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RESOLUCIN 001 DE 2001

SECRETARA GENERAL ALCALDA MAYOR DE BOGOTA D.C


DIRECCIN DE GESTIN CORPORATIVA SUBDIRECCIN ADMINISTRATIVA

ADMINISTRACIN DE BIENES
2211500-OT-003
VERSIN 2

SUBDIRECCIN ADMINISTRATIVA

ALMACN E INVENTARIOS EXTENSIN 1456

SECRETARA GENERAL

LA SECRETARA GENERAL
Bajo responsabilidad de los entes pblicos del Distrito Capital a travs de sus
funcionarios o terceros y los mecanismos de clasificacin, registro, orden,
control y conservacin que adopten en forma permanente, han de ser claros,
precisos y metdicos, bajo estos criterios se podr entonces medir el grado de
organizacin, eficiencia, eficacia y economa en el desarrollo de esta actividad,
adems de lograr la confiabilidad y utilidad de la informacin contable, permite
facilitar el ejercicio del control fiscal y la evaluacin del cumplimiento de su
objeto social.
Por tal razn y atendiendo los principios administrativos constitucionales y las
disposiciones legales vigentes sobre el manejo y control de los bienes del estado,
la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C., ha establecido procesos
y procedimientos para la administracin de sus bienes dentro del marco del
sistema integrado de gestin, los cuales deben ser consultados y aplicados por
sus servidores, contratistas y dems personal vinculado.

EQUIPO GESTIN DE RECURSOS FSICOS. pg.4

Cul es la funcin del equipo Gestin de Recursos Fsicos? / Cul es la importancia de los inventarios?

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BIENES ADMINISTRADOS POR LA SECRETARA GENERAL. pg. 5

Qu tipo de bienes administra la Secretara General? / Cules son mis deberes


como servidor o contratista respecto en cuanto a los bienes a mi cargo?

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NORMATIVIDAD APLICADA EN LA ADMINISTRACIN DE BIENES PUBLICOS. pg. 8

Cul es la normatividad que se aplica para la gestin del proceso de Gestin de Recursos Fsicos?

Solicitud de bienes al equipo de gestin de recursos fsicos. pg. 10

Como puedo solicitar los diferentes tipos de bienes?

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TRASLADO DE BIENES DEVOLUTIVOS ENTRE USUARIOS. pg. 11

Cundo se hacen traslados de bienes entre usuarios? / Cmo se hacen los traslados entre usuarios?

REINTEGRO DE BIENES DEVOLUTIVOS y de consumo controlado. pg. 13

Cundo se hacen reintegros de bienes devolutivos?


/ Cmo se hacen reintegros de bienes devolutivos y de consumo controlado?

Constancia de Devolucin de Bienes y Cancelacin de Servicios. pg. 14

Cmo se solicita la Constancia de Devolucin de Bienes y Cancelacin de Servicios?

INGRESO DE BIENES AL ALMACN. pg. 15

Qu documentos se requieren para efectuar el ingreso? / Cmo se solicita el ingreso de bienes a los inventarios de la entidad?

PRDIDA DE BIENES. pg. 17

Qu debo hacer cuando se pierde un bien?

10

ALGUNOS TIPS pg. 18

EQUIPOS GESTIN

DE RECURSOS FSICOS

Cul es la funcin del

Equipo de gestin de recursos fsicos?

El proceso de Gestin de Recursos Fsicos, se encuentra


a cargo de la Subdireccin Administrativa de la Direccin
de Gestin Corporativa, se encarga de recibir, almacenar,
custodiar, suministrar y controlar en debida forma, los bienes
recibidos a cualquier ttulo por la Secretara General de la
Alcalda Mayor de Bogot D.C., para apoyar la gestin de
todas las dependencias que la componen.

Cul es la importancia
de los Inventarios?

