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Xavier Delengaigne

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ASTUCES
POUR MIEUX
SORGANISER

Mind mapping, Todo list, GTD


tous les outils de ceux qui gagnent du temps!

Groupe Eyrolles, 2014

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Chapitre1

Visualiser
vosobjectifs
etvosprojets

La contribution majeure du management au xxiesicle sera


daccrotre la productivit des travailleurs de la connaissance
(knowledge workers) [] Les mthodes toutefois diffrent totalement
de celles qui ont augment la productivit du travail manuel.

Groupe Eyrolles

Peter Drucker

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Aussi bien dans votre vie professionnelle que dans votre vie personnelle, vous avez des objectifs russir
et des projets mener, mais emport par le tourbillon de vos activits quotidiennes, vous rencontrez
de vritables difficults garder le cap. Visualiser o vous voulez aller grce des outils efficaces vous
permettra de rester concentr sur vos objectifs et vos projets. Naturellement, avant dtre visualiss, ils
doivent tre dfinis clairement. Pour rappel, les bons objectifs doivent tre SMART:
Spcifiques;
Mesurables;
Achevables;
Ralistes;

Groupe Eyrolles

Temporellement dfinis.

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Visualiser vosobjectifs etvosprojets

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Cibler vos objectifs:


lecrystal mapping
Comment avoir une vue densemble de vos objectifs pour garder le cap? Grce la crystal map bien sr! Mark Wogan,
son concepteur, a popularis cet outil graphique form de cercles. Naturellement, cette forme de reprsentation
graphique est loin dtre nouvelle. Toutefois, Mark Wogan a dvelopp autour delle toute une organisation fonde
sur une bonne connaissance de la pense visuelle.

Quest-ce que la
pense visuelle?
La pense visuelle (en
anglais visual thinking)
reprsente le traitement
de linformation visuelle
par le cerveau.

nnQuest-ce quune crystal map?


La crystal map est une structure visuelle simple. Son concepteur a construit son outil graphique sur la puissance du
chiffre 3. Une crystal map se compose de trois cercles concentriques.

La puissance du
chiffre 3
Selon la rgle du chiffre 3,
prsenter ses ides sous
la forme dun triptyque
les rend plus attractives.
Cette rgle vaut la fois
pour lcrit comme pour
loral; par exemple, la
devise de la Rpublique
franaise: Libert, galit,
Fraternit.

Modle de crystal map

1 George A. Miller a dtaill ses travaux sur la capacit de la mmoire de travail dans son fameux article The Magical Number Seven, Plus or Minus Two, publi en 1956
dans la revue Psychological Review.
2 La mmoire de travail nous sert stocker temporairement des informations un peu comme un tableau blanc.

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Groupe Eyrolles

Cette structure simple permet de limiter la charge cognitive. En effet, les travaux du psychologue George A. Miller1
ont montr que notre mmoire de travail2 peut retenir uniquement sept lments plus ou moins deux. Naturellement,
vous ne pourrez pas reprsenter toutes les informations sur une seule et mme crystal map. Vous devrez en utiliser
plusieurs, organises sous forme de poupes gigognes.

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Visualiser vos objectifs laide dune crystal map vous amnera les simplifier. Vous pouvez galement imprimer
votre crystal map pour la garder constamment sous vos yeux.

Mind mapping
versus crystal
mapping
Le crystal mapping est
avant tout un outil pour
communiquer tandis
que le mind mapping
est plutt un outil
pour penser. Le crystal
mapping utilise des
cercles pour connecter les
ides. La forme circulaire
permet de faire rentrer
les concepts prsents
dans un tout. Dans le
mind mapping, les ides
sont connectes par des
branches.

Crystal map des objectifs 2015

nnLes logiciels pour raliser une crystal map


Le crystal mapping dispose mme dun service en ligne ddi: http://www.crystalmapping.com/. Goalscape est un
logiciel concurrent qui permet de raliser galement des cartes annulaires. Les logiciels ddis vous offriront une
meilleure souplesse et une plus grande rapidit pour crer des crystal maps.
Naturellement, vous pouvez utiliser dautres logiciels:
les logiciels de prsentation: PowerPoint, OpenOffice Impress;
les logiciels de PAO: Scribus.

