Universidad Catlica del Norte

Facultad de Ingeniera y Ciencias Geolgicas

Departamento de Ingeniera Civil Industrial

PROYECTO SISTEMAS
DE INFORMACION I
EMPRESA: LUBRICENTRO LAS PALMAS

Integrantes:
-

Cristbal Correa M.
Constanza Gutirrez D.
Rodrigo Toro-Ladner D.
Giovanni Vidal R.

Profesor: Jorge Viorklumds.

NDICE
I.

Introduccin .............................................................................................................................................. 2

II.

Descripcin de la Empresa ........................................................................................................................ 3

III.

Descripcin del caso .............................................................................................................................. 4

Problemtica u oportunidad ......................................................................................................................... 4

Justificacin ................................................................................................................................................... 5
IV.

Objetivos y entregables ......................................................................................................................... 6

V.

Diseo de la Solucin................................................................................................................................. 8

VI.

Modelo Conceptual ............................................................................................................................. 13

VII.

Mtodos de trabajo ............................................................................................................................. 14

VIII.

Plan de trabajo .................................................................................................................................... 15

WBS (WBSChart Pro) ................................................................................................................................... 15

Plan temporal .............................................................................................................................................. 16
Hitos............................................................................................................................................................. 17
IX.

Valor del proyecto ............................................................................................................................... 18

X.

Conclusin ............................................................................................................................................... 19

I.

Introduccin

Para nuestro trabajo en primera instancia fue considerada la Panadera San Juan, empresa con la
cual se realizaron los primeros avances y se entreg el primer avance oficial entregable. Posterior a
esa entrega, y luego de una reunin como grupo de trabajo, se tom la decisin de cambiar la
empresa con la cual trabajar, debido a la falta de informacin de la panadera y adems los datos
no eran suficientes para trabajarlos en un Dashboard.
Es por esto que se lleg al acuerdo de comenzar a trabajar con la empresa Lubricentro las Palmas,
la cual si contaba con la cantidad de datos necesarios, para poder realizar un trabajo adecuado a los
requerimiento de un Dashboard en PowerView y Tableau.
A continuacin se detallan algunas caractersticas de la nueva empresa, adems de los problemas
que presentan en los sistemas de informacin, debido a la cantidad de datos no analizados que
presenta esta empresa en conjunto con la justificacin de estos. Luego se describen las
metodologas de solucin desarrolladas en Tableau y PowerView con un resumen grfico de los
resultados obtenidos y plan temporal de trabajo con la respectiva carta Gantt del proceso.
Finalmente se presenta el proyecto valorizado, de acuerdo a las horas trabajadas segn la carta
Gantt y el valor por hora trabajada.

II.

Descripcin de la Empresa

Lubricentro Las Palmas es un centro dedicado al cuidado, reparacin y venta de accesorios para automviles.
Realizan diversos tipos de servicio como lavado y encerado de autos, cambio de aceites, cambio de filtros de
aire o de gasolina, lavado de motor, reparaciones internas del automvil entre otras cosas. Tambin tienen
a la venta distintos tipos de aceites, filtros, accesorios y partes de auto. Est ubicado en calle 14 de Febrero
2849, por lo que es de muy fcil acceso para cualquier cliente que desee solicitar algn servicio en este taller.
Lubricentro Las Palmas se caracteriza por tener un servicio confiable que ofrece productos de calidad, debido
a que trabaja con marcas importantes dentro del mercado, especialistas en este rubro tales como Liqui Moly,
Esso, Valvoline, Shell, Motorcraft y Lubrax.
Esta empresa funciona da a da por 16 trabajadores. Est liderada por un Gerente General, que adems es
su dueo. l es el encargado de controlar y gestionar el buen funcionamiento de Lubricentro Las Palmas,
garantizando el buen servicio al cliente, con el objetivo que estos vuelvan y recomienden el servicio. Adems,
tienen dos secretarias encargadas de la organizacin de las horas de servicio. Tambin cuentan con 5
vendedores que son los encargados de realizar las ventas a los clientes. Finalmente estn los mecnicos, que
reparan los daos en los automviles y realizan los servicios de cambios de filtro de aceite, aire o gasolina,
adems de los cambios de aceite o lavados de motor. Debido a los contantes trabajos dentro de los talleres
de mantencin, la empresa est siempre propensa a estar sucia o tener muchas piezas que ya fueron
desechadas o estn inutilizables, por lo que es importante mantener la limpieza del local, para demostrar
que el trabajo se realiza bajo buenas condiciones y dar a conocer al cliente la limpieza del local, para esto se
tienen 2 personas encargadas del aseo.
A pesar de que Lubricentro Las Palmas cuenta con una importante cantidad de clientes, y ciertos aos de
trayectoria, esta empresa presenta ciertos problemas de integracin de sistemas ptimos de informacin
con los cuales pueda desempearse de mejor forma y poder crecer a la par de sus actividades en el rea de
manejo administrativo, otorgndole un plus adicional al manejo de la empresa. Los problemas y el trabajo
realizado de detallan a continuacin. Esto se debe a que el gerente no tiene el conocimiento necesario para
implementar dentro de la empresa, y tambin por otro lado, no existen los recursos o las herramientas para
procesar los datos existentes y transformarlos en informacin importante contribuyente al desarrollo de la
empresa.
Esto puede ayudar a mejorar la gestin dentro de la empresa, a tomar mejores decisiones, ayudando al
crecimiento constante y siempre velando por el beneficio de Lubricentro las Palmas.

