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PRESENTACIN

El informe trata sobre el Control una de las funciones administrativas. Esta es


la ltima etapa del proceso administrativo el cual tiene la siguiente secuencia:
Planificacin, Organizacin, Ejecucin y Control.
Mediante el control se puede realizar la correccin, medicin y verificacin del
rendimiento de los subordinados en el cumplimiento de las responsabilidades
asignadas con la finalidad de alcanzar los objetivos y metas de la institucin u
organizacin.
En todo proceso administrativo se ha necesario el control de las actividades
planteadas para observar el cumplimiento de las mismas y establecer las
correcciones necesarias si es el caso para ello es fundamental tener en
consideracin los planes establecidos y la estructura de la organizacin de tal
forma que nos permita tomar las medidas adecuadas para el cumplimiento de
los objetivos.

INTRODUCCIN
El control ha sido definido bajo dos grandes perspectivas, una perspectiva
limitada y una perspectiva amplia. Desde la perspectiva limitada, el control se
concibe como la verificacin a posteriori de los resultados conseguidos en el
seguimiento de los objetivos planteados y el control de gastos invertido en el
proceso realizado por los niveles directivos donde la estandarizacin en
trminos cuantitativos, forma parte central de la accin de control.

Bajo la perspectiva amplia, el control es concebido como una actividad no slo


a nivel directivo, sino de todos los niveles y miembros de la entidad, orientando
a la organizacin hacia el cumplimiento de los objetivos propuestos bajo
mecanismos de medicin cualitativos y cuantitativos. Este enfoque hace
nfasis en los factores sociales y culturales presentes en el contexto
institucional ya que parte del principio que es el propio comportamiento
individual quien define en ltima instancia la eficacia de los mtodos de control
elegidos en la dinmica de gestin.

Todo esto lleva a pensar que el control es un mecanismo que permite corregir
desviaciones a travs de indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un
contexto social amplio, a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos claves
para el xito organizacional, es decir, el control se entiende no como un
proceso netamente tcnico de seguimiento, sino tambin como un proceso
informal donde se evalan factores culturales, organizativos, humanos y
grupales.

El CONTROL
La funcin administrativa de control es la medicin del desempeo de las
actividades de los subordinados, para asegurarse de que todos los niveles de
objetivos y los planes diseados para alcanzarlos se estn llevando a cabo. Se
debe tener presente, que la responsabilidad primordial del ejercicio del control
recae en todo administrador que tiene a su cargo la ejecucin de planes.
1.- DEFINICN DE CONTROL
Es el conjunto de procedimientos, medidas y mtodos que se establecen y/o
aplican, para salvaguardar los recursos materiales financieros y potencial
humanos, asegurar el cumplimiento de las disposiciones legales reglamentarias
y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.
En una empresa, institucin y en todo los sectores pblicos y privados ejercen
control tanto el capataz como el jefe de oficina el subgerente, gerente, director
y subdirector y otros que organizadamente cumplen dicha funcin.
En el sector pblico se ha establecido con similares fines el sistema nacional
de control
Control es determinar lo que se esta haciendo, esto es, evaluar el desempeo y
si es necesario aplicar medidas correctivas, de manera que el desempeo este
de acuerdo con los planes.
Control es el proceso de verificar que las actividades de la organizacin se
estn desarrollando de acuerdo como se planificaron y aplicar los correctivos si
el caso lo amerita.
El control implica verificacin y correccin; la primera con relacin a que hacen
las personas y la correccin relacionada con los objetivos. El esta y debe estar
presente durante todo el proceso administrativo. Es una actividad continua e
ininterrumpida que se adapta a la dinmica de la empresa. No existe ni tiene
sentido sin la planificacin, Organizacin y ejecucin. Constituye un medio de
mejoramiento humano y no un fin.

Elementos fundamentales del control


a.- Las leyes, los reglamentos y normas que regulan el funcionamiento de las
entidades.
b.- La comprobacin del cumplimiento de las leyes, reglamentos, normas,
metas y objetivos para permitir la evaluacin de la gestin de la entidad.
c.- Las acciones correctivas que incluyen recomendaciones para mejorar la
administracin y/o la aplicacin de sanciones a los servidores que resulten
responsables de las irregularidades.
Segn KOOTNZ y ODONNEL, los principios para el control efectivo pueden
agruparse en tres tipos bsicos, que son los siguientes:
a) Por su propsito y su naturaleza el control debe:
-

Basarse en objetivos para saber lo que debe conocerse y saber hacia


donde deben orientarse las acciones correctivas necesarias. Los
objetivos permiten que

el personal adquiera la capacidad de auto

dirigirse.
-

Ser eficiente para detectar la separacin entre lo planificado y lo


realizado, para evitar que las tcnicas administrativas se vuelvan
costosas, complejas y gravosas.