Los inventarios reflejan las caractersticas del bien o de


los bienes, el nmero, el estado, la ubicacin, el valor de
los activos con que cuenta la Entidad y el responsable de
su manejo y custodia, razn por la cual se hace necesaria
la actualizacin constante de la informacin de los mismos.
Los inventarios se reflejan en los estados financieros de
la Entidad, hacindose imperante que tal informacin sea
veraz y confiable. As mismo, estos son objeto de auditoria
interna y regular por parte de la Oficina de Control Interno, la
Contralora de Bogot y dems entes de control, motivo por el
cual se deben adelantar acciones de seguimiento y control a
fin de verificar y actualizar la informacin.

BIENES ADMINISTRADOS

POR LA SECRETARA GENERAL

Qu tipo de bienes

administra la Secretara General?

Los bienes que administra la Secretara General se


clasifican en:
a ) Bienes de consumo: Son aquellos que fenecen
con el primer uso como cartuchos para impresora, lpices,
papel, libretas.
b ) Bienes de Consumo Controlado: Son aquellos
bienes que no fenecen con el primer uso, cuyo valor esta
por debajo del medio salario mnimo legal vigente y que
mediante Comit de Inventarios fueron clasificados como
tales, de acuerdo con naturaleza, uso y conveniencia
de administracin para la Entidad. Ejemplo: basureras,
papeleras de escritorio, descansa pie, etc..
c )
Bienes Devolutivos: Son bienes no fungibles, es
decir que no se consumen por el primer uso que se haga de
ellos, aunque con el tiempo o por razn de su naturaleza o
uso normal se deterioren.

Nota: Los bienes que estn adheridos


o empotrados a un inmueble o a un bien
principal, hacen parte del mismo y nicamente
le agregan mayor valor, en consecuencia no son
inventariables.

Cules son mis deberes


como servidor o contratista respecto pblico
en cuanto a los bienes a mi cargo?
Como servidor de la Secretaria General, de la Alcalda Mayor de
Bogot, D.C. adems de aplicar los principios y deberes administrativos
ordenados en la Constitucin Nacional y los valores ticos sealados por
esta Entidad, se debe:

1 ) Usar los bienes entregados por la Entidad nicamente en el


ejercicio de las funciones pblicas.
2 ) Salvaguardar los bienes entregados por la Administracin para
el ejercicio de sus funciones.
3 ) Firmar el documento legal probatorio, generado por el Sistema
de Informacin de la Subdireccin Administrativa, mediante el cual se
hace entrega de un bien o bienes o los devolvemos cuando ya no los
necesitamos.
4 ) Gestionar con oportunidad y de acuerdo con los procedimientos
establecidos ante el grupo responsable de Gestin de Recursos Fsicos,
de la Subdireccin Administrativa, los cambios de ubicacin, traslados,
reintegros o prdida de los mismos, de conformidad con las normas y los
Procedimientos establecidos para cada caso.
5 ) Realizar la verificacin fsica y la certificacin a conformidad
de los inventarios a su cargo, cuando la Subdireccin Administrativa
Equipo de Gestin de Recursos Fsicos lo solicite.

NORMATIVIDAD APLICADA

EN LA ADMINISTRACIN DE BIENES PBLICOS

Cul es la normatividad que se aplica

para la gestin del del proceso de Gestin de Recursos Fsicos?

La Resolucin 001 expedida el 20 de septiembre del 2001, por la cual se expide


el Manual de procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control
de los Bienes en los Entes Pblicos del Distrito Capital.
La Resolucin 007 de enero 5 del 2007 por la cual se adopta el Manual de
Procesos y Procedimientos de la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot,
D.C.
La Circular No. 039 del 23 de septiembre de 2008, emitida por el Secretario
General, por la cual se sealan parmetros para el manejo y control de bienes de
propiedad de la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot, D.C.

Resolucin 356 de 2007 Manual de Procedimientos


del Rgimen de Contabilidad Pblica.
Directiva 003 de 2013 emitida por el Alcalde Mayor
de Bogot D.C, por medio de la cual se establecen
las Directrices para prevenir conductas irregulares
relacionadas con incumplimiento de los manuales
de funciones y de procedimientos y la prdida de
elementos y documentos pblicos
La Directiva 007 de 2005, emitida por la Secretara
General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C. Por medio
de la cual se establecen Directrices Para Conservar El
Medio Ambiente en La Secretara General de la Alcalda
Mayor de Bogot, D.C.

