misin, credo, filosofa empresarial que debe
explicitarse);
Programa (conversin de la misin en accin);
Recursos (capacidades tangibles e intangibles disponibles para la
empresa, en cantidad y calidad);
Estructura organizativa (se refiere a la complejidad vertical, horizontal
y espacial de la estructura y su capacidad de viabilizar el
cumplimiento de objetivos y relacin con el medio social).

Unidad III. Teora de Sistemas.


SUBSISTEMAS INTERNOS

SUBSISTEMA
DE
APOYO

NORMAS
INSTRUCCIONES
DEMANDAS
RECURSOS
APOYOS

SUBSISTEMA
DE
OPERACION

SUBSISTEMA
DE
REGULACION

ENTRADAS O
INSUMOS

Sistemas de programacin de operaciones


Sistema de presupuestos
Sistema de desarrollo institucional
Sistema de informacin y estadsticas
Sistemas de control

Sistemas operativos internos:


Orientacin y apoyo global
Promocin y desarrollo
Apoyo tcnico
Produccin de bienes
Sistemas de servicios pblicos

SALIDAS O
PRODUCTOS

Sistemas de administracin de RR.HH.


Sistema de administracin de RR.MM.
Sistema de administracin de RR.FF.
Sistema de apoyo institucional:
Asuntos jurdicos
Comunicacin social
PROCESOS DE CONVERSION

BIENES

SERVICIOS

Unidad III.

SAFCO.

La Ley N 1178 tuvo un largo proceso de gestacin, durante el cual se fue


precisando su contenido y consolidando el consenso poltico que hizo
posible su aprobacin el 20 de julio de 1990.

Es una disposicin legal que:


Expresa un modelo de administracin por resultados para el manejo
de los recursos del Estado.
Establece sistemas de administracin y control, que se
interrelacionan entre s y con los sistemas nacionales de Planificacin
e Inversin Pblica.
Establece el rgimen de responsabilidad de los servidores pblicos
por el desempeo de sus funciones.
Es una ley marco que no determina procedimientos ni tcnicas
particulares para ello estn las normas bsicas de cada sistema

Unidad III.

SAFCO.

Las finalidades de la ley SAFCO son:


Programar, organizar, ejecutar y controlar la captacin y el uso eficaz
y eficiente de los recursos pblicos.
Generar informacin que muestre transparencia en la gestin.
Lograr que todo servidor pblico asuma plena responsabilidad por el
desempeo de sus funciones.
Desarrollar la capacidad administrativa en el Sector Pblico.
El enfoque de su diseo es:
Sistmico, ya que permite considerar a la "realidad" como un todo
funcional, donde todos los elementos de esa realidad estn
integrados e interrelacionados; bajo este enfoque no existen
componentes aislados o independientes.
Est ordenada por sistemas. Es necesario saber que todo sistema
existe para lograr objetivos, intercambio e interactuando con otros
sistemas de su entorno.
La ley N 1178 es un sistema conformado por subsistemas

Unidad III.

SISTEMAS DE LA
LEY SAFCO

SAFCO.

Unidad III.

RGANOS
RECTORES

La Ley N 1178, establece


rganos Rectores para
que dirijan y supervisen
la implantacin de los
sistemas de
administracin y control
que regula.

SAFCO.

Unidad III. SISTEMA DE PROGRAMACION Y ORGANIZACION

SISTEMA DE PROGRAMACION
DE OPERACIONES
SISTEMA DE ORGANIZACIN
ADMINISTRATIVA
SISTEMA DE PRESUPUESTOS

SISTEMA DE PROGRAMACION DE OPERACIONES (POA)


Traducir los objetivos y planes estratgicos de cada entidad,
resultados concretos a alcanzar en el corto plazo, es decir en su:

en

Programa de Operaciones Anual = POA


Sus resultados deben ser expresados en:
tareas especficas,
procedimientos a emplear y
medios y recursos a utilizar,
todo ello en funcin de tiempo y espacio previsto para la ejecucin de la
funcin.
El POA es integral, incluye operaciones de funcionamiento, pre-inversin
e inversin.

