A COMUNICAO ESCRITA

1- USANDO ESTRATGIAS PARA COMEAR:

Escolha a melhor estratgia para dar incio sua tarefa.
ESTRATGIA
Questionar

O QUE FAZER
Supondo que voc esteja na pele do leitor, tente encenar as perguntas
que voc faria sobre o tema.
Esboo tradicional
Antes de comear, crie uma estrutura lgica e organizada para seu
documento.
Esboo brainstorming Associe, livremente, idias existentes para descobrir conexes entre elas.
Escrever livremente
Quando voc tiver falta de idias, estimule sua imaginao escrevendo
aleatoriamente.
Quando quaisquer idias que tenha gerado so colocadas lado a lado com a anlise que voc
efetuou a respeito de seu propsito, de seu pblico-alvo, dos pontos principais e de sua estratgia,
normalmente surge um ou mais pontos de partida.
1.1 COMECE O DOCUMENTO QUESTIONANDO:
Imagine que perguntas seus leitores poderiam ter sobre seu tpico. Ao responder s questes que
gerou, voc conseguir completar a maior parte de seu esboo.
O questionamento no somente ajuda voc a prever as respostas de seus leitores; ajuda
tambm a assegurar, antes de escrever seu tpico, que poder responder a todas as
perguntas dos leitores.
Voc tambm ser capaz de determinar se disse aos leitores o que eles precisam saber. Isso
evitar o constrangimento de circular um documento que no tenha sido integralmente
ponderado.
1.2 O ESBOO TRADICIONAL:
Voc, provavelmente, aprendeu na escola a comear a escrever com um esboo tradicional. Este
tipo de esboo funciona melhor para aqueles que so capazes de visualizar uma estrutura lgica
para um documento antes de escrev-lo. Um esboo tradicional utiliza letras e algarismos
romanos e arbicos para indicar os nveis de informao.
1.3 O ESBOO FEITO COM BRAINSTORMING (chuva de idias):
Esse tipo de esboo nada mais do que a forma livre de anotar rapidamente idias to logo elas
surjam em sua mente. A livre associao estimulada por esse tipo de trabalho ajuda a impulsionar
sua criatividade .Ela parte de palavras soltas ou frases , inicialmente, desconexas, para ento o
escritor uni-las de forma a manter a coeso e coerncia.
1.4 A ESCRITA LIVRE:
Quando voc est realmente emperrado com um bloqueio, a escrita livre talvez seja a melhor
soluo. Como no caso da brainstorming, a escrita livre deixa sua imaginao vaguear,
permitindo que grandes idias se expressem no papel.
escreva o que lhe vem mente por cerca de 10 minutos para permitir que as idias surjam;
quando terminar leia o que escreveu. Realce os pontos e idias importantes que lhe ocorreram
medida que escrevia;
organize suas idias e comece a esboar seu documento

2 ORGANIZANDO MATERIAL DE ACORDO COM O PROPSITO

Considere as necessidades e preferncias de seu pblico-alvo ao decidir como organizar o
contedo. Organizao no surge do nada. O redator cuidadoso planeja e seleciona um mtodo
de organizao fazendo perguntas como as seguintes e dando-lhes respostas.
- Qual meu objetivo final?
- H possibilidade de meu leitor ser receptivo ou resistente?
- O que meu leitor talvez queira saber de imediato?
MTODO DE ORGANIZAO
QUANDO O MTODO APROPRIADO
Ordem de importncia
Para muitos documentos internos.
Cronolgico
Para contedo que inclua uma lista de eventos na ordem em que
eles aconteceram.
Processo/procedimento
Para instrues e manuais de usurios.
Comparao/contraste
Para estudos de viabilidade, resultados de pesquisas e
planejamento de relatrios.
Do especfico para o geral ou do Para ordens de servio, materiais de treinamento e cartas de
geral para o especfico.
atendimento ao cliente.
Analtico
Para relatrios tcnicos, relatrios anuais e anlises financeiras.
2.1ORDENAR POR IMPORTNCIA:
Ajuda o leitor a interpretar o texto e sua mensagem em menos tempo. Quando voc estiver
escrevendo para dois ou mais leitores, considere a reao provvel do leitor mais importante,
normalmente aquele que toma as decises, ento, organize seu documento de modo apropriado.
Para leitores receptivos, ponha sua mensagem principal no topo, e para leitores mais resistentes,
talvez voc precise usar mais contexto e base de argumentao antes de colocar sua mensagem
principal, neste caso use o incio do documento para convencer seu leitor de que sua
recomendao boa.
2.2MTODO CRONOLGICO:
Descreve um tpico alistando os eventos na ordem em que ocorreram.
2.3 DE ACORDO COM O PROCESSO/PROCEDIMENTO:
Um processo descreve, em linhas gerais, quem faz o que e o que acontece em estgios . Visto
que esses estgios acontecem independentemente do leitor, use a terceira pessoa para descrevlos.
Um procedimento fornece passos de ao que so de fato desempenhados pelo leitor, na ordem
necessria para que a meta seja atingida. Visto que o procedimento um conjunto ordenado de
passos, apresente-o da mesma forma que voc apresentaria uma receita. Comece cada passo
com um verbo de ao.
Caso esteja escrevendo procedimentos formais, coloque-os em forma de tabela e numere
cada passo.
Com um processo ou um procedimento, apresente os estgios ou passos na ordem exata em
que eles ocorrem.

