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ADAO, C.

ACADEMIA PARA EL DESARROLLO DEL


APRENDIZAJE ORGANIZACIONAL
J404750185

Profesora
Mara Eugenia Serafn

Comunicarlaestructuradela
documentacinconformealanorma
ISO/TR10013:2001eISO9001:2008
ProporcionarelConocimiento
suficienteparalaElaboracindela
documentacin

Antecedentes

LA SERIE ISO 9000 Y


LA FAMILIA ISO 9000
ISO 10005

ISO 10015

ISO 10014

ISO 10007
ISO 10017

ISO 10006:3

9000:2008
9001:2000
9004:2000
19011:2002

ISO 10013

ISO 10013

ISO 10019

ISO 10019

REQUISITOS
GENERALES

10013
DIRECTRICES PARA LA
DOCUMENTACIN
DE SISTEMA DE GESTIN DE LA
CALIDAD

OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN


Directrices para el
desarrollo y
mantenimiento de la
documentacin
necesaria para
asegurar un sgc
eficaz, adaptado a las
necesidades
especficas de la
organizacin.
Puede utilizarse para
documentar otros
sistemas de gestin
diferentes a los sgc.

TRMINOS Y DEFINICIONES
(ISO/TR 10013:2001)

Instrucciones de trabajo
descripcin detallada de cmo realizar y
registrar las tareas.
Formulario
documento utilizado para registrar los datos
requeridos por el sistema de gestin de la
calidad
NOTA Un formulario se transforma en un
registro cuando se le incorporan los datos.

TRMINOS Y DEFINICIONES
(ISO 9000:2000)
Registro.
documento que presenta resultados
obtenidos o proporciona evidencia
de actividades
desempeadas
Se diferencia de los otros documentos del
sgc porque no se revisa para actualizarlo.

TRMINOS Y DEFINICIONES
(ISO 9000:2005)

DOCUMENTACIN
Puede estar en cualquier tipo de medio, tales como
papel o medios electrnicos.

VENTAJAS DEL USO DE MEDIOS


ELECTRNICOS

Acceso a informacin actualizada en


todo momento por el personal
apropiado;
acceso y cambios fcilmente
realizados y controlados;
distribucin inmediata;
acceso a la documentacin desde
instalaciones remotas;
retiro de documentos obsoletos de
manera fcil y eficaz.

PROPSITOS Y BENEFICIOS

Entre otros se presentan los siguientes:


a) describir el sgc de la organizacin;
b) proveer informacin para grupos de
funciones relacionadas;
c) comunicar a los empleados el
compromiso de la direccin con
la
calidad;
d) ayudar a los empleados a
comprender su funcin dentro
de la
organizacin;

+ PROPSITOS Y BENEFICIOS

e) facilitar el entendimiento mutuo


entre los
empleados y la direccin;
f) proveer una base para las
expectativas del desempeo del
trabajo;
g)
declarar la forma como se llevarn
a cabo las actividades para
lograr
los requisitos
especificados;
h) proveer evidencia objetiva de que
los requisitos especificados
han
sido
alcanzados;

+++ PROPSITOS Y BENEFICIOS

m) proveer una base para la mejora continua;


n) proveer confianza al cliente basada en los
sistemas documentados;
o) demostrar a las partes interesadas las
capacidades dentro de la organizacin;
p) proveer un marco de referencia claro de
requisitos para los proveedores;
q) proveer una base para auditar el sgc;
r)

proveer una base para evaluar la eficacia y


adecuacin continua del sgc.

IMPORTANCIA DE LA
DOCUMENTACIN
transmisin positiva de
informacin;
evidencia
de
las
actividades realizadas;
tiene autoridad;
agrega valor al sistema;
es esencial para:
el logro de la calidad
requerida;
la evaluacin del sgc;
la mejora de la calidad;
el mantenimiento de las
mejoras.

PROCESO DE ELABORACIN DE LA
DOCUMENTACIN
Debe desarrollarse por las
personas involucradas en los
procesos y actividades.
La revisin y utilizacin de los
documentos y referencias
existentes sirven de ayuda para
identificar aquellas reas dnde
las insuficiencias del sgc necesitan
considerarse y corregirse.

MTODOS DE ELABORACIN DE LA
DOCUMENTACIN

MTODOS PARA ELABORACIN DE


LA DOCUMENTACIN

El anlisis de los procesos debe ser


la fuerza conductora para definir la
cantidad de documentacin
necesaria.
No debe ser la documentacin la
que conduzca los procesos.