Pour aller

Groupe Eyrolles

plus loin

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Webographie
Le site de Mark Wogan: Crystalmapping.com
Le blog de Goalscape: http://www.goalscape.com/blog

Visualiser vosobjectifs etvosprojets

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Rester motiv: lecalendrier


de Seinfeld
Nous devenons ce que nous faisons chaque jour. Pour devenir un expert dans un domaine, il faut accumuler plus
de 10000heures de travail. De mme, pour atteindre vos objectifs, mieux vaut vous y atteler un peu chaque jour.
Toutefois, comment conserver votre motivation au fil du temps? Seinfeld, un clbre humoriste amricain, rvle
sa technique: un simple calendrier et quelques croix!

nnComment a marche?
Seinfeld a trouv une solution pour se motiver crire quotidiennement. Il a accroch au mur un calendrier annuel
dune seule feuille. Chaque jour o il travaille crire, il coche la case du jour avec une grande croix rouge. Ainsi, au fil
du temps, les jours cochs reprsentent une chane quil ne faut pas briser. Cette chane servira au final de motivateur.
Pour crer un calendrier de Seinfeld:

Calendrier Seinfeld

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Groupe Eyrolles

1. Achetez un calendrier annuel ou trouvez-en un sur Internet.


2. Choisissez un objectif. Ce choix nest pas vident car vous devrez y travailler chaque jour, que vous soyez fatigu
ou dmotiv.
3. Cochez chaque date du calendrier laquelle vous avez travaill sur votre objectif.
4. Ne brisez pas la chane!

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nnPourquoi cela fonctionne-t-il?


Dune part, en cochant manuellement les cases des jours du calendrier, vous signez un contrat avec vous-mme.
Vous vous engagez chaque jour ne pas briser la chane. Dautre part, mme si vous brisez de temps en temps la
chane (personne nest parfait !), vous disposerez tout de mme dune bonne vue globale du travail accompli. Enfin,
le calendrier Seinfeld est bti sur la constance et la rgularit. En cela, il se dmarque des bonnes rsolutions qui
stiolent rapidement.
Naturellement, vous pouvez utiliser le calendrier de Seinfeld dans de nombreux domaines: exercices physiques,etc.

Organiser votre journe:


le planning circulaire
Rdiger chaque jour une liste de tches faire est une bonne habitude. Toutefois, dans une simple liste, de
nombreuses informations manquent, notamment la rpartition des tches dans le temps.

nnLe temps: une ligne ou une boucle?


La plupart des outils, par exemple un agenda, grent le temps de faon linaire. Le temps est dcoup en petites
cases. Dans une phmride classique, le temps est rparti de faon gale. Pourtant, le temps peut aussi se
reprsenter de manire circulaire, cest le cas, par exemple, avec la montre analogique. En pratique, dans une journe,
certains vnements prennent plus de temps que dautres, non seulement en termes de temps pass mais aussi en
termes dimportance.

Le plus souvent, la
technologie nous facilite
la vie. Toutefois, elle a
galement tendance
nous dissimuler
beaucoup dinformations.
Parfois, mieux vaut
rematrialiser les choses
pour les rendre visibles.
En effet de nombreux
processus se font en
pilotage automatique
(par exemple, payer
par prlvement
automatique). Vous devez
reprendre le contrle!
Aujourdhui, de plus
en plus dachats sont
pays par carte bleue.
Cest pratique mais nous
dpensons sans doute
plus. En effet, largent
devient virtuel. Faites
lexprience de retirer
150euros par semaine,
pour vos courses par
exemple. Vous verrez
que vous dpenserez
moins quavec une carte
bleue. En effet, lacte
dachat sera plus visible
et demandera une action
volontaire de votre part.

