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Este manual est dirigido al Departamento de Compras, Comisin de
Contratacin de Bienes y Servicios y unidades acadmicas-administrativas de
la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado las cuales intervienen en
los procesos inherentes a Contrataciones Pblicas.
Normas Generales
Adquisicin
de Bienes y
Contratacin
de Servicios
Monto en
Unidades
Tributarias
Modalidades
de
Contratacin
Mayor a
2.500 hasta
5.000
Consulta de
Precios
Modalidad de
pago
Orden de
Compra
Unidad
Contratante
Autorizacin y
Firma
Dpto. de
Compras
Comisin de
Contratacin
Convenio
Marco
Mayor a
5000 hasta
20.000
Concurso
Cerrado
Adjudicacin
del Contratista
Vicerrector
Administrativo
Orden de
Compra
Contrato
Comisin de
Contratacin
Vicerrector
Administrativo
Comisin de
Contratacin
Rector
Convenio
Marco
Mayor a
20.000
Concurso
Abierto
Rector
4.
5.
6.
7.
Las unidades ejecutoras sern las receptoras de los bienes y servicios requeridos
por Departamento de Compras y sern responsables de distribuirlos a las
unidades que dependan de ellas segn los requerimientos internos.
8.
9.
16.
Lugar y fecha del informe, el cual ser firmado por todos los Miembros de
la Comisin y por el Secretario; y el voto salvado de algn miembro de la
Comisin de Contrataciones y el informe correspondiente, si lo hubiere.
Garantas
Actas de inicio, suspensin, terminacin y recepcin provisional o definitiva
de los bienes, servicios y obras, si fuere el caso.
Documentos relacionados con modificaciones de los contratos, si fuere el
caso.
Formularios para el pago o valuaciones.
Aprobaciones de pago.
Pagos realizados.
Finiquito.
Liberacin de garantas.
Evaluacin de actuacin o desempeo del contratista.
Cualquier otro relacionado con la administracin del contrato y evaluacin
posterior.
23. Las infracciones a las normas contenidas en la presente normativa darn lugar a la
imposicin de las respectivas sanciones administrativas y disciplinarias, sin
perjuicio de las responsabilidades de carcter civil y penal que resulten
procedentes.
GLOSARIO DE TRMINOS
A los efectos de facilitar la comprensin del presente manual, a continuacin se
explica la terminologa utilizada en l; no se persigue establecer definiciones que
coincidan con las generalmente aceptadas, sino uniformar su uso e implantacin del
mismo.
1. Calificacin: Es el resultado del examen de la capacidad legal, tcnica y financiera
de un participante para cumplir con las obligaciones derivadas de un contrato.
2. Contratista: Toda persona natural o jurdica que ejecuta una obra, suministra un
bien o presta un servicio no profesional ni laboral, para alguno de los rganos y
entes sujetos a la Ley de Contrataciones pblicas, en virtud de un contrato sin que
medie relacin de dependencia.
3. Contrato Marco: Contrato establecido con proveedores de un mismo rubro donde
se establecen precios unitarios por cada rengln, el cual se ejecutar mediante
requisicin y orden de compra segn las condiciones y trminos especficos de las
cantidades a ejecutar.
4. Disponibilidad presupuestaria: Es el recurso financiero-presupuestario que
permite realizar aquellos compromisos de gastos que ocurran en la Universidad.
5. Emergencia comprobada: son los hechos o circunstancias sobrevenidas que tienen
como consecuencia la paralizacin o la amenaza de paralizacin total o parcial de
sus actividades o del desarrollo de las competencias del rgano o ente
contratante.
6.
7.
8.
Oferta: es aquella propuesta que ha sido presentada por una persona natural o
jurdica, cumpliendo con los recaudos exigidos para suministrar un bien, prestar un
servicio a ejecutar una obra.
9.
10. Presupuesto Base: Es una estimacin de los costos que se generan por las
especificaciones tcnicas requeridas para la Adquisicin de Bienes, Prestacin de
Servicios y Ejecucin de Obras.
11.
12.
13.
Procesos de Direccin
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Cdigo
P.01
Objetivo:
Establecer las actividades a ser ejecutadas para la consolidacin de la programacin
de compras a nivel institucional a fin de remitirla ante el Sistema Nacional de
Contrataciones, dando cumplimiento a lo establecido en la Ley de Contrataciones
Pblicas y su Reglamento.
Normas Especficas
1. El Departamento de Compras, ser la unidad encargada de suministrar las pautas a
las unidades administrativas para la programacin de las compras anuales.
2. Cada unidad acadmica-administrativa, ser la responsable de la transcripcin de
los registros correspondientes a la programacin de compras.
3. El Departamento de Compras, informar mediante circular el lapso establecido para
la elaboracin de la programacin de compras y la transcripcin en el SIAD y en el
mdulo de programacin de compras del Servicio Nacional de Contrataciones.
4. El Departamento de Compras ser el cuentadante ante el Sistema Nacional de
Contrataciones y deber monitorear a travs del mdulo Programacin de Compras,
los movimientos ejecutados por las diferentes unidades
5. El Departamento de Compras, deber dar acceso al Sistema Integrado
Administrativo (SIAD) para que las unidades ingresen la informacin relacionada
con la programacin de compras.
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Cdigo
P.01
Responsable
Jefe de
Compras
Unidad
AcadmicaAdministrativa
Jefe de
Compras y
Funcionarios
del Dpto. de
Compras
Unidad
AcadmicaAdministrativa
Actividad
1. Remite va Web circular a las Unidades AcadmicoAdministrativas informando el lapso en el cual estar abierto el
modulo de programacin de compras para la informacin
respectiva.
2. Ingresa en el SIAD al Mdulo Programacin de Compras, y
registra las compras a efectuar durante el ejercicio fiscal, en el
lapso establecido por el Departamento de Compras.
3. Emite reporte de consolidacin de compras.
4. Ingresa al Sistema Nacional de Contrataciones en el Modulo
Programacin Electrnica de Compras y transcribe la
informacin de la programacin de compras para el ejercicio
fiscal de acuerdo al instructivo respectivo.
5. Informa al Departamento de Compras va telefnica o correo
electrnico sobre la transcripcin de la informacin sobre la
programacin de compras para su revisin.
6. Revisa en la pgina web del Sistema Nacional de
Contrataciones
a
travs
del
Mdulo
Electrnico
de
Programacin de Compras la informacin transcrita por el
funcionario
responsable
de
cada
unidad
acadmicaadministrativa.
7. Informa al Departamento de compras a travs de Memorndum
o correo electrnico, la culminacin de la fase de transcripcin
de la Programacin de Compras.
8.
9.
10.
11.
Jefe de
Compras
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Cdigo
P.01
Responsable
Jefe de
Compras
Sistema
Nacional de
Contrataciones
(SNC)
Jefe de
Compras
Secretaria
Actividad
1. Realiza el cierre de la Programacin de Compras al Sistema
Nacional de Contrataciones.
2. Emite el Certificado de envo de la data por el Modulo de
Programacin de Compras del SNC.
