GESTIN DOCUMENTAL

Cartilla sobre el manejo del documento

desde su concepcin hasta su disposicin final


Alcalde Mayor de Bogot D.C.
GUSTAVO PETRO URREGO

Secretario General (E)

JOSE ORLANDO RODRGUEZ GUERRERO

Subdirectora Gestin Documental

MARIELA LVAREZ RODRGUEZ

Creacin, conceptualizacin y textos

LUZ STELLA PREZ SIERRA

Profesional Universitario
CARLOS ALBERTO MINOTTA MONCADA
Profesional Especializado
Subdireccin de Gestin Documental

Diseo, Diagramacin, e Ilustraciones:

Oscar Leonardo Cosma Fonseca
Diego Andrs Forero Hernndez
Direccin Distrital de Desarrollo Institucional
Bogot D.C.
2013

Secretara General

PRESENTACIN
Para la Subdireccin de Gestin Documental es importante presentar a la
Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot, D.C. la Cartilla de Gestin
Documental, herramienta que tiene el propsito de orientar mediante
conceptos, ilustraciones y un lenguaje sencillo el contenido del proceso sobre
el manejo del documento desde su origen hasta su disposicin final.
Esperamos que esta herramienta que llega a ustedes en edicin digital,
contribuya al logro de los objetivos de la entidad, facilite la ejecucin de
las funciones de los servidores que la integran y sea consecuente con los
cambios que se proponen a nivel nacional, sobre la racionalizacin del uso
del papel en pro del medio ambiente.

Gestin Documental

A partir de la segunda guerra mundial el mundo comienza a plantear problemas

por la explosin informativa y la produccin masiva de documentos.
En los aos 50 Estados Unidos desarrolla la gestin de documentos,
Europa y el resto del mundo comienzan a adaptarla a sus administraciones.
En Colombia se contempla por primera vez el trmino en el Reglamento
General de Archivos - RGA con el Acuerdo 07 de 1994 del Archivo General
de la Nacin - AGN.

Secretara General

En el 2000 la Ley 594 Ley General de Archivos determina la funcin

archivstica del Estado, las normas que exigen a las entidades pblicas y
sus funcionarios la responsabilidad frente a los documentos conformando
archivos a partir de conceptos como:
Archivo total: archivos de gestin, central e histrico.
Ciclo vital del documento: produccin, recepcin, distribucin, trmite,
organizacin, consulta, conservacin y disposicin final.
La Alcalda Mayor de Bogot D.C. a travs de los decretos 176 de 2010, 651
y 652 del 2011 y la Norma Tcnica Distrital-Sistema Integrado de Gestin
- NTD,SIG 001:2011 articula, crea, adopta y define requerimientos para la
implementacin de un Sistema Integrado de Gestin (SIG) que incluye un
Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivo (SIGA) que hacen de
esta cartilla un elemento importante como soporte de este Subsistema.

Gestin Documental

TABLA DE CONTENIDO
GESTIN DOCUMENTAL:

(ORIENTACIN SOBRE CONCEPTOS GENERALES)

....................................................................... 8

1. PRODUCCIN DE DOCUMENTOS:
....................................................................... 12

2. RECEPCIN DE LOS DOCUMENTOS:

....................................................................... 16

3. DISTRIBUCIN:
....................................................................... 18

4. TRMITE DE LOS DOCUMENTOS:

....................................................................... 20

Secretara General

5. ORGANIZACIN DE LOS DOCUMENTOS:

....................................................................... 22

6. CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS:

....................................................................... 26

7. CONSERVACIN DE LOS DOCUMENTOS:

....................................................................... 28

8. DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS:

....................................................................... 30

BIBLIOGRAFA:
....................................................................... 33

Gestin Documental

GESTIN DOCUMENTAL

(ORIENTACIN SOBRE CONCEPTOS GENERALES)

Qu es Gestin Documental ?
Comprende el ciclo de vida
completo de los documentos,
desde su creacin hasta su
disposicin final y las tareas
que durante este ciclo permiten
la planificacin, manejo y
organizacin que facilitan su
uso y conservacin.
Dentro de este concepto coexisten los archivos de Gestin, Central
e Histrico y los procesos de Produccin, Recepcin, Radicacin
y Digitalizacin, Distribucin, Trmite, Organizacin, Consulta,
Conservacin y Destino final, aplicando el concepto unificado de Archivo
Total considerando los criterios de racionalidad e integridad.
Archivo de Gestin: Rene los documentos en trmite en cada
dependencia. Son de uso y consulta permanente por su valor
administrativo.
Archivo Central: Rene los documentos de los archivos de gestin
transferidos una vez finalizan su trmite y se cumpla el tiempo de
retencin establecido en las TRD. Son de consulta frecuente.
Archivo Histrico: Es la documentacin del archivo de gestin y/o
central que el Comit de Archivo acord conservar, permanentemente,
por su valor para la investigacin, la ciencia y la cultura. Se conservan
tambin documentos histricos recibidos por donacin, depsito
voluntario, adquisicin o expropiacin.