III.

Descripcin del caso

Problemtica u oportunidad
Como lo mencionamos en el apartado anterior, Lubricentro Las Palmas cuenta con una gran falencia dentro
de su empresa. Esto es la falta de integracin de los datos y de sistemas de informacin a la gestin de la
empresa, es decir, los datos recopilados no estaban siendo utilizados para intervenir en ningn tipo de
decisin o anlisis dentro de la empresa, lo cual es muy perjudicial por que los nmeros entregan mucha
informacin que si no es analizada, puede llevar a muchos problemas internos.
Debido a la falta de tecnologa, los datos obtenidos diariamente o mensualmente, no eran analizados, por lo
que no existe una evaluacin detallada de ventas, ni mucho menos del negocio, lo que trae consecuencias
de desorden en l informacin y poca claridad sobre lo que se debe y no se debe hacer dentro de la empresa.
Los principales problemas identificados fueron los siguientes:
-

Bajo control en los estados de Venta

Las ventas son registradas, con sus respectivos montos y productos, pero no se realiza un anlisis
detallado de stas, por lo cual no se puede saber, cual el vendedor que ms ventas ha realizado, ni
tampoco el vendedor menos eficiente. La informacin sobre las ventas existe, pero no ha tenido ningn
tipo de anlisis, ya sea por producto, por vendedores, por mes, por lo que el gerente de Lubricentro Las
Palmas no tiene acceso a un resumen grfico de estos datos. Si fuera as, sera muchos ms simple
visualizar si existen deficiencias en vendedores, o si existen bajas en las ventas durante algn periodo en
especfico, y muchas otras conclusiones que contribuiran al mejor desarrollo de la empresa.
-

Exceso y mala gestin de inventario

Otro grave problema dentro de Lubricentro las Palmas, es la mala gestin de inventario. Generalmente
el sistema de compra de productos es por medio de tanteo, verificando cuando queda poco de un
producto, se realiza un pedido con una cantidad en base a supuestos sobre la demanda que se tendr de
este producto durante el prximo periodo. Esto trae como consecuencia que, debido a la incertidumbre
de la demanda, siempre exista exceso de inventario, y siempre queden grandes cantidades de un
producto en stock, y ocupan espacio que podra ser utilizado en otras cosas del local. De la misma forma,
en otras ocasiones exista stock out en algunos productos, es decir, por exceso de demanda, se quedaban
sin insumos y no podan satisfacer la demanda de los consumidores de ese producto.
-

Mala destinacin de los recursos

Relacionado a lo anterior, debido a que no hay control de inventario, los recursos son destinados muchas
veces a productos que no son de alta demanda, o a servicios que no son solicitados. Por lo que no existe
control sobre donde se reinvierten las utilidades de la empresa. No hay dinero destinado a la capacitacin
de los trabajadores, por lo que probablemente la calidad del servicio al cliente no est siendo el ptimo.
Otra consideracin importante es que no destinan recursos a mayores tecnologas, como un sistema
automatizados de ventas, o bases de datos ordenadas, otros softwares, etc.