Groupe Eyrolles

Naturellement, les outils pour grer le temps de faon linaire peuvent savrer complmentaires des outils circulaires.
Vous pouvez trs bien utiliser un agenda papier ou lectronique pour garder une vue long terme de votre activit
et utiliser un agenda circulaire pour grer votre temps au quotidien.

Visualiser et
rematrialiser
linformation

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Visualiser vosobjectifs etvosprojets

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nnComment construire une carte circulaire?


1. Tracez un cercle au centre de la feuille.
2. Partagez la journe en crneaux horaires, par exemple: 6h00/9h00/12h00/15h00/18h00.

Carte circulaire

Naturellement, vous pouvez adapter ce dcoupage en fonction de votre rythme de vie. Pour les activits situes
aprs 18heures vous pourrez tracer un second cercle.
3. Notez les vnements de votre journe. Vous pouvez par exemple programmer votre journe ds le matin.
Naturellement, votre carte nest pas fige. Elle doit faire figurer les vnements qui surviennent tout au long de
votre journe.

Attention de ne pas trop entrer dans les dtails afin de ne pas surcharger la carte. Celle-ci vous donnera les grandes
tapes de votre journe.

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Groupe Eyrolles

Carte circulaire dun lundi

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nnQuels outils utiliser?


ce jour, raliser des cartes circulaires par informatique la vole reste assez difficile. Vous pouvez toutefois crer
un modle imprimer. Naturellement, vous pouvez utiliser un simple crayon et du papier! Par ailleurs, sur le Net
vous pourrez galement acheter un chronotebook qui offre la possibilit de prsenter le temps sous forme circulaire.
Chaque paire de pages prsente deux cercles, un pour le matin et un pour laprs-midi. Ensuite, la journe est rpartie
en fonction des heures. Chaque page laisse de la place pour noter vos tches et garder une bonne flexibilit. Dans
votre chronotebook, vous pouvez noter les vnements de la journe, lheure de votre rveil et de votre coucher.
Vous pouvez galement utiliser la partie basse de la feuille pour noter votre Todo list.
Naturellement, vous ntes nullement oblig dinvestir dans un carnet Muji, vous pouvez trs bien constituer votre
propre chronotebook.

Pour aller

plus loin

Un agenda circulaire:
New Daily Planner, Productive Luddite, 2011.

Organiser vos ides:


le mind mapping

Groupe Eyrolles

Bill Gates est dailleurs


un adepte de cette
disposition: Je peux
dplacer les objets dun
cran lautre. Une fois
que vous aurez cette
grande aire de travail,
vous ne voudrez jamais
revenir en arrire, parce
que a a un impact direct
sur la productivit.

sur lcran de gauche: sa


liste de courriels;
sur lcran du centre, le
courriel quil est en train
de lire;

Le mind mapping est une technique graphique qui permet dorganiser les ides. Elle a t mise au point par le
psychologue Tony Buzan dans les annes 1970. Le mind mapping donne naissance des mind maps. En franais, le
terme mind map est traduit de plusieurs faons:

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En 2009, une tude en


laboratoire dirige par
lInstitut Fraunhofer
IAO a dmontr que
travailler avec trois crans
augmentait la productivit
de 35,5%1.

Il utilise ses crans de la


faon suivante:

nnQuest-ce que le mind mapping?

carte mentale;
schma ou carte heuristique;
topogramme;
arbre dides.

Travailler avec
trois crans
pour booster sa
crativit

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sur lcran de droite, son


navigateur.
1 http://letroisiemeoeuvre.com/
un-poste-de-travail-a-troisecrans-permet-daccroitre-laproductivite-de-355/, consult le
8juin 2013.

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quoi peut servir


le mind mapping?

nnComment construire une mind map?

Le mind mapping est


multi-utilisation: il permet
de mmoriser et de
prsenter.

Les conseils suivre pour btir une carte mentale sont assez simples:

Le mind mapping sera


particulirement utile
dans le domaine de la
productivit personnelle
pour:

Tracez les branches principales puis les branches secondaires.

grer vos projets;

les images;

Placez votre feuille au format paysage.