Por qu un Sistema de Gestin Documental

99
99
99
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99
99

Impacta los procesos internos de La Secretara General

Se tiene informacin disponible permanentemente
Facilita la toma de decisiones
Brinda elementos que incrementan la eficiencia en las actividades
Da oportunidad en el servicio al cliente
Concentra la informacin en un solo sitio y facilita su portabilidad
Propicia un escenario para el ahorro de papel

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Secretara General

Demos un vistazo a elementos importantes

1. Sistema Integrado de Gestin

El decreto 651 de 2011 plantea el Sistema Integrado de Gestin como
un instrumento de fortalecimiento de la funcin administrativa de
los organismos y entidades del Distrito Capital. Es una herramienta
de gestin sistemtica y transparente compuesta por un conjunto
de orientaciones, procesos, polticas, metodologas, instancias e
instrumentos que garantizan un ejercicio articulado, armnico para
dirigir y evaluar el desempeo
institucional, en trminos de
calidad y satisfaccin social en
la prestacin de los servicios a
cargo de las entidades. Estar
compuesto por 8 subsistemas
dentro de los cuales est el
Subsistema Interno de Gestin
Documental y Archivo - SIGA.

2. Documento Electrnico, Gestin electrnica

de los documentos, Gestin del documento electrnico
Diferenciemos estos conceptos
99
Documento electrnico: contenido
integrado en un archivo informtico
mediante un programa de computador
(software) que es generado, comunicado
y archivado en medios electrnicos y en
stos permanece durante su ciclo vital.
99
Gestin electrnica de los documentos: Es la aplicacin o uso
de la informtica en la produccin, transmisin, conservacin y uso de
los documentos que se tramitan en el desarrollo de las actividades de
la entidad. En esta orientacin un documento puede ser gestionado por
medios electrnicos, donde la informtica es un medio para producirlo
independiente del soporte en el cual se registre.
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Gestin Documental

99
Gestin del documento electrnico: Se refiere a la aplicacin de
los principios de la gestin documental al
manejo del documento electrnico. Aqu el
documento se gestiona completamente en
ambientes electrnicos sin materializarse
en papel.

Actualmente en la Secretara
General tenemos los medios para
realizar la gestin electrnica de
los documentos soportados en el
aplicativo SIGA, el aplicativo del
Sistema de Gestin de Calidad
y las herramientas ofimticas a
disposicin de los servidores.
En cuanto a la Gestin del Documento Electrnico, se cuenta con
herramientas, pero an no existe una plataforma que permita la validez
legal del documento electrnico. En estos momentos se est trabajando
para llegar a este escenario ideal.

3. Sistema de Informacin SIGA:

El SIGA es un activo informtico estratgico de la Secretara General
debido a la naturaleza de la informacin que se maneja y que est
consignada en la base de datos de este aplicativo.
Est conformado por dos grandes mdulos:
99
Mdulo de correspondencia:
tiene la funcionalidad de realizar
la gestin de documentos, ya sean
entradas, salidas o internos. De acuerdo
con el tipo de trmite se generan las
alarmas, las notificaciones y todos los
procesos pertinentes que se realizan
sobre un documento.

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Secretara General

99
Mdulo de archivo: En este se
encuentra la informacin estructurada y
organizada de los archivos de Gestin y
Central manejados por dos submdulos
organizados de acuerdo a las series,
subseries y tipos documentales
consignados en las respectivas Tablas
de Retencin Documental (TRD) de cada
dependencia.

4. Expediente:
Es un conjunto de documentos producidos
y recibidos como resultado de diferentes
actuaciones administrativas orientadas a resolver
un determinado asunto o trmite administrativo.

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Gestin Documental

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1. PRODUCCIN DE DOCUMENTOS
Qu es?
Es el proceso que genera
los documentos en
cada institucin
durante la ejecucin
de sus funciones.

