Unidad N4.

Implementacin de la documentacin
Actividad: Implementacin documental del Sistema de Gestin de Calidad
Llene la siguiente tabla de acuerdo a los integrantes que conforman su grupo
de trabajo.
Nombre del grupo:
1.HERNANDO YELA LOZA

Luego de la documentacin total del proceso misional seleccionado en la

unidad anterior, deben divulgar dicha informacin al personal pertinente, para lo
cual como Gestores de Calidad, necesitan realizar el proceso de sensibilizacin
para la apropiacin de los documentos y de esta forma garantizar la eficaz
implementacin y certificacin del Sistema de Gestin de Calidad en la
organizacin. Por aadidura el grupo de trabajo debe solucionar los siguientes
dos puntos:
1) Definan la metodologa ideal a implementar para el Sistema de Gestin
de Calidad, de acuerdo al nivel de complejidad (pequea, mediana o
gran empresa), necesidad y cultura de la empresa seleccionada en la
unidad N1.

Los pasos para la implementacin del sistema de gestin de la calidad son:

1. Evaluar la necesidad y metas de la organizacin con relacin

a la implementacin de un SGC
En esta etapa, la organizacin debe identificar las metas que quiere alcanzar a
travs de la implementacin del SGC, tales como la satisfaccin de los clientes,
una mayor participacin en el mercado, lograr una mayor eficiencia
(rentabilidad), mejorar la comunicacin y la moral de la organizacin, entre
otros. Otro objetivo de implementar un SGC puede ser la demostracin de
conformidad por medio de una certificacin de una tercera parte, est la puede
solicitar un cliente o simplemente ser exigida para poder registrarse como
proveedor de una gran compaa.
2. Informacin sobre la familia ISO 9000
El personal encargado para iniciar el desarrollo de un SGC, basado
en la norma ISO 9001, necesita entender los requisitos de la ISO
9001:2000, complementada con la ISO 9000:2000 y la ISO
9004:2000.
Fundamentos y Vocabulario.
esta norma especfica los requisitos del SGC, es
cuando una organizacin busca evaluar y demostrar su capacidad
para suministrar productos que cumplan con los requisitos de los
Clientes.
mejora continua y se puede usar para optimizar el desempeo de
Una organizacin.
3. Nombrar un consultor (si es necesario)
Cuando la organizacin no cuenta con la competencia adecuada para
desarrollar el SGC, esta puede contratar a un consultor. Es importante al
momento de la contratacin definir el alcance de su labor, tambin es posible
contratarlo, solamente para la formacin de personal y desarrollo del sistema.
4. Sensibilizacin
Es necesario que el responsable del sistema de gestin de calidad despierte
conciencia acerca de los requisitos entre todo el personal que realiza
actividades que afectan la calidad. Paralelo, se requiere planificar y brindar
formacin especfica sobre el desarrollo del Manual de Calidad, de la manera
en que se planea un sistema de gestin de la calidad, identificando e
implementando procesos de mejora que permitan auditar la conformidad del

mismo.
5. Anlisis (autodiagnstico)
La organizacin debe evaluar las diferencias existentes entre el sistema de
gestin de la calidad y los requisitos exigidos por la norma ISO 9001 y de
acuerdo a ello, planificar la forma de eliminar dichas diferencias.
6. Procesos de realizacin del producto
Para saber si se aplican los requisitos o no de acuerdo al SGC dela compaa,
se debe examinar el captulo 7 de la norma ISO 9001:2000.
Este incluye los siguientes procesos:

Es necesario que la organizacin determine cul de los puntos

Anteriores no aplica en la empresa.

7. Suministrar el personal
La empresa debe decidir que personas estarn involucradas en el desarrollo y
documentacin del SGC, nombrando a un representante de la direccin, el cual
se encargar de supervisar la implementacin. Tambin es til dependiendo
del tamao de la organizacin, crear un comit de calidad, conformado con
personal de todas las reas crticas.
8. Elaboracin del cronograma
Este debe incluir.

Instalaciones y departamentos de la organizacin.

Empresa, con su respectiva justificacin.

los procedimientos documentados para el
Sistema.

