RECOMENDACIONES PARA EL

RECIBO DE LA AUDITORA

CONTENIDO
Qu busca el auditor
Cmo prepararme para la auditora
Certificacin del sistema de gestin
Proceso de anlisis de documentos para preparacin de
documentos de trabajo y realizacin de auditoras insitu
Secuencia de la entrevista de auditora
Auditora al sistema de gestin
Qu se audita en cada proceso
Evaluacin de conformidad
Calificacin de los hallazgos

QU ES UNA AUDITORIA?
Proceso sistemtico, independiente y documentado, para
obtener evidencia y evaluarla objetivamente, con el fin de
determinar en que grado se cumplen los criterios de la
auditora.

Verificar a travs de su documentacin (Manual de Calidad,

Procedimientos, Instrucciones y Registros) si el SGC, atiende las
disposiciones establecidas por el Sistema de Calidad.
Verificar a travs del anlisis crtico de los mtodos operativos
que estn siendo utilizados, si el Sistema de Calidad, cumple con
lo que est escrito en los propios documentos.

QU BUSCA UN AUDITOR EN EL SISTEMA DE

GESTION?
Documentar

Definir los procesos

que hacen parte del
SGC

Realizar el hacer
de acuerdo con
los documentos
definidos para el
SGC

Revisar, verificar
que lo
documentado se
haga conforme a
lo definido

La organizacin debe
establecer, documentar,
implementar y mantener
un sistema de gestin de
la calidad y mejorar
continuamente su
eficacia.

(procedimientos,
guas, protocolos,
registros, etc., que
expresa el que
hacer del SGC

Perfeccionar
algo, hacindolo
pasar de un
estado bueno a
otro mejor

QU BUSCA UN AUDITOR?
CUMPLIMIENTO
1.
2.
3.
4.

Evidencia de conformidad en:

Documentacin
Implementacin
Cumplimiento
Eficacia,
eficiencia
y
efectividad
5. Mantenimiento
6. Mejora

CMO PREPARAME PARA LA AUDITORIA?

Identifica y organiza el lugar donde archiva tus
registros y documentos.

CMO PREPARAME PARA LA AUDITORIA?

Comprender bien la misin, visin y en
especial la poltica y objetivos de
calidad (Promesa de valor).
Estudia tu caracterizacin de procesos,
procedimientos, e
instrucciones de trabajo
para que no tengas que decir: no s,
no conozco el proceso, nunca se
me ha dicho, etc.

CMO PREPARAME PARA LA AUDITORIA?

Debes estar listo para explicar tu proceso de
trabajo segn tus procedimientos.
No trates de contestar de memoria, consulta
tus documentos.
Muestra un buen manejo de la
documentacin, esto resalta el
involucramiento y compromiso con el SGC.
Identifica tus responsabilidades, autoridad e
interrelacin y en dnde est documentado.

CMO PREPARAME PARA LA AUDITORIA?

Antes de responder, asegrate de comprender bien las

preguntas.
S sincero y honesto, y contesta a las preguntas lo ms
concreto posible.

Slo responde a lo que te pregunten.

No discutas no conformidades, slo bsate en los

hechos y demuestra con evidencias.
Procura que no haya interrupciones de gente o telfono.
No te presiones, si no puedes encontrar algn
documento o registro solicitado, pide un poco de
tiempo, pida ayuda.
No dejes que te invada el nerviosismo, t sabes ms del
proceso que el auditor.

CMO PREPARAME PARA LA AUDITORIA?

Las personas siguen y se apegan a los procedimientos e
instrucciones de trabajo.
El personal tiene la capacitacin y el equipo apropiados.
Las personas saben lo que deberan hacer.
Las excepciones a los mtodos y prcticas prescritas se
autorizan y documentan.
Las descripciones y explicaciones de los entrevistados
concuerdan con las definiciones escritas.
Las condiciones observadas concuerdan con los
procedimientos e instrucciones corresponden a los
estndares definidos a nivel nacional e institucional.

CMO PREPARAME PARA LA AUDITORA?

ES MUY IMPORTANTE RECORDAR LA AUDITORA
SLO ES UNA MUESTRA, EL AUDITOR NO TIENE
TIEMPO DE VER TODOS LOS REGISTROS Y AUDITAR
A TODO EL PERSONAL. NO OBSTANTE, LE PUEDE
PREGUNTAR A CUALQUIERA: LA PARTE QUE LE
CORRESPONDA.

Pero nuestro SGC, si est bien implementado,

debe poder ser demostrado por cualquier
persona que participe en el.

CERTIFICACIN DE SISTEMAS DE GESTIN

PROCESO DE CERTIFICACIN INICIAL EN 2 ETAPAS

ETAPA 1

Determinar la conformidad del sistema

documentado con los criterios de auditora
Facilitar la preparacin del Plan
Definir el alcance, planificar la auditora de
certificacin (etapa 2) y para permitir el
entendimiento del auditor sobre la entidad.