3. Verifica los registros de la Programacin de Compras:
13.1. Si existe alguna discrepancia, emite correo
electrnico al Jefe de Compras y a la Unidad
Acadmico - Administrativa, detallando los tems a
modificar y apertura nuevamente el Sistema.
4. Monitorea que cada funcionario realice las correcciones
pertinentes.
a. Si
toda
la
informacin
est
correcta,
genera
automticamente el consolidado de la Universidad como
nico ente en el Sistema Nacional de Contrataciones.
b. Elabora memorando informativo al Vicerrectorado
Administrativo con una copia a la Direccin de Servicios
Generales y Rectorado donde se indica el cierre de la
Programacin anual de compras.
c. Entrega copia del reporte de aprobacin emitido por el
Sistema Nacional de Contrataciones (SNC) a la secretaria
para el archivo respectivo.
5. Recibe reporte emitido por el SNC y archiva en la carpeta
correspondiente.
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Cdigo
P.02
Normas Especficas
1. Al inicio del ejercicio fiscal y una vez consolidada la Programacin de Compras
Institucional, el Departamento de Compras informar a las unidades ejecutoras la
adquisicin de bienes o contratacin de servicios que por su monto (a nivel
institucional) superen las 2.500 U.T y deben ser centralizadas a travs de esta
unidad, a objeto que las mismas se planifiquen de acuerdo a sus necesidades.
2. El Departamento de Compras, a los efectos de garantizar el suministro de bienes y
prestacin de servicios que por sus caractersticas o recurrencia dificulten planificar
la modalidad de seleccin de contratistas, podr establecer un contrato marco bajo
el esquema de lista de precios e informar oportunamente a las unidades
acadmicas y administrativas el procedimiento a seguir para esta modalidad.
3. El Departamento de Compras de forma conjunta con la Comisin de Contrataciones
emitir el cronograma de las contrataciones, que posibilite a las unidades
acadmicas y administrativas establecer sus requerimientos oportunos.
Responsable
Jefe de Compras
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Cdigo
P.03
Formularios Utilizados
Descripcin
Sumario de
Contrataciones
Origen
Responsable
Medio
SIAD
Unidad AcadmicoAdministrativa
ElectrnicoFsico
Responsable
Jefe de
Compras
Unidad
AcadmicaAdministrativa
Actividad
1. Enva circular, en el que informa a las unidades que el Modulo
de Sumario de Contrataciones del SIAD y SNC, estar abierto
en un perodo determinado para la transcripcin de las compras
realizadas.
2. Ingresa al SIAD y realiza Sumario de Contrataciones y el cierre
correspondiente.
3. Emite reporte de Sumario Consolidado.
4. Registra en el Modulo del SNC Sumario de Contrataciones, las
compras efectuadas durante determinado Trimestre, en el lapso
establecido para ello.
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Cdigo
P.03
Responsable
Actividad
Jefe de
Compras y/o
Funcionarios
del
Departamento
Unidad
AcadmicaAdministrativa
6.
7.
8.
9.
10.
Jefe de
Compras
11.
12.
13.
Secretaria
14.
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Cdigo
P.04
Responsable
Actividad
Unidad
Acadmico Administrativa
Jefe de
Compras
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Cdigo
P.05
Formularios Utilizados
Cdigo
Descripcin
MPC-F.07
Reporte Ordenes de
Compras
Responsable
Jefe de Compras
/Jefe Sectorial de
Compras
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
Responsable
Jefe de
Compras
Origen
Departamento
de Compras
Medio
Electrnico
- Fsico
Actividad
1.
2.
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Cdigo
P.05
Responsable
Actividad
3.
Jefe Sectorial
de Compras
4.
5.
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
Cdigo
MPC-01
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
PROCESOS OPERATIVOS
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Cdigo
P.06
Recepcin de Requisiciones
Objetivo:
Establecer los lineamientos y la secuencia de actividades que debern realizarse parar
la recepcin de requisiciones de Bienes Materiales y Equipos, conforme a la normativa
que lo regula.
Normas Especficas
1. La requisicin ser elaborada por la unidad ejecutora quien deber presentar como
anexos la documentacin requerida segn el tipo de bien que se solicita. Por
ejemplo, aval de la comisin de informtica, en caso de equipos de computacin.
2. La requisicin tendr un nmero correlativo que ser asignado a travs del sistema
integrado administrativo (SIAD).
3. El registro de las requisiciones lo realizar la unidad ejecutora.
4. Las requisiciones deben ser enviadas al Departamento de Compras va electrnica y
de forma fsica debidamente aprobada por el responsable de la unidad solicitante.
5. La unidad ejecutora es la responsable de garantizar la disponibilidad presupuestaria
para cubrir el gasto de la compra a efectuar. Para ello, la requisicin deber tener
anexo el pre-compromiso que avale la misma.
6. Cada unidad ser la responsable del control presupuestario segn la requisicin
realizada.
7. El proveedor una vez recibida la notificacin de adjudicacin tendr cinco (5) das
hbiles para hacer entrega de las fianzas y ocho (8) das hbiles para la entrega de
orden de compra o firma del contrato.
8. De acuerdo al monto de la contratacin, se asignarn los responsables del proceso
de contratacin.
a. Si el monto de la contratacin supera las 2.500 UT hasta 5.000 UT se realizar
una consulta de precios, siendo el Departamento de Compras el responsable de
la seleccin de proveedores, anlisis de las ofertas, elaborar el Informe de
Recomendacin para la adjudicacin. Asimismo, deber someter el expediente
estructurado a la Comisin de Contrataciones para su aprobacin.
b. Si el monto de la contratacin supera las 5.000 UT hasta 20.000 UT se realizar
un Concurso Cerrado, siendo la Comisin de Contrataciones la responsable de la
seleccin de proveedores, anlisis de las ofertas, elaborar el informe de
recomendacin para la adjudicacin.
c. Si el monto de la contratacin supera las 20.000 UT se realizar Concurso
Abierto, siendo la Comisin de Contrataciones la responsable de la seleccin de
proveedores, anlisis de las ofertas, elaborar el informe de recomendacin para
la adjudicacin.
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Cdigo
P.06
Recepcin de Requisiciones
Formularios Utilizados
Cdigo
Descripcin
MC-F01
Responsable
Secretaria
Jefe de
Departamento
Seccin de
Contrataciones
e
Importaciones
Jefe Sectorial
de Compras
Origen
Responsable
Medio
Jefe de la Unidad
ElectrnicoUnidad
Solicitante
Fsico
AcadmicoAdministrativa
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
Actividad
1. Recibe de las unidades acadmicas-administrativas la
Requisicin de Materiales y Equipos tanto en fsico en original y
copia, como electrnicamente va SIAD + pre-compromiso +
autorizacin de la Direccin de Informtica o Planta Fsica
(segn el caso) dependiendo del bien o servicio requerido,
presupuesto base mediante ofertas, especificaciones tcnicas
de la contratacin.
2. Verifica en el sistema integrado administrativo (SIAD) el
registro correspondiente y revisa que cumpla con todas las
especificaciones
(disponibilidad
presupuestaria,
firmas
autorizadas y anexos segn el caso) firma, sella la requisicin o
solicitud en seal de conformidad y devuelve la copia a la
unidad solicitante.