9. Redaccin del Manual de Calidad

Se debe preparar un plan para implementar los requisitos exigidos por la
norma, eliminando de esta manera las diferencias que se encuentran con el
SGC de la organizacin (como lo determina el quinto paso).
Este plan incluye las actividades por realizar, los recursos que se requieren, las
responsabilidades y un perodo de finalizacin estimado para cada actividad. El
tiempo total requerido para cada fase: planificacin, documentacin,
implementacin y evaluacin, depende del tamao de la organizacin y de las
brechas que existen en su SGC.

10. Realizacin de auditoras internas

Durante la fase de implementacin (aproximadamente de tres a seis meses
despus de redactada la documentacin), los auditores entrenados deben
llevar a cabo una o dos auditoras que cubran todas las actividades del SGC,
informando a las acciones correctivas de lo encontrado.
11. Solicitud de la certificacin
Despus de realizar satisfactoriamente las auditoras internas, implementando
las acciones correctivas y de esta manera eficiencia del sistema de calidad, y si
la empresa desea obtener por tercera parte, se debe solicitar una certificacin a
un organismo de certificacin acreditado; en nuestro pas el ms reconocido es
el ICONTEC
12. Realizacin de evaluaciones
Una vez certificada la organizacin, esta deber realizar peridicamente
revisar la eficacia del SGC, buscando su mejoramiento continuo; evaluando si
los propsitos y metas pralos cuales se desarroll se estn cumpliendo,
incluida la mejora continua.
Teniendo en cuenta que el tiempo necesario depende de:

El compromiso de la direccin
La complejidad de los procesos
Variedad de productos y/o servicios
El nmero de procesos desarrollados
El nmero de personas a capacitar y entrenar

Pero se estima el tiempo para grandes empresas, medianas empresas y

pequea empresa.
Grande empresa: 18 a 24 meses
Mediana empresa: 12 a 18 meses
Pequea empresa:12 meses, teniendo en cuenta como objetivo fundamental
satisfaccin del cliente, proteccin del ambiente, proteccin del trabajador en el
medio laboral, resultados financieros, conformidad de los requisitos legales
Pero no dejar de lado, el evaluar la necesidad y metas de la organizacin con
relacin a la implementacin de un SGC, la informacin sobre la familia ISO,
nombrar el consultor siempre y cuando sea necesario, sensibilizacin, anlisis,
procesos de realizacin del producto, suministrar el personal, elaboracin del
cronograma, redaccin del manual de calidad, realizacin de auditoras
internas, solicitud de certificacin, realizacin de evaluaciones peridicas.
De igual manera se puede utilizar la metodologa (PHVA) Planificar-HacerVerificar-Actuar para gestionar la implementacin de sus acciones reparadoras,
definiendo este como el actuar sobre el proceso, resolviendo continuamente las
desviaciones a los resultados esperados.
El mantenimiento y la mejora continua de la capacidad del proceso pueden
lograrse aplicando el concepto de PHVA en cualquier nivel de la Organizacin,
y en cualquier tipo de proceso, ya que est ntimamente asociado con la
planificacin, implementacin, control y mejora del desempeo de los procesos.
Teniendo en cuanta que: Es aplicable tanto en los procesos estratgicos de
Alta Direccin como en actividades operacionales simples.
Definiendo el PHVA:
1. Planificar: Establecer los objetivos y procesos necesarios para obtener los
resultados, de conformidad con los requisitos del cliente y las polticas de la
organizacin.
2. Hacer: Implementar procesos para alcanzar los objetivos.
3. Verificar: Realizar seguimiento y medir los procesos y los productos en

relacin con las polticas, los objetivos y los requisitos, reportando los
resultados alcanzados.
4. Actuar: Realizar acciones para promover la mejora del desempeo del (los)
proceso(s).

A. Determinacin de la estrategia metodolgica: para cada uno de los

pasos establecidos en el punto anterior, definan que estrategias se
usarn y los responsables para su eficaz implementacin.
N

Pasos para implementar

eficazmente el S.G.C.

Estrategias para un
sistema exitoso

Evaluar la necesidad y
metas de la organizacin
con relacin a la
implementacin de un
SGC

identificar las metas que

quiere alcanzar a travs
de la implementacin del
SGC,

Direccin

entender los requisitos de

la ISO

Direccin

2
Informacin sobre la
familia ISO 9000

Responsable

Nombrar un consultor (si

es necesario)

Cuando la organizacin no
cuenta con la competencia
adecuada para desarrollar
el SGC, esta puede
contratar a un consultor.

