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ACTA DE CONSTITUCIN

DEL PROYECTO
Anlisis, Diseo e Implementacin
de un sistema ERP

ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO


ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO
PROYECTO

Anlisis, Diseo e Implementacin de un Sistema ERP

PATROCINADOR
PREPARADO POR:

Gerente General del B.I.T.S. 32. Luis Tello


Gerente de Proyecto de B.I.T.S. 32. Jhulber
Villar
PMO de SNV Jos Fernndez
Gerente General del B.I.T.S. 32. Luis Tello

REVISADO POR:
APROBADO POR:
REVISIN

DESCRIPCIN (REALIZADA POR)

FECHA

10 05 12

FECHA
FECHA

17 05 12
22 05 12
FECHA

01
02
NOMBRE DEL PROYECTO
Anlisis, Diseo e Implementacin de un sistema ERP:
Zephyros
OBJETIVOS ESTRATEGICOS DE LA ORGANIZACION
Optimizar los procesos de la Institucin
Pontifica Catlica del Per con la finalidad de
de reducir los costos operativos y financieros
en un 5% en los prximos 3 aos.

SIGLAS DEL PROYECTO


Zephyros
JUSTIFICACIN DEL PROYECTO
Implementar un ERP para
optimizar los recursos y agilizar
la comunicacin entre los
principales procesos de la
Institucin Pontifica Catlica
del Per que logre reducir en
un 3% los costos operativos y
financieros en los prximos 2
aos.

BREVE DESCRIPCIN DEL PRODUCTO O SERVICIO DEL PROYECTO


El producto del proyecto consiste en implementar un ERP para que la Pontifica Universidad
Catlica del Per pueda administrar mejor sus recursos y procesos para poder maximizar sus
utilidades.
El Producto consta de los siguientes mdulos:

Mdulo de Contabilidad
Mdulo de Cuentas por Pagar
Mdulo de Cuentas por Cobrar
Mdulo de Ventas
Mdulo de Compras
Mdulo de Inventarios

FACTORES CRITICOS DE XITO DEL PROYECTO

Disponibilidad de recursos por parte de la Pontificia Universidad Catlica del Per.


Facilidad de acceso al repositorio de informacin del proyecto.
Respaldo de la alta direccin de la Pontificia Universidad Catlica del Per.
Apoyo total por parte de la Gerencia General de la Empresa.
Disponibilidad de personal capacitado con las competencias requeridas.

ALCANCE PRELIMINAR
Los siguientes mdulos sern implementados:
1. Mdulo de Contabilidad.
Llevar un registro organizado de los asientos contables.
Mantener los parmetros contables necesarios para los procesos del rea.
Generar reportes de estados financieros: libro diario, estado de ganancias y prdidas,

balance general.
2. Mdulo de Cuentas Por Pagar
Registrar pagos de deudas.
Consultar pagos de deudas.
Mantener cronogramas de pagos, anticipos y documentos de pago generales.
Generar reportes de pagos pendientes e histricos por proveedores
3. Mdulo de Cuentas Por Cobrar
Actualizar el estado de las facturas.
Actualizar el saldo deudor del cliente.
Refinanciar la deuda del cliente.
Distribuir a los cobradores por zonas.
Generar reportes de la cartera de cobradores y clientes morosos.
4. Mdulo de Ventas
Registrar la informacin de los clientes.
Registrar la lista de precios de todos los productos y para cada cliente en funcin de un

calificativo.
Registro de vendedores para tener un seguimiento de las ventas realizadas.
A partir de estos tems anteriores, se generar la cotizacin para los clientes.
Generar orden de pedido o de ventas que tendr lo que contiene lo solicitado en la
orden de compra del cliente.
Registrar la venta, indicando si la venta fue al crdito o al contado.
En una sola transaccin pueden haber como mximo dos formas de pago.
Se generarn dos documentos de pago, como boleta y factura.
Se podr generar la nota de crdito y considerarla como documento de pago al contado.
La nota de crdito ser usada una sola vez.
Generar ofertas y combos para la venta de ciertos productos.
No se vern campaas de marketing.

5. Mdulo de Compras
Generar rdenes de compras.
Verificar orden de pedido.
Solicitar cotizaciones.
Registrar gua de remisin.
Registro de proveedores.
Agrupar los pedidos.
Verificar el estado de los documentos pertenecientes al flujo.
Generar reportes de compras.
6. Mdulo de Inventarios
Control de las entradas y salidas del almacn.
Emitir guas de remisin.
Registrar devoluciones.
Verificar estados de los artculos.