3. Da ingreso en el SIAD para el anlisis respectivo y entrega al
Jefe de Departamento.
4. Recibe requisicin (es) + pre-compromiso (s) + informe (s)
respectivo (s) y otros documentos, verifica el monto de la
solicitud y los rubros a adquirir, y entrega a la Seccin de
Contrataciones e Importaciones.
5. Recibe requisicin (es) + pre-compromiso (s) + informe (s)
respectivo (s), revisa los rubros adquirir y solicita por escrito a
la Unidad de Registro de Contratista y Proveedores el listado de
las empresas actualizadas en el ramo a contratar.
Requisicin de
Materiales
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Cdigo
P.06
Recepcin de Requisiciones
Responsable
Jefe de
Departamento
Miembros de
la Comisin de
Contrataciones
de Bienes y
Servicios
Jefe de
Departamento
Secretaria
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Cdigo
P.06
Recepcin de Requisiciones
Responsable
Secretaria
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Cdigo
P.07
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Cdigo
P.07
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Cdigo
P.07
Formularios Utilizados
Cdigo
Descripcin
MC-F01
MC-M01
Requisicin de
Materiales
Invitacin
MC-M02
Acta de Inicio
MC-F02
Entrega de
Requisicin y
Recepcin de Ofertas
Anlisis de Ofertas
MC-F03
Responsable
Comprador
Origen
Responsable
Medio
Unidad AcadmicoAdministrativa
Departamento de
Compras
Departamento de
Compras
Departamento de
Compras
Jefe de Unidad
Comprador
Electrnico
-Fsico
Fsico
Comprador
Fsico
Comprador
Fsico
Departamento de
Comprador
Fsico
Compras
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
Actividad
1. Recibe la (s) requisicin (es) (Fsica y Electrnica) + precompromiso + informe de la Comisin de Informtica o Direccin
de Planta Fsica segn el bien o servicio adquirir y efecta un
anlisis tcnico de la misma.
1.1. Levanta Acta para dar inicio al Proceso de Contratacin
bajo la modalidad de Consulta de Precios.
1.2. Revisa el Registro de Contratista y Proveedores de la UCLA
y selecciona examinando como mnimo a tres posibles
proveedores. Si existe uno solo, aplica lo establecido en el
artculo 87 de la Ley de Contrataciones Pblicas.
1.3. Elabora invitacin con las especificaciones tcnicas
sealadas en la (s) requisicin (es) recibida (s) y hace
firmar por el Jefe de Compras.
1.4. Se comunica con los proveedores a objeto de indicarles
que pueden pasar a retirar la invitacin.
1.4.1. Si la entrega es personal, anota en el formulario
Entrega de Requisiciones y Recepcin de Ofertas la
fecha de entrega y el nombre de quien recibe la copia
de la invitacin.
1.4.2. Si la entrega es va fax o correo electrnico, anota en
el formulario Entrega de Requisiciones y Recepcin
de Ofertas la fecha de entrega, anexa comprobante
de recepcin del fax y solicita acuse de recibo de la
empresa en papel membretado sellado y firmado.
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Cdigo
P.07
Responsable
Comprador
1.7.3.
1.7.4.
1.7.5.
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Cdigo
P.07
Responsable
Jefe de
Compras
Comprador
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Cdigo
P.08
Objetivo:
Establecer las actividades a ejecutarse para la seleccin de proveedores en las
modalidades de contratacin, cumpliendo con lo establecido en la Ley de
Contrataciones Pblicas y su Reglamento, a fin de dar respuesta a las necesidades
de las diferentes unidades.
Normas Generales
1. Los procesos inherentes a las modalidades de contratacin, se regirn por lo
dispuesto en la Ley de Contrataciones Pblicas y su Reglamento.
2. Cuando el monto de la Adquisicin de Bienes o Servicios sea Superior a 5.000
UT hasta 20.000 UT. el proceso de seleccin de proveedores se realizar por
Concurso Cerrado.
3. Cuando el monto de la Adquisicin de Bienes o Servicios sea superior a 20.000
UT, el proceso de seleccin de proveedores se realizar por Concurso Abierto.
4. La Unidad Contratante en la modalidad de contratacin por Concurso Cerrado o
Abierto, ser la Comisin de Contrataciones.
5. En toda modalidad de contratacin se deber estructurar un expediente que
contenga los documentos generados en el proceso.
6. Para iniciar un proceso de seleccin de proveedores, se deber contar con la
disponibilidad respectiva.
7. En el pliego de condiciones se deber incorporar el Compromiso de
Responsabilidad Social, as como las garantas y solvencias requeridas,
dependiendo del tipo de contratacin.
8. Para toda modalidad de contratacin, se deber establecer el Presupuesto Base
en funcin al Sistema Referencial de Precios, fijado por el Departamento de
Compras.
9. En toda modalidad de contratacin, se deber elaborar el Acta de Inicio del
proceso.
10. La Comisin de Contrataciones de Bienes y Servicios, tendr la responsabilidad de
coordinar las actividades previas al concurso cerrado, seleccionar los proveedores,
efectuar las invitaciones, recibir las ofertas y preparar el informe de recomendacin.
11. La Adjudicacin en la modalidad de Consulta de Precios, Concurso Cerrado y Abierto
estar bajo la potestad de la mxima autoridad de la Universidad.
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Cdigo
P.08
Normas Especficas.
12.La Seccin de Contrataciones e Importaciones, es la unidad encargada de
elaborar el pliego de condiciones para los concursos cerrados.
13.El Departamento de Compras, ser la unidad encargada de publicar el pliego de
condiciones en la pgina web de la Institucin.
14.Cuando el rubro a contratar se relacione con la poblacin estudiantil, se debe
invitar a dos (2) representantes de los Centros de Estudiantes de cada Decanato
y Federacin de Centros de Estudiantes. Asimismo, se hace invitacin a la
Direccin de Auditora Interna en calidad de observador.
15.La invitacin deber indicar la direccin de la pgina web donde aparece
publicado el pliego de condiciones.
16.La empresa deber informar al Departamento de Compras, el acuse de recibo
de la invitacin en papel membretado, firmado y sellado por el responsable de
la misma.
Formularios Utilizados
Cdigo
Descripcin
MC-M04
Pliego de Condiciones
MC-M02
Acta de Inicio
MC-M05
Acta de Recepcin y
Apertura de Ofertas
Invitacin
MC-M01
MC-F07
MC-M03
Listado de Asistencia de
Empresas
Convocatoria
Origen
Comisin de
Contrataciones
Comisin de
Contrataciones
Comisin de
Contrataciones
Comisin de
Contrataciones
Comisin de
Contrataciones
Comisin de
Contrataciones
Responsable
Secretaria de
Comisin
Secretaria de
Comisin
Secretaria de
Comisin
Secretaria de
Comisin
Secretaria de
Comisin
Secretaria de
Comisin
Medio
la
Fsico
la
Fsico
la
Fsico
la
Fsico
la
Fsico
la
Fsico
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Cdigo
P.08
Responsable
Dpto. Compras
Seccin de
Contrataciones
e Importaciones
Jefe Sectorial
de Compras
Jefe de
Departamento
Actividad
1. Recibe de la Comisin de Contrataciones requisicin (es) + precompromiso (s)+ informe(s) + seleccin de empresas a ser
invitadas.
