Secretaria Nacional de Administracin de Bienes en Extincin de Dominio

SENABED
MANUAL DE PROCECIMIENTOS OPERATIVOS EN LA ADMINISTRACIN
DE BIENES INCAUTADOS Y EXTINGUIDOS
SECRETARIA NACIONAL DE ADMINISTRACIN DE BIENES EN
EXTINCIN DE DOMINIO
SENABED-

PRESENTACIN: Este manual establece procedimientos operativos que

deben seguir la SENABED, para el cumplimiento de los objetivos establecidos
en la LED y su reglamento, el cumplimiento de las buenas prcticas de
administracin y las normas de control y seguridad.
El Manual de Procedimientos es una herramienta que ofrece una descripcin
precisa de las actividades a realizar en cada etapa de los procesos que se
desarrollan en la SENABED, contribuye a la ejecucin correcta y oportuna de
las actividades encomendadas a las distintas Direcciones y Unidades,
propiciando de esta manera la uniformidad en el trabajo, el ahorro de tiempo,
de esfuerzos, la maximizacin de los recursos humanos, tecnolgicos y
financieros, as como el mantenimiento de la calidad de los artculos, bajo
condiciones de legalidad, seguridad y control apropiadas para los empleados.
Los procedimientos descritos en el presente documento, estn orientados a
establecer mecanismos de control interno, por lo tanto son de cumplimiento
obligatorio de todo el personal de la SENABED
Es importante sealar que el presente documento debe ser peridicamente
revisado por la institucin, con el objetivo de actualizarlo de acuerdo a sus
necesidades reales.

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SENABED

OBJETIVO DEL MANUAL

El presente manual tiene por objetivo, establecer las disposiciones internas

para la administracin de los bienes incautados y extinguidos que tengan
inters econmico para el Estado, de conformidad a lo siguiente:

Realizar un anlisis econmico financiero para la administracin de los

bienes.
Privilegiar la monetizacin de los bienes en administracin.
Analizar y programar los gastos necesarios para su conservacin y buen
funcionamiento.
Prever el deterioro de los bienes.
Establecer mecanismos para la celebracin de contratos, subastas,
donaciones, uso provisional, devolucin de bienes y la destruccin de
los mismos.

mbito de aplicacin. El presente manual, ser utilizado dentro de cada una

de las Direcciones y Unidades que integran la SENABED, las cuales debern
dar cumplimiento al mismo.
BASE LEGAL.
Ley de Extincin de Dominio decreto nmero 55-2010 del Congreso de la
Repblica de Guatemala.
Reglamento de Extincin de Dominio Acuerdo Gubernativo nmero 514-2011.
Ley de Contrataciones del Estado decreto nmero 57-92 del Congreso de la
Repblica de Guatemala.
Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado Acuerdo Gubernativo
1056-92.
PRINCIPIOS PARA
LA ADMINISTRACIN DE BIENES

Eficiencia en la Administracin de bienes. La Direccin de Administracin de

bienes y la Direccin de Control y Registro debern administrar y velar por la
correcta Administracin de los bienes, verificando la funcionalidad, estado,
valor, inters econmico para dar cumplimiento con los objetivos de la LED.
Prevencin de deterioro de los bienes. La SENABED deber implementar
planes y programas para evitar la prdida fsica de los bienes as como su
deterioro o sustraccin sujetos a administracin.

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SENABED

Planificacin de gastos de Administracin: Con el fin de lograr el buen

rendimiento de los bienes administrados por la SENABED, se establecern los
parmetros que eviten erogaciones innecesarias para el mantenimiento, control
y administracin de los bienes y lograr la productividad de los mismos para el
cumplimiento de sus fines.
Privilegiar la monetizacin. De los bienes en proceso de extincin y los
declarados extintos de dominio, se deber buscar los mecanismos para
obtener la monetizacin y en su defecto la rentabilidad de los mismos y para
dar cumplimiento a lo establecido en la LED.
Optimizacin de Rendimientos Generados. Con respecto a los frutos y/o
rendimientos generados por la administracin de los bienes, desde el momento
de su recepcin hasta el momento de su venta, se destinarn para cubrir los
gastos de mantenimiento y administracin de los bienes, y si hubieren o
quedaren remanentes de los mismos, se depositarn en las cuentas bancarias
de la SENABED, los cuales se resguardarn hasta que la autoridad judicial
competente decida su destino final.

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SENABED

PROCEDIMIENTO DE USO PROVISIONAL INTERNO

DEPENDENCIA

PUESTO DE
TRABAJO

NO.