2.1 COMPARAR E CONTRASTAR:

Tal mtodo busca realar os pontos comuns e os divergentes. propcio quando pretendemos
avaliar vantagens e desvantagens de determinados tpicos. Primeiro, determine tanto a sua
posio como a dos leitores em relao ao assunto, em seguida, decida se deve comear com as
similaridades ou com as diferenas, tendo o cuidado de no misturar as declaraes sobre
vantagens e desvantagens.

Seja coerente em suas comparaes utilizando frases-chave como: por um lado, por outro lado, o
anterior, o ltimo, da mesma forma, em contraste.
2.2 DESENVOLVIMENTO DE ESPECFICO PARA GERAL E DE GERAL PARA ESPECFICO
A pergunta-chave a ser feita ao usar uma dessas abordagens : de quanta informao j dispem
meus leitores? Assim que tenha respondido a essa pergunta, comece seu documento com
informaes conhecidas do leitor.
Tenha em mente:
Determine quanto o seu leitor j sabe sobre o assunto.
Comece seu documento com informaes conhecidas pelo seu leitor.
Para leitores familiarizados com seu tpico, desenvolva de especfico para geral.
Para leitores no familiarizados com seu tpico, desenvolva de geral para especfico.
Sempre que possvel, coloque sua mensagem principal no topo do documento.
2.3 ANALTICO:
A anlise na comunicao escrita significa formular uma hiptese e, rigorosamente, testar sua
verdade por meio de um processo de questionamento.
analise seus dados quanto a similaridades, diferenas, ligaes lgicas, implicaes e aes
sugeridas.
3 REDIGINDO O PRIMEIRO ESBOO:
Primeiro escreva para depois pensar na correo. O primeiro esboo pode ser apenas um
rascunho, sem estrutura sinttica, sem preocupao com a ortografia, com a gramtica e a
pontuao.
3.1 EDITANDO O CONTEDO E O ESTILO
Depois terminar seu primeiro esboo voc precisa refinar sua redao, voc precisa finalizar a
estrutura, a lgica e a mensagem de seu documento.
coloque sua mensagem em foco. Tenha certeza de que voc escreveu exatamente a
mensagem que quer passar, revendo as necessidades de seu leitor.
Faa uma reviso da clareza de sua mensagem. Torne seu objetivo particularmente as
partes que envolvem ao ou prazos finais para seu leitor fcil de ser localizado e
compreendido.
Seqencie sua mensagem estrategicamente. Em geral, sempre bom colocar os pontos
principais ou a mensagem fundamental no topo do documento.
Esteja seguro de que voc respondeu pergunta de seu leitor: e da? No salte esta resposta
ela chave para a credibilidade do seu texto.
Elabore sua redao de tal forma que ela tenha impacto visual. Crie um documento
visualmente atraente e de fcil entendimento para seu pblico-alvo.
Exemplos para melhorar o visual:
- Ttulos para realar seus pontos mais importantes.
- Frases que no tenham mais que 20 palavras.
- Pargrafos curtos e grupos de oraes: 5 a 6 linhas no mximo.
- Uso cuidadoso do espao.
- Marcadores ou nmeros para listas dentro de sentenas.
- Negrito e itlico para salientar informaes importantes.
Case o tom da mensagem com seu pblico-alvo. Escolha palavras que tornaro sua
mensagem clara, em vez de confusa.
Muitos escritores tm um estilo prolixo ou rebuscado de escrever, pois pensam que isso os far
parecer inteligentes. Pela mesma razo, muitos escritores escolhem as palavras mais longas,

mais complicadas, em detrimento de um discurso breve e simples. No h nada de errado em

querer parecer inteligente, mas a clareza e a simplicidade que o faro chegar l.
Adote a voz ativa. Use a voz ativa para criar declaraes poderosas que levem ao.
Verifique se o texto est conciso. Seja breve, porm sem sacrificar o contedo. Tente colocar
uma idia em cada pargrafo e elimine as palavras desnecessrias.
Faa uma reviso acurada do seu texto. Certifique-se da correo gramatical, da pontuao e
da ortografia.