NOTA: Los bienes que usamos a diario,


que nos facilitan la realizacin de nuestras
labores, son nuestra responsabilidad y por lo
tanto debemos cuidarlos.
Recuerde que debido a la racionalizacin
del gasto de las Entidades del Estado, el
consumo de los bienes debe ser mesurado,
dndoles el mejor aprovechamiento y
utilizando nicamente lo necesario.

La Directiva 006 de 2012, emitida por la Secretara


General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C., Por medio
de la cual se establecen las Directrices para el Manejo
del Medio Ambiente en la Secretaria General.

SOLICITUD DE BIENES

AL EQUIPO DE GESTIN DE RECURSOS FSICOS

Como puedo solicitar

los diferentes tipos de bienes?

a )

Bienes de consumo

El servidor delegado por el jefe de la dependencia


solicita a travs de la herramienta Solicitud de elementos
de consumo, disponible en la intranet de la entidad, los
elementos requeridos para la gestin de la dependencia.
Mediante esta herramienta se enva electrnicamente la
solicitud al Equipo de Gestin de Recursos Fsicos para su
atencin, seguimiento y control de los mismos. Ver Gua 027
El equipo de Gestin de Recursos Fsicos autoriza las
cantidades a entregar, de acuerdo a los histricos registrados
en los sistemas de informacin, acatando polticas de
austeridad y las necesidades de la dependencia, Acto
seguido realiza el registro del egreso de Almacn, as como
la correspondiente entrega de los elementos.
Igualmente, se solicita la suscripcin del documento
expedido contra entrega y se procede a realizar los procesos
internos que correspondan.
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Nota: Cuando se trate de solicitudes de


tintas y tner, previamente se debern devolver
los cartuchos al grupo responsable de Gestin
de Recursos Fsicos y solicita el concepto
tcnico ante la Subdireccin de Informtica y
Sistemas quien expedir una hoja de prueba
de la impresin. Este documento deber estar
anexo al formato de Solicitud de Elementos
2211500-FT-302.

TRASLADO DE BIENES
b)

Bienes devolutivos o de consumo controlado

Diligencie en su totalidad, el formato de solicitud de elementos,


f T- 302, teniendo en cuenta

custodia del bien, incluyendo nmero de cdula y la dependencia a


la que pertenece.

Enve el formato debidamente diligenciado a Gestin de recursos


fsicos, quien registrar el traslado de bodega y llevar a cabo
la entrega del bien. De igual manera, se solicita al responsable
asignado, la suscripcin del documento contra entrega del bien y se
procede a realizar los procesos internos
Correspondientes.

DEVOLUTIVOS ENTRE
USUARIOS

Este procedimiento se lleva a cabo cuando dos


usuarios, de comn acuerdo deciden intercambiar
uno o varios bienes que les pertenecen, cuando
se lleva a cabo un traslado de un servidor a otra
dependencia, durante el disfrute de vacaciones por
2 o ms periodos, o cuando existe desvinculacin
temporal o permanente de la Entidad. Este
procedimiento se realiza mediante el trmite del
formato 2211500-f T-298 Traslado de bienes
entre usuarios, el cual puede expedirse a travs
de la funcionalidad Inventario por funcionario,
disponible en la intranet.

En caso de requerirse un prstamo temporal de bienes devolutivos


o de consumo controlado que se encuentren en bodega, se
diligencia el formato Prstamo Temporal de Bienes 2211500-f T386, con el cual se ejerce el control administrativo del responsable
temporal de los bienes. Este por un plazo mximo cinco (5) das
hbiles, vencido ste, el bien o bienes deben ser devueltos de forma
inmediata al Grupo Gestin de Recursos Fsicos o se le efectuar la
salida a servicio, asignando como responsable a quien solicit el
bien en calidad de prstamo.
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Cmo se hacen los

traslados entre usuarios?