Las problemticas identificadas que afectan a la gestin en el negocio en Lubricentro las Palmas se presentan
de forma ilustrativa en la siguiente imagen

Justificacin
Para la empresa Lubricentro las Palmas es muy importante poder dar una solucin a los problemas expuestos
anteriormente, pues gracias a esto podran mejorar los procesos involucrados y as aumentar la eficiencia de
los trabajos realizados.
En primera instancia, es recomendable ordenar los archivos existentes e instaurar una base de datos para
almacenar la informacin. Esto podr otorgar a la empresa mayores herramientas con respecto a su uso,
como consecuencia se podr ver reflejado en una mayor eficiencia en la coordinacin de las labores
realizadas, tanto administrativas como en el taller de Lubricentro Las Palmas.
En cuanto al control de las ventas, ser de mucha ayuda al gerente general, quien es el que toma las
decisiones, tener el anlisis de resultados de forma grfica, para verificar el estado de las ventas, el registro
de ventas respecto a algn producto y as disminuir la incertidumbre respecto a la demanda de algunos
productos o servicios. Adems de llevar un control de los mecnicos y vendedores en cuanto a las ventas de
productos y servicios que le pertenecen a cada uno.
La informacin entregada sobre el estado del inventario ayudar a la empresa a tener un mejor control de
este, as evitar caer en Stock out de algunos insumos o tener exceso de algunos productos, y as lograr
aumentar los ingresos percibidos por los trabajos realizados en el taller, y de igual forma mejorar la
destinacin de los recursos dentro de la empresa, debido al mejor control de datos, es posible saber qu
5

insumos son ms necesarios, o que servicios es necesario mejorar, o tambin destinar recursos a capacitacin
de los trabajadores, para mejorar la calidad de servicio.
En conclusin el solucionar los problemas antes descritos se proporcionara a la empresa mayores y mejores
herramientas para mejorar su desempeo, tanto en el rea administrativa como en los trabajos en terreno
del local, aumentando los beneficios obtenidos por Lubricentro las Palmas.

IV.

Objetivos y entregables

Objetivo General:
-

Desarrollar e implementar un Dashboard que permita a la empresa Lubricentro Las Palmas gestionar,
manipular y procesar ptimamente la informacin disponible dentro de sus dependencias, para mejorar
la toma de decisiones que deban llevar a cabo en base a la misma, dentro del ao.

Objetivos Especficos:
-

Procesar y manipular la informacin administrativa referente a las ventas de los productos con los cuales
trabaja la empresa Lubricentro Las Palmas, de tal forma de discriminar e identificar aquellos productos
que histricamente arrojan una mayor o menor demanda y rentabilidad para la empresa.

Optimizar la gestin de inventarios de los productos para la venta dentro de la empresa Lubricentro Las
Palmas, a travs de un sistema de informacin que permita mejorar los procesos de toma de decisiones
dentro del rea de adquisicin y abastecimiento, puesto que las herramientas que les entregaremos a
la empresa, le permitir conocer el historial de venta de cada producto, lo que le dar la facultad al
Lubricentro administrar de forma eficiente la demanda.

Entregables:
-

Para entregar una solucin a cada objetivo antes descrito se creara una base de datos en un servidor
externo, cuya finalidad es almacenar, de manera ordenada, los datos producidos por la operacin de la
empresa, tanto productos a la venta y detalles de las boletas, esto entregar a la empresa un mayor
control de la informacin y facilitara el desarrollo de las otras herramientas propuestas para el
cumplimiento de los objetivos.
La entrega principal es un Dashboard implementado en Microsoft Excel, utilizando su complemento
PowerView. Este Dashboard es un resumen de la informacin importante para la empresa y se expresan
en diferentes grficos y tablas cuya finalidad es mostrar de manera clara, sencilla y eficiente la
informacin para tomar decisiones importantes para mejorar las operaciones de la empresa y as
aumentar su rentabilidad.

