UNIVERSIDAD NACIONAL DE

SAN ANTONIO ABAD DEL CUSCO

CARRERA PROFESIONAL DE
INGENIERA INFORMTICA Y DE SISTEMAS

PROYECTO:

FUDCON
2013

CUSCO - PER

ORGANIGRAMA DEL EVENTO

GERENTE
GENERAL
EQUIPO DE
SUPERVISIN Y
ASESORA

COMIT
ORGANIZADOR
SUB

GERENCIA
SECRETARA DEL
CONGRESO

GERENCIA DE
LOGSTICA

GERENCIA DE
INFRAESTRUCTURA

GERENCIA DE
MARKETING

GERENCIA DE
FINANZAS

GERENCIA DE
SISTEMAS E
INFORMTICA

EQUIPO DE OPERACIONES

GERENCIA DE
IMAGEN
INSTITUCIONAL Y
PROTOCOLO

GERENCIA
ACADMICA

GERENTE
COMIT ORGANIZADOR

1. Presidir las sesiones de la Comisin Organizadora del evento.

2. Representar a la comisin organizadora ante organismos,
instituciones, autoridades universitarias y dems personas
relacionadas con la organizacin del evento.
3. Integrar los procesos de planificacin de todas las gerencias
en el plan de proyectos necesarios para el xito del evento.
4. Autorizar los egresos conjuntamente con el Gerente de
Finanzas.
5. Presentar informes peridicos a la Mesa Directiva.
6. Elaborar las lecciones aprendidas de la organizacin del
evento.
7. Otra misiones inherentes a su cargo.

SUB GERENCIA
COMIT ORGANIZADOR

1. Evaluar a las personas que sern incorporadas a la

comisin organizadora.
2. Llevar a cabo las actividades necesarias para el
aprovechamiento efectivo de las cualidades y capacidades
de los miembros del equipo del proyecto.
3. Elaborar la planificacin de recursos.
4. Estimar costos.
5. Gestionar la asignacin de costos.
6. Hacer el seguimiento del control de costos.
7. Elaborar informes de competencias por cada rea.
8. Elaborar las lecciones aprendidas de la organizacin del
evento.

SECRETARA
COMIT ORGANIZADOR

1. Elaborar cartas, informes, oficios u otros documentos con

respecto a la realizacin del congreso.
2. Controlar y supervisar la inscripcin de los participantes al
evento.
3. Llevar el control de asistencia de los participantes al
evento.
4. Elaborar de certificados para las distintas actividades que
se programen.
5. Presentar informes peridicos al rea de Gerencia General.
6. Elaborar las lecciones aprendidas de la organizacin del
evento.

EQUIPO DE SUPERVISIN
Y ASESORA
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Distribuir los integrantes de cada gerencia.

Ente regulador antes, durante y despus del evento.
Coordinar con el grupo antes, durante y despus del evento.
Presentar informes peridicos a la Mesa Directiva.
Redactar los manuales de normas y procedimientos (manual
de funciones)
Presentar informes peridicamente al gerente del evento.
Elaborar las lecciones aprendidas.
Otra misiones inherentes a su cargo.
Elaborar las lecciones aprendidas de la organizacin del
evento.

GERENCIA DE
LOGSTICA

EQUIPO OPERACIONAL

1. Identificacin de los requerimientos del congreso en

coordinacin con todo el equipo.
2. Identificacin de proveedores para el evento.
3. Planificar y asegurar la adquisicin de materiales para los
conferencistas, participantes e invitados.
4. Realizar la sealizacin de los amientes del congreso.
5. Ejecutar y controlar el plan de cumplimiento con los
proveedores.
6. Planificar la entrega de materiales a los participantes.
7. Gestionar la entrega de los breaks para los asistentes.
8. Elaborar las lecciones aprendidas de la organizacin del
evento.

GERENCIA DE
INFRAESTRUCTURA

EQUIPO OPERACIONAL

1. Identificacin de los requerimientos del congreso en

coordinacin con todo el equipo.
2. Identificacin de los equipos necesarios para el congreso.
3. Planificar la ubicacin de los equipos para el ambiente del
congreso.
4. Asegurar el correcto funcionamiento antes y durante la
realizacin del congreso.
5. Confirmar locales para las conferencias, eventos, oficina
central y almacn.
6. Elaborar las lecciones aprendidas de la organizacin del
evento.

GERENCIA DE SISTEMAS
E INFORMTICA

EQUIPO OPERACIONAL

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Elaborar Web Site.

Mantenimiento continuo del Web Site
Desarrollo de sistema de inscripcin va web site.
Recepcin de proyectos de investigacin.
Publicacin de noticias constantes del evento.
Informacin variada del departamento del Cusco.
Registrar y controlar el ingreso de los participantes al
congreso.
8. Elaborar las lecciones aprendidas de la organizacin del
evento.

GERENCIA DE
FINANZAS

EQUIPO OPERACIONAL

1. Elaborar el presupuesto general del evento.

2. Llevar al da las cuentas del evento y presentar en forma
peridica los estados de cuenta.
3. Administrar la cuenta bancaria conjuntamente con el
Gerente General del evento.
4. Elaborar diagnsticos mensuales del cumplimiento del
presupuesto y atender las necesidades econmicas de las
diferentes gerencias que no estn incluidas dentro del
presupuesto inicial.
5. Presentar el balance del Congreso al final del mismo.
6. Presentar informes peridicamente al Gerente del evento.
7. Elaborar las lecciones aprendidas de la organizacin del
evento.

GERENCIA DE
MARKETING

EQUIPO OPERACIONAL

1. Disear el plan de marketing.

2. Elaboracin de las publicaciones impresas.
3. Identificar, contactar y negociar a las posibles personas i/o
empresas auspiciadoras.
4. Ejecutar y controlar el cumplimiento del contrato con los
auspiciadores.
5. Elaboracin del logo del evento.
6. Difusin constante del evento.
7. Gestionar material publicitario.
8. Definir la publicidad del evento.
9. Elaborar las lecciones aprendidas de la organizacin del
evento.

GERENCIA DE IMAGEN
INSTITUCIONAL Y PROTOCOLO

EQUIPO OPERACIONAL

1. Disear el perfil del equipo de protocolo.

2. Formar el equipo de protocolo.
3. Elaborar el plan de recepcin, atencin, agradecimiento y
despedida de las empresas auspiciadoras, autoridades,
conferencistas, organizadores y delegaciones asistentes.
4. Elaborar un plan de identificacin de los miembros de la
organizacin.
5. Garantizar el orden por parte de los participantes y la
seguridad de los asistentes al evento.
6. Elaborar las lecciones aprendidas de la organizacin del
evento.

GERENCIA ACADMICA
EQUIPO OPERACIONAL

1. Redactar las bases de concursos de ponencias estudiantiles

del evento.
2. Promover la organizacin de un concurso de ponencias
interno dentro de cada universidad, de donde saldr la
ponencia o ponencias que representarn dicha universidad
en el evento.
3. Elaborar el reglamento para la representacin de ponencia y
dems actividades acadmicas.
4. Preparar el programa de visitas tcnicas a empresas y
cursos que se darn durante el evento; presentando el
requerimiento a la gerencia de marketing para el contacto
con las respectivas empresas.
5. Elaborar las lecciones aprendidas a la gerencia de calidad
acadmica.