UTILIZACIN DE
REFERENCIAS
Para limitar el tamao de la
documentacin, deberan
incluirse referencias
existentes reconocidas o a
documentos disponibles para
el usuario del documento.
Cuando se utilizan
referencias, debera evitarse
especificar su estado de
revisin para evitar cambiar
el documento cuando cambia
ste.

GRADO DE DETALLE PARA CADA


NIVEL DE LA DOCUMENTACIN
- La extensin depende de las necesidades
de cada organizacin, tanto en el nmero
de documentos como en el grado de
detalle.
- No existe una regla pero se debe asegurar
la planificacin y operacin eficaz del sgc.
- El medio de soporte tambin lo elige la
organizacin.

QUIN DEBE ELABORAR LOS


DOCUMENTOS?
- Preferentemente la persona o
personas que ejecutan el trabajo,
supervisadas por el jefe inmediato.
- Los documentos deben revisarse y
aprobarse como adecuados antes de
emitirse para su uso.

DESARROLLO DE UN PLAN DE
DOCUMENTACIN

- Considerar el enfoque basado


en procesos, e incluir todos los
documentos que sean
necesarios para una
implementacin eficaz del sgc.

DESARROLLO DE UN PLAN DE
DOCUMENTACIN

Los procesos son los que deben


determinar la documentacin que
es necesario elaborar y no

la

documentacin la que determine a


los procesos.

DESARROLLO DE UN PLAN DE
DOCUMENTACIN

- Considerar dentro del plan de


documentacin a los registros;
- Considerar al planificar la
documentacin un mtodo o
procedimiento para la elaboracin
de la documentacin.

Visin, Misin, Poltica y


Objetivos Procesos,.SGC,
Organizacin, Referencias

Manual
de Org
2

Caracterizacin
de Procesos
3

Procedimientos
Polticas y Lineamientos
Manuales
4

Instrucciones
de Trabajo
5

Formatos de Registros

P
R
O
C
E
S
O

P
R
O
C
E
S
O

P
R
O
C
E
S
O

P
R
O
C
E
S
O

Mapas de Procesos Niveles 0


(Procesos), 1 (Sub- Procesos)
y 2 (Procedimientos, Entradas
y Resultados)
Caracterizacin del Proceso

Procedimiento

Procedimientos
Administrativos y Operativos
Polticas y lineamientos de
Procesos y Sub-Procesos
Manuales de Usuarios,
Organizacin, Aplicacin de
Competencias

Instrucciones de
Trabajo

ORDEN DE COMPRA

Formatos de
Registros de Origen
Interno y Formatos
de Registros de
Origen Externo

MTODO DE ELABORACIN DE
DOCUMENTOS

a) identificar los procesos


necesarios para implementacin
eficaz del sgc,
b) entender las interacciones
entre estos procesos, y
c) documentar los procesos en
la extensin necesaria para
asegurar su eficaz operacin y
control.

El anlisis de los
procesos debe ser
la
fuerza
conductora
para
definir la cantidad
de documentacin
necesaria. No debe
ser
la
documentacin la
que conduzca los
procesos.

Conjunto de relaciones
entre MinPPAl Y sus
grupos de inters
Muestra la interaccin
entre los diferentes
procesos de MinPPAl
Muestra las
interrelaciones entre
procesos de otras
instituciones del
gobierno

MAPA CONTEXTUAL

MAPA DE PROCESOS

MAPA ENTRE ENTES


Procedimiento de CASA

Reporte

Atencin a
Problemas

Solucin y
Notificacin

Procedimiento de MERCAL

Reporte

Atiende

Dota

CARACTERIZACIN DE
PROCESO

PROCEDIMIENTOS
DOCUMENTADOS
Deben estar definidos por la organizacin de la siguiente manera : Texto,
DFD, tablas y una combinacin de estas, deben contener la siguiente
informacin y cada uno de ellos con una identificacin nica:
Contenido:
ttulo;
Objetivo: declaracin del propsito o intencin de la redaccin del
documento y de los requisitos de seguridad que se intentan satisfacer.
Alcance: aplicabilidad y lmites de la organizacin donde este procedimiento
es vinculante
documentos referencias: se indicarn otros documentos del marco
normativo que pudieran estar relacionados con el cumplimiento del
procedimiento.
responsabilidad y autoridad: indicar todos los responsables y actores del
procedimiento
trminos y definiciones: deben especificarse las definiciones de aquellos
trminos que aparezcan en el procedimiento y que pudieran ofrecer
dificultad para su comprensin. Es una forma de eliminar la ambigedad en
la interpretacin al establecer el significado en el procedimiento de los
trminos utilizados.
aspectos normativos :son todas aquellas reglas, pautas que rigen a las
actividades del procedimiento