Verifique por medio del vnculo Inventario por


funcionario, disponible en la intranet de la entidad, los
bienes a su cargo y aquellos que sern objeto de traslado.
Realizada tal verificacin, diligencie el formato 2211500-FT298 Traslado de bienes entre usuarios este documento
debe estar firmado por quien entrega y quien recibe.
En caso de trasladar bienes informticos (CPU, monitor,
teclado, entre otros), emitido el formato 2211500-FT-298
Traslado de bienes entre usuarios, solicite mediante
correo electrnico el trmite de Control de Componentes
a la Subdireccin de Informtica y Sistemas, esta
Subdireccin remitir los formatos al Equipo Gestin de
Recursos Fsicos de la Subdireccin Administrativa, dichos
documentos no deben presentar enmendaduras, ni ningn
tipo de anotacin.
Cuando se trate de vehculos automotores, deber anexar
al formato 2211500-FT-298 Traslado de bienes entre
usuarios el inventario del vehculo, formato 2211500-428.

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Envi el documento a Gestin de Recursos Fsicos,


donde se registrar la novedad en el sistema y se expedir
el documento correspondiente. En caso de elementos
informticos, la Subdireccin de Informtica y Sistemas
se encargar de remitir los documentos al Equipo de
Gestin de Recursos Fsicos en un plazo no mayor a dos
(2) das hbiles para el registro de la novedad.

Nota: En caso de requerirse trasladar


fsicamente un bien a una ubicacin distinta
a la entidad, bien sea por garanta para
reparacin, mantenimiento, o porque se hace
necesario trasladarlo a otra sede, previamente
se debe diligenciar el formato 2211500-FT-311
Autorizacin de salida de bienes y debe ser
remitido a Gestin de Recursos Fsicos para su
autorizacin, registro y seguimiento.

REINTEGRO

Cundo se hacen

reintegros de bienes devolutivos


y de consumo controlado?

DE BIENES DEVOLUTIVOS
Y DE CONSUMO CONTROLADO

Cmo se hacen reintegros

de bienes devolutivos y de consumo controlado?

Identificados los bienes a reintegrar, diligencie el formato


2211500-FT-300 Reintegro de bienes desde la funcionalidad
Inventario por funcionario disponible en la intranet.
Una vez diligenciado el formato de reintegro, remtalo a la
Subdireccin Administrativa- Gestion de Recursos Fsicos y coordine
la entrega de los bienes con Gestin de Servicios Generales.
Se hacen reintegros de bienes devolutivos y de
consumo controlado que estn a nuestro cargo,
cuando estos ya no son necesarios para el ejercicio
de las funciones o no cumplen el objetivo para
los cuales fueron destinados, bien sea porque se
encuentran en mal estado, por obsolescencia, por
dao, por supresin de la dependencia, entre otros.

El servidor de la Subdireccin Administrativa recibir el o los


bienes, as como el formato diligenciado para el registro de la
respectiva novedad.
En caso de reintegrar bienes informticos (CPU, monitor, teclado,
entre otros), emitido el formato 2211500-FT-300 Reintegro de
bienes, solicite mediante correo electrnico el trmite de Control
de Componentes a la Subdireccin de Informtica y Sistemas, esta
Subdireccin remitir los formatos al Equipo Gestin de Recursos
Fsicos de la Subdireccin Administrativa, dichos documentos no
deben presentar enmendaduras, ni ningn tipo de anotacin.
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CONSTANCIA DE DEVOLUCIN
DE BIENES Y CANCELACIN
DE SERVICIOS

Cmo se solicita la

Constancia de Devolucin de Bienes y


Cancelacin de Servicios de Almacn?
Verifique su inventario en el sistema de informacin SAI,
mediante el link Inventario por funcionario disponible en
la Intranet y diligenciar, bien sea automticamente mediante
este sistema o manualmente, el formato 2211500-FT-298
Traslado de bienes o 2211500-FT-300 Reintegro de
bienes segn corresponda.
El formato diligenciado deber ser remitido a Gestin de
Recursos Fsicos de la Subdireccin Administrativa para
llevar a cabo el trmite correspondiente. En caso de tratarse
de elementos informticos se debe solicitar a la Subdireccin
de Informtica y Sistemas el Control de componentes o
revisin del estado de los elementos informticos y anexar el
correspondiente Traslado de bienes o Reintegro de bienes.
Una vez se lleve a cabo este procedimiento, la Subdireccin
de Informtica y Sistemas remitir los documentos al Equipo
de Gestin de Recursos Fsicos en un plazo no mayor a dos
(2) das hbiles para el registro de la novedad.