2. Si las contrataciones son recurrentes:
a. Solicita a las unidades acadmicas y administrativas la
informacin tcnica a ser incluida en el pliego de
condiciones, tales como:
i.
Direccin Servicios Generales (reas Verdes,
Vigilancia y Seguros Patrimoniales).
ii.
Direccin de Transporte (Parque Automotor
(Seguro)
iii.
Coordinacin de Comedores (Comedores)
iv.
Telecomunicaciones (Enlaces de Internet y
Servicios de Centrales Telefnicas).
b. Recibe informacin tcnica por parte de las unidades e
incorpora cualquier informacin adicional que se requiera
as como el compromiso social empresarial, sealado por
la Comisin de Contrataciones.
3. Si las contrataciones no son recurrentes y superan las 5.000
U.T., elabora pliego de condiciones e incluye el compromiso de
responsabilidad social, solvencias y garantas.
4. Remite va web pliego de condiciones a los miembros de la
comisin para su conocimiento y posterior revisin en
conjunto.
5. Estructura el expediente de la contratacin.
6. Elabora el acta de inicio del proceso.
7. Entrega pliego de condiciones + acta de inicio + expediente de
la contratacin al Jefe de Departamento.
8. Recibe pliego de condiciones + acta de inicio + expediente de
la contratacin, verifica que todo est conforme y emite
convocatoria a los miembros de la Comisin para la revisin y
aprobacin del Pliego de Condiciones.
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Cdigo
P.08
Responsable
Comisin de
Contrataciones
Dpto. Compras
Seccin de
Contrataciones
e Importaciones
Jefe Sectorial
de Compras
Actividad
9. Reciben pliego de condiciones + acta de inicio verifican que
todo est conforme.
10.Una vez reunidos, revisan, avalan el pliego de condiciones y
firman el Acta de Inicio.
11. Devuelven al Jefe de Compras pliego de condiciones y acta de
inicio para la elaboracin de las invitaciones.
12. Elabora Invitacin indicando las empresas seleccionadas y
hace firmar por el Presidente de la Comisin.
13. Remite a las empresas va fax o correo electrnico la invitacin
verifica su recepcin y solicita acuse de recibo de la empresa
por escrito en papel membretado y sellado
14. Elabora convocatoria de concurso e indica la fecha de
recepcin de ofertas y hace firmar por el Presidente de la
Comisin.
15. Emite comunicacin a la unidad ejecutora para solicitar
quienes sern las personas asignadas para participar en el
acto pblico de recepcin y apertura de ofertas.
16. Entrega original de la convocatoria a cada uno de los
integrantes de la Comisin de Contrataciones de Bienes y
Servicios, Direccin de Auditora Interna y a las personas
asignadas por la unidad ejecutora y hace firmar una lista de
cotejo en seal de haber sido informados y archiva en el
expediente de la contratacin
17. Elabora Lista de Asistencia de empresas, Acta de Recepcin y
Apertura de Ofertas, Hoja de Observaciones Proveedores y
archiva en el expediente de la contratacin.
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Cdigo
P.08
Responsable
Actividad
Dpto. Compras
Seccin de
Contrataciones
e Importaciones
Jefe Sectorial
de Compras
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Cdigo
P.09
Responsable
Dpto. Compras
Seccin de
Contrataciones
e Importaciones
Jefe Sectorial
de Compras
Jefe de
Departamento
Actividad
1. Recibe de la Comisin de Contrataciones requisiciones + precompromiso (s)+ informe(s).
2. Si las contrataciones son recurrentes:
a. Solicita a las unidades acadmicas y administrativas la
informacin tcnica a ser incluida en el pliego de
condiciones, tales como:
i.
Direccin Servicios Generales (reas Verdes,
Vigilancia y Seguros Patrimoniales).
ii.
Direccin de Transporte (Parque Automotor
(Seguro)
iii.
Coordinacin de Comedores (Comedores)
iv.
Telecomunicaciones (Enlaces de Internet y
Servicios de Centrales Telefnicas).
b. Recibe informacin tcnica por parte de las unidades e
incorpora cualquier informacin adicional que se requiera
as como el compromiso social empresarial, sealado por
la Comisin de Contrataciones.
3. Si las contrataciones no son recurrentes y superan las 20.000
U.T., elabora pliego de condiciones e incluye el compromiso de
responsabilidad social, solvencias y garantas.
4. Elabora Cronograma de Actividades.
5. Remite va web pliego de condiciones y cronograma de
actividades a los miembros de la comisin para su
conocimiento y posterior revisin en conjunto.
6. Estructura el expediente de la contratacin.
7. Elabora el acta de inicio del proceso.
8. Entrega pliego de condiciones + cronograma de actividades+
acta de inicio + expediente de la contratacin al Jefe de
Departamento.
9. Recibe pliego de condiciones + acta de inicio + expediente de
la contratacin, verifica que todo est conforme y emite
convocatoria a los miembros de la Comisin para la revisin y
aprobacin del Pliego de Condiciones.
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Cdigo
P.09
Responsable
Comisin de
Contrataciones
Dpto. Compras
Seccin de
Contrataciones
e Importaciones
Jefe Sectorial
de Compras
Actividad
10.Reciben pliego de condiciones + cronograma de actividades +
acta de inicio verifican que todo est conforme. Una vez
reunidos, revisan y avalan el pliego de condiciones.
11. Firman el Acta de Inicio.
12. Devuelven al Jefe de Compras pliego de condiciones y acta de
inicio para la publicacin de los mismos.
13.Realiza la publicacin del Pliego de Condiciones en el Mdulo de
Publicacin Electrnica del SNC, con 72 Horas de anticipacin.
14.Una vez aprobada la Publicacin del Pliego de Condiciones por
el SNC, publica en la Pg. Web de la UCLA.
15.Elabora convocatoria de concurso e indica la fecha del Acta
Pblico de Recepcin y Apertura de Ofertas y hace firmar por el
Presidente de la Comisin.
16.Emite comunicacin a la unidad ejecutora para solicitar quienes
sern las personas asignadas para participar en el Acto Pblico
de Recepcin y Apertura de Ofertas.
17.Entrega original de la convocatoria a cada uno de los
integrantes de la Comisin de Contrataciones de Bienes y
Servicios, Direccin de Auditora Interna y a las personas
asignadas por la unidad ejecutora y hace firmar una lista de
cotejo en seal de haber sido informados y archiva en el
expediente de la contratacin
18.Elabora Lista de Asistencia de empresas, Acta de Recepcin y
Apertura de Ofertas, Hoja de Observaciones Proveedores y
archiva en el expediente de la contratacin.