Tenga en cuenta que

Este proceso comprende los temas de creacin y diseo de formatos
respetando la normatividad archivstica emanada del AGN, la Direccin
Archivo de Bogot, Norma ISO, especficamente la 15489 y el Instituto
Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin - ICONTEC.
Los formatos actualizados deben estar en el Listado Maestro Control de
Registros y hacer el debido trmite para ser incluidos en la TRD.

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Secretara General

Cmo producirlos?

El procedimiento para esta gestin

se encuentra en el Sistema
Integrado de Gestin (SIG) en
los Procedimientos Bsicos de la
Norma el 2210111-PR-002.
Los gestores y personas autorizadas
deben hacer la solicitud por el
aplicativo Sistema Integrado de
Gestin y seguir lineamientos para
el trmite correspondiente.

Directrices
Se debe tener en cuenta el manual de identidad visual segn el decreto
vigente para cada administracin distrital. Para la actual consultar Decreto
52 de 2012.
Existen documentos que son producidos por cada dependencia de acuerdo
a su funcin.
Hay otros formatos que son especiales o de uso comn en la entidad como
son: Actas, Circular, Oficio o comunicacin oficial externa, Memorando o
comunicacin oficial interna, Decreto, Directiva y Resolucin.

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Gestin Documental

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Demos un vistazo

ACTA:
Comunicacin en la que se describe la memoria
de lo que sucede, acuerda, y debate en una
reunin. Ver Listado Maestro de Formatos
2211600-FT-008.

OFICIO O COMUNICACIN OFICIAL EXTERNA

Tiene como objetivo transmitir un mensaje, tambin

se utiliza para contestar comunicaciones oficiales,
dar informacin, hacer solicitudes fuera de la entidad
dirigidas a personas naturales y/o jurdicas segn sea
el caso. Ver Listado Maestro de Formatos, 2211600FT-012.

MEMORANDO O COMUNICACIN OFICIAL INTERNA

Se utiliza para informar, dar orientaciones, pautas,
hacer solicitudes, aclaraciones, al interior de la entidad
referente a la gestin de la misma. Ver Listado Maestro
de Formatos, 2211600-FT-011.

Existen otros documentos que por su importancia y manejo vale

la pena mencionar y que hacen parte de los denominados Actos
Administrativos, donde se consigna la expresin de la voluntad de
una autoridad pblica en ejercicio de la funcin administrativa, cuya
consecuencia es producir efectos jurdicos sobre la situacin de las
personas. Son actos administrativos los siguientes documentos:

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Secretara General

DECRETO:
A travs de este documento, la primera autoridad
del Distrito (alcalde) decide sobre los asuntos de su
competencia de acuerdo a la ley. Ver Listado Maestro de
Formatos, 2214200-FT-604.

RESOLUCIN:
Aqu se expresa la voluntad de la administracin
pblica para causar efectos jurdicos. Tiene carcter
general, obligatorio y permanente. Ver Listado Maestro
de Formatos, 2214200-FT-786 ; 2214200-FT-313

DIRECTIVA:
Forma de comunicacin que se enva para orientar sobre
polticas, tareas, procedimientos o acciones que hay que
abordar y que su realizacin est calculada a travs de
cronogramas, metodologas, programaciones, etc. Las
acciones a emprender conllevan normas que pueden ser
tcnicas o administrativas y a nivel nacional o especfico,
segn el grado de aprobacin. Ver Listado Maestro de Formatos 2215100FT-152, 2214200-FT-785.

CIRCULAR:
Comunicacin interna o externa que informa sobre
actividades de la entidad, normas, polticas, cambios,
temas y va dirigida a varios destinatarios. Ver Listado
Maestro de Formatos el 2211600-FT-020.

Todos los podemos encontrar en el Listado Maestro de Formatos

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Gestin Documental

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2. RECEPCIN DE LOS DOCUMENTOS

Este proceso hace referencia a

El conjunto de actividades
donde se efecta la admisin
de los documentos remitidos
por las diferentes dependencias, organismos
del distrito, de otras entidades pblicas o
privadas y de la ciudadana en general.