Ser de responsabilidad directriz para ejercer sus importantes funciones


especialmente en la toma de decisiones estratgicas.

Tener proyeccin hacia el futuro basndose en los hechos presentes y


pasados.

Establecer medios directos de informacin y anlisis para garantizar la


calidad de las labores de todo el personal

b) De acuerdo con la estructura organizativa y los planes, el control:


-

Debe estar basado en planes, y no en actos derivados de inspiraciones


momentneas que garanticen el logro de las metas.

Tiene que adaptarse a la organizacin administrativa de la institucin

Debe ser individual al rea o unidad administrativa, por que cada una de
ellas tiene problemas directrices particulares, no obstante debe basarse
en criterios universales

c) Por su proceso, el control debe:


-

Aplicar estndares y normas confiables.

Conocer los aspectos estratgicos de empresa.

Debe hacer llegar al director slo la informacin importante que le evite


perder tiempo y le facilite tomar las decisiones importantes.

Debe ser flexible para que se adapta a los cambios de las estructuras
administrativas y no estas al sistema de control.

Debe someterse a revisiones peridicas para mantenerse actualizado.

Debe ser til por la calidad de los hechos y la oportunidad con que sean
informados.

Debe ser activa para corregir las desviaciones con relacin a lo


planificado.

2.- PRERREQUISITOS DEL CONTROL:


Deben existir 2 prerrequisitos importantes antes que cualquier administrador
pueda disear o mantener un sistema de control, estos son:
-

La existencia de los planes.

La existencia de una estructura de organizacin

2.1.- Los controles requieren planes.


Es evidente que para poder utilizar una tcnica de control o para poder
disear un sistema los controles deben basarse en planes; y conforme ms
claros, completos e integrados sean estos, ms efectivos sern los
controles. No hay forma en que los administradores puedan determinar si
unidad de organizacin esta logrando lo que se desea y espera si no
conoce primero que es lo se espera.
Los controles son el reverso de la planeacin. Primero lo administradores
planea; despus, los planes se convierten en los estndares que permiten
medir las acciones deseadas. Esta verdad simple tiene diversos significados
en la prctica. Uno de ellos es que todas las tcnicas importantes de control
son, en primera instancia, tcnicas de planeacin. Otro aspecto es que
resulte intil intentar disear controles sin tomar en consideracin antes que
nada los planes y la forma en que se elaboran (esto se ilustra mejor en el

caso de los presupuestos que es a la vez un tipo de plan y una forma de


control).
2.2.- Los controles requieren una estructura clara de organizacin:
El propsito de control es medir actividades y emprender acciones para
asegurar que se logren los planes; en este sentido se debe saber tambin
en que parte de la empresa recae la responsabilidad por las desviaciones
de los planes y por la iniciacin de acciones para corregirlas. El control de
las actividades opera a travs de personas. Pero no es posible saber en
donde se encuentra la responsabilidad por las desviaciones y las acciones
requeridas si las responsabilidades de la organizacin no son claras y
definas por lo tanto, un prerrequisito importante de control es la existencia
de una estructura de organizacin y al igual que en el caso de los planes,
ms efectivas pueden ser las acciones de control si es ms clara, completa
e integrada la estructura de la organizacin, pues es necesario conocer en
donde recae la responsabilidad del problema.
3.- PROCESO DE CONTROL
El proceso de control comprende las siguientes etapas:
a) Establecimiento de Normas
Las normas son criterios establecidos con los cuales van a compararse los
resultados pueden ser fsicas y representar cantidades de productos,
unidades

de

servicios,

horas-hombre,

velocidad,

volumen,

montos

monetarios, etc. Ej.: Carpetas que deben adquirirse o repararse, pginas


que deben mecanografiarse, etc. Las normas no fsicas tambin, como
lealtad, honradez, moral. En estos casos se establecer tcnicas de
medicin intangibles como actitudes, casos, quejas, etc.
Por ejemplo que el personal cumpla con el horario establecido por la
institucin, responsabilidad y puntualidad en la ejecucin de sus labores
establecidas.
La adquisicin de una cierta cantidad establecida de libros por la institucin
educativa a cargo de una comisin.