descripcin de actividades: suele ser una representacin visual de la


ejecucin del procedimiento en formato de diagrama de flujo, donde en las
columnas aparecen los actores que intervienen en la ejecucin del proceso,
indicando para cada uno de ellos, las actividades de las que son
responsables.
se debe determinar el conjunto de actividades y tareas a realizar en la
ejecucin del proceso. Debe responder a las siguientes preguntas:
o Quin es el responsable de la accin o control.
o Cules son las acciones/controles aplicados y cmo se realizarn,
incluyendo la descripcin de la informacin a procesar, los mtodos y
equipos utilizados, los registros a completar o procesar.
o Lugar o sistema en dnde se ejecutar el procedimiento.
o Cundo, con qu frecuencia y plazo.
Registros: Resultado de un procesos.
Anexos: cualquier documento que complemente el procedimiento.
revisin, aprobacin y modificacin;
identificacin de los cambios

INSTRUCCIONES DE
TRABAJO
Deben desarrollarse para describir el
desempeo de todo trabajo que
podra verse afectado adversamente
por la falta de ellas.
Su estructura puede variar con
respecto a la de los procedimientos
documentados.
Pueden estar incluidas en los
procedimientos Documentados o
hacerse referencia en ellos.

Procedimientos Documentados

INSTRUCCIONES DE
TRABAJO

Deben describir las actividades


crticas evitando detalles que no den
mayor control de la actividad.
La formacin puede reducir la
necesidad de tener instrucciones
detalladas, siempre y cuando el
personal tenga la informacin
necesaria para hacer su trabajo
correctamente.

INSTRUCCIONES DE
TRABAJO
Revisin, aprobacin y modificacin
Registros
Identificacin de los cambios

INSTRUCCIONES DE
TRABAJO
Son documentos en los que se
define especficamente una
secuencia paso a paso de la
actividad a desarrollar, por
ejemplo: un instructivo para
calibrar un equipo; un mtodo de
anlisis qumico; la aplicacin de
un mtodo estadstico especfico
a una poblacin determinada; la
puesta en operacin de un
equipo.

INSTRUCCIONES DE
TRABAJO

Su estructura y formato
pueden ser muy similares o
iguales a los de los
procedimientos.
Su elaboracin es
conveniente se haga por
personal que conozca muy
cercanamente las actividades
descritas en ellas.

CMO ESCRIBIR UNA


INSTRUCCIN DE TRABAJO

1.

Debes saber exactamente cmo hacer la tarea. Debes estar muy familiarizado con los pasos del proceso antes
de poder escribir las instrucciones. Eso significa que sabes cmo hacer esto, no lo ests adivinando o le das
lectura a las ideas de otra persona. Lo has hecho por ti mismo!
Debes saber cmo comenzar el proceso. Esto puede incluir la recopilacin de materiales o suministros
necesarios, o disear un rea de trabajo. Debes explicar esto primero.
Debes saber cmo queda el resultado final. Has visto el resultado (un pastel horneado, un radiador
instalado, una bicicleta armada, cambiar el color de la pgina web, etc.) Debes asegurarte de que el lector
va a terminar con los mismos resultados

2.

Planifica cmo escribir los pasos en orden. Las instrucciones estn escritas en pequeos incrementos
(tareas manejables que sean claras y fciles de seguir hasta el final). Debes saber lo que se hace primero,
segundo, tercero.
Escribe las instrucciones comenzando con un verbo. Los lectores deben hacer algo cada vez.
Escribe cada paso como una pieza pequea. Eso significa que, cada paso debe ser pequeo, un pequeo
paso en todo el proceso. Debe ser fcil de leer de una vez, y luego girar y hacerlo de inmediato. No debe
contener varias cosas que se puede hacer al mismo tiempo.
Incluye advertencias como pasos previos. Si es importante que se haga algo (o no hacer) antes de otra cosa,
debe escribirse como un paso para hacer antes del siguiente paso. Por ejemplo, "cheque (o cerrar) el tapn de
drenaje," debe ser un paso antes de "aadir aceite al tanque".
Escribe los pasos lgicamente en orden. No te confes en que el lector vera la pgina y leer todos los
consejos y advertencias antes de comenzar a hacer el proceso. O que el lector va a leer todos los puntos en letra
pequea antes de comenzar. Incluye cada punto en su propio paso, y que comience con un verbo.

3.
4.

5.

6.

