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SISTEMA DE INFORMACION PASTORAL- PASTORAL INFORMATION SYSTEM

JAIRO SEGUNDO INAGAN RODRIGUEZ


CSAR ENRIQUE MORN FERNNDEZ
CARLOS ANDRES HERNANDEZ LOPEZ 1
ANGEL MARIA BELLO PEREZ
UNAD
RESUMEN
El desarrollo de un sistema de informacin pastoral dinmico de registro y consulta de los
procesos que se desarrollan en la parroquia de Quibd Choco, es una respuesta de tipo
tcnico y social, que ser de gran utilidad para los feligreses, a travs dela implementacin
de un aplicativo, el cual pretende mejorar la productividad, las comunicaciones, y
colaboracin del usuario reduciendo notablemente los costos.
La planificacin se la realiz para un ao; en sta participaron las personas tienen
que ver de manera directa con el manejo de la informacin de la parroquia. La
investigacin se realiz en 3 momentos: en el primer momento se establece la misin, la
visin, el organigrama y los procedimientos del rea de la empresa donde se va a dar
solucin al problema; el segundo momento la planeacin utilizando la tecnologa moderna,
declogo de Bernal y el modelo general para el desarrollo de la investigacin y un tercer
momento el diseo, control y ejecucin del proyecto.

Palabras claves: Sistema de informacin, base de datos, registro, software libre, hardware,
php, cliente- usuario
1

Estudiantes del Mdulo Proyecto de Grado Ingeniera de Sistemas UNAD.

ABSTRACT
The purpose of this research is aimed at the design and development of an information
system for recording and accessing that allows control of storage, analysis and search for
information on the different events in the parish of chocoana community; It is for this
reason that this system was implemented in order to prevent loss of the documents are
indispensable for the life of usurious, systematizing data confinement, marriage, death,
among others.
Once implemented this system, it is intended to address these multiple
disadvantages described above, and proposing a clearer accurate and foremost, offering the
security of information storage, as this will ensure greater reliability of the information
entered to the database and thus strengthen the system in its missionary function that
strengthens the practice of human and Christian values in family and community
partnership.
(El propsito de esta investigacin est encaminada al diseo y desarrollo de un
sistema de informacin de registro y consulta que permita el control del almacenamiento, el
anlisis y la bsqueda de informacin de los diferentes eventos que ocurren en la parroquia
de la comunidad chocoana; es por ello, que se implementara este sistema con el fin de
prevenir las prdidas de los documentos que son indispensable en la vida de los usurarios,
sistematizando los datos de confinacin, matrimonio, defunciones, entre otros.
Una vez implementado este sistema, se pretende dar solucin a estos mltiples
inconvenientes descritos anteriormente, proponiendo as, obtener una informacin ms
clara precisa y ante todo, ofreciendo la seguridad de almacenamiento de la informacin,
puesto que esta permitir garantizar mayor confiabilidad en la informacin ingresada a la
base de datos y de esta manera el sistema consolide en su funcin misionera que fortalece la
prctica de los valores humanos y cristianos en la familia y la sociedad de la comunidad)

Keywords: Information system, database, log, free software, hardware, php, client-user
SISTEMA DE INFORMACION PASTORAL
PASTORAL INFORMATION SYSTEM
INTRODUCCIN
El propsito de este artculo es describir el sistema de informacin de registro y consulta
que permita el control del almacenamiento, el anlisis y la bsqueda de informacin de los
diferentes eventos que ocurren en la parroquia de Quibdo; la implementacin del Sistema
de Informacin con el fin de prevenir las prdidas de los documentos que son indispensable
en la vida de los usurarios, sistematizando los datos de confinacin, matrimonio,
defunciones, entre otros.
Con la implementacin del Sistema de Informacin se pretende dar solucin a los
mltiples inconvenientes descritos anteriormente, proponiendo as, obtener una informacin
ms clara precisa y ante todo, ofreciendo la seguridad de almacenamiento de la
informacin, puesto que esta permitir garantizar mayor confiabilidad en la informacin
ingresada a la base de datos, por medio de permisos, los cuales sern de gran ayuda para la
comunidad como para la iglesia.

