GESTION DE CALIDAD

TRABAJO COLABORATIVO DOS

JORGE EDUARDO PREZ ORTEGA

C.C 74183984
Grupo: 301104_61

TUTOR
GOMEZ JOSE DANIEL

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA

Escuela de Ciencias Bsicas e Ingeniera
CEAD SOGAMOSO
UNAD

3. Determinar la secuencia (orden de los procesos) e interaccin de los

procesos (relacin entre las salidas de un proceso con las entradas de otro
proceso).

Relacin de procesos por pasos:

ASSALUD, siendo el punto de partida determina los mecanismos idneos para

realizar y llevar a cabo todos los tems necesarios para desarrollar su actividad y la
relacin entre unos y otros procesos:

1. - atendiendo la legislacin farmacutica vigente, se tiene implementado el

siguiente Modelo de Gestin para el manejo de los medicamentos e insumos que
se comercializan en la Droguera Assalud:

-Se procede a realizar una SELECCIN DE PROVEEDORES, los cuales deben

cumplir con un mnimo de caractersticas especficas y as de esta manera inferir
que los proveedores cuentan y cumplen con los requisitos de ley, por tanto:

-Los proveedores de Assalud se caracterizan por ser Depsitos Mayoristas de

Medicamentos de reconocida trayectoria.

Los proveedores

cuentan con la Documentacin requerida de los

depsitos mayoristas:

Registro en Cmara de Comercio.

Autorizacin de funcionamiento de la respectiva autoridad sanitaria del

lugar

donde

se

encuentre

(Departamento o Municipio).

instalado

el

establecimiento

mayorista

Modelo de Gestin del Servicio Farmacutico Mayorista.

Cumplindose el tem anterior daramos por terminada la primera seccin del

proceso para dar continuacin a la adecuacin del lugar donde se van a guardar y
almacenar los medicamentos entregados por los proveedores.

2. - Se establece UN LUGAR O INSTALACIONES, dichas instalaciones deben

contar con un acondicionamiento higinico y sanitario de la siguiente manera:

- Paredes, pisos y techos: De material impermeable, uniforme.

-De fcil Limpieza, resistentes a factores como humedad y temperatura.

-La droguera cuenta con buena iluminacin y ventilacin artificial para una mejor
identificacin, adecuacin y conservacin de los medicamentos e insumos.

-Higiene y limpieza: Las estanteras y los sitios destinados para el almacenamiento

de los Medicamentos e insumos permanecen limpios y en perfecto estado, as
como tambin los pisos, paredes, techo y en general toda la droguera en aras de
mantener un excelente control de Sanitario e Higinico.

Este tem no termina all, toda vez que va de la mano con el proceso de Aseo e
Higiene:

-Barrido Mecnico de materia orgnica con trapo, cepillo o trapeadora y

posterior limpieza con agua y jabn.

-La limpieza de pisos, se realiza diariamente antes de iniciar la jornada de trabajo.

-La limpieza general de paredes y techos se hace una vez por semana.

-La limpieza inicialmente se realiza con trapeadora hmeda para recoger el polvo
y partculas iniciando en las reas ms limpias y terminando en las ms sucias.

-se utilizan desinfectantes as como implementos en perfecto estado e

higienizados.

Debemos tener en cuenta que estos mtodos como la higiene, se toman como un
hbito sumamente importante dentro del desarrollo de la actividad prestada o por
su objeto social de Assalud, toda vez que

se busca mantener y evitar la

prevencin de algunas enfermedades y as evitar su posible propagacin.

Realizada toda esta actividad, proseguimos al siguiente paso el cual consiste en:

3. - SELECCIN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS.

Este paso es prioritario, dada la importancia de los mismos, dado que es en base
a estos que se desarrolla toda la actividad en general, de aqu parte y nacen todos
los tems, como tambin su proceso de inicio y de terminacin a pesar que se
repiten constantemente.

-Primero: Assalud, comercializa los medicamentos y dispositivos Mdicos bsicos

para atender las necesidades de la distinguida clientela en nuestra rea de
fluencia.
Se tiene un listado de medicamentos y dispositivos mdicos que se Comercializan
de acuerdo con su accin teraputica y definindolos por nombre genrico, forma
farmacutica y grupo farmacolgico.

-Segundo: para mantener un control de cantidad de medicamentos que se

necesitan, se tiene un libro de registro de faltantes que se consolida diariamente
para la Adquisicin de medicamentos y dems insumos.

-Tercero: Para estimar las necesidades de medicamentos de alto consumo y

existencias en inventario, se tienen en cuenta los consumos histricos aplicando el
formato de estimacin de necesidades.
Hay que tener en cuenta que para subsanar estas necesidades, Assalud se
comunica va telefnica con sus proveedores para retroalimentar rpida y
eficazmente los medicamentos e insumos que faltasen o empiezan a escasear.