Como complemento a la entrega principal, se entregara un Dashboard desarrollado en el programa

Tableau, con el propsito de ampliar las herramientas y oportunidades a la empresa en la mejora y
control de los KPI relacionados con el cumplimiento de los objetivos.

En detalle, los entregables especficos para el alcance de los objetivos son los siguientes:
o Para dar alcance al objetivo referido a la administracin de la informacin de las ventas del
Lubricentro, se propone disponer de un Cuadro de Mando, o Dashboard, que controle la
informacin de tales operaciones, la cual actualmente no es organizada de forma adecuada por la
empresa, que corresponde concretamente a los montos respectivos de las boletas y guas de
despachos y otros detalles de las ventas, de tal forma de visualizar grficamente el escenario
econmico actual de la venta de los productos del Lubricentro. Lo que se busca es contar con un
mecanismo actualizado e ilustrativo que permita a la gerencia poder disponer en cualquier
momento de esta informacin, para poder tomar decisiones ptimas y fundamentadas acerca de
qu productos estn siendo ms rentables y cules no, con lo cual se pueden determinar polticas
especficas segn sea el caso.

V.

Diseo de la Solucin

Una vez realizado el anlisis de las problemticas identificadas y logrado establecer las distintas causas que
deben ser solucionadas para generar un impacto real dentro de la empresa es necesario definir las
alternativas de solucin que sern propuestas para subsanar las distintas dificultades por las cuales la
empresa est trabajando, dentro de ellas se sugieren, en primera instancia, las siguientes alternativas de
solucin general a las tres problemticas definidas anteriormente:
1. Construccin de indicadores claves de rendimiento (KPI): Lubricentro Las Palmas conoce que es lo
importante para ellos en la industria pero an no existe ningn tipo de indicador que refleje, y
permita comparar, de manera rpida y eficiente como se est comportando la empresa a cada
momento, lo que permitir una toma de decisiones ms informada, clara y efectiva.
2. Elaboracin de un cuadro de mando (Dashboard): En funcin de las posibles soluciones que ya han
sido detalladas, el estudio y anlisis realizado puede concluir que la mejor solucin para la solucin
de las problemticas es la elaboracin de un cuadro de mando integral el cual entregue de manera
grfica y efectiva la informacin necesaria para llevar un efectivo control y gestin sobre las ventas
y los vendedores. Se debe distinguir entonces que el enfoque de un Dashboard va ms all de una
simple herramienta y debe estar apoyada por un entendimiento de la empresa en cmo se quiere
dirigir el negocio.
De esta manera, y una vez determinado que la implementacin de un Dashboard es la alternativa de solucin
que engloba mejor cada punto importante que pudiese representar una mejora para la situacin actual de
la empresa, es as como se procede a presentar la informacin referida a cada indicador que el cuadro de
mando entregar.

Dashboard en Tableau
A continuacin se mostrarn los KPI seleccionados para crear el Dashboard en Tableau, tiene un total de 5
pantallas, donde se encuentran:
Venta por Productos.
Es una lista de todos los productos que vende Lubricentro Las Palmas, en donde se muestra el detalle de las
ventas, en este caso hay dos tablas en la pantalla:

Monto total vendido de los productos dentro de un periodo de tiempo.

Cantidad vendida de los productos dentro de un periodo de tiempo.

Con esta informacin se puede obtener el o los producto de mayor demanda para los clientes de Lubricentro
Las Palmas, adems el o los productos ms vendidos. Finalmente se puede prestar atencin a productos que
no estn siendo adquiridos por los clientes y tomar una decisin sobre su continuidad.

Venta Mensual por Vendedor.

Lista con los meses de los cuales se tiene la informacin de Lubricentro Las Palmas, dentro de los cules
aparecen los vendedores con sus respectivas ventas por mes. Se pueden analizar de diversas maneras, como
por ejemplo, si en el local se fija una meta mensual, se puede ver que vendedores la cumplieron y quienes
no lo consiguieron, tambin ver el vendedor que ms destaca por su cantidad total de ventas por mes y
compararlo con el que hizo menos.