Representante de
la direccin

Sensibilizacin

se requiere planificar y
brindar formacin especfica
sobre el desarrollo del
Manual de Calidad, de la
manera en que se planea
un sistema de gestin de la
calidad

Direccin

Anlisis (autodiagnstico)

evaluar las diferencias

existentes entre el sistema
de gestin de la calidad y
los requisitos exigidos por la
norma ISO 9001 y de
acuerdo a ello, planificar la

Direccin

forma de eliminar dichas

diferencias
7

Procesos de realizacin
del producto

Elaboracin del
cronograma

Se debe examinar el
captulo 7 de la norma ISO
9001:2000.

Los requisitos del captulo 7

de la norma que aplican a la
empresa, con su respectiva
justificacin.
Referenciar o incluir los
procedimientos
documentados para el
sistema.
Redaccin de la poltica y
objetivos de calidad de la
organizacin

La empresa

Representante de
la direccin

Redaccin del Manual

de Calidad

Se debe preparar un plan

para implementar los
requisitos exigidos por la
norma, eliminando de esta
manera las diferencias que
se encuentran con el SGC
de la organizacin (como lo
determina el quinto paso).

Representante de
la direccin

10

Realizacin de
auditoras internas

llevar a cabo una o dos

auditoras que cubran todas
las actividades del SGC,
informando a las acciones
correctivas de lo encontrado

Auditores
entrenados

11

Solicitud de la
certificacin

solicitar una certificacin a

un organismo de
certificacin acreditado; en
nuestro pas el ms
reconocido es el ICONTEC

Auditores
entrenados

12

Realizacin de
evaluaciones

realizar peridicamente
revisar la eficacia del SGC,
buscando su mejoramiento
continuo

organizacin

B. Diseen, realicen y entreguen mnimo tres de las estrategias planteadas

en el punto anterior. (Se valorar el nivel creativo del grupo en la
produccin de estrategias).

Redaccin del Manual de Calidad

Se debe
preparar un
plan para
implementar
los requisitos
exigidos por la
norma,
eliminando de
esta manera
las diferencias
que se
encuentran
con el SGC de
la organizacin
(como lo
determina el
quinto paso).

Evaluar la necesidad y
metas de la organizacin
con relacin a la
implementacin de un SGC

Realizar
peridicamente
revisar la eficacia
del SGC,
buscando su
mejoramiento
continuo

Realizacin de evaluaciones

C. Actividad de campo: divulguen en su entorno de trabajo, los pasos

para implementar el Sistema de Gestin de Calidad establecidos en el
punto 1 de la presente actividad. Para lo cual, el grupo deber disear
una presentacin en PowerPoint con la secuencia metodolgica de
implementacin y dems informacin pertinente para la temtica a tratar.

Productos a entregar en este punto:

Diapositivas en PowerPoint.

Registro de asistencia a capacitaciones que mnimo contenga: fecha de

capacitacin, capacitador (aprendiz seleccionado por el grupo), orden
del da, nombres, cargos y firma del personal asistente.

Acta de asignacin de responsabilidad con el sistema de gestin por

cada lder de proceso que mnimo contenga: fecha, proceso, nombre y
cargo del lder del proceso y firma de compromiso.

2) Escriban las conclusiones de aprendizaje que obtuvo cada integrante del

grupo tras el desarrollo de la presente actividad.

Conclusiones
Es de gran importancia implementar una metodologa para el Sistema de
Gestin de Calidad teniendo en cuenta el nivel de complejidad de
acuerdo al tipo de empresa que se tenga en que se desempee este,
definiendo as las estrategias por medios de los pasos, lo cual conlleva a
un buen resultado en el manejo de productos, procesos y servicios.

Modo de entrega:

La actividad debe ser realizada por el grupo de trabajo conformado al

inicio del programa.
Cada aprendiz de manera individual debe subir a la plataforma el archivo
con el desarrollo de la actividad realizada de manera grupal.
Los aprendices que efecten la actividad de manera individual se les
descontar puntos en la nota final.

Criterios de evaluacin
Establece la secuencia lgica de implementacin de un sistema de calidad
de acuerdo al tipo, cultura y necesidades de la empresa.
Crea herramientas para comunicar y sensibilizar a los trabajadores hacia la
cultura de calidad organizacional.