Es importante saber que:

Cada comunicacin oficial que
ingrese dentro del sistema
SIGA, tiene un consecutivo
(Radicacin) como componente
importante que la identifica y se
clasifican como comunicaciones
internas, recibidas o enviadas
(Ver Condiciones Generales,
procedimiento 2211600-PR-049).
Para la radicacin de las comunicaciones se cuenta con puntos establecidos
en las diferentes sedes donde funciona la Secretara General, con
recorridos internos por parte de la empresa externa contratada para esta
actividad.
Los documentos anexos a las comunicaciones deben venir debidamente
foliados en condiciones adecuadas y cumpliendo los requisitos normativos
y lineamientos establecidos.

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Secretara General

Qu debemos hacer?
Para el ingreso de las diferentes comunicaciones
se realizan actividades y tareas que se detallan
en la descripcin del procedimiento 2211600PR-049.

Recepcin y revisin
Radicacin
Ingreso de la informacin
Digitalizacin de los documentos
Organizacin de la correspondencia para distribuir

Recuerde que:
Las dependencias deben considerar los tiempos de los
recorridos para que den prioridad a las comunicaciones
que deben enviar, segn el vencimiento de los trminos
y otros factores que permitan una pronta entrega.
Las dependencias no deben radicar comunicaciones fuera de los recorridos.
Una vez la informacin ha sido ingresada dentro del sistema se
puede consultar en lnea.
Los servidores que radican las comunicaciones oficiales deben revisar
los documentos, proporcionar la informacin pertinente y orientar a las
personas cuando las comunicaciones no sean para la Secretara General,
los documentos no vengan con las especificaciones requeridas o necesiten
orientacin sobre trmites que requieren.

Y los llevados a mano, dnde los dejamos?

Los usuarios internos deben diligenciar el formato 2211600
FT -679. Igualmente , en la copia de la comunicacin, deben ir
la fecha, nombre y apellido de la persona que se hace cargo del
documento.
Recuerde que la informacin debe brindarse adecuadamente!
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Gestin Documental

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3. DISTRIBUCIN
La distribucin tiene que ver con las actividades que aseguran y avalan
que los documentos sean entregados a sus destinatarios. 2211600-PR049.

Cules son estos destinatarios?

Internos: Son las diferentes dependencias que gestionan dentro de la

Secretara General.

Externos: Son todos aquellos que no pertenecen a la Secretara General

(Entes oficiales y privados de orden local o nacional y los ciudadanos en
general).

Siempre debe haber una constancia del recibo de las comunicaciones.

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Secretara General

se hace la distribucin de
Cmo

las comunicaciones externas?
Se ingresa la direccin
al aplicativo SIGA
y ste la zonifica
automticamente.

Las comunicaciones son

enviadas con el personal de la
empresa externa contratada
para esta actividad.

Qu hacer cuando no se puede

entregar la comunicacin...
Se puede verificar que la direccin es la correcta
consultando con la dependencia que la enva
para hacer la entrega en la direccin que
corresponda.
Cuando en el sitio no se encuentre ninguna
persona se debern realizar hasta tres visitas.

Y las comunicaciones internas?

Se hace la clasificacin por dependencias y se dispone a la

entrega en los diferentes recorridos, en los cuales adems de entregarlas se
recogen las que la dependencia deba enviar.
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Gestin Documental

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4. TRMITE DE LOS DOCUMENTOS

Los documentos producidos y recibidos por las dependencias
son objeto de trmites administrativos, en concordancia con la
normatividad vigente.

Una vez recibidos los documentos

qu se debe hacer?
Se debe evaluar si amerita o
no trmite.
Cuando se deba entregar el
documento al funcionario
competente, se registra
en el mdulo del aplicativo
SIGA que corresponde
al reparto para el trmite
correspondiente.

Cundo?
Se presente un requerimiento de un ciudadano,
entidad pblica o privada.
Por solicitud de una autoridad competente.
Para cumplir con requisitos que ordene la legislacin.
Para obedecer a requerimientos de diferentes
sistemas.
Sea pedido por las diferentes dependencias.
Otros que sean de competencia de cada dependencia.

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Secretara General

Importante

El funcionario de la Dependencia basado en el derecho

de turno y los tiempos de respuesta, analiza la solicitud.

Se debe hacer acopio de la informacin necesaria para

proyectar la respuesta y entregar a quien corresponda
para su respectiva revisin.

Cuando la solicitud no sea clara se debe ampliar y/o

precisar el requerimiento.

El documento y la respuesta debe archivarse de acuerdo

a la serie, subserie o tipo documental al que pertenezca,
siempre y cuando sea un documento de archivo.