Venta Total por Trabajador.

Lista con el resumen de ventas totales de los trabajadores de Lubricentro Las Palmas, esta pantalla puede ser
utilizada para compararla con la anterior y ver por qu un vendedor tiene ventas bajo el promedio de todos
los vendedores y ver en cual fue el mes que tuvo menos ventas y porque. Tambin se puede utilizar para fijar
metas para los prximos meses, y tener un estimado de las ventas.

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Ventas de Productos por Mes.

Al igual que en la primera pantalla, esta es una lista los productos que vende Lubricentro Las Palmas (a
diferencia de la tabla anterior, en esta slo se muestran los productos que si se han vendido), en donde se
muestra el detalle de las ventas por mes, en este caso hay dos tablas en la pantalla:

Monto total vendido de los productos por mes dentro de un periodo de tiempo.
Cantidad vendida de los productos por mes dentro de un periodo de tiempo.

Los anlisis correspondientes seran saber que producto se vendi ms o cual gener ms ganancia de cada
mes y por el lado contrario, cual se vendi menos o gener menor ganancia, es importante no olvidar que se
trata de productos que fueron vendidos aunque sea una sola vez, por lo tanto definir su continuidad o no,
no sera tan razonable, ya que hay otros productos que no han sido vendidos en ningn mes.

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Evolucin de la Ventas en el ao
Este grfico nos indica cual es la evolucin y la tendencia que existe, de haber una, en las ventas de los
productos que Lubricentro Las Palmas ofrece a lo largo del mes. El Dashboard diseado permite hacer un
anlisis por ao, trimestre, mes y da, por lo que si se actualiza la base de datos con informacin de ventas
anteriores al mes de julio, entonces la administracin de la empresa podra diagnosticar y encontrar alguna
temporalidad o estacionalidad en la compra de los productos, durante todo el ao 2014.

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VI.

Modelo Conceptual

El modelo final a la propuesta referida al uso de bases de datos y SQL contempla el siguiente modelo
conceptual que se presenta a continuacin, este modelo es implementado a manera de resolver las
problemticas ya exhibidas y brindar una solucin que enlace los distintos datos que hoy en da la empresa
no utiliza de manera eficiente o que en la actualidad.

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VII.

Mtodos de trabajo

El proyecto que se est desarrollando para dar solucin a las inquietudes del Lubricentro Las Palmas, emplea
el uso de herramientas informticas tales como Tableau, sqldbx, Microsoft Access y Excel, utilizando su
complemente PowerView. En esta etapa inicial de diseo del trabajo, las ms utilizadas han sido Tableau y
Excel, pero slo a nivel conceptual. En cuanto a Tableau, el diseo preliminar contempla usar los comandos
grficos para la representacin visual de los KPI que se pretende desplegar en los Cuadros de Mando;
asimismo, se contempla emplear los filtros del programa para discriminar la informacin ms relevante que
sirva para la propuesta y que permite agregar verdaderamente valor a la misma.
En cuanto al empleo de las dems herramientas y de la propuesta final a entregar, se estn analizando
inicialmente los recursos que estas ofrecen y se est considerando cmo pueden apoyar el trabajo que
actualmente se est haciendo; a la vez de estar atentos a la entrega de conocimientos especficos de estos
programas en el futuro, en instancias de las clases de la asignatura.

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VIII.

Plan de trabajo

WBS (WBSChart Pro)

Plan temporal
Acerca del plan temporal del proyecto se han definido distintas aristas de estos, las cuales se dividen a su vez en variados puntos importantes en
relacin a su implementacin y desarrollo en funcin de sus fechas. A continuacin, este proceso se ve resumido en una Carta Gantt
correspondiente al periodo desde el mes de Agosto hasta Diciembre de 2014.