FUNDAMENTOS TERICOS
El Plan de Gestin de Proyectos es una herramienta que nos permite ejecutar acciones,
organizar los recursos cuando se trata de un proyecto y todo lo que conlleva en los
procedimientos especficos o claves para optimizar los resultados.
Los objetivos de una gestin es utilizar de manera ptima el uso de los recursos
disponibles para satisfacer los objetivos encaminados y asi poder crear un plan de gestin
en el cual se debe de disponer los siguientes tems o partes: Entrada, herramientas y
tcnicas, Salidas.

En las entradas podemos tener carta o contrato, procesos de la organizacin y


salidas de otros procesos que integran para crear el plan de gestin.
En las herramientas y tcnica, podemos destacar: juicios de Expertos, tcnicas de
facilitacin en el cual se encuentran lluvias de ideas, resolucin de conflictos, gestin de
reuniones y otros.
En las Salidas tenemos el plan de gestin del proyecto. Es el documento donde se
indica cmo se va a planificar, gestionar y controlar el proyecto. El plan de gestin del
proyecto contiene: Plan de gestin del alcance, Plan de gestin de requisitos, Plan de
gestin del cronograma, Plan de gestin de costos, Plan de gestin de calidad, Plan de
gestin del proceso, Plan de gestin de recursos humanos, Plan de gestin de
comunicaciones, Plan de gestin de riesgos, Plan de gestin de las adquisiciones, Plan
de gestin de los interesados. 2

Permitiendo as abarcar n mucho en reas del conocimiento donde se desarrolle el


tema o aborde su aplicacin el cual implica la reflexin profunda de los distintos aspectos
relacionados con la planificacin de proyectos
Por lo general el plan de gestin de proyecto lo sigue o coordina una persona
que es el Administrador del proyecto sobre el cual se basan los conocimientos
para un excelente control, coordinacin y seguimiento para alcanzar los
objetivos aun que recibe apoyo de los dems integrantes del proyecto.3
El factor clave para el xito del Sistema Integrado de Gestin, est centrado en las
personas, esto significa, que todas las mejoras que se buscan con esta estrategia gerencial,
estn orientadas para beneficio de la gente. Por ende es necesario implementar estos siete
procesos Desarrollar el acta constitutiva del proyecto; Desarrollar el enunciado del alcance
preliminar; Desarrollar el plan de gestin del proyecto; Dirigir y gestionar le ejecucin del proyecto;
Supervisar y controlar el trabajo del proyecto; Control integrado de cambios; Cerrar el proyecto
2

Project & Process Management Consulting; Gestin del proyecto; disponible en internet en
<http://www.ppmci.com/contenidos.php?Id_Categoria=255> {Con acceso el da 07- 12- 2014]
3

PALOMARES Alberto; El plan de proyecto; 2011 < https://www.youtube.com/watch?v=ok7Q97l9PiM> con


acceso el da 07- 12- 2014]

Lo anterior, con el fin de garantizar la eficacia, eficiencia, efectividad y


transparencia, en el logro de los objetivos del proyecto y asi asegurar la satisfaccin del
resultado final de este y de su proyeccin hacia la comunidad de clientes y partes
interesadas.
El Plan de gestin de tiempo Comprende las actividades necesarias para
asegurar que el proyecto se ejecute en el plazo estimado y que los resultados
(produccin de bienes o servicios) estn a disposicin de los clientes o
consumidores. lo cual permite identificar y documentar las tareas a ejecutar en
un tiempo determinado, por lo tanto se debe desglosar el proyecto en paquetes
ms pequeos, estructurarlo por niveles, revisarlos y corregirlos antes de ser
ejecutados, tambin se encuentran las herramientas y tcnicas que se subdividen
en descomposicin, plantillas, Planificacin gradual, juicio de expertos y
componente de planificacin. Tomando como partes o fase en este nivel
podemos resumir al plan de gestin de tiempo en: Definir Actividades,
Secuenciar Actividades, Estimar Recursos de Actividad, Estimar Duracin de la
Actividad, Desarrollar cronograma, Controlar Cronograma.4
Plan de gestin de costos Asegura que las tareas se lleven a cabo dentro de los rangos
econmicos impuestos (presupuesto del proyecto o recursos asignados para la actividad
correspondiente). La sincronizacin o timing de pagos y cobros, de manera que tanto stos
como aquellos se produzcan en el momento adecuado, es importante para determinar las
necesidades de financiacin, gestionar el disponible, y optimizar el resultado econmico del
proyecto.
La estimacin de los costos de las actividades del cronograma implica el desarrollo
de una aproximacin de los costos, se deben considerar las posibles causas de variacin y
riesgos, por lo general se expresan en unidades monetarias para facilitar la comparacin

