Ing.

Gonzalo Len de los Ros

GESTIN DE PROYECTOS DE
INGENIERA CIVIL
UNIDAD III
1.0 Gestin de Integracin del Proyecto
1.1 Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto
1.2 Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto
1.3 Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto
1.4 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto
1.5 Realizar el Control Integrado de Cambios
1.6 Cerrar Proyecto o Fase

Iniciacin del proyecto

En muchas organizaciones el DP no participa en la
seleccin del proyecto que se va a llevar a cabo.
La alta gerencia o el Director de Portafolio o
Programas puede ser quien aplique algn criterio para
elegir entre distintos proyectos.
A continuacin se mencionan algunas herramientas
para la seleccin de proyectos.
Mtodos de medicin de beneficios: modelos de
calificacin, contribucin de beneficios, modelos
econmicos (VAN, TIR), etc.
Modelos matemticos: programacin lineal,
programacin
entera,
programacin
dinmica,
seleccin con mltiples objetivos, etc.
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Iniciacin del proyecto

Seleccin de proyectos por medicin de beneficios
Tienes que elegir entre tres alternativas de proyectos (A, B,
C) para diversificar los productos de tu empresa. Para ello
vas a aplicar un modelo de medicin de beneficios donde
incluirs distintos criterios para tener en cuenta en la
seleccin.

Los criterios a evaluar para la seleccin del proyecto son los

siguientes:
1Rentabilidad segn TIR (lo ms importante)
2Incremento de la participacin de mercado (muy
importante)
3Mejoras en la imagen empresarial (importante)
4Adquisicin de nuevos conocimientos (poco importante)
3

Iniciacin del proyecto

El equipo de Finanzas ha determinado que la tasa interna de
retorno (TIR) es excelente para las alternativas B y C, y muy
buena para la alternativa A.
El departamento de Comercializacin estima que el
incremento en la participacin de mercado es excelente para
la alternativa A y C, y muy buena para B.
La Gerencia General inform que la mejora en la imagen
empresarial es muy buena en C y D y buena en A.
La Gerencia de Recursos Humanos dijo que la adquisicin de
nuevos conocimientos es excelente en A y B y buena en C.

Qu proyecto seleccionaras como el mejor? Por qu?

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Iniciacin del proyecto

Respuesta al Ejercicio

En primer lugar los directivos de la empresa deberan

asignar un peso relativo a cada uno de los criterios que
quieren medir acorde a sus prioridades. Por ejemplo:

1
2
3
4

Rentabilidad = 40%
Participacin = 30%
Imagen = 20%
Conocimientos = 10%

Cabe destacar que la suma de todos estos criterios debe

ser 100% y en nuestro ejemplo, el peso relativo a
rentabilidad debe ser superior a participacin,
participacin superior a imagen e imagen superior a
5
conocimientos.

Iniciacin del proyecto

Por otro lado, se debera asignar una escala
numrica a cada calificacin.
Por ejemplo:
Excelente = 5
Muy bueno = 4
Bueno = 3
Regular = 2
Malo = 1
Por ltimo, se puede utilizar una tabla como se
presenta a continuacin para calcular el promedio
ponderado de cada proyecto multiplicando el peso
relativo de cada criterio por su calificacin.
6

Iniciacin del proyecto

En este ejemplo deberamos seleccionar el proyecto C por

ser el de mayor promedio ponderado (4.6 puntos).
Nota: la empresa podra fijar una poltica donde no se
puede seleccionar un proyecto que tiene algn criterio
regular o malo, independientemente del puntaje
ponderado que obtenga.
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1. Procesos de la Integracin

Cualquiera sea el motivo por el cual la

organizacin decide llevar a cabo un
proyecto, para que el mismo sea exitoso,
ser importantsimo tener un DP con una
buena visin de conjunto de todas las
partes del mismo.