DIRECCIN DE CONTROL
Y REGISTRO

DIRECTOR

01

Remitir al Secretario General un informe sobre los bienes que ya se

encuentren en posesin de la SENABED y el dictamen del Director de
Administracin de Bienes.

02

Si el bien es de inters para la SENABED, solicitar al Director de la Direccin

de Control y Registro de Bienes que faccione el acta de en la cual se describa el
bien, indicando el objeto, motivo y destino que se le dar al bien dentro de la
Secretaria, para autorizar el uso provisional del mismo.

03

Si es autorizado el uso provisional solicitar a la Direccin de Control y

Registro que se constituya pliza de seguro para el bien.

04

Autorizado el uso provisional proceder a la entrega del bien a travs del acta
de entrega a la Direccin o Unidad a la cual se le dar el uso provisional,
adjuntando a la misma:

SECRETARIO GENERAL

DIRECCIN DE CONTROL
Y REGISTRO

DIRECTOR

ACTIVIDAD

a)
b)
c)

Formulario de entrega en el que se indica condiciones y estado del

bien.
Fotografas del bien.
Designacin de la persona que ser la responsable.

05

Incorpora en el expediente administrativo y registra en los libros autorizados

por la Contralora General de Cuentas el acta de entrega

06

Supervisar mensual del bien entregado en uso provisional, para revisar el

estado en que se encuentra y establecer:
a)
b)
c)

07

Si el bien est siendo utilizado para los fines establecidos en la ley.

Estado actual del bien.
Cuidado y deterioro del bien.

De la revisin efectuada remitir al Secretario General un informe detallado en

el cual indicar si el uso provisional puede continuar o se debe de solicitar la
devolucin del bien.
FIN DEL PROCEDIMIENTO

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SENABED
PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIN DE BIENES MUEBLES
DEPENDENCIA

PUESTO DE
TRABAJO

NO.

SENABED

SECRETARIO
GENERAL

01

Recibe oficio del Ministerio Pblico informe circunstanciado del bien.

MINISTERIO PUBLICO, SENABED

PERSONAL
DESIGNADO

02

Coordina con la Institucin la entrega de los bienes

SECRETARIO
GENERAL

03

Remite el oficio al Director de la Direccin de Control y Registro de bienes para

que elabore el nombramiento para la recepcin.

DIRECTOR

04

Emite el nombramiento de recepcin al empleado designado.

EMPLEADO
NOMBRADO

05

Se apersona en el lugar, da y hora coordinada con la documentacin necesaria,

acreditando su participacin con el nombramiento original y una copia del
documento de identificacin.

06

Juntamente con el personal designado proceden a verificar el estado de los

bienes, para lo cual se va faccionando el acta respectiva en la cual se establece:

DIRECCIN DE CONTROL Y
REGISTRO

ACTIVIDAD

a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.

Identificacin del Proceso.

Estado del bien.
Funcionamiento.
Calidad.
Documentacin de propiedad del bien.
Caractersticas.
Cantidad (dependiendo si es mercanca).
Fecha de vencimiento si es bien perecedero.

a)

Si es mercanca se coteja el inventario establecido en el proceso con lo

que fsicamente se entregar y se escribir en el acta, procediendo a
su conteo.

b)

Si es un vehculo se hace la revisin fsica del mismo, y se llena el

formulario interno en donde se especifica el estado del mismo,
fotografiando el bien en el momento de la entrega.

07

Terminada la revisin de los bienes procede a firmar el acta en el mismo lugar de

entrega y toma posesin de los mismos.

08

Traslada e ingresa los bienes con las medidas de seguridad que se consideren
convenientes a la bodega de la SENABED.

09

Entrega a la persona encargada de la bodega y se registran, creando el expediente

tanto manual como electrnico en donde se incorporan, el acta de entrega, la
verificacin fsica, fotografas, el formulario de recepcin y el acta de ingreso de
bienes a la bodega.

10

Incorpora el acta de recepcin en el expediente y en el Libro de la Contralora

General de Cuentas.
FIN DEL PROCEDIMIENTO

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SENABED

12

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SENABED
PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIN DE BIENES INMUEBLES
DEPENDENCIA

PUESTO DE
TRABAJO

NO.

SENABED

SECRETARIO
GENERAL

01

Recibe oficio DEL Ministerio Pblico informe circunstanciado del bien.

02

Remite el oficio al Director de la Direccin de Control y Registro de bienes

para que elabore el nombramiento para la recepcin.

03

Emite el nombramiento de recepcin al empleado asignado.