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Cdigo
P.09
Responsable
Actividad
Dpto. Compras
Seccin de
Contrataciones
e Importaciones
Jefe Sectorial
de Compras
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Cdigo
P.10
Objetivo
Establecer los lineamientos y la secuencia de actividades que debern realizarse para
la Recepcin y Apertura de Ofertas, segn lo dispuesto en la Ley de Contrataciones
Pblicas y su Reglamento.
Normas Especficas:
1. El proceso de Recepcin y Apertura de Ofertas, debe realizarse en la fecha y hora
previstas, en presencia de los siguientes miembros:
a. Presidente(a) de la Comisin.
a. Secretario(a) de la Comisin
b. Director(a) de Servicios Generales
c. Director(a) de Finanzas.
d. Jefe(a) de Compras.
e. Consultor(a) Jurdica
f. Un representante de Auditoria Interna en calidad de observador del
proceso.
g. Los proveedores que participan en el proceso.
h. Una comisin tcnica, en calidad de observadores, integrada por dos
personas, quienes sern nombradas por la unidad solicitante (estos pueden
ser el jefe de la unidad y un experto en la materia).
2. El secretario(a) de la Comisin de Contrataciones, deber coordinar la firma del
control de asistencia por parte de los proveedores que asistan a la apertura de
sobre.
3. El secretario(a) de la Comisin de Contrataciones, deber entregar a los
proveedores la hoja de observaciones, a fin de que emitan su juicio acerca del
proceso de contratacin donde participen.
Formularios Utilizados
Cdigo
Descripcin
Origen
Responsable
Medio
MC-F07
Control de Asistencia
Empresas
Comisin de
Contrataciones
Secretaria
Fsico
MC-M06
Hoja de Observaciones
Comisin de
Contrataciones
Secretaria
Fsico
MC-M05
Acta de Recepcin y
Apertura de Ofertas A y B
Comisin de
Contrataciones
Secretaria
Fsico
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Cdigo
P.10
Responsable
Secretaria
Comisin de
Contrataciones
Presidente de
la Comisin
Miembros de la
Comisin de
Contrataciones
Actividad
1. El da y hora pautados proceden a dar recepcin y apertura de
ofertas presentadas por las Empresas (Sobre A y B).
2. Extrae del expediente de la contratacin, el control de asistencia
y la hace firmar por los representantes de las empresas en
orden de llegada.
3. Hace entrega a los proveedores una hoja, para que emitan por
escrito las observaciones acerca del proceso y la devuelvan al
final de la apertura de sobres.
4. Extrae del Expediente, Acta de Recepcin y Apertura de Sobre A
y B.
5. Da inicio a la recepcin y apertura de ofertas, llama a los
proveedores uno a uno de acuerdo al orden de llegada, se les
solicita la cdula de identidad y se van abriendo los sobres A
en el mismo orden.
6. Revisan el contenido del sobre A Aspectos Legales y
Financieros y verifican que cumpla con los requisitos exigidos en
el pliego de condiciones.
a. Si cumple con lo exigido: se entrega al proveedor los
documentos originales con su cdula de identidad y se hace
firmar el Acta de Recepcin y Apertura de Ofertas.
b. Si no se cumple con lo exigido: deja constar en Acta la
descalificacin del proveedor, hace firmar por el mismo y se
lee en voz alta a todos los presentes.
7. Se llama uno a uno a los proveedores calificados en el orden de
llegada, para que presenten el sobre B el cual contiene la
Oferta, el Compromiso de Responsabilidad Social y la Fianza o
cheque de gerencia de sostenimiento de la oferta.
8. Revisan que el proveedor cumpla con el Compromiso de
Responsabilidad Social y con la fianza.
a. Si no cumple con el Compromiso de Responsabilidad
Social y fianza de sostenimiento de la oferta, se le
entrega al proveedor su oferta, sin derecho a ser leda y se
descalifica, dejando constar en acta firmada por el proveedor
descalificado y se le entrega copia del acta para que libere
su fianza.
b. Si cumple con el Compromiso de Responsabilidad Social y la
fianza de sostenimiento de la oferta, se le entrega la oferta
original al presidente de la Comisin de Contrataciones.
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Cdigo
P.10
Responsable
Actividad
Presidente del
Comisin de
Contrataciones
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Cdigo
P.11
Anlisis de Ofertas
Objetivo
Establecer los lineamientos y la secuencia de actividades que debe realizarse para el
anlisis de las ofertas calificadas en la Recepcin y Apertura de Ofertas, cumpliendo lo
estipulado en la Ley de Contrataciones Pblicas y su Reglamento.
Normas Especficas
1. La Comisin Tcnica para el anlisis de las ofertas deber considerar un
presupuesto base segn los bienes o servicios a contratar.
2. La comisin tcnica tendr un lapso de dos (02) das hbiles para analizar las
ofertas calificadas en el concurso abierto y un (01) da hbil para concurso cerrado,
a fin de emitir opinin al respecto.
3. El Departamento de Compras, ser la unidad encargada de elaborar el informe
financieros y de recomendacin de las empresas participantes, en un lapso de
cuatro (4) das para concurso abierto y tres (3) das para concurso cerrado.
4. La mxima autoridad deber otorgar la adjudicacin o declarar desierto el
procedimiento, deber dentro de los tres (3) das hbiles siguientes a la recepcin
del informe de recomendacin emitido por la Comisin de Contrataciones.
Formularios Utilizados
Cdigo
Descripcin
Origen
Responsable
Medio
MC-M07
Informe Financiero
Dpto.
Compras
Comisin de
Contrataciones
Fsico
MC-M08
Informe de
Recomendaciones
Dpto.
Compras
Comisin de
Contrataciones
Fsico
MC-M09
Acta de Adjudicacin
Dpto.
Compras
Comisin de
Contrataciones
Fsico
MC-F05
Asignacin del
Compromiso de
Responsabilidad
Social
Dpto.
Compras
Comisin de
Contrataciones
Fsico
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Responsable
1.
2.
Comisin
Tcnica
3.
4.
Dpto. Compras
5.
Jefe de Compras
Cdigo
P.11
Anlisis de Ofertas
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
Actividad
Recibe del Secretario (a) de la Comisin de Contrataciones,
oficio con las ofertas recibidas.
Analiza las ofertas de cada una de las empresas calificadas
en un da hbil para concurso cerrado y dos (2) das hbiles
para concurso abierto.
Elabora el informe tcnico proponiendo la mejor oferta del
servicio en cuanto a especificaciones tcnicas.
Entrega informe tcnico + ofertas recibidas al Jefe de
Compras.
Recibe de la Secretario (a) de la Comisin de
Contrataciones, expediente de la contratacin + sobres A y
B de las empresas calificadas, entrega a la Seccin de
Contrataciones e Importaciones para el anlisis financiero.
Dpto. Compras
Seccin de
Contrataciones e
Importaciones
6.
Jefe Sectorial de
Compras
7.
Jefe de
Compras
8.
Jefe Sectorial de
Compras
9.
(Seccin
Contrataciones e
Importaciones)
10.
Jefe de
Compras/Comisin
de Contrataciones
11.
12.
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Cdigo
P.11
Anlisis de Ofertas
Responsable
Miembros de la
Comisin de
Contrataciones
Bienes y
Servicios
13.
