7 DICAS PARA APRENDER A ORGANIZAR O

SEU DIA DE FORMA EFICIENTE

10/01214Por Luciano Larrossa em Produtividade
Conseguir tempo para tudo o que queremos fazer , principalmente nos dias de hoje, uma
das maiores dificuldades para quem quer ter sucesso no mundo dos negcios. O tempo
parece fugir-nos por entre os dedos, fazendo com que nunca tenhamos oportunidade para
fazermos tudo aquilo que queremos, acumulando tarefas para o dia seguinte. E com isso
surge um efeito bola de neve: acumula-se uma tarefa para o dia seguinte, depois para o
outro, para outro e para o outro, at que chegamos a um momento em que no temos
mais como concentrar-nos no essencial e acabamos por deixar trabalho acumulado por
fazer. Se voc quer realmente ter mais tempo na sua vida, aconselho que leia este e este
artigo.
Para quem quer triunfar seja no seu prprio negcio ou a trabalhar para outra pessoa,
controlar o tempo torna-se uma ferramenta fundamental, de modo a ser mais eficiente,
estando um passo frente de toda a concorrncia e conseguindo produzir mais e melhor
que o colega do lado. Controlar o tempo significa ter horas vagas para analisar o mercado,
ver como os concorrentes trabalham ou estudar os problemas da sua empresa. Com horas
livres acabar por concentrar-se mais no modo como as coisas so feitas para deixar de
ser apenas um produtor. Numa entrevista realizada pouco tempo foi perguntado a
Warren Buffet, um dos homens mais ricos do mundo, como gasta a maior parte do seu
tempo quando est no escritrio. Ele respondeu lendo. Buffet analisa o mercado antes de
actuar e entende a importncia de estar sempre um passo frente dos concorrentes.
Steven Covey no seu livro Os 7 hbitos das pessoas altamente eficazes, conta a histria
do lenhador que est constantemente a cortar rvores mas no pra um segundo para
afiar a sua serra pois apenas est concentrado em trabalhar. Com mais tempo livre voc
ter mais tempo para afiar a sua serra, conseguindo ser mais produtivo, melhorando as
suas tcnicas produo e com isso ser mais eficiente, melhorando a qualidade do seu
trabalho.

IDENTIFIQUE SE EST REALMENTE

CONTROLAR O SEU TEMPO

Muitas vezes pensamos que controlamos todas as horas que despendemos a trabalhar
mas no final do dia acabmos sempre por ter trabalho acumulado e tarefas para fazer em
casa. Levar trabalho para terminar em casa, quando essas horas deveriam ser para
passar mais tempo com a sua famlia e amigos, o maior problema de quem no organiza
bem o seu dia. importante ter tempo para tudo: trabalho, famlia, lazer, estudo ou
desporto. Quem no organiza bem o seu dia normalmente est concentrado em apenas
uma ou duas tarefas, pensando que no tem tempo para fazer o resto e espera que a
esposa compreenda que tem que trabalhar muito ou que depois compensa aquela corrida
que no deu ao final da tarde porque teve que ficar a terminar um relatrio.

VOC NO ESTAR REALMENTE

CONTROLAR O SEU TEMPO SE:

Est apenas concentrado em trabalhar, deixando para l outras tarefas bsicas para
si como passar tempo com a famlia ou a ver um bom filme.

Sente que est constantemente a produzir sem parar para pensar o que est a
fazer. Sente-se uma mquina que faz tudo sempre igual.

Acumula trabalho ao final do dia, fim-de-semana e frias. Para si todos os dias do

ano so para trabalhar pois tem sempre trabalho para fazer.

Quando lhe perguntam se est bem voc responde sempre que tenho tido muito
trabalho para fazer, no paro.

Comea o dia mas sente que tem muito para fazer e no sabe por outro comear.
Para si todas as tarefas tm um peso igual e so todas essncias.

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uma olhada no nosso ebook Ser Freelancer clicando aqui.

SETE DICAS PARA CONTROLAR O

TEMPO J A PARTIR DE HOJE

SEU

Se realmente as frases anteriores pareceram-lhe extremamente familiares importante

que siga os passos que vou falar a seguir. Controlar o tempo no uma tarefa fcil e, tal
como a disciplina pessoal, pode levar meses a ser aprendida. Uma pessoa que toda a sua
vida foi desorganizada no pode querer ser uma mquina de organizao de um dia para
o outro. um processo que demora tempo e deve ser interiorizado, para que comece a
fazer parte da sua vida.

1. ESCREVA COMO DESEJA PROGRAMAR O

SEU DIA
Para realizar esta tarefa aconselho que tenha uma agenda. Apenas porque se usar uma
simples folha de papel, ter sempre tendncia para colocar no bolso ou num canto da
secretria e isso ser o suficiente para que algumas vezes chegue ao final do dia sem
saber do seu simples papel. Com a agenda ter sempre o seu dia bem organizado e ainda
com a possibilidade de consultar o que realizou no dia anterior, procurar nmeros de
telefone ou moradas.
Se vai organizar o seu dia de manh ou na noite anterior isso j depende do seu gosto
pessoal. Qualquer uma das duas opes tem os seus prs e contras. Eu pessoalmente
prefiro organizar-me na noite anterior, pois a ainda tenho o dia que passou bem presente
na minha cabea e garanto tambm dois momentos para pensar na minha organizao
diria: na noite anterior e de manh quando acordo e vejo o meu dia organizado.