ETAPA 2
Conclusiones
Informacin para otorgamiento

Evaluar la eficacia del Sistema de

Gestin del cliente.
Determinar la conformidad del sistema
con los criterios de auditora.
Reunir informacin para apoyar las
actividades de auditora

PROCESO DE ANLISIS DE DOCUMENTOS PARA

PREPARACIN DEL TRABAJO Y REALIZACIN DE
AUDITORAS IN-SITU
Identificar requisitos de
partes interesadas

Usuarios

Identificar el proceso

Ubicacin dentro del mapa de procesos y

su funcin principal

Entender el proceso

Objetivos
Interacciones
Actividades (PHVA)
Servicios

Entender la gestin del

proceso

Planes estructurados para la gestin

Controles establecidos
Documentos
Registros
Resultados de la gestin (indicadores)
Acciones tomadas frente a resultados

SECUENCIA DE LA ENTREVISTA EN LA
AUDITORA
Conjunto de polticas, procedimientos o
requisitos usados como referencia
frente a la cual se compara la evidencia
de la auditora.

Registros, declaraciones de hechos o

cualquier otra informacin que es
pertinente para los criterios de auditora y
que es verificable.

Criterios

Evidencia

Resultados de la evaluacin
de la evidencia de la
auditora recopilada frente a
los criterios de auditora.

Hallazgo

Objetivo

Verificar la conformidad
de los requisitos del SGC.
Resultado de una auditora ,
tras considerar los objetivos
de la auditora y todos los
hallazgos de la auditora.

Conclusin

AUDITORIA AL SISTEMA DE GESTIN

Clientes y partes
interesadas
Entorno a la entidad
Normas y leyes
aplicables a la
entidad
Funcionarios

PLANES,
PROGRAMAS,
POLTICA Y
OBJETIVOS DE
CALIDAD

SEGUIMIENTOS,
MEDICIONES,
INDICADORES,
EVALUACIN
DE LOS
PROCESOS,
AUDITORAS

PREVENCIN
DE NO
CONFORMIDADES

Proveedores
Otros

PLANEAR

HACER VERIFICAR

ACTUAR

SATISFACCIN
DEL CLIENTE
Y DE
OTRAS PARTES
INTERESADAS

Enfoque
al Cliente

Determinar
Requisitos

Medicin del
servicio

Planificar
Servicio

Control de la
prestacin del servicio

MISION
CD

VISION

CR
AI

Objetivos Estratgicos

Poltica de la Calidad

Procedimientos

CSNC

Guas

Medicin
Satisfaccin
del cliente

Instructivos

Seguimiento
y medicin
procesos

Seguimiento
y medicin
servicio

Control
servicio no
conforme

Anlisis de Datos

Manuales

AC

Protocolos

AP

Otros

Correccin

Documentacin
Obligatoria

Mano de
obra

D/ Necesaria

Procesos
DE

Accin correctiva

Medicin

Objetivos de la Calidad
DOCUMENTACION

Auditora
Interna

Materiales

VARIABLES PARA
CONTROLAR EL
PROCESO

Mtodos

Accin preventiva

Maquinaria
Visin

Medio
Ambiente

PQR

M
S

Objetivo

Recursos

Adquisicin B y S

Talento Humano
Misin

Infraestructura

Ambiente de trabajo

Indicadores

Revisin por la Direccin

QU SE AUDITA EN CADA PROCESO?

Proveedores

Entradas o
Insumos
Requisitos

Polticas
de operacin

Requisitos
CLIO

Recursos e
Infraestructura

Talento Humano

PROCESOS
Seguimientos
Mediciones

Controles
Riesgos

Salidas
Servicios /
Productos

Clientes o partes
interesadas

CORRESPONDE A LAS CARACTERIZACIONES DE LOS PROCESOS

EVALUACION DE LA CONFORMIDAD

Cumplimiento
de un requisito

Cumple requisitos del

cliente

Requisito

Necesidad o expectativa
establecida, generalmente
implcita u obligatoria.

Cumple requisitos legales

Cumple requisitos ISO

NOTA 1 "Generalmente implcita"

significa que es habitual o una
prctica comn para la entidad, sus
clientes y
otras partes interesadas, el que la
necesidad o expectativa bajo
consideracin est implcita.

NOTA 2 La palabra obligatoria, se

refiere, generalmente, a disposiciones
de carcter legal.

Cumple requisitos definidos

por la organizacin

CALIFICACION DE LOS HALLAZGOS

Criterios de la
auditora.

Vs.

Evidencia de la
auditora.

Conjunto de polticas
Procedimientos
Requisitos

HALLAZGO DE LA AUDITORA

Aspectos relevantes
Fortalezas

Requisito incumplido
* Evidencia - Impacto

La Excelencia un Compromiso de Todos!

INFORMACION PARA LA AUDITORA

Para el ciclo de la auditora se debe tener lista la siguiente informacin:
Conocimiento y aplicacin de la poltica y objetivos de calidad a travs de los procesos
Documentos del proceso: caracterizacin y procedimientos (ubicacin y manejo, de
acuerdo a lo establecido en su documentacin y por la entidad
Registros que evidencien los resultados de los procesos y procedimientos
Resultados de los indicadores actualizados con sus respectivos anlisis de datos
Resultados sobre los controles a los riesgos identificados y analizados

Manejo del procedimiento de control y registro de los servicios no conformes

Resultados de las acciones de mejora, correctivas y preventivas trabajadas en cada
proceso
Conocimiento sobre los resultados de la evaluacin de la percepcin de la satisfaccin de
estudiantes
Conocimiento sobre los resultados de la revisin del sistema de gestin
Resultados de las peticiones, quejas y reclamos que presentan los estudiantes
Adecuaciones y mantenimientos sobre la infraestructura locativa donde se presta el servicio