14.
15.
16.
Dpto. Compras
Jefe de Compras
17.
18.
Seccin
Contrataciones
e Importaciones
Jefe Sectorial de
Compras
19.
20.
21.
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Cdigo
P.11
Anlisis de Ofertas
22. Si la contratacin corresponde:
22.1. Adquisicin de bienes, entrega el expediente de la
contratacin al comprador asignado para elaborar
la orden de compra o contrato marco.
22.2. Si es servicio, remite mediante memorndum
copia acta de adjudicacin a la unidad solicitante
para la elaboracin del contrato. (ir paso 25)
23. Remite a la empresa ganadora original Acta de Adjudicacin +
Asignacin de Compromiso de Responsabilidad Social o Acta
Declaratoria Desierta (segn el caso).
24. Remite a la Direccin de Extensin copia del Acta de
Adjudicacin + Asignacin de Compromiso de Responsabilidad
Social para su control y seguimiento.
Unidad
Solicitante
Jefe de Compras
Seccin
Contrataciones e
Importaciones
Jefe Sectorial de
Compras
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Cdigo
P.12
Objetivo:
Establecer las actividades a ser ejecutadas para la elaboracin y procesamiento de las
rdenes de compras, conforme la normativa vigente, a fin de dar respuesta a las
necesidades de las unidades acadmicas y administrativas.
Normas Especficas
1. La secretaria del Departamento de Compras mantendr actualizado el archivo de
los expedientes de compras y el control de las compras en proceso.
2. Al entregar la orden de compra al proveedor, la misma llevar anexo la carta
compromiso donde se establecen las condiciones mediante las cuales debe regirse
la adquisicin del bien.
3. Cuando las mercancas no fuesen entregadas en los lapsos establecidos, la
Universidad podr rechazar la entrega de mercanca faltante, rescindir el contrato y
reclamar al proveedor la indemnizacin estipulada en el contrato.
4. La Universidad podr conceder prrrogas para la entrega de la mercanca, siempre
que el proveedor lo solicite por causa justificada.
5. El expediente segn la modalidad de contratacin deber contener:
1. Requisicin
2. Acta de Inicio
3. Pre-Compromiso
4. Invitacin
5. Ofertas.
6. Anlisis de Ofertas
7. Informe de Recomendacin
8. Aprobacin Comisin Informtica (si fuere el caso)
9. Aprobacin Direccin de Planta Fsica (si fuere el caso)
10. Orden de Compra en original con 5 copias o contrato marco (segn el caso)
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Cdigo
P.12
Formularios Utilizados
Cdigo
Descripcin
Origen
Responsable
Medio
MC-F04
Orden de
Compra
Departamento
de Compras
Comprador/Jefe
de Compras
ElectrnicoFsico
MC-M11
Carta Compromiso
Proveedor
Departamento
de Compras
Comprador/Jefe
de Compras
Fsico
Responsable
Actividad
Comprador
Jefe de
Compras
Secretaria
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Cdigo
P.12
Responsable
Actividad
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Cdigo
P.12
Responsable
Secretaria
Actividad
14.Recibe los documentos devueltos por la Direccin de Finanzas,
ingresa al sistema SIAD, actualiza el status de la orden de
compra.
15.Enva nuevamente los documentos a la Direccin de Finanzas
para su revisin.
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Cdigo
P.13
Formularios Utilizados
Cdigo
Descripcin
MC-M10
Contrato Marco
Origen
Responsable
Medio
Departamento
de Compras
Comprador/Jefe
de Compras
ElectrnicoFsico
Responsable
Comprador
Actividad
1. Revisa el expediente de la contratacin a procesar, elabora
contrato marco y anexa listado de Materiales Adjudicado (Anexo
1).
2. Imprime dos contratos en original y una (1) copia y enva con
memorndum para la firma del Rector.
3. Recibe contrato firmado y se comunica con el representante de la
empresa adjudicada para la firma del contrato.
4. Una vez firmado el contrato, distribuye de acuerdo a lo siguiente:
a. Un Original a la(s) empresa (s) adjudicada(s)
b. Un Original Expediente de la Contratacin
c. Una Copia a la Direccin de Finanzas
5. Entrega expediente de la contratacin a la Secretaria para su
archivo.
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Cdigo
P.14
Formularios Utilizados
Cdigo
Descripcin
MC-F06
Orden de Servicio
Origen
Responsable
Medio
Departamento
de Compras
Comprador/Jefe
de Compras
ElectrnicoFsico
Responsable
Actividad
Comprador
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Cdigo
P.14
Responsabl
e
Comprador
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Cdigo
P.15
Formularios Utilizados
Cdigo
Descripcin
F-03 (Manual FR.)
Apartado
Presupuestario
Origen
Responsable
Medio
Unidad
Ejecutora
Jefe de la Unidad
Electrnico
Fsico
Responsable
Actividad
Dpto. Compras
Secretaria
Jefe de
Departamento
Secretaria
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Cdigo
P.15
Responsable
Secretaria
Actividad
9. Recibe copia de la relacin de salida de documentos firmada en
la Direccin de Finanzas y archiva como soporte del trmite
efectuado.
10.Una vez revisado por la Direccin de Finanzas, recibe
modificacin presupuestaria, copia orden de compra y relacin
de envo.
11.Da entrada en el SIAD.
12.Coteja y chequea que todos los documentos recibidos se
corresponda con los enviados. De faltar algn documento, realiza
las averiguaciones correspondientes y soluciona dicha situacin.
13.Distribuye original de la modificacin presupuestaria de la
siguiente manera:
13.1. Si es una modificacin por incremento o disminucin a
la Orden de Compra se entrega al proveedor.
13.2. Si es una modificacin de datos o anulacin de la orden
de compra, se archiva en el Departamento.
14. Remite copia del formulario modificacin presupuestaria a las
siguientes unidades:
14.1.1.1. 1era. Copia Contabilidad Presupuestaria.
14.1.1.2. 2da. Copia Contabilidad Financiera.
14.1.1.3. 3ra. Copia - Unidad Ejecutora
14.1.1.4. 4ta. Copia Bienes Nacionales
14.1.1.5. 5ta. Copia Expediente de la contratacin.
Cdigo
MPC-01
Actualizacin
Septiembre
2011
FORMATOS Y MODELOS
Cdigo
MPC-01
Fecha
Septiembre
2011
FORMULARIOS
Formatos
Cdigo
MC-F01
MC-F02
MC-F03
MC-F04
MC-F05
MC-F06
MC-F07
Descripcin
Requisicin
Entrega de Requisiciones y Recepcin de Ofertas
Anlisis de Ofertas
Orden de Compra
Asignacin Compromiso Responsabilidad Social
Orden de Servicio
Control de Asistencia Empresas
Modelos
Cdigo
MC-M01
MC-M02
MC-M03
MC-M04
MC-M05
MC-M06
MC-M07
MC-M08
MC-M09
MC-M10
MC-M11
Descripcin
Invitacin
Acta de Inicio
Convocatoria
Pliego de Condiciones
Acta de Recepcin y Apertura de Ofertas
Observaciones del Proveedor
Informe Financiero
Informe Recomendacin
Acta de Adjudicacin
Contrato Marco
Anexo Orden de Compra (Compromiso Proveedor)
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Cdigo
MPC-01
Actualizacin
Septiembre
2011
FORMATOS
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL
LISANDRO ALVARADO
VICE-RECTORADO ADMINISTRATIVO
DIRECCIN DE SERVICIOS GENERALES
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Requisicin Nro.