De esta manera se logra un equilibrio entre la cantidad de productos que hay y la

demanda que hay por parte de los clientes o usuarios, logrando as satisfacer sus
necesidades.

No obstante esto no se puede llevar a cabo sino se efecta el siguiente paso

dentro del proceso.

4. -Assalud cuenta con un RECEPCIN ADMINISTRATIVA de medicamentos e

insumos, en donde el personal se encarga de recibir los diferentes pedidos,
posteriormente Verificamos los productos que llegan a la Droguera por medio de
la orden de adquisicin y la factura; se confrontan las cantidades llegadas con las
cantidades pedidas, los precios y el cumplimiento de las condiciones pactadas de
entrega entre el proveedor y la Droguera.

De igual forma se verifica en presencia de la compaa transportadora las

Condiciones de las cajas que contienen los productos, (cajas hmedas, en mal
estado,

con

apariencia

de

haber

sido

manipuladas),

realizando

las

correspondientes observaciones y dejndolas por escrito en la gua de la

trasportadora.

Esto en aras:
-Que lleguen los medicamentos realmente solicitados.
-Que las cajas y envases no hayan sido manipulados.

-Que los insumos estn en perfectas condiciones.

A su vez se Realiza un Recepcin Tcnica, la cual consiste en verificar:

Fecha de vencimiento. (Debe ser superior a 1 ao o al 80 % de su vida til)
Nmero de Lote.
Registro Sanitario.
Nombre del fabricante.
Caractersticas fsicas y organolpticas del producto, etiquetas,

empaques y

envases.

NOTA: Los empaques, envases y etiquetas hacen parte del medicamento y

cualquier deterioro en los mismos es motivo de rechazo. En caso de tener
medicamentos e insumos de alto consumo y existencias en inventario, se
considerar la incorporacin de las tablas militares de seleccin y muestreo
estadstico, ya que la inspeccin no se puede realizar al 100% de los productos.

Sin embargo, esto no significa que se reciban productos de mala calidad o no se

revisen todos, dado que hay elementos los cuales solo se pueden verificar por su
parte externa, dado que si se abren perdern su legitimidad.

Realizado este proceso con la respectiva minucin que amerita el caso, se

proceder a ejecutar el siguiente paso dentro del proceso.

5. - ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS:

Existen diversas maneras de clasificar y organizar los medicamentos e insumos.
-En el caso de Assalud, se utiliza el mecanismo conocido como grupo morfolgico
y adems se utiliza el sistema FIFO, (primeros que ingresan primeros que
dispensamos), para esto tenemos en cuenta:

La revisin mensual de fechas de vencimiento de los medicamentos e insumos

semaforizando las fechas menores de 6 meses.

6. -Llevada a cabo la organizacin y terminada la clasificacin se procede a

realizar EL INGRESO DE LOS MEDICAMENTOS E INSUMOS EN NUESTRO
SISTEMA DE INFORMACIN (KARDEX), consignando:

ENTRADAS Cantidades
SALIDAS Valor Unitario
SALDO Valor Total

7. - El ltimo pas para la terminacin del proceso del tratamiento de

medicamentos e insumos,

antes de ser entregado al usuario es realizar la

medicin de la TEMPERATURA Y HUMEDAD:

Con el Termo higrmetro calibrado y certificado, se realizan dos mediciones
diarias, una en la maana y otra en la tarde, as se garantiza que las siguientes
condiciones del establecimiento, sean las adecuadas para mantener la calidad y
estabilidad de los Medicamentos.
Temperatura: mximo 30C.
Humedad relativa: mximo 70%.

Estos valores se registran en su respectivo formato.

Para almacenar los medicamentos que requieren temperaturas de refrigeracin,

se utiliza una nevera con termmetro para control de temperatura. Se deben
registrar las mediciones que se realizan al da (una en la maana y otra en la
tarde). Temperatura de refrigeracin: 2 a 8C.

Realizados todos los procedimientos anteriores, se concluye que el proceso se

realiz en su totalidad, por tanto se concibe el producto final, el cual consiste en

dejar a disposicin los medicamentos e insumos al consumidor teniendo en cuenta

los siguientes tems:

a- DISPENSACIN:
Se verifica que la frmula u orden mdica para dispensar medicamentos que lo
requieren, cumpla con las siguientes caractersticas.

Nombre de quien prescribe, direccin y telfono.