SISTEMA DE PROGRAMACION DE OPERACIONES (POA)


PLANES ESTRATGICOS
Y PROGRAMAS DE
OPERACIN
INSTITUCIONAL

SISPLAN

P
PLAN GENERAL
DE DESARROLLO
ECONOMICO
Y SOCIAL

LARGO
PLAZO

POA

MEDIANO
PLAZO

CORTO
PLAZO

SISTEMA DE ORGANIZACION ADMINISTRATIVA (SOA)


Conjunto ordenado de normas, criterios y metodologas , que a partir del
marco jurdico administrativo del sector pblico, del Plan Estratgico
Institucional y del Programa de Operaciones Anual, regulan el proceso de
estructuracin organizacional de la s entidades pblicas, contribuyendo al
logro de los objetivos institucionales.

Planificar

Dirigir

Controlar

Organizar

SISTEMA DE PRESUPUESTOS (SP)


Su objetivo es prever los montos y las fuentes de los recursos financieros
para cada gestin anual en funcin de las prioridades de la poltica
gubernamental y su asignacin a los requerimientos monetarios de la
programacin de operaciones y de la organizacin administrativa
adoptada. (Art. 8 de la Ley N 1178).
La elaboracin es un proceso cclico que comprende:
1. Formulacin, conjunto de acciones que permiten obtener el Proyecto
de Prepuestos.
2. Discusin y aprobacin, que es funcin legislativa y consiste en:
2.1. el anlisis poltico y tcnico en el Poder Legislativo y
2.2. el acto formal de su aprobacin por el Poder Legislativo
3. Ejecucin, aplicar los recursos finaniceros para la produccin de bienes
y servicios que permitan cumplir los objetivos previstos.
4. Control y evaluacin, medicin y exmen de los resultados de la
ejecucin presupuestaria, el anlisis de la eficacia y eficiencia de las
acciones cumplidas y la adopcin de medidas correctivas necesarias.

SISTEMA DE PRESUPUESTOS (SP)

Unidad III. SISTEMA DE EJCUCION

SISTEMA DE ADMINISTRACIN
DE PERSONAL
SISTEMA DE ADMINISTRACIN
DE BIENES Y SERVICIOS
SISTEMA DE TESORERA Y
CRDITO PBLICO
SISTEMA DE CONTABILIDAD
INTEGRADA

SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL (SAP)


Es un conjunto de normas, principios, procesos, procedimientos,
sistemticamente ordenados, que permiten la aplicacin de las
disposiciones en materia de administracin de personal.
Orientan a las entidades para contar con el personal idneo en los cargos
existentes, procurando la eficiencia de los servidores pblicos y
contribuyendo de esta manera al logro de los objetivos establecidos en el
POA.
El SAP debe determinar:
Los puestos de trabajo efectivamente necesarios.
Los requisitos y mecanismo necesarios para proveer los cargos con
personas adecuadas.
La implantacin regmenes de evaluacin y retribucin del trabajo.
El desarrollo de las capacidades y aptitudes de los servidores pblicos.
Los procedimientos para el retiro de los servidores pblicos.

SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL (SAP)

1. Subsistema de Dotacin de
Personal.

2. Subsistema de Evaluacin del


Desempeo.

Sistema de
Administracin de
Personal

3. Subsistema de Movilidad de
Personal.
4. Subsistema de Capacitacin
Productiva.

5. Subsistema de Registro.

SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE BIENES Y SERVICIOS


(SABS)
Su objetivo principal es una adecuada dotacin de bienes y servicios para
satisfacer los requerimientos del sistema de programacin de
operaciones.
Permite adquirir bienes y servicios en el marco legal, orientando y
regulando la administracin y disposicin de los mismos.
Esta accin est sujeta a:
Que los recursos financieros estn comprometidos o definir las
condiciones de financiamiento requeridas.
Diferenciar las atribuciones de solicitud, autorizacin, inicio y ejecucin
del proceso de contratacin.
Que se empleen los bienes y servicios en los fines previstos en el POA.
Reglamentar los mecanismos para la disposicin de los bienes, tomando
en cuenta las necesidades especificas de la entidad, y recuperar total o
parcialmente la inversin.

SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE BIENES Y SERVICIOS


(SABS)

Subsistema de Contratacin
de Bienes y Servicios.

Sistema de
Administracin de
Bienes y Servicios

Subsistema de Manejo de
Bienes.

Subsistema de Disposicin de
Bienes (temporal y definitivo)

SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE TESORERIA Y


CREDITO PUBLICO (STCP)
El Sistema de Tesorera y Crdito Pblico se encarga de manejar los
ingresos, el financiamiento o crdito pblico y de programar los
compromisos, obligaciones y pagos para ejecutar el presupuesto de
gastos.

Objetivos del STCP

Lograr el cumplimiento de
recaudaciones e ingresos y la
asignacin de gastos a travs de la
programacin y ejecucin del flujo
financiero
Proporcionar criterios tcnico
administrativos para la captacin y uso de
recursos de endeudamiento pblico

SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA (SCI)

Sistema que, en base a las normas bsicas del sistema de contabilidad


integrada, aplica principios y normas contables que garantizan el uso de una
base conceptual nica y uniforme para la preparacin de estados
financieros del sector

SISTEMA DE
CONTABILIDAD
INTEGRADA

Conjunto de:

Para el
registro de
transacciones:

En un
sistema:

PRINCIPIOS

Presupuestarias

Comn

NORMAS

Financieras

Oportuno

PROCEDIMIENTOS
TCNICOS

Patrimoniales

Confiable

Unidad III. SISTEMA DE CONTROL

SISTEMA DE CONTROL
INTERNO

SISTEMA DE
CONTROL EXTERNO

Unidad III. SISTEMA DE CONTROL

Sistema de Control Interno, est orientado a proteger recursos,


asegurar la obtencin de informacin operativa y financiera, lograr
eficiencia en las operaciones, propiciar el cumplimiento de planes,
programas y presupuestos.
Previo, involucra a todo el personal,
es de responsabilidad de la m.a.e., se
aplica antes de la ejecucin o antes de
que sus actos causen efecto.
Control
Interno

Posterior, involucra a los responsables


superiores de las operaciones y auditora
interna; es de responsabilidad de la m.a.e..
Se aplica sobre los resultados de
operaciones ya ejecutadas.

Unidad III. SISTEMA DE CONTROL

Sistema de Control Externo, es un proceso independiente, competente,


imparcial que puede examinar las operaciones o actividades ya
realizadas, se asume como proceso de retroalimentacin.

Contralora General del Estado, como


mximo responsable del control
previo y posterior en las instituciones
del estado
Control
Externo
Posterior

Entidades que ejercen tuicin sobre una o


mas entidades pblicas, con plenas
facultades de control externo posterior, sin
afectar, ni obstruir el trabajo de la CGE.

Ejemplo de Eficacia (cumplimiento de objetivos, metas o


resultados)

Anlisis e interpretacin
Gestin 20x1, entidad EFICAZ se produjeron 60 mil unidades mas (4,16% o 104,16%)
Gestin 20x2, entidad NO EFICAZ se produjeron 70 mil unidades menos (8,05% o
91,95%)

Ejemplo de Economa (minimizar costos o incurrir en costo


ptimo)

Anlisis e interpretacin
Gestin 20x1, sper optimizacin (ndice 0.98), costo real menor a costo estndar
Gestin 20x2, deseconoma (ndice 1,10), costo real superior a costo estndar
Acciones correctivas y preventivas
Actualizar costos estndar
Analizar costos reales para identificar posibles deficiencias e uso de recursos

Ejemplo de Eficiencia (relacin entre resultados obtenidos y


recursos empleados, minimizar costos y optimizar resultados)

Anlisis e interpretacin
Gestin 20x1, la productividad real fue 3,89 Kg/hr (1.500.000 kg/385.000 hr) superior
a la estndar de 3,60 kg/hr; la eficiencia fue del 108% (3,89/3,60*100)
Gestin 20x2, la productividad real fue 2,77 Kg/hr (800.000 kg/288.000 Hr) inferior a la
estndar de 2,90; la eficiencia fue del 95% (2,77/2,90*100)
Comparativamente se puede afirmar que en 20x1 la empresa fue mas eficiente que
en el 20x2 (108% y 95%)