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El servidor contratista o tercero deber verificar en el


sistema mediante el vnculo Inventario por Funcionario
el descargue de los elementos de su inventario y remitir
un correo electrnico o comunicacin interna al Equipo
de gestin de recursos fsicos solicitando la expedicin
de la Constancia de Devolucin de Bienes y Cancelacin
de Servicios incluyendo datos personales y de contacto,
ste se tramitar nicamente cuando el servidor no tenga
elementos a cargo en el sistema SAI.
Una vez se remita la solicitud de expedicin de la
Constancia de Devolucin de Bienes y Cancelacin de
Servicios, su trmite tarda tres (3) das hbiles, despus
de los cuales se informar al interesado su generacin
y suscripcin por parte del Subdirector Administrativo
mediante correo electrnico o telefnicamente, con el fin que
este sea recogido personalmente en la Oficina del Equipo
de gestin de Recursos fsicos. Este documento deber ser
tramitado posteriormente ante las Subdirecciones de Gestin
Documental, Informtica y sistemas y de Talento Humano,
condicin para continuar el proceso de desvinculacin del
servidor o liquidacin del contrato.
NOTA: El Equipo de Gestin de Recursos Fsicos
nicamente entregar la Constancia de Devolucin de
Bienes y Cancelacin de Servicios personalmente al
solicitante o a quien este autorice y se dejar registrada
en la copia del documento, la fecha de su recibo as
como nombre y firma de quien recibe.

Ingreso de bienes

a Almacn

Como se mencion anteriormente, el ingreso de los bienes a bodegas


de Almacn es la entrada material y real de los bienes al almacn o
bodega, para tal efecto, el interventor, supervisor del contrato o jefe
de dependencia, previamente deber acordar con el responsable de
almacn el recibo de los bienes, con el fin de preparar espacios en
bodegas, o asignar personal para su correspondiente verificacin,
acto seguido enviar mediante memorando a la Subdireccin
Administrativa, los documentos y la informacin necesaria, solicitando
el ingreso de los bienes a los inventarios de la Entidad.
Una vez registrados los bienes en el sistema de informacin
dispuesto por la Entidad para la administracin de sus inventarios,
sea SAI para bienes devolutivos o SAE, para bienes de consumo, el
sistema genera el comprobante de ingreso correspondiente, el cual
debe ser firmado por el Subdirector (a) Administrativo (a).
Posteriormente, la Subdireccin Administrativa, enva a la
Subdireccin Financiera para trmite de pago, los documentos
recibidos de la dependencia junto con el comprobante de ingreso
de bienes, exigido para el pago, con copia a la Subdireccin de
Contratacin para que reposen en la carpeta del contrato, cuando
se trate de ltimo pago, sujeto al acta de liquidacin, se remitirn al
supervisor del contrato para su trmite.

Ingreso

de bienes a Almacn

Qu documentos

se requieren para ingresar


bienes a los inventarios?

Original de la factura de compra, la cual ser


escaneada una vez se ingrese la cuenta.
Carta de aclaracin de los bienes, expedida por
el interventor o supervisor de contrato, cuando la
informacin relacionada en la factura con respecto a
los bienes, no es lo suficientemente especfica.
Original de la Certificacin de Cumplimiento
expedida por el supervisor de contrato.
Copia del Acta de Requerimiento de Entrega del
contrato Acta de Iniciacin.
Original del Acta de Recibo a Satisfaccin de bienes
firmada por las partes.
Original de la certificacin de Paz y Salvo por pago
de aportes parafiscales expedida por el contratista.
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Cmo se solicita

el ingreso de bienes inventarios de la entidad?