b) Medicin de lo que se ha hecho:


En este paso se toma informacin de lo que se ha logrado. Habra que
indicar que trabajos operativos son ms fciles de medir que los trabajos
tcnicos y estos que los puestos de direccin. La produccin de una
secretaria es ms fcil de medir que de un coordinador acadmico y el de
este que el de un director del centro educativo.
Es un centro continuo cuya frecuencia depende del tipo de actividad; que
puede ser: diario, semanal, mensual, etc.
Las tcnicas e instrumentos a emplearse pueden ser: observaciones
personales, datos estadsticos, informes verbales o escritos, registros, etc.
Por ejemplo el control de las actividades establecidas en la adquisicin de
los libros se vaya cumpliendo de acuerdo a la asignacin de las
responsabilidades del personal integrante de la comisin.
c) Comparacin de los resultados con los estndares o normas
establecidas: Una vez que se ha obtenido la informacin sobre lo
realizado, se compara el resultado con la norma o estndar. Aqu se
evala el funcionamiento y se trata de establecer un rango de variacin
aceptable de las actividades, en el sentido de que recin cuando se
presentan una desviacin excesiva es cuando debe merecer la atencin
de la direccin. En algunas actividades, de secretaria por ejemplo,
pequeas desviaciones pueden aceptarse dentro de la tolerancia; en
cambio en contabilidad, registro de calificaciones, control de materiales,
pequeos errores pueden ser graves.
Es decir que las actividades programadas se cumplan de acuerdo a las
normas establecidas evitando errores por ejemplo: dentro de la adquisicin
de los libros el presupuesto asignado debe respetarse.
d) Adopcin de acciones correctivas:
-

Si el anlisis comparativo efectuado, al encontrarse desviaciones


importantes, deben adoptarse acciones inmediatas y enrgicas, como
por ejemplo:

Corregir el desempeo real de la organizacin que puede significar


cambio en la motivacin, en el mtodo, las polticas de trabajo.

Revisar o modificar la norma o estndar que puede haber sido


defectuosamente planteada.

4.- TIPOS DE CONTROL


El control por su naturaleza debe estar presente durante todo el proceso
administrativo. Debe haber control de las planificaciones, control de la
organizacin, control de la direccin y tambin control del control. Por la
oportunidad con la que se explica, existen los siguientes tipos de control:
4.1.- Segn El Momento En Que Se Ejerce El Control:
a) Control Previo.
Denominado tambin control preliminar y tiene lugar antes de que
se inicien las operaciones, e incluye la creacin de polticas,
procedimientos, y reglas diseadas para asegurar que las
actividades planeadas sean ejecutadas con propiedad.
Por

ejemplo:

que

las

normas

(reglamento

interno)

procedimientos de las actividades a realizar estn bien formulados


de modo que facilite su cumplimiento y ejecucin
b) Control Concurrente.
El control se realiza paralelamente al desarrollo de la actividad.
Por ejemplo: en le caso de la supervisin directa de una jefe.
Es decir cuando una autoridad encargada de supervisar por la
UGEL realiza una visita a la direccin de una institucin educativa
con la finalidad de observar que tengan todos los documentos
respectivos (PEI, PCIE, PAT) durante el perodo lectivo o
acadmico.
c) Control Posterior
El control se realiza despus que se ha desarrollado la actividad.
Se le llama tambin control de resultados, tendiente a verificar y
evaluar la eficacia, as como la veracidad y la legalidad de las

actividades. Por ejemplo: cuando se efectan auditorias o


exmenes especiales.
Al culminar la implementacin de la infraestructura de una
institucin educativa se realiza una auditoria para verificar que los
recursos han sido utilizados adecuadamente.
4.2.- Segn El Nivel Donde Se Aplica:
d) De Polticas: cuando se aplica al ms alto nivel. Ejm: En una
institucin educativa el control de la direccin por parte de la
UGEL.
e) De Decisin: cuando se aplica

a los niveles donde se toma

decisiones importantes. Como por ejemplo en las jefaturas de


rea.
f) De Operacin: con los niveles operativos donde se cumplen los
planes, procedimientos, normas, etc. Como por ejemplo los
docentes en sus respectivas reas.