Commencez au centre. Il reprsentera le thme principal de votre carte.
Connectez les ides entre elles par des liens graphiques.
Dans une carte, la pense sera supporte par diffrents lments graphiques:
les mots-cls;

suivre vos activits;

les signes graphiques.

prendre vos notes.

nnQuel logiciel utiliser?


Une carte pourra se construire la main ou par informatique. Le march des logiciels de mind mapping est florissant.
Certains logiciels sont gratuits (comme FreeMind, FreePlane et XMind), tandis que dautres sont payants, comme
MindManager (le leader actuel du march).
Logiciels gratuits de mind mapping

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Adresse Web

Remarque

FreeMind

http://freemind.sourceforge.net/wiki/index.
php/Main_Page

FreeMind est un logiciel libre, gratuit et multiplateforme


Mac, Windows, Linux.

FreePlane

http://sourceforge.net/projects/freeplane/

FreePlane est le fork de FreeMind,cest--dire un


embranchement du projet FreeMind.

XMind

http://www.xmind.net/

XMind est disponible en version freemium. Il offre la


particularit de pouvoir crer dautres formes graphiques,
comme le diagramme en artes de poisson par exemple.

Groupe Eyrolles

Nom

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Logiciels payants de mind mapping


Nom

Adresse Web

Remarque

MindManager

http://www.mmdfrance.fr/

MindManager est actuellement le leader du march. Il est


coupl avec lunivers Microsoft (Outlook, PowerPoint,etc.).

MindView

http://www.matchware.com/fr/products/
mindview/default.htm

Il est galement coupl avec lunivers Microsoft (Outlook,


PowerPoint,etc.).

SmartDraw

http://www.smartdraw.com/

Cest le vritable couteau suisse du penseur visuel. Il permet


en effet de crer dautres reprsentations graphiques,
comme la carte gographique ou le diagramme de flux.

Certains services en ligne offrent galement la possibilit de sadonner au mind mapping. La plupart dentre eux
proposent une version freemium , cest--dire une version de base gratuite et une version premium payante avec
des fonctionnalits avances.
Nom

Adresse Web

Mindomo

http://www.mindomo.com/fr/

Mindmeister

http://www.mindmeister.com/fr

Mind42

http://mind42.com/

Naturellement, le prix ne doit pas tre le seul critre pour choisir un logiciel de mind mapping, il faudra avant tout
valuer vos besoins.

Groupe Eyrolles

Les conseils de Philippe Boukobza


Cofondateur de Conectivitiz, dtenteur dun DEA en
sciences politiques, Philippe Boukobza est formateur
certifi en mind mapping.
Passionn par la pense visuelle et linnovation, il a organis de nombreuses formations de visual mapping, stratgie et innovation en France, en Espagne et en Belgique.
Il anime le blogueheuristiquement.com.

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Quel outil graphique est le mieux adapt


pour visualiser ses objectifs?
En fait, jutilise deux outils graphiques pour visualiser
mes objectifs:
- la carte mentale pour les objectifs court terme; elle
permet en effet de simplifier et de structurer ses objectifs;

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Souvent, nous ralisons en quipe notre game planpour


visualiser nos objectifs six mois. Le game plan force
rester synthtique. Nous disposons en plus dune vision
one page.
Dune manire gnrale, la carte engage laction.
Sketchnoting
Cest une forme de prise
de notes visuelles. Elle a
t popularise par Mike
Rodhe.
Kanban
Cest un outil visuel issu
des mthodes Toyota.
Il est reprsent sous
forme dun tableau
avec des colonnes
qui correspondent
lavancement des tches.
Webbing
Cest un schma centr
constitu de bulles.