Una vez recibidos los bienes adquiridos en bodega o en
el lugar acordado y obtenido el visto bueno del Equipo de
Gestin de Recursos Fsicos, el supervisor del contrato
prepara los documentos pertinentes y los enva a la
Subdireccin Administrativa para su trmite ante el equipo
de Gestin de Recursos Fsicos y posterior legalizacin de
ingreso por medio de la expedicin del correspondiente
documento.
El comprobante de ingreso de bienes al almacn generado
por el sistema de informacin (SAI) firmado por el Subdirector
Administrativo es el requisito esencial para tramitar el pago
anta la Subdireccin Financiera.
Se debe tener en cuenta que en caso de remitir
la documentacin incompleta o que no cumpla los
requerimientos, sta ser devuelta a la dependencia
remitente sin tramitar.
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As mismo, es fundamental el envo de la solicitud de


ingreso dentro de los tiempos establecidos para el trmite,
de lo contrario tambin ser devuelta a la dependencia
emisora y se levantar la correspondiente No Conformidad,
asumiendo el supervisor del contrato las consecuencias
patrimoniales por la mora enla legalizacin de los bienes.
As mismo, el supervisor del contrato o el jefe de
dependencia quien tramita la adquisicin de los bienes est
en la obligacin de darlos al servicio en un trmino no mayor
a 30 das calendario o en los trminos establecidos en el
contrato.

PERDIDA

Qu debo hacer

de bienes

cuando se pierde un bien?

En caso de prdida o hurto de bienes de la Entidad, el


responsable de estos, una vez conocido y confirmado el
hecho, deber presentar de manera inmediata denuncia
ante la autoridad competente y presentar informe detallado
(narracin de los hechos de modo, tiempo y lugar) mencionando
la identificacin de los bienes (placas de inventario), a la
Subdireccin Administrativa, anexando el original de la denuncia.
Esta Subdireccin efectuar el correspondiente trmite
de reclamacin ante la aseguradora y reportar a las
dependencias competentes para que se inicien los procesos de
responsabilidad disciplinaria, fiscal, civil y penal si a ello hubiere
lugar; as mismo, reporta la informacin y datos necesarios a
la Subdireccin Financiera para los correspondientes registros
contables.
Recuerde: El no informar o gestionar las
novedades sucedidas en los bienes, en forma
oportuna a la Subdireccin Administrativa,
le acarrear responsabilidades de orden
disciplinario, fiscal, civil y penal, EVTELAS.
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Algunos tips

Para tramitar traslados de bienes entre servidores diligencie


el formato 2211500-FT-298. Tenga en cuenta que en caso de
ser bienes informticos, previamente debe solicitar el trmite
del Control de componentes a la Subdireccin de Informtica
y Sistemas.
Si va a reintegrar bienes, utilice el formato 2211500-FT- 300.
En este procedimiento al igual que en el traslado de bienes, se
debe realizar cuando aplique el correspondiente Control de
componentes.
Si la documentacin para el trmite de ingreso de elementos
al almacn no se encuentra completa, o es radicada fuera de
la fecha, o no cumple con los requisitos, ste no se tramita
y se levantar la No Conformidad correspondiente por el
incumplimiento de los requisitos.

Los documentos expedidos por el Grupo de Gestin de


Recursos Fsicos no deben ser rayados, tachados, ni presentar
ningn tipo de enmendadura. En caso de haber alguna
inconformidad con la informacin consignada en el documento,
hgalo saber a este grupo para su respectiva modificacin.

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Recuerde consultar de manera permanente su inventario a


travs de la Intranet, ingresando con su nmero de cdula en
el link Inventario por Funcionario.

