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Questionnaire sur laudit des approvisionnements.

Questions
1- Structure du service des achats
1. Les objectifs de la fonction approvisionnement sont-ils bien compris ?
2. Le service achat est-il indpendant:
- de la comptabilit gnrale ?
- de la comptabilit fournisseurs ?
- de la trsorerie ?
- du service rception ?
- du contentieux ?
3. Les procdures facilitent-elles un pilotage ax sur l'utilit des
approvisionnements:
- par les services approvisionnement ?
- par la direction gnrale ?
2- Personnel des achats
4. Les procdures de slection et de maintien des ressources humaines assurentelles l'utilisation d'un personnel comptant, performant et ayant un bon
comportement ?
5. Les rgles d'thique et d'intgrit sont-elles clairement communiques au
personnel et aux fournisseurs ?
6. La qualit de la communication des approvisionnements est-elle satisfaisante :
- au sein du service ?
- avec les autres services de l'entreprise ?
- avec les fournisseurs et les autres tiers ?
7. Le personnel du service achat fait-il l'objet d'une enqute priodique de bonne
moralit ?
3- Expression des besoins d'achat
8. Etablit-on un budget des achats ?
9. Le budget des achats est-il rgulirement compar aux ralisations ?
10. Les achats de biens ou de services sont-ils commands seulement sur la base de
demandes d'achat tablies par des personnes habilites (tels que chefs de service) ?
4- Choix des fournisseurs et appel la concurrence
11. Existe-t-il un fichier fournisseurs auquel il est fait rfrence pour le choix du
fournisseur ?
12. Cette liste est-elle rgulirement revue pour dterminer si les prix pays ne sont

Oui Non

pas au-dessus des prix du march ?


13. Les achats non courants font-ils l'objet d'appels la concurrence (au moins audessus d'un certain plafond) ?
14. Une personne indpendante du service des achats examine-t-elle parfois les
critres de choix des fournisseurs et la validit des conditions acceptes ?
5- Commendes aux fournisseurs
15. Les bons de commandes sont-ils :
- pr numrots ?
- tablis en quantits et en valeur ?
- signs par un responsable, au vu de la demande d'achat ?
16. Le systme permet-il de connatre tout moment les commandes non encore
livres, celles qui le sont partiellement, celles qui sont ralises, et celles qui sont
annules ?
17. Les commandes en cours sont-elles rgulirement values pour dterminer les
engagements pris par l'entreprise ?
18. Y a-t-il une procdure de relance des fournisseurs en retard de livraison ?
6- Rception des commendes
19. Le service rception reoit-il un exemplaire des bons de commandes passes,
mentionnant les quantits et qualits ?
20. Les marchandises reues sont-elles rapproches des BC en ce qui concerne :
- les quantits ?
- la qualit ?
21. Le contrle qualit est-il efficace et matrialis par crit pour une comptence
dsigne ?
22. Les bons de rception sont-ils dits systmatiquement ?
23. Si oui, sont-ils signs et dats par le rceptionniste ?
7- Rception des factures fournisseurs
24. Au bureau d'ordre :
- enregistre-t-on les factures et avoirs reus sur le cahier de courrier arrive ?
- procde-t-on la numrotation squentielle interne des factures et avoirs ?
- les originaux des factures et des avoirs sont-ils identifis l'aide d'un tampon
"ORIGINAL" ?
25. Les factures et avoirs des fournisseurs sont-ils directement transmis du service
courrier au service comptable ?
8- Comptabilisation
26. Le service comptable utilise-t-il les squences numriques des documents
suivants pour s'assurer qu'il reoit toutes les informations ncessaires :
- bons de commande ?

- bons de rception ?
- bons de retour et bons de rclamation ?
- factures et avoirs reus ?
27. Les factures et avoirs fournisseurs sont-ils vrifis pour :
- les quantits, qualits, prix et conditions de paiement avec les BC et les BR ou
tout autre justificatif pour les services et frais annexes ?
- les fiches de rclamation ?
- l'exactitude arithmtique ?
- les remises et bonifications dues ?
- les taxes : TVA, etc. ?
28. Ces vrifications sont-elles indiques sur les factures ?
29. Si des factures sont envoyes aux services utilisateurs pour approbation :
- sont-elles accompagnes des pices justificatives ?
- la comptabilit garde-t-elle trace de ces envois ?
30. L'usage de photocopie comme pice justificative est-il interdit?
31. Tient-on des comptes individuels fournisseurs ?
32. Lorsque des fournisseurs adressent des relevs de comptes la St :
- ces relevs sont-ils compars avec les soldes des comptes en comptabilit ?
- les diffrences sont-elles recherches et apures ?
- ces ajustements sont-ils approuvs par un responsable ?
9- Paiement
33. La facture n'est-elle paye qu'au vue d'un ordre de paiement sign par le
responsable en question et de l'original de la facture ?
34. L'ordre de paiement est-il dlivr par le service responsable par crit ?
35. L'ordre de paiement est-il tabli aprs approbation des diffrents contrles ?
36. Les originaux des factures sont-ils annuls aprs paiement ?
10- Remises, escomptes et ristournes
37. Les approvisionnements sont-ils efficaces en matire de remises, escomptes et
ristournes ?
38. Le pilotage de l'encaissement des remises, escomptes et ristournes est-il
efficace ?
11- Prvention des litiges, retours et rclamations
39. Insre-t-on une clause compromissoire pour recourir l'arbitrage institutionnel
en cas de litige ?
40. Les marchandises ou emballages retourns aux fournisseurs font-ils l'objet d'un
bon de retour pr numrot ?
41. Les bons de retours et les bons de rclamations sont-ils transmis aux personnes

charges d'obtenir les avoirs ?


42. Est-il procd rgulirement une tenue des retours et des rclamations non
recoups avec des avoirs ?