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Captulo 6
Cmo cerrar el Proyecto
6.1
inicio (
planeacin
Objetivos generales
Introduccin
En el captulo 2 iniciamos el proyecto estableciendo el Charter; en el 3
desarrollamos el Plan del Proyecto definiendo las estrategias para
lograr los objetivos incorporados en el Charter; en los captulos 4 y 5
llevamos a cabo la ejecucin y el control del proyecto, donde el
control implic comparar lo ejecutado contra el Plan. En el presente
captulo presentamos el proceso de cierre que incluye, a satisfaccin
del Cliente, la entrega formal y recepcin de los entregables y
productos del proyecto establecidos en el Charter, verificando y
documentando los resultados del proyecto. El cierre considera ia
entrega ordenada de todos los documentos generados durante el
desarrollo del proyecto, as como el cierre profesional de todos los
acuerdos legales y evaluaciones de desempeo. Dicho proceso
comienza despus de que el proyecto o su etapa cumplen con sus
objetivos o es suspendido o cancelado por otras razones.
6.2
contr
ejecucin
Se requiere de un cierre
profesional al terminar un
proyecto o una de sus
etapas y cumplir sus
objetivos, o al ser
suspendido o cancelado
por otras razones.
214 Captulo 6
6.3
Matriz de
Administracin
de Riesgos
Evaluacin de : WBS
q
alcance
2 Matriz de
Abastecimientos O Administracin de
Concursos y Cotizaciones C Matriz de
Alternativas
O Estado de Cuenta de
Contratos
-j
O Requisicin de Pago
Anlisis de
Precedentes
Listas de
Verificacin
O
Control
Aprendidas
de
Cambios
Lecciones
O
Programa del
Control
Presupuestal
Matriz de Roles y
Proyecto
Funciones
tiempo
Nota:
En la tabla
anexa, la j primera
columna indica
el rea a que
corresponde la
herramienta y la
ltima columna
de la derecha, el
nmero de
seccin donde
presentamos
dicha
herramienta.
Herramienta
O WBS
O Matriz de Roles
y Funciones
O Estatus
Semanal
O Reporte
Mensual
O Programa
del
Proyecto
Cmo nos
servir
durante el
Cierre?
Para registrar el
trabajo
ejecutado y
compararlo
contra lo
planeado.
De base como
formato
establecido o
estndar, para
elaborar el WBS
de futuros
proyectos de
similar ndole.
Para conocer el
equipo que
integr el
proyecto y sus
funciones, como
base de
planeacin para
futuros
proyectos y
referencias
posteriores.
Para conocer el
desempeo del
proyecto a
travs del
tiempo como
base de
planeacin para
futuros
proyectos y
referencias
O Estatus
comunicacin
Semanal O
Reporte Mensual
posteriores.
Para conocer el
desempeo del proyecto
a travs del tiempo como
base de planeacin para
futuros proyectos y
referencias posteriores.
Para documentar las
duraciones reales de las
actividades del proyecto
que nos servirn como
informacin histrica
para futuros proyectos.
Para actualizar la base de
datos de la duracin de
las actividades.
3.4.11
- p. 86
3.4.12
- p. 87
3.5.6
- p. 95
5.10
3.6.6
- p. 204
- p. 102
5.11
- p. 206 3.6.8 p. 104
5.5.2
3.7.3
- p.
- p.
19
G
109
TT
Control
Presupuesta!
Anlisis de
Precedentes
(Benchmarkng)
O Listas de
Verificacin
0 Matriz de Adminis
tracin de Riesgos
0 Matriz de Abastec
mientos
Administracin
Concursos
Cotizaciones
de
y
\
O Matriz de Evaluacin
de Alternativas
0 Estado de Cuenta de
Contrato
O Requisiciones de
Pago
i
5.6.1 - p. 194
"
3.9.9 - p. 132
O Sistema de Control
de Cambios
t J
Z> Lecciones
Aprendidas
215
Documentos a Incluir
Carpeta de
Integracin
*
*
*
l..................
* Otros.
' Carpeta de
Abastecimientos
v- Otras carpetas
Nota:
Los puntos evaluados por debajo
de 4 debern analizarse en equipo
para retroalimentacin del mismo,
Retroalimentacin
Requerimientos
adecuadamente.
del
Cliente
cubiertos
Ahorros en costos.
Resultados predecibles.
extraordinarios y documentarlos.
Qu hicimos extraordinariamente
bien? y cul fue la clave del
xito? Qu recomendaciones
podemos hacer a otros equipos?
10 Decisiones fundamentadas.
El Plan del Proyecto est completo y la informacin es correcta.
11
12
13
14
6.6 Resumen
Despus de que el proyecto o una de sus etapas, cumple con sus
objetivos o se suspende o cancela por otras razones, es necesario
realizar el proceso de cierre del proyecto que considera el cierre
contractual y el cierre administrativo.
Llevar a cabo el cierre contractual nos permite un enfoque ordenado
que asegure la conclusin profesional de los acuerdos legales, as
como la integracin de toda la documentacin requerida para ejercer
garantas, fianzas y referencias futuras al proyecto.
El cierre administrativo que considera la entrega formal, con ndices
para referencia rpida y resmenes de la documentacin del
proyecto, permite a cualquier persona un gil acceso a la informacin
sobre el proyecto. Adems, nos facilita el desarrollo de futuros
proyectos.
En el Anexo 1 - p. 229 presentamos un resumen con las
recomendaciones para aplicar esta Gua en proyectos de diferentes
grados de complejidad.
220 Captulo 6
6.7 Cuestionario
Pregunta
6.7.1
6.3
6.7.2
6.4
6.7.3
6.7.4
6.7.5
6.7.6
6.7.7
6.7.8
6.7.9
6.7.10
1
......
No.
Seccin
6.4
6.4, 6.5
6.5
6.5.1
6.5
6.5.1
6.5
2000 EDITION. USA. Editorial Project Management Institute. 2000. Pp. 158- 159.
2