2. DEFINA BEM AS SUAS PRIORIDADES

Quando comecei a organizar o meu dia uma das maiores dificuldades foi definir o que era
realmente essencial ou no. Quando preenchemos a nossa agenda colocamos l uma lista
equivalente a uma lista de supermercado e pensamos que est ali organizado o nosso dia.
Nada mais errado que isso pois nem todas as tarefas a realizar tm a mesma importncia.
Quando realizar a sua lista defina quais os assuntos mais importantes a trabalhar. Por
vezes um nmero frente por ordem crescente devido sua importncia suficiente. Ir ao
supermercado nunca ser to importante como uma reunio com um cliente que pretende
fechar um negcio. No se perca com assuntos que pouco podem aumentar a sua
produtividade.
Pondere ler: Como saber se uma tarefa mais importante do que outra

3. NO PLANEIE APENAS O DIA MAS SIM A

SEMANA OU AT O MS
Falar-se em organizar o tempo muitas vezes pensamos apenas no momento, no dia em si.
Quando falo em planear no falo apenas em escrever uma lista no seu papel para realizar
naquele dia, mas sim planear a sua semana ou mesmo o ms. Mas para que ser realizar
planos a to longo prazo?

Primeiro, planear a semana ou o ms no significa planear a longo prazo.

Poderemos considerar a longo prazo um ano ou mais.

Saber o que vai fazer durante toda a semana pode evitar com que deixa tudo para
ltima da hora. Imagine que numa semana tem 17 tarefas indispensveis a realizar.
Se optar por realizar apenas uma tarefa indispensvel nos dois primeiros dias da
semana, iro restar-lhe mais cinco dias com trs tarefas indispensveis todos os
dias. Este gnero de presso e desgaste seria evitvel se tivesse planeado a
semana.

Se tiver um plano do seu ms poder imaginar o que quer para o seu futuro. Se
planear diariamente estar constantemente a apagar fogos.

4. DEFINA UMA HORA DE TRMINO

Lembra-se daqueles colegas de faculdade que deixavam para o ltimo dia o trabalho e
que milagrosamente conseguiam faz-lo? obvio que a qualidade nem sempre era melhor
mas era um facto que o trabalho aparecia feito. Mas como isso era impossvel? Como
aqueles alunos que pouco faziam durante o perodo todo de realizar o trabalho
conseguiam fazer aquilo ltima da hora?
A resposta a esta pergunta chama-se Lei de Parkinson. Esta lei diz que maior ser a sua
capacidade de concentrao quanto menos for o tempo disponvel para realizar uma
tarefa. Ou seja, o que aqueles alunos que deixam tudo para ltima da hora esto a fazer e
concentrar-se apenas naquele trabalho porque tm pouco tempo para o realizar, mesmo
que isso implique no dormir.
bvio que no aconselho-o a deixar tudo para ltima da hora muito menos a deixar de
dormir. O que digo para colocar uma hora de trmino e que cumpra essa hora. Dessa

forma ir se sentir pressionado a realizar essa tarefa, concentrando-se apenas nisso e

elevando todo o seu potencial.

5. NO EXAGERE NA QUANTIDADE DE
TAREFAS
Muitas vezes queremos fazer tudo e acabamos por no fazer nada. No adianta criar uma
lista enorme de tarefa e depois no conseguir cumprir metade delas. Quando realizar a
sua lista coloque apenas um nmero possvel de tarefas a realizar. Aconselho at que opte
por colocar tarefas a menos e v experimentando e veja qual a sua capacidade diria para
realizar tarefas. Eu coloco diariamente no mximo trs tarefas indispensveis para o meu
dia. Mais que isso prometer algo que no posso cumprir e no esse o objectivo. Se
tiver s uma tarefa indispensvel melhor, pois a ter a certeza que ir cumpri-la.

6. D UMA RECOMPENSA A SI MESMO

Conseguir completar tudo aquilo que se props sem dvida uma vitria pessoal pois
significa que organizou-se bem e foi produtivo. O passo a seguir a completar todas as suas
tarefas ser sentir-se compensado pela sua vitria. Isso mesmo como se faz com as
crianas quando tm uma boa nota numa prova. D um presente a si mesmo.
Passe uma hora com a famlia, v correr ou veja um jogo de futebol. Nesse momento
aproveite a sensao de dever cumprido e relaxe. No caia no erro de pensar que tem
algum tempo livre ento vai aproveitar para conseguir completar mais algumas tarefas que
nem sequer estavam programadas. No h mal nenhum em ter um tempo s para si.

7. NO SEJA ESCRAVO DA SUA AGENDA

Peo bastante ateno para este ltimo ponto. Organizar o seu dia serve para que seja
mais produtivo e tenha mais tempo livre para si. Por vezes as pessoas tentam organizar-se
mas acabam cada vez mais ocupadas. Isso acontece porque passam a servir a agenda
em prol do contrrio. Se isso acontecer pare e analise a forma como est a gerir o seu dia.
No seja um escravo da sua agenda.
Pensar em organizar o nosso dia um assunto bastante interessante, que pode ser de
grande utilidade para quem quer conseguir vencer no mundo dos negcios. Mas como j
disse anteriormente, no uma tarefa fcil e exige persistncia, pois ter que ver quais os
mtodos que melhor se adaptam a si. Seguir as sete dicas que expliquei no texto
essencial para que consiga evitar eventuais problemas criados pela inexperincia.
Se j alguma vez tentou organizar o seu tempo explique como o fez e deixe um
comentrio. No caso de comearem a experimentar as nossas dicas partilhe a sua
experincia!
Abraos e boa organizao