Visin Integral del Proyecto

Rol del DP: Gestionar la integracin del proyecto y

comunicar a los interesados.
Rol del Patrocinador: Evitar cambios innecesarios y
proteger los recursos del proyecto
Rol del Equipo: Completar el trabajo segn el plan para
la direccin del proyecto
Los seis procesos de la gestin de la integracin son:
1. Desarrollar el acta de constitucin del proyecto
(Iniciacin)
2. Desarrollar el plan para la direccin del proyecto
(Planificacin)
3. Dirigir y gestionar la ejecucin del proyecto (Ejecucin)
4. Monitorear y controlar el trabajo (Monitoreo y control)
5. Realizar control integrado de cambios (Monitoreo y
control)
6. Cerrar el proyecto o la fase (Cierre)

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11

Acta de Constitucin del Proyecto

Qu necesitamos para comenzar a desarrollar el acta de
constitucin del proyecto?
Factores ambientales de la empresa
Activos del los procesos de la organizacin
El enunciado del trabajo o S.O.W. (statement of work)
Caso de negocio: justificacin del proyecto por una necesidad
comercial, demanda insatisfecha, cambio tecnolgico, requisito
legal, etc.
El contrato (en caso que exista)

Los factores ambientales (cultura, sistemas, recursos humanos, etc.)

y los activos de los procesos de la organizacin (polticas, procesos,
normas, informacin histrica y lecciones aprendidas), son entradas
necesarias en todos los procesos de planificacin de proyectos. A
partir de ahora los llamaremos simplemente ambiente y
activos.
El ambiente es la carga que recibe el DP antes de planificar, mientras que los activos
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son necesarios para no re-inventar la rueda.

Acta de Constitucin del Proyecto

Con esas entradas, se aplica la siguiente herramienta o tcnica:
Juicio de expertos: experiencia proporcionada por personas con
conocimientos especializados.
Como resultado de las entradas y herramientas mencionadas hasta
aqu, se obtiene lo siguiente:
Acta de constitucin del proyecto: documento que formaliza la
existencia de un proyecto y autoriza al DP para utilizar recursos de la
organizacin en las actividades del proyecto
Este documento escrito, denominado en ingls Project Charter, por lo
general suele incluir lo siguiente:
Justificacin del proyecto: problema, oportunidad, requisito de
negocio, etc.
Objetivos medibles y criterios de xito
Requisitos generales
Descripcin general del proyecto
Riesgos preliminares
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Acta de Constitucin del Proyecto

Resumen del cronograma de hitos
Presupuesto preliminar resumido
Criterios de aprobacin: qu criterios deben cumplirse para
que sea un proyecto exitoso? ; quin aprueba y firma si se
cumplieron esos criterios?
Director del proyecto, responsabilidad y nivel de autoridad
Interesados
Nombre del patrocinador y nivel de autoridad que firmar al
acta de constitucin del proyecto

14

15

Plan para la Direccin del Proyecto

Desarrollar el plan para la direccin del proyecto es un
proceso de planificacin que requiere varias iteraciones e
interrelaciones con las distintas reas del conocimiento para
poder completarlo.
Qu necesito para empezar?
Acta de constitucin del proyecto
Salidas de los otros procesos de planificacin: requisitos,
enunciado del alcance, EDT, cronograma, presupuesto, plan
de calidad, plan de recursos humanos, plan de
comunicaciones, plan de riesgos y plan de adquisiciones.
Qu herramientas puedo utilizar?
Juicio de expertos:
Metodologa de direccin de proyectos: grupo de
procesos de la direccin de proyectos
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Plan para la Direccin del Proyecto

Sistema de informacin para la direccin de proyectos o
PMIS (Project Management Information System): sistema
automatizado que incluye todas las herramientas que se
utilizarn para recopilar y procesar informacin, informar los
avances e integrar los procesos del proyecto a lo largo de su
ciclo de vida. Por ejemplo: hardware, software, procesos,
tableros de control, etc.

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Plan para la Direccin del Proyecto

Un subsistema del PMIS es el sistema de gestin de la
configuracin, donde se deja explcito cmo se identificarn
y documentarn las caractersticas funcionales y fsicas de
un producto o servicio; cmo se controlarn e informarn
los cambios; y cmo se verificar si el producto o servicio
cumple con los requisitos.