OBJETIVOS DEL PROYECTO


CONCEPTO

ALCANCE

TIEMPO

COSTO

OBJETIVOS

Cumplir con la implantacin


total del producto, cubriendo el
100% de las funcionalidades
detalladas.
Concluir el proyecto en el plazo
solicitado por el cliente, el cual
es de 12 meses.
Cumplir con el presupuesto
estimado del proyecto, el cual es
de S/. 76,604.00.

CRITERIOS DE XITO

Aprobacin del desarrollo por parte del


patrocinador.

Concluir el proyecto en el tiempo pactado.

No exceder el presupuesto del proyecto.

RESTRICCIONES DEL PROYECTO


DE COSTOS:
El costo del proyecto no debe exceder los S/. 76,604.00.
Se permite hasta un mximo de S/. 6,000 para ejecutar planes de contingencia.
DE TIEMPOS:
El proyecto no debe extenderse ms de 12 meses.
DE PERSONAL:
El desarrollo del sistema solo podr ser llevado a cabo en horario laboral, el cual es de lunes a
viernes de 9 a 1 pm y de 2 a 6 pm. Se encuentran excluidos los das no laborales designados por
ley.
SUPUESTOS DEL PROYECTO
No est incluido ninguna migracin de informacin.
El monto aprobado para los planes de contingencia no ser modificado durante el
periodo de ejecucin del proyecto.
Las operaciones normales de la empresa no van afectar el tiempo disponible del
personal para el proyecto.

INTERESADOS CLAVES Rector de la Pontificia Universidad Catlica del Per.


Gerente General de la Pontificia Universidad Catlica del Per.
Decano de la Facultad de Ingeniera Informtica.
Jefe de Sistemas y Equipos del rea de Sistemas de la Facultad de ingeniera
informtica.
Analistas Funcionales de la Facultad de Ingeniera Informtica.
Gerente General de B.I.T.S. 32 Luis Tello.
Jefe de Control de Calidad de la Pontifica Universidad Catlica del Per.
Gerente de Finanzas de B.I.T.S. 32 Juan Prez.
Jefe de Proyecto y equipo de Proyecto de B.I.T.S. 32.
PMO de B.I.T.S. 32 Jos Fernndez
DESIGNACIN DEL PROJECT MANAGEMENT DEL PROYECTO
NOMBRE:
NIVELES DE AUTORIDAD
Jhulber Villar Rodrguez
Exigir el cumplimiento de la implantacin del
Gerente General de B.I.T.S. 32. proyecto.
REPORTA A:
Luis Tello.
Exigir el cumplimiento de los tiempos
establecidos.
SUPERVISA A: Equipo del proyecto
PRINCIPALES RIESGOS DEL PROYECTO
Falta de Compromiso del Cliente.
Retraso en la entrega de documentos por parte de los analistas funcionales de la
Facultad de Ingeniera Informtica.
No disponibilidad de recursos de la Facultad de Ingeniera Informtica.
La Arquitectura mal diseada.
Curva de aprendizaje alta debido a las herramientas seleccionadas por el cliente.
Problemas con acceso al repositorio de informacin del proyecto.
Modificacin de alcance.

HITOS PRINCIPALES DEL PROYECTO


Aprobacin del cronograma de trabajo.
Aprobacin del catlogo de requisitos.
Aprobacin de documentos de anlisis, diseo y arquitectura.
Sistema integrado al 100% y debidamente probado.

PRESUPUESTO PRELIMINAR DEL PROYECTO


CONCEPTO

MONTO (S/.)

Infraestructura
Equipo de Trabajo

4,000
70,000

Otros Gastos
Total

2,604
76,604

REQUERIMIENTOS DE APROBACIN DEL PROYECTO


Factores Crticos de xito del
Evaluador
Proyecto.
-

Soporte tcnico
permanente por parte de
Pontificia Universidad
Catlica del Per.
Disponibilidad de
recursos segn la
programacin
establecida.
Disponibilidad de
personal capacitado con
las competencias
requeridas.

Firma el Cierre del Proyecto

Jefe de Sistemas Pontificia


Universidad Catlica del Per

Gerente de Finanzas de
B.I.T.S. 32 Juan Prez.

Gerente General de Pontifica


Universidad Catlica del Per
Oscar Maldonado Garca.

Gerente de Recursos
Humanos B.I.T.S. 32.

PATROCINADOR DEL PROYECTO


EMPRESA

NOMBRE

Ing. Juan Prez.

B.I.T.S. 32.

CARGO

Gerente de Finanzas