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Gestin Documental

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5. ORGANIZACIN DE LOS DOCUMENTOS

Integra los procesos archivsticos de Identificacin, Clasificacin,
Ordenacin y Descripcin de todos los documentos de la institucin y las
actividades orientadas para realizarlos.

EXPLIQUEMOS CADA UNO DE ELLOS

Identificacin documental:
Primera etapa que consiste en indagar,
analizar y sistematizar las categoras
administrativas, funcionales y archivsticas
de la entidad.

Clasificacin Documental:
Hace parte de la organizacin donde se determinan
las agrupaciones documentales (fondo, seccin,
series y asunto) que tienen como base la estructura
orgnico-funcional de la entidad. Este proceso tiene
una herramienta que facilita el desarrollo de esta
actividad y es la TRD.
SERIE: Grupo de unidades documentales de contenido y estructura homogneos, producidos
por un mismo sujeto productor como resultado de sus funciones. Ejemplo: ACTAS.
SUBSERIE: Unidades documentales que hacen parte de una serie pero por su contenido
y caractersticas especficas, se identifican separadamente. Ejemplo: Actas Subcomit
de autocontrol.
Las TRD son listados de SERIES y SUBSERIES con sus respectivos tipos
documentales, a las que se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del
CICLO VITAL de los documentos.2211600-PR-048.
Son fundamentales para la organizacin de los documentos en las diferentes fases
de archivo (gestin, central e histrico) ya que facilita su manejo, control y acceso
mediante los tiempos de retencin en ella acordados, garantizando la seleccin y
conservacin de los documentos que son de carcter permanente. Tambin contribuye
a regular las transferencias en las diferentes fases de archivo.
Las dependencias de la Secretara General actualmente cuentan con las TRD, aprobadas
en octubre del ao 2012.

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Secretara General

Ordenacin documental:
Es el lugar fsico en que se sitan los documentos dentro
de las series y en el orden inicialmente acordado.

Descripcin Documental:
Es la explicacin resumida del contenido del
documento previo anlisis del mismo.
En ste se deben disear instrumentos para
recuperar la informacin, como son: guas,
inventarios, catlogos e ndices, que debern ser
actualizados permanentemente.

Cmo organizar los documentos

La clasificacin se inicia con la apertura e identificacin de las cajascarpetas las cuales deben reflejar las series y subseries sealadas
en la TRD para cada dependencia.
Los tipos documentales
que integran las series
y subseries, estarn
debidamente foliados con el
fin de facilitar su ordenacin,
consulta y control.
No olvide que para foliar los
documentos se debe usar un
lpiz No. 2, respetar el orden
natural y registrar el nmero
en la margen superior
derecha.

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Gestin Documental

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Para la ordenacin, ubique los documentos de cada expediente

utilizando caja-carpetas cuyo contenido no sobrepase su capacidad
de 200 folios mximo.

La caja-carpeta debe identificarse de la siguiente manera:

Dep: Direccin Jurdica Distrital

Serie: PROCESOS Subserie: Procesos Judiciales
Nombre del expediente: Armando Rozo Snchez
Fecha Inicial: 26 11 2009 Fecha Final: 23 12 - 2009
Folios: 1 206 Caja: 1 Carpeta: 1 Tomo: N. A

stas se colocan a su vez en Cajas X-200 y d) Cajas X-300 que se

identifican de la siguiente manera:

Fondo SECRETARIA GENERAL

U. ADM DIRECCION JURIDICA
SERIE _______________________________
SUBSERIE ____________________________
CARPETAS DEL No. _________AL _________
FECHAS EXTREMAS_________A__________
CAJA No._______

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DEPSITO No. ________

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Secretara General

En el mobiliario de oficina, mediante un rtulo, se identificarn

las series y/o subseries que reposan en el mismo, como a
continuacin se ilustra:

FONDO: SECRETARA GENERAL ALCALDIA MAYOR DE BOGOT D.C.

UNIDAD ADMINISTRATIVA: NOMBRE DE LA OFICINA
SERIE (S): (Como se identifica en la TRD)

IMPORTANTE!

Mantener actualizado el FORMATO NICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

(FUID) 2211600-FT-018.
Las transferencias primarias y secundarias deben efectuarse de
conformidad con lo estipulado en la TRD y elaborar plan-cronograma
2211600-PR-052.
Los documentos de apoyo no se registran en la TRD 2211600-PR-048.