DICAS PARA REDIGIR UMA MENSAGEM DE E.MAIL

Assim que voc estiver pronto para clicar em Enviar, digite o endereo. Isso evita remessas
equivocadas de e-mails.
Ponha a mensagem principal na linha de assunto. No corra o risco de permitir que seu leitor
apague ou ignore uma mensagem importante. Exemplos de linhas de referncia ruins:
Quando voc quer se reunir
O novo computador do Ernesto faz
Assuntos sobre faturamento
Emp. XYZ
Use ttulos para prazos finais e solicitaes.
Use somente maisculas para ttulos. Embora o uso de caixa alta para todas as palavras numa
nica sentena seja considerado algo agressivo na internet, correto us-las para ttulos. Isso os
distingue do corpo da mensagem.
Voc pode ter acesso a opes de formatao como negrito e itlico, mas a pessoa a quem voc
est enviando pode no ter. Sua melhor opo formatar o mnimo necessrio.
Limite as trocas de e-mails. Depois de trs ou quatro respostas para um membro da equipe,
discuta o assunto pessoalmente ou por telefone.
Edite e confira a ortografia de sua mensagem antes de envi-la.
Redija mensagens curtas. Tente colocar toda a informao pertinente na primeira tela. Se voc
tiver uma mensagem longa, remeta um arquivo anexo mas s se voc acreditar que seus leitores
o abriro.
Nunca envie uma mensagem quando estiver com raiva. Um bom teste perguntar a si mesmo se
voc faria sua declarao na frente da pessoa. Se no, no envie a mensagem por via eletrnica.
No use e-mail para criticar.
Ao repassar uma mensagem, confira a linha de assunto original. O novo leitor a entender? Se for
necessrio, faa uma segunda reviso.
S envie mensagens s pessoas que precisam receb-las. No deixe seu nome fazer parte de
nenhuma lista de piadistas. Os destinatrios podem bloquear eletronicamente todos os seus emails se voc desperdiar o tempo deles.
Inclua um fechamento. Para pblicos externos, use algo simples como "Sinceramente" ou
"Recomendaes". Para mensagens internas, siga as diretrizes de sua empresa.
DICAS PARA REDIGIR UM MEMORANDO EMPRESARIAL
Aborde apenas um tema por memorando.
Escreva uma linha de referncia, ou de assunto, especfica. Use ttulos claros e especficos para
realar os prazos finais e as solicitaes.
Agrupe as idias relacionadas em categorias.
Elabore seu memorando de tal forma que cause impacto visual.
Use a voz ativa sempre que possvel.

Se voc tiver intimidade com seus leitores, o tom deve ser mais amigvel e menos formal que o de
uma carta empresarial.
DICAS PARA REDIGIR UMA CARTA EMPRESARIAL
Na primeira frase, atraia a ateno de seus leitores com sua mensagem principal.
Limite a extenso das frases a aproximadamente 20 palavras.
Use espao em branco para tornar mais fcil percorrer o texto. Limite a extenso de um pargrafo
a aproximadamente cinco ou seis linhas.
D impacto linha de referncia incluindo sua mensagem principal. Exemplo: Aumente sua
produtividade de vendas com nosso treinamento estratgico.
Use a voz ativa em lugar da passiva.
Adote um tom positivo. Por exemplo, use seu investimento em vez de taxas ou custo.
D um formato sua carta que cause impacto visual.
Ao final, resuma seus pontos principais ou sugira os prximos passos para seus leitores.
No mencione documentos anexos em sua frase de abertura. Se enviar documentos anexos,
mencione-os depois, no corpo da carta.
Evite um estilo demasiadamente formal.
Se for apropriado, acrescente uma breve nota amistosa ou um toque pessoal sua concluso.

DICAS PARA REDIGIR UMA PROPOSTA

Antes de comear, convoque uma sesso de planejamento de proposta com seu cliente potencial
para conhecer mais sobre as necessidades da empresa. Preencha, tambm, uma Folha de Foco
mais cuidadosamente que o habitual. Voc tem de entender seus leitores. So muitas as coisas
que dependem de sua proposta!
Faa de seu cliente o foco de sua proposta. Explique a seus leitores como seu produto ou servio
preencher as necessidades deles. No liste todas as caractersticas de seu produto ou servio,
mas sim combine as necessidades do cliente com os benefcios de seu produto e com seu
impacto no negcio do cliente.
Responda pergunta de seu leitor: E da?
Seja especfico quanto mais concreta sua informao, tanto mais real e executvel ser sua
soluo.
Use fatos para apoiar sua proposta, em lugar de superlativos ou exageros.
Elabore sua proposta de tal forma que ela cause impacto visual.

DICAS PARA REDIGIR MINUTAS DE REUNIES

Use um formato consistente para cada reunio.
Ttulos teis para minutas incluem:
Recomendaes
Decises tomadas
Medidas tomadas
Itens prorrogados
Quem o responsvel
Prazos finais
Data da prxima reunio.

Economize tempo usando um laptop. Voc no ter o trabalho extra de digitar notas manuscritas
aps a reunio.
Inclua s um resumo da discusso, no tudo o que foi falado.
Ao tomar notas, fique atento s frases e palavras-chave. Tome notas moderadamente. Escreva
somente umas poucas palavras necessrias para esclarecer o significado. Depois, coloque as
ligaes.
Redija as minutas em forma de tabela para fcil acompanhamento.
Use um tom profissional, ainda que informal.
Inclua os nomes completos e os ttulos/ cargos de todos os participantes.
Realce itens de ao e prazos finais em negrito ou itlico.
Distribua as minutas, aps a reunio, o mais cedo possvel.