Mantenga actualizada la informacin de sus bienes a


cargo, si no lo hace, incurrir en una No Conformidad.
Seor supervisor de contrato o jefe de dependencia:
enve dentro de los tiempos establecidos, la informacin
y documentos necesarios cuando requieran solicitar
ingresos de bienes a los inventarios de la entidad y
recuerde que el plazo mximo de almacenamiento para
bienes nuevos es de un mes. En consecuencia, tramite la
puesta en servicio de los mismos a la brevedad posible,
de lo contrario y de no contar con la debida justificacin
de permanencia de los mismos en bodega, se dar
salida, asignando como responsable el supervisor del
contrato.
La responsabilidad de los bienes de uso comn dentro
de una dependencia para el cumplimiento del deber,
ser asignada al jefe de la misma, segn lo sealado en
el numeral 4.11.3 inciso 7 de la Resolucin 001 del 20
de septiembre del 001, por la cual se expide el Manual
de Procedimientos
Administrativos y Contables para el Manejo y Control
de los Bienes en los Entes Pblicos del Distrito Capital.
Se entienden como bienes de uso comn, aquellos
bienes ubicados en salas de juntas, o aquellos que son
utilizados o estn al servicio de todos.

No olvide que para solicitar la Constancia de Devolucin


de Bienes y Cancelacin de Servicios del Almacn, ante la
Subdireccin Administrativa, previamente debe efectuar
los traslados o reintegros de bienes de acuerdo con los
procedimientos establecidos.
Cuando se desvincule de la Entidad, traslade de
dependencia o disfrute de vacaciones por ms de dos (2)
periodos, se debe solicitar la Constancia de Devolucin
de Bienes y Cancelacin de Servicios del Almacn, previa
realizacin de los procedimientos de traslado o reintegro
de los bienes a su cargo. ste deber ser aportado ante las
Subdirecciones de Gestin Documental, de Informtica y
Sistemas de Talento Humano y al supervisor de contrato,
para efectuar los trmites pertinentes.
Cuando le entreguen un documento generado por
el sistema dispuesto por la Secretara General para
el manejo y control de inventarios, con ocasin de un
traslado, reintegro, o asignacin de un elemento resultado
de una solicitud previa, debe firmar dicho documento a
la brevedad posible, toda vez que si presenta demoras
incurrir en declaracin de no conformidades porque
est afectando los tiempos establecidos en los procesos
y procedimientos. Estos documentos hacen parte de la
cuenta mensual que debe enviarse a la Subdireccin
Financiera, como soporte de los estados financieros.

Cuando se despeguen placas de inventario a los bienes a su


cargo o cargo de la dependencia, por favor informe de manera
inmediata al Equipo de Gestin de Recursos Fsicos para que
se realice la correspondiente reposicin de la misma. La
Subdireccin Administrativa y los entes de control efectuarn
seguimientos a las distintas dependencias, a fin de verificar
que la informacin fsica de los bienes pblicos asignados
corresponda con la informacin registrada en el sistema -SAI.
De encontrar inconsistencias, se levantarn los informes
correspondientes y se registrarn las no conformidades a que
haya lugar.
Recuerde dar estricto cumplimiento a lo dispuesto en la
Circular 039 del 23 de septiembre de 2008, suscrita por el
Secretario General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C.
Cualquier inquietud respecto al manejo de bienes pblicos,
no dude en consultar a los servidores y contratistas del
Equipo de Gestin de Recursos Fsicos, de la Subdireccin
Administrativa, quienes estarn dispuestos a orientarlo.

Es de obligatorio cumplimiento actualizar los inventarios


a cargo, cuando se va a desvincular de la entidad, cuando
se traslade de puesto o de dependencia, cuando salga a
disfrutar de ms de dos periodos de vacaciones y cuando lo
requiera la Subdireccin Administrativa o los entes de control,
esta actualizacin se realiza en la opcin Certificacin de
Inventarios de la intranet de la Secretara General y enviar
los documentos soportes para el registro de la novedad en los
SUBDIRECCIN ADMINISTRATIVA
sistemas1456
de informacin de la Subdireccin Administrativa.
ALMACN E INVENTARIOS EXTENSIN

SUBDIRECCIN ADMINISTRATIVA

ALMACN E INVENTARIOS EXTENSIN 1464 o 1456


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