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Gestin Documental

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6. CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS

Es la accin que se realiza para acceder al contenido de la informacin de
uno o varios documentos.

Cundo consultar los documentos?

Una vez se inicia el ingreso de los
documentos en el SIGA, dependiendo de
los permisos que tenga el usuario de la
Secretara General puede acceder a la
informacin que se requiera en la base de
datos. SIGA CORRESPONDENCIA.

Cada encargado del archivo de gestin
de la dependencia respectiva es quien puede
gestionar el prstamo de los documentos y
el control de los mismos. El acceso se realiza
mediante el FUID 2211600- FT-018.

Se atienden las solicitudes de consulta, prstamo y devoluciones
de los documentos que se
encuentran bajo la custodia
del Archivo Central de la
Secretara General 2211600PR-050.

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Secretara General


Cuando se generan transferencias
documentales igualmente se puede
acceder a la informacin al SIGA
ARCHIVO, a partir del momento que
ingresan a ste.

Cmo se solicitan los documentos?

Para la consulta y prstamo de documentos se
puede:

Por medio de memorando 2211600 - FT-011
del jefe de la dependencia solicitante.

Por medio del formato: Solicitud De
Documentos cada vez que se presente una consulta
o prstamo de documentos en la dependencia
2211600-FT-021.

Recuerde que:

Todo usuario (entidad, dependencia, persona

natural, Estado colombiano) tiene derecho de
acceder al contenido de los documentos de archivo.
Los funcionarios no pueden destruir los documentos de archivo y cuando
tengan carcter confidencial, el acceso estar sujeto a las respectivas
autorizaciones. Tenga en cuenta stas y otras disposiciones contempladas
en el Cdigo Disciplinario nico, Ley 734 de 2002, artculo 34.
Se debe tener estricto cuidado en el manejo de los documentos con el
fin de prevenir su deterioro.

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Gestin Documental

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7. CONSERVACIN DE LOS DOCUMENTOS

Este proceso contiene las disposiciones de ndole preventiva y/o correctiva,
dirigidas a garantizar la integridad del documento fsica y funcionalmente
sin cambiar o modificar su contenido.

Dnde o cundo aplica?

En las diferentes fases del
recorrido del documento
como son: la correspondencia,
distribucin, archivo de gestin,
archivo central y archivo histrico.
Es importante la debida sealizacin
en los lugares por donde ste
transita o reposa.
Cada dependencia tiene bajo su responsabilidad
el equipo, mobiliario y unidades de conservacin
destinados a su archivo de gestin.

Y cmo evito el deterioro?

Restrinja el uso de material

metlico.
Evite la perforacin, el doblado de
documentos, el uso de cinta pegante,
anotaciones en originales, amarrar con pita
los documentos, sealizar con marcadores o
resaltadores.

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Secretara General

Prevea el espacio suficiente.

Solicitar a la empresa externa contratada que:
Utilice carpetas de prolipropileno para llevar
los documentos en los recorridos internos de la
correspondencia.
Use embalajes resistentes y rgidos para el
manejo de la correspondencia externa.

Para conservar
Segn el procedimiento del proceso Acopio, procesamiento tcnico y
servicio de la documentacin permanente y de inters de la ciudad,
2215100-PR-243 se deben realizar las siguientes actividades:

Limpie los documentos

Sanee el ambiente
Disponga fsicamente la documentacin en depsitos
Prepare los documentos para procesos tcnicos
Almacene los documentos
Diagnostique la documentacin a intervenir
Conserve y restaure
Digitalice y microfilme unidades documentales
Haga control de calidad
En cuanto almacenamiento
y conservacin que tiene
que ver con reas locativas,
equipo, mobiliario y unidades
de conservacin consulte
el Acuerdo AGN No.149 de
2000.

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Gestin Documental

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8. DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

Es la seleccin de los documentos dirigida a su conservacin temporal,
permanente o su eliminacin en cualquier fase del ciclo vital gestin,
central, histrico-. Se fundamenta en lo que se determin en las TRD.

Finalmente qu pasa con los documentos?

Dentro de las TRD formato 2211600 - FT - 014 en
la columna disposicin final est consignada qu tipo
de conservacin tendr la serie o subserie y estn
definidos los tiempos de retencin de las mismas.