04

Coordina con la fuerzas de seguridad QUE SEA necesaria para que

acompaen al empleado nombrado al lugar, el da y hora correspondiente,
acreditando su participacin con el nombramiento original y una copia del
documento de identificacin.

05

Se apersona en el lugar, el da y hora indicados y recibe por el personal

designado para la diligencia a travs del acta de recepcin, en la cual
establece el proceso, diligencia y descripcin del bien inmueble a entregar
en forma pormenorizada.

06

Facciona el acta de toma posesin del bien inmueble en la cual se hace

constar, proceso, condiciones, medidas, y colindancias, menaje del bien
inmueble.

07

Toma fotos del inmueble para incorporarlo al expediente y dejar constancia

del estado del mismo.

08

Abre expediente para el archivo de forma manual y computarizado en el

cual se incorpora:
a.
Resolucin Judicial.
b. Acta de entrega.
c.
Acta de toma de posesin
d. Formulario interno.
e.
Fotografas.

09

Incorpora el acta en el Libro de la Contralora General de Cuentas.

FIN DEL PROCEDIEMIENTO

DIRECCIN DE CONTROL Y
REGISTRO

DIRECTOR

EMPLEADO
NOMBRADO

ACTIVIDAD

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SENABED
PROCEDIMIENTO PARA LA JUSTIPRECIACIN DE BIENES
DEPENDENCIA

DIRECCIN DE CONTROL Y REGISTRO

PUESTO DE
TRABAJO

NO.

ACTIVIDAD

DIRECTOR

01

Recibido el bien se procede a la contratacin del valuador o experto

para realizar la justipreciacin del bien o solicita a la Institucin
competente para que nombre a valuador o experto, quien realizar la
justipreciacin.
1.1 Si el valuador o experto es independiente deber estar inscrito en
el registro de Pre-calificados de la SENABED.
1.2 Si por la especialidad del bien a valuar no existiera valuador o
experto dentro de registro la SENABED podr contratar los
servicios de este, verificando los requisitos establecidos para el
efecto.

ENTIDAD PBLICA O INDEPENDIENTE

DIRECCIN DE CONTROL Y REGISTRO

DIRECTOR

VALUADOR O
EXPERTO

DIRECTOR

DIRECTOR

02

Realiza las valuaciones o expertajes necesarios para elaborar y rendir el

dictamen respectivo.

03

Enva el dictamen al Director de Control y Registro de Bienes.

04

Recibe el dictamen de la justipreciacin elaborada y coteja que el

contenido del mismo sea en base a la solicitud planteada.

05

Incorpora el dictamen de justipreciacin al expediente.

06

Remite el expediente a la Direccin de Administracin de Bienes, para

que emita el dictamen econmico financiero para la administracin del
bien.
FIN DEL PROCEDIMIENTO

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SENABED
PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIN DE DINERO
DEPENDENCIA

DIRECCIN DE CONTROL Y
REGISTRO

PUESTO DE
TRABAJO

No.

ACTIVIDAD

SECRECTARIO
GENERAL

01

Recibe del Ministerio Pblico l un oficio que contiene:

a) que no existen diligencia pendiente por realizar sobre el dinero
b) la Institucin o ente que lo tiene en custodia o depsito,
c) el da, hora y lugar de la entrega,
d) la cantidad y tipo de moneda que ser entregada pudiendo ser esta de dinero
incautado o de dinero extinguido, para que se proceda a la entrega.

02

Remite el oficio al Director de la Direccin de Control de bienes para que se

emita el nombramiento de recepcin al empleado asignado.

03

Se apersona en el lugar, da y hora indicados en el oficio del Ministerio Pblico,

acredita su participacin con el nombramiento original y una copia de un
documento de identificacin.

04

En el lugar de la entrega coordina con el agente fiscal nombrado para la

diligencia, quien comienza a elaborar el acta en la cual indica el proceso,
diligencia y cantidad a entregar, as como el informe donde se establece las
condiciones del dinero pudiendo ser este:

DIRECTOR O
AUXILIAR

a.
b.
c.
d.
e.

Legalmente emitido.
Falso.
Deteriorado
Mutilado.
Distinto de la moneda de curso legal o de dlares de los Estados
Unidos de Amrica.

05

Verifica que el dinero se lo entregue el auxiliar fiscal a la persona designada por

la entidad bancaria designada, para realizar el conteo y revisin de la
autenticidad de cada uno de los billetes, separando los billetes falsos, mutilados
o deteriorados y se contabiliza el dinero que se encuentre en buenas
condiciones.

06

Supervisa la actividad que realiza la persona designada por la entidad bancaria

designada, tanto en el conteo como en la verificacin de cada uno de los
billetes.