Carta Gantt Agosto - Diciembre de 2014

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Hitos
Hitos Relevantes
Descripcin

Fecha

Seleccin de Primera Empresa (Panadera San

Juan)
Fin de Relacin con Panadera San Juan

08-09-2014

Seleccin de Empresa Lubricentro las Palmas

10-10-2014

Primera Reunin con empresa

11-10-2014

Entrega y revisin de Datos

13-10-2014

Inicio de Fase de Programacin

08-11-2014

Termino de Fase de Programacin

05-12-2014

Inicio de Fase de Prueba

07-12-2014

Termino de Fase de Prueba

09-12-2014

Presentacin final

12-12-2014

06-10-2014

IX.

Valor del proyecto

El desarrollo e implementacin de este servicio para el Lubricentro Las Palmas alcanzar a un valor total de
$628.000, que equivalen a 157 horas de trabajo de los integrantes del equipo; cada hora de trabajo que
realice el grupo entero o solo algunos integrantes tiene un valor de $4000. A continuacin se entregar un
resumen de horas de trabajo por tarea a abordar:
1. Desarrollo Del Dashboard en Tableau:
Actividad que demanda un total de 42 horas trabajadas, por lo tanto suma un total de $168.000, la actividad
se realizar entre dos participantes del equipo.

2. Desarrollo del Dashboard en PowerView:

Actividad que demanda un total de 42 horas trabajadas, por lo tanto suma un total de $168.000, la actividad
se realizar entre dos participantes del equipo, al igual que en el Dashboard en Tableau.

3. Actividades de Trmino:
Es donde se afinan los ltimos detalles del proyecto, se revisan completamente desde los detalles ms
internos, hasta la parte superficial de los Dashboards y otros entregables del proyecto, suman un total de 10
horas, sumando un total de $40.000. Cabe mencionar que en esta actividad participa el grupo completo.

4. Configuracin de los Programas:

Se trata de preparar los programas a utilizar, es decir descargarlos si es necesario, adems se cargan los datos
de la empresa al servidor SQL, para su manipulacin, en total son 11 horas sumando $44.000. Participan
todos los integrantes del equipo.

5. Actividades Pre-Proyecto
El pie inicial a la elaboracin del proyecto, se fijan los roles e identifican posibles empresas para reunirse y
recopilar los datos, se suman adems las reuniones previas a la configuracin de los programas, en total se
utilizaron 52 horas, sumando un total de $208.000.

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X.

Conclusin

Al finalizar este trabajo es posible encontrar 2 tipos de conclusiones: la primera es en el mbito de los
recursos humanos y su productividad en la empresa y otra en el rea de control de inventario en bodega.
Cuando hablamos de recursos humanos estamos hablando del desempeo de los trabajadores en su da a
da de produccin. Con los cuadros resumen entregados en los dasboard de Tableu y Power View es posible
visualizar de manera fcil y amigable cuales son los empleados que tienes un bajo rendimiento con sus ventas
y as poder aplicar un plan de accin para mejorar esto. Los dashboard entregados por estos sistemas de
informacin nos ayudan a tomar decisiones que mejoren las utilidades de la empresa. Adems, al identificar
a los trabajadores con baja productividad se pueden hacer inversiones de menor tamao para capacitar de
forma individual a cada vendedor en distintos periodos de tiempo y as no generar un gasto muy grande en
un solo instante de tiempo, sino que distribuyndolo cada cierto tiempo.
Adems de lo anterior, existe un tema que es de vital importancia para las salud de la empresa, que es el
nivel de inventario requerido o ideal y el que realmente maneja la compaa. Con los dashboard entregados
se entrega informacin valiosa que permite al gerente del lubricentro las Palmas solicitar productos cuando
realmente se requieren y no cuando ya estn a punto de agotarse en bodega. Esto va asociado al tiempo de
lead time o tiempo que demora en llegar el producto desde que se solicita al proveedor. La rotacin de
inventario es fundamental al momento de analizar los ratios de la empresa, lo cual puede ser determinante
cuando se est en bsqueda de inversionistas que deseen aportar para esperar retorno del lubricentro.
Finalmente, podemos concluir que los sistemas de informacin nos permiten tener un respaldo de
informacin histrica al momento de una toma de decisiones dentro de una empresa, ya que trasforma datos
en informacin importante para los altos cargos encargados de velar por el buen funcionamiento de la
empresa.

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