P
D
O

4.3.- Segn la periocidad con que se efecta:


g) Control Rutinario: o cotidiano, que se efecta paralelamente
sobre todas las actividades o sobre las reas estratgicas.
Por ejemplo cuando los docentes firman su control de asistencia en
la direccin en el cumplimiento de sus actividades acadmicas.

h) Control Peridico: aplicado de manera espordica cada cierto


tiempo segn

conveniencia, indicios o requerimientos de

informacin. Como por ejemplo la supervisin de un docente en


fechas programadas con anticipacin.
4.4.- Segn El Tipo De Actividades Bsicas De La Entidad:
i) Control

Administrativo:

efectuados

sobre

las

diversas

operaciones y actos administrativos de la entidad (personal,


abastecimiento, planificacin, organizacin, etc.). Por ejemplo el
control del cumplimiento de las actividades de la secretaria.
j) Control Financiero: tendiente a cautelar el patrimonio y uso de
los fondos y promover su eficacia y eficiencia en las operaciones
financieras. Por ejemplo: la correcta utilizacin del presupuesto
en las diferentes actividades programadas

en una institucin

educativa.
k) Control Tcnico: destinado a verificar la calidad, normalidad,
veracidad, etc., de las diferentes actividades acadmicas o
tcnico pedaggicas que realice la entidad educativa. Por
ejemplo: Verificar que los docentes cumplan con el diseo
curricular establecido por la institucin educativa.
4.5.- Segn El Elemento Que Ejerce El Control:
a) Control Interno: cuando es efectuado por los propios directivos
(previo y concurrente) o por un rgano especializado de la propia
entidad (inspectoras, rganos de control, etc.). Por ejemplo el
CONEI (Consejo educativo institucional) puede observar el
cumplimiento eficaz de las labores acadmicas y administrativas
de una institucin educativa.
Es el conjunto de procedimientos, medidas y mtodos coordinados
que se establecen en una entidad, para salvaguardar sus activos,

asegurar el grado de confiabilidad de los datos contables y verificar el


cumplimiento

de

las

disposiciones,

las

metas

objetivos

programados. Es importante porque:


a.- Permite salvaguardar el patrimonio de la identidad, tales como
dinero en caja y bancos, inventario de materiales, mueble y enseres,
etc., asegurando su integridad y evitando se haga uso indebido del
mismo.
b.- Permite la toma de decisiones en base a una informacin
financiera y administrativa correcta y segura, es decir confiable.
c.- Evita que se contraigan obligaciones o deudas superiores a la
capacidad de pago.
d.. Permite evaluar la eficiencia administrativa en cuanto al logro de
sus metas y de acuerdo a su programacin.
Toda entidad realiza control interno, que puede ser: Previo,
concurrente y posterior (evaluacin)
b) Control Externo: cuando es ejercido por elementos externos de
la entidad, y que dependiendo del nivel e importancia de la
entidad, puede hablarse de un control poltico ejercido a travs de
los medios de comunicacin, los partidos polticos, los grupos de
presin, de control jurdico, por el poder judicial y legislativo; y de
control d e resultados, a travs de la contralora u rganos
especializados. Por ejemplo las comisiones que la UGEL asigna
para fiscalizar o supervisar las actividades acadmicas y
administrativas.
Es el conjunto de procedimientos, medidas y mtodos coordinados,
aplicados a una entidad por la contralora general de la repblica con
el fin de comprobar y evaluar el cumplimiento de las disposiciones
correspondientes y las

metas u objetivos programados. Es

importante porque:
a.- Permite cautelar los intereses del estado, en el sector pblico
nacional, en las entidades mixtas o asociadas y en aquellos que
reciben fondos del gobierno sean cual fueren su naturaleza jurdica.