CORRALES Marco; plan de gestin de las reas de alcance, tiempo, costo y calidad del proyecto boulevard
de calle 9, barrio chino, san Jos Costa Rica; 2012 <http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1119.pdf>
[Con acceso a internet el da 7- 12- 214]

entre costos ya sea dentro del mismo proyecto o con los dems que se estn gestionando en
ese momento.
Durante la ejecucin del proyecto, es preciso tambin gestionar el flujo de caja,
planificando con suficiente antelacin para evitar dficits o para poner a disposicin de la
organizacin ejecutante el excedente en caso de superavit. En el caso de que se incurra en
un dficit, se deber proveer la financiacin necesaria, contabilizando los costes financieros
asociados como si de cualquier otro coste se tratase.
Podemos resumir que el plan de gestin de costo los puntos o fases que se enmarcan
son Estimar Costos, Determinar Presupuesto y Controlar los Costos.
El manejo de la gerencia de los presupuestos es pues una labor vital para un buen gerente
de proyectos .Presupuestar, es suponer algo por anticipado. El presupuesto es el ejercicio que
determina de antemano un pronstico de los valores que puede tener determinadas actividades a
desarrollar dentro del alcance de una disciplina en un proyecto dado.

Plan de gestin del alcance. Comprende las actividades orientadas a garantizar el


cumplimiento de las tareas necesarias para lograr los objetivos del proyecto, El objetivo
principal de la Gestin del Alcance del Proyecto es definir y controlar qu se incluye y qu
no se incluye en el proyecto, podemos definir como alcance del proyecto como la
combinacin de los objetivos del proyecto ms el trabajo necesario para alcanzar dichos
objetivos (suma de productos y servicios que deben ser realizados en el proyecto).
Alcance tiene dos dimensiones de las que a su vez se deducen las definiciones
siguientes:
Alcance del producto: caractersticas y funciones que caracterizan a un producto o
servicio. stas incluyen tanto caractersticas de tipo tcnico como caractersticas del
producto relacionadas con el plazo de terminacin y coste de producto final. El alcance de
proyecto se mide contra el plan de proyecto
Alcance del proyecto: trabajo que debe ser realizado para entregar el producto (del
proyecto) con las caractersticas y funciones especificadas.

Una completa gestin del alcance se debe pasar por ciertas etapas tales como
planificacin, definicin, verificacin y control del alcance cada etapa con sus respectivas
entradas, herramientas y tcnicas y salidas.
Donde comprende los siguientes puntos o fases: objetivos del proyecto, Descripcin
alcance de producto (caractersticas, requisitos, especificaciones), fronteras del proyecto,
entregables del proyecto: cliente (producto, servicio, resultado) y otros entregables de
proyecto, Criterios de aceptacin de entregables, Limitaciones o restricciones del proyecto,
Asunciones de proyecto (impacto potencial caso de ser falsas), Otros (organizacin inicial
de proyecto, estimacin preliminar de coste y cronograma hitos, etc.5
En fin, cada uno de estos componentes, adems de llevar a cabo la realizacin de una
idea hacia el enfoque social, permitir al Ingeniero a seguir una serie de etapas importantes
para su realizacin, haciendo que estas se unan, sigan un proceso continuo y por supuesto
desarrollando un Sistema integral y de calidad que propondr trabajar ordenadamente para
llegar a alcanzar lo deseado, no solo como un proyecto personal, sino de gran calidad hacia
la mejora de los contextos a implementar.
De hecho cada uno de estos aspectos este se enfoca al proyecto hacia el alcance de los
resultados, como de los servicios o resultados que este puede dar a una comunidad en
especfica, es decir cumple la funcin de definir y controlar que se incluye y que no se
incluye dentro del proyecto, satisfaciendo las necesidades, deseos y expectativas del lder
del proyecto.