Conceptos importantes:
Para evitar el deterioro del documento original cuando es de conservacin
permanente se deben adoptar otras formas de reprografa, como son:

Microfilmacin:
Tcnica que permite fotografiar documentos y obtener
pequeas imgenes en pelcula.

Digitalizacin:
Reproduccin de la informacin que se
encuentra de manera analgica (papel, video,
sonido, cine, microfilme y otros) a un medio
digital.

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Secretara General

Testigo documental:
Formato que registra en el documento del que
se extrae el material (plano, fotografa, medios
magnticos,etc.) el lugar donde va estar archivado
para su consulta. Igualmente, este material lleva
los datos del documento de dnde fue extrado
2211600-FT-677.

Cundo eliminar expedientes?

En los archivos de gestin esta decisin es vlida,
segn la valoracin que se haya hecho de la serie
que determinar la unidad administrativa que
conserva el original.

La eliminacin total del documento resulta de

la disposicin final sealada en las TRD cuando
los documentos pierden sus valores primarios
y secundarios y no se requiere ningn tipo de
conservacin. Para este procedimiento se hace
necesario el aval del Comit de Archivo y un
levantamiento de acta y determinacin de la
eliminacin.

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Gestin Documental

31

La seleccin documental

Es la escogencia de una muestra respresentativa de documentos

pertenecientes a una serie o subserie donde no se hace necesaria la
seleccin de toda la documentacin para la conservacin permanente y
su justificacin est definida en las TRD.

La conservacin total

Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente por su

disposicin legal o los que por su contenido informan sobre el origen
desarrollo, procedimientos, estructura y polticas de una entidad
productora y son un testimonio de su actividad y su legado. Igualmente,
se convierten en documentos con
un valor patrimonial e histrico. Son
herramientas importantes para la
investigacin, la ciencia y la cultura.
Estos son trasladados al archivo
histrico a travs de las transferencias
secundarias, los cuales podrn ser
consultados una vez estn organizados
y disponibles para el usuario.

32

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Secretara General

BIBLIOGRAFA
FONSECA Patricia, CALA Rosa Margarita y GALARZA Mauricio Andrs.
Tablas de retencin documental para las entidades distritales. Gua para
elaboracin, presentacin, aprobacin, aplicacin, seguimiento. Bogot:
Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot. Archivo de Bogot, 2011.
67 p.
GUA PARA LA ADMINISTRACIN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS
DE GESTIN EN LA SECRETARA GENERAL, ALCALDA MAYOR DE
BOGOT, D.C. Bogot: Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot.
(documento sin publicar).
NORMA TCNICA COLOMBIANA NTC-ISO 15489-1. Informacin y
documentacin. Gestin de documentos. Parte 1. Generalidades. Bogot:
ICONTEC, Archivo General de la Nacin, 2011. 26 p.
PRODUCCIN Y ELABORACIN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS:
MANUAL DE ESTILO. Bogot: Secretara General de la Alcalda Mayor de
Bogot, 2007. 100 p.
RODRGUEZ BAQUERO, Luis Enrique. Gestin documental enfocada a
procesos: orientaciones metodolgicas. Bogot: Secretara General de la
Alcalda Mayor de Bogot. Archivo de Bogot, 2012. 92 p.
TRIANA TORRES, Jorge William. Manual de Archivstica primera fase:
gua para la implementacin de un programa de gestin documental.
Bogot: Archivo General de la Nacin de Colombia, 2006. 186 p.
ZAPATA CRDENAS, Carlos Alberto. Gestin de archivos y documentos
electrnicos. En: Revista DE MEMORIA DEL ARCHIVO DE BOGOT, n 1,
2012, pp. 26-29.

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Gestin Documental

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Esperamos que esta cartilla sea una herramienta valiosa que, de una
manera fcil y entretenida, sirva a muchos para descubrir que el
documento, su creacin, su gestin y la informacin, se entrelazan
armnicamente en un concepto que cada da cobra ms importancia
y significacin para el crecimiento de las instituciones como es el de
Gestin Documental.
Los funcionarios de esta subdireccin estamos siempre dispuestos
para brindarles la informacin y orientacin que sean necesarias.
Igualmente, sus ideas y opiniones servirn para el enriquecimiento
de esta cartilla.

Los archivos son guas para andar el camino.

Sus trazos contundentes y claros posibilitan
confianza en el pensamiento, certeza en el
corazn y aseguran un individuo capaz de
transformarse a s mismo y a su entorno.

SECRETARA GENERAL