b.- Permite a la contralora general de la repblica aplicar las


acciones correctivas necesarias y las correspondientes sanciones a
que hubiera lugar en las entidades sujetas a control como
consecuencia de las auditorias practicadas.
5.- TCNICAS E INSTRUMENTOS DE CONTROL.
5.1.- Presupuesto:
Se usan para el control administrativo. Son planes para un periodo futuro en
trminos numricos financieros como un presupuesto

de ingreso y capital; o

en trminos numricos no financieros como un presupuesto de horas de mano


de obra, materiales, unidades de produccin. De esta manera, a travs del
presupuesto se permite al administrador saber que capital ser gastado, por
quien, en que, etc.
5.2. El Control De Operaciones:
Esta muy ligado al control concurrente y es parte integral de la funcin de
administracin de las operaciones.
El xito y la permanencia de una organizacin en el mercado dependen de que
produzca bienes o servicios con eficacia y eficiencia. En este sentido, los
controladores en el rea operativa tienen que ver con la produccin y el apoyo
logstico necesario para dicho proceso.
El control de operaciones presenta dos formas:
1. control de cantidad
2. control de calidad
5.3.- Auditoria:
La auditoria es el examen objetivo y sistemtico de las operaciones financieras
y administrativas, realizado por profesionales con posterioridad a su ejecucin,
con la finalidad de evaluarlas, verificar y elaborar un informe que contenga
observaciones, conclusiones, recomendaciones y el correspondiente dictamen.

Ente los instrumentos de control ms conocidos tenemos:


a) El Diagrama de Gantt:
Es un instrumento de control mediante el cual se registra y obtiene
informacin sobre el avance de proyectos o actividades. Proporciona datos
sobre lo que se debe hacer, quien l debe hacer, cuando, su aplicacin y
diseo son flexibles.
Tiempo (meses)
Actividades Responsable
y pasos

A
B
C
D
E

JL

b) La Observacin Personal:
Se puede observar cantidad, calidad, proceso general del trabajo y actitudes
del personal. Tiene la desventaja que consume mucho tiempo de la persona
que controla y puede interpretarse como fiscalizacin y vigilancia.
c) los Informes:
Pueden ser verbales y escritos. Las verbales mediante entrevistas o reuniones
de trabajo informales que ayuden a conocer el avance y dificultades y discutir
las correcciones. El contacto personal es muy valioso. Son de mayor utilidad si
se complementan con resmenes escritos de lo tratado o acordado.
Los informes escritos se utilizan para dar a conocer lo que se hace y
recomendar medidas para la toma de decisiones del jefe.
Existen otros tipos de instrumentos como las hojas de seguimiento de
mensajes, ordenes, tareas, correspondencia, etc.

CONCLUSIONES

El control es una funcin administrativa: es la fase del proceso


administrativo que mide y evala el desempeo y toma la accin
correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso
esencialmente regulador.

La aplicacin de un control en las organizaciones busca atender dos


finalidades principales: Corregir fallas o errores existentes: Y Prevenir
nuevas fallas o errores de los procesos.

Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como una unidad y
aplicarse en todo tiempo a la empresa, pudiendo clasificarse en: Control
Preliminar, Control concurrente, Control posterior

El control se apoya en la comprobacin, fiscalizacin e inspeccin de las


variables organizativas para descubrir desviaciones reales o potenciales
que influyen o pueden llegar a influir sobre los objetivos de la empresa.

La aplicacin del control a una unidad, elemento, proceso o sistema


puede generar distintos beneficios y logros, sin embargo, su aplicacin
indistintamente del proceso que se quiera "controlar" es importante
porque establece medidas para corregir las actividades, de forma que se
alcancen los planes exitosamente, se aplica a todo; a unidades, a
personas, y a los actos, determina y analiza rpidamente las causas que
pueden originar desviaciones, para que no vuelvan a presentar en el
futuro, localiza los sectores responsables de la administracin, desde el
momento en que se establecen las medidas correctivas, proporciona
informacin acerca de la situacin de la ejecucin de los planes,
sirviendo como fundamento al reiniciarse en el proceso de planeacin,
reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores, su aplicacin incide
directamente

en

la

racionalizacin

de

la

administracin

consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos


de la empresa.

REFERENCIA BIBLIOGRAFA
Rodas Huertas, J. Manual

de Autoaprendizaje

de Legislacin y

Administracin Educativa. EFCAF. p. 166-173.


Garcilazo Maldonado, A. 1990 Administracin Educativa Ed. Bellido. Lima.
p. 87-88.
Chiavenatto, Adalberto. 1992 Administracin: Proceso Administrativo Ed.
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Internet: Obtenido de:

http://www.monografias.com/trabajos14/control/control.shtml#tecni

http://www.monografias.com/trabajos12/cofas/cofas.shtml#conclu

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