DESARROLLO DEL TRABAJO


ANTECEDENTES: Actualmente muchas parroquias maneja de forma manual todos
sus procesos, tales como: almacenamiento de partidas de bautismo, confirmacin,
matrimonio, defuncin y notas marginales, cuando alguien requiere una copia o constancia
de estos archivos, debe dirigirse hasta el lugar para consultar si en esa sede est su registro
5

MONTERO Guillermo; Desarrollo


de un plan de gestin de proyectos;
<http://www.eoi.es/wiki/index.php/GESTI%C3%93N_DEL_ALCANCE_en_Gesti%C3%B3n_de_proyectos>[con
acceso a internet el da 07- 12- 2014]

o si debe ir a otra parroquia. Asimismo, las programaciones de los eventos religiosos:


Misas, bautizos, funerales, confirmaciones y aniversarios, no se sistematizan en periodos de
tiempo ms o menos largos, lo cual conduce a que se presenten problemas de cruce de
horarios en la programacin, produciendo descontento de los usuarios y deterioro de la
imagen de la parroquia por el mal uso de sus recursos. Dada la problemtica presentada es
necesario desarrollar un sistema de informacin pastoral que permita, no slo sistematizar
los procesos que se desarrollan en las parroquias, sino tambin modernizar los servicios
para ofrecerle a los usuarios atencin oportuna, y eficiente en corto tiempo.
OBJETIVO: Desarrollar un sistema de informacin que gestione los procesos
parroquiales y permita a su vez brindar un mejor servicio a la comunidad.
MARCO TERICO: En el marco terico se describen las actividades bsicas de un
sistema de informacin, as como el desarrollo de las diferentes plataformas a desarrollarse,
con las cuales se realiz en el diseo del sistema. Tambin, se describen todas las
actividades de la organizacin parroquial. La estrategia metodolgica utilizada en el
desarrollo y el anlisis en cada una de las etapas del Sistema de Informacin propuesto est
conformado por cuatro mdulos: agenda, econmico, actas y eclesistico. Cada mdulo
almacena informacin que es necesaria para la parroquia y que sirve como sistema
informativo para las personas que accedan al sistema por la web. Las conclusiones del
estudio permiten corroborar la funcionalidad y pertinencia del Sistema de Informacin
Parroquial con acceso a Web para de una forma amigable poderse llevar a cabo con xito el
registro y procesamiento de datos de las empresas parroquiales.
DEFINICIN DE LOS TRMINOS SUPUESTOS Y EXPECTATIVAS DEL
TEMA LA SOLUCIN TECNOLGICA:
La implementacin de la gestin y la organizacin de las principales tareas realizadas
comnmente en la parroquia, tales como la generacin de actas de bautismo, confirmacin,
matrimonio y defuncin, guardando en un almacn de datos todas las personas que han
realizado dichos actos sacramentales, con el objetivo de que la informacin est disponible
en un futuro cuando requiera ser utilizada. Dentro de los resultados obtenidos en el anlisis
del diseo e implementacin, se puede detallar una mejora efectiva en la reduccin de

tiempos, debido a que los procesos ahora son automticos y sistematizados, lo cual permite
mejorar los tiempos de respuesta para las personas que viven en la comunidad. Adems de
los tiempos, tambin se puede observar una facilidad para encontrar la informacin, puesto
que toda esta localizada en un nico almacn de datos
JUSTIFICACIN: Surge la necesidad de implementar un sistema de informacin
donde se podrn administrar todos los datos que se manejan en papel en los despachos
parroquiales. El Sistema de Informacin Pastoral con acceso a Web permitir mejorar el
manejo de los registros que se podrn buscar de forma inmediata e imprimir actas segn el
formato especificado para cada ciudad, poder sacar estadsticas mucho ms fciles y por
supuesto, poder ingresar desde Web y consultar y/o pedir un acta de cualquiera de los
registros que la persona contenga en la parroquia desde la casa u oficina. La innovacin de
este proyecto se sustenta en la posibilidad de hacer uso de Internet y otras nuevas
tecnologas, las cuales ayudan a brindarle al pas y a las parroquias en particular, la
oportunidad de participar adecuadamente dentro de la gran aldea de la informacin y la
nueva sociedad del conocimiento.
METODOLOGA: La metodologa aplicada a la investigacin debe cumplir con los
objetivos propuestos durante el proyecto como es el caso de la Ingeniera de Sistemas, a
travs de sus sistemas de informacin utilizados satisface las necesidades de un cliente
como es el sistema parroquial. Mtodo que describe un procedimiento derivado de muchas
generaciones. Que consta de una observacin, un anlisis, una experimentacin que
pretender disear o implementar un sistema parroquial para mejorar de una manera los
procesos internos que ayuden de una forma ms eficiente y eficaz las tareas diarias de las
parroquias sobre sus feligreses a travs de la tecnologa moderna.