Fecha de expedicin de la prescripcin.
Nombre del paciente, direccin y nmero del documento de identidad.
Nombre genrico del medicamento, concentracin y forma farmacutica,
cantidad total en nmeros y letras, dosificacin, va de administracin. y
duracin del tratamiento.
Firma de quien prescribe y Registro Profesional.
b- Tambin se verifica lo siguiente:
Que la prescripcin est elaborada por el personal de salud competente y
autorizado.
Que la prescripcin no incurra en errores de presentacin comercial o
dosificacin, y que la letra sea legible.
Que los medicamentos dispensados correspondan a los prescritos.
Para la dispensacin de Medicamentos de Control Especial, se verifica la
formulacin en recetario oficial y el trmite correcto de las frmulas de acuerdo
con las condiciones establecidas por el Fondo Rotatorio de Estupefacientes.

c- INFORMACIN QUE SE SUMINISTRA AL USUARIO AL MOMENTO DE

LA
DISPENSACIN
Condiciones de almacenamiento en su vivienda: Alejados de humedades y
altas temperaturas, no almacenarlos con alimentos y productos de aseo
higiene y limpieza.
Mantener los Medicamentos fuera del alcance de los nios, en el caso que
requieran de cadena de frio ubicarlos en la puerta de la nevera, separados
de alimentos.
Aspectos indispensables que garanticen el efecto teraputico y promuevan
el uso adecuado de los medicamentos, tales como: forma de medir la dosis,

cuidados que se deben tener en la administracin, interacciones con

alimentos y otros medicamentos, advertencias sobre efectos adversos,
contraindicaciones y la importancia de la adherencia a la terapia.
Forma de realizar la reconstitucin en el caso de dispensar polvo para
suspensiones.
La recomendacin de no mezclar medicamentos con licor, y las
precauciones especiales para conducir o realizar actividades que requieran
vigilia.

d- Por ltimo se debe tener en cuenta que est prohibida la mala

utilizacin de los recursos mdicos:
Est prohibido por la Direccin Tcnica en Dispensacin:
Adulterar o modificar en cualquier forma la prescripcin.
Cambiar el principio activo, concentracin, forma farmacutica, va de
administracin, frecuencia, cantidad y la dosis prescritas.
Dispensar medicamentos alterados o fraudulentos.
Recomendar a los usuarios la utilizacin de medicamentos.
Tener muestras mdicas de medicamentos.
Conservar envases y/o empaques vacos.
Inducir al paciente o consumidor a la compra de un medicamento que
remplace o sustituya al prescrito o al solicitado.
Dispensar Medicamentos que requieran Frmula Mdica sin sta.

PROCESO
IMPLEMENTADO
POR ASSALUD

2. ACONDICIONAMIENTO DEL LUGAR O

INSTALACIONES:

1. SE PARTE DE LA LEGISLACION
FARMACEUTICA

-MATERIALES IMPERMEABLES

-MODELO DE GESTION.

-DE FACIL LIMPIEZA.

-SELECCIN DE PROVEEDORES:
DEPOSITOS
MAYORISTAS
MEDICAMENTOS E INSUMOS.

DE

-DOCUMENTACION REQUERIDA.

3. SELECCIN DE

TERMINADOS LOS DOS

ITEMS ANTERIORES
PROCEDEMOS A:

MEDICAMENTOS E INSUMOS
MEDICOS:
1- Se tiene un listado de
medicamentos
y
dispositivos
mdicos que se Comercializan de
acuerdo con su accin teraputica

-Se

4. RECEPCION ADMINISTRATIVA DE
MEDICAMENTOS E INSUMOS:
-Verificamos

los productos que

llegan a la Droguera por medio de
la orden de adquisicin y la factura.
-se verifican las Condiciones de las
cajas que contienen los productos

realiza una Recepcin Tcnica la cual

consiste en verificar:
Fecha de vencimiento. (Debe ser
superior a 1 ao o al 80 % de su vida
til)
Nmero de Lote.
Registro Sanitario entre otros.

-EXCELENTE ILUMINACION Y VENTILACION.

-HIGIENE Y LIMPIEZA DE TODO EL LUGA

CON EL FIN DE EVITAR LA PROPAGACION D
ENFERMAEDADES.

2- Se lleva un control de la cantida

de medicamentos que se necesitan

3- Se lleva un inventario histrico

con el fin de mantener y subsana
la demanda de medicamentos.

Logrando un equilibrio entre

servicio prestado y la demanda po
parte de los usuarios.
5. ALMACENAMINETO DE
MEDICAMENTOS E INSUMOS

-Assalud utiliza el mecanism

conocido como grupo morfolgico
ENTRADAS Cantidades
SALIDAS Valor Unitario
SALDO Valor Total

6. EL INGRESO DE
LOS
MEDICAMENTOS
E INSUMOS EN
NUESTRO
SISTEMA
DE
INFORMACIN
(KARDEX).

Consignado en:
-ENTRADAS
Cantidades
-SALIDAS
Unitario

Valor

-SALDO Valor Total.

7.TEMPERATURA Y HUMEDAD:
- Con el Termo higrmetro
calibrado y certificado, se
realizan dos mediciones diarias.
Temperatura: mximo 30C.
Humedad relativa: mximo
70%.