Compromiso Nro.
Fecha
Cdigo Unidad
Ejecutora
RC
Unidad Solicitante
Firma
Destino de lo solicitado
Codificacin del
Material
DETALLE DE LA SOLICITUD
Descripcin del Material
Unidad de
Medida
Cantidad
Unidad Solicitante:
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL
LISANDRO ALVARADO
VICE-RECTORADO ADMINISTRATIVO
DIRECCIN DE SERVICIOS GENERALES
No. de Requisicin:
Fecha:
No. de Licitacin:
Fecha de Vencimiento
Proveedor
Fecha de
Entrega o
Envo
Nombre de
quien recibe
No. de Fax
Recepcin de Ofertas
Consignado
Fecha
Recibida por
por la
Unidad
Observaciones
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL
LISANDRO ALVARADO
VICE-RECTORADO ADMINISTRATIVO
DIRECCIN DE SERVICIOS GENERALES
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Unidad Solicitante:
Cdigo:
No. de Requisicin:
Pag.
Fecha:
ANALISIS DE COTIZACIONES
PROVEEDORES
CODIFICACIN
tem
Cdigo
Pres.
Cantidad
Partida
Genrica
Especifica
SubEspecifica
Unidad de
Medida
Precio Unitario
Importe
Seleccin
del
Producto
Precio Unitario
Importe
Seleccin
del
Producto
Precio Unitario
Importe
Selecci
n del
Product
o
ORDEN DE COMPRA
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL
LISANDRO ALVARADO
VICE-RECTORADO ADMINISTRATIVO
DIRECCIN DE SERVICIOS GENERALES
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Nro.
Fecha:
Rif
Direccin
Condiciones de Pago
Lugar
Fecha
Cdigo
Jefe de la Unidad
Cdigo Unidad
Ejecutora
Genrica
CODIFICACION DEL
MATERIAL
Elaborado
Direccin
CODIFICACIN PRESUPUESTARIA
Partida
REN
OC
Cdigo
Especfica
Jefe de Compras
Orig. Proveedor
Sub- Especfica
Control
UNIDAD
DE
MEDIDA
CANT
Importe
PRECIO
UNITARIO
PRECIO
TOTAL
Contabilidad Presupuestaria
Exp. Proveedor
Arch. Numrico
Unidad. Solic
Bienes Nac.
Contabilidad Financiera
UNIVERSIDADCENTROCCIDENTALLISANDROALVARADO
VICERRECTORADOADMINISTRATIVO
Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre
2011/ Formato N 4
COMISINDECONTRATACIONES
ASIGNACINCOMPROMISODERESPONSABILIDADSOCIAL(CRS)
CONCURSO:
FECHAREALIZACION:
COMPAACONTRANTE:
MONTO
DE
CONTRATACIN
PERODODEEJECUCIN
COMPROMISODERESPONSABILIDADSOCIAL
1. ProyectosdeDesarrolloSocioComunitario
2. Creacindenuevosempleospermanentes
3. Formacinsocioproductivadeintegrantes
delacomunidad.
4. Ventadebienesapreciossolidariosoal
costo
5. Aportes en dinero o especies a programas
sociales determinados por el Estado o
Institucionessinfinesdelucro
6. Cualquierotroproyectosocial.
LA MONTOCRS:
ACTIVIDADESAEJECUTAR
de Responsable
Contratante
Empresa Fecha:
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL
LISANDRO ALVARADO
VICE-RECTORADO ADMINISTRATIVO
DIRECCIN DE SERVICIOS GENERALES
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Contrato
Marco
Nro. Proceso de
Contratacin
Nombre de la Empresa
Unidad Ejecutora
Representante Legal
Destino de lo solicitado
Cantidad
Unid/Med
DETALLE DE LO SOLICITADO
Descripcin
Prec.Unit
Total
Sub-Total
IVA
Total Factura
Departamento de Compras
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Fecha:
Fecha:
Fecha
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL
LISANDRO ALVARADO
COMISIN DE CONTRATACIONES
Barquisimeto-Estado Lara
CONTROL DE ASISTENCIA
Descripcin de la Contratacin:
EMPRESA
REPRESENTANTE
FECHA
Observaciones:
Cdigo
MPC-01
Actualizacin
Septiembre
2011
MODELOS
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL
LISANDRO ALVARADO
COMISION DE CONTRATACIN
INVITACIN
Barquisimeto,
de ______ 201__
Sres._____________________________________
Representantes de la Empresa: ________________
Ciudad.-
de
El oferente deber presentar su propuesta citando el respectivo No
_________________, a ms tardar el da ___________ a las ______, en la siguiente
direccin: ___________________________________________________________.
Atentamente,
Presidente de la Comisin de Contrataciones
Elaborado por O y M/ Septiembre 2011/ Modelo N 1
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL
LISANDRO ALVARADO
COMISION DE CONTRATACIN
ACTA DE INICIO
Hoylunes___________________,siendolas__________,enconcordanciaaloestablecidoenel
artculo107delaLeydeContratacionesPblicasysuReglamento,sedainicioalprocedimiento
de contratacin Nro. __________________ relacionado con (nombre de la modalidad de
contratacin)porunmontoestimadode________________.
Lasempresasseleccionadasfueron:
NombreEmpresa
NivelEstimadodeContratacin
CalificacinFinanciera
___________________________
Secretario (a)
_______________________
Miembro
______________________
Miembro
__________________________
Miembro
__________________________
Miembro
Universidad Centroccidental
Lisandro Alvarado
DireccindeServiciosGenerales
Departamento de Compras
No.
Para:
Fecha:
De:
Asunto: Convocatoria
REF.ConcursoAbiertoN.(ColocarDescripcin).
Atentamente,
Presidente
Comisin de Contrataciones
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL
LISANDRO ALVARADO
COMISIN DE CONTRATACIONES
Barquisimeto Estado Lara
COMISIONDECONTRATACIONES
CONCURSO CERRADO N.
Objeto:
Barquisimeto,
CRONOGRAMA DE LA CONTRATACIN
Concurso Cerrado N.
Objeto:
Solicitud de Aclaratorias:
Las dudas debern ser remitidas al correo electrnico: compra@ucla.edu.ve, y
sern respondidas por esta misma va al email que a tal efecto haya indicado cada
participante.
Hora:
Lugar:
Modalidad:
Acto nico
Estimados Seores:
Empresas o Cooperativas y Otras Formas Asociativas,
Prestadoras de Servicios y Productores de Seguros.