Un subsistema del sistema de gestin de la configuracin es

el sistema de control de cambios, donde se explicita
formalmente cmo se controlarn, cambiarn y aprobarn
los entregables del proyecto. Otro subsistema del PMIS es el
sistema de autorizacin del trabajo, donde se explicitan los
procedimientos para notificar al equipo o contratistas
cundo deben comenzar el trabajo a los fines de realizar los
mismos con la secuencia que corresponde y en el tiempo
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asignado.

Plan para la Direccin del Proyecto

Qu obtengo al final del proceso?
Plan para la direccin del proyecto
Este plan del proyecto integra todos los planes del resto de
las reas del conocimiento y suele incluir lo siguiente:
Ciclo de vida del proyecto
Procesos a utilizar en cada fase del proyecto
Herramientas y tcnicas a utilizar
Cmo se ejecutar y controlar el trabajo
Plan de gestin de cambios
Cmo se realizar la gestin de la configuracin
Lneas base: alcance, tiempo, costo, calidad.
Registro de riesgos
LOS 8 PLANES: alcance, tiempo, costo, calidad,
recursos
humanos,
comunicaciones,
riesgos
y
adquisiciones.
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Supuestos y restricciones

Plan para la Direccin del Proyecto

Todo plan requiere de muchas ITERACIONES, o sea idas y vueltas, y la participacin activa del
equipo de proyectos
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Plan para la Direccin del Proyecto

En el esquema a continuacin se resume lo que hemos visto
hasta el momento.
Integrando desde el inicio hasta el plan de proyecto

El plan para la direccin del proyecto es el motivo por el cual existen los DP.

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Dirigir y gestionar la direccin del

proyecto
Durante el proceso de dirigir y gestionar la ejecucin del
proyecto, el DP y el equipo de trabajo llevarn a cabo lo que
figura en el plan para la direccin del proyecto.
Qu necesito para empezar?
Plan para la direccin del proyecto
Cambios aprobados
Qu herramientas puedo utilizar?
Sistema de informacin para la direccin de proyectos
(PMIS)
Qu obtengo al final del proceso?
Entregables
Informes de desempeo del trabajo: estado de avance de las
actividades, el cronograma, los costos, etc.
Solicitudes de cambio enviadas al comit de cambios
Actualizaciones al plan y la documentacin del proyecto
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Monitorear y controlar el trabajo

El DP y otros miembros del equipo de direccin de proyectos
sern los responsables de monitorear y controlar las
actividades del proyecto durante todo el grupo de procesos .
Monitorear es observar lo que est ocurriendo en el proyecto y Controlar es implementar
acciones correctivas cuando algo est fuera de lo normal.

Qu

necesito para empezar?

Plan para la direccin del proyecto
Informes de desempeo

Qu herramientas puedo utilizar?

Juicio de expertos
Qu obtengo al final del proceso?
Actualizaciones
Solicitudes de cambio enviadas al comit de cambios

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Monitorear y controlar el trabajo

Dentro de los cambios sugeridos suelen estar la recomendacin de acciones
correctivas.
Estas acciones tienen por objeto:
Buscar problemas, en lugar de esperarlos
Tener un plan realista con lneas de base actualizadas
Encontrar la causa raz del problema
Volver el proyecto a su plan original (si fuera necesario)
Los otros cambios
solicitados suelen
ser acciones
preventivas o
solicitudes para la
reparacin de
defectos detectados.

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Control integrado de cambios

Mientras que la supervisin y control del proyecto estn a
cargo del DP y su equipo de direccin, el proceso de control
integrado de cambios supera al director de proyecto y
requiere de un comit integrado de cambios.
Este Comit de cambios puede estar compuesto, por ejemplo,
por:
Patrocinador (tiene voto)
Cliente (tiene voto)
Director del proyecto (sin voto, slo voz)

Este Comit es el nico que puede aprobar cambios. La nica

excepcin a la regla sera en caso de fuerza mayor donde el DP
puede realizar cambios de emergencia.
El proceso de Monitoreo y control es un control interno del proyecto, mientras que el control
integrado de cambios es una especie de control externo.
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Control integrado de cambios