As-tu quelques astuces partager


par rapport au mind mapping?
Voici deux astuces que je vis actuellement.
- Le mode multicartes permet de dcomposer la
complexit tout en conservant les connexions. Des
logiciels comme XMind ou NovaMind proposent par
exemple un mode multicartes intgr.
- Lintgration du sketchnoting dans la carte mentale
renforce en effet la mmoire, limagination et la mtaphore. Bref, le sketchnoting renforce le pouvoir vocateur de la carte. Le sketchnoting ma reconnect avec
le plaisir de raliser des cartes. De manire gnrale,
jecherche intgrerplusieurs techniques visuelles:
kanban, facilitation graphique. Cette ouverture va nous
permettre denrichir notre pratique. La carte mentale
appartient en effet une famille, nous devons donc
aller voir les autres membres de la famille.La plupart
de ces techniques sont complmentaires.

Peux-tu nous parler du visual mapping?


Le visual mapping est une bote outils visuels valide
par notre pratique. Elle est ne de ma rencontre avec

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mon associ Philippe Rouffiac. Nous avons crois nos


dmarches en matire dexpression visuelle. La carte
mentale ne doit pas nous enfermer. Cest une porte dentre vers le champ plus large de la pense visuelle. Toutefois, cette famille du visuel est en perptuel mouvement.
Nous avons donc tent de lorganiser pour la rendre plus
lisible. Dans notre dmarche, la carte mentale reste au
centre mais nous abordons galement dautres techniques visuelles comme le business canvas, le sketchnoting,etc. limage de ce qui existe pour les langues,
nous avons cr unechelle de progression en comptences de la pense visuelleavec les modules de formation adquats:
- A. Dcouverte: webbing, carte mentale simple,
pratiques collaboratives sur des matrices de
management.
- B. Consolidation: nous approfondissons lexpression visuelleavec notamment la carte mentale plus
avance, la carte conceptuelle et dautres modles
visuels de management.
- C.Pdagogie: le but de ce module est de pouvoir
alphabtiser ses collgues de travail, il contient
des outils pdagogiques et technologiques pour
devenir uncatalyseur de la pense visuelle auprs
des personnes intresses.
- D.Dploiement en entreprise.
- E.Former les formateurs.
Notre ambition est de dmocratiser lexpression
visuellepar la pratique individuelle et collaborative. En
effet, avec le temps, on risque de se retrouver avec un
foss entre praticiens et analphabtes de la pense
visuelle!

Groupe Eyrolles

- le game plan la manire deDavid Sibbet pour les


objectifs long terme.

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Pour aller

plus loin

Bibliographie
Buzan B. et Buzan T., Mind map, dessine-moi lintelligence, Eyrolles, 2012.
Buzan T., Une tte bien faite, ditions dOrganisation, 3e d., 2004.
Buzan T. et Griffiths C., Le Mind mapping au service du manager, ditions
dOrganisation, 1re d., 2011.
Deladrire J.-L., Le Bihan F., Mongin P. et Rebaud D., Organisez vos ides avec le
mind mapping, Dunod, 2e d., 2006.
Delengaigne X., Mongin P., Organisez votre vie avec le mind mapping. Ct tte et
ct cur, Interditions, 2009.
Delengaigne X., Mmoriser sans peine avec le mind mapping: et toutes les astuces
pour muscler et donner de bons appuis votre mmoire, Interditions, 2012.
Delengaigne X. et Garcia L., Organisez votre temps avec le mind mapping, Dunod, 2013.
Delengaigne X. et De Laboulaye T., Apprendre toute vitesse, Paris, Interditions, 2014.
Delengaigne X., Mongin P., Booster votre efficacit avec FreeMind, Freeplane et
Xmind: bien dmarrer avec le mind mapping, Eyrolles, 2e d., 2010.
Delvaux B., Des ides la carte: mind mapping et Cie pour manager de 180
360, EMS, 2009.
Mongin P., Organisez vos projets avec le mind mapping: des dessins au service de
vos desseins, Dunod, 2011.
Mongin P., Delengaigne X. et Garcia L., Organisez vos notes avec le mind mapping.
Dessinez vos ides!, Dunod, 2011.

Groupe Eyrolles

Webographie
www.collectivitenumerique.fr: le blog de Xavier Delengaigne.
www.heuristiquement.com: le blog de Philippe Boukobza.
www.mindmanagement.org: le site de lassociation Le mind mapping pour tous
anim par Pierre Mongin.

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