2. CRITERIOS GENERALES:
a) Estas condiciones tienen por objeto regular el proceso de seleccin de un
proveedor para la prestacin del servicio requerido, en tal sentido las Compaas
de Seguros slo podrn presentar una nica oferta bien por si misma o bien a
Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo N 4
d)
e)
f)
g)
h)
14. Original y Copia de Dos (2) referencias Comerciales dirigidas a la UCLA, recientes
para la fecha de recepcin de los documentos y apertura de sobres de este Concurso
Cerrado.
15. Original y Copia de Referencias que Acrediten la Experiencia de la Empresa,
Cooperativa y del Productor de Seguros en la prestacin de este tipo de servicio
indicando: Clientes, Telfonos, Direccin y Fechas de Prestacin.
16. Original y Copia de Comunicacin escrita mediante la cual se aceptan los trminos y
condiciones establecidas en el Presente Concurso Cerrado de Precios con sus
respectivos anexos que forman parte integral del mismo.
NOTAS IMPORTANTES:
a. La falta de alguno de los recaudos solicitados en el Sobre A referido a los
ASPECTOS LEGALES Y FINANCIEROS, es causal inmediato de descalificacin
del Oferente como participante en este proceso de Concurso Cerrado.
b. La empresa que resulte seleccionada por la Universidad para contratar la
____________________, desde el ________ hasta el ___________, deber presentar
como requisito indispensable los Originales de la documentacin solicitada en los
Aspectos Legales y Financieros Numerales 4, 6, 7, 8, 9, 10 y 11, para su respectiva
verificacin; la no presentacin de la misma a la fecha sealada por la Universidad
es causal inmediato de descalificacin del Oferente como participante en este
proceso de Concurso Cerrado sin que ello de lugar a reclamos o acciones legales
por parte de los Oferentes, se exhorta a las Empresas o Cooperativas y
Productores a no descuidar la presentacin total de los requerimientos
anteriormente descritos.
CONTENIDO DEL SOBRE B:
EN ORIGINAL Y ACOMPAADO DE TRES (3) COPIAS DE CADA UNO DE LOS
DOCUMENTOS EN CARPETAS SEPARADAS Y ENCUADERNADAS.
OFERTA ECONOMICA.
1. Presentacin del Monto Total y Prorrateado de la Cobertura Ofertada para
____________________________ desde el _________ hasta el ______________,
discriminadas segn las especificaciones establecidas por la Universidad en el Formato Anexo
No. 1.
2. La Oferta Econmica debe estar debidamente firmada en cada una de sus pginas por el
Representante Legal de la Empresa, Cooperativa o por la persona Autorizada para tal fin.
3. Currculum detallado de la persona, productor o agente de seguro autorizado por la empresa
aseguradora para llevar a cabo el servicio contratado, acompaado de las direcciones de los
Centros de Contacto y Nomina del Personal que prestar la debida atencin.
4. La empresa propondr solamente Una (1) persona para que la represente en este Concurso
Cerrado. Se le sugiere a la empresa seleccionar debidamente al asesor, productor, corredor, por
cuanto el resultado de evaluacin del servicio prestado por este a la Universidad, ser imputado
a la empresa en futuros procesos de Concurso Cerrado.
5. La Oferta Econmica se presentarn en moneda nacional (Bs.F) y deber ceirse estrictamente
a lo requerido en el Formato Anexo No. 1.
6. Declaracin de cumplimiento del Compromiso de responsabilidad Social.
Elaborado por O y M/ Actualizado Septiembre 2011/ Modelo N 4
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL
LISANDRO ALVARADO
COMISIN DE CONTRATACIONES
Acta de Apertura de Sobres
SOBRE A
Concurso ______________________
No.
REF.(DescripcindelConcurso)
EMPRESASPARTICIPANTES
EMPRESA
REPRESENTANTENo.C.I.FIRMA
___________________
____________________
______________ __________
___________________
____________________
______________ __________
___________________
____________________
______________ __________
___________________
____________________
______________ __________
___________________
____________________
______________ __________
___________________
____________________
______________ __________
___________________
____________________
______________ __________
___________________
____________________
______________ __________
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL
LISANDRO ALVARADO
COMISIN DE CONTRATACIONES
Acta de Apertura de Sobres
Concursos Abiertos 011/2009
OBSERVACIONESDELACOMISINDECONTRATACIONES
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL
LISANDRO ALVARADO
COMITE DE CONTRATACIONES
Barquisimeto-Estado Lara
HOJA DE OBSERVACIONES
Descripcin de la Contratacin
Empresa
Representante Autorizado:
Observaciones:
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL
LISANDRO ALVARADO
COMITE DE CONTRATACIONES
Contratacin: __________________________________________
Nombres y Cargo
C.I.
Firma
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL
LISANDRO ALVARADO
COMITE DE CONTRATACIONES
Informe de Recomendacin
Contratacin: __________________________________________
Hoy (colocar el da, fecha y ao) reunidos en (indicar el lugar de reunin) de
la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, las siguientes personas
(mencionar las personas asistentes sealando su nmero de cdula), a los efectos
de analizar los aspectos legales, econmicos y financieros y las ofertas que
presentaron las empresas que participaron en el proceso de contratacin arriba
indicado.
En fecha (colocar el da de la semana, fecha en letra y nmero, mes y ao,
lugar y hora), se procedi al acto de Recepcin nica de Ofertas Definitivas de
este proceso, seguidamente se aperturaron los sobres de las empresas
participantes, las cuales se mencionan y presentan los siguientes montos:
Costo
EVALUACION FINANCIERA
(Este espacio est referido a las conclusiones del anlisis efectuado por la
Comisin Tcnica de las ofertas presentadas por las empresas que participaron en
el proceso de contratacin)
Nombre y Cargo
C.I.
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL
LISANDRO ALVARADO
COMITE DE CONTRATACIONES
Barquisimeto-Estado Lara
ACTA DE ADJUDICACIN
CONCURSO __________N _______
CONSIDERANDO
ACUERDA
RECTOR
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL
LISANDRO ALVARADO
Vice Rectorado Administrativo
1.2.
SEGUNDA: PRECIO
2.1. VIGENCIA
Los precios acordados para el suministro de requerimientos sern los que se
deriven de las ofertas que realicen los proveedores seleccionados que
resulten adjudicados, tendrn una vigencia de tres (3) meses, la cual podr
ser modificada solo en caso de ocurrir cualquier decisin gubernamental que
afecte los precios acordados tales como tasa cambiaria, impuestos, entre
otros. De producirse tal decisin ambas partes revisarn y ajustarn este
contrato.
TERCERA: SUMINISTRO
CUARTA: MATERIAL
4.1. ENTREGA
Los suministros objeto del presente contrato marco se establecen de forma
trimestral tal como se detallan en el pliego de condiciones tcnicas. Los
proveedores seleccionados realizan los mencionados suministros conforme a
los requerimientos de las unidades acadmicas-administrativas, a travs del
Departamento de Compras, respetando las especificaciones tcnicas y
condiciones de la oferta.
4.3. STOCK
7.2.
POR LA UCLA
POR EL PROVEEDOR
Universidad Centroccidental
Lisandro Alvarado
Vice-Rectorado Administrativo
Direccin de Servicios Generales
Departamento Compras
Firma Autorizada
Fecha