CMO ESCRIBIR UNA


INSTRUCCIN DE TRABAJO
7. Revisa y edita tus instrucciones con cuidado, asegrate de que tu
escritura esta completa y es correcta. Todos hemos visto las
instrucciones mal escritas para el montaje de ese juguete de
Navidad que nos hacen rer, pero no obtenemos el juguete
ensamblado. No repitas ese error.
8. Expresa los pasos de manera positiva. Es mucho ms preferible
decir cmo hacer algo que como NO hacer algo. Por ejemplo, en
lugar de decir "no te olvides de la sal," escribir "aadir sal al hervir los
huevos."
9. Evita expresar opiniones, preferencias o elecciones. Las
instrucciones no son acerca de lo que podra suceder, lo que alguien
pudiera elegir, lo que personalmente prefieres. Las instrucciones son
declaraciones de hechos que dan una accin a realizar. Las opciones
pueden ser explicadas en otra seccin.
Opciones menores puede afirmarse con un "o". Por ejemplo,
puedes escribir "agregar chile, salsa Tabasco, o tiras de
pimiento." Sin embargo, "es posible que no quieras que sea
demasiado picante" no es una instruccin.

CMO ESCRIBIR UNA INSTRUCCIN


DE TRABAJO
CONSEJOS
Comienza los pasos con un verbo de accin. "Ser" algo no es algo que puedas hacer. Tampoco es "conseguir a alguien que ...".
Debe haber algo que puedas hacer tu mismo.
Incluye slo una o dos oraciones en cada paso. Cada paso debe ser hecho en un solo movimiento, o proceso de pensamiento.
Por razones tcnicas, cientficas, de ingeniera o de otro procedimiento mecnico, trata de tener una imagen para cada paso.
Esto podra ser una foto, un dibujo o boceto. Asegrate de que sea lo suficientemente grande como para ver exactamente lo
que est pasando, sin dedos o herramientas que estn en el camino.
Para cada paso, aade una frase para que la persona pueda ver si se ha realizado el paso correctamente. Por ejemplo, "buscar
el tornillo en la parte inferior de la plataforma", o "nota como el icono ahora se ha vuelto rojo".
Dale tiempo a la persona para responder, asegurndote de que cada paso es manejable, y e incluyes descansos. Por ejemplo,
podras escribir, "dar un paso atrs y ver la tabla completa. Es plana? Si no es as, ..."
Las instrucciones deben ser sobre cmo hacer una accin real, tangible, fsica. Es difcil escribir o ejecutar una instruccin por
algo que "pensar" o "pretender", o "creer".
Las instrucciones no son acerca de las creencias u opiniones personales. Nadie seguir tus instrucciones si tu razn de ser es
"bien, me gusta esto", o "a modo de prueba y ver", o "buena suerte". Las instrucciones son hechos, no son aliento.
No son Instrucciones
Las instrucciones no son prohibiciones. Te dicen cmo hacer algo que quieres hacer, no lo que est prohibido
ADVERTENCIAS
Las instrucciones pueden ser consideradas como documentos legales. La gente los sigue y confa en que no saldr
daado o muerto. Escribe cualquier peligro claramente en la parte superior, sobre todo para los productos qumicos,
maquinaria, riesgos biolgicos, o riesgos ambientales

FORMULARIOS

Tienen la finalidad de facilitar el registro


de las actividades que establecen los
procedimientos, las instrucciones de
trabajo u otras que se realicen dentro
del sgc, con objeto de dejar evidencia de
lo que se hizo.
Su elaboracin es especfica para cada
necesidad y conviene la elabore o
proponga personal con un amplio
conocimiento
de
las
actividades
relacionadas con ellos.

FORMULARIOS

Se desarrollan para registrar los


datos que demuestren el
cumplimiento de los requisitos.
Deberan contener un ttulo,
nmero de identificacin, estado
de revisin y fecha de
modificacin.

OTROS DOCUMENTOS
Especificaciones
Documentos que establecen requisitos y no
se tratan en especfico en el Informe
Tcnico por ser nicas para el
producto/organizacin.
Documentos externos
Se debe considerar control , stos pueden
ser planos de clientes , especificaciones
tcnicas, requisitos legales o reglamentarios,
normas, cdigos, manuales de
mantenimiento, entre otros.
Registros
Muestran el resultado obtenido o
proporcionan evidencia que indica que se ha
realizado una actividad establecida en un
procedimiento o instruccin de trabajo

PROCESO DE APROBACIN, EMISIN


Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS

Revisin y aprobacin
Distribucin
Incorporacin de los cambios
Emisin y control de los
cambios
Copias no controladas

GRACIAS