RESULTADOS
El desarrollo de este proyecto tiene como propsito permitir el desarrollo de un sistema
de informacin de registro y consulta que permita el control del almacenamiento, el anlisis
y la bsqueda de informacin de los diferentes eventos que ocurren en la parroquia; es por

ello, que se implementara este sistema con el fin de prevenir las prdidas de los documentos
que son indispensable en la vida de los usurarios, sistematizando los datos de confinacin,
matrimonio, defunciones, entre otros. Una vez realizado este sistema, se pretende dar
solucin a procesos que hasta hoy se ejecutaban en forma manual, proponiendo as, obtener
una informacin ms clara precisa y ante todo, ofreciendo la seguridad de almacenamiento
de la informacin, puesto que esta permitir garantizar mayor confiabilidad en la
informacin ingresada a la base de datos y manejar la informacin de manera dinmica.

CONCLUSIONES
En el presente proyecto de investigacin se propone el desarrollo de un sistema de
informacin para la gestin de los procesos parroquiales de la comunidad chocoana,
implementado una interfaz amigable e interactiva entre el usuario y la mquina, que
permita administrar eficientemente la informacin a travs de bases de datos, el sistema
deber ser confiable y desarrollado en un ambiente web, logrando as mayor portabilidad y
disponibilidad del aplicativo para el usuario, obteniendo resultados dinmicos en el anlisis
del diseo e implementacin y de esta manera se puede detallar una mejora efectiva en la
reduccin de tiempos, debido a que los procesos sern automticos y sistematizados, lo cual
permite mejorar los tiempos de respuesta para las personas que viven en la comunidad y
facilidad para encontrar la informacin, puesto que toda esta localizada en un nico
almacn de datos confiable y con respaldo de informacin.
Es as como, los futuros Ingenieros de sistemas, a travs de estos planes en la
realizacin de sus proyectos, alcanzaran y orientaran hacia la proyeccin e interaccin,
Fortaleciendo la prestacin de sus servicios orientados al mejoramiento de la cobertura,
calidad, eficiencia y pertinencia en el rea de sistemas; sin olvidar la disponibilidad, el uso
eficiente de los recursos financieros y la confortabilidad en la competencia del recurso
humano y las diferentes estrategias o mecanismos, garantizando una mejora continua Por lo
tanto el planteamiento de optimizar recursos, costes y esfuerzos vendr por la integracin
comn de todos aquellos conceptos cuya gestin tienen aspectos y requisitos comunes. El

objetivo no es otro que evitar duplicidades, optimizar recursos y simplificar al mximo la


gestin de todos los Sistemas.

Es as como, todos los elementos de gestin, indican esa necesidad de regirse por
procedimientos que aseguren una correcta gestin de los mismos. Puestos que estos estn
obligados a revisiones peridicas de sus objetivos, puestos que estos son el pilar para
garantizar la mejora continua de los sistemas de gestin establecidos y por ende de los
resultados de los proyectos.

REFERENCIAS
CORRALES Marco; plan de gestin de las reas de alcance, tiempo, costo y calidad del
proyecto

boulevard

de

calle

9,

barrio

chino,

san

Jos

Costa

Rica;

2012

<http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1119.pdf> [Con acceso a internet el da 712- 214]

PALOMARES

Alberto;

El

plan

de

proyecto;

2011

<

https://www.youtube.com/watch?v=ok7Q97l9PiM> con acceso el da 07- 12- 2014]

MONTERO

Guillermo;

Desarrollo

de

un

plan

de

gestin

de

proyectos;

<http://www.eoi.es/wiki/index.php/GESTI%C3%93N_DEL_ALCANCE_en_Gesti%C3%
B3n_de_proyectos>[con acceso a internet el da 07- 12- 2014]

Project & Process Management Consulting; Gestin del proyecto; disponible en internet en
<http://www.ppmci.com/contenidos.php?Id_Categoria=255> {Con acceso el da 07- 122014]