Prcticamente es imposible que un proyecto se ejecute exactamente
igual a lo planificado originalmente, por lo tanto, debemos ser
flexibles para administrar los cambios en el proyecto.
Qu necesito para empezar?
Plan para la direccin del proyecto
Informacin sobre el desempeo del trabajo
Solicitudes de cambio
Qu herramientas puedo utilizar?
Reuniones de control de cambios
Qu obtengo al final del proceso?
Solicitudes de cambio aprobadas o rechazadas
Actualizaciones del Plan y documentacin
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Control integrado de cambios

Si bien los cambios son aprobados o rechazados por un
Comit de cambios, el DP debe tener un rol pro-activo durante
el control integrado de cambios.
Algunas acciones que debera llevar a cabo el DP durante este
proceso son:
Informar a los interesados cmo impactar el cambio en
todas las variables de la restriccin triple.
Revisar todas las recomendaciones de cambio y acciones
preventivas.
Rechazar las solicitudes de cambio que correspondan: las
que no estn en lnea con los objetivos iniciales del proyecto.
Validar la reparacin de defectos.
Actualizar las lneas de base y el Plan para la direccin del
proyecto.
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Ejercicios
1. Un interesado quiere incrementar el alcance del proyecto.
Usted estima que ese cambio va a retrasar el proyecto 20 das.
Qu es lo prximo que debera hacer?
A. Buscar alternativas para comprimir la agenda y as poder
incluir el cambio
B. Pedirle al patrocinador que apruebe ese cambio
C. Negociar una extensin del plazo para incluir el cambio
D. Ninguna de las anteriores
Respuesta: D. Evaluar el impacto del cambio en el resto de las variables
de la restriccin triple: costo, calidad, riesgo, satisfaccin del cliente.

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Ejercicios
1. Un interesado quiere incrementar el alcance del proyecto.
Usted estima que ese cambio va a retrasar el proyecto 20 das.
Qu es lo prximo que debera hacer?
A. Buscar alternativas para comprimir la agenda y as poder
incluir el cambio
B. Pedirle al patrocinador que apruebe ese cambio
C. Negociar una extensin del plazo para incluir el cambio
D. Ninguna de las anteriores
Respuesta: D. Evaluar el impacto del cambio en el resto de las variables
de la restriccin triple: costo, calidad, riesgo, satisfaccin del cliente.

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Ejercicios
2. Un Gerente funcional quiere hacerle un cambio al proyecto.
Cules seran los pasos a seguir?

Respuesta:
1 Evaluar el impacto (es necesario?, cmo afecta otras
variables?)
2 Buscar alternativas (compresin, ejecucin rpida, reestimaciones)
3 Conseguir la aprobacin del Comit de cambios
4 Ajustar la lnea base y el plan
5 Notificar a los interesados
6 Gestionar el proyecto acorde al nuevo Plan

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Cerrar proyecto o fase

Durante el proceso cerrar el proyecto se completa formalmente el
proyecto o una fase del mismo.
El DP revisar toda la informacin del proyecto para asegurarse
que no ha quedado nada pendiente y que se estn cumpliendo con
los objetivos definidos en el alcance.
Qu necesito para empezar?
Plan para la direccin del proyecto
Entregables aceptados

Qu herramientas puedo utilizar?

Juicio de expertos
Qu obtengo al final del proceso?
Transferencia del producto o servicio al cliente
Actualizar los archivos del proyecto e informacin histrica
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Cerrar proyecto o fase

La fase de cierre del proyecto tambin se denomina cierre
administrativo o cierre interno. Algunas de las actividades tpicas del
cierre del proyecto son:
Reporte final del proyecto
Presupuesto final
Cronograma final
ndice de archivos
Directorio de participantes (proveedores, consultores, equipo
ejecutor y directivo, etc.)
ARCHIVAR toda la documentacin en forma ordenada para
encontrarla a futuro
Desafectacin del equipo de trabajo
Entrega de trabajos previo a la salida
Evaluacin final de los integrantes y del equipo
Actualizacin de las calificaciones de los miembros del equipo
Lecciones aprendidas
Qu podemos mejorar en nuestros prximos proyectos?
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Cerrar proyecto o fase

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RESUMEN
INTEGRACIN DEL PROYECTO

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