07

Solicita a la persona designada por la entidad bancaria que despus de haber

verificado el estado de cada uno de los billetes y de haberlos contado, procede a
realizar el depsito de los billetes que se encuentran en buen estado en la
cuenta que posee la SENABED y recibe la boleta de depsito pudiendo ser estos
fondos de dineros incautados o de dineros extintos.

08

Recibe fsicamente los billetes que no procede realizar el depsito por estar
estos deteriorados, mutilados o ser falsos, as como los que sean de otra
moneda diferente a quetzales o dlares de los Estados Unidos de Amrica.

09

Realiza el cuadre del dinero, partiendo de la cantidad consignada en el acta,

contra el depsito realizado y el dinero entregado fsicamente por no proceder
al depsito por su estado o por no ser de moneda de curso legal o dlares de los
Estados Unidos de Amrica.

10

Recibido el dinero que no fue depositado dependiendo el motivo proceder de

la siguiente manera:
a.

Con el dinero falso, mutilado o deteriorado procede a resguardarlo

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SENABED
en cajillas de seguridad del banco, y remite un oficio al juez de
extincin en donde solicita la autorizacin para la destruccin del
mismo.

b.

Con el dinero que no sean quetzales o dlares de los Estados Unidos

de Amrica, lo deja en resguardo en cajillas de seguridad del banco, y
posteriormente realiza el canje en base al procedimiento de Canje y
Moneda Extranjera Diferente al Dlar de los Estados Unidos de
Amrica.
Finaliza la diligencia con la firma del acta faccionada en el lugar de la entrega.

11

Abre expediente para el archivo de forma manual y computarizada.

12

Elabora el acta de inventario para incorporarla al libro de expedientes de la

Contralora General de Cuentas, tanto de dineros incautados como de dineros
extintos.

13

Realiza el informe y lo entrega a la direccin o unidad correspondiente

FIN DEL PROCEDIMIENTO

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SENABED
PROCEDIMIENTO DE USO PROVISIONAL DE LOS BIENES POR OTRAS INSTITUCIONES
DEPENDENCIA

PUESTO DE
TRABAJO

NO.

SENABED

SECRETARIO
GENERAL

01

SECRETARIO
GENERAL

DIRECCIN DE CONTROL Y
REGISTRO

Remite un informe al CONABED, en el cual indica los bienes que estn

disponibles y una breve descripcin de su estado actual, para dar en uso
provisional de las Instituciones que la ley establece.
Nota: La institucin interesada podr requerir un informe detallado de estado
del bien.

INSTITUCIONES

DIRECCIN DE CONTROL Y
REGISTRO
E INSTITUCIN INTERESADA

ACTIVIDAD

DIRECTOR Y
DELEGADO

DIRECTOR

02

Remiten la solicitud de uso provisional al Secretario General, indicando que

tipo de bien requieren, razonando motivo, objeto y uso que se dar, en base al
informe remitido al CONABED.

03

Requiere al Director de la Direccin de Control y Registro de bienes un

informe sobre el bien solicitado en el cual indica estado y funcionamiento del
mismo.

04

Recibido el informe del Director de Control y Registro de bienes emite, a la

brevedad posible, previa opinin de la Direccin de Asuntos Jurdicos de la
SENABED una resolucin en donde se resuelve el uso provisional del bien.

05

Con fundamento en la resolucin emitida y el dictamen econmico financiero

se constituye la pliza de seguro sobre el bien a nombre de la CONABED a
travs de SENABED en las asegurados precalificadas por SENABED

06

Suscriben el acta de uso provisional indicando las caractersticas del bien,

estado, funcionamiento, e indicando el nmero de pliza de seguro y
compromiso de pago de la pliza de seguro; as como compromiso de
devolucin del bien que tiene dado en uso provisional adjuntando:
d) Formulario de entrega en el que se indica condiciones y estado del
bien;
e) Fotografas del bien; y
f)
Nombramiento de la persona que ser la responsable de la
asignacin

07

Realizarn supervisiones peridicas o en cualquier momento que SENABED lo

considere necesario, del bien entregado en uso provisional para establecer:
a.
b.
c.

SECRETARIO
GENERAL

Si el bien est siendo utilizado para los fines establecidos en la ley.

Estado actual del bien.
Cuidado y deterioro del bien, u otros

08

De la supervisin efectuada remite al Secretario General un informe detallado

en el cual recomienda si el uso provisional puede continuar o se debe solicitar
la devolucin del bien

09

Recibe informe y emite resolucin correspondiente.

FIN DEL PROCEDIMIENTO